Schluss mit schlechter Zeitplanung. Getting Things Done GTD. Not-To-Do-Liste. Eisenhower-Matrix

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1 Schluss mit schlechter Zeitplanung Ob Coaching oder Seminar: Die Angebote schlagen mit ein paar hundert Euro zu Buche, und nicht jeder Arbeitgeber ist bereit, dieses Geld für die Weiterbildung seiner Mitarbeiter zu investieren. Günstiger sind Bücher und das Ausprobieren der verschiedenen Zeitmanagement-Methoden im Selbstversuch. Wir zeigen die drei bekanntesten im Überblick. Getting Things Done GTD Der Ansatz von David Allen besagt, dass alle Aufgaben erfasst und nach ihrer Dringlichkeit sortiert werden. Sehr wichtige Aufgaben, die in sehr kurzer Zeit abgearbeitet werden können wie die Beantwortung einer kurzen Mail sollten sofort erledigt werden. Dann ist mehr Zeit für die auch wichtigen Dinge, die viel Zeit in Anspruch nehmen, ohne dass am Ende der wichtige Kleinkram vergessen wird. Not-To-Do-Liste Verblüffend simpel, aber äußerst hilfreich kann die Liste der Dinge sein, mit denen man heute auf keinen Fall seine Zeit verplempern sollte. Beispiele sind das ständige Checken seiner sozialen Netzwerke oder seiner privaten Mails. Wenn man sich das notiert, sind wesentliche Zeitdiebe schon mal ausgeschaltet. Eisenhower-Matrix Das Grundprinzip ist einfach. Die Matrix besteht aus vier Feldern, in welche die jeweiligen Aufgaben eingeteilt werden: dringend und wichtig, dringend, aber nicht wichtig, wichtig, aber nicht dringend. Die angenehmste der vier Gruppen ist wohl die letzte: weder wichtig noch dringend. Denn alles, was dort hineingehört, kann weg. Die Aufgaben aus dem ersten Bereich sollten sofort erledigt werden. Die dringenden, aber nicht wichtigen Aufgaben können delegiert werden, die wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben sollten exakt terminiert und dann selbst erledigt werden. Hier besteht die Schwierigkeit, die Aufgaben einzuteilen. Das erfordert Disziplin und Übung, sagt Schroff. "Ich zum Beispiel habe die Matrix um eine Dimension

2 vereinfacht ich bin selbstständig und kann deswegen nichts delegieren." Es gehe darum, sich bewusst zu machen was ansteht und was vielleicht jemand anderes übernehmen oder was warten kann. Und: Zeitmanagement soll auch nicht mehr Arbeit machen als die Arbeit selbst. Die genannten Methoden sollten je nach Typ und Tagesform individuell angewendet werden. Übrigens: Wer feststellen will, welche Tätigkeiten die größten Zeitfresser bei der Arbeit sind, kann auch eine kostenlose Online-Messung verwenden. Das macht Spaß und gibt einen ersten Überblick. Welche Methoden für ein besseres Zeitmanagement gibt es? Zur besseren Strukturierung von Arbeitsabläufen empfiehlt der Zeitmanagement- Experte Lothar Seiwert insbesondere folgendes Vorgehen: Zunächst sollte eine Bestandsaufnahme erstellt werden, bei welchen beruflichen Tätigkeiten und Anforderungen wertvolle Zeit verloren geht (z. B. mit Hilfe einer Mind-Map). Eine Ziel-Mittel-Analyse hilft zudem, sich selbst motivierende und erreichbare Ziele zu setzen: Was ist das Ziel und welche Ressourcen stehen zum Erreichen des Ziels zur Verfügung? Dabei ist es besonders wichtig, sich über die eigenen Stärken und Schwächen bewusst zu werden. Denn nach dem Pareto- Prinzip können 80 Prozent der Ergebnisse mit nur 20 Prozent des Aufwands erreicht werden, wenn die Ziele und Aufgaben in den Vordergrund gerückt werden, mit denen der meiste Erfolg erzielt wird. Eine Analyse des eigenen Potentials kann daher Zeitdiebe und Aufschieberitis (z. B. mangelndes Selbstvertrauen, Beschäftigung mit nebensächlichen Tätigkeiten, kein Delegieren von unwichtigen Aufgaben) vermeiden helfen und den Fokus auf wesentliche Arbeitsaufgaben lenken. Salami-Taktik Nach der Identifikation wesentlicher Ziele und Aufgaben sollten entsprechend der Salami-Taktik berufliche Ziele so konkret wie möglich formuliert werden. Diese

3 sollten wiederum in kleine, realistische Teilziele und Aufgaben zerlegt werden und können dann nach Prioritäten geordnet abgearbeitet werden. Ein solches Vorgehen wirkt sich positiv auf die Motivation und den Durchhaltewillen aus, da täglich Teilerfolge in wichtigen beruflichen Angelegenheiten erzielt werden können. A-B-C-D-Analyse Prioritäten können beispielsweise mit der A-B-C-D-Analyse (Eisenhower-Prinzip) gesetzt werden, die Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit ordnet. Als A- Aufgaben werden Aufgaben bezeichnet, die am meisten zum Erreichen von Zielen beitragen; sie sind dringend und wichtig und sollten sofort erledigt werden (z. B. dringende Besprechungen, Konflikte). B-Aufgaben sind wichtig, aber nicht dringend zu bearbeiten; sie können zunächst einmal zurückgestellt oder delegiert werden (z. B. langfristige Strategieplanung, Netzwerkpflege). C-Aufgaben sind für die Zielerreichung nicht wichtig, aber dringend (z. B. Telefonanrufe, Schreibarbeiten, E- Mails) und sollten daher bei der Zeitplanung eher eine untergeordnete Rolle spielen. D-Aufgaben, die weder dringlich noch wichtig sind, sollten dagegen ganz verworfen werden. A-L-P-E-N-Methode Bei der konkreten Tagesplanung kann dann beispielsweise die so genannte A-L-P-E- N-Methode angewandt werden. Dazu wird täglich eine To-Do-Liste aufgestellt, die Arbeitsaufgaben (A), die Länge der jeweiligen Aktivitäten (L), Pufferzeiten für unerwartete, spontane Aktivitäten (P), Entscheidungen für die wesentlichen Aufgaben (E) und am Ende des Tages die Nachkontrolle der erledigten Aufgaben (N) enthält. Grundsätzlich sollten dabei nur etwa 60 Prozent der verfügbaren Zeit für wichtige Angelegenheiten verplant werden. Auch regelmäßige Pausen sollten in die Planung miteinbezogen werden, um Kraft zu tanken und so vermeintlich verlorene Zeit durch anschließend effektiveres Arbeiten zu gewinnen. Zudem empfiehlt es sich insbesondere bei der Erledigung von Aufgaben mit A-Priorität so genannte Stille Stunden einzuhalten und sich zurückzuziehen, um störungsfrei arbeiten zu können. Denn Unterbrechungen (z. B. Anrufe) stören die Konzentration, so dass häufig Teile bereits erledigter Arbeit erneut bearbeitet werden müssen (so genannter Sägeblatt-

4 Effekt ). Auch sollten solche persönlichen Zeiträume der individuellen Leistungskurve angepasst werden, die bei den meisten Menschen vormittags am höchsten ist. Wichtig bei all diesen Zeitmanagement-Methoden ist insbesondere, alles schriftlich zu fixieren und Aufgaben konsequent und diszipliniert abzuarbeiten. Dabei können so genannte Zeitplan-Tools in Papier- oder elektronischer Form helfen. Mit einem Zielund Zeitplanbuch können im Gegensatz zu einem herkömmlichen Terminkalender beispielsweise Tages- und Wochenpläne erstellt sowie Aufgaben systematisch nach Priorität, Zielsetzung und Dauer geordnet werden. Aber auch mit elekronischen Hilfsmitteln wie spezieller Computersoftware oder über Internet zugängliche Web- Organizer (z. B. Microsoft Exchange) können Aufgaben, Termine und Kontakte auf PC, Laptop oder Handhelds effektiv verwaltet werden. Erfolgskontrolle Mit Hilfe solcher Tools lässt sich auch der Erfolg des beruflichen Zeitmanagements ermitteln und kontrollieren. Wie hoch die Zeitersparnis letztendlich ist, kann an der Differenz zwischen der veranschlagten und der tatsächlich benötigten Zeit abgelesen werden. Der Erfolg zeigt sich aber nicht nur an der reinen Zeitersparnis, sondern auch in dem positiven Selbstwertgefühl, das sich einstellt, wenn die wichtigsten Aufgaben am Ende des Tages abgehakt werden können und das Endziel wieder ein Stück näher gerückt ist. Die SMART-Kriterien Die Zeit ist immer reif, es fragt sich nur, wofür. Francois Mauriac Montag, 5.2.: Ein Ratgeber sagt mir, dass ich vor Arbeitsbeginn meine Zielsetzungen erst mit der SMART-Methode überprüfen soll: Sind sie spezifisch, messbar, anspruchsvoll, realistisch und terminiert? Also: Ich habe eine Geschichte über Zeitmanagement zu schreiben. Sie soll einen messbaren Umfang haben. Das Thema halte ich für anspruchsvoll, aber realisierbar. Das Ganze soll am 16. Februar fertig sein. Alle SMART-Kriterien erfüllt. Es kann losgehen.

5 Der Tagesplan Dienstag, 6.2.: Da liegt er auf dem Schreibtisch und schaut mich an: der Tagesplan. Jede Menge Kästchen, die gefüllt werden wollen. Also: Neun bis zehn Uhr: s unserer User beantworten. Dann die aktuellen Meldungen des Tages durchgehen. Bis zur Mittagspause News schreiben. Gehört das Mittagessen auch in den Plan? Wahrscheinlich, ich könnte es ja sonst vergessen. 14 Uhr: Termin für Telefoninterview. Danach: Interview zusammenschreiben, vom Interviewpartner absegnen lassen. Dann zwei Stunden Recherche in unseren Bilddatenbanken. Bilder aussuchen, bearbeiten und einbinden. 17 Uhr Redaktionskonferenz. Auch für den Abend kann ich etwas eintragen: Kino. Zwischen 19 und 20 klafft noch eine Lücke. Ach ja: Abendessen. Am Abend kann ich viele Kästchen abhaken. Ein gutes Gefühl. Damit ich garantiert nichts vergesse, fülle ich auch den virtuellen Tagesplan meines -Programms aus. Die Termine springen mir nur so ins Gesicht. Ich vergesse den ganzen Tag über keinen Termin, muss aber dauernd die elektronischen Merkzettel wegklicken. Die ALPEN-Methode Mittwoch, 7.2.: Heute muss ich erst Grundlagenarbeit leisten: Tagesplanung mit der ALPEN-Methode. Die ALPEN-Methode liefert fünf Schlüsselkategorien für eine geordnete Tagesplanung: Aufgaben und Termine aufschreiben Länge der Aktivitäten einschätzen Pufferzeiten reservieren Entscheidung über die Prioritäten Nachkontrolle Also gut, ich plane meinen Tag generalstabsmäßig durch, einschließlich der Pufferzeiten. Ist ganz schön zeitaufwändig, aber lohnt sich.

6 Die 60:40-Methode Donnerstag, 8.2.: Damit die unverplante Zeit garantiert ausreicht, halte ich mich an das 60:40-Prinzip. Es rät mir: Verplane nur 60 Prozent deiner Zeit für Arbeit, der Rest füllt sich von alleine. Breites Grinsen bei meiner Chefredakteurin: "Sollen wird dich auch nach der 60:40-Methode bezahlen?" Probleme tauchen auf, als meine verplante Zeit zuende ist. Soll ich jetzt die Füße hochlegen und Däumchen drehen? Nein, schließlich habe ich ja ein Ergebnis abzuliefern. Also: Weiterarbeiten für die restliche Zeit. War das jetzt im Sinne der Methode? Die Eisenhower-Methode Freitag, 9.2.: Ike war ein gutorganisierter Mann und sein Schreibtisch immer aufgeräumt. Denn: Ike verstand, zu delegieren. Die nach ihm benannte Methode besagt: Ordne deine Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Gehe selbst die wichtigen an und gib die unwichtigen an jemand anders weiter. Leider bin ich nicht Präsident der Vereinigten Staaten und muss meinen Kleinkram selbst erledigen. Es gibt niemanden, an den ich etwas delegieren könnte. Oder bin ich etwa von Ikes umgeben? Mitnichten: Teamwork ist angesagt. Ich folgere: Die Eisenhower-Methode ist was für Chefs im Kalten Krieg. Die Handformel Samstag, 10.2.: Wochenende? Denkste. Das Zeitmanagement entlässt mich noch nicht: Nach der reinen Lehre muss ich noch zur Nachkontrolle, und zwar bei mir selbst. Mit der Eselsbrücke "Handformel" überprüfe ich: Daumen=Denkergebnisse Zeigefinger=Zielerreichung Mittelfinger=Mentalität Ringfinger=Ratgeber Kleiner Finger=Körper Also: Gelernt habe ich einiges in der Woche, bin dabei meinem Ziel "Geschichte über Zeitmanagement" näher gekommen. Dabei habe ich mich mental ganz gut gefühlt,

7 konnte aber nicht mit sehr viel Rat aufwarten und habe keinen Sport getrieben. Alle Finger durch, Wochenende. Fazit: Der Weg ist das Ziel Habe ich jetzt Zeit gespart? Eher nicht, denn das Erstellen der Pläne hat auch Zeit gekostet. Eine einfache "To-Do-Liste" hätte es auch getan. Aber ich habe mir überlegt, wie und wann ich Aufgaben am besten angehe. Die allein seligmachende Methode habe ich nicht gefunden. Aber: Eine eigene Strategie entwickelt sich am besten in der Auseinandersetzung mit anderen Strategien.

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