Lohn mit DATEV LODAS Stammdaten, Auswertungen und Abrechnungsfälle mit verschiedenen Entgeltbestandteilen. Modul 2

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1 Lohn mit DATEV LODAS Stammdaten, Auswertungen und Abrechnungsfälle mit verschiedenen Entgeltbestandteilen Modul 2

2 Herausgeber: DATEV eg, Nürnberg Alle in dieser Unterlage verwendeten personen- und unternehmensbezogenen Bezeichnungen und Anschriften sind speziell für diese Unterlage erstellt. Sollten dennoch Ähnlichkeiten mit Personen und/oder Unternehmen bestehen, sind diese rein zufällig. Die in dieser Unterlage abgebildeten Formulare wurden z. T. digital nachgebildet. Abweichungen vom Original in Größe und Farbgebung sind daher wahrscheinlich. Inhaltliche Änderungen wurden nicht vorgenommen. Wir behalten uns vor, dass die in der Unterlage verwendeten Bildschirmmasken Versionsnummern enthalten können, die gegenüber Ihrer Programmversion abweichen. Die abgebildeten Masken sind für mehrere Programmversionen gültig. Copyright DATEV eg: Alle Rechte, auch die des Nachdrucks, der Herstellung von Kopien und der Übersetzung, vorbehalten. Windows ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Microsoft ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Angaben ohne Gewähr /03-01

3 Inhaltsübersicht Lohn mit DATEV LODAS Stammdaten, Auswertungen und Abrechnungsfälle mit verschiedenen Entgeltbestandteilen Modul 2 Seite 1. Ausgangssituation 6 2. Auswertungen/Auswertungssteuerung 8 3. Entgelterhöhung VWL-Vertrag Betriebliche Altersvorsorge Dienstwagen Zeitlohnstunden, Überstunden, Vorschüsse Der Abrechnungszyklus Ihr Handlungsablauf Hausaufgabe 79 1

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5 Ihr Referent Diplom-Kaufmann Stephan Schad Organisationsberater DATEV eg Sachgebiet Personalwirtschaft Lohn mit DATEV LODAS Stammdaten, Auswertungen und Abrechnungsfälle mit verschiedenen Entgeltbestandteilen Modul 2 Inhalte 1. Ausgangssituation 2. Auswertungen/Auswertungssteuerung 3. Entgelterhöhung 4. VWL-Vertrag 5. Betriebliche Altersvorsorge 6. Dienstwagen 7. Zeitlohnstunden, Überstunden, Vorschüsse 8. Der Abrechnungszyklus Ihr Handlungsablauf 9. Hausaufgabe 3 DATEV eg; alle Rechte vorbehalten

6 Modulübersicht Neuanwenderausbildung online Lohn mit DATEV LODAS Modul 1: Grundlagen und erste Abrechnung Modul 2: Modul 3: Stammdaten, Auswertungen und Abrechnungsfälle mit verschiedenen Entgeltbestandteilen Besonderheiten wie Krankheit, Mutterschutz, Lohnarten, Wiederabrechnung und Nachberechnung Modul 4: Besondere Beschäftigungsverhältnisse Modul 5: Wiederkehrende Tätigkeiten Buchungsbeleg, Zahlungsverkehr, Archivierung Modul 6: Lohnabrechnung optimieren 4

7 Voraussetzungen aktuelles Modul Für dieses Modul Stammdaten, Auswertungen und Abrechnungsfälle mit verschiedenen Entgeltbestandteilen (Modul 2) sollten Sie folgende Vorkenntnisse besitzen: Einfache Neuanlage eines Mandanten Einfache Neuanlage eines Mitarbeiters Einfache Abrechnung eines Festbezugs- und Stundenlohnempfängers Probeabrechnung/Lohnabrechnung (Daten senden) Programmhilfen 5

8 Lohn mit DATEV LODAS Stammdaten, Auswertungen und Abrechnungsfälle mit verschiedenen Entgeltbestandteilen (Modul 2) Inhalt 1. Ausgangssituation 2. Auswertungen/Auswertungssteuerung 3. Entgelterhöhung 4. VWL-Vertrag 5. Betriebliche Altersvorsorge 6. Dienstwagen 7. Zeitlohnstunden, Überstunden, Vorschüsse 8. Der Abrechnungszyklus Ihr Handlungsablauf 9. Hausaufgabe 6

9 1. Ausgangssituation Für unsere Musterfirma steht die nächste Monatsabrechnung an. 7

11 2. Auswertungen/Auswertungssteuerung Für die verschiedenen Abrechnungssachverhalte stehen Ihnen in LODAS diverse Auswertungen zur Verfügung. Diese können auch über unterschiedliche Wege an Ihre Mandanten bzw. in Ihr Unternehmen transportiert werden. In diesem Kapitel werden wir die Funktionalitäten der Auswertungssteuerung in den Mandantendaten kennenlernen. Sind noch keine Auswertungen vorbelegt, können Sie unter Extras Auswertungspaket übernehmen aus vordefinierten Paketen wählen. Damit werden die wichtigsten Auswertungen erstellt. 9

12 2. Auswertungen/Auswertungssteuerung Bei der Mandatsneuanlage steht Ihnen die Funktion Standard-Auswertungspaket zur Auswahl bereit. 10

13 2. Auswertungen/Auswertungssteuerung Im Ordner Auswertungssteuerung Standardauswertungen stehen Ihnen dann folgende Auswertungen zur Verfügung (Auszug). 11

14 2. Auswertungen/Auswertungssteuerung In der Kopfzeile gibt es verschiedene Angaben, die für die Erstellung, Übermittlung und Druck maßgeblich sind. Nr. und Name: Jede Auswertung ist mit einer Nummer versehen. Ausgabefach: Legt fest, wo die Auswertung erstellt werden soll, z. B. KRZ = Druck im Rechenzentrum KRÜ = Rückübertragung in das Programm Auswertungen LODAS MRZ = Auftragsversand an Mandanten (Druck RZ mit Direktversand) PRZ/KRÜ = Direktversand an Arbeitnehmer; falls unzustellbar, Rückübertragung usw. Termin: Festlegung, wann die Auswertung erstellt wird, z. B. AB = Abruf bzw. Abrechnung, SE = Stammdateneingabe oder FA = Fachabruf. T1 T9 kann für individuelle Termine genutzt werden, die im Register Erstellungstermine gepflegt werden müssen. Original: Duplikat: Datenübermittlung: Jede Auswertung kann nur ein Original haben und dieses muss angelegt sein. Erstellung von bis zu 3 Duplikaten möglich Gewisse Auswertungen, wie z. B. Nr. 20 Lohnsteuerbescheinigung, Nr. 23 Lohnsteuer-Anmeldung, Nr. 30 Beitragsnachweis, müssen lt. Gesetz per DÜ bei den Behörden/Institutionen abgegeben werden. Diese Einstellung erfolgt automatisch. 12

15 2. Auswertungen/Auswertungssteuerung Anlage neuer noch nicht vorhandener Auswertungen, z. B. Nr. 91 Kostenträger-Werte. Löschen von Auswertungen, die nicht benötigt werden. 13

16 2. Auswertungen/Auswertungssteuerung Hier kann über alle Auswertungen z. B. der Erstellungsort abgeändert werden, ohne jede Auswertung einzeln anzufassen. Für Personalauswertungen kann z. B. die Sortierung nach Name und Abteilung eingestellt werden. 14

17 2. Auswertungen/Auswertungssteuerung Die Aufträge für die Zahlungen aus der Lohnabrechnung finden Sie auch in diesem Ordner unter dem Register Zahlungsverkehr. In der Spalte Datenübermittlung bestehen folgende Möglichkeiten: DTA-Datei = Erzeugung mit der Abrechnung übers Rechenzentrum, um sie in der Programmkomponente Auswertungen LODAS ausgeben zu lassen DÜ an Institutionen = Erstellung der Datei direkt an die Bank (über Nacht) und Begleitzettel Sammelauftrag muss unterschrieben zur Ausführung dort eingereicht werden Überweisung/Papier = Druck RZ auf Sammel-Überweisungsträger oder Druck vor Ort 15

18 2. Auswertungen/Auswertungssteuerung Um zusätzliche Informationen, wie z. B. Ersteintrittsdatum und Kostenstelle, oder auch Hinweistexte für einen oder alle Arbeitnehmer anzudrucken, steht Ihnen die Registerkarte Zusatzeinstellungen zur Verfügung. 16

19 2. Auswertungen/Auswertungssteuerung Um zusätzliche Informationen, wie z. B. Ersteintrittsdatum und Kostenstelle, oder auch Hinweistexte für einen oder alle Arbeitnehmer anzudrucken, steht Ihnen die Registerkarte Zusatzeinstellungen zur Verfügung. 17

20 2. Auswertungen/Auswertungssteuerung Sollten Auswertungen nicht zur Verfügung stehen, diese aber vor der nächsten Abrechnung benötigt werden, haben Sie die Möglichkeit, Auswertungen temporär abzurufen. 18

21 2. Auswertungen/Auswertungssteuerung Übung 1 Ihr Mandant/Unternehmer hätte gerne jeden Monat eine Übersicht über die Zahlungen an Finanzamt und Krankenkassen und die Gesamtsumme Lohn/Gehalt. Wie gehen Sie vor? A Ich gebe alle Beitragsnachweise, die Lohnsteuer-Anmeldung und die Brutto/Netto- Abrechnung an ihn weiter. B Ich prüfe, ob in den Standard-Auswertungen unter Neu eine solche Auswertung vorhanden ist, und lege sie an. C Ich tippe alle Werte der Zahlungen monatlich in Excel ein und stelle sie dann zur Verfügung. 19

23 3. Entgelterhöhung Beispiel Der Stundenlohn von Steffen-Muster Schraube wird um 0,34 EUR auf 11,59 EUR erhöht. Über Historische Werte kann nach dem Überschreiben des Stundenlohns immer nachvollzogen werden, ab wann welcher Stundenlohn zum Tragen kommt. 21

24 3. Entgelterhöhung Übung 2 Wie gehen Sie vor, wenn Steffen-Muster Schraube ab dem nächsten Monat nicht mehr mit Stunden, sondern mit Gehalt abgerechnet wird? An welcher Stelle nehmen Sie die Gehaltserfassung vor? Was wird mit dem Stundenlohn? (Mehrfachantwort möglich) A Ich erfasse keine Stunden mehr und lasse den Stundenlohn unverändert in den Stammdaten. B Ich setze den Stundenlohn im aktuellen Bearbeitungsmonat auf Null. C Ich lösche den Stundenlohn im Eintrittsmonat von Herrn Schraube komplett. D Die Eingabe des Gehaltes nehme ich unter Schnellerfassung Entlohnung vor. E Das Gehalt gebe ich jeden Monat in die Bewegungsdaten ein. 22

26 4. VWL-Vertrag Beispiel Herr Steffen-Muster Schraube händigt der Musterfirma einen VWL-Vertrag aus. Die Musterfirma zahlt für alle Mitarbeiter einen freiwilligen AG-Anteil VWL in Höhe von 20 EUR. 24

27 4. VWL-Vertrag Ein VWL-Vertrag kann auch über die Schnellerfassung VWL angelegt werden. Hier stehen aber nur die Angaben für den 1. Vertrag zur Verfügung. = Stammdaten Vermögenswirksame Leistung Achtung Beachten Sie die Einstellung des Bearbeitungsmonats! 25

28 4. VWL-Vertrag Prüfen Sie Ihre Eingaben anhand der Probeabrechnung! Nach ca. 4 Min. stehen Ihnen die Ergebnisse zur Verfügung Mandant Probeabrechnung holen

29 4. VWL-Vertrag 27

30 4. VWL-Vertrag 28

31 4. VWL-Vertrag Übung 3 Ab September 2014 soll Herr Schraube einen AG-Anteil in Höhe von 30 EUR erhalten. Wie gehen Sie vor? A Ich lösche den bestehenden Vertrag und lege ihn mit den neuen Daten an. B Ich wechsele in den Bearbeitungsmonat September und verändere nur das Feld AG-Anteil im bestehenden VL-Vertrag auf 30 EUR. C Ich gebe die Differenz von 10 EUR ab September monatlich über die Bewegungsdaten ein. 29

32 4. VWL-Vertrag Sofern sich ein Wert in einem bestehenden Vertrag ändert, prüfen Sie, ab wann. Dazu legen Sie den entsprechenden Bearbeitungsmonat fest und passen das abzuändernde Feld an. 30

34 5. Betriebliche Altersvorsorge Beispiel Für Frau Petra-Muster Wanne liegt ein neuer BAV/Pensionskasse-Vertrag vor. Sie informieren sich in der Programmhilfe 32

35 5. Betriebliche Altersvorsorge automatische Verlinkung in LEXinform/Info-Datenbank pro 33

36 5. Betriebliche Altersvorsorge Den Vertrag richten Sie mit Hilfe des Assistenten ein : 34

37 5. Betriebliche Altersvorsorge Jetzt wird in den Stammdaten kontrolliert, ob es bereits eine Netto-Abzugsnummer für BAV gibt. Die Tabelle ist leer, somit kann man an dieser Stelle eine neue Nummer mit Text vergeben (1 79). 35

38 5. Betriebliche Altersvorsorge Beim Zeitpunkt der Versorgungszusage handelt es sich um das Datum des Vertragsabschlusses. 36

39 5. Betriebliche Altersvorsorge 37

40 5. Betriebliche Altersvorsorge Hier sind Eingaben nur dann erforderlich, wenn der AG den Vertrag mit finanziert. 38

41 5. Betriebliche Altersvorsorge Im letzten Schritt werden die Spar-Beträge des AN erfasst und aus welcher Lohnart diese verwendet werden sollen. 39

42 5. Betriebliche Altersvorsorge Der Assistent schließt sich und alle Daten finden sich in den einzelnen Registern wieder. Sollten sich Änderungen in einem bestehenden Vertrag ergeben, nutzen Sie die Register dafür. 40

43 5. Betriebliche Altersvorsorge Für die verschiedenen Sachverhalte, u. a. auch BAV, stehen Ihnen Auswertungen zur Verfügung. Diese müssen entsprechend unter Mandantendaten Auswertungssteuerung Standardauswertungen anlegt werden (siehe auch Kapitel 2). 41

44 5. Betriebliche Altersvorsorge Die Auswertung Nr. 87 befasst sich mit den Daten aus den Verträgen zur Betrieblichen Altersversorgung. Die Auswertung steht nach der Dezember-Abrechnung pro Arbeitnehmer und Durchführungsweg in den Auswertungen LODAS bereit. 42

45 5. Betriebliche Altersvorsorge Prüfen Sie auch diesen neuen Sachverhalt anhand einer Probeabrechnung. 43

46 5. Betriebliche Altersvorsorge 44

47 5. Betriebliche Altersvorsorge Übung 4 Wie rechnen Sie ab, wenn die BAV-Rate einmal im Jahr gezahlt werden soll? A Gibt es in der Praxis nicht, immer monatlich. B Ich erfasse in den Vertrags-Stammdaten 1/12 der Jahresrate. C Ich nutze in den Vertrags-Stammdaten den Bereich Gehaltsumwandlung Aus Einmalbezügen. 45

49 6. Dienstwagen Beispiel Das Unternehmen hat einen neuen Firmenwagen angeschafft. Michael-Muster Brause darf ihn für Privatfahrten und für Fahrten Wohnort/Arbeitsstätte nutzen. Daten zur Abrechnung: Marke X-Car, Modell M2, Bruttolistenpreis EUR Einfache Entfernung Wohnung/Arbeitsstätte 30 km Pauschalierung der Lohnsteuer, soweit der Arbeitnehmer Werbungskosten in Höhe der Entfernungspauschale geltend machen könnte. 47

50 6. Dienstwagen Informieren Sie sich in der Programmhilfe. 48

51 6. Dienstwagen 49

52 6. Dienstwagen In den Mandantendaten erfassen Sie den Firmenwagen unter Organisationseinheiten Firmenwagen: 50

53 6. Dienstwagen Vor der Lohnarten-Anlage vergeben Sie bitte einen eigens definierten Nettoabzug für den Firmenwagen: 51

54 6. Dienstwagen Mandantendaten Lohnarten: 52

55 6. Dienstwagen Mandantendaten Auswertungssteuerung: Nr. 16 Berechnungsschema Firmenwagen 53

56 6. Dienstwagen Ordnen Sie den Firmenwagen danach in den Personaldaten dem entsprechenden Arbeitnehmer zu: 54

57 6. Dienstwagen Geben Sie hier die Angaben des Wegs Wohnung/Arbeitsstätte und die Pauschalierungsdaten ein: 55

58 6. Dienstwagen Kontrollieren Sie Ihre Eingaben anhand einer Probeabrechnung. 56

59 6. Dienstwagen Nach der Lohnabrechnung steht Ihnen in Auswertungen LODAS folgendes Berechnungsschema zur Verfügung: 57

60 6. Dienstwagen Nach der Lohnabrechnung steht Ihnen in Auswertungen LODAS folgendes Berechnungsschema zur Verfügung: 58

61 6. Dienstwagen Übung 5 Ist die Pauschalierung der Lohnsteuer für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zwingend anzuwenden? A Ja. B Nein. 59

63 7. Zeitlohnstunden, Überstunden, Vorschüsse Beispiel Für die Mitarbeiter sind per Stundenaufstellung Bewegungsdaten für den Abrechnungsmonat genannt worden. Erfassen Sie die noch fehlenden Daten unter Bewegungsdaten Erfassungstabellen Standard. Röhrich, Knut-Muster 160,0 Stunden 11,0 Überstunden Zange, Susi-Muster 160,0 Stunden 500 EUR Vorschuss bereits erhalten Brause, Michael-Muster 160,0 Stunden Die Firma zahlt für die Überstunden 25 % Zuschlag. Sind alle Lohnarten und der Nettoabzug vorhanden? 61

64 7. Zeitlohnstunden, Überstunden, Vorschüsse Lohnart Überstunden und Zuschlag 25 %? Mandantendaten Lohnarten 62

65 7. Zeitlohnstunden, Überstunden, Vorschüsse Lohnart Überstunden und Zuschlag 25 %? Mandantendaten Lohnarten ODER: 63

66 7. Zeitlohnstunden, Überstunden, Vorschüsse Nutzung nur für feste Vorschuss-Abrechnung möglich, individuellen Nettobe-/-abzug von Nr anlegen. 64

67 7. Zeitlohnstunden, Überstunden, Vorschüsse Mandantendaten Netto-Bezüge/Netto-Abzüge Ergebnis: 65

68 7. Zeitlohnstunden, Überstunden, Vorschüsse Exkurs: Vorschussabrechnung 1. Festlegung Mandantendaten 66

69 7. Zeitlohnstunden, Überstunden, Vorschüsse Exkurs: Vorschussabrechnung Personaldaten Entlohnung 67

70 7. Zeitlohnstunden, Überstunden, Vorschüsse Exkurs: Vorschussabrechnung Daten senden 68

71 7. Zeitlohnstunden, Überstunden, Vorschüsse Übung 6 Für die Bewegungsdaten gibt es zwei Erfassungsmöglichkeiten, Schnellerfassung und Erfassungstabellen. Kann ich beide Möglichkeiten parallel nutzen, oder gibt es etwas zu beachten? A Nein, ich benutze die Tabelle, die mir am besten gefällt, und kann beliebig variieren. B Ja, ich muss beachten, dass ich Mitarbeiter nicht in der Schnellerfassung und in der Erfassungstabelle doppelt erfasse, sonst werden auch doppelte Werte abgerechnet. 69

73 8. Der Abrechnungszyklus Ihr Handlungsablauf Der Prozess der DATEV Lohnabrechnung mit LODAS 71

74 8. Der Abrechnungszyklus Ihr Handlungsablauf 1. Dateneingang 72

75 8. Der Abrechnungszyklus Ihr Handlungsablauf 2. Datenerfassung 73

76 8. Der Abrechnungszyklus Ihr Handlungsablauf 3. Probeabrechnung und ggf. Korrektur 74

77 8. Der Abrechnungszyklus Ihr Handlungsablauf 4. Daten senden 75

78 8. Der Abrechnungszyklus Ihr Handlungsablauf 5. Auswertungen holen 76

79 8. Der Abrechnungszyklus Ihr Handlungsablauf 6. Auswertungen an Mandanten weitergeben 77

80 8. Der Abrechnungszyklus Ihr Handlungsablauf 7. Bei Notwendigkeit bzw. Bedarf Vorbereitung der nächsten Abrechnung z. B. Neuanlage eines Mitarbeiters wegen Vor- Laufzeit beim ELStAM- Abruf 78

82 9. Hausaufgabe Im Downloadbereich finden Sie die Aufgabenstellung der Hausaufgabe zum Modul. Bitte beachten Sie den Hinweis zum Testmandanten, bevor Sie die Hausaufgabe bearbeiten. 80

83 Modulübersicht und weitere Informationen Neuanwenderausbildung online Lohn mit DATEV LODAS Modul 1: Grundlagen und erste Abrechnung Modul 2: Modul 3: Stammdaten, Auswertungen und Abrechnungsfälle mit verschiedenen Entgeltbestandteilen Besonderheiten wie Krankheit, Mutterschutz, Lohnarten, Wiederabrechnung und Nachberechnung Modul 4: Besondere Beschäftigungsverhältnisse Modul 5: Wiederkehrende Tätigkeiten Buchungsbeleg, Zahlungsverkehr, Archivierung Modul 6: Lohnabrechnung optimieren 81