Mobile Arbeitszeiterfassung und Controlling per Handy und Internet

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1 Software as a Service virtic GmbH Rheinlanddamm Dortmund (Deutschland) Tel.: Fax: info@virtic.com virtic Datenerfassung GmbH Grazer Straße St. Radegund/Graz (Österreich) Tel.: Fax: info@virtic.at Mobile Arbeitszeiterfassung und Controlling per Handy und Internet 1

2 virtic. Führend in der mobilen webbasierten Arbeitszeiterfassung virtic ist heute europaweit führend bei Dienstleistungen zur mobilen Erfassung von Daten zu Arbeitszeiten, Tätigkeiten und Einsatzorten sowie deren Aufbereitung für die Lohnbuchhaltung, das Controlling und die Disposition. Mobiles Controlling schafft Vertrauen So wenig Technik wie möglich: Software as a Service Mit diesem Angebot von Dienstleistungen über das Internet auch Software as a Service (SaaS) genannt bieten wir Ihnen einen Einstieg in das mobile Controlling ohne teure Investitionskosten in eine IT-Infrastruktur mit komplizierter Software. Um von unserem virtic- System zu profitieren, brauchen Sie lediglich Handys für Ihre Mitarbeiter und Internetzugänge für die PCs in Ihrem Unternehmen. Alle anderen Dienste laufen auf den virtic-servern. Dafür zahlen Sie monatliche Gebühren, in denen alle bestellten Leistungen enthalten sind. Und das ist wesentlich kostengünstiger, als Sie denken. Sie müssen sich keine Gedanken über teure Administratoren, kostspielige Updates oder lästige Kundendiensteinsätze machen, alle Updates erfolgen auf den virtic-servern durch uns ohne Zeit- und Personalaufwand für Sie. Top-Qualität für Ihren Erfolg Die führende Rolle der mittlerweile europaweit agierenden virtic GmbH basiert auf zwei entscheidenden Gründen. Beide Firmengründer und heutige Geschäftsführer kennen die Anforderungen unserer Kunden aus eigener jahrelanger : Bernd Wolff, gelernter Elektromeister, führte als Inhaber mehrere Fachbetriebe für Elektrotechnik; Maschinenbauingenieur Michael Stausberg war als Spezialist für das Controlling von Unternehmensprozessen deutschlandweit beratend tätig. Dazu verfügen wir über ein Team von Entwicklern, das ausschließlich aus erfahrenen Top-Spezialisten besteht. Maßgeschneiderte Branchenlösungen Unsere Mitarbeiter der Dortmunder Unternehmenszentrale sowie der österreichischen Schwesterfirma in St. Radegund / Graz realisieren für Sie maßgeschneiderte Branchenlösungen ob kleiner Handwerksbetrieb, mittelständisches Unternehmen oder Großkonzern für folgende Branchen und Tätigkeitsfelder: Bau Handwerk Instandhaltung Industrie Logistik Bahnunternehmen Gebäudemanagement Inhalt Ob Baustelle, Service oder Montage Erfolg, Steuerung und Liquidität hängen von der korrekten Arbeitszeiterfassung durch Ihre Wer wir sind 2 Mitarbeiter und von der schnellen Aufbereitung der Daten ab virtic-systemlösung virtic-leistungskette Projektcontrolling Wir alle wissen: Vertrauen ist gut, Controlling ist besser. Vertrauen Sie deshalb auf virtic. Dem europaweit führenden mobilen Arbeitszeiterfassungs-, Controlling- und Ortungssystem. Exakt und modular angepasst an Ihre Unternehmensprozesse. Vergessen Sie Stundenzettel. Enttarnen Sie Unregelmäßigkeiten. Bernd Wolff Geschäftsführender Gesellschafter Effiziente Begleitkalkulation Mit virtic erhalten Projektleiter und Geschäfts führer ein wirksames Hilfsmittel für eine effiziente und tages aktuelle Begleitkalkulation. Aufwendige und dennoch unscharfe Nachkalkulationen gehören der Vergangenheit an. 12 Ortung Setzen Sie auf den Technologieführer für Dienstleistungen zur Abrechnungsgerechtigkeit Leistungsoptimierung mobilen Datenerfassung von Arbeitszeiten, Tätigkeiten und der Einsatzortung sowie deren Aufbereitung für die Lohnbuch haltung, das Controlling und die Disposition. Nutzen Sie die erfahrung erfolgreicher Unternehmen, die mit virtic ihren Unternehmens erfolg nachhaltig gesteigert haben. Und: Zahlen Sie nur die Gebühr für eine individuell auf Ihr Unternehmen abgestimmte Software- Michael Stausberg Geschäftsführender Gesellschafter Ungenutzte Ressourcen heben In Verwaltungs- und Kommunikations prozessen schlummern nach wie vor große Ressourcen. Mit virtic können diese Ressourcen wirtschaftlich gehoben werden. nutzung. Ergebnis: kein Kauf kein Risiko. 2 3

3 Eine Systemlösung, die Vertrauen schafft und Ergebnisse sichert Immer die richtigen Daten virtic ist eine webbasierte, aus sechs Modulen bestehende Lösung für die mobile Daten erfassung und -verarbeitung. Diese erfolgt über einen Dialog, der von unseren virtic-servern gesteuert wird. Das Dialogprofil wird innerhalb der Module präzise auf die Anforderungen, Tätigkeiten und Prozesse Ihres Unternehmens angepasst. So werden ausschließlich die Daten erfasst, die Sie benötigen. Das garantiert Ihnen höchste Datenqualität für die weitere Verarbeitung und Auswertung. 100 % webbasierte Lösung Die virtic-lösung wurde von Beginn an 100 % webbasiert entwickelt. Die Vorteile überzeugen: Es sind keine lokalen Server-/Client-Installationen notwendig. Die Nutzung von virtic erfolgt ausschließlich über jeden beliebigen Internetbrowser. Das spart Software-Updates, Arbeitsplatzlizenzen und aufwendige Nachinstallationen. Aktualisierungen und Anpassungen an Ihre Prozesse sind sofort ohne Mehrkosten und zusätzlichen Administrationsaufwand verfügbar. Cockpit Ihre Dispositions- und Kommunikationszentrale Gestartet im Internetbrowser, gibt Ihnen das Cockpit einen minutenaktuellen Überblick über die Tätigkeiten und Aufenthaltsorte aller Mitarbeiter. Anwesende und abwesende Mitarbeiter werden farblich unterschieden, Urlaub und Krankmeldungen durch Symbole angezeigt. Weitere Vorteile: Ihre Disponenten können über das Cockpit eine manuelle Handyortung starten, um z. B. bei einem Störungsfall denjenigen Mitarbeiter zu finden, der sich in kürzester Entfernung zum geplanten Einsatzort befindet. Über integrierte - und SMS-Tools können weitere Informationen ausgetauscht werden. Mobile Zeiterfassung flexibel einsetzbar Herzstück des virtic-systems ist die mobile Zeiterfassung, die in der Regel über einfache Handys, Blackberrys oder NFC-Handys erfolgt. Alternativ dazu können Ihre Mitarbeiter im Innendienst oder in Werkstätten auch PC, Laptop oder einen Terminal nutzen. Zusätzliche Programminstallationen sind dabei nicht notwendig, da die Buchung über den Internetbrowser läuft. Datenschutzkonforme Ortung vielseitig nutzbar Die von virtic eingesetzten Ortungstechnologien GSM- und GPS-Ortung vereinfachen die Disposition Ihrer Mitarbeiter, Fahrzeuge und Maschinen wesentlich. Sie können aber auch zur Verifizierung von Arbeitszeiten und -orten genutzt werden. Die Ortung wird entweder automatisch durch eine Buchung des Handynutzers ausgelöst oder manuell durch einen Ihrer hierzu autorisierten Mitarbeiter wie z. B. den Disponenten. Auswertungen präziser kalkulieren und abrechnen virtic bietet eine Fülle von unterschiedlich aufbereiteten Auswertungen speziell für Geschäftsführung, Projektleiter und Buchhalter. Und wenn Sie darüber hinaus noch weitere Auswertungen vornehmen wollen, ist ein Export Ihrer Daten in Excel oder andere Anwendungen kein Problem. Systemlösung 4 Systemlösung 5

4 virtic die Leistungs kette auf einen Blick Datenimport Disposition Mobile Zeiterfassung Datenschutzkonforme Ortung Auswertung Datenexport Import von Personalstammdaten Disposition von Mitarbeitern Erfassung von Arbeitszeiten Automatisierte Ortung Vorkontierung für Lohnabrechnung Lohnabrechnungssoftware Import von Baustellen- und Projektstammdaten Disposition von Maschinen Erfassung von Fahrzeugdaten Manuelle Ortung Verwaltung von Arbeitszeitkonten Controllingsoftware für Import von Terminen und Aufträgen Disposition von Arbeitsmitteln Erfassung von Maschinendaten Reisekostenabrechnung Begleit- und Nachkalkulation Import von Arbeitsmitteln und Maschinen Erfassung von Teams und Kolonnen Projektcontrolling und Kostenrechnung Übergabe in das System Erfassung von Baustellen- und Projektdaten Kostenrechnung für Maschinen und Fahrzeuge des Steuerberaters Vorbereitung der Fakturierung Fakturierungssoftware Erfassungsmittel Methoden Sonstige Software Handy, iphone und Blackberry NFC-Handy PC und Notebook Terminal Zellortung von Handys GPS-Ortung von Handys GPS-Ortung von Fahrzeugen und Maschinen Leistungskette 6/7 Leistungskette 8/9

5 Fit für den Wettbewerb durch Projektcontrolling in Sofortzeit Als Unternehmer können Sie heute nur bestehen, wenn Sie Kosten und Ressourcen genauestens im Blick haben: bei den Projekten vor Ort wie auch bei den Verwaltungsabläufen. Und das am besten mit tagesaktuellen Daten zentral abrufbar in Sofortzeit. Alle diese Anforderungen erfüllt virtic perfekt. Sie werden begeistert sein, wie einfach, schnell und kostengünstig sich virtic in Ihre Betriebsroutine integrieren lässt. Optimale Projektsteuerung und -kontrolle virtic ist das perfekte Instrument für die Steuerung und Kontrolle von Projekten, die von mobilen Arbeitskräften wie z. B. Bauarbeitern, Installateuren oder Servicetechnikern durchgeführt werden. Dank seines modularen Aufbaus lässt sich virtic für die unterschiedlichsten Anforderungen und Aufträge Ihres Unternehmens maßgeschneidert konfigurieren. Schnell und präzise: Handy statt Stundenzettel Zentrales Modul des virtic-systems ist die mobile Erfassung der Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter per Handy. Und das ist denkbar einfach: Auf Knopfdruck werden An- und Abfahrtszeiten, Arbeitsbeginn und -ende vor Ort sowie Pausen vom Mitarbeiter mit dem Handy online auf einen der virtic-server übertragen. Diese Daten können Sie über einen internetfähigen PC sofort für verschiedenste Anwendungen und Auswertungen nutzen. Die Vorteile sind enorm: Sie sehen auf einen Blick, welcher Mitarbeiter seit wann wo auf welchem Projekt arbeitet inklusive minuten genauer Arbeitszeitaufzeichnungen. Per Hand ausgefüllte, ungenaue Stundenzettel sind damit passé. Das Ergebnis: ein optimiertes Projektcontrolling mit einem Höchstmaß an Abrech nungs gerechtigkeit. virtic-optionen, die sich rechnen Verifizierung der Arbeitszeitbuchungen durch automatisierte Handyortung (Option) Optimierte Mitarbeiter- und Ressourcenplanung und -steuerung Datenaustausch mit allen betrieblichen Abrechnungssystemen Individuelle Projektauswertungen und Reports Tagesaktuelle Budgetüberwachung Schnelle Begleit- und Nachkalkulation, Rechnungsstellung und Lohnbuchhaltung Verbesserte Planungs- und Kalkulationsgrundlagen für Folgeprojekte Schnelles Reagieren auf Kundenanfragen Höhere Kundenzufriedenheit durch transparente Projektdokumentation Integration weiterer Systeme: GPS-Verfolgung von Fahrzeugen und Baumaschinen Integration des Digitalstifts zur Online-Erfassung von Papierformularen Schnelle Amortisierung Das menügesteuerte Arbeiten mit virtic ist kinderleicht, aufwendige Schulungen entfallen: Ihre Mitarbeiter können sofort mit der Datenerfassung starten. Das bringt für Ihr Unternehmen in kürzester Zeit die gewünschte Kostenersparnis. In der Regel amortisiert sich virtic schon nach nur acht Wochen. Projektcontrolling 10 Projektcontrolling 11

6 Datenschutzkonforme Ortung effizient und sicher virtic bietet unterschiedliche Ortungstechnologien an, mit denen die präzise Arbeitszeiterfassung und eine effiziente Einsatz planung unterstützt werden. Mit Hilfe automatisierter Ortungen wird sichergestellt, dass Arbeitszeitbuchungen nur am Arbeits ort, beispielsweise auf der Baustelle, vorge nommen werden. Manu elle Ortungen helfen dem Disponenten, seine Mannschaft und die Fahrzeuge wirtschaftlich einzuteilen. Bei alldem steht der Datenschutz im Vordergrund: virtic hat umfangreiche technische Sicherungen in seine Dienstleistungen integriert, die einen Missbrauch, z. B. eine Ortung außerhalb der Arbeitszeit, ausschließen. So behalten die Mitarbeiter jederzeit die Kontrolle über ihre Daten und Privatsphäre. Garantierte Abrechnungs gerechtigkeit Papier ist sehr geduldig vor allem Stundenzettel. Da können sich schon kleine Ungenauigkeiten von wenigen Minuten zu Abweichungen von mehreren Stunden pro Mitarbeiter und Monat summieren. Mit virtic machen Sie Schluss mit dieser kreativen Stundenzettelführung und sorgen dafür, dass jeder Mitarbeiter gemäß seiner tatsächlichen Arbeitszeit auf den Cent genau gerecht entlohnt wird. Deshalb werden Ihre Mitarbeiter virtic gerne als faire Lösung annehmen, mit der ihre persönlichen Arbeits leis tungen transparent und fehlerlos dokumentiert werden. Und das kann jeder Mitarbeiter per passwort geschütztem persönlichen Onlinezugang zu seinem Arbeitszeitkonto jederzeit kontrol lieren. Perfekte Grundlage für Leistungslohn Mit virtic erfassen Sie alle notwendigen Daten, um verschiedenste Leistungslohnmodelle in Ihrem Unternehmen umzusetzen. Das Ergebnis: optimale Motivation der Mitarbeiter, effiziente Projekt abwicklung, hohe Kundenzufriedenheit und wirklich leistungs gerechte Bezahlung. Automatisch Reisekosten, Spesen und Auslösungsvergütung generieren Auch das wird Ihre Buchhaltung erfreuen: Die komplette Abrechnung von Reisekosten, Spesen und Auslösung erledigt virtic vollautomatisch anhand der erfassten Arbeitszeitdaten. Und mit einem Mausklick erhält Ihr Mitarbeiter einen abgabefertigen Ausdruck für seinen Steuerberater oder das Finanzamt. Ortung 12 Abrechnungsgerechtigkeit 13

7 Augenblicke der Wahrheit. Der virtic-beitrag: Leistungsoptimierung in den Schlüsselbereichen Ihres Unternehmens Vorteile für Projektleiter Vorteile für Lohnbuchhalter Vorteile für Unternehmer Vorteile für Mitarbeiter Vorteile für Disponenten virtic sorgt dafür, dass Ihre Unternehmensprozesse mit einem Höchstmaß an Verlässlichkeit, Flexibilität und Transparenz ablaufen. Davon profitieren Sie als Inhaber ebenso wie Ihre Projektleiter, Lohnbuchhalter, Disponenten sowie alle weiteren Mitarbeiter im Außen- und Innendienst, z. B. durch eine gesicherte Abrechnungsgerechtigkeit. Beschleunigung des Projektcontrollings Aktuelle Personal- und Materialkosten sind die zentralen Kennzahlen für ein erfolgreiches Projektcontrolling. Mit virtic hat der Projektleiter jederzeit Zugriff auf eine Reihe von tagesaktuellen Informationen, die er für die Projektsteuerung benötigt, z. B.: Arbeitsstunden: Summe der Stunden aller Mitarbeiter auf jedem Projekt Aufschlüsselung der Arbeitsstunden: Ausgabe der Rüstzeitanteile, Fahrzeitanteile, Anteile für sonstige Tätigkeiten usw. Kalkulatorische Personalkosten: Summe der kalkulatorischen Personalkosten, berechnet auf Basis der gebuchten Arbeitsstunden und der Personalstundensätze Kalkulatorische Fahrzeugkosten: Summe der kalkulatorischen Fahrzeugkosten, berechnet auf Basis der automatisch ermittelten Entfernung und der Fahrzeugkostensätze Reisekosten: Summe der auf die Baustelle zu buchenden Reisekosten, Spesen, Auslösen etc., automatisch berechnet auf Basis der Arbeitszeitbuchungen, der Baustellenorte, der Reisezeiten etc. Kein aufwendiger Papierkrieg Lohnabrechnungen erst am Ende eines Monats? Mit einem aufwendigen Übertrag der Daten vom Stundenzettel in die Buchhaltungssoftware? Nicht mit virtic. Die Lohnbuchhaltung kann jederzeit auf die digital gespeicherten mobilen Arbeitszeitbuchungen Ihrer Mitarbeiter zugreifen. Die Daten werden automatisch so aufbereitet, dass alle betrieblichen Arbeitszeitregelungen einschließlich der Reisekostenabrechnungen Ihres Unternehmens berücksichtigt werden: Überstundenregeln Vereinbarungen über Arbeitszeitkonten Zuschläge und Zulagen Fehlzeitenverwaltung Reisekosten, Spesen, Auslösen Schlechtwetter Schnittstellen Neben einer Vielzahl von Schnitt stellen für alle gängigen Branchensoftwareprodukte bieten wir Standardschnittstellen an, die es erlauben, Daten in jede beliebige IT-Umgebung zu übernehmen. Bares Geld sparen Marktposition stärken Mit dem Einsatz von virtic haben Sie die Möglichkeit, bisher nicht genutzte Kosteneinsparungs- und Optimierungspotenziale in allen Schlüsselbereichen Ihres Unternehmens bestmöglich auszuschöpfen: Außen- und Innendienst Lohnbuchhaltung Projektmanagement Disposition Fakturierung Höhere Kundenzufriedenheit durch transparente Projektdokumentation Mit anderen Worten: Unter dem Strich sparen Sie bares Geld und verbessern dabei gleichzeitig noch deutlich die Produktivität Ihres Unternehmens und damit auch Ihre Wettbewerbsfähigkeit. Kontrolle über alle Buchungen Alle für die vollständige Lohn- oder Gehaltsabrechnung nötigen Informationen werden von Ihren Mitarbeitern bei der mobilen Arbeitszeitbuchung per Handy eingegeben und dabei automatisch mit weiteren hinterlegten Daten verknüpft: Zulagen für Überstunden, Schichten, Bereitschaften oder besondere Tätigkeiten Reisekosten, Spesen und Auslösen Zuschläge für Überstunden, Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeiten Einfacher geht s nicht! Alle Mitarbeiter erhalten einen persönlichen Onlinezugang zu ihren Arbeitszeitaufzeichnungen. So kann jederzeit kontrolliert werden, welche Buchungen getätigt wurden. Auch der Stand von Arbeitszeitkonto und Überstundensaldo sowie die aufgelaufenen Reisekosten sind immer aktuell abrufbar ebenso wie die nächsten Arbeitsaufträge. Vermeidung unnötiger Wege Ihren Disponenten stehen verschie dene virtic-tools für die Projektsteuerung zur Verfügung. Im Cockpit ( werden alle eingehenden Informationen übersichtlich aufbereitet: Welcher Mitarbeiter arbeitet derzeit an welchem Projekt oder auf welcher Baustelle? Wer fährt mit dem Auto, wer hat bereits Feierabend gemacht? Wer ist krank, wer hat Urlaub, wer feiert Überstunden ab? Wo befindet sich ein Mitarbeiter im Augenblick? Im Dispositionskalender ( com/dispo) können Sie die Mitarbeiter auf Baustellen oder Projekte disponieren, Termine und Aufgaben definieren und überwachen. Zudem kann sich der Mitarbeiter über sein Handy oder seinen PC zu Hause jederzeit seine Termine und Einsatzorte anzeigen lassen. Schnittstellen Alle Daten können über Schnittstellen an Ihre Unternehmenssoftware für Projektmanagement, Controlling oder Fakturierung übergeben werden. Leistungsoptimierung 14 Leistungsoptimierung 15

8 >> 1 >> 2 X-TERN group in Zahlen Stammsitz: Koblenz Niederlassungen: 9 Umsatz: 100 Mio. EUR Mitarbeiter/-innen in Deutschland: Profil: Alles aus einer Hand mit dieser Firmenphilosophie hat sich die Koblenzer X-TERN group innerhalb von wenigen Jahren am Markt der Immobilienbewirtschaftung etabliert. Das Dienstleistungsangebot umfasst alle Bereiche des Facility Managements, Entwickeln und Bauen sowie Energieeffizienz und Umwelttechnik. Seit Kurzem ist die X-TERN group auch international tätig, z. B. in China, Chile, Algerien und den Vereinigten Arabischen Emiraten. X-TERN group Optimierung von Wirtschaftlichkeit, Effizienz und Transparenz durch internetgestütztes Auftrags- und Personalmanagement in Echtzeit. Ausgangssituation Die inhabergeführte X-TERN group bietet maßgeschneiderte Dienstleistungen für nahezu alle Felder der Immobilienbewirtschaftung vom Sicherheitsdienst über Hausmeister- und Handwerker dienste, Gartenpflege und Forstwirtschaft sowie Wartung und Instandsetzung sämtlicher Hausanlagen (z. B. Klima, Heizung, Sanitär, Aufzüge etc.) bis hin zu umfangreichen Planungs- und Ingenieurleistungen und Objektmanagement. Aufgabenstellung Die Vielzahl und das Spektrum der Arbeitsaufträge, die von den Technikern und Servicekräften der X-TERN facility management GmbH täglich abgearbeitet werden, stellt erhebliche Anforderungen an die Disposition der Mitarbeiter und an die Erfassung der erbrachten Leistungen sowie der geleisteten Arbeitsstunden. Gesucht wurde deshalb eine mit der Haussoftware kompatible Komplettlösung, mit der sowohl die exakte Arbeitszeiterfassung sowie Lohn- und Reisekostenabrechnung als auch alle Anforderungen des Personalmanagements einfach, schnell und transparent zu handeln sind. Kreuzroither Metallbau Auf ihren Arbeitszeit-PCs sowie über ihre Notebooks können Geschäftsleitung und Projektleiter die Besetzung ihrer Baustellen im In- und Ausland verfolgen. Ausgangssituation Die Mitarbeiter der Kreuzroither Metallbau GmbH erfassten ihre Arbeitszeiten über Stunden zettel, die manuell in das betriebliche ERP-System übertragen wurden. Der Zeitraum zwischen der Erbringung der Leistungen und ihrer Übertragung in das ERP-System betrug in der Regel mehr als 10 Tage, bei Baustellen im Ausland auch länger. Für ein effektives Projektcontrolling waren diese Laufzeiten nicht akzeptabel. Aufgabenstellung Die Geschäftsführung erwartete eine deutlich beschleunigte Datenerfassung, um Projekte effektiv steuern zu können. Zudem sollten die mit der manuellen Datenerfassung verbundenen Kosten vermindert werden. Für die Lohnbuchhaltung sollten die Arbeitszeiten so aufbereitet werden, dass eine automatisierte Übernahme in die Lohnabrechnungssoftware möglich wurde. Kreuzroither Metallbau in Zahlen Stammsitz: Schörfling am Attersee (A) Niederlassungen: 3 Länder: Österreich, Kroatien Mitarbeiter/-innen: 150 Profil: Die Kreuzroither Metallbau GmbH entwickelte sich seit 1950 von einer kleinen Schlosserei zu einem der leistungsstärksten Metallbaubetriebe in Österreich. Das Unternehmen wickelt Aufträge von der Beratung über die Planung bis zur Produktion und der Montage mit eigenem Personal ab. Beispielhafte Projekte sind Dach- und Fassadenbauten für die Messe Wien, den Wissensturm Linz, den Bürgergarten Innsbruck, die Stadthalle Wien und das Schlossmuseum Linz. Lösung Die Disponenten der X-TERN-Zentrale und der neun deutschen Niederlassungen greifen von ihren Standorten aus über das Internet auf die virtic-server zu und weisen per Mausklick die Aufträge den Technikern und Servicekräften zu. Die Techniker und Servicekräfte rufen ihre Aufträge über ihre Diensthandys ab und erfassen ebenfalls per Handy sekundengenau ihre täglichen Arbeitszeiten. Vorteile für die X-TERN group Oberstes Ziel der virtic-einführung war es, die gesamten Prozesse im Unternehmen zu optimieren. Dies wurde insbesondere durch die Vermeidung von manuellen Mehrfacherfassungen der Daten erreicht. So spart man z. B. durch die Abschaffung der alten Stundenzettel die Zeit für deren Prüfung und Übertragung in das Lohnbuchhaltungssystem. Über interne Schnittstellen werden die gebuchten Arbeitszeiten jetzt sofort von den virtic-servern in die Abrechnungssoftware der X-TERN group übernommen, sodass die Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung jederzeit über aktuelle Arbeitszeitdaten verfügt. Die Daten werden zudem auf den virtic-servern automatisch so vorkontiert, dass Arbeitszeitkonten geführt und Reisekosten - abrech nungen erstellt werden. Ausblick Mit der Einführung von virtic konnten Wirtschaftlichkeit, Effizienz und Transparenz in Schlüsselbereichen wie Auftrags- und Personalmanagement deutlich optimiert werden. Vorteile, von denen auch die Kunden profitieren und die dafür sorgen, dass die X-TERN group im nationalen sowie internationalen Wettbewerb bestehen und ihre Marktposition weiter kontinuierlich ausbauen kann. Lösung Die Monteure der Kreuzroither Metallbau GmbH erfassen ihre Arbeitszeiten über ihre Handys. Die Daten werden an die virtic- Server übertragen und gemäß den betrieblichen Arbeitszeitregeln automatisiert verarbeitet. So werden Arbeitszeiten und Auslösen berechnet und die Arbeitszeiten den Baustellen zugeordnet. Auf ihren Arbeitsplatz-PCs sowie über ihre Notebooks können Geschäftsleitung und Projektleiter die Besetzung ihrer Baustellen im In- und Ausland verfolgen. Über Schnittstellen werden die Daten an das vorhandene ERP- System übergeben, sodass die Daten aus der Betriebsdatenerfassung in den Fertigungsbereichen und aus der Arbeitszeiterfassung auf den Baustellen zusammenfließen und den Projektleitern stets alle Daten für das Controlling ihrer Projekte vorliegen. Besonderheiten Von der Kreuzroither Metallbau GmbH werden im Zuge des Fassadenbaus auch große Glasflächen montiert. Zum Transport und zur Lagerung der Gläser werden Glasgestelle genutzt, für die hohe Pfandgebühren gezahlt werden müssen. Deshalb hat Kreuzroither mit virtic eine einfache, aber effektive Glasträgerverwaltung eingerichtet: Die Mitarbeiter erfassen über ihre Handys in Echtzeit geleerte Glasgestelle, die dann unverzüglich abgeholt werden können. Durch diese praktische Lösung konnten die offenen Pfandgebühren drastisch reduziert werden. Zudem nutzen die Mitarbeiter ihre Handys, um über virtic fehlerhafte und beschädigte Lieferungen zu erfassen. So sind die Projektleiter immer sofort über erforderliche Ersatzlieferungen informiert. Auszeichnung Der Fachverband Unternehmensberatung und Informationstechnologie (UBIT) hat die Implementierung von virtic bei der Kreuzroither Metallbau GmbH mit dem Constantinus Award 2007 aus gezeichnet. Mit dem Montagecockpit hat virtic eine innovative IT-Lösung mit einem äußerst hohen Nutzwert für Unternehmen aus nahezu jeder Branche entwickelt, sagte Alfred Harl, Obmann des Fachverbandes UBIT während der Preisverleihung. Statement Achim Fachbach Technischer Betriebsleiter am Standort Koblenz Statement Gerhard Binder Leiter Einkauf Dank des virtic-programms haben wir allein im Bereich des Auftragsmanagements durch den Wegfall der manuellen Erfassung der Abrechnungsdaten eine Zeit einsparung von über 50 Prozent. Zudem ist die Zeit er fassung auf der Baustelle jetzt ganz genau. Da kann nichts mehr aufgerundet werden. Vorteilhaft war auch, dass das Programm auf unsere Haussoftware passte. Ein weiterer Pluspunkt: Das virtic-team war sehr flexibel, ist genau auf unsere speziellen Wünsche eingegangen und hat diese schnell umgesetzt. Insgesamt eine rundum überzeugende Partnerschaft mit einer für uns maß geschneiderten Komplettlösung, die wir gerne weiter empfehlen. Die Überwachung und Steuerung von Prozessen, die außerhalb des eigenen Betriebsgeländes ablaufen, waren bislang mit viel Zeit und hohen Kosten verbunden. Mit virtic haben wir nun eine IT-Lösung, mit der wir ortsunabhängig die Arbeitsprozesse unserer Mitarbeiter in Echtzeit erfassen können

9 >> 3 >> 4 MEG in Zahlen Stammsitz: Merseburg Niederlassungen: 3 Länder: Deutschland Umsatz: 37 Mio. EUR Mitarbeiter/-innen: 240 Profil: Die Mitteldeutsche Eisenbahn GmbH, ein Beteiligungsunternehmen der DB Schenker Rail Deutschland AG, bietet Ganzzug- und Verteilerverkehr im innerdeutschen Verkehr sowie den Betrieb von Anschlussbahnen an. Ergänzend führt die MEG logistische Leistungen aus, berät ihre Kunden zu Gefahrgut und Entsorgung und erbringt Ingenieurleistungen. Mitteldeutsche Eisenbahn GmbH Arbeitszeit- und Betriebsdatenerfassung auf der Schiene. Ausgangssituation Die Lokführer der MEG haben ihre Arbeitszeiten bislang auf Stundenzetteln erfasst. Auch viele betriebstechnische Daten, die von den Lokführern auf ihren Fahrten protokolliert werden müssen, wurden auf Papier gesammelt und später persönlich im Standort übergeben. Die Disponenten mussten die Lokführer anrufen, um zu erfahren, ob ihr Zug den Zielbahnhof pünktlich erreichen würde. Eine Online-Information bestand nicht. Aufgabenstellung Mit virtic sollten die Verwaltungsabläufe gestrafft und der Blindflug der Disponenten beendet werden. Arbeitszeitdaten und Betriebsdaten sollten automatisch in die Arbeitszeitverwaltung und in die Betriebsabwicklungssoftware übernommen werden. Zudem sollten die Disponenten in die Lage versetzt werden, über ihren PC jederzeit den Arbeitsfortschritt und die Standorte der Züge aufrufen zu können. TALK GmbH Mit mobiler Zeiterfassung zur Abrechnungsgerechtigkeit. Ausgangssituation Die Elektrotechniker und Installateure der TALK GmbH haben ihre Arbeitszeiten bislang auf Stunden zetteln erfasst, die sie meist am Ende der Woche in der Buchhaltung abgegeben haben. Auf Basis dieser Stundenzettel wurden die Lohnabrechnungen erstellt und die Personalkosten der Projekte ermittelt. Aufgabenstellung Die Genauigkeit der Aufzeichnungen auf den Stundenzetteln war aus Sicht der Geschäftsführung verbesserungsbedürftig. Für ein effektives Controlling der Projekte und eine gerechte Abrechnung der geleisteten Arbeitszeiten suchte die TALK GmbH nach einer Lösung, mit der eine akkurate Zeiterfassung und eine zügige Verfügbarkeit der erfassten Zeiten realisiert würden. TALK GmbH in Zahlen Stammsitz: Dortmund Länder: Deutschland Mitarbeiter/-innen: 25 Profil: Die TALK GmbH ist ein bundesweit agierendes Unternehmen im Bereich der passiven und aktiven Netzwerkinstallation. Ihre Tätigkeitsschwerpunkte liegen in der Planung, Projektierung und Installation von zukunftssicheren Netzinfrastrukturen. Die Firma beschäftigt 25 Ingenieure, Elektromeister, Elektrotechniker und Netzwerkinstallateure. Lösung Alle Lokführer erfassen ihre Arbeitszeiten über ihre Handys. Auch Betriebsdaten aus Tankvorgängen, Lok- und Zugwechseln werden über das Handy erfasst und an die virtic-server übermittelt. Die zuständigen Bearbeiter greifen online auf die Daten zu und kennen so jederzeit die Arbeitszeiten der Lokführer. Disponenten nutzen das virtic-cockpit, um auf einen Blick zu erkennen, welcher Lokführer im Moment womit beschäftigt ist und wie der Saldostand des Arbeitszeitkontos aussieht. Wenn ein Disponent die aktuellen Betriebsdaten eines Zuges erfahren möchte, kann er diese ebenfalls aus dem virtic-datensatz auslesen. Um dem Lokführer eine Nachricht auf sein Handy zu senden, nutzt er die integrierte SMS- oder -Funktion des Cockpits. Vorteile Mit der mobilen Erfassung von Arbeitszeiten und Betriebsdaten wurde die Organisation der Betriebsabläufe optimiert. Die Lokführer wurden von Papierarbeiten entlastet, die Disponenten haben geeignete Online-Tools, um den Betriebsablauf zu steuern. Ausblick Die MEG prüft, welche Möglichkeiten sich durch die Funk tionserweiterungen der virtic-leistungen ergeben. Mit Hilfe des Digital stifts könnte künftig die Erfassung der Übergabeprotokolle vereinfacht und beschleunigt werden: Lokführer füllen ihre Übergabeprotokolle mit dem Digitalstift aus und senden die Daten sofort an die Server, von wo die Protokolle wie eine Fotokopie heruntergeladen oder die Daten über Schnittstellen importiert werden können. NFC-Technik wird möglicherweise die Erfassung von Loks und Fahrzeugen erleichtern: Eine kurze Annäherung mit dem Handy an einen RFID-Transponder, der an Lok oder Waggon angebracht ist, genügt, um sie zu identifizieren und eine Buchung vor zunehmen. Lösung Die Installateure haben Handys erhalten, über die sie auf den Baustellen ihre Arbeitszeiten erfassen. Die Korrektheit der Daten wird über eine automatisierte Ortungsfunktion sichergestellt: Hat ein Mitarbeiter beispielsweise die Feierabendbuchung auf der Baustelle vergessen und holt sie erst später nach, so wird diese Arbeitszeitbuchung in der Buchungsliste entsprechend markiert. Die Lohnbuchhaltung kann dann beim Mitarbeiter nachfragen und die Uhrzeit korrigieren. Auch die Ingenieure und Techniker, die vorwiegend planend tätig sind, erfassen ihre Arbeitszeiten über ihre Handys oder über ihren Arbeitsplatz-PC. So sind jederzeit die Arbeitszeiten aller Projektbeteiligten verfügbar Projektleiter können die aufgelaufenen Stunden per Mausklick abrufen und haben so immer den präzisen Personalkostenstand ihrer Projekte. Die erfassten Arbeitszeiten werden von der Lohnbuchhaltung genutzt, um die Lohn- und Gehaltsabrechnungen automatisiert durchzuführen. Auch die Berechnung der Auslösen gemäß der individuellen Regelung des Unternehmens erfolgt automatisch auf Basis der Arbeitszeitbuchungen der Mitarbeiter. Vorteile für die TALK GmbH Auch in großen Projekten, die umfangreiche Planungen und komplexe Netzwerkinstallationen umfassen, behalten die Projektleiter stets den Überblick über die auflaufenden Personalkosten. Die Projektkosten können nun präziser gesteuert werden Projekte erreichen ihre Effizienzziele. Der monatliche Aufwand der Lohnbuchhaltung für die Erfassung und Bearbeitung der Arbeitszeiten sowie die Berechnung von Zuschlägen und Zulagen wurde um etwa 80 Prozent reduziert. Ausblick Um die Mitarbeiter besser am Projekterfolg zu beteiligen, plant die TALK GmbH die Einführung eines Leistungslohnsystems mit virtic liegen alle erforderlichen Daten automatisiert vor, sodass die Berechnung der Leistungslöhne auf Knopfdruck möglich ist. Statement Marco Mansch Leiter Streckenverkehre Statement Markus Michael Geschäftsführer Durch den Einsatz von virtic bei unseren Mitarbeitern im Außeneinsatz konnte eine erhebliche Verbesserung der Datenqualität der Produktions- und Abrechnungssysteme erzielt werden. Die nun sofortige Verfügbarkeit der für unsere Arbeit notwendigen Zeit- und Statusinformationen hilft, die Prozesse im Eisenbahnbetrieb optimal steuern zu können. Die Mitarbeiter unserer Leitstelle konnten weiterhin von unproduktiven Erfassungsund Prüfungsaufgaben entbunden, die Kontrolltiefe dennoch erhöht werden. Unsere Projektleiter arbeiten intensiv mit den Daten, die ihnen virtic liefert: Dadurch, dass die Daten kurzfristig vorliegen, bleiben alle Projekte im geplanten Arbeitsvolumen. Teure Überstunden und Projektverzögerungen konnten erheblich reduziert werden. Die Belegschaft hat virtic gerne angenommen, weil gerade unsere gewissenhaften Mitarbeiter erkannt haben, dass virtic ihre gerechte Vergütung sicherstellt