Hilfsmittel. MWSt. Eine detaillierte Anleitung zur Erstellung der MWSt-Abrechnung. mit. Easy-Drive. Visual-Drive. Version 2.3a

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1 Hilfsmittel MWSt Eine detaillierte Anleitung zur Erstellung der MWSt-Abrechnung mit Easy-Drive Visual-Drive Version 2.3a

2 INHALTSVERZEICHNIS Eine detaillierte Anleitung zur Erstellung der MWSt-Abrechnung. HISTORY / Änderungen/Neuerungen in diesem Dokument... 3 VORWORT... 4 Vorbereitung der MWSt-Abrechnung... 5 Prüfen der Ziffern in der MWSt-Tabelle für das Hilfsblatt MWSt-Abrechnung... 5 Kontrolle, ob die letzte MWSt-Abrechnung ausgedruckt und bestätigt wurde... 6 Letzte Abrechnung wurde NICHT bestätigt, was nun?... 7 Kontrollieren der MWSt-Abrechnung... 8 Drucken der MWSt-Abrechnung zur Kontrolle 8 Kontrolle der verwendeten MWSt-Codes 9 Summenkontrolle 10 Drucken der Wagenliste für MWSt 11 Drucken der MWSt-Abrechnung inkl. verarbeiten Übertragen der MWSt-Abrechnung auf das Original-Formular Verbuchen der MWSt-Abrechnung Variante 1 - Umbuchen der Steuerkonten via Kreditor (empfohlen) 15 Variante 2 - Umbuchen der Steuerkonten in der Fibu 15 Umsatzabstimmung (gemäss nmwst-gesetz) Hilfsprogramm 16 Handhabung des Eigenverbrauchs (gemäss nmwst-gesetz) Schlusswort MWSt-Kontrolle 16 Webseite ESTV.ADMIN 16 Hinweis 17 Stieger Software AG 9422 Staad Seite 2

3 HISTORY / Änderungen/Neuerungen in diesem Dokument Hier finden Sie alle Änderungen welche in diesem Dokument vorgenommen wurden. Version X-Drive Version Änderung Betrifft Seite 2.3a Erweiterung Eigenverbrauch 16 Umstellung von Abrechnung Brutto inkl. auf Netto excl., da damit die Zahlen besser überprüft werden können Neues Hilfsblatt zur MWSt-Abrechnung integriert. Anpassung der Beispiele mit 8% MWSt 13 Version /Datum Änderung Betrifft Seite 2.2 / Entfernung; Steuersatzerhöhung vom Enfternung; Zu entsteuernde, margenbest. FZG 1.Q2010 Div. Korrekturen Layout, Orthografie 2.1 / Korrektur Layout, Orthografie 2 / Info Erhöhung der Steuersätze per Korrektur Verhalten bei Letzte Abrechnung wurde nicht bestätigt Summenkontrolle, Ergänzung was machen, falls Summenkontrolle nicht i.o. Änderung Grafik Übertragen der MWSt-Abrechnung auf das Original Neues Formular Verbuchen der MWSt-Abrechnung; Beschreibung geändert auf Verbuchung mittels Kreditor statt direkt in Fibu Korrektur Layout a / Änderung Grafik Übertragen der MWSt-Abrechnung auf das Original, Betrag Ziffer 200 korrigiert (Zahlenverdreher), Pfeil Entgeltsminderung korrekt auf Ziffer 235 gesetzt 1 / Neuerstellung Hilfsmittel Zusammenfassen aller einzelnen, bestehenden Dokumente zum Thema MWSt Korrektur Layout 12 Stieger Software AG 9422 Staad Seite 3

4 VORWORT Diese Checkliste soll ein Hilfsmittel beim Erstellen der MWSt-Abrechnung sein. Es werden folgende Begriffe verwendet: MWSt UST VST falls es sich um allgemeine Mehrwertsteuer handelt, also nicht spezifisch Vorsteuer oder Umsatzsteuer. falls es sich um Umsatzsteuer handelt, also um einen Ertrag in der Fibu. falls es sich um Vorsteuer handelt, also um einen Aufwand in der Fibu. Die MWSt-Abrechnung ist ein offizielles Dokument. Das heisst, die Person, welche das Abrechnungsformular unterschreibt, ist für die Richtigkeit der Angaben persönlich verantwortlich und haftbar! Mit der X-Drive Version vom wird die Abrechnung von inkl. MWSt. auf excl. MWSt. umgestellt. Dadurch lassen sich die Zahlen auf dem Abrechungsformular besser mit den Zahlen in der Fibu vergleichen. Das heisst, dass Sie neu die Zahlen aus der Spalte Betrag-Netto für das Abrechnungsformular verwenden. In dieser Anleitung werden folgende Notationen verwendet: Menüaufrufe werden wie folgt dargestellt - Administration -> Finanzwesen Tasten werden mit [eckigen Klammern] dargestellt Felder werden kursiv dargestellt Stieger Software AG 9422 Staad Seite 4

5 Vorbereitung der MWSt-Abrechnung Prüfen der Ziffern in der MWSt-Tabelle für das Hilfsblatt MWSt-Abrechnung Kontrollieren Sie zuerst unter Extras -> Finanz -> Mehrwertsteuer-Tabelle, ob bei jedem MWSt-Code die korrekte Ziffer eingetragen wurde. Die Ziffern finden Sie auf dem Abrechnungsformular. Stieger Software AG 9422 Staad Seite 5

6 Kontrolle, ob die letzte MWSt-Abrechnung ausgedruckt und bestätigt wurde Kontrollieren Sie zuerst, ob Sie die Abrechnung für das letzte Quartal ausgedruckt und den Ausdruck mit [Ja] bestätigt haben. Kontrolle Druck letzte Abrechnung: Administration -> 1 Finanzwesen -> 2 MWSt-Abrechnung 3 Meldung mit [Ja] bestätigen 4 [Kopie-Druck] setzen 5 Unter Abrechnungsperiode sehen Sie die letzten Abrechnungsperioden. z.b Abrechnung im 04. Monat Abrechnung im 12. Monat 2010 * Abrechnung im 12. Monat 2010 sind ausgedruckt und bestätigt. * Es ist möglich, pro Quartal mehr als eine Abrechnung zu machen! Es ist möglich, dass Sie kein Datum unter Abrechnungsperiode sehen. Dies passiert dann, wenn Sie die letzte Abrechnung noch im alten Fibujahr bestätigt haben. Sie können jeweils nur die Kopien der Abrechnungen sehen, welche im aktuellen Geschäftsjahr bestätigt wurden. Stieger Software AG 9422 Staad Seite 6

7 Letzte Abrechnung wurde NICHT bestätigt, was nun? Falls Sie den letzten Quartal-Ausdruck noch nicht mit Ja bestätigt haben, wiederholen Sie den Ausdruck für das letzte Quartal. Vergleichen Sie die ursprüngliche Liste mit der neuen! Zahlen sind gleich geblieben. Falls alle Zahlen gleich geblieben sind, können Sie diese Abrechnung (mindestens die Zusammenfassung) noch einmal auf den Drucker ausdrucken und mit [Ausdruck korrekt] bestätigen. Danach können Sie das aktuelle MWSt-Quartal wie gewohnt abrechnen. Zahlen sind NICHT mehr gleich! Bestätigen Sie diese Abrechnung NICHT! [Ausdruck korrekt] NEIN Die Ursache für diese Differenz: Sie haben nachträglich in die bereits abgerechnete MWSt-Periode MWSt-pflichtige Buchungen vorgenommen. Machen Sie in diesem Fall die MWSt-Abrechnung für das aktuell abzurechnende Quartal und ziehen Sie alle Beträge der letzten Abrechnung (Papierausdruck) von den Zahlen der aktuellen Abrechnung ab. Übertragen Sie nur die Differenz auf das offizielle Formular. Machen Sie sich eine Aktennotiz! Stieger Software AG 9422 Staad Seite 7

8 Kontrollieren der MWSt-Abrechnung Drucken der MWSt-Abrechnung zur Kontrolle Drucken Sie nun die MWSt-Abrechnung wie folgt aus: Administration -> Finanzwesen -> MWSt- Abrechnung Meldung mit [Ja] bestätigen per Datum z.b Detailliste fürs Erste noch nicht anhaken! [Konti-Kontrolliste] anhaken Ausgabe auf Drucker [Übernehmen] Sie erhalten nun die MWSt Abrechnungs-Kontroll-Liste und MWST ABRECHUNG ZUSAMMENFASSUNG ACHTUNG!! Ausdruck korrekt? NEIN!! Nur wenn Sie Ausdruck korrekt mit [NEIN] bestätigen, können Sie anschliessend noch Korrekturen vornehmen! Stieger Software AG 9422 Staad Seite 8

9 Kontrolle der verwendeten MWSt-Codes Hilfsmittel MWSt Auf der MWSt Abrechnungs-Kontroll-Liste sollten Sie nun kontrollieren, ob der gewählte MWSt-Code zum entsprechenden Fibu-Konto passt. 1 Buchung Bilanz an Bilanzkonto darf ohne Code gebucht werden. 2 Buchungen mit einem Aufwand- bzw. Ertragskonto sollten immer einen MWSt-Code erhalten! 3 Prüfen Sie, ob der gewählte MWSt-Code zum Konto passt, z.b. Vignetten, STVA = 0% UST Stieger Software AG 9422 Staad Seite 9

10 Summenkontrolle Sollte alles korrekt sein prüfen Sie bitte, ob die entsprechenden Umsätze auch zur Steuer passen. Teilen Sie auf der MWSt-Abrechnung-Zusammenfassung den Betrag-Netto durch 100 und multiplizieren Sie das Resultat mit dem MWSt-Satz auf der entsprechenden Zeile. Das Resultat muss mit der letzten Spalte UST / VST übereinstimmen (Rundungsfehler im Rappenbereich ausgenommen). 1 z.b. Code / 100 x 8(%) = Für alle Codes machen!! 2 Interne Codes, z.b. MWST-frei Intern/GA, sollten immer 0.- sein! 3 Beachten Sie, dass die sogenannten unsichtbaren Codes immer 0.- sind, da diese nur für INKASSO im Namen und auf Rechnung Dritter verwendet werden dürfen! Stieger Software AG 9422 Staad Seite 10

11 Drucken der Wagenliste für MWSt Hilfsmittel MWSt Die Wagenliste für MWSt ist seit der Einführung der Fiktiven Vorsteuer nicht mehr zwingend auszudrucken. Sie dient heute nur noch als interne Kontrolle für Sie. Drucken der MWSt-Abrechnung inkl. verarbeiten Wurden alle nötigen Kontrollen gemacht, prüfen Sie nochmals das Datum und drucken Sie die komplette MWSt-Abrechnung inkl. Detailliste nochmals aus. Bestätigen Sie Ausdruck korrekt? mit [Ja] Der Ausgang muss zwingend auf dem Drucker erfolgen, ansonsten kommt die Abfrage Ausdruck korrekt? nicht! Stieger Software AG 9422 Staad Seite 11

12 Übertragen der MWSt-Abrechnung auf das Original-Formular Ab X-Drive Version wird ein Hilfsblatt zur Übertragung auf das MWSt- Formular ausgedruckt, welches die Beträge gemäss der hinterlegten Ziffer in der Mehrwertsteuertabelle auf dem Formular einsetzt. siehe (Extras -> Finanz ->Mehrwertsteuer-Tabelle) Stieger Software AG 9422 Staad Seite 12

13 Neues Hilfsblatt zu MWSt-Formular Ergibt der Umsatz nicht die korrekte Steuer, weisen wir Sie mit 3 Ausrufezeichen darauf hin! ( In unserem Beispiel: / 100 * 8 = statt ; Differenz 54.39) Stieger Software AG 9422 Staad Seite 13

14 Stieger Software AG 9422 Staad Seite 14

15 Verbuchen der MWSt-Abrechnung Variante 1 - Umbuchen der Steuerkonten via Kreditor (empfohlen) Eröffnen Sie per Quartalsende eine Kreditorenrechnung auf die Adresse Eidg. MWST - Steuerverwaltung. Buchen Sie nun den Saldo des Kontos MWSt (in unserem Fall 2200) sowie die Salden der VST-Konten (1070 & 1071) mit MINUS. In unserem Beispiel handelt es sich um eine Gutschrift, das heisst wir können mehr Vorsteuer zurückfordern als Umsatzsteuer abliefern. Variante 2 - Umbuchen der Steuerkonten in der Fibu Das Verbuchen der MWSt ist als Empfehlung zu verstehen. Klären Sie zur Sicherheit ab, ob der Treuhänder damit einverstanden ist. Eröffnen Sie im Kontoplan ein MWSt-Zahlkonto (z.b. 2210). Buchen Sie jetzt per Quartalsende den Saldo des MWSt-Kontos (Kto 2200) und der beiden Vorsteuerkonten (Kto 1070 & 1071) auf das MWSt-Zahlkonto. Per Quartalsende sind dann die Salden der MWSt- bzw. VST-Konten jeweils 0.-. Durch diese 3 Buchungen muss der Saldo auf dem MWSt-Zahlkonto identisch sein mit dem Schlussbetrag auf der MWSt-Abrechnung. Differenzen im Rappenbereich buchen Sie über ein Aufwandkonto aus.

16 Umsatzabstimmung (gemäss nmwst-gesetz) Gemäss nmwst-gesetz sind Sie verpflichtet, eine Umsatzabstimmung pro Jahr zu erstellen und zwar neu für die Umsätze und die Aufwände! Hilfsprogramm Ein entsprechendes Programm, welches Ihnen diese Umsatzabstimmung erleichtert, können Sie bei uns kostenpflichtig erwerben. Wenden Sie sich bitte an unser Verkaufsteam! Handhabung des Eigenverbrauchs (gemäss nmwst-gesetz) Mit dem nmwst-gesetz wird die Deklaration von der UST-Steuer in die Vorsteuer verschoben. Somit muss kein künstlicher Umsatz mehr gebucht werden, sondern der Eigenverbrauch kann direkt in der Vorsteuer geltend gemacht werden. Verwenden Sie für die Verbuchung einen eigenen MWSt-Code (VSt) welcher mit der Ziffer 415 hinterlegt ist. Siehe Branchenbroschüre Nr. 05 Motorfahrzeuggewerbe. Punkt 2.1 Eigenverbrauch und 2.2 Bemessungsgrundlage dafür. In der Regel wird der Eigenverbrauch über das Privat-Konto gebucht. Schlusswort MWSt-Kontrolle Früher oder später wird jeder Betrieb einmal kontrolliert! Bereiten Sie sich auf die Kontrolle vor und erstellen Sie evtl. im Voraus für die zu prüfenden Jahre eine Umsatzabstimmung. (siehe Umsatzabstimmung) Webseite ESTV.ADMIN Auf der Internetseite der Mehrwertsteuer ( finden Sie alle nötigen Dokumente für das korrekte Ausfüllen einer MWSt-Abrechnung. Stieger Software AG 9422 Staad Seite 16

17 Hinweis Betrachten Sie diesen Beschrieb als Hilfsmittel. Für rechtliche Fragen sind wir nicht zuständig! Unsere Empfehlungen sind nicht verbindlich! Das nmwst-gesetz ist als verbindlich zu betrachten! Für Anregungen, Kritik oder wenn wir etwas nicht verständlich beschrieben haben, wenden Sie sich bitte an unseren Support. Stieger Software AG 9422 Staad Seite 17