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1 WinPizza-Programm Beim ersten Start des Programms müssen Sie unbedingt individuelle Einstellungen vornehmen, um die einwandfreie Funktion des Programms zu gewähren. Dies können Sie im Chef-Login-Modus unter Einstellungen (Abschnitt 4.2) machen. Bei der Bedienung des Programms können Sie sowohl mit der Tastatur als auch mit der Maus arbeiten. Verzeichnis: 1. Bestellungsaufnahme 2. Bestellungsübersicht und bearbeitung 3. Abrechnung 4. Chef-Login-Modus: Stammdaten Einstellungen Kundenverwaltung Beschreibung: Installieren Sie das Programm. Ca. 5 Minuten nach dem ersten Start erscheint folgendes Fenster: Notieren Sie sich die angezeigten Nummer (Minuszeichen bitte beachten) und rufen Sie Ihren Vertriebspartner an. Sie erhalten von ihm die Gegen-Key-Words, die sie in folgenden Fenstern eingeben müssen: Ändern Sie nach der erfolgreichen Freischaltung Ihre Zugangsdaten. Klicken Sie auf Chef-Login und geben Sie unter Passwort das alte Passwort ein (beim ersten Start lautet das Passwort: pizza ). Im Feld neues Passwort geben Sie Ihren gewünschten Passwort ein und bestätigen Sie es im Feld Bestätigung. Anschließend auf Ändern klicken. Wenn Sie Ihren Passwort vergessen haben, rufen Sie den Vertriebspartner an.

2 1 Bestellungsaufnahme Geben Sie beim Suchen [Alt+S] die Kundennummer ein (Telefonnummer oder Name des Kunden), die komplette Adresse bei Lieferung und gehen Sie auf Bestellung [F12]. (Wichtig: bei Lieferung müssen Name, Straße und Ort ausgefüllt werden. Wenn nicht vorhanden, einfach Leerzeichen einfügen). Bei Eingabe der Art.-Nummer erscheint automatisch die Bezeichnung. Drücken Sie die Enter Taste und wählen Sie die gewünschten Größen. Falls der Kunde sich anders entschieden hat, können Sie die eingegebene Art.-Nummer entfernen, indem Sie mit der Pfeil nach oben Taste die falsche Art.-Nummer im Mittelfeld wählen und auf Entf oder Del Taste drücken. Wenn Sie alles aufgenommen haben, kommen Sie mit Enter Taste auf Weiter [F12]. Sie werden nun aufgefordert die Lieferzeit einzugeben und Druckauftrag zu bestätigen. Die Bestellung wird ausgedruckt. 1

3 2 Bestellungsübersicht und bearbeitung Beim Klicken auf Bestellungen erscheint folgendes Fenster: Hier werden alle aufgenommenen Bestellungen mit dem zugehörigen Status angezeigt. Sie können Bestellungen schneller finden, indem Sie zwischen den entsprechenden Fenstern wechseln. Alle Bestellungen, die noch nicht ausgedruckt wurden, erscheinen im Fenster Aufgenommen. Sie können sie: anzeigen lassen, ändern, löschen usw. Bestellungen mit dem Status Gedruckt können Sie nicht mehr löschen oder ändern, sondern nur noch stornieren. Lieferungen und Abholungen finden Sie in den nächsten zwei Fenstern. Bei Zuordnen können Sie alle ausgelieferten Bestellungen einem bestimmten Fahrer zuordnen, indem Sie zuerst mit der Leertaste die zugehörigen Bestellungen markieren, dann den Fahrer unten links auswählen und auf Fahrer zuordnen klicken. Diese Bestellungen verschwinden nach diesem Vorgang aus dem Fenster. Sie finden jetzt die zugeordneten Bestellungen im Fenster Lieferung. Um die Zuordnung zu entfernen wiederholen Sie den Vorgang Zuordnen und wählen sie im Fahrer-Feld kein. Nachdem Sie die Tagesabrechnung durchgeführt haben, erscheinen im Fenster Abgerechnet alle abgerechneten Lieferungen und bezahlten Abholungen. Diese Bestellungen können Sie nicht mehr bearbeiten, sondern nur betrachten. Die folgende Funktion verschafft Ihnen einen Überblick über alle bezahlten Abholungen. Aktivieren Sie das Fenster Abholungen. Hier sehen Sie alle bezahlte und gedruckte (noch nicht bezahlte) Bestellungen. Klicken Sie auf die zutreffende Bestellung mit dem Status Gedruckt, wenn der Kunde kommt um sie abzuholen, und jetzt auf Zahlen. Es erscheint der zu zahlende Betrag. Geben Sie die erhaltene Summe ein und drucken Sie Enter. Sie sehen nun das Rückgeld, das der Kunde erhält. Diese Bestellung erhält den Status Bezahlt, d.h. sie wurde abgeholt und wurde bezahlt. 2

4 3 Abrechnung Umsatz Kassenstand Fahrerabrechnung Telefonpersonalabrechnung Sonstige Ausgaben 3.1 Umsatz (nur im Chef-Login-Modus möglich) Hier haben Sie den gesamten Überblick über Ihre Einnahmen und Ausgaben. Um den Umsatz ausrechnen zu können, müssen später beschriebene Abschnitte durchgeführt werden. Nachdem Sie Ihren Umsatz kontrolliert haben, haben Sie die Möglichkeit, den Tagesumsatz im Vorschaufenster auszudrucken. Wenn gewünscht, klicken Sie anschließend auf Umsätze löschen, um alle Bestellungen aus der Datenbank zu entfernen (Achtung: diese Funktion bitte nur zum Ladenschluß verwenden, da alles unwiderruflich gelöscht wird). Nach diesem Vorgang wandern alle abgerechneten Lieferungen und bezahlten Abholungen ins Fenster Abgerechnet unter Bestellungen. Je nach dem, was Sie in Aufbewahrungszeit der Bestellungen unter Einstellungen eingetragen haben, bleiben die Bestellungen solange in der Datenbank gespeichert, bis diese Zeit erreicht ist. 3.2 Kassenstand Diese Funktion erleichtert dem Telefonpersonal, ihren Kassenstand besser kontrollieren zu können. Man hat hier Übersicht über: - Summe der bezahlten Abholungen - Fahrer- und Telefonpersonalabrechnung - aus der Kasse entnommenes Geld für Zigaretten (bei Einstellung Vorgaben beachten) - fehlende Restbeträge bei den Fahrern (Wechselgeld + Bestellsumme) - Stornierte Bestellungen - Sonstige Ausgaben 3

5 Bevor Sie die erste Bestellung aufnehmen, tragen Sie Ihren vorhandenen Kassenstand im Feld Alter Kassenstand ein. Am Ende des Tages oder bei Telefonpersonal-Wechsel, den aktuellen Kassenstand im Feld Tatsächlicher Kassenstand eingeben. Sie erleichtern sich das Zählen der Kasse, wenn Sie auf Zählen klicken und entsprechende Anzahl der Scheine und Münzen eingeben. Der Tatsächlicher Kassenstand und Soll-Kassestand müssen miteinander übereinstimmen. Die Differenz wird eingeblendet. Wir empfehlen Ihnen beim Telefonpersonal-Wechsel Ihren Kassenstand auszudrucken, um mögliche spätere Fehler zu vermeiden. 3.3 Fahrerabrechnung Wählen Sie links den gewünschten Fahrer und machen Sie dann rechts entsprechende Angaben. Anschließend alles Übernehemen. Dabei wird das Feld Restbetrag vom Fahrer erhalten markiert. Um Angaben zu ändern, klicken Sie auf Ändern. Im Vorschaufenster sehen Sie die Fahrerabrechnung, die Sie nach Wunsch ausdrucken können. Fahrernamen ändern oder hinzufügen können Sie unter Einstellungen -> Fahrer. 3.4 Telefonpersonalabrechnung Diese Funktion ist mit der Fahrerabrechnung identisch. 3.5 Sonstige Ausgaben Tragen Sie im Feld Sonstige Ausgaben die Art der Ausgaben und deren Betrag ein, z.b. Einkauf oder Tanken. Bei Falscheingabe im oberen Feld den Eintrag markieren und auf Löschen klicken. 4

6 4 Chef-Login-Modus Stammdaten Einstellungen Kundenverwaltung 4.1 Stammdaten Angebot Größen Lieferung/Abholung Fahrer Telefonpersonal Preisliste Sicherung Abschnitte bis sind in ihrer Bedienung identisch. Sie können hier Ihre Vorgaben ändern, hinzufügen oder löschen, indem Sie die richtige Zeile markieren und die gewünschte Funktion durchführen Preisliste erstellen, ändern oder löschen Wichtig: es dürfen auf keinen Fall Zeichen verwendet werden wie. Benutzen Sie statt dessen. Klicken Sie mit der Maustaste auf. Es wird ein neues Feld hinzugefügt. Geben Sie die neue Artikelnummer, Bezeichnung und drücken Sie die Enter-Taste. Bei Falscheingabe nochmal Enter drücken oder 2 mal mit der Maus anklicken. Jetzt können Sie im blauen Feld die gewünschten Angaben machen und mit Enter bestätigen. Ihre Angaben sehen Sie im unteren Feld. Um sie zu verändern, müssen Sie sie zuerst entfernen und dann neu eingeben. Wenn die nachfolgenden Artikeln die gleiche Preise haben sollen, markieren Sie einfach den gewünschten Artikel und klicken Sie auf Artikel kopieren. Je nach dem wie oft Sie die Maustaste betätigen, erscheinen in der entsprechenden Anzahl die gleichen Artikelnummer mit der gleichen Bezeichnung. Jetzt müssen sie nur noch die Nummer und die Bezeichnung der kopierten Zeilen verändern. Diese Funktion erspart Ihnen eine Menge Zeit z.b. bei Preiseingabe für Pizzen. 5

7 4.1.7 Sicherung Damit Ihre Kundendaten und die Speisekarte z.b. beim Löschen der Festplatte nicht verloren gehen, haben Sie hier die Möglichkeit alles zu sichern. Wir empfehlen Ihnen, diese Prozedur 1 mal im Monat durchzuführen. Wählen Sie die Daten, die Sie sichern wollen und das Ziellaufwerk (für die Diskette A: wählen). Anschließend auf Sichern klicken. Um die Daten wiederherzustellen, wählen Sie das Laufwerk, indem sich die Daten befinden und klicken Sie auf Wiederherstellen. Mit Zurück verlassen Sie die Stammdaten Funktion. 6

8 4.2 Einstellungen Für die einwandfreie Funktion des Programms ist es notwendig, hier einige Einstellungen vorzunehmen. Machen Sie die für Sie entsprechende Angaben und bestätigen Sie mit Übernehmen Vorgaben Meldungen Angebote Logo Vorgaben Diese Vorgaben helfen Ihnen bei der Aufnahme von Bestellungen, Ausdrucken der Bestellungen, und bei der Abrechnung. Euro-Kurs und Mehrwertsteuer sind schon vorgegeben. Aufbewahrungszeit der Bestellungen sagt Ihnen, wie lange die Bestellungen in der Datenbank aufbewahrt werden sollen bis zum endgültigen Entfernen (Achtung: Wiederherstellung nicht mehr möglich). Wenn Sie mehre Ausdrucke einer Bestellung benötigen, dann tragen Sie die richtige Anzahl in Anzahl der Kopien beim Drucken ein. Soll die Bestellungsnummer jeden Tag mit 1 beginnen, aktivieren Sie das Kästchen Bestelungs-Nr. jeden Tag mit 1 beginnen. Alle anderen Angaben sind für die Abrechnung wichtig und müssen unbedingt eingegeben werden Meldungen Je nach dem, was für Angebote Sie haben, können Sie hier die zutreffenden Meldungen aktivieren. Bei Bestellungsaufnahme werden sie eingeblendet und einige von ihnen in die Bestellung eingefügt. Falls nicht erwünscht, einfach die Zahl und den Text löschen. Anzahl der Bestellungen eines Kunden gibt an, wie oft der Kunde schon bei Ihnen bestellt hat. Wenn ab einer bestimmten Anzahl der Kunde einen Gutschein, Pizza oder sonstiges bekommt, tragen Sie den entsprechenden Text in das zugehörige Feld ein. Diese Meldung wird zusammen mit der Bestellung zum gegebenen Zeitpunkt ausgedruckt. 7

9 Das Gleiche gilt auch für Summe der Bestellungen eines Kunden. Die Meldung wird aber nur eingeblendet, nicht ausgedruckt. Einige Pizzeria Besitzer verschenken ab einem bestimmten Bestellwert eine Flasche Wein oder etwas anderes. Wenn das auf Sie zutrifft, geben Sie Ihre Bestellungssumme und dazugehörigen Text in das Feld Für einen Gratis-Artikel muß die Bestellsumme größer sein als... ein. Die Meldung wird ausgedruckt. Machen Sie auch Preisnachlaß ab einem Bestellwert z.b. 100 DM, dann tragen Sie die entsprechenden Daten in das letzte Feld ein (Für Rabatt muß die Bestellsumme größer sein als...). Sobald die eingestellte Summe erreicht ist, wird vom Gesamtbetrag der eingetragene Rabatt abgezogen. Auch diese Meldung wird ausgedruckt. (Hinweis: alle ausgedruckten Meldungen setzen den Kunden davon in Kenntnis. Sie machen außerdem den Fahrer auf die mitzunehmenden Artikel aufmerksam) Angebote Das Programm erkennt automatisch das aktuelle Datum und die Uhrzeit. Mit deren Hilfe kann es z.b. alle bei Ihnen geltenden Tagesangebote automatisch ein- und ausschalten. Angenommen Sie haben am Montag einen Preisnachlaß für alle Pizzen und am Dienstag für alle Nudelgerichte, außerdem haben sie noch dazu einen Mittagsangebot für bestimmte Artikeln von z.b Uhr bis Uhr, aktivieren Sie in diesem Fall die zutreffenden Wochentage. Ansonsten wieder ausschalten. (Achtung: die Preise für die entsprechende Angebote müssen zuerst in der Preisliste definiert werden) Logo Sie haben hier die Möglichkeit Ihr eigenes Logo (Anschrift) beim Bestellungsausdruck festzulegen. So gehen Sie vor: - klicken Sie auf Bearbeiten. Es öffnet sich ein Text-Dokument. - geben Sie ihre vollständige Adresse ein. Dabei können die Schriftart und -größe verändert werden unter Format Schriftart... - wählen Sie die gewünschte Position mit - anschließend alles speichern unter Datei Speichern - Datei Beenden Wichtig: klicken Sie auf Aktualisieren, um die Eingaben wirksam zu machen. Jetzt sehen Sie alles in dem Logo-Feld. 8

10 4.3 Kundenverwaltung Alles, was Sie über den Kunden wissen wollen, können Sie mit Hilfe dieser Funktion herausfinden. Sie brauchen nur das richtige Kästchen zu aktivieren, und schon sehen Sie die gesuchten Namen und Adressen. Wählen Sie einen Kunden aus und es erscheinen im oberen rechten Feld die kompletten Daten des Kunden. Sie können feststellen: - wann der Kunde zum letzten Mal bestellt hat - seit wann ist er/sie Kunde - über welche Summe der Kunde insgesamt bestellt hat - wie oft hat der Kunde bestellt - ob der Kunde einen Rabatt bekommt oder nicht - ob der Kunde eine Gutschrift hat oder nicht Möchten Sie z.b. Kunden entfernen, die seit einem Jahr nicht mehr bestellt haben, tragen Sie 12 in das entsprechende Feld ein und aktivieren Sie das Kästchen. Es werden die richtigen Kunden angezeigt, die Sie entweder mit der Leertaste einzeln markieren oder auf Alle markieren klicken und mit Löschen [F8] entfernen. Wenn Sie die Bestellsumme eines Kunden auf 0 setzen möchten, dann tragen Sie die gewünschte Summe ein, aktivieren das Kästchen, markieren Sie alle oder einzelne Kunden und klicken Sie auf Bestellsumme auf 0. Wenn Sie alle Kunden sehen wollen, deaktivieren Sie alle verfügbaren Kästchen. Hinweis: alle diese Funktionen helfen Ihnen auch z.b. bei Vergabe von Gratisartikeln (hat der Kunde 10 mal bestellt, bekommt er eine Pizza oder Gutschein, usw.) 9

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