Grundlagen und Grundsätze für einen Durchbruch/Breakthrough in persönlicher Produktivität und Effektivität.

Transkript

1 Aufgaben In 6 Stunden souverän alles im Griff Integrales Zeitmanagement HERZLICH ILLKOEN! 1. Stellen Sie sicher, dass Sie immer Ihr Capture Tool bei sich tragen. 1. Halten Sie all das, was Ihnen durch den Kopf geht und erscheint, darauf fest. 2. Übertragen Sie es am Ende des Tages auf Ihre ToDo Liste. 3. Fangen Sie jeden neuen Tag mit einem leeren Capture Tool an. 2. Vervollständigen Sie Ihre ToDo Liste. Umfrage ie hat es mit dem Capture Tool geklappt? Immer dabei? All das, was Ihnen durch den Kopf geht und erscheint, festgehalten? Am Ende des Tages auf Ihre ToDo Liste übertragen? Jeden neuen Tag mit einem leeren Capture Tool angefangen? Ist alles aus Ihrem Kopf auf der ToDo Liste? Breakthrough? Grundlagen und Grundsätze für einen Durchbruch/Breakthrough in persönlicher roduktivität und Effektivität. Session 1: Kontext, Breakthrough, ToDo Liste, Capture Tool Session 2: Ein System für alles: das ichtige und Dringende und alles andere Session 3: Umgang mit und modernen Organisationsmitteln Session 4: Tages- und ochenplanung und das Ende der Aufschieberitis Session 5: Ziele, rojekte und wie man über sich hinausgehen kann Session 6: Ablage (digital und apier) und Zusammenfassung In 6 Stunden souveränalles im Griff Ein System für alles: das ichtige und Dringende und alles andere SESSION 2 Copyright productivity21 1

2 ? Die meisten von uns haben sich angewöhnt, die Gesamtheit von Allem, was wir zu tun haben, zu vermeiden. Das heißt, dass wir sind uns selten darüber bewusst sind, was wir alles zu tun haben. Unterbewusst wissen wir, was wir alles zu tun haben. Daher leben wir dauernd in dem Gefühl, zu viel zu tun zu haben, können das ICHTIGE vom DRINGENDE oft nicht mehr unterscheiden und haben uns eine Sichtweise auf das Leben angeeignet, die unsere roduktivität beschränkt und keine Ausgeglichenheit zulässt.? Dennoch versuchen wir immer wieder, alles zu schaffen. Ist es heutzutage überhaupt möglich, alles zu schaffen? NEIN, das ist NICHT möglich! Alles geschafft bekommen Ihre Infrastruktur Es ist nicht möglich, alles zu schaffen! Egal wie sehr Sie Ihren Output pro Tag steigern, Sie werden nicht Alles schaffen! Egal wie sehr Sie die Anforderungen an sich reduzieren, Sie werden immer noch nicht alles schaffen! enn Sie keinen Unterschied zwischen ichtigem und Dringendem machen, erlauben Sie sich zu hoffen, eines Tages alles geschafft zu bekommen. enn die Zeit kommt, werden Sie sterben, ohne alles geschafft zu haben! Übung 1 Ihre Infrastruktur o und wie halten Sie all das nach (oder haben es bisher nachgehalten), was Sie zu tun haben oder noch machen wollen? Benutzen Sie in Ihrem Handbuch die entsprechende Vorlage und kreuzen Sie an, wo und wie Sie all das nachhalten, was Sie zu tun haben oder noch machen wollen. enn Sie fertig sind, zählen Sie die Anzahl der Häkchen, die Sie gemacht haben. Copyright productivity21 2

3 Übung 2 Feedback zu Ihrer Infrastruktur: ie würden Sie Ihre Infrastruktur beschreiben? elchen Charakter hat Ihr SYSTE? elchen Einfluss hat Ihr System auf Ihre Fähigkeit roduktiv zu sein, Übersicht zu wahren und alles im Griff zu haben? Um Ihr Leben in den Griff zu bekommen, ohne von seiner Gesamtheit überwältigt zu sein, müssen Sie Ihre Infrastruktur / Ihr System und Ihre Gewohnheiten, die Sie haben, damit umzugehen,... in eine neue Struktur mit neuen raktiken überführen, die es Ihnen dauerhaft erlaubt, diese Gesamtheit zu bewältigen. Das Eisenhower rinzip Sie haben bereits begonnen, all dass, was Sie zu tun haben oder noch machen wollen, schriftlich festzuhalten. Diese Angewohnheit werden Sie beibehalten, aber wir werden die lange ToDo Liste in drei Listen aufteilen, die mehr Übersichtlichkeit und Fokus erlauben. Das wird ab sofort Ihre neue Infrastruktur. In einem nächsten Schritt fangen wir an, diese lange ToDo Liste in drei neue Kategorien aufzuteilen. Diese drei neuen Kategorien wir aus dem Eisenhower rinzip ab. Dwight Ike David Eisenhower (1890 bis 1969) war Oberbefehlshaber der Alliierten Streitkräfte im 2. eltkrieg und wurde später zum 34. räsidenten der USA gewählt. Das ichtige und das Dringende Die vier Quadranten (2) (1) ichtig? Dringend? Quadrant II Quadrant I (3) nicht Quadrant IV Quadrant III nicht Copyright productivity21 3

4 Die Bedeutung der Quadranten Der Kontext Kontext: Zeit Quadrant II =, aber nicht = B-Aufgaben Quadrant I = und = A-Aufgaben Quadrant II =, aber nicht = B-Aufgaben Quadrant I = und = A-Aufgaben Kontext: Ziele Quadrant IV = nicht und nicht = apierkorb Quadrant III = nicht, aber = C-Aufgaben Quadrant IV = nicht und nicht = apierkorb Quadrant III = nicht, aber = C-Aufgaben ACHEN, LANEN und mehr ie sieht es bei Ihnen aus? Quadrant II =, aber nicht = B-Aufgaben LANEN Leadership Agieren Quadrant IV = nicht, und nicht = apierkorb Zeitverschwendung Zeit verschwenden Quadrant I = und = A-Aufgaben ACHEN Krisenmanagement Reagieren Quadrant III = nicht, aber = C-Aufgaben Tagesgeschäft Beschäftigt sein ie verteilen sich Ihre Aufgaben auf die vier Quadranten? In welchem Quadranten verbringen SIE die meiste Zeit? Übung 3 Das Eisenhower rinzip - TIS Gehen Sie in Ihrer Erinnerung den heutigen Tag zurück und machen Sie sich bewusst, an welchen Aufgaben Sie gearbeitet haben. Listen Sie in Ihrem Handbuch zu Session 2 mindestens 5 Aufgaben, mit denen Sie sich beschäftigt haben. Ordnen Sie jeder dieser Aufgaben einen der vier Quadranten zu. In welchem Quadranten verbringen SIE die meiste Zeit? Verbringen Sie weniger Zeit mit A-Aufgaben und mehr Zeit mit B-Aufgaben (weg vom Reagieren hin zum Agieren). Delegieren Sie so viele C-Aufgaben wie möglich, schieben Sie die Dinge auf (vieles Dringende löst sich oft im ohlgefallen auf), oder, wenn das nicht möglich ist, machen Sie die C-Aufgaben so effizient wie möglich. Vermeiden Sie Aufgaben aus dem Quadranten IV wie der Teufel das eihwasser. Copyright productivity21 4

5 Quadrant II =, aber nicht = B-Aufgaben LANEN Leadership Agieren Quadrant I = und = A-Aufgaben ACHEN Krisenmanagement Reagieren LANEN ACHEN Quadrant IV = nicht, und nicht = apierkorb Zeitverschwendung Zeit verschwenden Quadrant III = nicht, aber = C-Aufgaben Tagesgeschäft Beschäftigt sein Übung 4 LANEN ACHEN arkieren Sie bitte alle Elemente Ihrer ToDo Liste mit einem, die und sind, und die Sie in den nächsten Tagen ACHEN werden. ACHEN heißt, dass Sie in Ihrem Kalender dafür Zeit machen. ann werden Sie es machen? ie lange wird es etwa dauern? Ihre Liste könnte dann etwa so aussehen Element Bericht für rojekt Umsatzsteigerung fertigstellen Termin mit Kunden üller festmachen Anmeldung zum Online Excel Kurs in die ege Das neue GS System kennenlernen In einem nächsten Schritt werden Sie nun alle die Dinge auf Ihrer ToDo Liste markieren, die, aber nicht sind. Copyright productivity21 5

6 Übung 4 LANEN arkieren Sie bitte alle Elemente Ihrer ToDo Liste mit einem, die, aber nicht sind, und die Sie LANEN zu tun. Ihre Liste könnte dann etwa so aussehen Element Bericht für rojekt Umsatzsteigerung fertigstellen Termin mit Kunden üller festmachen Anmeldung zum Online Excel Kurs in die ege Das neue GS System kennenlernen Um die dritte Kategorie zu definieren, machen wir einen kleinen Trick in Bezug auf das Eisenhower rinzip. ir haben bereits alles kategorisiert, das wir als eingestuft haben. Alles, das wir als NICHT ICHTIG eingestuft haben. Ihre Liste könnte dann etwa so aussehen LANEN ACHEN Element Bericht für rojekt Umsatzsteigerung fertigstellen Termin mit Kunden üller festmachen AUFSCHIEBEN / ARTEN DELEGIEREN Anmeldung zum Online Excel Kurs in die ege Das neue GS System kennenlernen Copyright productivity21 6

7 Übung 4 arkieren Sie bitte alle Elemente Ihrer ToDo Liste mit einem, die NICHT ICHTIG sind, egal, ob sie oder nicht sind. Das sind all die Dinge, bei denen Sie sich entscheiden, zu ARTEN. Ihre Liste könnte jetzt etwa so aussehen Element Bericht für rojekt Umsatzsteigerung fertigstellen Termin mit Kunden üller festmachen Anmeldung zum Online Excel Kurs in die ege Das neue GS System kennenlernen Übung 5 Aufgaben Einsichten: as ich bisher nicht (über mich) wusste ist as ich bisher nicht (in mir) erkannt habe ist as mir bisher nicht (an mir) aufgefallen ist as mir bisher nicht (über mich) klargeworden ist Kategorisieren Sie Ihre gesamte ToDo Liste in die drei neuen Kategorien (, und ). Übertragen Sie ab sofort alle Ihre Einträge im Capture Tool auf eine der drei Listen. D. h., dass Sie jedes al eine Entscheidung treffen. Das, was ich übertrage, ist etwas, das ich ACHE, LANE oder wo ich ARTE. Formulieren Sie Ihren Breakthrough schriftlich. Ausblick auf Session 3 Anwendung und Umsetzung der neuen Infrastruktur in Ihrem anagement und in Ihrer täglichen raxis. ie Sie mit den neuen Kategorien umgehen. Copyright productivity21 7