Workforce-Management-Software: Zwischen Anspruch und Wirklichkeit

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2 Klare Strategie, vorausschauende Planung und die richtige Software helfen, Engpässe und Ausfälle zu vermeiden. Workforce-Management-Software: Zwischen Anspruch und Wirklichkeit Obwohl die Bedeutung von Software für Workforce-Management von den Unternehmen klar erkannt ist, wird sie im Großteil der Unternehmen immer noch nicht konsequent und nachhaltig umgesetzt. Woran das liegt, was Unternehmen sich wünschen und was sie bekommen, zeigt eine Studie. Autor: Jürgen Wintzen Die kritischen Erfolgsfaktoren für den Einsatz einer Software im Bereich Workforce Management sind für Unternehmen die flexible Reaktion auf Bedarfsschwankungen, die Verbesserung der Flexibilität der eigentlichen Einsatzplanung sowie die vorausschauende Steuerung des Personaleinsatzes, um die Herausforderungen im betrieblichen Alltag meistern zu können. Softwareprodukte für Workforce-Manage ment müssen diese Anforderungen heute bestmöglich unterstützen. Doch gibt es hier immer noch erheblichen Nachholbedarf das zeigt die aktuelle Studie Wertschöpfungsfaktor Mitarbeitereinsatz Arbeitszeitmanagement und Personaleinsatzplanung der Working Time Alliance (WTA), einem Zusammenschluss der drei auf Arbeitszeitfragen und Personaleinsatzplanung spezialisierten Unternehmensberatungen bm-orga, Ximes und Fokus:Zeit. Die Studie geht der Kompendiumname Softwarekompendium 20XX I 00 07

3 Frage, welche Konsequenzen Unternehmen aus den durch Globalisierung und in immer engeren Abständen erfolgenden Aufschwung- und Rezensionszeiten steigenden Anforderungen an die Personaleinsatzplanung gezogen haben, in ihrer zweiten Runde nach eine erste Studie zu gleichen Themen wurde bereits 2011 veröffentlicht. Die aktuelle Umfrage wurde unter 176 Unternehmen aller Größenordnungen und Branchen geführt. Leistungsstarkes Angebot wird kaum genutzt Die Umfrage offenbart zunächst eine relativ große Unzufriedenheit der Unternehmen und Personalverantwortlichen, die Personaleinsatzplanungssoftware nutzen, mit den im Betrieb vorhandenen Porgrammen: Über die Hälfte (53 Prozent) der befragten Unternehmen stufen danach die von ihnen genutzte Personaleinsatzplanungssoftware als verbesserungsfähig ein oder ist generell nicht zufrieden mit der Software. Hauptkritikpunkt ist die Schwierigkeit, die Software den dynamischen Anpassungs- und Veränderungsbedürfnissen im Unternehmen anzupassen. Oft werden Softwarelösungen nicht nachhaltig implementiert und in die unternehmensspezifischen Planungsprozesse verankert. Ein Problem, das sowohl in der Gestaltung der Software durch den Anbieter als auch in der falschen Nutzung durch den Anwender begründet ist: Features & Functions bestimmen oftmals die Ausprägung einer implementierten Lösung, die konsequente Ausrichtung an den eigentlichen Bedürfnissen im Unternehmen wird dabei in vielen Unternehmen zur Nebensache. Im Ergebnis prägen so nicht die unternehmensspezifischen Prozesse der eigentlichen Einsatzplanung den Softwareeinsatz, sondern umgekehrt. Dabei ist das Bedürfnis nach Softwareunterstützung bei der Einsatzplanung und dem -management groß: Die Ergebnisse der Studie zeigen, dass dem Instrument Personaleinsatzplanung grundsätzlich heute und in Zukunft große Bedeutung beigemessen wird. Seine Relevanz ist nach Einschätzung der teilnehmenden Unternehmen mit Blick auf die nächsten Jahre gleichbleibend auf einem hohem Niveau. So wird auch der an wichtigen Planungsprozessen im Unternehmen ausgerichtete Softwareeinsatz im Bereich Workforce- Management als entscheidender Wettbewerbsvorteil bei der Bewältigung der immer komplexer werdenden Planungsaufgaben im betrieblichen Umfeld gesehen. Wie die Studie zeigt, ist die Landschaft bei der Systemunterstützung jedoch immer noch sehr heterogen ausgeprägt, obwohl seit Jahren sehr leistungsstarke und auch branchenspezifische Produkte auf dem Markt verfügbar sind. Es gibt zwar bereits eine Vielzahl von Unternehmen, die bereits mit Spezialsoftware zur Personaleinsatzplanung agieren, wobei es sich dabei oftmals um individuell ausgeprägte Lösungen in einer mannigfaltigen Softwarelandschaft handelt. Bemerkenswerterweise setzt aber ein signifikanter Anteil der teilnehmenden Unter Erfolgsfaktoren Flexible Reaktion auf Bedarfsschwankungen, flexiblere Einsatzplanung und deren vorausschauende Steuerung bilden mit 40 Prozent die Hauptzielgrößen für Workforce-Management-Software. Frage: Welches sind die kritischen Erfolgsfaktoren einer effizienten und bedarfsorientierten Personaleinsatzplanung? Flexible, schnelle Reaktionen auf Bedarfsschwankungen Verbesserung der Flexibilität der Einsatzplanung Vorausschauende Steuerung des Personaleinsatzes Steigerung der Planungsqualität Vereinheitlichung der Planungsprozesse 14,7 % 13,2 % 12,1 % 10,5 % 10,5 % Quelle: WTA Studie 2013/2014

4 nehmen an der Studie noch immer auf die Planung mit einer Tabellenkalkulation und die Erfahrungswerte ihrer Planer. Prinzipiell zeigt dieses Ergebnis, dass es an schlüssigen Konzepten bei der Softwareunterstützung mangelt. Die Folge dieser aktuellen Entwicklungen ist, dass die Ressource Personal nicht optimal und wirtschaftlich genutzt wird. Hier gibt es in vielen Unternehmen weiterhin erhebliche Optimierungspotenziale. Erwartungen an Softwarelösungen vielfach zu hoch In vielen Fällen wird seitens der Unternehmen aber auch zu viel von Softwarelösungen im Workforce- Management erwartet. Viele Unternehmen versuchen oftmals alle Themen rund um den effizienten Personaleinsatz mit einer Softwarelösung in den Griff zu bekommen. Dabei können aber organisatorische Defizite in den Unternehmen nur bedingt durch den eigentlichen Softwareeinsatz verbessert beziehungsweise optimiert werden. Dies gilt besonders, wenn es keinen definierten Prozess der Personaleinsatzplanung gibt. Die Aufgabendefinition der am Planungsprozess beteiligten Rollen müssen strukturiert und klar geregelt sein, in allen anderen Fällen plant jeder Einsatzplaner individuell vor sich hin. Vielfach wurden seitens der Unternehmen aber auch noch nicht die notwendigen Voraussetzungen für eine nachhaltige Softwareunterstützung geschaffen. Starre Arbeitszeitmodelle und eine nicht richtig abgeleitete Bedarfssituation führen sehr oft zu großen Problemen in der Einsatzplanung. Definierte Zielgrößen werden nicht erreicht und realisiert. Die Schuld daran wird in der internen Ursachensuche und Kommunikation oftmals der mangelnden Softwareunterstützung zugewiesen. Bei genauerer Betrachtung entpuppt sich eine nicht funktionierende oder die gesetzten Ziele nicht erfüllende Personaleinsatzplanung aber in der Regel Zufriedenheit Der hohe Anteil (53 Prozent) nicht überzeugter Anwender deutet auf stark dynamische Bereiche in den Betrieben hin, teilweise könnte aber auch eine nicht passende Systemlösung im Unternehmen der Grund für die Unzufriedenheit sein. Frage: Wie zufrieden sind Sie mit den heute in Ihrem Unternehmen eingesetzten Systemen zur Personaleinsatzplanung? 36 % 38 % 15 % 11 % voll zufrieden unzufrieden kann ich nicht beurteilen verbesserungsfähig Quelle: WTA Studie 2013/2014 nicht als Problem der Softwareunterstützung, sondern als die Auswirkungen unzureichender Rahmenbedingungen für die eigentliche Softwareunterstützung im Workforce-Management. Das Beherrschen der Personaleinsatzplanung innerhalb des Unternehmens spiegelt sich in der Vereinheitlichung von Prozessen und Strukturen wider. Die klare Regelung von Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Kompetenzen der handelnden Personen im Planungsprozess ist somit eine wichtige Voraussetzung für den wirtschaftlichen Personaleinsatz. Auch aus diesem Grund darf und kann die Einsatzplanung nicht vollständig der Software überlassen werden. Anbieter versprechen in vielen Fällen unter der Überschrift Automatische Einsatzplanung viel, halten davon aber nur wenig mit unbefriedigenden Planungsergebnissen. Softwarekompendium I 09

5 Systemverbreitung und -nutzung Softwareunterstützung steckt bei einem Großteil der Unternehmen in den Kinderschuhen oder wurde bisher noch nicht konsequent und nachhaltig umgesetzt. Weit über die Hälfte arbeitet noch mit händischen Hilfsmitteln wie Zetteln oder Magnettafeln. Frage: Welche Systeme setzen Sie zur Personaleinsatzplanung aktuell in Ihrem Unternehmen ein? Spezialsoftware für 78 % Personaleinsatzplanung 22 % Es sind unterschiedliche 76 % Systeme im Einsatz 24 % (heterogene Landschaft) 71 % Tabellenkalkulation 29 % Erfahrungswerte (Zettel/ 66 % Listen und Magnettafel) 34 % Integrierte Arbeitszeitma 42 % nagement-/personaleinsatz planungssysteme 58 % ja nein Mehrfachnennungen möglich, Quelle: WTA Studie 2013/2014 Der Erfolg der Lösung hängt von vielen Rahmenparametern ab, erfolgt eine mangelhafte Feinjustierung oder ist diese gar nicht möglich, ist Vorsicht bei der Implementierung solcher Ansätze geboten. Praktiker sehen erheblichen Verbesserungsbedarf Der Anteil befragter Unternehmen, die mit ihren eingesetzten Systemen im Workforce-Management vollauf zufrieden sind, liegt mit 36 Prozent unter den Erwartungen. Der hohe Anteil der Befragten, die die eingesetzte Systeme als zumindest verbesserungsfähig einstufen, spricht einerseits dafür, dass es in den Unternehmen dynamische Bereiche gibt, die Anpassungs- und Veränderungsprozessen unterliegen, andererseits kann es aber auch bedeuten, dass eine nicht optimal passende Systemlösung im Unternehmen eingesetzt wird. Das kann im schlimmsten Fall zur Folge haben, dass diese Lösung nicht auf das Unternehmen und seine Bedürfnisse ausgerichtet beziehungsweise angepasst ist. Dies spiegelt ebenfalls unsere Erfahrung bei der Begleitung von Einführungsprozessen entsprechender Softwareprodukte wider. IT-Systeme werden von den Anbietern zwar implementiert, orientieren sich aber zu wenig an den wirklichen Anforderungen, oder es fehlt an konsequenter Prozessorientierung und es wird nur der Status quo der Planungsverfahren abgebildet. Besonders in Anbetracht des immer wieder beschriebenen Reifegrads zur Softwareunterstützung im Bereich Workforce-Management ist es umso bemerkenswerter, dass viele Unternehmen immer noch auf althergebrachte Methoden der Personaleinsatzplanung zurückgreifen. Insgesamt zeigt sich, dass sehr viele Betriebe in Sachen IT-Lösungen zur Einsatzplanung hinter den aktuellen Möglichkeiten liegen. Ein signifikanter Anteil hat hier auch in den nächsten Jahren noch erheblichen Nachholbedarf bei der effizienten und bedarfsorientierten Einsatzplanung. Workforce-Management erfolgreich in den Unternehmen umzusetzen, wird auch in den kommenden Jahren ein wichtiges Thema bleiben. Dabei sind praxistaugliche Konzepte gefragt, um Softwareprodukte konsequent an den eigentlichen Zielgrößen für einen effizienten und kostenoptimierten Mitarbeitereinsatz auszurichten. Jürgen Wintzen ist Geschäftsführer der bm-orga GmbH (Beratung für Management & Organisation) und Mitautor der Studie Wert schöpfungsfaktor Mitarbeitereinsatz Arbeitszeitmanagement und Personalein satzplanung der WTA.

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