Zeit- und Selbstmanagement

Transkript

1 Zeit- und Selbstmanagement am 23. Oktober 2013 Dr. Dagmar Vögel-Biendl

2 Zeitmanagement Arbeitstechnik

3 Zeitmanagement = Arbeitsorganisation

4 Zeitmanagement Trick gegen Überbelastung

5 Man kann nicht mehr in den Tag packen als hinein passt

6 Zeitmanagement = Bewusste Gestaltung der Zeit

7 So dass mehr Zeit für das Wesentliche bleibt das Arbeiten entspannter wird und die Zufriedenheit steigt

8 Spieler nicht Spielball! Aktion statt Reaktion!

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10 Zeitmanagement braucht Selbstverantwortung

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12 Zeitmanagement braucht Zielorientierung

13 Wenn wir nicht wissen, wohin wir wollen, ist es gleichgültig, welchen Weg wir gehen Chinesische Weisheit

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15 Zeitmanagement braucht Schriftlichkeit

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17 Aufgaben sammeln / Planen Ideen notieren Zwischenstände festhalten

18 Überblick Gedächtnisentlastung Höhere Planungsdisziplin Sichtbare Erfolgskontrolle Stärkere Motivation

19 Kernelement e des Zeitmanagement Zeitverluste vermeiden Prioritäten setzen Planung angehen

20 Zeitverluste Zeitfallen - Persönliche Verhaltensmuster - Arbeitsorganisation Zeitdiebe - Menschen - Technik - Strukturen / Rahmenbedingungen - Unterbrechungen

21 Zeitfallen / Zeitdiebe Tipps und Anregungen Unterbrechungen Arbeitsorganisation Persönliche Verhaltensmuster

22 Unterbrechungen Sägeblatt - Effekt

23 Umgang mit Unterbrechungen 1. Unterbrechungen unterbinden

24 Umgang mit Unterbrechungen 1. Unterbrechungen unterbinden 2. Unterbrechungen minimieren Gezielte Gesprächsführung Vereinbarungen 3. Unterbrechungen einplanen 4. Vertiefte Konzentration

25 Arbeit sorganisat i on Standardisierung Checklisten Formulare Textbausteine Strategien / Arbeitsprozesse Individuell entwickeln

26 Arbeit sorganisat i on Freier Schreibtisch Wie viel Zeit pro Jahr verbringt ein Angestellter mit Suchen? 6 Wochen

27 A r b e i tsorganisation Prinzip freier Schreibtisch Sinnvolles Ordnungssystem Korb, Ordner, Hängeregister etc.

28 A r b e i tsorganisation Prinzip freier Schreibtisch Sinnvolle Körbchen sind z.b. Heute Erledigen Tageswiedervorlage ( Warte auf ) Zwischenablage ( Später ablegen ) Lektüre Projekte / Kunden Wiedervorlage

29 Arbeit sorganisat i on Prinzip freier Schreibtisch Kein Verzetteln Kein Erdrücken

30 Arbeit sorganisat i on Mailmanagement

31 Verhalt ensfal len > Tendenz zum Aufschieben > Tendenz zur vorschnellen Reaktion > Tendenz zum Ausufern > Unrealistische Zeiteinschätzung > Tendenz zur Gefälligkeit

32 Tendenz zum Aufschieben Gründe reflektieren Unangenehme Aufgaben Schwierige Aufgaben Zeitaufwändige Aufgaben Stress, Krankheit, Konflikte Langweilige Aufgaben Gegenstrategie entwickeln

33 Tendenz zur vorschnellen Reaktion Jede Aufgabe, die reinkommt wird sofort bearbeitet Jeder Gedanke wird weiterverfolgt Jede Warteschleife bindet Energie für andere Aufgaben

34 Tendenz zum Ausufern In der Kommunikation Zu viele Themen Zu viele Details Zu wenig Führung Zielorientierte Kommunikation In der Arbeit Zu hohes Sicherheitsbedürfnis Perfektionismus

35 Unrealistische Zeiteinschätzung 1. Tendenz zur Unterschätzung Zeitdruck 2. Tendenz zur Überschätzung Sich spielen Statistik (AB Tätigkeitsanalyse) Einplanen

36 Gefälligkeit Es anderen recht machen Eigene Bedürfnisse unterordnen Nicht Nein sagen können Ablehnen Verhandeln

37 D r e i S t r ategien d e s N e i n - S a g e n s 1. Einschränkendes Nein > unter bestimmten Bedingungen > als Kuhhandel > Hilfe zur Selbsthilfe 2. Alternatives Nein > anderer Zeitpunkt > anderes Verfahren 3. Unausgesprochenes Nein > und stattdessen: sagen, womit man sonst beschäftigt ist bzw. was man denkt, fühlt

38 Prioritäten Setzen Was als Erstes? Was später? Was mit voller Kraft? Was mit halber Kraft? Was unbedingt? Was kann hinten runter fallen?

39 Prioritäten Setzen = Entscheiden = Schwierig Der Mensch will Verluste vermeiden Die Umwelt ist komplex / wandelt sich

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41 Prioritäten Setzen Das Wichtige zuerst Die $ - Methode

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43 P r i o r i täten S e t z e n Was ist wichtig? Inwieweit trägt diese Aufgabe zur Zielerreichung bei? Bei Unklarheit Nachfragen

44 P r i o r i täten S e t z e n Andere Kriterien Chronologie Anforderung und Herausforderung persönliche Beziehungen Spaßfaktor Zeitdruck Hierarchie und Dienstanweisungen

45 Es ist besser, die richtige Arbeit zu tun, als eine Arbeit richtig zu tun Peter F. Drucker

46 P r i o r i täten S e t z e n Eisenhow er-prinzip Einteilung der Aufgaben nach dem Zusammenwirken von Wichtigkeit und Dringlichkeit A - B - C und P

47 P r i o r i täten S e t z e n Eisenhow er-prinzip Wichtigkeit B A P C Dringlichkeit

48 P r i o r i täten S e t z e n Eisenhow er-prinzip A- Aufgaben > Sofort erledigen B- Aufgaben > Terminieren C- Aufgaben > Delegieren Minimieren Rationalisieren P- Aufgaben > In den Papierkorb

49 Entlastungsfragen 1. Warum überhaupt? P 2. Warum gerade ich? C 3. Warum ausgerechnet jetzt? B 4. Warum in dieser Form? C

50 P r i o r i täten S e t z e n B - Aufgabe Wichtigkeit B A P C Dringlichkeit

51 P r i o r i t ä t e n S e t z e n B - Aufgabe Termin noch weit weg Engere interne Terminleiste Komplexe Aufgaben zergliedern

52 Kann Aufgaben w i c h t i g, a b e r k e i n D r u c k v o n a u ß e n Überhaupt kein Termin z.b. - Strategie-Aufgaben - Reflexionstermine / Prozessoptimierung - Feedback-Gespräche - Soziale Kontakte / Beziehungspflege - Persönliche Qualifizierung

53 Prioritäten Setzen Das Wichtige zuerst Die $ - Methode Das Wichtige mit zur besten Zeit und mit voller Kraft

54 Planung Grundsätze Erst sammeln, dann zuordnen Aufgaben zergliedern Schriftlichkeit einsetzen

55 Planung angehen Grundlegender Planungsrhythmus Tagesplanung

56 P l a n u n g a n g e h e n Planungsrhythmus Fixblöcke für immer wiederkehrende Aufgaben Festgelegte Zeiten für vorausplanbare Aufgaben Zuordnung tagesaktueller Aufgaben nach dem SE-Prinzip Termine in den Kalender Hinweise auf vorbereitende Aufgaben in den Monatsplan / Wochenplan Grobe Zuordnung für Monate / Wochen Feinplanung für Tag

57 Das SE - Prinzip Sofort Entscheiden SOFORT Bearbeiten SOFORT Zuordnen SOFORT Entsorgen

58 T u - E s - S o fo rt- P rinz i p SOFORT Bearbeiten o in weniger als drei Minuten erledigt o Schaden droht o erneutes Eindenken kostet mehr Zeit

59 P l a n u n g a n g e h e n ALPEN - Tagesplanung Aufgaben zusammenstellen Länge der Tätigkeiten schätzen Pufferzeiten reservieren Entscheidungen treffen Nachkontrollieren

60 Vorsicht Falle Was das Einhalten von Planungen verhindert Unrealistische Zeiteinschätzung Tendenz zum Aufschieben Tendenz zur vorschnellen Reaktion

61 Tipps zur Tagesplanung 1. Timen Sie Ihre Aufgaben gut Leistungshoch nutzen, aber auch das Störungstief. o Leistungshoch und / oder Störungstief für die wichtigsten Aufgaben o Leistungstief und / oder Störungshoch für Routine

62 Tipps zur Tagesplanung 2. Legen Sie Erledigungstermine fest 3. Geben Sie Puffer zu 4. Richten Sie Fixblöcke ein 5. Richten Sie eine Black Box ein

63 Tipps zur Tagesplanung Fixblöcke, d.h. festgelegte Zeitfenster o für immer wiederkehrende Aufgaben, die an jedem Tag zur gewohnten Zeit abgearbeitet werden

64 Tipps zur Tagesplanung Black Box, d.h. ein festgelegtes Zeitfenster o für Rückrufe, verschobene Gespräche o oder unvorhergesehene Aufgaben o bzw. für eine vorgezogene Aufgabe als Alternative

65 Tipps zur Tagesplanung 6. Bilden Sie Blöcke z.b. o Telefongespräche o Abholen und Bearbeiten der s o Internetrecherchen o Lesearbeiten o Wege o verwandte Themen

66 Tipps zur Tagesplanung 7. Reservieren Sie sich eine Stille Stunde 8. Planen Sie Kann-Aufgaben ein

67 Tipps zur Tagesplanung 9. Planen Sie Pausen ein o öfter und kürzer o aktive Entspannung

68 P a u s e n z u r a k t i v e n E n t s p a n nung u n d Erholung

69 Tipps zur Tagesplanung Bevor Sie nach Hause gehen o prüfen Sie, welche Aufgaben nicht erledigt wurden o und terminieren sie neu o reflektieren Sie den Tag o erstellen Sie den Plan für morgen

70 Und wenn Sie zu Hause sind sollte eigentlich nur die Arbeit erledigt sein

71 Selbstmanagement = Ziele definieren = Handlungsschritte planen = Selbstmotivation pflegen

72 Selbstmot ivat ion 1. Jemanden Motivieren Schub Zug 2. Motiviert sein Optimale Rahmenbedingungen Demotivation verhindern

73 Motivat ionsbremse 1. Mangelndes Zeitmanagement o keine Planung o keine Prioritäten o keine Grenzen Spielball statt Spieler Reaktion statt Aktion

74 Motivat ionsbremse 2. Fehlende Anerkennung o vom Vorgesetzten o von den Kolleginnen und Kollegen o von den Kunden o im privaten Umfeld Wie sorge ich für Anerkennung von außen? Feedback erfragen Erfolge präsentieren

75 Motivat ionsbremse o und von der eigenen Person Wie sorge ich für meine innere Zufriedenheit? Erfolge bewusst wahrnehmen Sich selbst belohnen Nach dem eigenen Wertesystem handeln

76 Motivat ionsbremse 3. Ärger entsteht aus der Enttäuschung, weil o Wünsche und Bedürfnisse nicht erfüllt sind o Das Wertesystem missachtet wird Wie kommuniziere ich das Bedürfnis? Was ist verhandelbar? Und wie? Wie kann ich mein Wertesystem nachjustieren?

77 Motivat ionsbremse 4. Fehlende Balance o Körper / Gesundheit o Arbeit / Leistung o Familie / Kontakt o Sinn / Kultur / Gesellschaft Regelmäßige Standortbestimmungen

78 Handlungsschrit t e Wie konkret werde ich vorgehen? Was brauche ich dafür? Wo kann ich mir Unterstützung holen? Welche Widerstände kann es geben? Wie gehe ich damit um?

79 Ziele Handlungs- und Leistungsziele Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch, Terminiert Identitätsziele abhängig von Wertesystem und innerem Selbstbild wie z.b. o Ich sorge für meine Zufriedenheit o Ich achte die Rechte und Werte anderer o Ich bin leicht und beweglich

80 Handlungs- und Leistungsziel e SMART Spezifisch Messbar Attraktiv Realistisch Terminiert TREPPE Terminiert Reizvoll Erreichbar Präzise Positiv Einsatzbezogen

81 Selbstmanagement = Zupacken = Chancen ergreifen = Selbstverantwortlich handeln