Prozessorientiertes Wissensmanagement für KMU

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1 Erfahrungen von KMU aus dem Elektronik Bereich Dipl.-Wirtsch.-Inf. Stefan Voigt International Competence Center Logistics Fraunhofer IFF Sandtorstrasse Magdeburg Tel.: +49 (0) 3 91 / Fax: +49 (0) 3 91 / Bildnachweis: business-illustrationen.de Fraunhofer IFF, Fraunhofer IPK, 2008

2 Inhalt Prozessorientiertes Wissensmanagement für KMU Herausforderungen im Umgang mit Wissen Wissensmanagement mit ProWis Erfahrungen von Mittelständlern Folie 2

3 Gründe für einen effizienten und effektiven Umgang mit Wissen Exponentielle Zunahme des verfügbaren Wissens Steigende Fluktuation Neue Mitarbeiter Globale Perspektive Dezentrale Organisation Marginale Kosten für Speicherung und Übermittlung Kurze Produktzyklen Quelle: Bullinger et al. (2004) Folie 3 Eine Investition in Wissen bringt immer noch die besten Zinsen! Benjamin Franklin

4 Wissensmanagement Eine zusätzliche Perspektive der Betrachtung der unternehmerischen Tätigkeit Kosten Unternehmensprozesse Entwicklung von Vision und Strategie Zeit Marketing & Vertrieb Forschung & Entwicklung Herstellung & Dienstleistung Kundendienst Personalmanagement Wissen Informationsmanagement Finanzmanagement Unternehmenskommunikation Qualität Folie 4

5 Wissen als kritischer Erfolgsfaktor unter den TOP3 der nachgefragten Herausforderungen von KMU Herausforderungen hohe Relevanz Kostenreduzierung am Gesamtprodukt Steigerung des Wettbewerbsdruck Wissen als kritischer Erfolgsfaktor Konzentration auf Kernkompetenzen Veränderung der Kundenanforderungen Verstärkung der Internationalisierung des Wettbewerbs Erhöhung der Aktivitäten bei Forschung und Entwicklung Verstärkung des Innovationsdrucks / Innovation als Treiber Erschließung neuer Märkte im Ausland Steigerung des Finanzierungsdrucks und des Investitionsbedarfs Bedeutungszunahme der Dienstleistung nach Produkterstellung n=47 1 gering 3,50 3,34 3,78 3,74 3,72 3,62 4,18 4,14 4,02 4,02 3, hoch Folie 5

6 Primäre Geschäftsprozesse weisen größeren Handlungsbedarf auf Geschäftsprozesse - Handlungsbedarf Vertriebsprozess* Innovationsprozess* Produktentwicklungsprozess* Produktplanungsprozess Serviceprozess Auftragabwicklungsprozess Primäre Geschäftsprozesse 3,37 3,33 3,14 3,12 3,08 2,94 Sekundäre Geschäftsprozesse Personalmanagementprozess Informations- und Kommunikationsprozess Strategieplanungsprozess Controllingprozess Qualitätsmanagementprozess Ressourcenmanagementprozess 2,94 2,88 2,86 2,84 2,62 2,48 Folie 6 * TOP3 Geschäftsprozesse, Vergleich mit TOP3 auf vorheriger Folie. 1 n=47 gering hoch

7 Schnelle Integration von neuen Mitarbeitern stellt größtes Problem im Umgang mit Wissen dar Probleme im Umgang mit Wissen Schnelle Integration von neuen Mitarbeitern in das Unternehmen Nutzung bestehenden Wissens für neue Projekte und Dienstleistungen Transfer von Wissen im Projekt und zwischen den Projekten Nutzung von Wissen für Prozess- und Produktoptimierung Nutzung der Informationen von und über Kunden und Lieferanten Erfassung und Kommunikation des Wissens in den Köpfen Strukturierung und Vernetzung von Datenablagen Sicherung des Wissens von Mitarbeitern beim Ausscheiden Verbesserung des Wissenstransfers zwischen Abteilungen Schaffung von Transparenz über die intern vorhandenen Kompetenzen Verhinderung des ungewollten Abflusses von Wissen Interne und externe Darstellung der immateriellen Unternehmensressourcen Umgang mit Wissen in Kooperationsnetzen n=47 3,08 2,92 3,50 3,43 3,40 3,70 3,68 3,68 3,67 4,08 3,96 3,90 4, Trifft nicht zu Trifft voll zu Folie 7

8 Inhalt Prozessorientiertes Wissensmanagement für KMU Herausforderungen im Umgang mit Wissen Wissensmanagement mit ProWis Erfahrungen von Mittelständlern Folie 8

9 ProWis ist ein vom BMWi gefördertes Projekt zur Verbreitung von Wissensmanagement im Mittelstand ProWis wurde von 2005 bis 2008 im Rahmen der Initiative FIT für den Wissenswettbewerb des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie gefördert 15 mittelständische Unternehmen wurden bei der Einführung eines prozessorientierten Wissensmanagement begleitet ProWis wird fortgesetzt und soll Wissensmanagement für weitere mittelständische Unternehmen nutzbar machen ProWisII richtet sich an: Mittelständische Unternehmen, die fit sein wollen für den Wissenswettbewerb, Foto: Johanna Kopf / Fraunhofer IFF Folie 9 Verbände und Interessenvertretungen von Unternehmen als Multiplikatoren, Etablierte KMU-Berater sowie Medienpartner mit Interesse am Thema / an der Zielgruppe

10 Zielstellungen und Merkmale von ProWis Prozessorientiertes Vorgehen Einsatz bewährter Analysemethoden (WM-Audit und GPO-WM) Erprobte Wissensmanagementmethoden aus dem ProWis-Shop Hilfsmittel für die Begleitung des Einführungsprozesses Begleitende Schulungen zu den Methoden und Instrumenten Folie 10

11 Branchenzuordnung der Erst- und Zweitanwender Maschinenbau Elektronik Automotive Folie 11

12 Methoden zur Wissensmanagement-Einführung Einführungsprozess: Initialisierung Analyse Zielsetzung Lösungsauswahl & Konzeption Einführungsplanung Umsetzung Bewertung Stetige Verbesserung & Transfer Hilfsmittel: WM-Audit GPO-WM ProWis-Shop Kommunikationsassistent Folie 12

13 WM-Audit Wissensmanagement Audit Prozessorientiertes Wissensmanagement für KMU WM-Audit GPO-WM ProWis-Shop Kommunikationsassistent Controlling Personalmanagement Prozessorganisation Wissen anwenden Wertschöpfende Geschäftsprozesse Wissen verteilen Wissen erzeugen Wissen speichern Unternehmenskultur Informationstechnik Führungssysteme Vorgehen: Onlinebasierte Befragung aller Mitarbeiter eines Bereichs. Ziel: Ermittlung von Problemen im Umgang mit Wissen aus Sicht der Mitarbeiter. Überblick über Rahmenbedingungen für ein erfolgreiches Wissensmanagement im Unternehmen. Folie 13

14 WM-Audit Wissensmanagement Audit Ergebnis Wissensbedarf und -verfügbarkeit Erfolgskritisches Wissen und interne Verfügbarkeit: Überlegen Sie bitte wie wichtig die folgenden Wissensarten für die Erledigung Ihrer zentralen Aufgaben sind und steht Ihnen das folgende Wissen in ausreichendem Maße zur Verfügung? Prozessorientiertes Wissensmanagement für KMU WM-Audit GPO-WM Wissen über Methoden Fachwissen Produkte Patente Normen / Gesetze Technologie Kunden Personen Markt wichtig/ immer ProWis-Shop Wissen 2,5 über 1,4 1,9 1,6 2,2 2,5 1,9 2,8 2,6 2,1 3,4 3,0 2,8 2,8 Kommunikationsassistent 1,8 3,4 3,5 3,8 unwichtig/ nie Wettbewerber Prozesse Projekte Beispiel 2,7 2,3 2,9 2,5 2,9 3,7 Unternehmenskultur 2,6 2,6 Partner 2,7 3,1 Folie 14

15 GPO-WM Geschäftsprozessorientiertes Wissensmanagement Wissen anwenden Wissen erzeugen Kernprozess Wissen verteilen Wissen speichern Prozessorientiertes Wissensmanagement für KMU WM-Audit GPO-WM ProWis-Shop Kommunikationsassistent Vorgehen: Teilstrukturierte Gruppeninterviews zur Analyse und Bewertung des Kernprozesses Wissen erzeugen, speichern, verteilen und anwenden. Ziel: Identifikation von konkreten Ansatzpunkten zur Optimierung des Umgangs mit Wissen im Geschäftsprozess. Folie 15

16 GPO-WM Vorgehen WM-Audit GPO-WM ProWis-Shop Kommunikationsassistent Analyse der Stärken und Defizite im Umgang mit Wissen Wissensdomäne Produktentwicklung Leistungserstellung Marketing Vertrieb (1) Wissen erzeugen (4) Wissen anwenden Kernaktivität Kernaktivität (2) Wissen speichern (3) Wissen verteilen Kernaktivität Folie 16

17 Ziele setzen: Priorisierung von Handlungsfeldern Umsetzbarkeit: Wie einfach / schwer erscheint die Aufgabe innerhalb des Handlungsfeldes nach erster Einschätzung? Wie beeinflussbar sind die Auswirkungen der Handlungen? Handlungsbedarf: Wie dringlich ist das aktiv werden im Handlungsfeld? Wie stark tragen die Handlungsfelder zur Gesamtzielerreichung bei? Umsetzbarkeit mittel hoch gering Handlungsfeld Y Handlungsfeld X Priorität Folie 17 gering mittel Handlungsbedarf hoch hoch mittel gering

18 ProWis-Shop Wissensmanagement Lösungssammlung Prozessorientiertes Wissensmanagement für KMU WM-Audit GPO-WM ProWis-Shop Kommunikationsassistent Ziel: Selbstständige Auswahl von ausgewählten Premium Lösungen für die Optimierung des Umgangs mit Wissen im Unternehmen. Vorgehen: - Ergebnisse Audit und GPO-WM auswerten - Filter über Kernaktivitäten und Rahmenbedingungen setzen - Angebot an ausgewählten WM-Lösungen sichten - Auswählen, priorisieren und umsetzen! Folie 18

19 ProWis-Shop Wissensmanagement Lösungssammlung Prozessorientiertes Wissensmanagement für KMU WM-Audit GPO-WM ProWis-Shop Kommunikationsassistent Folie 19

20 ProWis-Shop Wissensmanagement Lösungssammlung Prozessorientiertes Wissensmanagement für KMU WM-Audit GPO-WM ProWis-Shop Kommunikationsassistent Beispiele guter Praxis im Wissensmanagement Folie 20

21 Aufbau von Temporären Themennetzwerken in ProWisII geplant 6 Monate Temporäres Themennetzwerk F.A.Z-Institut, Verbände und Fraunhofer laden ein Kick-off Treffen vor Ort im Unternehmen Sammlung praxisrelevanter Fragen Tipps und Tricks live im Experten Chat (ProWis Shop) Coaching on demand (Beratung auf Nachfrage) Themennetzwerktreffen vor Ort im Unternehmen Installation dreier Best Practice WM-Netzwerke (ca. 60 KMU) mit regelmäßigen Unternehmensbesuchen: Erfahrungssicherung/ Wissensbewahrung sowie Wissensstrukturierung und Dokumentation Einführung und Nutzung neuer Technologien wie Wikis (Web 2.0), Nachhaltige Einführung von Wissensmanagement im Unternehmen, Aufbau und Förderung der Motivation der Mitarbeiter, Messung des Erfolgs. Folie 21 Selbständige Nutzung des ProWis-Shops

22 Sie arbeiten in einem mittelständisches Unternehmen und möchten sich zum Wissensmanagement austauschen? Foto: Johanna Kopf / Fraunhofer IFF ProWis bietet Ihnen die kostenlose Austauschplattform zum Thema: Werden Sie aktives Mitglied unserer Temporären Themennetzwerke und lernen Sie Beispiele guter Praxis kennen. Tauschen Sie sich mit den 15 ProWis-Unternehmen und weiteren interessierten Mittelständlern aus. Bleiben Sie up to date mit dem ProWis-Newsletter: Erfahren Sie alles über relevante Veranstaltungen und erhalten Sie exklusive Informationen aus erster Hand. Nutzen Sie unsere Wissensmanagement-Lösungssammlung im Internet den ProWis-Shop, um sich über Wissensmanagement zu informieren und mit anderen Unternehmen auszutauschen. Sprechen Sie uns unverbindlich an! Folie 22

23 Inhalt Prozessorientiertes Wissensmanagement für KMU Herausforderungen im Umgang mit Wissen Wissensmanagement mit ProWis Erfahrungen von Mittelständlern Folie 23

24 Kontaktmöglichkeiten Stefan Voigt International Competence Center Logistics Fraunhofer IFF Sandtorstraße Magdeburg Tel / Fax / Ina Finke / Ronald Orth Competence Center Wissensmanagement Fraunhofer IPK Pascalstraße Berlin Tel / / 171 Fax / Folie 32 Weitere Informationen zum Projekt»ProWis Prozessorientiertes und -integriertes Wissensmanagement in KMU«finden Sie unter: Foto: J. Kopf (Fraunhofer IFF)

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