Sage One. Die ersten Mitarbeiter. Von der Begrüßung bis zur Anmeldung was ist zu tun? Ratgeber für Start-Ups

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1 Sage One Die ersten Mitarbeiter Von der Begrüßung bis zur Anmeldung was ist zu tun? Ratgeber für Start-Ups

2 Die ersten Mitarbeiter! Von der Begrüßung bis zur Anmeldung, was ist zu tun? Nach einer erfolgreichen Gründung kommen Start-Ups mehr oder weniger schnell an den Punkt, an dem die Entrepreneure Unterstützung benötigen. Das Einstellen der ersten Mitarbeiter ist sicherlich einer der wichtigsten Meilensteine eines Start-Ups und für die Gründer eine spannende, aber auch hochkomplexe Aufgabe. Geeignete Mitarbeiter zu finden ist insbesondere für Start-Ups nicht immer ein Vergnügen. Und auch danach ist einiges an Regularien, insbesondere rechtlicher Art, zu beachten. Damit Sie dennoch von Anfang an durchstarten können und schnell passende Mitarbeiter finden, haben wir die wichtigsten Informationen in diesem E-Book für Sie zusammengefasst. Was Sie wissen sollten: Wie finde ich passende Mitarbeiter?... 2 Was muss beim Vorstellungsgespräch beachtet werden?... 3 Wie repräsentiere ich mein Unternehmen richtig?... 4 Was ist beim Arbeitsvertrag zu beachten?... 5 Welche Unterlagen müssen bei der Anmeldung vorhanden sein?... 6 Wie melde ich meine Mitarbeiter richtig an?... 7 Über Sage / Impressum Sage One Die ersten Mitarbeiter

3 Wie finde ich passende Mitarbeiter? Start-Ups haben es nicht leicht, geeignete Mitarbeiter zu finden. Aus Sicht der Unternehmer ist nicht klar, wie sich die Firma entwickeln wird, welche genauen Aufgaben der zukünftige Mitarbeiter übernehmen soll oder wie das Tagesgeschäft strukturiert wird. Die Perspektiven, die einem Bewerber geboten werden sind eher unpräzise und offen gehalten, inklusive des Risikos, dass aus dem Geschäftsmodell vielleicht doch nichts wird. Oft wollen Gründer gleichermaßen charakterlich passende Mitarbeiter finden, was nicht nur die Atmosphäre sondern auch Arbeitskraft in kleinen und wachsenden Teams stark beeinflusst. Gerade die Offenheit und Flexibilität der frisch gegründeten Firma können potentielle Mitarbeiter aber auch reizen. Ja, wir erwarten hohes Engagement und Eigeninitiative, aber es gibt auch großen Gestaltungsspielraum und Mitbestimmungsmöglichkeiten. Mit solchen Sprachregelungen fahren viele Start-Ups. Wie Sie Ihre Zielgruppe auf sich aufmerksam machen, hängt unter anderem auch davon ab, welches Bewerberklientel Sie gerne ansprechen möchten. Für jede Klientel gibt es verschiedene Online-Stellenbörsen, beispielsweise für Studierende (jobmensa), Absolventen und Young Professionals (karista) oder Berufserfahrene (experteer), dazu dann auch einige allgemeine Portale (stepstone, monster). In der Regel sind diese Plattformen aber für Sie kostenpflichtig. Darüber hinaus gibt es inzwischen eine ganze Reihe von effizienten, kostenlosen Jobbörsen, die sich auf bestimmte Nischen (Blogger, Journalisten, SEO-Spezialisten, Grafiker usw.) spezialisiert haben. Alternativen nutzen Erkundigen Sie sich nach dem Career Service der Hochschulen in Ihrer Umgebung. Oftmals bieten diese oder die einzelnen Fakultäten besondere Portale für Ihre Studierenden und Absolventen an, deren Nutzung für Unternehmen kostenfrei ist. Ebenso sind die Angebote der Agentur für Arbeit sowie deren Jobportale kostenfrei. Multi Channel Recruiting Recruiting sollte immer auf allen Kanälen betrieben werden. Eine Zeitungsanzeige trifft heute oftmals nicht den Nerv der Zeit und ist zudem sehr teuer fragen Sie sich deshalb genau, wo Ihre Zielgruppe steckt und welche Medien sie nutzt. Mundpropaganda und Vitamin B sind gerade wenn es um die Jobsuche geht wichtige Handwerkszeuge. Auch Sie als Personaler sollten sich das zunutze machen. Als Start-Up mit einer innovativen Geschäftsidee können Sie leicht Regionalzeitungen auf sich aufmerksam machen. Nutzen Sie jede Chance, bei der Ihr Unternehmen in der Öffentlichkeit steht, um Ihre Vakanzen öffentlich zu machen. Auch Social-Media-Kanäle wie Xing und Facebook spielen bei der Personalsuche eine immer wichtigere Rolle. 2 Sage One Die ersten Mitarbeiter

4 Was muss beim Vorstellungsgespräch beachtet werden? Die Bewerbungssituation bei Start-Ups ist für beide Seiten gleichermaßen unbekannt. Klare Perspektivaussichten können nur auf Basis von Spekulationen gegeben werden. Viele Bewerber sind dennoch gerade davon angetan: mitwirken, mitgestalten, am Erfolg teilhaben; damit motivieren sich Start-Up-Bewerber. Diese sind in der Regel weniger sicherheitsorientiert als Bewerber in etablierten Unternehmen. Start-Ups suchen flexible Mitarbeiter - offen, teamfähig und eigenständig zu gleich. Werden Sie sich schon vor dem Bewerbungsgespräch bewusst, welche Incentives Sie bieten können und wie die Arbeit im Team aussehen soll. Auch sollten Sie sich klare Gedanken über die Gehälter gemacht haben, bevor Sie in die Gehaltsverhandlungen treten. Ein Start-Up kann auch große Chancen bieten: Bewerber bei großen Unternehmen und Konzernen müssen oftmals mit den Hard Facts Ihres Lebenslaufes glänzen: Schulnoten, Abschlüsse, Auslandsaufenthalte, Auszeichnungen. Danach wird gemessen und ausgewählt, die meisten Bewerbungen schon in der Vorauswahl aussortiert. Anschließend geht es oft mit einem Assessment Center Test weiter, an dem immer noch viele große Talente scheitern. Bei Start-Ups läuft die Sache anders, Talent und Können stehen klar im Vordergrund und die Chance auf ein persönliches Gespräch ist in einem kleinen Unternehmen ohnehin größer. Als Personaler sollten Sie die Möglichkeit nutzen Ihre Bewerber persönlich kennen zu lernen, um sie auf Herz und Nieren zu prüfen und einen ersten Eindruck jenseits von Online-Bewerbungen und Zeugnissen zu bekommen. Offenheit zeigt ein Stück Unternehmenskultur Seien Sie Ihren Bewerbern gegenüber so offen wie möglich, was Ihre Erwartungen, die Aussichten im Unternehmen und die künftige Arbeit angeht. Das kann auch bedeuten, eine Frage des Bewerbers nicht klar beantworten zu können. Vieles bleibt einfach von der Entwicklung des Unternehmens abhängig. Jenseits aller Tipps und Tricks lässt sich hier nur sagen: Leben Sie den Geist Ihres Unternehmens von Anfang an! Das ist der beste Eindruck, den Sie hinterlassen können. 3 Sage One Die ersten Mitarbeiter

5 Wie repräsentiere ich mein Unternehmen richtig? Als Start-Up nicht chronisch knapp bei Kasse sein, das ist der Wunsch aller Gründer. Doch die Realität sieht oft anders aus. Ideen und Innovation gibt es jede Menge, doch an Geld fehlt es. Da bleibt nicht viel übrig für PR und Marketing. Gerade in den ersten Monaten ist die Corporate Identity oder das Logo vielleicht noch nicht fertig oder ausgereift. Genauso steht es um all die anderen Möglichkeiten des Unternehmens, sich zu präsentieren. Die Webseite noch im Aufbau, auf der Facebook-Fanpage nichts als ein paar Fotos. Wie soll ein Außenstehender das richtige Feeling vom Spirit des Unternehmens ergreifen? Dem Begriff Start-Up ist es eigen, dass Vieles noch im Aufbau ist. Dies wissen Kunden, Partner und Bewerber gleichermaßen. Viel wichtiger ist es, sich darüber im Klaren zu sein, dass es die Gründerpersönlichkeit ist, die das Unternehmen trägt und nach außen hin präsentiert zumindest solange das Unternehmen noch nicht für sich selbst auftreten kann. Ihre Kompetenz macht Kunden zufrieden und Ihre Innovation motiviert die Mitarbeiter immer wieder aufs Neue. Firmenkultur zu leben heißt auch vorzuleben. Haben Sie Vertrauen in Ihre Idee, es wird sich auszahlen. Bekanntwerden ohne Geld Darüber hinaus ist Zero Budget Marketing in der Gründerszene ein neues Modewort geworden. Die Präsentation in der Öffentlichkeit lässt sich allerdings auch mit wenigen Mitteln bewerkstelligen. Die Idee dahinter: Das Marketing sollte erst dann Geld kosten, wenn durch die Marketingaktionen ein deutliches Einkommen erzielt wird. Klingt paradox? In erster Linie verbietet Zero Budget Marketing alle ressourcenfressenden Kanäle wie traditionelle Display-Werbung und sonstige Anzeigen (Geld), langwierige Vorstellungen und Gespräche (Zeit) oder Mailing-Listen (Aufwand) Ausnahmen gelten nur dann, wenn ein direkter Erfolg absehbar wäre, dann zum Beispiel, wenn Sie eingeladen sind auf einer wichtigen Konferenz vor potentiellen Kunden zu sprechen. Oberstes Motto ist Do it yourself. Viel wichtiger ist es stattdessen eine Community rund um das ihren Tätigkeitsbereich aufzubauen: verkaufen, rekrutieren, wachsen. Wen brauchen Sie dafür? Kunden, Mitarbeiter, Förderer. Vitamin B ist immer noch das wichtigste Mittel in der Business-Welt. 4 Sage One Die ersten Mitarbeiter

6 Was ist beim Arbeitsvertrag zu beachten? Wie für (fast) alles, gibt es auch im Internet unzählige Vorlagen, die sich anpassen und verwenden lassen. In jedem Fall sollten Sie prüfen, ob Ihre Vorlage die wichtigsten Punkte enthält und dort klar und präzise formuliert ist. Den Vertrag selbst formulieren ist eine Aufgabe für Juristen und deshalb für Gründer ohne juristische Hintergrund nicht ratsam. Vertragsarten Wichtig ist zunächst, wie Ihre künftigen Mitarbeiter bei Ihnen angestellt werden, das heißt als Werkstudent, Praktikant, Minijob oder sozialversicherungspflichtig in Voll- und Teilzeit. Danach richtet sich der Vertrag, denn es handelt sich um jeweils unterschiedliche Beschäftigungsverhältnisse, mit unterschiedlichen Kosten und Einsparungen für beide Parteien. Zudem ist es möglich, dass Sie mit Freelancern zusammenarbeiten, also Freiberuflern, die Ihnen dann formal eine Rechnung stellen. Trotz all des Aufwandes, der die Ausarbeitung der Verträge macht, sollten Sie niemals auf eine schriftliche Fixierung der Arbeitsverträge verzichten. Grundsätzlich sind auch mündliche Verträge gültig - zur Sicherheit beider Parteien und um Missverständnissen vorzubeugen ist ein schriftlicher Vertrag jedoch die einzige Alternative. Wenn Sie auf Nummer Sicher gehen, wollen lohnt es sich, die Verträge von einem Rechtsanwalt prüfen und gegebenenfalls ergänzen zu lassen. Vielleicht können Sie über die Gründerberatung in Ihrer Region einen guten Kontakt herstellen. Sollten Sie sich für einen Vordruck aus dem Internet entscheiden, ist in jedem Fall zu prüfen, ob der Vertrag präzise formuliert ist und keine Zweideutigkeiten zulässt. Die Namen und Anschriften beider Parteien werden zu Beginn genannt. Folgende Themen sollten dann behandelt werden: Beginn des Arbeitsverhältnis Eventuelles Ende/Befristung Arbeitsort, evtl. mit Hinweis auf die Beschäftigung an mehreren Orten Tätigkeitsbeschreibung Gehalt sowie dessen Zusammensetzung Urlaubsregelung und Handhabung im Krankheitsfall (Hinweis auf Entgeltfortzahlungsgesetz) Kündigungsfristen und eventuelle Vereinbarung einer Probezeit Hinweise auf zusätzliche Dienstvereinbarungen, Wettbewerbsverbote, Schweigepflichten u.ä. 5 Sage One Die ersten Mitarbeiter

7 Welche Unterlagen müssen bei der Anmeldung vorhanden sein? Haben Sie die ersten Hürden überwunden und geeignete Mitarbeiter gefunden, kann man Ihnen nur gratulieren. Jetzt kommt der Papierkram. Ist der Vertrag einmal unterschrieben müssen Sie Ihre Mitarbeiter korrekt anmelden und benötigen von diesen folgende Informationen: Steueridentifikationsnummer Sozialversicherungsausweis Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse Bei Nicht-Deutschen Mitarbeitern oder Nicht-EU Bürgern zudem eine Arbeitsgenehmigung Bei schwerbehinderten Arbeitnehmern einen entsprechenden Nachweis Unterlagen zu den Vermögenswirksamen Leistungen (VL) falls gewünscht 6 Sage One Die ersten Mitarbeiter

8 Wie melde ich meine Mitarbeiter richtig an? Es ist Aufgabe des Unternehmens den Mitarbeiter anzumelden und dem Finanzamt die notwendigen Informationen zu übermitteln. Sie erhalten im Gegenzug die elektronischen Lohnsteuermerkmale, die für die Abrechnung notwendig sind. Dieses Verfahren nennt sich ELStAM und wird über gängige Lohnabrechnungssoftware oder die Software ELSTER Ihres Finanzamtes unterstützt. Bei der Anmeldung müssen Sie das Geburtsdatum und die Steueridentifikationsnummer Ihres Mitarbeiters angeben und mitteilen, ob es sich um ein Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis handelt. Minijobs sind nicht sozialversicherungspflichtig, die Abgaben werden hier pauschal geleistet. Minijobber werden deshalb bei der Minijob-Zentrale (Knappschaft) und nicht beim Finanzamt angemeldet. Kümmern Sie selbst sich um Anmeldung und Lohnabrechnung müssen Sie auch das dem Finanzamt mitteilen und Ihren Betrieb anmelden. Haben Sie Ihren Steuerberater damit beauftragt, ist dies nicht notwendig. Neben dem Finanzamt will auch die Krankenkasse Ihres Arbeitnehmers von Ihnen hören. Die Krankenkassen geben die Informationen dann zwecks Anmeldung in der Sozialversicherung weiter. Um diese Anmeldung durchzuführen ist eine Betriebsnummer anzugeben, die Sie bei der Bundesagentur für Arbeit einmalig für Ihr Unternehmen beantragen müssen. Am besten gleich anmelden. Für die Anmeldung neuer Mitarbeiter gelten enge Fristen, teilweise sind diese abhängig von Ihrer Branche. Informieren Sie sich im Zweifelsfall bei Ihrem Finanzamt oder der zuständigen Krankenkasse. Oder kümmern Sie sich sofort darum. Und dann steht einer guten Zusammenarbeit mit ihren new hires nichts mehr im Wege! Die ersten Mitarbeiter einzustellen ist eine der aufregendsten Zeiten im StartUp Geschehen. Gleichzeitig gibt es jede Menge zu beachten und guter Rat ist teuer. Um auch rechtlich abgesichert zu sein, sollten Sie Details im Zweifelsfall mit einem Experten klären. In vielen Regionen existieren Gründerberatungen und Gründerstammtische, wo Sie sich informieren und austauschen können. Nutzen Sie die Gelegenheit hier können Sie wichtige Tipps und Tricks genauso wie gute Kontakte sammeln. Viel Erfolg mit Ihren neuen Mitarbeitern wünscht Ihnen Ihr Sage One Team 7 Sage One Die ersten Mitarbeiter

9 Das Unternehmen Sage Sage One ist eine Anwendung des weltweit agierenden Unternehmens Sage, welches mit mehr als 6 Millionen Kunden weltweit einer der größten Anbieter von betriebswirtschaftlicher Software und Services ist. Mit über 25 Jahren Erfahrung, Kunden und mehr als Fachhändlern ist Sage zugleich einer der Marktführer für betriebswirtschaftliche Software und Services im deutschen Mittelstand. Sage Lösungen sind speziell für die Bedürfnisse lokaler Märkte entwickelt. Sie helfen unseren Kunden -vom Kleinunternehmen bis hin zum gehobenen Mittelstand-, ihr Geschäft erfolgreicher zu führen. Unser Portfolio umfasst Lösungen für die Bereiche Warenwirtschaft und Produktion, Finanzbuchhaltung, Geschäftsanalyse, Personalwirtschaft und Kundenmanagement bis hin zu Spezial- und Branchenlösungen. Ein ausgezeichneter Service rundet das Angebot ab. Im Vergleich zum Wettbewerb punktet Sage durch seine große Nähe zum Kunden und seine ausgezeichnete Servicequalität. Gleichzeitig steht das Unternehmen für wirtschaftliche Stabilität und Sicherheit. Einzigartig im Markt ist zudem die angebotene Fülle an Produkten und hoch integrierten Lösungen, die Unternehmen zahlreiche Wachstumspfade bieten. Impressum Sage Software GmbH Emil-von-Behring-Str Frankfurt am Main Tel.: Fax.: sageone@sage.de , Sage Software GmbH, Frankfurt am Main. Alle Rechte vorbehalten. 8 Sage One Die ersten Mitarbeiter

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