Wissenschaftliches Arbeiten mit dem Programm Microsoft Word

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1 Wissenschaftliches Arbeiten mit dem Programm Microsoft Word Ein Leitfaden und Ratgeber für Studierende der Hochschule Fulda des Fachbereichs Sozialwesen

2 Inhaltsverzeichnis VORWORT EINRICHTEN DES DOKUMENTES FORMATIERUNGEN DES TEXTES STANDARDTEXT ÜBERSCHRIFTEN DAS INHALTSVERZEICHNIS SEITENZAHLEN FUßNOTEN EINFÜGEN EINER KOPFZEILE SILBENTRENNUNG EINFÜGEN VON GRAFIKEN UND TABELLEN BESCHRIFTUNG EINER GRAFIK ABBILDUNGSVERZEICHNIS TABELLEN ERSTELLEN EINES LITERATURVERZEICHNISSES DER ANHANG... 2

3 Vorwort 1 Vorwort Dieser Leitfaden soll Ihnen dabei helfen, ihre wissenschaftliche Arbeit unkompliziert zu gestalten. In einzelnen Schritten wird Ihnen die Benutzung von Formatvorlagen vermittelt, wie man ein Inhaltsverzeichnis erstellt, Grafiken einfügt, Auf die Grundlegenden Funktionen von Word wird in diesem Skript nicht eingegangen. Wenn Sie also noch keine Erfahrungen mit diesem Programm haben, dann besuchen sie bitte die Veranstaltung Einführung in die EDV von Herrn Tegel und besorgen sie sich das gleichnamige Skript. Viel Erfolg!

4 Einfügen von Grafiken 2 1. Einrichten des Dokumentes Wenn Sie das Programm Word starten, richten Sie sich zuerst Ihr Dokument ein. Dazu gehen Sie im Menü auf Datei und dann auf Seite einrichten. Hier stellen Sie die Seitenränder Ihres Dokumentes auf die gewünschte Größe. Im Karteireiter Layout finden sie die Größeneinstellungen für die Kopf- und Fußzeilen. Im Anschluss speichern Sie Ihr Dokument schon einmal. 2. Formatierungen des Textes Im Programm Word kann man für Standardtext, Überschriften, Inhaltsverzeichnis, Tabellen, Formatvorlagen erstellt werden. Formatvorlagen sogen dafür, dass das Aussehen Ihrer Arbeit durchgängig einheitlich ist und die Abstände immer stimmen. Formatvorlagen für die Überschriften sind die Voraussetzung für ein automatisches Inhaltsverzeichnis. 2.1 Standardtext Klicken Sie im Menü Format die Option Formatvorlagen und Formatierungen an. Es öffnet sich ein neues Fenster. Name Texteinstellungen Zeilenabstand Klicken Sie nun die Option Neue Formatvorlage an. Im folgenden Fenster geben Sie zuerst Ihrer Formatvorlage einen passenden Namen. Dann legen Sie die Schriftart, Größe, Zeilenabstand usw. für Ihren Standardtext fest.

5 Einfügen von Grafiken Überschriften Formatvorlagen für die Überschriften sind die Voraussetzung für ein automatisches Inhaltsverzeichnis. Gehen Sie genau, wie bei der Formatierung für den Standardtext vor. Falls das Fenster für die Formatierungen nicht mehr geöffnet sein sollte, klicken Sie wieder im Menü Format die Option Formatvorlagen und Formatierungen an. Wählen Sie nun die Überschrift 1, bzw. Überschrift 2 oder 3 aus und klicken Sie auf den kleinen Pfeil. Es öffnet sich ein Flyout, hier wählen Sie die Option Ändern aus. Jetzt können Sie alle Eigenschaften für die entsprechenden Überschriften festlegen: Schriftart, Größe, Wenn Sie nun eine neue Überschrift einfügen, dann markieren Sie diese und wählen im Menü die entsprechende Überschrift aus. 2.3 Das Inhaltsverzeichnis Nachdem Sie alle Überschriften als Überschriften mit Hilfe der Formatvorlagen definiert haben, klicken sie mit dem Cursor an die Stelle, an der das Inhaltsverzeichnis erscheinen soll. Gehen Sie dann in der Menüleiste auf Einfügen Referenz Index und Verzeichnisse. Es öffnet sich ein neues Fenster. Wählen Sie hier den Karteireiter Inhaltsverzeichnis aus. Wählen Sie in der Rubrik Formate die Option Formell oder von Vorlage aus. Klicken Sie nun auf OK Das Inhaltsverzeichnis wird automatisch erstellt. Um das Inhaltsverzeichnis zu aktualisieren klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Verzeichnis und wählen Felder aktualisieren. 2.4 Seitenzahlen Klicken Sie im Menü auf Einfügen und dann auf Seitenzahlen. Sie können im neuen Fenster einstellen, wo die Seitenzahlen positioniert werden sollen und ob eine Seitenzahl auf der ersten Seite erscheinen soll. Unter Format können Sie einstellen, bei welcher Seitenzahl die Zählung beginnen soll. 2.5 Fußnoten Fußnoten sollten für ergänzende Anmerkungen, Erläuterungen, Begriffsklärungen usw. genutzt werden, wenn sie den Lesefluss im Text erheblich stören oder schlichtweg nicht so wichtig sind, dem Leser aber nicht vorenthalten werden sollen. Wir empfehlen diese Vorgehensweise und nicht die (zugegebenermaßen zulässige) Verwendung der Fußnoten für Quel-

6 Einfügen von Grafiken 4 lenangaben. Fußnoten sollten aber nicht zu lang (bis ca. 5 Zeilen) sein und nicht zu häufig vorkommen (nicht mehr Fußnoten als Textseiten). Setzten sie den Cursor direkt hinter das Wort oder die Abkürzung zu der die Fußnote gehören soll. Klicken Sie dann im Menü auf Einfügen Referenz und dann auf Fußnote. Klicken Sie im neuen Fenster einfach auf Einfügen. Ihr Cursor springt jetzt automatisch in die Fußzeile, in der sie ihren text schreiben können und hinter dem Wort im laufenden Text erscheint eine kleine Nummer. 2.6 Einfügen einer Kopfzeile In dem Programm Microsoft Word besteht die Möglichkeit Kopfzeilen zu erstellen, in der zu jedem Kapitel die dazugehörende Überschrift erscheint (wie auch in diesem Skript). Zuerst müssen sie Seitenumbrüche erstellen. Nach jedem Kapitel bzw. immer dann wenn in der Kopfzeile ein anderer Text erscheinen soll, müssen Sie im Menü auf Einfügen und Manueller Umbruch. Wählen Sie nun den Abschnittsumbruch Nächste Seite. Klicken sie danach im Menü Ansicht auf Kopf- und Fußzeile. Nun können Sie Ihre Überschrift in die Kopfzeile setzten. Klicken Sie auf das Symbol Verknüpfung zum vorherigen (diese Option ist standardmäßig aktiviert), um die Option zu deaktivieren. Sie möchten ja nicht, dass die Kopfzeile genauso heißt wie die des vorherigen Abschnitts. 2.7 Silbentrennung Damit ein Text nicht zu flatterhaft aussieht, empfiehlt es sich, die automatische Silbentrennung zu aktivieren. Man findet dies im Menü Extras Sprache und Silbentrennung. Hier setzten Sie das Häcken in das Feld Automatische Silbentrennung. Man kann die Abstände bei Silbentrennzone auch vergrößern oder verkleinern. Je kleiner der Wert ist, desto weniger flattert der Absatz. 3. Einfügen von Grafiken und Tabellen Wählen Sie im Menü Einfügen die Option Textfeld. Ziehen Sie nun ein Textfeld auf Ihrer Seite auf und klicken Sie mit dem Cursor in den Rahmen. Gehen Sie dann wieder auf Einfügen und dann auf Grafik - aus Datei Jetzt wählen Sie Ihre Grafik aus. Es erscheint Ihr ausgewähltes Bild und eine Grafikleiste mit der Sie das Bild noch etwas bearbeiten können. Sollten viele Veränderungen an dem Bild vorgenommen werden, empfiehlt es sich, die Bearbeitung vorher in einem Bildbearbeitungsprogramm vorzunehmen.

7 Einfügen von Grafiken 5 Klicken Sie nun auf den Rahmen des Textfeldes und wählen dann die Option Textfeld formatieren aus. Im neuen Fenster wählen sie den Karteireiter Textfeld Hier können Sie das Textfeld in einen Positionsrahmen umwandeln. Um den Schwarzen Rahmen des Textfeldes zu entfernen klicken Sie auf den Karteireiter Farben und Linien. Hier können Sie auch das Layout (Grafik vor den Text, Hinter den Text, Passend) verändern und die Größe des Bildes festlegen. 3.1 Beschriftung einer Grafik Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die Grafik klicken, wählen sie im Menü die Option Beschriftung aus. Im sich öffnenden Fenster können Sie Ihrer Abbildung einen Namen geben, bestimmen, wo der Titel erscheinen soll und ob es sich dabei um eine Abbildung, eine Tabelle oder eine Formel handelt. In der Regel wird folgende Zeichenfolge eingesetzt: Abbildung.AbbildungsNr - Titel Abbildung 1 - Toaster 3.2 Abbildungsverzeichnis Klicken Sie im Dokument auf die Stelle, an der Sie das Abbildungsverzeichnis einfügen möchten. Klicken Sie im Menü Einfügen auf Index und Verzeichnisse und dann auf die Registerkarte Abbildungsverzeichnis. Klicken Sie unter Kategorie auf die Beschriftungskategorie, die Sie im Abbildungsverzeichnis zusammenstellen möchten. Hier können Sie wählen, ob Sie Abbildungen, Tabellen oder Gleichungen als Bezug haben wollen. Hinter der Quellenangabe können weitere Ergänzungen stehen, wie zum Beispiel: - Die Abbildung ist ohne Veränderungen übernommen worden. - An der Abbildung sind Veränderungen oder Ergänzungen vorgenommen worden. - Die Angaben von Quelle fehlt, die Abbildung ist eine eigene Darstellung. 3.3 Tabellen Um Tabellen einzufügen, wählen Sie im Menü Tabelle Einfügen und dann Tabelle aus. Im neuen Fenster können Sie bestimmen, wie viele Spalten und Zeilen Ihre Tabelle haben soll. Für den Fall, dass die Spalten und Zeilen doch nicht ausreichen, können über Tabelle Einfügen die Fehlenden Elemente hinzugefügt werden. Über die Option Löschen können, können einzelne Elemente entfernt werden. Die Tabellen in einer Arbeit sollten einheitlich gestaltet werden. Die Tabellenbeschriftung wird über Einfügen Referenz und dann Beschriftung automatisch erstellt. Im neuen Fenster können Sie der Tabelle einen Titel geben. Alle Tabellen der Arbeit sind in einem Tabellenverzeichnis aufzuführen. Dieses ist dem Abbildungsverzeichnis nachgestellt und enthält Angaben über Tabellennummer, Titel der Tabelle und Seitenzahl.

8 Erstellen eines Literaturverzeichnisses 6 Das Tabellenverzeichnis kann automatisch in Word erstellt werden (Einfügen; Verzeichnisse; Tabellenverzeichnis; funktioniert genau wie bei den Grafiken). 4. Erstellen eines Literaturverzeichnisses Nachdem Sie Ihre Literatur ordnungsgemäß und vollständig abgetippt haben, erstellen Sie auch für das Literaturverzeichnis eine Formatvorlage. Gehen Sie hierzu wieder im Menü auf Format und wählen dann Formatvorlagen und Formatierungen aus. Wählen Sie nun die Formatvorlage Literatur aus. Es öffnet sich ein Flyout, hier wählen Sie die Option Ändern aus. Jetzt können Sie alle Eigenschaften ändern, wichtig ist vor allem den Abstand zwischen den Absätzen zu vergrößern. Danach markieren Sie Ihre Literaturliste und wählen dann bei den Formatvorlagen das Inhaltsverzeichnis aus. Um es dann noch alphabetisch zu sortieren, wählen Sie im Menü Tabelle die Sortierfunktion aus. Da diese Funktion auf mehrere Absätze angewendet wird, muss natürlich alles was sortiert werden soll, markiert werden. Absatzabstand vergrößern 5. Der Anhang Hauptbestandteile eines Anhangs sind ergänzende Materialien wie z. B. größere tabellarische und graphische Darstellungen, Fotokopien, längere Gesetzestexte. Oftmals dient der Anhang im Rahmen von empirischen Arbeiten der Abbildung des Fragebogens sowie der Darstellung der statistischen Ergebnisse. Inhaltlich soll im Anhang nur das stehen, was nicht zwingend zum Verständnis des Textes erforderlich ist. Die Abbildungen des Anhangs werden fortlaufend nummeriert, wobei jedoch neu, d. h. unabhängig von der Nummerierung der Abbildungen im Text, durchgezählt wird. Dem Anhang ist generell ein Anhangsverzeichnis voranzustellen. Im Anhang wird die römische Nummerierung (von Inhalts- und Abbildungsverzeichnis etc.) fortgesetzt.

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