Das Löschkonzept bei Toll Collect. DIN FOCUS.ICT, Workshop am Dr. Volker Hammer Datenschutz-Team Toll Collect (Secorvo GmbH)

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1 Das Löschkonzept bei Toll Collect DIN FOCUS.ICT, Workshop am Dr. Volker Hammer Datenschutz-Team Toll Collect (Secorvo GmbH)

2 Daten aufräumen??? Wir wissen nicht, wann unsere Prozesse beendet sind! Das geht technisch nicht Ein Ostwestfale löscht keine Daten Konsequenz? V. Hammer, Datenschutz-Team Toll Collect, Löschkonzept (DIN FOCUS.ICT ) Seite 2

3 Löschen und Datenschutz Standardisierung Wer setzt die Vorgaben? Das Gesetz: 4 Grundprinzipien des Datenschutzes Zulässigkeit Erforderlichkeit Zweckbindung Transparenz Löschen In der Regel unbestimmte Rechtsbegriffe: Konkretisierungsbedarf BDSG subsidiär konkrete Rechtsvorschriften gehen vor V. Hammer, Datenschutz-Team Toll Collect, Löschkonzept (DIN FOCUS.ICT ) Seite 3

4 Ausgangspunkt bei Toll Collect Stammdaten, CRM-Aufträge Fahrtdaten Kontrolldaten Service- Meldungen zu Fahrzeuggeräten Nachweis zum Start Wirkbetrieb, dass Mautdaten nach ABMG-Vorgabe gelöscht werden 2 Fragen Was ist die ABMG-Vorgabe? Wie weist Toll Collect die Löschung nach? V. Hammer, Datenschutz-Team Toll Collect, Löschkonzept (DIN FOCUS.ICT ) Seite 4

5 Löschkonzept: Methodisches Vorgehen Regellöschfristen (Frist je Datenart) Systemlöschkonzepte, z.b. KonZ EbdV SAP-BWS V. Hammer, Datenschutz-Team Toll Collect, Löschkonzept (DIN FOCUS.ICT ) Seite 5

6 Regellöschfristen ABMG BDSG Benutzervertrag, AGB Regellöschfristen (Frist je Datenart) Analyse der Geschäftsprozesse: Erforderlichkeit feststellen... enthält je Datenart Zwecke Aufbewahrungspflichten Löschpflichten ergibt Regellöschfrist V. Hammer, Datenschutz-Team Toll Collect, Löschkonzept (DIN FOCUS.ICT ) Seite 6

7 Umsetzung: Systemlöschkonzepte und Richtlinien Regellöschfristen Systemlöschkonzepte, z.b. KonZ EbdV SAP-BWS z.b. Backup Richtlinien zu Querschnittsbereichen Log- Protokolle enthält Datenarten im System und je Datenart Lifecycle im System Speicherorte Löschmechanismus mit Konfigurationsvorgaben V. Hammer, Datenschutz-Team Toll Collect, Löschkonzept (DIN FOCUS.ICT ) Seite 7

8 Hoher Nutzen Löschen ist Teil der Unternehmenskultur von Toll Collect!! Return of Investment Klares Prozessverständnis Entscheidung: Ausweitung auf alle Arten personenbezogener Daten V. Hammer, Datenschutz-Team Toll Collect, Löschkonzept (DIN FOCUS.ICT ) Seite 8

9 Umsetzungsprobleme bei Prozessanalysen Ufer-, end- und aussichtslos V. Hammer, Datenschutz-Team Toll Collect, Löschkonzept (DIN FOCUS.ICT ) Seite 9

10 Fristen: Wenige!... sofort 42 Tage 120 Tage 1 Jahr 4 Jahre 7 Jahre 12 Jahre ABMG AO, HGB (10 Jahre) TMG, ABMG BGB (3 Jahre) AO, HGB (6 Jahre) V. Hammer, Datenschutz-Team Toll Collect, Löschkonzept (DIN FOCUS.ICT ) Seite 10

11 Startzeitpunkte + Fristen = 12 Löschklassen Sofort 42 Tage 120 Tage 1 Jahr 4 Jahre 7 Jahre 12 Jahre Ab Entstehung ABMG-D. mit bes. Analysebedarf ABMG- Daten Ab Ende Vorgang nmf, Web- Logs Kurzzeit- Doku., Betriebs- Logs voll erstattete ABMG- RaklaD. Vorgänge ohne Dokupflicht Rekla- und ForderungsD. BuchhaltungsD Handelsbriefe Ab Ende De-Reg. ergänz. StammD. Verträge (> 7 Jahre, >=1 Jahr nach De-Reg.) KernstammD. V. Hammer, Datenschutz-Team Toll Collect, Löschkonzept (DIN FOCUS.ICT ) Seite 11

12 Übertragbarkeit von Löschregeln / Standardisierung Wer setzt Standards? Grundprinzipien des Datenschutzes! Feste Regeln nur schwer möglich - Konkretisierung erforderlich Übertragbarkeit im Sinne Best Practice Methodisches Vorgehen mit 2 Ebenen Regellöschfristen Bilden von Löschklassen aus Prozessanalyse aus gesetzlichen Vorgaben Löschklassen Allgemein geltende gesetzliche Fristen sind übertragbar Technische Maßnahmen Löschfunktionen vorsehen oder unterstützen Keep it Simple! (?) V. Hammer, Datenschutz-Team Toll Collect, Löschkonzept (DIN FOCUS.ICT ) Seite 12

13 Einladung zur Datenschutz-Ausstellung V. Hammer, Datenschutz-Team Toll Collect, Löschkonzept (DIN FOCUS.ICT ) Seite 13

14 Mehr zum Löschkonzept... Kontaktdaten: Literatur: Fraenkel, R. / Hammer, V. (2007): Rechtliche Löschvorschriften, DuD 12/2007, 899 ff. Hammer, V. / Fraenkel, R. (2007): Löschkonzept, DuD 12/2007, 905 ff. in Vorbereitung: Löschklassen - Standardisierte Fristen für die Löschung personenbezogener Daten (DuD 2011) V. Hammer, Datenschutz-Team Toll Collect, Löschkonzept (DIN FOCUS.ICT ) Seite 14

15 Fragen??? V. Hammer, Datenschutz-Team Toll Collect, Löschkonzept (DIN FOCUS.ICT ) Seite 15