Avaya Modular Messaging Microsoft Outlook Client Version 5.0

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1 Avaya Modular Messaging Microsoft Outlook Client Version 5.0 Diese Anleitungen gelten nur, wenn Sie als Nachrichtenspeicher den Avaya Message Storage Server (MSS) oder Microsoft Exchange verwenden Installation 1 Vorbereitungen Deinstallieren Sie eine eventuell vorhandene frühere Version des Modular Messaging Outlook Client, da sonst bei dieser Installation nur der vorhandene Client aktualisiert wird und die Optionen für den Namen/die IP-Adresse des MAS und die Auswahl der Sprache für die Benutzeroberfläche nicht verfügbar sind. Schließen Sie Microsoft Outlook. Stellen Sie sicher, dass Sie lokale Systemadministratorrechte oder gehobene Rechte für ein eingeschränktes Benutzerkonto auf diesem Computer haben. Stellen Sie Microsoft Outlook als -Standardanwendung ein. Wählen Sie dazu Start > Einstellungen > Systemsteuerung > Internetoptionen, klicken Sie auf die Registerkarte Programme und wählen Sie im Dropdown-Menü die Option Microsoft Outlook. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Systemadministrator nach den Namen oder IP-Adressen des MAS und MSS/Microsoft Exchange- Nachrichtenspeicherservers. Stellen Sie sicher, dass Sie eines der folgenden Betriebssysteme und -Programme verwenden: o Betriebssysteme: Windows Vista (32 Bit-Version) oder 2000 (SP4) oder XP (SP2) oder XP (N). o -Clients: Outlook 2000 (SP3) oder Outlook 2002 (SP3) oder Outlook 2003(SP1) oder Outlook Speicherort des Setup-Programms für Modular Messaging Outlook Client (Setup.exe): Speicherort der Versionsinformationen: Tragen Sie die entsprechenden Informationen an den dafür vorgesehenen Stellen ein: Systemverwalter: Name/IP-Adresse des Messaging Application Server (MAS): Microsoft Exchange oder Name oder IP-Adresse des Messaging Storage Servers (MSS): Speicherort der Sprachpakete: 2 Installation von Modular Messaging Outlook Client Hinweis: Um eine lokalisierte Version des Modular Messaging Outlook Client benutzen zu können, müssen Sie das gewünschte Sprachpaket (MSI-Datei) in den Ordner kopieren, in dem sich das Setup-Programm (Setup.exe) befindet. 1. Führen Sie Setup.exe aus. 2. Wählen Sie als Anzeigesprache Deutsch (Deutschland). Diese Abfrage wird nur bei einer Erstinstallation angezeigt. (Siehe oben Punkt 1 in Abschnitt 1.) 3. Geben Sie unter Message Application Server den Namen oder die IP-Adresse des MAS ein. Sie erhalten diese Informationen von Ihrem Systemadministrator. 4. Folgen Sie den Anleitungen des Assistenten, um die Installation abzuschließen Avaya Inc. August 2008 Seite 1 von 7

2 3 Konfiguration des Sprachkontodiensts in Outlook Führen Sie die für Ihren Nachrichtenspeicher geltenden Anleitungen aus: Microsoft Exchange-Nachrichtenspeicher: Hinweis: Die nachfolgenden Anleitungen gelten nur für den Nachrichtenspeichertyp Microsoft Exchange. Outlook 2000 Outlook 2002/Outlook 2003 Outlook Schließen Sie Microsoft Outlook. 2. Öffnen Sie die Systemsteuerung und wählen Sie die Option Mail aus. Das Dialogfeld Mail-Setup Outlook wird angezeigt. 3. Klicken Sie auf -Konten. 4. Wählen Sie Neues -Konto hinzufügen aus. Klicken Sie auf Weiter. 5. Wählen Sie Microsoft Exchange Server aus. Klicken Sie auf Weiter. 6. Geben Sie den Namen oder die IP-Adresse des Microsoft Exchange- Servers und den Benutzernamen ein. 7. Klicken Sie auf Weiter. 8. Geben Sie ein Kennwort ein, und klicken Sie auf OK. 9. Klicken Sie auf Fertig stellen. 1. Starten Sie Microsoft Outlook Wählen Sie Dienste im Menü Extras aus. 3. Klicken Sie auf Hinzufügen. 4. Wählen Sie Microsoft Exchange Server aus. Klicken Sie auf Weiter. 5. Geben Sie den Namen oder die IP-Adresse des Microsoft Exchange- Servers und den Benutzernamen ein. 6. Klicken Sie auf Weiter. 7. Geben Sie ein Kennwort ein, und klicken Sie auf OK. 8. Klicken Sie auf Fertig stellen. 1. Schließen Sie Microsoft Outlook. 2. Öffnen Sie die Systemsteuerung, und wählen Sie die Option Mail aus. 3. Klicken Sie auf -Konten. 4. Wählen Sie die Option Neues -Konto aus. 5. Klicken Sie auf Weiter. 6. Geben Sie Ihren Namen, Ihre E- Mail-Adresse und Ihr Kennwort ein. 7. Wählen Sie Servereinstellungen oder zusätzliche Servertypen manuell konfigurieren aus. 8. Klicken Sie auf Weiter. 9. Wählen Sie Microsoft Exchange aus. 10. Klicken Sie auf Weiter. 11. Geben Sie den Namen oder die IP-Adresse des Microsoft Exchange- Servers und die Postfachnummer ein. 12. Klicken Sie auf Weiter. 13. Geben Sie das Kennwort ein, und klicken Sie auf OK. 14. Klicken Sie auf Fertig stellen. WICHTIG: Wenn Sie separate Nachrichtenspeicher für Sprach- und -Nachrichten verwenden, müssen Sie dafür separate Profile in Outlook erstellen. Avaya MSS-Nachrichtenspeicher: Hinweis: Die nachfolgenden Anleitungen gelten nur für den Nachrichtenspeichertyp MSS. Outlook 2000 Outlook 2002/Outlook 2003 Outlook Starten Sie Microsoft Outlook Wählen Sie im Menü Extras den Eintrag Dienste aus. 3. Klicken Sie auf Hinzufügen. 4. Wählen Sie MM Message Service aus. 5. Wechseln Sie zu Schritt 4, um weitere Informationen zum Abschließen des MSP- Konfigurationsdialogfelds zu erhalten. 1. Starten Sie Microsoft Outlook 2002/ Outlook Wählen Sie im Menü Extras den Eintrag -Konten aus. 3. Wählen Sie Neues -Konto hinzufügen aus. Klicken Sie auf Weiter. 4. Wählen Sie Zusätzliche Servertypen aus. Klicken Sie auf Weiter. 5. Wählen Sie MM Message Service aus. Klicken Sie auf Weiter. 6. Wechseln Sie zu Schritt 4, um weitere Informationen zum Abschließen des MSP- Konfigurationsdialogfelds zu erhalten. 1. Starten Sie Microsoft Outlook Wählen Sie im Menü Extras den Eintrag Kontoeinstellungen aus. 3. Wählen Sie die Option Neues -Konto aus. 4. Klicken Sie auf Weiter. 5. Geben Sie die Detailinformationen zu Ihrem Namen, der - Adresse und dem Kennwort ein. 6. Wählen Sie Servereinstellungen oder zusätzliche Servertypen manuell konfigurieren aus. 7. Klicken Sie auf Weiter Avaya Inc. August 2008 Seite 2 von 7

3 8. Wählen Sie Andere und dann MM Message Service aus. 9. Klicken Sie auf Weiter. 10. Wechseln Sie zu Schritt 4, um weitere Informationen zum Abschließen des MSP-Konfigurationsdialogfelds zu erhalten WICHTIG: Wenn Sie ein neues Outlook-Profil anlegen, müssen Sie den Sprachkontodienst für dieses Profil neu konfigurieren, um Modular Messaging-Nachrichten in Ihrem Posteingang anzuzeigen. 4 Das Dialogfeld MSP-Konfiguratio Hinweis: Die nachfolgenden Anleitungen gelten nur für den Nachrichtenspeichertyp MSS. Geben Sie die folgenden Informationen ein: Registerkarte Verbindung Registerkarte Verzeichniseinstellungen Registerkarte Allgemein Registerkarte Erw eitert 1. Geben Sie im Feld Nachrichtenspeicherserver: den vollständigen Namen (FQDN: Fully Qualified Domain Name) oder die IP-Adresse des Nachrichtenspeicherservers (MSS: Message Storage Server) ein. 2. Geben Sie im Feld Postfachnummer: die Nummer Ihres Modular Messaging- Postfachs ein. (Hinweis: KEINE Bindestriche oder Leerzeichen, nur Ziffern) 3. Geben Sie im Feld Kennwort: Ihr Kennwort ein. HINWEIS: Das Kennwort MUSS NUMERISCH SEIN. Verwenden Sie für die Kennworteingabe den Zahlenblock auf der Computertastatur. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kennwort speichern, wenn Sie das Kennwort nicht bei jedem Zugriff auf das Modular Messaging-Postfach eingeben möchten. Nach Abschluss der Konfiguration sehen Sie einen zusätzlichen Ordner mit dem Namen Avaya-Konto. Darin werden Ihre Voic s gespeichert. Geben Sie den Namen des Modular Messaging-Verzeichnisdiensts, die Suchzeitüberschreitung, das Suchlimit und die Suchbasis ein. (Standardsuchbasis ist ou=people,dc=avaya.) Übernehmen Sie die Standardwerte oder wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator. Übernehmen Sie die Standardwerte. Nur Outlook 2000: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatisch senden/empfangen alle: wenn Outlook Nachrichten automatisch senden/empfangen soll. Geben Sie das Zeitintervall, in dem der Vorgang wiederholt werden soll, in das dafür vorgesehene Feld ein. Übernehmen Sie die Standardwerte. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nach Beenden den Ordner Gelöschte Objekte leeren, wenn Modular Messaging beim Beenden von Outlook alle Nachrichten aus dem Ordner Gelöschte Objekte entfernen soll. Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu übernehmen. WICHTIG: Sie müssen Outlook neu starten, damit die Änderungen wirksam werden Avaya Inc. August 2008 Seite 3 von 7

4 * Tipps, Tricks und Empfehlungen Wenn Avaya MSS als Nachrichtenspeicher verwendet wird: Wenn Sie nach der Installation und Konfiguration Ihren Computer UND Microsoft Outlook neu starten, enthält Outlook einen neuen Ordner mit dem Namen Avaya-Konto. Wenn dieser Ordner nicht angezeigt wird, klicken Sie in der Menüleiste von Outlook auf Ansicht > Ordnerliste, um alle Ordner auf der linken Bildschirmseite anzuzeigen. Wenn Avaya MSS als Nachrichtenspeicher verwendet wird: Um Ihren neuen Voic -Posteingang anzuzeigen, klicken Sie auf das Pluszeichen (+) neben dem Ordnernamen Avaya-Konto und anschließend auf den Posteingang. Wenn Avaya MSS als Nachrichtenspeicher verwendet wird: Klicken Sie im Outlook-Menü auf Ansicht > Vorschaufenster, und klicken Sie entsprechend auf Ansicht > AutoVorschau, um das Vorschaufenster und die automatische Vorschau für den Posteingang des Avaya-Kontos AUSZUSCHALTEN. Wenn die Vorschaufunktionen EINGESCHALTET sind, werden die Sprachnachrichten auf Ihren Computer heruntergeladen, wodurch der Outlook-Betrieb verlangsamt wird. Dadurch entstehen Verzögerungen, die besonders bei Remote-Benutzern erheblich sein können. Mithilfe der drei neuen Symbole, die ganz rechts in der Outlook-Symbolleiste angezeigt werden, können Sie Sprachnachrichten aufzeichnen, senden oder beantworten. Klicken Sie auf das Telefonsymbol, um ein neues Voice Form-Formular zu öffnen. Klicken Sie auf das Symbol Aufzeichnen (in roter Farbe), um eine Nachricht aufzuzeichnen. Bei der Benutzung des Voice Recorders wird standardmäßig vorausgesetzt, dass Sie die Multimediafunktionen Ihres Computers zur Wiedergabe und Aufnahme von Nachrichten verwenden. Wenn Sie das Telefon verwenden möchten, klicken Sie in der Symbolleiste von VoiceForm auf Optionen, und wählen Sie auf der Registerkarte Medien einrichten die Option Telefon. WICHTIG: Klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen, damit diese Einrichtungsänderung wirksam wird. Wenn Sie beim Adressieren einer Sprachnachricht einen Namen oder einen Teil davon im Feld An eingeben, können Sie mit der Tastenkombination STRG+K die Adresse unmittelbar auflösen. Klicken Sie anschließend mit der rechten Maustaste auf den Namen und wählen Sie Eigenschaften, um Detailinformationen zur Adresse anzuzeigen. In Outlook 2002 (XP)/2003/2007: Legen Sie in Outlook das automatische Senden/Empfangen fest. Klicken Sie im Outlook-Menü auf Extras > Übermittlungseinstellungen > Übermittlungsgruppen definieren (In Outlook 2003/Outlook 2007: Klicken Sie auf Extras > Übermittlung > Übermittlungseinstellungen > Übermittlungsgruppen definieren ). Aktivieren Sie unter Wenn Outlook online ist (In Outlook 2003: unter Einstellungen für Gruppe Alle Konten ) das Kontrollkästchen Automatische Übermittlung alle, und geben Sie im benachbarten Feld das Zeitintervall für die Wiederholung des automatischen Sende-/Empfangsvorgangs ein. Setzen Sie dieses Intervall auf zwei oder drei Minuten Avaya Inc. August 2008 Seite 4 von 7

5 Avaya Modular Messaging Native Fax-Konfiguration 1. Voraussetzungen 1. Stellen Sie sicher, dass die Konfiguration des Faxgeräts von Avaya Modular Messaging unterstützt wird. Informationen zu den unterstützten Konfigurationen finden Sie unter 2. Herstellen von Verbindungen mit einem Modular Messaging-Faxdrucker von einem Clientcomputer Führen Sie die für Ihre Windows-Version geltenden Anleitungen aus: Microsoft Windows XP 1. Wählen Sie im Menü Start den Eintrag Einstellungen aus, und klicken Sie auf Drucker und Faxgeräte. 2. Klicken Sie auf Drucker hinzufügen. 3. Klicken Sie auf Weiter. 4. Wählen Sie einen Netzwerkdrucker aus, und klicken Sie auf Weiter. 5. Wählen Sie Mit diesem Drucker verbinden aus, und geben Sie den Namen des Faxdruckers im Format \\computername\faxdruckername ein. Klicken Sie auf Weiter. 6. Nur Modular Messaging für MSS: Wenn Sie aufgefordert werden, eine Verbindung mit einem Konto herzustellen, geben Sie den Windows-Kontonamen des Clientcomputers (das Konto, mit dem Sie aktuell angemeldet sind) und das zugeordnete Kennwort ein. 7. Wählen Sie Nein an der Aufforderung Als Standarddrucker einrichten aus. 8. Klicken Sie auf Weiter. 9. Klicken Sie auf Fertig stellen. Windows Vista 1. Wählen Sie im Menü Start den Eintrag Systemsteuerung aus, und klicken Sie dann auf Hardware und Sound. 2. Klicken Sie auf Drucker hinzufügen. 3. Klicken Sie auf Weiter. 4. Wählen Sie einen Netzwerkdrucker aus, und klicken Sie auf Weiter. 5. Geben Sie den Namen des Faxdruckers im Format \\computername\faxdruckername ein. Klicken Sie auf Weiter. 6. Wählen Sie Nein an der Aufforderung Als Standarddrucker einrichten aus. 7. Klicken Sie auf Weiter. 8. Klicken Sie auf Fertig stellen. 3. Faxautorisierungscode (FAC) auf dem Clientcomputer anzeigen Hinweis: 1. Der FAC wird für Teilnehmer der Microsoft Exchange-Version von Modular Messaging nicht benötigt. Ihre Windows-Anmeldeinformationen werden für die Authentifizierung zum Senden von Faxnachrichten verwendet. 2. Sie können die Subscriber Options oder Web Subscribers Options verwenden, um den FAC auf Ihren Computer herunterzuladen. 1. Zum Anzeigen von FAC mithilfe von a. Web Subscriber Options (WSO) klicken Sie auf der WSO-Startseite auf das Feld Meine Einstellungen -> Faxausgabe -> Faxautorisierungscode. b. Subscriber Options (SO) klicken Sie auf Registerkarte Faxzugriff -> Faxautorisierungscode. Dies ist ein einmaliger Vorgang, und der FAC wird beim ersten Auswählen dieser Seite/Registerkarte automatisch aufgefüllt Avaya Inc. August 2008 Seite 5 von 7

6 4. Senden / Empfangen von Faxen auf dem Clientcomputer Führen Sie die für Ihre Windows-Version geltenden Anleitungen aus: Microsoft Windows XP 1. Wählen Sie das zu faxende Dokument aus. 2. Wählen Sie im Menü Datei den Eintrag Drucken aus. 3. Wählen Sie Fax-Drucker aus. Dadurch wird der Assistent zum Senden von Faxen angezeigt. Klicken Sie auf Drucken. 4. Wählen Sie Weiter aus. Dadurch wird das Dialogfeld Empfängerinformationen angezeigt. 5. Geben Sie im Dialogfeld Empfängerinformationen den Namen und die Faxnummer des Empfängers ein, oder klicken Sie auf Adressbuch, um einen Empfänger auszuwählen. 6. Klicken Sie auf Weiter. Dadurch wird das Dialogfeld Deckblatt angezeigt. 7. Zum Anfügen eines Deckblatts an die Faxnachricht füllen Sie die erforderlichen Informationen im Dialogfeld Deckblatt aus. 8. Klicken Sie auf Weiter. Dadurch wird das Dialogfeld Absenderinformationen angezeigt. 9. Geben Sie die Absenderinformationen und den Fax- Autorisierungscode (FAC) im Feld Abrechnungscode ein. Hinweis: Beim ersten Senden einer Faxnachricht werden Sie zum Eingeben der Absenderinformationen und des Faxautorisierungscodes aufgefordert. Diese Informationen werden automatisch für jede nachfolgende Fax-Druckanforderung verwendet. 10. Klicken Sie auf Weiter. Dadurch wird das Dialogfeld Fax-Zeitpläne angezeigt. Geben Sie an, wann das Fax gesendet werden soll, und legen Sie die Faxpriorität fest. 11. Klicken Sie auf Weiter, um die Faxerstellung abzuschließen. 12. Klicken Sie auf Fertig stellen, um das Fax zu senden. Hinweis: Sie können den Status Ihrer Faxnachricht in der Fax-Konsole überprüfen. Wenn Sie eine Faxnachricht senden, sendet der Faxsendedienst von Modular Messaging eine Faxzustellungsstatusnachricht (Faxzustellung erfolgreich oder fehlgeschlagen) an Ihr Modular Messaging- Postfach. Windows Vista 1. Wählen Sie das zu faxende Dokument aus. 2. Wählen Sie im Menü Datei den Eintrag Drucken aus. 3. Wählen Sie Fax-Drucker aus. Dadurch wird der Assistent für die Fax-Einrichtung angezeigt. 4. Wählen Sie Mit einem Fax-Server in diesem Netzwerk verbinden aus. 5. Geben Sie den Namen des MAS-Servers ein, nachdem Sie den Faxdrucker darauf freigegeben haben. 6. Wählen Sie einen Namen zum Identifizieren dieses MAS-Servers. 7. Klicken Sie auf Fertig. 8. Gehen Sie zum Dialogfeld Extras -> Fax- Absenderinformationen. 9. Geben Sie die Absenderinformationen und den Faxautorisierungscode (FAC) im Feld Abrechnungscode ein. Hinweis: Beim ersten Senden einer Faxnachricht werden Sie zum Eingeben der Absenderinformationen und des Faxautorisierungscodes aufgefordert. Diese Informationen werden automatisch für jede nachfolgende Fax-Druckanforderung verwendet. 10. Klicken Sie auf OK. Dadurch wird die Nachricht Neues Fax mit dem ausgewählten Dokument als Anlage angezeigt. Geben Sie den Faxempfänger an, wann Sie das Fax senden möchten, und legen Sie die Faxpriorität fest. 11. Klicken Sie auf OK, um die Faxerstellung abzuschließen. 12. Klicken Sie auf Senden, um das Fax zu senden. Hinweis: Sie können den Status Ihrer Faxnachricht in der Fax-Konsole überprüfen. Wenn Sie eine Faxnachricht senden, sendet der Faxsendedienst von Modular Messaging eine Faxzustellungsstatusnachricht (Faxzustellung erfolgreich oder fehlgeschlagen) an Ihr Modular Messaging- Postfach Avaya Inc. August 2008 Seite 6 von 7

7 5. Problembehebung: Bitten Sie Ihren Administrator um Folgendes: 1. Sicherzustellen, dass die Fax-Sendedienste von Modular Messaging verfügbar sind. 2. Die Registerkarte Allgemein daraufhin zu überprüfen, ob der Knoten Faxkonfiguration in VMSC verfügbar ist. 3. Sicherzustellen, dass der Modular Messaging Fax-Sendedienst zum Senden und Empfangen von Faxen zur Verfügung steht. 4. Sicherzustellen, dass die lokale IT-Organisation eine einseitige Vertrauensstellung zwischen der privaten Windows-Domäne, in der MM installiert ist, und der Windows-Domäne, in der sich die Benutzer ihrer Organisation anmelden und in der sie arbeiten, eingerichtet ist. 5. Für MSS sollte die Dienstklasse (Class Of Service, COS) das Senden/Empfangen von Faxen zulassen. 6. Stellen Sie sicher, dass die Konfiguration des Faxgeräts von Avaya Modular Messaging unterstützt wird. Informationen zu den unterstützten Konfigurationen finden Sie unter 7. Zum Aktivieren des Sendens von Faxen von Clientcomputern stellen Sie sicher, dass die folgenden Verfahren abgeschlossen wurden: a. Konfigurieren des Modular Messaging-Faxdiensts. b. Freigeben des Modular Messaging-Fax-Druckers. Weitere Anweisungen entnehmen Sie dem Installations- und Aktualisierungshandbuch für Ihren Nachrichtenspeicher Avaya Inc. August 2008 Seite 7 von 7

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