Erste Schritte mit KS1 3.2

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1 Offene Systeme Software! Erste Schritte mit KS1 3.2 KS1 Installation KS1 Basics Stammdaten verwalten Angebote und Aufträge erstellen

2 Copyright Copyright 2006 Offene Systeme Software! Die Weiterverwertung dieser Publikation oder Teile davon sind ohne die ausdrückliche Genehmigung von Offene Systeme Software! untersagt. Informationen und Inhalte dieser Publikation können ohne weitere Ankündigungen jederzeit geändert werden. Alle Rechte vorbehalten.

3 Voraussetzungen für diesen Kurs Grundlegende Kenntnisse von Microsoft Windows und Office-Anwendungen Grundlegende Kenntnisse über betriebswirtschaftliche Abläufe in der Werbeartikelbranche

4 Zielgruppe Zielgruppe: Interessierte Erstbenutzer von KS1 Dauer: 30 Minuten bei parallelem Nachvollziehen im KS1 System

5 Kursüberblick Kapitel 1: Überblick über die KS1 Installation Kapitel 2: Anmeldung an KS1 Kapitel 3: Grundlegende Konzepte der KS1 Software Kapitel 4: Verwaltung der Stammdaten Kapitel 5: Arbeiten mit dem Angebotsmodul Kapitel 6: Arbeiten mit dem Auftragsmodul Kapitel 7: Ausblick

6 Kursziele Nach dem Durcharbeiten diese Kurses können Sie:... innerhalb von KS1 navigieren... grundlegende Tätigkeiten der täglichen Arbeit mit KS1 verrichten... Stammdaten (Artikel, Kunden,...) verwalten... Vorgänge (Angebote, Aufträge,...) bearbeiten... mit KS1durchstarten! Alle Schritte sind über Texte und Screenshots erklärt und lassen sich 1:1 an Ihrer KS1 Installation nachvollziehen!

7 Kapitel 1: Überblick über die KS1 Installation Inhalt: Grundzüge der KS1 Installation Ziele: Verstehen der Vorgehensweise der KS1 Installation

8 KS1 Installationsarten Sie können KS1 auf zwei Arten installieren: 1. Über ein Download von den KS1 Internetseiten 2. Über die KS1 Installations-CD

9 KS1 Installation über das Internet (1/3) Vorgehensweise Öffnen Sie Ihren Browser (z.b. Internet Explorer) In die URL-Zeile geben Sie die folgende Adresse ein: Füllen Sie das Formular aus und drücken Sie dann den Button Download starten

10 KS1 Installation über das Internet (2/3) In dem folgenden Pop-Up Fenster wählen Sie bitte Das Programm speichern Im folgenden Fenster wählen Sie nun ein Verzeichnis aus, in dem das Setup gespeichert werden soll (z.b. C:\Temp )

11 KS1 Installation über das Internet (3/3) Nachdem der Download beendet ist, wählen Sie den Button Öffnen" Folgen Sie nun den einzelnen Aufforderungen des Setups

12 KS1 Installation über die Setup CD Legen Sie die CD in das CD-Laufwerk Ihres PC s ein Sollte sich das Setup nicht automatisch starten, dann:... öffnen Sie bitte den Windows Explorer... wechseln Sie auf das CD-Laufwerk... starten Sie nun das Setup durch einen Doppelklick auf das Programm Setup.exe Folgen Sie nun den einzelnen Aufforderungen des Setups

13 Zusammenfassung Sie können jetzt: Grundzüge der KS1 Installation beschreiben

14 Kapitel 2: Anmeldung an KS1 Inhalt: Starten von KS1 Anmelden an das KS1 System Ziele: Lernen Sie KS1 auf verschiedene Arten zu Starten Lernen Sie wie Sie sich zum ersten Mal an das KS1 System anmelden können

15 Nach der Installation: Starten von KS1 Sie Starten KS1 durch einen Klick auf den Windows Start -Button. Wählen Sie dann Programme und KS1 Ver. 3.2 Alternativ können Sie KS1 auch direkt durch einen Doppelklick auf das KS1-Icon auf Ihrem Desktop starten KS1 Ver. 3.2

16 Anmeldung Nach dem Start von KS1 werden Sie zunächst aufgefordert sich am KS1 System anzumelden: Bestätigen Sie die vorgeschlagenen Werte durch einen Klick auf die OK-Schaltfläche ( ) oder drücken Sie Return

17 Das Frontoffice (Hauptmenü) Nachdem alle Datenbanken geladen wurden, öffnet sich das Frontoffice (Hauptmenü). Von hier erreichen Sie alle Module und Funktionen des gesamten KS1 Programms. Weiterhin können Sie hier Kontakte verwalten, Ihre persönliche ToDo-Liste bearbeiten oder Nachrichten an andere KS1-Benutzer senden.

18 Zusammenfassung Sie können jetzt: KS1 auf verschiedene Arten starten Sich am KS1 System anmelden

19 Kapitel 3: Grundlegende Konzepte von KS1 Inhalt: KS1 und die Office-Welt Die wichtigsten Bedienelemente von KS1 Ziele: Lernen Sie wie Sie über die grafische Oberfläche bequem und effizient mit KS1 arbeiten können

20 Willkommen in der Office-Welt! Viele Elemente von KS1 werden Ihnen von anderen Office-Anwendungen bekannt vorkommen z.b. die Icons Die Funktion der Icons bezieht sich immer auf den jeweils aktuellen Kontext. Beispiel: In der Mappe ToDo- Liste legen Sie durch das Drücken des Icons Neuanlage ( ) einen neuen ToDo-Eintrag an, sind Sie jedoch in der Mappe Kontakte, dann erzeugen Sie dadurch einen neuen Kontakt. Nachfolgend werden die wichtigsten Bedienelemente von KS1 beschrieben

21 Icons Die wichtigsten Icons im Überblick: Ändern Abbrechen Suchen Neunlage Speichern (nicht aktiv) Löschen Drucken

22 Bedienelemente des Frontoffice Fenstertitel Icons für den direkten Start von Modulen Quickstart-Baum Arbeitsbereich (z.b. Kontakte anzeigen)

23 Zusammenfassung Sie können jetzt: KS1 und die Office-Welt beschreiben Die wichtigsten Bedienelemente von KS1 erklären Über die grafische Oberfläche bequem und effizient mit KS1 arbeiten

24 Kapitel 4: Verwaltung von Stammdaten Inhalt: Die Kundenverwaltung Die Lieferantenverwaltung Die Artikelverwaltung Ziele: Lernen Sie wie Sie mit den Stammdatenmodulen Kunden, Lieferanten und Artikel verwalten können

25 Die Kundenverwaltung Starten Sie die Kundenverwaltung aus dem Frontoffice z.b. durch einen Klick auf das Kunden -Icon => Die Kundenverwaltung öffnet sich in einem neuen Fenster

26 Kunden anlegen (1/3) Klicken Sie auf das Icon Neuanlage Der Titel des Fensters ändert sich von Kundenverwaltung Suchmodus auf Kundenverwaltung Neuanlage

27 Kunden anlegen (2/3) Ihre Eingaben könnten z.b. so aussehen: Speichern Sie Ihre Eingaben durch klicken auf das Speichern-Icon ( )

28 Kunden anlegen (3/3) Fertig! Sie haben erfolgreich einen Kunden erfasst! Weiter geht s mit den Lieferanten!

29 Die Lieferantenverwaltung Starten Sie die Lieferantenverwaltung aus dem Frontoffice z.b. durch einen Klick auf das Lieferanten - Icon => Die Lieferantenverwaltung öffnet sich in einem neuen Fenster

30 Lieferanten anlegen (1/3) Klicken Sie auf das Icon Neuanlage Der Titel des Fensters ändert sich von Lieferantenverwaltung Suchmodus auf Lieferantenverwaltung Neuanlage

31 Lieferanten anlegen (2/3) Ihre Eingaben könnten z.b. so aussehen: Speichern Sie Ihre Eingaben durch klicken auf das Speichern-Icon ( )

32 Lieferanten anlegen (3/3) Fertig! Sie haben erfolgreich einen Lieferanten erfasst! Weiter geht s mit den Artikeln!

33 Die Artikelverwaltung Starten Sie die Artikelverwaltung aus dem Frontoffice z.b. durch einen Klick auf das Artikel -Icon => Die Artikelverwaltung öffnet sich in einem neuen Fenster

34 Artikel anlegen (1/5) Klicken Sie auf das Icon Neuanlage Der Titel des Fensters ändert sich von Artikelverwaltung Suchmodus auf Artikelverwaltung Neuanlage

35 Artikel anlegen (2/5) Ihre Eingaben könnten z.b. so aussehen: Bevor Sie Ihre Eingaben speichern, sollte noch ein Lieferant diesem Artikel hinterlegt werden...

36 Artikel anlegen (3/5)... und dazu geben Sie bitte in die Lieferantensuchfelder die Details des Lieferanten ein (z.b. einen Teil seines Namens). Wählen Sie einfach den zuvor von Ihnen angelegten Lieferanten Und drücken Sie dann auf Suchen ( )

37 Artikel anlegen (4/5) KS1 hat nun den zuvor angelegten Lieferanten diesem Artikel hinterlegt. Das Ergebnis könnte so aussehen: Speichern Sie nun den neuen Artikel ( )

38 Artikel anlegen (5/5) Fertig! Sie haben erfolgreich einen Artikel mit zugehörigem Lieferanten erfasst! Weiter geht s mit den Angeboten und Aufträgen!

39 Zusammenfassung Sie können jetzt: Kunden anlegen Lieferanten anlegen Artikel anlegen Mit den wichtigsten Stammdatenmodulen Kunden, Lieferanten und Artikel verwalten

40 Kapitel 5: Arbeiten mit dem Angebotsmodul Inhalt: Anlegen eines Angebots basierend auf den zuvor eingegeben Stammdaten Drucken eines Angebots Wandeln des Angebots in einen Auftrag Ziele: Lernen Sie wie Sie mit dem Angebotsmodul in wenigen Minuten ein komplettes Angebot erstellen und es dann direkt in einen Auftrag wandeln!

41 Das Angebotsmodul Starten Sie das Angebotsmodul aus dem Frontoffice z.b. durch einen Klick auf das Angebot -Icon => Das Angebotsmodul öffnet sich in einem neuen Fenster

42 Angebot anlegen (1/11) Klicken Sie auf das Icon Neuanlage Der Titel des Fensters ändert sich von Angebot Suchmodus auf Angebot Neuanlage: Suchmodus

43 Angebot anlegen (2/11) Zunächst muss dem Angebot ein Kunde zugewiesen werden. Dies geschieht über eine Suche nach dem gewünschtem Kunden. Geben Sie dazu die entsprechenden Selektionskriterien in die Suchfelder ein (z.b. die des zuvor angelegten Kunden) und betätigen Sie danach die Suche ( ):

44 Angebot anlegen (3/11) Die Details des Kunden werden nun automatisch eingelesen. Das Angebot könnte nun so aussehen: Speichern Sie nun Ihre Eingaben ( ).

45 Angebot anlegen (4/11) Der nächste Schritt ist das Anlegen von Positionen. Klicken Sie dazu auf die Mappe Positionen : Da noch keine Position dem Angebot hinterlegt ist, öffnet KS1 automatisch das Positionenfenster des Angebotmoduls im Neuanlage-Modus...

46 Angebot anlegen (5/11)... geben Sie nun den zuvor angelegten Artikel in die Suchfelder ein und betätigen Sie die Suchfunktion ( ).

47 Angebot anlegen (6/11) Der zuvor angelegte Artikel wird nun eingelesen. Ergänzen Sie die Menge (1), das konkrete-mengen- Kennzeichen (2), VK-Preis (3) und den EK-Preis (4) Speichern Sie nun Ihre Eingaben ( ).

48 Angebot anlegen (7/11) Schließen Sie nun das Positionsfenster durch einen Klick auf das Schließen -Icon ( ) KS1 springt wieder in das Angebotsmodul zurück.

49 Angebot anlegen (8/11) Im nächsten Schritt werden die Ausdrucke erzeugt. Klicken Sie hierzu auf die Mappe Varianten und dann auf das Druckvorschau -Icon:

50 Angebot anlegen (9/11)... Sollte noch kein Drucker für Angebot hinterlegt sein, so werden Sie jetzt nach dem Drucker gefragt. Wählen Sie einen Drucker aus (1) und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit dem OK -Button: 2 1

51 Angebot anlegen (10/11) Die Druckvorschau öffnet sich. Sie sehen nun den Ausdruck in einem neuen Fenster: Schließen Sie die Druckvorschau durch das einen Klick auf das x am rechten oberen Fensterrand...

52 Angebot anlegen (11/11)... und Drucken Sie das Angebot jetzt direkt auf Ihren Drucker aus: Fertig! Weiter geht s mit der Auftragsbearbeitung. Hierzu wandeln Sie bitte das aktuelle Angebot in einen Auftrag.

53 Angebote wandeln Wählen Sie im Angebotsmodul jetzt bitte den Menüeintrag Extras und dann Wandeln in Auftrag : Im nachfolgenden Pop-Up Fenster informiert Sie KS1 über die vergebene Auftragsnummer, unter der Sie Ihr gewandeltes Angebot wiederfinden.

54 Zusammenfassung Sie können jetzt: Angebote basierend auf den zuvor eingegeben Stammdaten erstellen Angebote drucken Ein Angebot in einen Auftrag wandeln Angebote drucken

55 Kapitel 6: Arbeiten mit dem Auftragsmodul Inhalt: Bearbeiten des zuvor gewandelten Auftrages Drucken von Auftragsbestätigung, Bestellung, Lieferschein und Rechnung Ziele: Lernen Sie wie Sie mit dem Auftragsmodul in wenigen Minuten einen kompletten Vorgang einfach und effizient abarbeiten können!

56 Gewandelten Auftrag öffnen Bestätigen Sie die Information mit Ja. KS1 öffnet dann automatisch die Auftragsbearbeitung mit Ihrem neuen Auftrag:

57 Aufträge bearbeiten (1/6) Sie stehen nun in der Erfassen / Suchen -Mappe der Auftragsbearbeitung:

58 Aufträge bearbeiten (2/6) Klicken Sie nun auf die Mappe Positionen. Alle in diesem Auftrag erfassten Positionen werden in der Mappe Positionen tabellarisch angezeigt. Detailbereich

59 Aufträge bearbeiten (3/6) Klicken Sie nun auf das Positionen -Icon ( ). Damit öffnen Sie das Positionen-Fenster. Hier können Sie alle Details einer Auftragsposition pflegen. Sie verlassen das Positionen- Fenster über das Beenden - Icon

60 Aufträge bearbeiten (4/6) Klicken Sie nun auf das Auftragsbestätigung -Mappe: Sie sehen nun die Details der Auftragsbestätigung. Wie in allen Vorgängen bei KS1 können Sie auch hier eine Druckvorschau in einem separaten Fenster starten ( ) oder das Dokument direkt ausdrucken ( ). Weiterhin können alle Vorgänge auch direkt per Fax ( ) oder per ( ) geschickt werden. Wählen Sie nun das Druckvorschau-Icon ( ). Die Druckvorschau öffnet sich...

61 Aufträge bearbeiten (5/6)... in einem separaten Fenster (evtl. werden Sie vorher einmalig pro Vorgangsart aufgefordert einen Drucker auszuwählen): Schließen Sie die Druckvorschau durch das einen Klick auf das x am rechten oberen Fensterrand...

62 Aufträge bearbeiten (6/6) Drucke für alle anderen Vorgänge (Bestellung, Lieferschein und Rechnung) werden analog zur Auftragsbearbeitung ausgelöst: Wechseln Sie in die entsprechende Mappe: Klicken Sie auf das Druckvorschau- oder Drucker- Icon Fertig! Hinweis: Wenn eine Rechnung gedruckt, gefaxt oder g t wird, dann wird eine Rechnungsnummer vergeben und der Auftrag verbucht

63 Zusammenfassung Sie können jetzt: Die Grundzüge der Auftragsbearbeitung beschreiben Auftragsbestätigungen, Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen drucken Schnell und effizient einfache Aufträge abarbeiten

64 Kapitel 7: Ausblick Haben wir Ihr Interesse geweckt? Sie möchten mehr Details über KS1 wissen? Einen Plan für einen unkomplizierten Umstieg auf KS1 besprechen (Datenkonvertierung)? Oder eine umfassende KS1 Schulung bei Ihnen vor Ort? Bitte treten Sie mit uns in Kontakt: Tel.: +49 (06202) Vielen Dank für Ihr Interesse!

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