Handbuch. Lexware eservice personal. Der heiße Draht zu aktuellen Informationen

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1 Handbuch Lexware eservice personal Der heiße Draht zu aktuellen Informationen

2 Lexware eservice personal Impressum 2013 Haufe-Lexware GmbH & Co. KG Postanschrift: Postfach , Freiburg i. Br. Hausanschrift: Munzinger Straße 9, Freiburg i. Br. Telefon: 0761 / Internet: Alle Rechte vorbehalten. Die Software und das Handbuch wurden mit größter Sorgfalt erstellt. Es kann jedoch keinerlei Gewähr für die Fehlerfreiheit der Software, der mitgelieferten Daten sowie des Handbuchs übernommen werden. Da nach Drucklegung des Handbuchs noch Änderungen an der Software vorgenommen wurden, können die im Handbuch beschriebenen Sachverhalte bzw. Vorgehensweisen u. U. von der Software abweichen. Kein Teil des Handbuchs darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder in einem anderen Verfahren) ohne unsere vorherige schriftliche Genehmigung reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Wir weisen darauf hin, dass die im Handbuch verwendeten Bezeichnungen und Markennamen der jeweiligen Firmen im Allgemeinen warenzeichen-, marken- oder patentrechtlichem Schutz unterliegen. 2

3 Lexware eservice personal starten Lexware eservice personal Wenn die Bearbeitung von Personalangelegenheiten zu Ihren Aufgaben gehört wissen Sie, dass Zeit etwas ist, wovon man nie genug haben kann. Der eine Mitarbeiter möchte die Krankenkasse wechseln (natürlich zwei Tage vor dem Stichtag) und sucht eine kostengünstige Alternative, der nächste möchte ein Zwischenzeugnis, der Vertrag für die Teilzeitkraft muss noch geschrieben werden und nächste Woche feiern vier Kollegen ihr Jubiläum. Wer kennt Sie nicht, die Hektik und Eile, mit der jetzt zügig reagiert werden muss. Mit Lexware eservice personal sparen Sie sich die tägliche Beschaffung von Informationen per Telefon, Fachliteratur oder Nachschlagewerk. Denn Lexware eservice personal ist der tagesaktuelle Internet-Service für jeden, der Löhne und Gehälter bearbeitet und abrechnet. Mit dieser idealen Ergänzung zu Lexware Lohnabrechnungsprogrammen erhalten Sie sekundenschnell Nachrichten, Terminvermerke oder geänderte Krankenkassenumlagesätze. Und die Dokumentvorlagen in Lexware eservice personal unterstützen Sie in der täglichen betrieblichen Praxis. Mit Hilfe von Mustertexten und Checklisten bearbeiten Sie alle Vorgänge rund um das Thema Personal kompetent und rechtssicher. Über die Profiling-Funktion legen Sie einfach Ihre persönlichen Präferenzen fest und stellen sich die für Ihren Betrieb relevanten Inhalte zu den Themen Arbeit, Lohnsteuer, Sozialversicherung etc. individuell zusammen. Alle Beiträge sind von Praktikern aufbereitet, die Inhalte sind praxisbezogen und verständlich geschrieben. Das Besondere an Lexware eservice personal: Durch die komfortable Anbindung an Lexware Lohn+Gehalt werden Änderungen der Krankenkassenbeiträge automatisch in die Lohnabrechnung übernommen. In Lohn+Gehalt bereits angelegte Daten werden einfach in die Terminverwaltung sowie in Dokumente von Lexware eservice personal übertragen. Der Umfang auf einen Blick: Nachrichten Alles rund um Lohnsteuer, Sozialversicherung, Arbeitsrecht und vieles mehr Termine Der perfekte Überblick. für die LSt-Voranmeldung, Mitarbeitergeburtstage und -jubiläen. Natürlich können Sie auch eigene Termine vorgeben. Dokumente Verträge, Checklisten und Arbeitszeugnisse, genau auf den individuellen Bedarf zugeschnitten Krankenkassen Änderungsservice für neue Umlagesätze der gesetzlichen Kassen 3

4 Lexware eservice personal Inhaltsverzeichnis Lexware eservice personal... 3 Einführung... 5 Lexware eservice personal starten... 5 Registrierung... 5 Komponenten von eservice personal... 6 Nachrichten... 6 Termine... 7 Dokumente... 8 Verträge... 9 Zusatzvereinbarungen zum Arbeitsvertrag... 9 Abmahnungen... 9 Beendigung des Arbeitsverhältnis... 9 Arbeitszeugnisse... 9 Checklisten und Musterschreiben Formulare Krankenkassen Aktualisierung der Umlagesätze neue Krankenkasse mit aktuellen Daten anlegen erstmalige Nutzung von Lexware eservice personal: Abweichungen in den Umlagesätzen Index

5 Lexware eservice personal starten Einführung Lexware eservice personal starten Beim Aufruf von Lohn+Gehalt wird Lexware eservice personal automatisch gestartet. Sie können natürlich selbst entscheiden, ob Sie Lexware eservice personal nutzen möchten oder nicht. Registrierung Um Lexware eservice personal nutzen zu können, müssen Sie sich online in unserem System registrieren lassen. Nach der erfolgreichen Registrierung können Sie Lexware eservice personal vier Wochen lang kostenlos nutzen. Nach Ablauf dieser Frist müssen Sie sich entscheiden, ob Sie den Service weiter in Anspruch nehmen möchten. Bei weiterer Nutzung fällt eine Kostenpauschale an von derzeit 5,99 monatlich oder 65,89 jährlich. 5

6 Komponenten von eservice personal Komponenten von eservice personal Sie erhalten von Lexware eservice personal folgende Programmkomponenten: Nachrichten Termine Dokumente Krankenkassendaten Nachrichten Sie erhalten alle neuen Informationen zum Thema Lohn und Gehalt. Darunter werden aktuelle Urteile, Gesetzesänderungen, Neuheiten in Bereich Sozialversicherung, Tipps für Ihre Lohnabrechnung, Informationen zu Ihrem Lohnabrechnungsprogramm und vieles mehr verstanden. Die Nachrichten werden in Kategorien eingeteilt. Sie können die von Ihnen gewünschten Informationen auf der Seite Nachrichten Präferenzen in einem Kontrollkästchen markieren, indem Sie die entsprechende Präferenzen auswählen. Lohnsteuer: Klicken Sie diese Rubrik an, erhalten Sie alle Nachrichten zum Thema Lohnsteuer. Sozialversicherung: Diese Kategorie übermittelt Ihnen alle Neuigkeiten zur Arbeitslosen-, Pflege-, Renten- und Krankenversicherung. Arbeit: Hier erfahren Sie alles Wichtige zum Thema Arbeit, zum Beispiel aktuelle Urteile aus dem Arbeitsrecht, Arbeitsförderung. Alterssicherung: Neue Entwicklungen im Bereich der Alterssicherung, die Ergebnisse der Rentendiskussion und die Auswirkungen, die diese Entwicklung auf Sie und Ihre Arbeitnehmer hat, können Sie diesem Bereich entnehmen. Soziales: Haben Sie Schwerbehinderte im Betrieb? Bezahlen Sie Vermögenswirksame Leistungen? Sind Sie bemüht, Ihrem Arbeitnehmer die im gesetzlichen Rahmen möglichen Sozialleistungen zukommen zu lassen? Hier finden Sie die neusten Nachrichten zu diesen Themen. Sonstiges: Tipps, Nachrichten zum Euro, zu Ihrem Lohnabrechnungsprogramm und weitere Informationen, die für die Lohn- und Gehaltsabrechnung von Interesse sind, lesen Sie hier. 6

7 Termine Termine Lexware eservice personal bietet eine Terminverwaltung speziell für den Personalbereich. Für das Personalwesen wichtige und regelmäßige Termine, wie zum Beispiel der Abgabetermin der Lohnsteueranmeldung, sind in die Terminverwaltung voreingestellt. Sie erhalten diese Termine automatisch. Über eine Auswahlleiste können individuell Termine angelegt werden. Die Terminverwaltung verfügt zum einem über eine Wiedervorlagefunktion und zum anderen ist es möglicht, sich an Termine im Vorfeld erinnern zu lassen. Arbeiten Sie mit Microsoft Outlook können Sie die Termine aus der Terminverwaltung direkt übertragen. 1. Legen Sie einen neuen Termin an, so wird Ihnen im Terminfenster eine Auswahlliste mit Ihren Mitarbeitern angezeigt. Sie können somit Ihren Termin direkt einem Mitarbeiter Ihrer Firma zuordnen. 2. Wählen Sie dazu den entsprechenden Mitarbeiter in der Auswahlleiste aus, klicken ihn an und die Stammdaten werden direkt in das Dokument übertragen. Termine werden beim Start von Lexware eservice personal auf der Startseite eservice aktuell angezeigt. 7

8 Komponenten von eservice personal Dokumente Lexware eservice personal bietet Ihnen alle wichtigen Dokumente, die Sie für Ihre Personalarbeit brauchen. Die Dokumente werden bei Änderung der Rechtslage automatisch aktualisiert. Wurde ein Dokument von Ihnen benutzt, wird dies von Lexware eservice personal registriert. Ändert sich ein in Ihrem Betrieb genutztes Dokument werden Sie darüber informiert. Dies hat in der Regel keine rechtlichen Auswirkungen auf die bestehenden Dokumente, sondern dient ausschließlich als Hinweis. Es wird Ihnen eine Auswahlliste mit Ihren Mitarbeitern angezeigt. Legen Sie ein Dokument für einen Mitarbeiter Ihrer Firma an, wählen Sie den entsprechenden Mitarbeiter in der Auswahlleiste aus und die Stammdaten werden direkt in das Dokument übertragen. 8

9 Dokumente Verträge Ob unbefristet oder befristet, mit Wettbewerbsverbot oder ohne, alle Arten der von Ihnen benötigten Arbeitsverträgen sind für Sie in Lexware eservice personal hinterlegt. Zusatzvereinbarungen zum Arbeitsvertrag Sind in Ihrem Betrieb Zusatzvereinbarungen notwendig, so achten Sie auch dort auf eine klare Formulierung. Die Musterverträge helfen Ihnen dabei. Abmahnungen Abmahnungen bestehen im Arbeitsrecht nur wenn sie eine bestimmte Form wahren. Ansonsten kann der Arbeitnehmer rechtlich dagegen vorgehen. Nutzen Sie die Vorlagen von Lexware eservice personal, um solche Auseinandersetzungen zu vermeiden. Beendigung des Arbeitsverhältnis Kündigungen müssen schriftlich erfolgen. Die Mustervorlagen helfen Ihnen, die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses korrekt zu gestalten. Arbeitszeugnisse Im Laufe der Zeit hat sich eine eigenständige Zeugnissprache entwickelt, die der Arbeitgeber zur richtigen Erstellung und Beurteilung von Zeugnissen kennen muss. Sie können im Programm zwischen qualifiziertem bzw. einfachem Zeugnis, Zwischenzeugnis und Ausbildungszeugnis wählen. Zuerst müssen Sie die individuellen Mitarbeiterdaten wie Name, Geburtsdatum, Dauer des Beschäftigungsverhältnisses und Tätigkeitsbeschreibung eingeben. Im nächsten Schritt bietet Lexware eservice personal die Möglichkeit, für bestimmte Zeugnisattribute, wie zum Beispiel Belastbarkeit oder Zuverlässigkeit die richtige Formulierung unter sechs Benotungsstufen zu finden. Die Stufen sind an das Schulnotensystem angeglichen. So erteilen Sie eine Eins bzw. ein Sehr gut für beste Leitungen, eine Zwei bzw. ein Gut für gute Leistungen bis hin zu einer Sechs bzw. Ungenügend für sehr schlecht Leistungen. Zu jedem Attribut, das in einem Arbeitszeugnis berücksichtigt werden muss, erhalten Sie ein Optionsfeld, in dem Sie die zutreffende Formulierung auswählen können. Sind alle Seiten angeklickt, wird automatisch ein Dokument in Microsoft Word erstellt. Sie können die Auswahl der Benotungsstufen in den Checkboxen jederzeit ändern. Selbstverständlich können Sie auch das fertige Dokument an Ihre eigenen Bedürfnisse anpassen und Ergänzungen vornehmen. 9

10 Komponenten von eservice personal Checklisten und Musterschreiben Zur Koordination und Dokumentation Ihrer Personalarbeit stehen Ihnen Checklisten und Musterschreiben zur Verfügung. Sie können diese Dokumente sowohl am Bildschirm als auch in ausgedruckter Form bearbeiten. Am Bildschirm sind die Kontrollkästen durch Mausklick mit einem Haken zu markieren. In den Kommentarzeilen kann wie gewohnt mit der Tastatur geschrieben werden. Achten Sie bitte darauf, dass Sie mit dem Cursor im entsprechenden Feld sind. Für den Fall, dass Sie bei einem Vorstellungsgespräch auf direkte Eingaben in den Rechner verzichten wollen, empfehlen wir Ihnen, die Checklisten leer auszudrucken und Ihre Notizen während des Gesprächs von Hand einzutragen. Die Musterschreiben dienen als Vorlage für die Korrespondenz mit Ihren Mitarbeitern. Sie können diese Word-Dokumente individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen. Die kursiven, unterstrichenen Textbestandteile müssen von Ihnen mit Ihren eigenen Mitarbeiterdaten gefüllt werden. Formulare In dieser Rubrik sind amtliche Formulare hinterlegt. 10

11 Krankenkassen Krankenkassen Lexware eservice personal liefert Ihnen die aktuellen Umlagesätze U1/U2 aller Krankenkassen, die Sie in Lohn+Gehalt eingerichtet haben. Durch Lexware eservice personal erhalten Sie: die Erstattungssätze für die Umlage U1, die die Krankenkasse anbietet (der Erstattungssatz U2 beträgt immer 100 %) die Beitragssätze für die Umlagen U1 und U2 die weiteren satzungsabhängigen Angaben zur Begrenzung der Erstattung und zur Erstattung der SV-Arbeitgeberanteile für die Umlagen U1 und U2 Aktualisierung der Umlagesätze Lexware eservice personal prüft regelmäßig automatisch, ob die Angaben zu den Umlagesätzen U1/U2 in Lohn+Gehalt noch aktuell sind. Die Prüfung erfolgt einmal täglich beim Start von Lohn+Gehalt. Hierzu muss eine Internetverbindung bestehen. Über das Menü Extras eservice personal Krankenkassendaten prüfen können Sie diese Prüfung auch jederzeit selbst aufrufen. Alle Änderungen, die Lexware eservice personal feststellt, werden Ihnen zur Übernahme in die Krankenkassenverwaltung von Lohn+Gehalt angeboten. Krankenkassen mit Änderungen werden in einem Dialog aufgeführt. Der Dialog wird automatisch geöffnet, wenn Lexware eservice personal Änderungen festgestellt hat. 11

12 Komponenten von eservice personal Die Krankenkassen mit Änderungen werden auf der linken Seite alphabetisch sortiert aufgelistet. Wenn Sie eine Krankenkasse markieren, dann werden die neuen Erstattungs- und Beitragssätze links angezeigt. Die Darstellung ist analog zur Krankenkassenverwaltung in Lohn+Gehalt. Um die Änderungen in die Krankenkassenverwaltung von Lohn+Gehalt zu übernehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche Alle übernehmen. neue Krankenkasse mit aktuellen Daten anlegen Sie können Lexware eservice personal auch beim Anlegen neuer Krankenkassen nutzen. Wenn Sie in Lohn+Gehalt eine neue Krankenkasse anlegen, dann fügt Lexware eservice personal automatisch die Umlagesätze U1 und U2 mit allen weiteren Angaben ein. Die Umlagesätze werden im Assistent zur Neuanlage der Krankenkasse angezeigt. 12

13 erstmalige Nutzung von Lexware eservice personal: Abweichungen in den Umlagesätzen Beim ersten Datenabgleich mit Lexware eservice personal können Abweichungen in den Umlagesätzen auftreten, die nicht automatisch behoben werden können. Solche Abweichungen können sein: in Lohn+Gehalt haben Sie einen Gültigkeitszeitraum eingegeben, der nach dem letzten Datum liegt, zu dem sich die Umlagesätze der Krankenkasse tatsächlich geändert haben in Lohn+Gehalt haben Sie eine Anzahl Erstattungssätze U1 eingepflegt, die abweicht von der Anzahl der Erstattungssätze, die die Krankenkasse tatsächlich anbietet in Lohn+Gehalt haben Sie die Erstattungssätze U1 nicht in aufsteigender Reihenfolge eingegeben. Krankenkassen Wenn Lexware eservice personal solche Abweichungen feststellt, dann werden die aktuellen Sätze der Krankenkasse zunächst nicht in die Krankenkassenverwaltung von Lohn+Gehalt übernommen. Lexware eservice personal zeigt Ihnen die Abweichungen in einem eigenen Dialog an. 13

14 Komponenten von eservice personal Die Abweichungen werden nach Krankenkasse alphabetisch sortiert aufgelistet. Zu jeder Krankenkasse können Sie sich die Abweichungen anzeigen lassen mit Klick auf das Plus-Symbol. In der linken Spalte stehen die Angaben aus der Krankenkassenverwaltung von Lohn+Gehalt. In der rechten Spalte stehen die aktuellen Daten der Krankenkasse aus Lexware eservice personal. Sie können die von Lexware eservice personal festgestellten Änderungen der Umlagesätze für eine einzelne Krankenkasse übernehmen oder für alle Krankenkassen auf einmal: Wenn Sie auf die Schaltfläche Alle übernehmen klicken, dann werden die Krankenkassendaten aller aufgelisteten Krankenkassen aktualisiert. Wenn Sie auf die Schaltfläche Übernehmen bei einer Krankenkasse klicken, dann werden nur die Daten dieser Krankenkasse aktualisiert. Nach der Übernahme sollten Sie in allen Firmen den Umlagesatz im Dialog Verwaltung Krankenkassenangaben aktuelle Firma prüfen. Abweichungen treten in der Regel nur beim ersten Datenabgleich mit Lexware eservice personal auf. 14

15 Index Index Abmahnungen 9 Arbeitsverträge 9 Arbeitszeugnisse 9 Auswahlliste 7, 8 Checklisten 10 Dokumente 8 Formulare 10 Kategorien 6 Krankenkassen 11 Abweichungen 13 neu anlegen 12 Umlagesätze aktualisieren 11 Kündigung 9 Musterschreiben 10 Nachrichten 6 Programmkomponenten 6 Registrierung 5 Termine 7 Terminverwaltung 7 Wiedervorlagefunktion 7 Zeugnisattribute 9 Zeugnissprache 9 Zusatzvereinbarungen 9 15

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