Zeitwirtschaft. Produktinformation Den Spezialisten vertrauen

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1 Zeitwirtschaft. Produktinformation Den Spezialisten vertrauen

2 Es ist der Mensch selbst, der das Prinzip der Evolution in höchstem Maße verkörpert! Ständige Weiterentwicklung und perfekte Anpassung an die Anforderungen der Umgebung. Ein Prinzip, das wir von Systema Human Information Systems als Maßstab für die Entwicklung unserer Software Produkte anwenden. Denn nur ausgereifte IT Systeme, die den Arbeitsalltag im Gesundheitswesen erleichtern, erhöhen gleichzeitig die Qualität der Patientenbehandlung und Betreuung. Erst durch die Synthese von Mensch und Technik können wir sinnvolle Dienste im Gesundheitswesen leisten. Aufgeschlossenheit gegenüber Innovationen im Einklang mit ethischen Grundsätzen ermöglicht eine positive Weiterentwicklung unserer Produkte und Lösungen zum Nutzen unserer Kunden. Der Mensch ist unser Maßstab, ganzheitliche Lösungen sind unser Konzept! Seite 2 von 16

3 Systema Human Information Systems Systema Human Information Systems Gesellschaft m.b.h. ist im Bereich Krankenhaus - Informationssysteme Marktführer in Österreich und seit 1972 als Systemhaus mit seinen Lösungen erfolgreich. Unsere Leistungen bestehen aus einem breiten Dienstleistungsspektrum, innovativen Softwareprodukten aus unserem Hause und der Implementierung international renommierter Standardsoftwarepakete. Marktführer Leistungen Aufbauend auf dem breiten Know-how unserer Mitarbeiter nehmen wir die Herausforderungen der Zukunft an, um mit Verantwortung und Sorgfalt die Anforderungen eines Krankenhauses kompetent in Lösungen umzusetzen. Jahrzehntelange Erfahrung und umfassende, gesicherte Kompetenz haben uns zum Marktführer auf dem Krankenhausmarkt gemacht. Unser Produkt on duty zeitwirtschaft basiert auf unserer langjährigen Erfahrung im Gesundheitswesen und der Zusammenarbeit mit den Fachleuten der einzelnen Krankenhausbereiche. Gemeinsam mit unseren Kunden und Partnern erhöhen wir den Pulsschlag im Krankenhaussektor und bestimmen den Weg in die Zukunft. Mit unseren Produkten für die Verwaltung, die Versorgung und die Medizin sehen wir unsere Aufgabe darin, Arbeitsabläufe im Krankenhaus optimal mit Informationstechnologie zu unterstützen. Der Produktbereich on duty zeitwirtschaft besteht aus einzelnen Anwendungspaketen, die stufenweise je nach Anforderung einsetzbar sind und die im Zusammenspiel mit on duty dienstplan ein integriertes System ergeben. Aus unserem Verständnis als Lieferant umfassender Lösungen ergänzen wir unsere Produkte mit einem umfangreichen Dienstleistungspaket. Ob Organisation, Systemintegration, Betreuung oder Training, vom Basisversorgungskrankenhaus bis hin zur Universitätsklinik sind wir der verlässliche Partner in allen Fragen integrierter Informationstechnologie. Systema Human Information Systems steht für Sicherheit in der Partnerschaft mit unseren Kunden, Verantwortung für die Sorgfalt unserer Lösungen, Innovation, die Verbesserung bringt und Qualität bei größtmöglicher Wirtschaftlichkeit. Sicherheit Verantwortung Innovation Qualität Seite 3 von 16

4 Zielsetzung Mit dem Produkt on duty zeitwirtschaft werden Arbeitszeiten der Mitarbeiter erfasst, ausgewertet und verwaltet: - Exakte Erfassung der Zeiten mit Hilfe von Zeiterfassungsterminals oder durch Einsatz der Dienstzeitschnellerfassung am PC - Minimierung bzw. im Regelfall gänzliche Einsparung der Verwaltungsaufwände zur Istzeiterfassung - Transparenz für Mitarbeiter und Leitung - Steuerung der Zutrittsberechtigung - Automatisches Meldewesen für Zugriffsberechtigte on duty zeitwirtschaft ist eine weitere Ausbaustufe von on duty dienstplan Verwaltung der Arbeitszeiten Integration on duty zeitwirtschaft verwaltet die Arbeitszeitdaten und stellt sie den marktüblichen Lohnverrechnungssystemen bereit. on duty zeitwirtschaft ist die Basis für effiziente Personaleinsatzplanung. on duty zeitwirtschaft ist ein offenes System und bietet somit klar definierte Schnittstellen zu allen anderen Bereichen eines integrierten Informationssystems. on duty zeitwirtschaft macht aussagekräftige Informationen durch Statistiken und Auswertungen auf Knopfdruck verfügbar. Information Seite 4 von 16

5 Vorteile on duty zeitwirtschaft kann je nach Anforderung des Hauses sofort komplett oder in einzelnen Stufen eingeführt werden. Die Bandbreite reicht von der einfachen Dienstzeitschnellerfassung am PC bis hin zu verteilten und kombiniert vernetzten Zeiterfassungsterminals in mehreren Kliniken. on duty zeitwirtschaft reduziert Zeit- und Papieraufwand sowie die Häufigkeit von Bearbeitungsfehlern durch die direkte Arbeitszeiterfassung der Mitarbeiter an Terminals. on duty zeitwirtschaft kann evtl. bereits bestehende Zeiterfassungshardware integrieren (z. B. Terminals, Chip-Karten). Flexible - Einführung Kosteneinsparung Offenes System on duty zeitwirtschaft unterstützt unterschiedliche Identifikationsträger: Magnetkarten, elektronische Schlüssel, Infrarotausweise, Passwort bei einem virtuellen Terminal, Fingerprintscanner. Kombinationen sind ebenfalls möglich. on duty zeitwirtschaft stellt Daten nicht nur zur übergreifenden Auswertung im on duty dienstplan, sondern auch für andere moderne Controllingwerkzeuge bereit. on duty zeitwirtschaft unterstützt als integrativer Bestandteil von Personalinformationslösungen flexible Planungen und Arbeitszeitmodelle. on duty zeitwirtschaft gleicht automatisch die Istzeiterfassung ab. Dabei werden die Abgleichprotokolle zur Kontrolle gespeichert. Zusätzlich kann on duty zeitwirtschaft aktiv per informieren. on duty zeitwirtschaft ermöglicht tagesaktuelle Informationen über Stundenkonten und Zulagen je Mitarbeiter. Automatischer Abgleich Tagesaktuell Seite 5 von 16

6 Leistungsbeschreibung on duty zeitwirtschaft ist nicht nur ein Produkt sondern eine Produktlandschaft, die modular aufgebaut ist. Nachstehende Darstellung zeigt die einzelnen Teile, die für jeden Kunden speziell zusammengesetzt werden können. on duty zeitwirtschaft Hardware-Terminals Zeiterfassung Dienstzeitschnellerfassung (virtuelle Terminals) Stundenkontomanagement Zeitinterface Messagedistributor Modul-Abgleich Abrechnung on duty dienstplan Exchange (Outlook) on duty personalinformation Seite 6 von 16

7 Funktionsüberblick Zur Erfassung von Anwesenheitszeiten können virtuellen Terminals (on duty dienstzeitschnellerfassung) oder Betriebs-Daten-Erfassungsgeräte (BDE- Geräte) sowie verschiedenen Arten von Identifikationsträgern automatisiert genutzt werden. (on duty zeiterfassung). Die Mitarbeiter stempeln die KOMMT- und die GEHT-Zeit mittels den unterschiedlich zur Verfügung stehenden Informationsträgern (wie Magnetkarten, elektronische Schlüssel, Infrarotausweise, usw.) oder mit dem persönlichen Passwort. Durch Stempelungen mit Grund können nicht geplante oder zeitlich nicht fix zu planende Ereignisse (z.b.: Arztbesuche, Pausen, Einsätze in Rufbereitschaft, Dienstgänge jeglicher Art, ) automatisch verarbeitet werden. on duty zeitinterface liest diese Stempelungen ein und startet die Plausibilitätsprüfung zur Paarbildung. Kontrollen wie, GEHT-Stempelung ist vorhanden, aber die KOMMT-Stempelung fehlt, werden standardmäßig mitgeführt. on duty zeitinterface führt selbstständig, in regelmäßigen, frei definierbaren Abständen den Abgleich der Istzeiten (anfänglich entsprechen diese dem Aushängeplan als Vorschlag) anhand der Stempelpaare durch. Dabei werden Fehlbuchungen per mail verschickt (on duty messagedistributor kommuniziert z.b. mit Exchange/Outlook). Dieser Abgleich kann vom Benutzer in on duty dienstplan auch manuell durchgeführt werden bzw. diese Funktionalität zur Korrektur genutzt werden. Terminals und Identifikationsträger Zeitstempelungs- Paarbildung Automatischer Abgleich Tagesaktueller Stand der Stundenkonten on duty zeitinterface kann automatisch die tägliche Abrechnung durchführen. Dies gibt allen Mitarbeitern die Möglichkeit, den aktuellen Stand ihrer Stundenkonten am Zeiterfassungsterminal oder über on duty stundenkontomanagement einzusehen. Die historisch geführte Zuordnung der Mitarbeiter zu Kartennummern kann auch in on duty personalinformationssystem hinterlegt werden. Seite 7 von 16

8 Beschreibung der Komponenten Abbildung 1: Graphische Darstellung des IST-Zeitenabgleichs in on duty dienstplan Wie in allen on duty Applikationen kann auch beim Istzeitabgleich in graphischen und in tabellarischen Darstellungen gearbeitet werden. Für den automatischen und auch für den manuellen Abgleich können Regeln definiert werden (Toleranzgrenzen). Beispielsweise kann damit ein früheres Kommen abgeschnitten werden oder bei einem zu spätem Ausstempeln keine automatische Verlängerung der Istarbeitszeit erfolgen. In solchen Fällen kann der zuständige Personalsachbearbeiter regelbasiert informiert und zu einer Entscheidung aufgefordert werden. Schemen für Toleranzgrenzen können je Mitarbeiter hinterlegt werden. Bestimmte Tätigkeiten (z.b. Arztbesuche und Dienstgang) werden automatisiert verarbeitet. Bei einer Stempelung für einen Arbeitseinsatz innerhalb einer Rufbereitschaft wird vom System beispielsweise erkannt, dass An- und Abreisezeiten angefallen sind oder wenn festgelegte Kriterien zutreffen, nur der vorangegangene Dienst verlängert wird. Mit Arbeitszeitmodellen kann die flexible Arbeitszeit bzw. Gleitzeit abgebildet werden. Das heißt, damit werden Rahmenzeiten, Kernzeiten und Sollarbeitszeiten festgelegt, die an die indivduellen Wochenrythmen der Mitarbeiters angepasst sind. Über Arbeitszeitmodelle können auch Dienste automatisiert eingetragen werden. Definition von Regeln IST-Zeitenabgleich Arbeitszeitmodelle Journale Abbildung 2: Das Mitarbeiterjournal liefert eine kompakte Info über die erbrachte Leistung und schafft Transparenz für den Mitarbeiter Seite 8 von 16

9 on duty zeiterfassung ze Grundsätzlich bieten wir zwei Möglichkeiten an, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu erfassen. Die Mitarbeiter können entweder an virtuellen Terminals (PC) oder an Zeiterfassungsterminals stempeln. virtuelle oder physische Terminals Das Krankenhaus kann die Standorte für Zeiterfassungsterminals frei wählen. Dies kann je nach Definition des Arbeitszeitbeginns beispielsweise im Eingangsbereich oder in Umkleidekabinen sein. on duty dienstzeitschnellerfassung dse Einfache Icons auf dem Desktop des PCs für KOMMEN und GEHEN aktivieren das virtuelle Terminal. Durch Eingabe von Benutzername und Passwort erfolgt eine Stempelung. Hierbei liegt das Berechtigungssystem von on duty zu Grunde. Virtuelles Terminal Neben Benutzername/Passwort kann die Identifikation auch über Fingerprintscanner (z.b. integriert in einer Maus) oder über ein am PC angeschlossenes Kartenlesegerät erfolgen. Serverzeit Abbildung 3: Kommen-Stempelung mit dse Seite 9 von 16

10 Zeiterfassungshardware Folgende Bauteile werden für physische Terminals benötigt: Zeiterfassungsterminals Terminal Die Zeiterfassungsterminals können wahlweise für Magnetkarten, Infrarotausweise, elektrische Schlüssel oder für berührungslose Identifikation ausgelegt sein. Die einzelnen Modelle unterscheiden sich in ihrem Aufbau, der Speicherfähigkeit und den Funktionstastenbelegungen. Diese Zeiterfassungsterminals sind vom Typ der Identifikationsvarianten sowohl in proxy-technik als auch in legic-technik möglich: Proxy-Technik: Diese Technologie bedeutet, dass damit verbundene Datenträger nur lesbar sind. Ein künftiges Abspeichern von Daten auf die Datenträger (wie etwa Geldbeträge...) ist nicht möglich. Es wird lediglich eine Datenträgernummer in on duty mit dem entsprechenden Mitarbeiter verknüpft. Datenträgertechnologie Legic-Technik: Diese Technologie bietet auch die Möglichkeit, die Datenträger zu beschreiben und somit weitreichender zu nutzen. Datenträger Auf dem Datenträger sind die Identifikationscodes der einzelnen Mitarbeiter gespeichert. Die große Auswahl unterschiedlicher Datenträgersysteme ermöglicht die Abstimmung des Erfassungssystems an Ihre Anforderungen. Form von Datenträgern (Beispiel) Beispiele für Datenträger Schlüsselanhänger Chipkarten Die Kommunikation zwischen den Terminals (Stempelungszeiten der Mitarbeiter) zum on duty zeitinterface erfolgt durch die vom jeweiligen Hardwarehersteller bereitgestellte Kommunikationssoftware. Seite 10 von 16

11 on duty dienstplanzeitinterface dzi on duty dienstplanzeitinterface ist die zentrale Drehscheibe für die ankommenden Daten der Hardware-Terminals, für die definierten Regeln (Toleranzgrenzen) und die anschließende Aktualisierung der Abrechnung. Der Ablauf erfolgt in den nachfolgenden Schritten, die auch an die individuelle Anforderungen des Hauses angepasst werden können: zentrale Drehscheibe modularer Aufbau on duty dienstplanzeitinterface liest die Einzelstempelungen ein und verknüpft sie mit den Mitarbeiterdaten aus dem Mitarbeiterstamm. on duty dienstplanzeitinterface generiert die Stempelpaare on duty dienstplanzeitinterface gleicht automatisch die Istzeiten mit den Stempelungen von on duty dienstplan ab. Die Istzeiten liegen bis zu diesem Zeitpunkt als Vorschlag aus der Planung vor (fixe Arbeitszeitrhythmen oder flexible Planung). Dabei werden Abweichungen von den definierten Regeln über das Meldewesen an die jeweils zuständigen Personen geschickt, beispielsweise: - Stempelungszeiten liegen außerhalb der Toleranzen für die Dienstzeiten. - Zu einem Stempelpaar kann kein Dienst zugeordnet werden (oder umgekehrt). - Ein Stempelpaar ist in sich nicht korrekt, da eine Stempelung fehlt. on duty dienstplanzeitinterface ruft die tägliche Aktualisierung der Abrechnungsergebnisse auf. on duty dienstplanzeitinterface stellt den Terminals täglich die aktuellen Salden zur Verfügung. on duty dienstplanzeitinterface übergibt die Mitarbeiterdaten an on duty zeiterfassung Damit die Zeiterfassungssoftware erkennt, welche Kartennummern gültig sind, bzw. welche Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt, welcher Kartennummer zugeordnet sind, werden ihr diese Daten regelmäßig übergeben. Sämtliche Operationen werden in einem Log-File mitprotokolliert und können für on duty dienstplanmessagedistributor abgestellt werden. Seite 11 von 16

12 on duty dienstplanmessagedistributor dmd on duty dienstplanmessagedistributor versendet per die beim automatischen Abgleich oder bei der automatischen täglichen Abrechnung erstellten Meldungen an die jeweiligen Zugriffsberechtigten (Personalstelle und/oder Abteilungsvorstand, Stationsleitung,..). Meldewesen per Mit diesem Meldewesen kann schnell z.b. auf fehlende oder falsche Stempelungen reagiert werden. Es wird der jeweils im Haus vorhandene -client, beispielsweise Exchange (Outlook), verwendet. Die -adressen der Zugriffsberechtigten werden in on duty personalinformationssystem oder in on duty dienstplan verwaltet. Administratoren wird eine Oberfläche zur Kontrolle des mail-verkehrs zur Verfügung gestellt. on duty dienstplanstundenkontomanagement dsm on duty dienstplanstundenkontomangement bietet jedem Mitarbeiter Unterstützung bei der Gestaltung seines persönlichen Zeitmanagements. Abgestimmt auf die Spezifika des Hauses werden dem Mitarbeiter Informationen über die Abrechnung seiner Arbeitsleistungen zur Verfügung gestellt. Damit wird für ihn die Transparenz seiner erarbeiteten Ansprüche erhöht. Transparenz für jeden Mitarbeiter on duty dienstplanstundenkontomanagement gewährt dem Mitarbeiter Einblick in das eigene Stundenkonto. Die Kontostände sind je nach Parametrierung tagesaktuell oder monatsaktuell. on duty dienstplanstundenkontomanagement erlaubt dem Mitarbeiter die Wahlfreiheit zwischen Freizeit und Auszahlung (auch über Daueraufträge). In diesem Fall dient dieser Dialog auch als Bankgeldautomat. Seite 12 von 16

13 Stundenkonten Abbildung 4: Übersicht über die Stundenkonten für Mitarbeiter und Eingabe Auszahlungswünsche(optional verfügbar) Detaillierte Liste Abbildung 5: Einsicht der geplanten und geleisteten Dienste für einen Mitarbeiter Seite 13 von 16

14 Technologiekonzept (PowerBuilder Produkt) on duty zeitwirtschaft basiert auf einer heterogenen Client-Server-Architektur. Der Datenbankserver kann dabei auf allen gängigen Hardwareplattformen unter verschiedensten Betriebssystemen wie beispielsweise LINUX, UNIX, VAX-VMS oder auch Windows 2000 und Windows NT betrieben werden. Als Applikationsserver-Betriebssysteme sind Windows 95, 98, NT, 2000 oder Windows XP möglich. Dadurch wird auch gewährleistet, dass die Applikation und die Datenhaltung lokal auf einem PC basieren kann. Die Erstellung der Anwendungen erfolgt unter Berücksichtigung modernster objektorientierter Techniken mit dem Programmierwerkzeug PowerBuilder. Gebräuchliche Standards für den Datenbankzugriff und den Datenaustausch zwischen den Applikationen wie zum Beispiel ODBC, OLE, DDE usw. werden unterstützt. Bei der Programmierung der grafischen Benutzeroberfläche wurden strikt die Microsoft-Oberflächen-Standards beachtet. Die offene on duty Systemarchitektur ermöglicht den Einsatz der Server- Komponenten auf Servern unterschiedlicher Hersteller. Als Clients kommen handelsübliche Standard-PC s zum Einsatz, deren Einzelkomponenten bei Bedarf an die Anforderungen angepasst werden können. Die on duty Datenhaltung basiert auf dem Einsatz von relationalen SQL- Datenbanken. Die Daten werden dabei ausschließlich in der relationalen Datenbank auf dem Server gespeichert. Die Datenbank gewährleistet Funktionen wie die Transaktionssicherheit im Client-Server-Betrieb und die Konsistenz des Datenbestandes. Der Zugriff auf den Datenbestand durch den Anwender zu Auswertungszwecken kann über ODBC erfolgen. Die Überleitung in andere Datenformate (z.b. für EXCEL-Auswertungen) ist möglich. Die Anbindung an Fremdsysteme erfolgt durch Programmierung individueller Schnittstellen. Offene System- Architektur durch Einsatz von Standards Herstellerunabhängigkeit Relationale SQL- Datenbanken Anbindung an Fremdsysteme Seite 14 von 16

15 Systembeschreibung ODBC-Treiber muss für die jeweilige Datenbank auf der Client-Seite vorhanden sein. Oracle Ingres Sybase Informix Oracle RDB MS SQL Server Standard-PC, Prozessor ab Pentium III, 64MB RAM, Minimum15 -Farb- Monitor, Auflösung 800x600 (besser 17, 1024x768) Betriebsysteme Windows 95, Window 98, Windows NT, Windows 2000, Windows XP Server Relationale SQL- Datenbanken Terminal/PC- Arbeitsplatz Ethernet / FDDI / ATM TCP/IP, DECnet Kommunikation Seite 15 von 16

16 Ansprechpartner Systema Human Information Systems GmbH Pachergasse 4 A-4400 Steyr Tel.: +43 (0) 7252 / Fax: +43 (0) 7252 / office@systema.info Systema Deutschland GmbH Maria Trost 25 D Koblenz Telefon: +49 (0)261 / Telefax: +49 (0)261 / info@systema.de Seite 16 von 16