MACHBARKEITSSTUDIE. oms. Optimiertes Meldeverfahren in der sozialen Sicherung Szenario 0, IST-Aufnahme, Teil 1

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1 oms OPTIMIERTES MELDEVERFAHREN IN DER SOZIALEN SICHERUNG MACHBARKEITSSTUDIE Optimiertes Meldeverfahren in der sozialen Sicherung Szenario 0, IST-Aufnahme, Teil 1 vorgelegt von: ITSG Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH; Stand

2 oms OPTIMIERTES MELDEVERFAHREN IN DER SOZIALEN SICHERUNG Projektbezeichnung Projektlaufzeit Zuwendungsgeber Zuständig Projektnehmer Geschäftsführer Projektleiter Projektbüro Optimiertes Meldeverfahren in der sozialen Sicherung Bundesministerium für Arbeit und Soziales Berlin Abteilung IV ITSG Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH Seligenstädter Grund 11, Heusenstamm Harald Flex Helmut Oppitz Seligenstädter Grund 11, Heusenstamm Telefon: 06104/ Telefax: 06104/ Internet: wwwoms-projektde 2 Stand 31. August 2012, ITSG GmbH

3 Die Geschäftsleitung der ITSG bedankt sich bei allen Personen, Firmen und Einrichtungen, die in den letzten Monaten mit hohem Engagement freundlich und kompetent durch Rat und Tat an der Erstellung der vorliegenden Machbarkeitsstudie direkt oder indirekt beteiligt waren: AOK Bayern AOK Bundesverband AOK Plus AOK Systems GmbH Applied Security GmbH Arbeitsgemeinschaft Berufsständischer Versorgungseinrichtungen e. V. Arbeitsgemeinschaft der Personalabrechnungs-Software- Ersteller AWV Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V. Barmer GEK BASF SE Berliner Verkehrsbetriebe Berufsgenossenschaft der Bauwirtschaft Berufsgenossenschaft für Transport und Verkehrswirtschaft Berufsgenossenschaft Handel und Warendistribution Berufsgenossenschaft Holz und Metall BITMARCK Service GmbH BITMARCK Software GmbH BKK A.T.U BKK Bundesverband Bundesagentur für Arbeit Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik Bundesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Bundeskanzleramt Bundesministerium der Finanzen Bundesministerium des Innern Bundesministerium für Arbeit und Soziales Bundesministerium für Gesundheit Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie Bundessteuerberaterkammer Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände Daimler AG DAK Gesundheit DATEV eg Deere & Company Destatis Statistisches Bundesamt Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung e. V. Deutsche Rentenversicherung Bund Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung - Ausland Deutscher Gewerkschaftsbund Gesamtverband der Arbeitgeberverbände der Metall- und Elektro-Industrie e. V. gkv informatik GKV-Spitzenverband Haufe-Lexware GmbH & Co. KG Hessischer Rundfunk HOCHTIEF Solutions AG IKK classic IKK e. V. Internetlohnabrechnungen ILA GmbH ITSCare IT-Services für den Gesundheitsmarkt GbR kubus IT GbR Künstlersozialkasse Nationaler Normenkontrollrat profibu GmbH REWE Zentralfinanz eg SOKA-BAU Urlaubs- und Lohnausgleichskasse der Bauwirtschaft Spitzenverband der landwirtschaftlichen Sozialversicherung Steuerberatungsgesellschaft vom Stein & Partner ver.di Verband der Ersatzkassen e. V. (vdek) Vereinigung der Bayerischen Wirtschaft e. V. und das Projektteam der ITSG 3 Stand 31. August 2012, ITSG GmbH

4 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 1 Management Summary 7 2 Einleitung Ziele des Projektes Zuwendungsgeber Projektorganisation Status quo Ausgangssituation Vorgehen im Projekt Umsetzung Hinweise zur vorliegenden Dokumentation 15 3 Grundzüge des Meldeverfahrens in der sozialen Sicherung Ausgangssituation Historie Schritte zum elektronischen Melde- und Beitragswesen Der Start im Jahr Gesetzliche Regelung des elektronischen Verfahrens ab 1. Januar Der elektronische Datenaustausch Die grundsätzliche Struktur Die Umsetzung Das Sicherheitsverfahren Weitere Nutzung der etablierten elektronischen Datenaustauschverfahren Qualitätssicherung im Melde- und Beitragsverfahren Die Systemuntersuchung Zentrales Qualitätsmanagementsystem Systematisierte Fehlerprüfungen Qualifizierter Meldedialog Elektronische Ausfüllhilfen 28 4 Stand 31. August 2012, ITSG GmbH

5 Inhaltsverzeichnis 4 Fachverfahren Betrachtete Fachverfahren im Melde- und Beitragswesen MB 01-1 Meldeverfahren für sozialversicherungspflichtig Beschäftigte MB 01-2 Sofortmeldung MB 01-3 Sozialausgleichsverfahren (Beitragsausgleichsverfahren bei Mehrfachbeschäftigung MB 01-4 Meldeverfahren für geringfügig Beschäftigte MB 01-5 Anmeldung Beschäftigter ohne Versicherungsnummer MB 01-6 Meldedaten Unfallversicherung (DBUV) MB 01-7 Betriebsnummernverfahren mit der BA Änderungsmitteilung per DBSD MB 02 Betriebsnummernverfahren mit der BA Antrag der Betriebsnummern MB 03 Unfallversicherung sonstige Meldedaten MB 04-1 Beitragsverfahren für berufsständisch Versorgte MB 04-2 Meldeverfahren für berufsständisch Versorgte MB 05 Zahlstellenverfahren MB 06-1 Beitragsnachweisverfahren (AG) MB 06-2 Beitragsnachweisverfahren (ZS) MB 07-1 Meldungen an die Zusatzversorgungseinrichtungen der AKA MB 07-2 Meldungen an die Zusatzversorgungseinrichtung VBL MB 08 Meldungen an die Sozialkassen des Bauhauptgewerbes MB 09-1a Künstler und Publizisten Verwerter MB 09-1b Künstler und Publizisten Ausgleichsvereinigungen MB 09-2 Künstler und Publizisten Versicherte MB 10 BMeldDÜV-Kommunen mit der Rentenversicherung (z. B. Geburten, Adressänderungen, Sterbefälle) Betrachtete Fachverfahren im Bescheinigungswesen B 01 Bescheinigung zu 312 SGB III: Arbeitslosengeld B 02 Bescheinigung zu 313 SGB III: Nebeneinkommen bei Bezug Arbeitslosengeld B 03 Bescheinigungen zu 315 SGB III: Auskunftspflicht Dritter B 04 Bescheinigung zu 23c SGB IV B 06 Bescheinigung G 161: Befreiung von der Zuzahlung bei Reha-Maßnahmen B 07 Bescheinigung G 586: Verdienstausfall Haushaltshilfe des Rehabilitanden 54 SGB IX B 08 Bescheinigung R 665: Erziehungsrente und Hinterbliebenenrente B 09 Einkommensanrechnung bei Hinterbliebenenrenten bei UV B 10 Jahresarbeitsverdienst als Berechnungsgrundlage nach 81 ff. SGB VII B SGB VI Entgeltbescheinigung für Altersrente B 12 Hinzuverdienst 34, 96 a SGB VI 48 5 Stand 31. August 2012, ITSG GmbH

6 Inhaltsverzeichnis B 24 Bescheinigungen zu 312 a SGB III Arbeitsbescheinigung zur Beantragung von Leistungen bei ausländischen Trägern Betrachtete Fachverfahren im Antragsverfahren A 01 Entsendung A 02 Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung eubp A SGB VI gesonderte Meldung und Hochrechnung A 04 AAG-Erstattung A 05 eantrag RV (Beispiel Rentenantrag) A 06 Insolvenzgeld A 07 Erstattung zu Unrecht gezahlter Beiträge zur Sozialversicherung Nicht betrachtete Verfahren Melde- und Beitragswesen Bescheinigungswesen Antragsverfahren 56 5 Methodisches Vorgehen im Projekt Expertenbefragung (Fragebogen) BPMN-Methodik Metadatenbogen zu Prozessen Ermittlung des Erfüllungsaufwandes 60 6 Stand 31. August 2012, ITSG GmbH

7 Management Summary 1 Management Summary Mit dem Projekt Optimiertes Meldeverfahren in der sozialen Sicherung (OMS) soll geprüft werden, inwieweit im bestehenden Meldewesen, Bescheinigungswesen und bei den Antragsverfahren der sozialen Sicherung Verbesserungen erreicht werden können Zuwendungsgeber ist das Bundesministerium für Arbeit und Soziales. Mit der operativen Umsetzung des Projekts wurde die Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH (ITSG) beauftragt. Die Arbeitsergebnisse werden in der Form einer Machbarkeitsstudie dokumentiert. Die Untersuchung erfolgt ohne Vorfestlegung. Die einzelnen Verbesserungsvorschläge sollen am Ende auch tatsächlich realisierbar sein. Deshalb arbeiten im Projekt Vertreter von allen an den Verfahren beteiligten Organisationen mit, so z B die Sozialversicherungsträger, deren Datenannahmestellen, die Arbeitgebervertreter und die Software-Ersteller, die Gewerkschaften für die Arbeitnehmerseite, aber auch Datenschutzbeauftragte Die jeweiligen Vorschläge sollen in der Gegenüberstellung zum bestehenden Verfahren mit Blick auf alle Beteiligten auch unter dem Gesichtspunkt des Bürokratieabbaus erarbeitet werden Die Verfahren des Melde- und Beitragswesens der sozialen Sicherung stellen vom Umfang her das größte Massenverfahren zur Weitergabe von Informationen von den Arbeitgebern an öffentliche Stellen dar Allein die Anzahl der Sozialversicherungsmeldungen und Beitragsnachweise beträgt jährlich ca 230 Millionen Übermittelt werden die für die Fachverfahren der Sozialversicherungsträger relevanten Daten von mehr als 40 Mio Beschäftigten und ca 3,5 Mio Arbeitgebern Die wesentlichen Fachverfahren in der sozialen Sicherung wurden seit 2006 sukzessive auf die Nutzung des elektronischen Datenaustauschs, unter Nutzung des Internets, umgestellt. Damit wurden für alle Verfahrensbeteiligte wie Arbeitgeber, Krankenkassen, Rentenversicherungsträger, Unfallversicherungsträger, Bundesagentur für Arbeit sowie berufsständische Versorgungseinrichtungen erhebliche Entbürokratisierungspotenziale erschlossen Die Sozialversicherungsträger und insbesondere die Arbeitgeber haben in den letzten Jahren erhebliche Investitionen in den kontinuierlichen Aufbau und Ausbau des elektronischen Datenaustausches getätigt Diese gilt es zu schützen Datenpakete zu unterschiedlichen Fachverfahren Gesicherte Übermittlung auf der elektronischen Autobahn Arbeitgeber und deren Dienstleistungspartner Organisationen der sozialen Sicherung 7 Stand 31. August 2012, ITSG GmbH

8 Management Summary Der Projektverlauf sieht folgende Meilensteine vor: bis bis bis bis Dokumentation Szenario 0 (IST-Aufnahme, alle späteren Optimierungsvorschläge werden gegenüber diesem Ausgangsszenario gespiegelt.) Aufnahme und Strukturierung der Optimierungsvorschläge zur Bewertung in Szenario 1, 2 und 3; Abschluss der Kostenerhebung zu Szenario 0 Zwischenbericht zu Optimierungsmöglichkeiten des Meldewesens, Ausbau des Bescheinigungswesens und Harmonisierung der Antragsverfahren Ergebnisdokumentation und Projektabschluss Die IST-Aufnahme wurde unter Mitwirkung aller Verfahrensbeteiligten in sechs Arbeitsgruppen zu unterschiedlichen Themenschwerpunkten erstellt Betrachtet wurden 39 Fachverfahren aus dem Meldewesen und Bescheinigungswesen sowie Antragsverfahren Die vorliegende Dokumentation ist Bestandteil der Machbarkeitsstudie und umfasst die Arbeitsergebnisse des Szenarios 0 (IST-Stand). Damit liegt erstmalig eine konsolidierte Übersicht der Geschäftsprozesse und der technischen Abläufe der wesentlichen Fachverfahren im Meldeverfahren in der sozialen Sicherung vor Dabei handelt es sich um eine Momentaufnahme, da sich die gesetzlichen Grundlagen und Verfahrensabläufe auch künftig ändern werden Die organisationsübergreifende Erstellung einer Studie des IST-Standes ist ein bis dato einmaliger Vorgang Bereits die vorliegenden Arbeitsergebnisse werden von den Projektbeteiligten als ein wertvolles und wichtiges Ergebnis geschätzt Im Zuge der Arbeiten haben die beteiligten Fachleute erkannt, dass in den über Jahre gewachsenen Verfahren Redundanzen und von einer einheitlichen Durchführung abweichende Regelungen bestehen. Diese Erkenntnisse konnten nur durch die umfassende verfahrensübergreifende Gesamtbetrachtung gewonnen werden In der nächsten Projektphase werden auf dieser Basis die während der IST-Aufnahme erkannten Handlungsoptionen und weitere Vorschläge zur Optimierung strukturiert und in den Arbeitsgruppen behandelt Das Projekt schließt nach der Bewertung der Optimierungsvorschläge mit einem Ergebnisbericht ab, in dem die Handlungsmaßnahmen und die zu erwartenden Entbürokratisierungseffekte aufgezeigt werden. 8 Stand 31. August 2012, ITSG GmbH

9 Einleitung 2 Einleitung 2.1 Ziele des Projektes Das Bundeskabinett hat am 21. September 2011 Eckpunkte für ein in Federführung des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales stehendes Projekt Optimiertes Meldeverfahren in der sozialen Sicherung (OMS) beschlossen. Das Projekt wird in den Jahren 2012 und 2013 durchgeführt. Mit dem Projekt OMS soll geprüft werden, inwieweit im bestehenden Meldewesen, Bescheinigungswesen und bei den Antragsverfahren der sozialen Sicherung Verbesserungen erreicht werden können. Dazu sollen auch die im ELENA-Verfahren gewonnenen Erkenntnisse mit einfließen. Mit dem Projekt OMS soll eine umfassende Bewertung und ein Maßnahmenkatalog für Optimierungen erarbeitet werden. Es soll keine neue IT-Infrastruktur aufgebaut werden. Infolgedessen ist das Projekt OMS keine Fortführung des ELENA-Verfahrens. Diese Zielsetzung berührt im großen Umfang die Aufgabenstellung der gesetzlichen Krankenversicherung, die heute als erste Anlaufstelle den Großteil der von den Arbeitgebern übermittelten elektronischen Sozialversicherungsmeldungen, Beitragsnachweise und Bescheinigungsmeldungen in den von den Krankenkassenorganisationen betriebenen Datenannahme- und -weiterleitungsstellen verarbeitet. Ergänzend dazu haben die Sozialversicherungsträger insgesamt den elektronischen Datenaustausch in internen Verfahren umgesetzt, so dass fast alle Meldungen heute untereinander elektronisch ausgetauscht werden. Darüber hinaus haben die Deutsche Rentenversicherung Bund (DRV Bund) und die Berufsständischen Versorgungseinrichtungen ihre Datenannahmestellen für spezielle Meldearten für eine begrenzte direkte Kommunikation mit den Arbeitgebern geöffnet. Alle Datenaustauschverfahren orientieren sich an einheitlichen technischen Richtlinien, die eine wesentliche Grundlage für diese Massenverfahren bilden. Die Untersuchung erfolgt ohne Vorfestlegung. Zwingende Voraussetzung ist, dass sich die einzelnen Vorschläge am Ende auch tatsächlich realisieren lassen. Deshalb sollen die jeweiligen Vorschläge in der Gegenüberstellung zum bestehenden Verfahren mit Blick auf alle Beteiligten aus Wirtschaft, Verwaltung und auf die Bürger, insbesondere auf die wirtschaftlichen Auswirkungen für die Arbeitgeber, die Verwaltung und die Sozialversicherungsträger auch unter dem Gesichtspunkt des Bürokratieabbaus im Gesamtprozess sowie auf die technischen und datenschutzrechtlichen Umsetzungsmöglichkeiten und die ggfs. notwendigen rechtlichen Anpassungen untersucht werden. OMS betrachtet dabei die Prozessketten zum Datenaustausch der Meldungen im Arbeitgebermeldeverfahren in der sozialen Sicherung sowie zum Beitragsnachweis, die Prozesse des Bescheinigungswesens und der Antragsverfahren. 9 Stand 31. August 2012, ITSG GmbH

10 Einleitung 2.2 Zuwendungsgeber Verantwortet wird das Projekt durch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS). Die operative Umsetzung liegt bei der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG), die mit der Erstellung der Machbarkeitsstudie betraut wurde. Beteiligte am Projekt sind die Gesetzliche Krankenversicherung, die Deutsche Rentenversicherung Bund, die Bundesagentur für Arbeit, die Deutsche Unfallversicherung, die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See und deren Dienstleistungspartner, die Arbeitgeber sowie deren Dienstleistungspartner und Interessensvertretungen sowie Gewerkschaften als Vertreter der Arbeitnehmer Ergänzend dazu wirken an dem Projekt das Bundesministerium für Gesundheit, der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik, das Statistische Bundesamt (Destatis) und die für angenzende Verfahren jeweils zuständigen Ressorts mit. 2.3 Projektorganisation Das OMS-Projektbüro der ITSG wird durch einen Lenkungsausschuss kontrolliert und fachlich von einem Beirat unterstützt. Die Facharbeit wird in sechs Arbeitsgruppen durchgeführt, die vom Projektbüro koordiniert, moderiert und betreut werden. Das Projekt stützt sich dabei auf die aktive Mitwirkung aller Verfahrensbeteiligten. So wird die erforderliche Praxisnähe gewährleistet. Die Arbeitsgruppen Fachverfahren und Organisation wurden für die Arbeiten für Szenario 0 zusammengelegt und fachlich in die drei Unterarbeitsgruppen Meldewesen, Bescheinigungswesen sowie Antragsverfahren gegliedert. Die Arbeitsgruppe Angrenzende Verfahren wird vom Zuwendungsgeber BMAS geleitet. Vorsitz BMAS Leitung Beirat Inhaltliche und fachliche Begleitung Auftrag Projektbüro ITSG Kontrolle Lenkungsausschuss AG F + O Koordinationsarbeitskreis AG Fachverfahren AG Organisation Meldewesen Bescheinigungswesen Antragsverfahren AG Technik AG Datenschutz AG Kosten AG Datensatz AG Angrenzende Verfahren 10 Stand 31. August 2012, ITSG GmbH

11 Einleitung 2.4 Status quo Die Verfahren des Melde- und Beitragswesens der sozialen Sicherung stellen vom Umfang her das größte Massenverfahren zur Weitergabe von Informationen von den Arbeitgebern an öffentliche Stellen in Deutschland dar Allein die Anzahl der Sozialversicherungsmeldungen und Beitragsnachweise beträgt jährlich ca 230 Millionen Übermittelt werden die für die Fachverfahren der Sozialversicherungsträger relevanten Daten von mehr als 40 Mio Beschäftigten bei ca 3,5 Mio Arbeitgebern Berufsständische Versorgungseinrichtungen Krankenkassen (145) Bundesagentur für Arbeit Deutsche Rentenversicherung Bund Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung Datenannahmestelle wie z. B. Meldungen zur Sozialversicherung und Beitragserhebung Datenannahme- und -weiterleitungsstellen (8) Datenstelle der DRV Bund Kommunikationsserver GKV- Kommunikationsserver wie z. B. Sozialversicherungsmeldungen, Beitragsnachweise, Entgeltbescheinigungen, Zahlstellenmeldung, AAG-Meldungen, Vorerkrankungsabfragen Arbeitgeber Steuerberater wie z. B. Sofortmeldungen Rechenzentrum Hinweise: - Darstellung der Standard-Übermittlungsverfahren; Ausnahmefälle oder Übermittlungen mit geringem Transaktionsvolumen nicht berücksichtigt - Alternative Datenübermittlung mittels Kommunikationsserver oder via möglich; für wird der Kommunikationsserver nicht genutzt 11 Stand 31. August 2012, ITSG GmbH

12 Einleitung Die Sozialversicherungsträger und insbesondere die Arbeitgeber haben in den letzten Jahren erhebliche Investitionen in den kontinuierlichen Aufbau und Ausbau des elektronischen Datenaustausches getätigt. Diese gilt es zu schützen. 2.5 Ausgangssituation Die papierbasierten Meldungen sowie die mittels Datenträger in elektronischer Form übermittelten Daten wurden seit dem Jahrtausendwechsel zunehmend durch die Datenfernübertragung allgemein als elektronischer Datenaustausch bezeichnet ersetzt. Der elektronische Datenaustausch ist ein Massenverfahren und ausgelegt auf sehr viele Kommunikationsteilnehmer. Daher müssen eindeutige Regeln gelten, ein leistungsfähiger Transport der Daten gewährleistet sein, kostengünstige Anschlussmöglichkeiten bestehen und der Transport aller Daten, insbesondere der Sozialversicherungsdaten, gegen unberechtigten Zugriff gesichert sein. Nach den Vorgaben der Datenschutzbeauftragten werden daher alle schützenswerten und insbesondere die personenbezogenen Informationen verschlüsselt übertragen. Die etablierte IT-Infrastruktur orientiert sich an dem Gedanken einer elektronischen Autobahn. Sie erlaubt es, mit wenig Aufwand den elektronischen Datenaustausch für weitere Fachverfahren zu eröffnen oder an aktuelle Vorgaben anzupassen. Die wesentlichen Fachverfahren in der sozialen Sicherung wurden seit 2006 sukzessive auf die Nutzung der elektronischen Autobahn umgestellt. Damit wurden für alle Verfahrensbeteiligten wie Arbeitgeber, Krankenkassen, Rentenversicherungsträger, Unfallversicherung, Bundesagentur für Arbeit, berufsständische Versorgungseinrichtungen erhebliche Entbürokratisierungspotenziale erschlossen. Die Krankenkassen haben seit 1996 federführend den Aufbau der elektronischen Autobahn betrieben. Sie nutzen diese und die dafür erforderlichen IT-Systeme außerdem für den elektronischen Datenaustausch mit Leistungserbringern wie Ärzten, Zahnärzten, Apotheken, Krankenhäusern und sonstigen Leistungserbringern. Damit wurden weitere Synergieeffekte gehoben. 12 Stand 31. August 2012, ITSG GmbH

13 Einleitung 2.6 Vorgehen im Projekt In dem Projekt OMS werden die Bereiche des Meldewesens inklusive der Übermittlung von Beitragsnachweisen, des Bescheinigungswesens und der Antragsverfahren detailliert erfasst, anschließend der Erfüllungsaufwand bewertet und auf Optimierungspotenziale hin untersucht Folgende Vorgehensweise ist dabei durch den Projektauftrag vorgegeben: Szenario 0 Szenario 1 Szenario 2 Szenario 3 Beschreibung des Ist-Stands Zentralisierte Verfahren Optimiertes Verfahren Dezentrales Verfahren Alle Bewertungen und Berechnungen der Wirtschaftlichkeit (Informationspflichten und Erfüllungsaufwand) sollen sich auf dieses Szenario beziehen. Zugrunde gelegt wird entweder die Möglichkeit, alle Meldungen über eine zentrale Stelle oder / und über einen einzigen Datensatz (ggf. in Teilmeldungen) abzuwickeln. Auf der Grundlage der bestehenden Verfahren werden Optimierungspotenziale bei den Datensätzen und in der Meldeorganisation/-sicherheit beschrieben. Zugrunde gelegt wird eine volle Dezentralisierung der Meldungen an die Träger nach deren Aufgaben und / oder Verteilung der Informationen auf jeweils einzelne Datensätze je nach Anlass. Alle Ergebnisse sind gegenüber dem Szenario 0, d h dem Ausgangsszenario, zu spiegeln Die jeweiligen Vorschläge sollen in einer Gegenüberstellung zum bestehenden Verfahren auf die wirtschaftlichen Auswirkungen für die Arbeitgeber, die verarbeitenden Stellen und die Empfänger/Träger im Gesamtprozess sowie die technischen und datenschutzrechtlichen Umsetzungsmöglichkeiten und die ggfs notwendigen rechtlichen Anpassungen untersucht werden Dies gilt insbesondere für die möglichen Ansätze zur Harmonisierung der in Meldungen, Bescheinigungen und Anträgen abgefragten unterschiedlichen Entgeltbegriffe Alle Verfahrensbeteiligten sind in das Projekt eingebunden und arbeiten aktiv mit. Damit wird sichergestellt, dass die gemeinsam erarbeiteten Ergebnisse auch in der späteren Umsetzung von allen beteiligten Organisationen mitgetragen werden. Zurzeit sind neben den Mitarbeitern des Projektbüros, von Destatis und des Ministeriums 160 Personen in den Arbeitsgruppen aktiv; darüber hinaus sind viele weitere Personen in den Organisationen selbst beteiligt. 13 Stand 31. August 2012, ITSG GmbH

14 Einleitung 2.7 Umsetzung Zur operativen Umsetzung des Projekts wurde ein Projektbüro eingerichtet. Das Projektbüro übernimmt die Durchführung der Untersuchungen, die Moderation bei der Erarbeitung von Lösungs-/Verbesserungsvorschlägen, Präsentationsunterstützung sowie Erstellung bzw. Bereitstellung der Berichte. Die Arbeitsergebnisse werden in Form einer Machbarkeitsstudie dokumentiert. Die Aufgaben des Projektbüros hat die Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH (ITSG) übernommen Das Projekt verfolgt die wesentlichen Meilensteine: bis bis bis bis Dokumentation Szenario 0 (IST-Aufnahme, alle späteren Optimierungsvorschläge werden gegenüber diesem Ausgangsszenario gespiegelt.) Aufnahme und Strukturierung der Optimierungsvorschläge zur Bewertung in Szenario 1, 2 und 3; Abschluss der Kostenerhebung zu Szenario 0 Zwischenbericht zu Optimierungsmöglichkeiten des Meldewesens, Ausbau des Bescheinigungswesens und Harmonisierung der Antragsverfahren Ergebnisdokumentation und Projektabschluss 14 Stand 31. August 2012, ITSG GmbH

15 Einleitung 2.8 Hinweise zur vorliegenden Dokumentation Diese Dokumentation umfasst die Arbeitsergebnisse des Szenarios 0 (IST-Stand). Sie bildet damit die Grundlage für die weiteren Arbeiten. Zur Darstellung des Erfüllungsaufwandes zu Szenario 0 erfolgt ein weiterer Teilbericht gegen Ende des Jahres Ergänzend werden in den Verfahren vertiefende Daten in sogenannten Meta-Datenbögen erfasst. Diese sind für die Detaildiskussion möglicher Optimierungsvorschläge von Relevanz. Bestimmte Verfahren wurden in den Bericht nicht aufgenommen. Dies gilt für Verfahren, die zwischen den Sozialversicherungsträgern zum Einsatz kommen, für Verfahren, die zwischen Arbeitgebern und Sozialleistungsträgern auf kommunaler Ebene bestehen und für einige Verfahren, bei denen im Rahmen der Projektarbeit festgestellt wurde, dass eine Erhebung zum jetzigen Zeitpunkt nicht sinnvoll erscheint, da sie kein nennenswertes Meldevolumen aufweisen. Der vorliegende Teil 1 (Übersicht) des Abschlussberichts zur Bestandsaufnahme gibt in Kürze einen Einblick in die wesentlichen Meldeverfahren der Sozialversicherung, an denen der Arbeitgeber beteiligt ist. Teil 2 (Detaillierte Darstellung der Fachverfahren) wird als separates Dokument herausgegeben und dient der Vertiefung in den Verfahren. 15 Stand 31. August 2012, ITSG GmbH

16 Grundzüge des Meldeverfahrens in der sozialen Sicherung 3 Grundzüge des Meldeverfahrens in der sozialen Sicherung 3.1 Ausgangssituation Das Melde- und Beitragswesen in der sozialen Sicherung ist vom Umfang das größte Massenverfahren zur Weitergabe von Informationen von den Arbeitgebern an die Sozialversicherung. Allein die Anzahl der Meldungen und Beitragsnachweise beträgt jährlich ca. 230 Millionen. Übermittelt werden die für die Fachverfahren der Sozialversicherungsträger relevanten Daten von mehr als 40 Mio. Beschäftigten bei 3,5 Mio. Arbeitgebern. Zu den übermittelten Daten zählen beispielsweise die jährlichen Entgelte und Beiträge sowie die personenbezogenen Angaben der Beschäftigten. Massenverfahren zum Austausch von Sozialdaten 3.2 Historie Schon im Jahr 1984 wurde mit der Verabschiedung der 2. Datenübermittlungsverordnung ein Grundstein für einen automatischen Datenaustausch gelegt. Diese freiwillige Datenübermittlung spielte aber nicht zuletzt wegen der starren Datenstrukturen und einer wenig flexiblen Anpassung an gesetzliche Neuerungen bis Mitte der 90er Jahre keine wesentliche Rolle. Entscheidender Faktor war auch, dass erst im Zuge der Etablierung des Internets ein geeignetes und von allen Beteiligten bezahlbares Medium für die elektronische Kommunikation zur Verfügung gestellt wurde. Im Zuge der Gesetzgebungsverfahren wurde den Krankenkassen per Gesetz bereits 1994 die Aufgabe übertragen, massentaugliche Kommunikationsverfahren für den elektronischen Datenaustausch mit Leistungserbringern zu entwickeln. Aufgabe der Krankenkassen war, sowohl den Datenaustausch für Leistungserbringer, als auch für Arbeitgeber an die erkennbaren Anforderungen der Zukunft zu gestalten und dabei dem Gebot der Wirtschaftlichkeit Folge zu leisten. An das Internet haben sich die Verfahrensbeteiligten flächendeckend erst ab dem Jahrtausendwechsel sukzessive angebunden und geeignete Telekommunikationssysteme eingesetzt. Davor wurden vorrangig Datenträger (Magnetbänder und Disketten) zum elektronischen Datenaustausch genutzt. Alternativ erfolgte die Übermittlung durch Nutzung von speziellen Kommunikationseinrichtungen, die aufgrund der Kostenstruktur primär von großen Unternehmen genutzt wurden. Kontinuierliche Umstellung von Papier auf elektronische Kommunikation Nutzung des Internets als sichere Kommunikationsplattform durch konsequente Verschlüsselung der Daten 16 Stand 31. August 2012, ITSG GmbH

17 Grundzüge des Meldeverfahrens in der sozialen Sicherung 3.3 Schritte zum elektronischen Melde- und Beitragswesen Der Start im Jahr 1996 Auftakt war die Verabschiedung der neuen Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV) zum Ende des Jahres 1996, die zum 1. Januar 1999 in Kraft getreten ist. Die wesentlichen Neuerungen waren: die Förderung der Teilnahme am automatisierten Datenaustausch auf Datenträgern und per Datenübertragung; die Einführung eines neuen, flexiblen und bundeseinheitlich verbindlichen Datensatzes, der erweitert werden konnte; die Übertragung der Festlegung der Datensatzinhalte durch Gemeinsame Grundsätze auf die Spitzenverbände der Sozialversicherung unter Mitwirkung der Arbeitgeberverbände; die zwingende Datenübertragung zwischen den Sozialversicherungsträgern und die Förderung der freiwilligen Systemprüfung, einer Qualitätskontrolle der eingesetzten Arbeitgebersoftware. Aufbruch in die elektronische Kommunikation Die Bewährungsprobe für das neue Verfahren kam schon wenige Monate später mit der Erstreckung des Melde- und Beitragswesens auf alle geringfügigen Beschäftigungsverhältnisse. Trotz einer sehr kurzen Vorlaufzeit konnte dieses Verfahren innerhalb weniger Monate in die neue Datensatzstruktur übernommen und durch die Entgeltabrechnungssysteme der Arbeitgeber umgesetzt werden. Zu diesem Zeitpunkt wurden immer noch weit mehr als 50 % der Meldungen und alle Beitragsnachweise in schriftlicher Form an die Einzugsstellen abgegeben, dort eingescannt und dann weiterverarbeitet. Bewährungsprobe bestanden Die Zahl der Papiermeldungen nahm in den Folgejahren kontinuierlich ab. Trotz alledem blieb eine hohe Belastung der Einzugsstellen durch eine Vielzahl von verschiedenen Medien, auf denen Meldungen eingereicht werden konnten: Vordrucke, die eingescannt werden mussten, Datenträger aller Art und elektronische Datenübertragung standen nebeneinander und zwangen dazu, entsprechende Technik und Kenntnisse flächendeckend bei allen Einzugsstellen in Deutschland vorzuhalten. Reduktion der Papiermeldungen 17 Stand 31. August 2012, ITSG GmbH

18 Grundzüge des Meldeverfahrens in der sozialen Sicherung Gesetzliche Regelung des elektronischen Verfahrens ab 1. Januar 2006 Mit dem Zweiten Gesetz für moderne Dienstleistungen am Arbeitsmarkt wurde das Ziel der Entbürokratisierung des Melderechtes konsequent verfolgt. Insbesondere die hohe Fehlerquote der Meldungen auf Vordrucken von rd. 34 % der abgegebenen Meldungen führte zu einem erheblichen Zusatzaufwand bei den Einzugsstellen und Rentenversicherungsträgern, wenn fehlerhafte Sozialversicherungsnummern benutzt wurden und bei den Arbeitgebern die Meldungen - storniert und korrigiert - erneut erstattet werden mussten. Mit einem Vorlauf von 3 ½ Jahren sollte das Meldeverfahren auf ein elektronisches Verfahren umgestellt werden. Gesetze bilden die Grundlage Das Verwaltungsvereinfachungsgesetz vom März 2005 hat diese Entscheidung aufgegriffen und weiterentwickelt. Nicht nur, dass auch das Beitragsnachweisverfahren in das vollautomatisierte Verfahren integriert wurde, sondern besonders die Vorschrift, nur noch die verschlüsselte elektronische Datenübertragung zuzulassen und damit einen einheitlichen Übertragungsweg vorzuschreiben, stellte für die Überführung des Beitrags- und Meldewesens auf ein vollautomatisiertes Verfahren einen Abschluss dar. Seit dem 1. Januar 2006 ist gesetzlich nur noch das elektronische Verfahren im Melde- und Beitragswesen zwischen Arbeitgebern und Einzugsstellen durch Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen oder mit Hilfe automatisierter Ausfüllhilfen zulässig. Das bedeutet, dass Arbeitgeber keine Meldevordrucke und keine Datenträger mehr verwenden dürfen. Ausgenommen sind hierbei geringfügig Beschäftigte bei Arbeitgebern nach 28 a Absatz 6a SGB IV. Mit dieser Entscheidung konnte die Fehlerquote bei den abgegebenen Meldungen und Beitragsnachweisen von im Papierverfahren 34 % und auf Datenträgern 7 % auf unter 1 % im Datenübertragungsverfahren reduziert werden. Dies führt zu einer wesentlichen Entlastung bei der Fehlerbearbeitung durch die Einzugsstellen und die Arbeitgeber. Konsequente Anwendung der elektronischen Kommunikation nach ausreichender Vorlaufzeit Darüber hinaus wurden die Meldefristen vereinheitlicht. Alle Meldungen haben mit der jeweils nächsten Entgeltabrechnung zu erfolgen, d. h. in der Regel innerhalb von vier Wochen. Nur wenn keine weitere Entgeltabrechnung mehr folgt, z. B. bei Entlassung des einzigen Mitarbeiters, gilt eine Frist von max. sechs Wochen. 18 Stand 31. August 2012, ITSG GmbH

19 Grundzüge des Meldeverfahrens in der sozialen Sicherung 3.4 Der elektronische Datenaustausch Die grundsätzliche Struktur Der elektronische Datenaustausch ist ein Massenverfahren und ausgelegt auf sehr viele Kommunikationsteilnehmer. Daher müssen eindeutige Regeln gelten, ein leistungsfähiger Transport der Daten gewährleistet sein, kostengünstige Anschlussmöglichkeiten bestehen und der Transport aller, insbesondere der Sozialversicherungsdaten gegen unberechtigten Zugriff gesichert sein. Aufbau einer elektronischen Autobahn Die etablierte IT-Infrastruktur orientiert sich daher an dem Gedanken einer elektronischen Autobahn. Übertragen bedeutet das: Autobahn Das Internet ist das Transportmedium AUTOBAHN: Transportmedium AUTOBAHN: Transportmedium Verkehrsregeln Die Gesetze, Verordnungen, Gemeinsame Rundschreiben und Technische Richtlinien regeln die Inhalte und Kommunikationsverfahren. AUTOBAHN: VERKEHRSREGELN: Transportmedium Gesetze VERKEHRSREGELN: Gesetze Auf-/Abfahrten Die Kommunikationsschnittstellen der Teilnehmersysteme AUTOBAHN: Transportmedium sind grundsätzlich baugleich Sie können aber nach den individuellen AUF-/ABFAHRTEN: Anforderungen Schnittstellen des AUF-/ABFAHRTEN: VERKEHRSREGELN: Schnittstellen Gesetze Teilnehmers in Bezug auf die Leistungsfähigkeit skaliert werden. VERKEHRSREGELN: Gesetze Transporter TRANSPORTER: AUF-/ABFAHRTEN: Kommunikationsverfahren Schnittstellen Das eigentliche Kommunikationsverfahren TRANSPORTER: ist für alle Kommunikationsverfahren Verfahren identisch und sorgt für die Übermittlung der Datenpakete, bestehend aus Auftragsdaten (Wer liefert an wen) und Nutzdaten (Was AUF-/ABFAHRTEN: wird geliefert). Schnittstellen Die Auftragsdaten enthalten die für die Kommunikation erforderlichen CONTAINER: Datenpaket Adressda- TRANSPORTER: Kommunikationsverfahren CONTAINER: Datenpaket ten des Absenders, des Empfängers und Begleitinformationen Sie bilden quasi die Streckenkarte TRANSPORTER: Kommunikationsverfahren CONTAINER: Datenpaket SIEGEL Container oder SCHLOSS: Verschlüsselung SIEGEL oder SCHLOSS: Verschlüsselung Die Datenpakete in den Nutzdaten unterscheiden sich nur durch den unterschiedlichen Aufbau der verfahrensspezifischen Dateninhalte. Der CONTAINER: Datenpaket Aufbau ist für die Adressierung im Rahmen SIEGEL der Übermittlung oder SCHLOSS: Verschlüsselung nicht relevant, da jedes Datenpaket von Adressdaten begleitet KENNZEICHEN: wird KENNZEICHEN: Registrierung Registrierung 19 Stand 31. August 2012, ITSG GmbH SIEGEL oder KENNZEICHEN: SCHLOSS: Verschlüsselung Registrierung ZULASSUNG: Qualitätssicherung ZULASSUNG: Qualitätssicherung ZERTIFIKAT ZERTIFIKAT ZERTIFIKAT ZERTIFIKA ZERTIFIKA ZERTIFIKAT

20 VERKEHRSREGELN: Gesetze Grundzüge des Meldeverfahrens in der sozialen Sicherung VERKEHRSREGELN: Gesetze AUF-/ABFAHRTEN: Schnittstellen AUF-/ABFAHRTEN: Schnittstellen TRANSPORTER: Kommunikationsverfahren Schutz und Siegel TRANSPORTER: Kommunikationsverfahren Die Nutzdaten werden grundsätzlich nach einem einheitlichen Sicherheitsverfahren verschlüsselt und mit einer elektronischen Signatur verse- CONTAINER: Datenpaket hen Allein der berechtigte Empfänger kann die vom Absender verschlüsselten Nutzdaten entschlüsseln und anhand eines Verzeichnisdienstes CONTAINER: Datenpaket die Identität überprüfen SIEGEL oder SCHLOSS: Verschlüsselung Nummernschild SIEGEL oder SCHLOSS: Verschlüsselung Jeder Teilnehmer am elektronischen Datenaustausch erhält ein Zertifikat und wird in einem öffentlichen Verzeichnis registriert KENNZEICHEN: Das Ordnungskriterium zu der eindeutigen Kennzeichnung des Teilnehmers bildet die Registrierung Betriebsnummer oder das Institutionskennzeichen KENNZEICHEN: Registrierung ZULASSUNG: Qualitätssicherung Zulassung Für die Teilnahme am elektronischen Datenaustausch ist eine Zulassung erforderlich. Die Programme für die Entgelt- oder ZULASSUNG: Zahlstellenabrechnung Qualitätssicherung werden daher einer permanenten Qualitätssicherung unterzogen ACHTUNG ZERTIFIKAT ZERTIFIKAT ZERTIF ZERT ACHTUNG Nach den Vorgaben der Datenschutzbeauftragten müssen dazu alle schützenswerten und insbesondere die personenbezogenen Informationen FRAGE bei der Nutzung öffentlicher Kommunikationsstrecken verschlüsselt übertragen werden Die Krankenkassen betreiben dafür seit 1996 eine komplexe Pictogramme, FRAGE Sicherheitsinfrastruktur Jeder Kommunikationsteilnehmer verfügt über ein elektronisches Zertifikat. Pictogramme, Datenpakete zu unterschiedlichen Fachverfahren Gesicherte Übermittlung auf der elektronischen Autobahn Arbeitgeber und deren Dienstleistungspartner Organisationen der sozialen Sicherung 20 Stand 31. August 2012, ITSG GmbH

21 Grundzüge des Meldeverfahrens in der sozialen Sicherung Die Umsetzung Der elektronische Datenaustausch mit Arbeitgebern und Leistungserbringern wurde im Zuge der Einrichtung als Massenverfahren im Jahr 2000 an folgenden Anforderungen ausgerichtet: Die Daten werden vorrangig nur von den Arbeitgebern und Leistungserbringern an die Einrichtungen der sozialen Sicherung übertragen (quasi Einbahnstraße). Der Zugang soll für alle Kommunikationsteilnehmer kostengünstig möglich sein. Absender und Empfänger sind nicht immer zeitgleich online und insbesondere die Datenannahmestellen haben aus Kostengründen ausreichende Leitungskapazitäten vorzuhalten, um Lastspitzen jeglichen Umfangs abzusichern. Die zeitweise Abschaltung von Datenannahmestellen sollte ohne Auswirkungen auf den elektronischen Datenaustausch möglich sein. Dennoch soll der sendende Verfahrensbeteiligte seine Daten ungestört abgeben können. Anforderungen an eine flächendeckende und von allen Teilnehmern nutzbare Plattform Es wurde daher das verfahren als Transportverfahren gewählt, da es von allen Verfahrensbeteiligen bedient werden kann. Zudem ist der Anschluss in Bezug auf Leistung und Kosten entsprechend der individuellen Anforderungen der Verfahrensbeteiligten skalierbar. Die Nutzdaten wie z. B. Sozialversicherungsmeldungen oder Beitragsnachweise werden verschlüsselt. Sie bilden als Nutzdatendatei einen Anhang. Die Adressdaten des Absenders, des Empfängers und Begleitinformationen bilden die Auftragssatzdatei als einen Anhang. Das Internet dient als Zwischenspeicher. Leitungskapazitäten werden nicht vorgeschrieben. als massentaugliches Transportverfahren Vorbereitend auf diese neuen Regelungen wurde im Jahr 2004 für den elektronischen Datenaustausch mit Arbeitgebern zusätzlich ein neuer Datensatz im Meldeverfahren eingesetzt (DSKO Datensatz Kommunikation), der durch die Angabe der -Adresse einen Datenaustausch mit dem Arbeitgeber (Dialogverfahren) ermöglicht. Die Fehlerbehandlung soll ebenfalls vollautomatisiert stattfinden, fehlende Informationen wie z. B. Versicherungsnummern sollen elektronisch zurückgemeldet werden. 21 Stand 31. August 2012, ITSG GmbH

22 Grundzüge des Meldeverfahrens in der sozialen Sicherung Das Sicherheitsverfahren Die elektronische Übertragung schützenswerter, insbesondere personenbezogener, Informationen über öffentliche Kommunikationsleitungen ist nach Auflage der Datenschutzbeauftragten nur in gesicherter Form erlaubt. Die Krankenkassen haben mit der Einführung des elektronischen Datenaustauschs bereits 1996 ein entsprechendes Verfahren in den Technischen Richtlinien zum Datenaustausch im Gesundheitswesen dokumentiert und laufend fortgeschrieben. Seit 1997 betreibt die Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherungen GmbH (ITSG) ein Trust Center, das die öffentlichen Schlüssel der Teilnehmer für den gesicherten Datenaustausch vergibt. Abgesicherte Datenübertragung durch die Nutzung hochwertiger Verschlüsselungsverfahren Die Public Key Infrastructure (PKI) ist nach einem hierarchischen Vertrauensmodell aufgebaut. Dieses Vertrauensmodell setzt die Existenz einer Wurzelzertifizierungsinstanz (Root-CA) voraus: einer obersten Zertifizierungsstelle, der alle teilnehmenden Parteien vertrauen. Die ITSG, die Deutsche Krankenhaus Trustcenter und Informationsverarbeitungs GmbH (DKTIG) und die Deutsche Rentenversicherung Bund (DRV Bund) halten gemeinsam die sog. Policy Certification Authority (PCA) als Wurzel der gemeinsamen Zertifizierungshierarchie. Die Grundlagen für das Sicherheitsverfahren sind in der Security Schnittstelle für das Gesundheitswesen dokumentiert. Sie werden seit 1996 laufend fortgeschrieben. In den letzten Jahren wurden die technischen Verfahren mehrfach entsprechend den Empfehlungen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik angepasst. 22 Stand 31. August 2012, ITSG GmbH

23 Grundzüge des Meldeverfahrens in der sozialen Sicherung Weitere Nutzung der etablierten elektronischen Datenaustauschverfahren Grundsätzlich ist der Austausch beliebiger Daten zwischen den Kommunikationsteilnehmern möglich. Es können daher auch Datenpakete zu weiteren, gegebenenfalls neuen Fachverfahren eingebunden werden. Die Nutzung des etablierten Datenaustauschs im Gesundheits- und Sozialwesen bedarf aber immer der formalen Abstimmung mit den federführenden Organisationen. Leichter Ausbau der etablierten Kommunikationsplattform Zur organisatorischen Regelung sind in die technischen Richtlinien für alle elektronischen Fachverfahren entsprechende Kennzeichnungen aufzunehmen, die dem einheitlichen Standard folgen. Neue Kommunikationsteilnehmer benötigen ein dem vorgegebenen Standard entsprechendes Kommunikations- und Verschlüsselungsmodul. Kommunikationsteilnehmer, die bereits heute am elektronischen Datenaustausch teilnehmen, können die bestehende Infrastruktur nutzen und müssen nur die erforderlichen Anpassungen vornehmen. 3.5 Qualitätssicherung im Melde- und Beitragsverfahren Die Systemuntersuchung Die Fachverfahren in der sozialen Sicherung erfordern eine hohe Datenqualität. Bei der praktischen Umsetzung wurde daher frühzeitig festgelegt, dass bereits bei der Erstellung der Daten eine Qualitätssicherung durchgeführt wird. Es wird dadurch nachweislich erreicht, dass ein nur geringer Anteil von Meldungen, Bescheinigungen und Beitragsnachweisen fehlerhaft übermittelt wird. Das hat den Vorteil, dass nur in einer begrenzten Anzahl von Fällen Datenlieferungen wegen fehlerhafter Strukturen oder fehlerhafter Angaben abgewiesen und vom Absender korrigiert werden müssen. Die Fehlerquote, bezogen auf die übermittelten Inhalte bspw. der Sozialversicherungsmeldungen, liegt bei unter 1 %. Als wesentliche Maßnahme nimmt die Qualitätssicherung der Datenausgabe von Entgeltabrechnungs-/Zahlstellenabrechnungsprogrammen und Ausfüllhilfen eine Rolle im elektronischen Meldewesen ein. Hohe Qualität der Daten durch Prüfung bei der Entstehung 23 Stand 31. August 2012, ITSG GmbH

24 Grundzüge des Meldeverfahrens in der sozialen Sicherung Die ITSG führt im Auftrag des GKV-Spitzenverbandes die dafür erforderliche Systemuntersuchung durch und verleiht bei erfolgreichem Abschluss das GKV-Zertifikat. Dieses muss jährlich im Rahmen einer Qualitätskontrolle erneuert werden. Nur mit diesem Zertifikat dürfen die erfolgreich geprüften Programme am elektronischen Datenaustauschverfahren teilnehmen. Die Systemuntersuchung wird laufend an die aktuellen gesetzlichen Vorschriften und Erfordernisse angepasst. Die Systemuntersuchung setzt sich aus einer optionalen Beratungsphase und der eigentlichen Systemprüfung zusammen. Die Systemprüfung wird nach dem 4-Augen-Prinzip gemeinsam durch Mitarbeiter(innen) der Krankenkassen-Organisationen und der Deutschen Rentenversicherung Bund durchgeführt. Alle fachlichen und technischen Vorgaben werden in einem Pflichtenheft zusammengeführt. Dieses Pflichtenheft ist eine praxisgerechte Hilfe für die Entwicklung von Programmen zum Entgeltabrechnungs- und Meldeverfahren im Bereich der Sozialversicherung. Es enthält Informationen zur Thematik der Beitragsberechnung, Beitragsabrechnung und des Melderechts. Im Zuge der jährlich stattfindenden Qualitätskontrollen werden die Entgeltabrechnungs-/Zahlstellenabrechnungsprogramme und Ausfüllhilfen der Software-Ersteller entsprechend den Vorgaben aus dem Pflichtenheft geprüft. Dazu müssen auch Testaufgaben mit ausgewählten Testfällen verarbeitet werden. Auf Basis der daraus resultierenden Prüfergebnisse können potenzielle Programmfehler identifiziert und beseitigt werden. Durch die Systemuntersuchung wird die Betriebsprüfung in diesem Bereich erheblich vereinfacht, da nur der Einsatz der systemgeprüften Software festgestellt wird, aber keine technische Prüfung der Software des Arbeitgebers vor Ort mehr stattfinden muss. Zurzeit unterziehen sich rund 230 Software-Ersteller mit ca. 220 Entgeltabrechnungs- und ca. 30 Zahlstellenabrechnungsprogrammen der Systemuntersuchung. 24 Stand 31. August 2012, ITSG GmbH

25 Grundzüge des Meldeverfahrens in der sozialen Sicherung Zentrales Qualitätsmanagementsystem Auf dieser Basis kommt auch ein zentrales Qualitätsmanagementsystem zum Einsatz, mit dem Softwareersteller über die bei ihren Kunden auftretenden Fehler informiert werden So können Fehler zeitnah bereinigt und die Programme kurzfristig entsprechend angepasst werden. Dazu melden die Datenannahmestellen die von ihnen erzeugten Fehlermeldungen an das zentrale Qualitätsmanagementsystem Das Qualitätsmanagementsystem sammelt alle Fehlermeldungen von allen Datenannahmestellen und stellt diese, bezogen auf die angewandten Entgeltabrechnungs-/Zahlstellenabrechnungsprogramme bzw Ausfüllhilfen, den zuständigen Softwareerstellern zur Kontrolle zur Verfügung Laufende Überwachung der Datenqualität Annahmestellen der sozialen Sicherung Kennung liefern Daten Gesetz Verordnungen Rundschreiben melden Fehler liefern Vorgaben Arbeitgeber und deren Dienstleistungspartner Kennung Qualitätssicherung analysieren Fehler Systemuntersuchung verkaufen Anwendungen reagieren auf Fehler prüft Programme und vergibt Zertifikate ZERTIFIKAT Software-Ersteller Entgeltabrechnung und Zahlstellenabrechnung Kennung 25 Stand 31. August 2012, ITSG GmbH

26 Grundzüge des Meldeverfahrens in der sozialen Sicherung Systematisierte Fehlerprüfungen Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung legen fachliche Fehlerprüfungen fest und dokumentieren diese bezogen auf das Arbeitgeberverfahren in einem gemeinsamen Rundschreiben. Diese Vorgaben sind von den Software-Erstellern der Entgelt- und Zahlstellenabrechnungsprogrammen zwingend umzusetzen. Für einen Teil dieser Prüfungen werden Kernprüfprogramme bereitgestellt. Bezogen auf die Meldungen der Arbeitgeber wird für jedes Fachverfahren eine einheitliche und zentral entwickelte Kernprüfung zur Verfügung gestellt. Für jedes Fachverfahren ist festgelegt, welche Institution der Sozialversicherung die Entwicklung und Pflege der einheitlichen Kernprüfung übernimmt. Die Kernprüfung wird mit Ausnahme der DEÜV-Kernprüfung in Java angeboten, die DEÜV-Kernprüfung wird in C und Cobol angeboten. Eine Aktualisierung des Kernprüfprogramms findet planmäßig jeweils zum 1. Juni und 1. Dezember eines Jahres statt. Einheitliche Prüfungen zur Übermittlung fehlerfreier Daten Hierdurch ist weitgehend sichergestellt, dass Fehlersachverhalte bei der Verarbeitung der Meldedaten der Arbeitgeber einheitlich erkannt und behandelt werden. Aufgrund der guten Erfahrungen mit der von der DRV Bund seit Einführung der DEÜV-Verfahren entwickelten einheitlichen Kernprüfung haben sich die Krankenkassen auch in anderen Melde- und Bescheinigungsverfahren für eine gemeinsame Kernprüfung entschieden. Hierzu werden Kernprüfprogramme für Beitragsnachweise, Zahlstellenmeldungen, Bescheinigungen zur Berechnung von Entgeltersatzleistungen und Erstattungsanträgen nach dem AAG entwickelt und bereitgestellt. Die Kernprüfprogramme stehen sowohl den Software-Erstellern von Entgelt- und Zahlstellenabrechnungsprogrammen als auch allen Datenannahmestellen der Sozialversicherungsträger zur Verfügung. 26 Stand 31. August 2012, ITSG GmbH

27 Grundzüge des Meldeverfahrens in der sozialen Sicherung 3.6 Qualifizierter Meldedialog Bereits seit 1999 sind die Sozialversicherungsträger verpflichtet, den Arbeitgebern unverzüglich notwendige Unterlagen, wie z. B. die Quittung der eingegangenen Dateien, Fehlerprotokolle und den Nachweis von Sozialversicherungsnummern, zukommen zu lassen. In einer Übergangsphase wurden diese Informationen entweder in Papierform oder aber als elektronische Daten zur Verfügung gestellt. Zwischenzeitlich sind die Voraussetzungen für ein vollautomatisiertes Dialogverfahren mit den Arbeitgebern geschaffen worden. Das etablierte -Verfahren wurde zum 1. Januar 2010 um den Kommunikationsserver (GKV-KomServer) ergänzt. Damit sind die Voraussetzungen für den Ausbau und die weitergehenden Anwendungen des Meldeverfahrens gelegt. Meldeverfahren auf die Zukunft ausgerichtet In den aktuellen Gesetzen zur Umsetzung der Fachverfahren in der sozialen Sicherung wurde geregelt, dass in Meldeverfahren Daten im qualifizierten Meldedialog in beiden Richtungen (Arbeitgeber an Krankenkassen und Krankenkassen an Arbeitgeber) übermittelt werden. Der GKV-Kommunikationsserver übernimmt in den Datenaustauschverfahren die Rolle einer neutralen Datendrehscheibe und vermittelt die verschlüsselten Datenlieferungen in beide Richtungen. Die Übermittlung erfolgt durch Up- und Download der Daten. Damit wird der auf basierende Datenaustausch mittelfristig ersetzt. Derzeit können die Daten sowohl mittels basierender Kommunikation oder mittels Kommunikationsserver übertragen werden. Ablösung des - Verfahrens durch zukunftsorientierte Kommunikationsplattform Qualifizierter Meldedialog bedeutet, dass zwischen den Fachverfahren der Arbeitgeber und der Krankenkassen Daten ausgetauscht werden. Dies kann mehrfach erfolgen, so dass zwischen den eingesetzten Entgeltabrechnungs- und Krankenkassenverwaltungssystemen ein fachlicher Dialog entsteht. Dieser könnte in der Praxis auch ohne manuellen Eingriff durch die Anwender der Systeme erfolgen, so dass fachliche Daten mit kurzen Bearbeitungs- und Reaktionszeiten ausgetauscht werden. 27 Stand 31. August 2012, ITSG GmbH