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2 Inhaltsübersicht 1 Dokumentansichten... 5 Konventionen... 5 Herunterladen des Begleitmaterials... 5 Die Dokumentansichten... 6 Navigation in Dokumenten Mit mehreren Dokumenten arbeiten Word-Optionen Dokumente erstellen und bearbeiten Dokumentvorlagen Text eingeben Häufig benötigte Textfunktionen Schnellbausteine Hyperlinks Suchen und Ersetzen Die Rechtschreibprüfung Die Silbentrennung Die Grammatikprüfung AutoKorrektur-Funktion Dokumente speichern, öffnen und schützen Word-Dokumente speichern Versionen verwenden Dokumente in Fremdformate umwandeln Dokumente öffnen Dokumente schützen Formatierung und Bearbeitung einschränken Dokumenteigenschaften Text formatieren Zeichenformatierung Absatzformatierung Initiale Listen erstellen Arbeiten mit Tabstopps Formatvorlagen Seitenlayout Formatieren mit Schnellformatvorlagen Designs Seitenhintergrund verändern Seiteneinrichtung

3 Seitenumbruch Abschnitte Kopf- und Fußzeilen einfügen Kopf- und Fußzeilen bearbeiten Grafiken, Formen und Textfelder ClipArts einfügen Textumbruch einstellen Grafiken einfügen und zuschneiden Eingefügte Illustrationen anpassen Bildformatvorlagen Formen einfügen Textfelder WordArts einfügen und bearbeiten SmartArts einfügen Screenshots Seriendruck Das Prinzip des Seriendrucks Die Vorgehensweise beim Seriendruck Tabellen einfügen und ändern Neue Tabellen erstellen Bewegen in Tabellen Markieren in Tabellen Tabellen ändern und formatieren Textausrichtung und Textrichtung Tabelleneigenschaften ändern Tabellen sortieren Zellen teilen und verbinden Weitere Techniken Beschriftungen Inhaltsverzeichnis Kommentare Dokumente vergleichen Fuß- und Endnoten verwenden Blogbeitrag veröffentlichen Stichwortverzeichnis Inhaltsübersicht

4 4 Text formatieren Lernziele Zeichenformatierung Absatzformatierung Initiale verwenden Tabulatoren Aufzählungen erstellen Nummerierte Listen erstellen Formatvorlagen anwenden Formatvorlagen erstellen und bearbeiten Diese Lektion widmet sich der Zeichen- und der Absatzformatierung. Mit Zeichenformatierung ist die Gestaltung der Schrift in Dokumenten gemeint. Hierzu gehören u. a. das Einstellen der Schriftart, der Schriftgröße, der Farbe sowie der Attribute (wie fett, kursiv usw.). Bei der Absatzformatierung legen Sie u. a. fest, wie ganze Absätze ausgerichtet werden (zentriert, linksbündig, rechtsbündig) und ob die Absätze nummeriert oder mit einem Aufzählungszeichen versehen werden. Lernziel 2.1 Zeichenformatierung Wenn Sie die Schriftart, die Schriftgröße oder die Schriftattribute (fett, kursiv, unterstrichen etc.) ändern, wird dies Zeichenformatierung genannt. Sie können die Zeichenformatierung auf verschiedene Weisen vornehmen: Sie verwenden die Schaltflächen der Registerkarte Start. Diese Schaltflächen befinden sich zum Teil auch auf der Minisymbolleiste. Sie verwenden das Dialogfeld Schriftart. Sie verwenden die in Word eingebauten Tastenkombinationen, die auch als Shortcuts bezeichnet werden. Alle diese Varianten haben ihre Vor- und Nachteile: Die Verwendung der Schaltflächen ist sehr intuitiv, nachdem Sie einmal ihre Bedeutung kennen. Der Nachteil besteht darin, dass Sie auf diese Weise nicht alle Zeichenmerkmale zuweisen können. Das Dialogfeld Schriftart enthält alle Optionen für die Zeichenformatierung. Allerdings erfordert sein Einsatz etwas mehr Mausarbeit. 57

5 Besonders schnell ist die Verwendung der Tastenkombinationen, da Sie hierfür die Hände nicht von der Tastatur nehmen müssen. Der Nachteil ist jedoch, dass Sie hierfür die Tastenkombinationen erlernen müssen. Für alle Varianten gilt die folgende Regel: Erst markieren, dann formatieren. Hinweise zum Markieren von Text finden Sie in Lektion 2 auf Seite 17. Formatieren mit der Registerkarte In den allermeisten Fällen beschränkt sich die Formatierung von Text auf das Wählen einer geeigneten Schriftart und -größe sowie auf einige wenige Attribute wie fett, kursiv oder unterstrichen. Die dazu notwendigen Schaltflächen finden Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Schriftart. Formatieren mit der Minisymbolleiste Sicher ist Ihnen beim Markieren von Text schon einmal aufgefallen, dass dabei oberhalb der Markierung ein blasses Fenster auftaucht, dessen Farben kräftiger werden, sobald Sie mit dem Mauszeiger darüber fahren. Bei diesem Fenster handelt es sich um die sogenannte Minisymbolleiste. Auf ihr bietet Ihnen Word eine Auswahl der Funktionen an, die Sie im aktuellen Kontext am häufigsten benötigen werden. Die Bedeutung der Schaltflächen ist mit denen auf der Registerkarte Start identisch. Tipp: Minisymbolleiste anzeigen Um die Minisymbolleiste auf dem Bildschirm anzuzeigen, zeigen Sie mit dem Mauszeiger in eine Markierung. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Markierung, erscheint das Kontextmenü der Markierung. 58 Kapitel 4

6 Schriftart zuweisen Um einem Text eine andere Schriftart zuzuweisen, markieren Sie ihn und wählen dann in der Liste Schriftart die gewünschte Schriftart aus. Vom Design vorgegebene Schriftarten Zuletzt benutzte Schriften Alphabetisch sortierte Liste aller installierten Schriftarten Die Schriften, die Ihnen in Word zur Verfügung stehen, werden in der Liste in drei Gruppen angezeigt: Designschriftarten Die Gruppe enthält die beiden Schriftarten, die durch das Design festgelegt sind, das dem Dokument zurzeit zugrunde liegt. Wenn Sie eine Textpassage mit einer dieser Schriftarten formatieren und dem Dokument zu einem späteren Zeitpunkt ein anderes Design zuweisen, übernehmen diese Stellen automatisch die Schriftart des neuen Designs (siehe auch Lektion 5, ab Seite 80). Zuletzt verwendete Schriftarten In dieser Gruppe zeigt Word diejenigen Schriftarten an, die Sie zuletzt zur Formatierung verwendet haben. Alle Schriftarten In dieser Gruppe werden alle Schriftarten angezeigt, die auf Ihrem Computer installiert sind. Der Schriftgrad Rechts von der Liste mit den Schriftarten befindet sich eine Liste, mit der Sie die Schriftgröße (auch Schriftgrad genannt) für den markierten Text festlegen können. Sie können die Liste durch einen Klick auf den Pfeil öffnen und eine der vorgegebenen Größen auswählen. Oder Sie klicken mit der Maus in das Feld, tippen die gewünschte Größe ein und drücken dann die ( )-Taste. Für normalen Text, z. B. in einem Brief, wird in der Regel als Schriftgröße 10 oder 12 pt verwendet. Text formatieren 59

7 Mit den beiden links abgebildeten Schaltflächen, die sich sowohl auf der Registerkarte Start in der Gruppe Schriftart als auch in der Minisymbolleiste befinden, können Sie die Schriftgröße stufenweise vergrößern bzw. verkleinern. Die Stufen, in denen die Schriftgröße verändert wird, entsprechen den Schriftgrößen, die im Listenfeld Schriftgrad angeboten werden. Ist die aktuelle Schriftgröße z. B. 22 pt und klicken Sie dann auf die Schalfläche Schriftart vergrößern, wird dem markierten Text die Schriftgröße 24 pt zugewiesen. Beachten Sie, dass Sie die stufenweise Änderung der Schriftgröße auch mit zwei Tastenkombinationen vornehmen können. Zwei weitere Tastenkombinationen ermöglichen es, die Schriftgröße jeweils um 1 pt zu verkleinern oder zu vergrößern (siehe Tabelle auf Seite 62). Schriftschnitte/Schriftattribute Bei den Merkmalen fett und kursiv handelt es sich um sogenannte Schriftschnitte. Hinter diesem Begriff verbirgt sich die Tatsache, dass es die meisten Schriften in vier Varianten gibt: einer (normalen) geraden, einer kursiven, einer fetten sowie einer fettkursiven. Alle Buchstaben in jeder Variante der Schrift werden einzeln definiert, um ein optimales Schriftbild zu erhalten. Die Merkmale unterstrichen und durchgestrichen hingegen sind Schriftattribute. Hierbei wird der ausgewählte Schriftschnitt (also z. B. die fette Variante) einfach mit einer Linie versehen. Um diese Formatierungsmerkmale zuzuweisen, markieren Sie den Text und klicken auf die betreffende Schaltfläche. An den Schaltflächen können Sie ebenfalls erkennen, ob die Textstelle, an der die Einfügemarke steht, mit dem Merkmal formatiert ist: Dann nämlich wird die Schaltfläche im Zustand gedrückt angezeigt. Übung 1: Formatieren mit dem Dialogfeld Auf der Registerkarte Start und der Minisymbolleiste befinden sich nur die Schaltflächen für die gebräuchlichsten Formatierungen. Die gesamte Vielfalt der Zeichenformatierung entfaltet sich erst im Dialogfeld Schriftart. In dieser Übung soll einem Text das Attribut Kapitälchen zugewiesen werden. 1. Markieren Sie den gewünschten Text und klicken Sie die Markierung mit der rechten Maustaste an. Dadurch wird ein Kontextmenü geöffnet. 60 Kapitel 4

8 2. Klicken Sie im Kontextmenü auf den Befehl Schriftart, um das gleichnamige Dialogfeld anzuzeigen. Mit den Optionen dieser Gruppe können Sie die verschiedenen Schrifteffekte einstellen 3. Schalten Sie das Kontrollkästchen Kapitälchen ein und wählen Sie eventuell einen größeren Schriftgrad aus. Die Wirkung Ihrer Einstellungen können Sie unten im Dialogfeld im Vorschaubereich sehen. 4. Schließen Sie das Dialogfeld mit OK. Experimentieren Sie mit den Zeichenformatierungen und probieren Sie die verschiedenen Optionen des Dialogfeldes aus. Stellen Sie dabei auch Kombinationen mehrerer Optionen ein. Text formatieren 61

9 Stichwortverzeichnis A Abbildungsbeschriftung 143 Abbildungsverzeichnis 144 Absatz Absatzmarke 63 Begriff 63 Endemarke 63 erster Buchstabe 68 Absatzabstände 66 Absatzausrichtung 65 Absatzformatierung 63 Aufzählungen 69 Erste Zeile einrücken 66 Listen 70 Sondereinzug 66 Absatzformatvorlagen 75 Absatzmarke 63 Abschließen eines Word- Dokuments 47 Abschnitt 87 Alle anordnen, Fenster 150 Anfasser 98 Ansicht Dokumentstruktur 7 Entwurf 9 Seitenlayout 6 Vollbild-Lesemodus 7 Arabische Seitenzahlen 92 Aufzählungen 69 entfernen 70 AutoKorrektur 32 Ausnahmen 33 AutoTexte erstellen 20 AutoWiederherstellen 37 B Bearbeitungsbeschränkungen 54 Bedingter Trennstrich 28 Beschriftungen 143 Bewegen in Tabellen 130 Bildformatvorlagen 104 Bildschirmabbildung 114 Blogbeitrag 153 Bildoptionen 155 in Word erstellen 154 Kategorie einfügen 156 Konten verwalten 157 öffnen 157 veröffentlichen 157 C ClipArts 97 D Dateityp 40 Datenquelle, Seriendruck 115 Datum 19 Designeffekte 82 Designs 80 anwenden 81 benutzerdefinierte 83 Designschriftarten 59 Dokumentansichten 6 Dokumentaufzählungszeichen 70 Dokumente abschließen 47 Ansichten 6 benennen 35 erstellen 15 mit Schreibschutz versehen 50 öffnen 45 prüfen 47 Schreibschutz 50 schützen 46 speichern 35 vergleichen 149 verschlüsseln 49 Dokumenteigenschaften 55 Dokumentprüfung 47 Dokumentvorlagen 15 Formatvorlagen 77 E Effekte, Designeffekte 82 Einfügemodus 17 Einfügen Bildschirmabbildung 114 ClipArt 97 Formen 105 Grafik aus Datei 100 neue Tabellenspalte 132 neue Tabellenzeile 132 Screenshot 114 SmartArts 112 Einzüge mit Maus ändern 67 Empfänger, Seriendruck 117 Endnoten, siehe Fußnoten Entwurfsansicht 9 Ersetzen 24 F Farbsättigung 103 Farbton 103 Feldendezeichen 130, 131 Fenster, Alle anordnen 150 Fett 60 Fettkursiv 60 Format übertragen 62 Formatierung Absatz 63 ersetzen 24 Minisymbolleiste 58, 64 schützen 52 suchen 24 Schnellformatvorlagen 79 Textfelder 108 Zeichen 57 Formatierungsmöglichkeiten 52 Formatvorlagen 74 ändern 76 auf vorhandenen basieren 77 Dokumentvorlagen 77 Formatvorlagen (Fortsetzung) erstellen 77 Fußnoten 152 Optionen 76 Schnellformatvorlagen 79 Typen 75 Formen 105 siehe auch Illustrationen drehen 99 einfügen 105 gelbe Rauten 106 Fremdformate 40 Fußnoten 150 einfügen 151 Formatvorlagen 152 Nummerierung 152 Fußzeilen, siehe Kopf-/Fußzeile G Geschützter Trennstrich 28 Gitternetzlinien 130 Gliederungsnummerierungen 93 Grafik aus Datei einfügen 100 Beschriftung 143 Bildformatvorlagen 104 ClipArts 97 Farbsättigung 103 Farbton 103 Helligkeit 102 Kontrast 103 neu einfärben 103 transparente Farbe 103 zuschneiden 101 Grammatikprüfung 31 H Hängender Einzug 67 Hauptdokument 115 Helligkeit, einer Grafik 102 Hyperlinks 22 I Illustrationen siehe auch Formen und SmartArts drehen 99 Textfluss 99 WordArts 110 Individuelle Briefe, beim Seriendruck 124 Inhaltsverzeichnis aktualisieren 146 erstellen 145 Initiale 68 K Kategorie für Blogbeitrag einfügen 156 Kennwort festlegen 49 Kommentare 147 bearbeiten 148 Stichwortverzeichnis 159

10 Kommentare (Fortsetzung) einfügen 147 formatieren 148 Kompatibilitätsprüfung 41 Komprimieren, Bilder 102 Kontrast, einer Grafik 103 Kopf-/Fußzeile 90, 91 bearbeiten 94 einfügen 90 für erste Seite 95 für gerade Seiten 95 für ungerade Seiten 95 Position 95 Varianten 95 Kopieren von Text 17 Kursiv 60, 62 L Lineal Absatzeinzüge verändern 67 Tabstopps setzen 73 Linker Einzug 67 Linksbündiger Absatz 68 Listen Listenformatvorlagen 75 Löschen einzelne Zeichen 17 Tabellen 129 M Markieren in Tabellen 131 mit der Maus 17 Markups 147 Mehrspaltiger Text 87 Minisymbolleiste 58, 64 N Nummerierung Fußnoten 152 mit anderer Zahl beginnen 71 O Öffnen von Dokument 45 Optionaler Trennstrich 28 Outlook, beim Seriendruck 117 P Paginierung 86 PDF-Datei erstellen 44 R Rahmenpunkte 100 Rechtschreibung Römische Seitenzahlen 92 Rückgängig machen, Silbentrennung 31 S Satzspiegel 85 Schnellbausteine Schnellformatvorlagen 79 Schnelltabelle 128 Schreibschutz 48, 50 Schriftart zuweisen 59 Schriftgrad 59 für normalen Text 59 größer und kleiner 63 Liste öffnen 62 Schriftschnitte Fett 60 Kursiv 60 Schutz 46 Ausnahmen 54 Bearbeitungsbeschränkungen 54 Formatierungsmöglichkeiten 52 Schreibschutz 48 Screenshot einfügen 114 Seiteneinrichtung 84 Abschnitte 87 Satzspiegel 85 Seitenränder 85 Spalten 87 Spaltenausgleich 89 Spaltenumbruch 89 Seitenhintergrund 83 Seitenlayout 6 Seitenorientierung 85 Seitenränder 85 Seitenumbruch 86 Seitenzahlen Anfangsnummer 92 arabische 92 Format ändern 92 in Kopf- und Fußzeilen 91 Statusleiste 93 Zahlenformat 92 Seriendruck 115 Datenquelle 115 Empfänger 117 Hauptdokument 115 individuelle Briefe 124 Outlook 117 Prinzip 115 Serientextdatei 115 Steuerdatei 115 Vorschau 122 erstellen 116 Sicherungskopie 37 Silbentrennung 27 rückgängig machen 31 Trennstriche 28 Silbentrennzone 30 SmartArts siehe auch Illustrationen Sonderzeichen 18 Spalten Speichern Statusleiste 88, 93 Suchen (nach Text) 24 Symbole 18 T Tabelle Eigenschaften 137 Formatvorlagen 133 Hintergrund ändern 135 leere Tabelle einfügen 126 löschen 129 markieren in 131 mit Tabulatoren erstellen 125 Schnelltabelle speichern 128 sortieren 139 Spalten einfügen 132 Spaltenüberschriften 139 Tabellenfeld 130 Tabelle (Fortsetzung) Textrichtung 135 zeichnen 127 Zeilen einfügen 132 Zellen verbinden 141 Tabellenfeld 130 Tabellenformatvorlagen 75 Tabellenzellen teilen und verbinden 141 Tabstopp 73 Tastenkombinationen Absatzformatierung 67 Zeichenformatierung 62 Text eingeben 16 ersetzen 24 kopieren 17 löschen 17 suchen 24 verschieben 17 Textbereich, einer SmartArt 113 Textfelder 106 fertige 109 formatieren 108 verknüpfen 108 Textfluss 99 Textrichtung in Tabellen 135 Transparenz 103 Trennstriche 28 U Überschreibmodus 17 Überschrift für Tabelle 139 V Vergleichen, Dokumente 149 Verknüpfen Textfelder 108 Formatvorlagen 75 Verschieben Text 17 Verschlüsseln, Dokument 49 Vollbild-Lesemodus 7 Vorlagen 15 W WordArt Z Zahlenformat 92 Zeichenformatierung 57 kopieren 62 mit Tastatur 62 Zeichenformatvorlagen 75 Zeichnen von Tabellen 127 Zeile, feste Höhe in Tabelle 138 Zeilenabstände 66 Zeilenschaltung 16 Zeilenumbruch 16 Zellen verbinden 141 Zentrierter Absatz 68 Zitate 109 Zoomen 9 Zuletzt bearbeitete Dokumente, Anzahl festlegen 45 Zuletzt verwendete Schriftarten 59 Zuschneiden von Grafiken Stichwortverzeichnis

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