1.2 Sind auch Ihre Mitarbeiter viel unterwegs? Und haben Sie dadurch hohen Verwaltungsaufwand?

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1 Reisekostenabrechnung 1.1 Das Sprichwort sagt: Wenn einer eine Reise tut, dann kann er was erzählen. Die Praxis sagt: Wenn einer eine Reise tut, dann bringt er Tankbelege, Hotelrechnungen und viele weitere Zettel mit. 1.2 Sind auch Ihre Mitarbeiter viel unterwegs? Und haben Sie dadurch hohen Verwaltungsaufwand? Etwa durch Vorsortierung der Belege, Rückfragen an den Reisenden, Datenerfassung in unterschiedlichen Systemen zur Lohnabrechnung oder Finanzbuchführung und Recherche der aktuellen gesetzlichen Pauschalen? Demo Reisekostenabrechnung, Stand Seite 1 von 7

2 1.3 Mit den professionellen DATEV-Lösungen für die Erfassung und Abrechnung von Reisekosten sparen Sie viel Zeit und Kosten und sind zudem rechtlich immer auf der sicheren Seite. DATEV Reisekosten classic unterstützt den gesamten Prozess der Reisekostenabrechnung: 1.4 Von der Erstellung und Genehmigung eines Reiseantrages über die Erfassung und Prüfung von Reisedaten und Belegen bis hin zur Abrechnung und Auszahlung der Erstattungen. Ergänzend können Sie DATEV Reisekosten Vorerfassung nutzen, um Reisedaten unterwegs zu erfassen, wahlweise mit Notebook oder PDA. Wie zukünftig die Abrechnung der Dienstreisen bei Ihnen ablaufen könnte, zeigt folgendes Beispiel. Vorerfassung der Reisedaten 2.1 Außendienstmitarbeiter Max Muster plant eine zweiwöchige Dienstreise mit Besuch verschiedener Niederlassungen in Deutschland. Demo Reisekostenabrechnung, Stand Seite 2 von 7

3 2.2 Vor Reiseantritt stellt ihm die abrechnende Stelle seine Stammdaten aus Reisekosten classic zur Verfügung. Er übernimmt die Daten in das Programm Reisekosten Vorerfassung auf seinem Notebook. Hierdurch werden auch Daten wie individuelle Pauschalen und Belegarten hinterlegt. 2.3 Während der Reise muss Ihr Mitarbeiter nur noch die Reisezeiten, Fahrtstrecken und Belege pro Tag erfassen. Sehen Sie dies nun im Detail. 2.4 Im Erfassungsdialog können Sie schnell und einfach Reisen -inklusive der wichtigsten Angaben zu den Reisetagenerfassen und natürlich auch ändern. Demo Reisekostenabrechnung, Stand Seite 3 von 7

4 2.5 Über die Erfassung gelangen Sie auch direkt in die Belegerfassung, die bei fast jeder Reise zu erledigen ist. 2.6 Sie erfassen hier die zugehörigen Ausgaben wie z. B. für Benzin, Hotels und Telefon einfach über die vom Programm voreingestellten Belegarten mit automatischer Vorsteuerermittlung 2.7 wie bei öffentlichen Verkehrsmitteln im Nahverkehr. Hier wird mit der Auswahl der Belegart der gesetzlich gültige Vorsteuersatz berücksichtigt. Demo Reisekostenabrechnung, Stand Seite 4 von 7

5 2.8 Wieder im heimischen Betrieb, erstellt Herr Muster auf seinem Laptop eine vorläufige Übersicht der Reisekostenabrechnung. Er überprüft sie und schickt die verschlüsselte Datei per E- Mail an die abrechnende Stelle. Abrechnung der Reisen und Erstattung der Reisekosten 3.1 Die abrechnende Stelle übernimmt die Daten aus Reisekosten Vorerfassung in Reisekosten classic. Die Abrechung kann sofort starten. Eine erneute Eingabe der Daten ist nicht notwendig. Das spart Zeit und schließt mögliche Fehlerquellen aus. 3.2 Der besondere Vorteil des Programms ist, dass dort die Rahmenbedingungen für die unterschiedlichen Genehmigungsverfahren sowie die betriebsspezifischen Richtlinien hinterlegt werden können. Rechtliche Rahmenbedingungen, wie z. B. die 46-Tage- Regelung werden automatisch im Programm berücksichtigt. Demo Reisekostenabrechnung, Stand Seite 5 von 7

6 3.3 Nachdem Sie die Reisen importiert haben, finden Sie diese in der Übersicht unter Erfassung Hier können Sie die Reisen auf Richtigkeit und Vollständigkeit prüfen. 3.4 Wurden die Angaben korrekt erfasst, können die Reisen abgeschlossen und abgerechnet werden. 3.5 Nach Erstellung der Reisekostenabrechnung können Sie lohnrelevante Buchungen aus Reisekosten classic in Ihr DATEV- Lohnabrechnungsprogramm übergeben - wahlweise als Textdatei oder über die direkte Programmverbindung. Durch den Datenexport ist automatisch die Ausgabe des Verpflegungsmehraufwandes in der Lohnsteuerbescheinigung gewährleistet. Auch ein Export an die Finanzbuchführung oder den Zahlungsverkehr ist möglich. Dieser Ablauf erhöht die Sicherheit und erspart eine erneute Erfassung der Buchungen. Demo Reisekostenabrechnung, Stand Seite 6 von 7

7 3.6 Damit ist der Prozess der Reisekostenabrechnung abgeschlossen und der Reisende kann sich über eine zügige Erstattung seiner Kosten freuen. Da er seinen Dienstwagen auch privat nutzt, setzt Max Muster zusätzlich die zertifizierte Fahrtenbuchlösung von DATEV ein, um Dienstfahrten und private Fahrten aus steuerlichen Gründen genau trennen zu können. Zusammenfassung 4.1 Die DATEV-Lösungen für die Reisekostenabrechnung beenden die zeitraubende Zettelwirtschaft bei der Abrechnung von Dienstreisen. Nach einmaliger Erfassung der Daten startet ein durchgängiger Prozess, der eine zügige Abrechnung ermöglicht. So verringern Sie dauerhaft Ihre Kosten für die Verwaltung. Programmverbindungen zu anderen DATEV-Lösungen schaffen zusätzlich Synergien. 4.2 Gerade für Sie als Steuerberater eröffnen sich in diesem Feld zusätzliche Geschäftspotenziale. Denn auch Ihre Mandanten profitieren von einer professionellen Reisekostenabrechnung. Haben Sie in Ihrem Mandantenstamm beispielsweise Unternehmen mit vielen Mitarbeitern im Außendienst? Dann bieten Sie diesen an, die Reisekostenabrechnung zu übernehmen oder stellen Sie Ihnen die DATEV-Lösungen für den Einsatz im Unternehmen vor. So positionieren Sie sich als kompetenter Dienstleister auch über Finanzbuchführung oder die Lohnabrechnung hinaus. Demo Reisekostenabrechnung, Stand Seite 7 von 7

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