Leitlinien für CAFM-Projekte

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1 überreicht durch: CAFM Ring Alexanderstraße Berlin Leitlinien für CAFM-Projekte Tel: 0700 cafmring Tel: info@cafmring.de Web: CAFM-Systeme erfolgreich einführen

2 Leitlinien für CAFM-Projekte Inhalt Vorwort 1 Das Projekt startet beim Top-Management Holen Sie sich die Unterstützung der Geschäftsleitung 2 Harte Fakten Return on Investment (ROI) 3 Wer macht was Die Säulen des Projekts Projekt-Manager, Projekt-Team 4 Wo wollen Sie hin Definieren Sie die Ziele 5 Machen Sie einen Stufenplan Mit Milestones 6 Projektplanung Wie gehen Sie vor 7 FM relevante Prozesse Analyse und Dokumentation 8 Wählen Sie das richtige CAFM System 9 Kriterien für eine gute Wahl Technik, Anbieter 10 Verschiedene Verfahren Ein Ziel Ausschreibungen, Teststellungen 11 Wählen Sie ein Standard-System Schnittstellen 12 Richtig erfasst Die Daten 13 Das Pilot-Projekt Ein Meilenstein 14 Schulungen Eine Investition, die sich lohnt 15 Klare Kompetenzen und Richtlinien 16 Erfolgskontrolle Technisch und kaufmännisch 17 Wie geht es weiter Gute Aussichten

3 Leitlinien für CAFM-Projekte Vorwort Liebe Leserinnen, liebe Leser, diese Ausführungen sollen Ihnen als Leitfaden dienen, wie Sie ein CAFM-Projekt erfolgreich starten, umsetzen und im Laufen halten. Was Sie vor sich liegen haben, ist das gebündelte Know-how der verschiedensten Anbieter, die sich im CAFM RING zusammenfassen. Jahrelange Erfahrungen am Markt sind in wertvolle Grundsätze und Hinweise eingeflossen. Als CAFM RING haben wir ein Interesse daran, dass CAFM Projekte erfolgreich durchgeführt werden und sich immer die Qualität durchsetzt. Deshalb finden Sie hier das Wichtigste zum Thema CAFM, übersichtlich aufbereitet. Wir tragen mit diesem Leitfaden auch dem Bedürfnis nach Information und Unterstützung bei den Anwendern bei. Schließlich ist die Einführung von CAFM ein langfristiges Projekt, das Mittel und Ressourcen bindet und nach dauerhaften Partnerschaften verlangt. Schon bei der Planung stellen sich wichtige strategische Fragen für Entscheidungen, die zu weit reichenden Konsequenzen führen. Auf viele Fragen rund um CAFM-Projekte gibt Ihnen dieser Leitfaden Antworten und Anhaltspunkte, wenn wir auch keinen Anspruch auf Vollständigkeit erheben wollen. Wir wünschen viel Erfolg, CAFM RING

4 Leitlinien für CAFM-Projekte 1 Das Projekt startet beim Top-Management Holen Sie sich die Unterstützung der Geschäftsleitung. Der Erfolg eines CAFM-Projektes steht und fällt damit, ob es als Chefsache gilt. Wie bei jedem anderen IT-Projekt, geht es nicht ohne die Unterstützung des Top-Managements. Falls die Initiative nicht von der Geschäftsleitung selbst ausgeht wie ist das Top-Management für ein CAFM-Projekt zu gewinnen? Voraussetzung sind klare betriebswirtschaftliche Berechnungen. Wie sieht die Kosten-/Nutzen-Rechnung aus? Welche Summen werden bewegt? Wo liegen die Vorteile qualitativ und quantitativ? Was wird durch CAFM langfristig eingespart? Wann ist mit einem Return on Investment (ROI) zu rechnen? Gibt das Top-Management grünes Licht für das CAFM-Projekt, gilt es, die verantwortlichen Mitarbeiter für das Projekt festzulegen. Wer koordiniert das Projekt? Wer wird einbezogen? Wer ist beteiligt? Es arbeiten viele verschiedene Abteilungen an einem CAFM-Projekt mit. Deshalb empfiehlt sich, eine Führungskraft mit Weisungsbefugnis als Koordinator einzusetzen. Das Funktionieren eines CAFM-Projekts hängt wesentlich von den beteiligten Personen ab! Diese benötigen den Rückhalt des Managements. Rechnen Sie mit psychologischer Verunsicherung und Widerstand. Holen Sie die Mitarbeiter frühzeitig ins Boot. Zahlen fürs Management Koordination Verantwortlichkeit

5 2 Harte Fakten Return on Investment (ROI) Es ist immer noch nicht selbstverständlich, für ein CAFM-Projekt eine ROI-Berechnung anzustellen. Generell sollten zunächst folgende Fragen gestellt werden: Welche Bereiche des Facility Managements werden bearbeitet? Welche Berichte werden regelmäßig erstellt? Wo liegen die Schwachstellen? Die Beantwortung der richtigen Fragen führt zu einem qualitativen und quantitativen Ergebnis als Voraussetzung für eine ROI Berechnung. Anhaltspunkte für eine realistische Einschätzung des Aufwands und des Nutzens können Ihnen CAFM-Anbieter geben. Erfahrungsgemäß liegt der größte Aufwand in der Datenerfassung. Die Kosten für das CAFM-System machen nur einen Teil der Gesamtkosten aus. Sie liegen, je nach Größe des Projekts, zwischen 5% und 40%. Der Preis für das System sollte also nicht ausschlaggebender Faktor sein. Wichtiger sind die Qualität des Produkts und die Zuverlässigkeit des Anbieters sowie des Beraters. Als Entscheidungshilfe dient oft ein Investitionsantrag mit folgenden Aspekten: Höhe der Investition laufende Aufwendungen Ausgangssituation Wirtschaftliche Gründe für das Projekt (Quantität / Qualität) ROI Berechnung Etwaige Alternativen Projektrisiken Kurze Beschreibung der Projekt-Organisation und Zeitdauer

6 Leitlinien für CAFM-Projekte 3 Wer macht was Die Säulen des Projekts Bestimmen Sie einen Projektmanager Beim Projektmanager laufen die Fäden zusammen. Idealerweise ist er/sie eine Führungskraft mit Weisungsrecht, die für die Umsetzung des Projekts sorgt. Der Projektmanager hat Erfahrung im Projektmanagement, kennt die Organisation und Abläufe des Unternehmens und hat die volle Unterstützung der Geschäftsleitung. Er bildet die Schnittstelle zwischen dem Top-Management und den Projekt-Teams, er kommuniziert Ziele und Erfolge und sorgt für die Umsetzung der Zielvorgaben und Zeitpläne. Bilden Sie Projekt-Teams In den einzelnen Abteilungen werden Verantwortliche benannt, die am CAFM-Projekt mitarbeiten und das Projekt-Team bilden. Wichtig ist, dass diese Mitarbeiter schon frühzeitig in die Pläne eingebunden sind. Dazu gehört selbstverständlich auch die IT-Abteilung. Gemeinsam werden Anforderungen und Ziele erarbeitet, aber auch die nötigen Ressourcen im Haus festgelegt (unter Umständen auch mit externen Beratern oder Moderatoren ). Das Projekt-Team trifft sich regelmäßig, um Fortschritte zu dokumentieren und die nächsten Schritte zu besprechen sowie sich mit dem Projektmanager abzustimmen. klare Aufgaben und Kompetenzen festlegen

7 4 Wo wollen Sie hin Definieren Sie die Ziele Ein wichtiger Punkt ist es, klare Ziele festzulegen. Die Ziele werden gemeinsam mit den beteiligten Abteilungen erarbeitet und schriftlich festgehalten. Was wollen Sie wann erreichen? Werten Sie die Ziele nach ihrer Wichtigkeit. Es geht dabei um unmittelbare, realistische Ziele in einem überschaubaren Zeitrahmen, aber auch um mittelfristige Ziele, die sich im Laufe des Projekts verändern können und mit den konkreten Ergebnisvorgaben des Managements abgestimmt werden sollten. CAFM-Software-Produkte werden in der Regel als Module angeboten. Das heißt, ein Projekt wird Schritt für Schritt umgesetzt. Das erleichtert eine Zieldefinition und auch die Erreichung des Ziels. Jeder Teilerfolg festigt das Vertrauen der Mitarbeiter und der Geschäftsführung, die richtige Entscheidung getroffen zu haben. Bewährt hat sich, in einem Bereich zu beginnen, bei dem es die größten Probleme gibt und meist das höchste Einsparungspotenzial. Das bewirkt die größten Erfolgserlebnisse in kurzer Zeit. realistische Ziele konkrete Zahlen, z.b: 10% Einsparung bis zum Teilziele und Erfolge kommunizieren

8 Leitlinien für CAFM-Projekte 5 Machen Sie einen Stufenplan Mit Milestones Es hilft in der Umsetzung, einen groben Plan für das CAFM-Projekt zu machen. Gliedern Sie einzelne Teilprojekte und setzen Sie Milestones. Das spornt die Beteiligten an und gibt Rückhalt im Management. Vorschlag für einen Stufenplan: Ziele und Anforderungen festlegen Analyse und Dokumentation der FM-relevanten Prozesse Auswahl des CAFM-Systems Ausschreibung (optional) Workshop mit Anbietern über Inhalte und Abläufe des Projekts Daten erfassen für Pilotprojekt Pilotprojekt Daten für das Gesamtprojekt erfassen und einbringen System Rollout Abschluss und Ergebniskontrolle Teilprojekte sollten erst abgeschlossen sein, bevor das nächste startet. Es können verschiedene Teilprojekte aber auch parallel laufen, wenn die entsprechenden (personellen) Ressourcen vorhanden sind. Verzögerungen bedeuten immer Mehraufwand. Kostenwahrheit heißt, auch die eigenen Ressourcen als Aufwand zu betrachten. Ein Tipp: Versuchen Sie, Ihr erstes Teilprojekt rasch abzuschließen. Wählen Sie einen Bereich, der am schnellsten messbare Erfolge verspricht. personelle Ressourcen einplanen

9 6 Projektplanung Wie gehen Sie vor Nutzen Sie die Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter. Beziehen Sie die verantwortlichen Mitarbeiter aus den verschiedenen Abteilungen schon frühzeitig in das Projekt ein. Diese kennen Organisation und Abläufe im Facility Management am besten, daher liegt es nahe, bereits die Anforderungen intern im Haus erarbeiten zu lassen. Mitarbeiter, die rechtzeitig ins Boot geholt werden, sind besonders motiviert. Externe Berater agieren oft nach standardisierten Vorgehensweisen, deshalb ist darauf zu achten, dass sie die individuelle Situation des Unternehmens berücksichtigen. Wünschen Sie einen Berater, sollten Sie bei der Auswahl nach ähnlichen Kriterien vorgehen wie bei einer Ausschreibung (siehe Seite Punkt Ausschreibung). Sie können natürlich auch das Know-how externer Berater mit Erfahrung im Facility Management in einer Moderatoren-Rolle nutzen, um die Arbeit Ihrer Mitarbeiter zu leiten und die Ergebnisse in Form zu bringen. Projekt wird von den Mitarbeitern getragen Externe Berater als Moderatoren

10 Leitlinien für CAFM-Projekte 7 FM relevante Prozesse Analyse und Dokumentation Diese Aufgabe wird häufig unterschätzt: Analyse und Dokumentation der bestehenden Prozesse, die für das Facility Management relevant sind. Nur wenn Sie den Ist-Zustand genau kennen, können Sie auch die Veränderungen und Erfolge darstellen bzw. entsprechend reagieren. Der aktuelle Status zeigt Einsparungs- und Verbesserungspotenziale. Und dient damit auch als Argument für das Management. Wenn Sie 10% einsparen wollen, müssen Sie wissen, wovon von welchem Betrag. Bei der Analyse spielt die richtige Zuordnung der Kostenblöcke eine große Rolle. Häufig herrscht hier eine gewisse Ungenauigkeit, weil beispielsweise Energieaufwendungen nach einem groben Schlüssel auf verschiedene Kostenstellen aufgeteilt oder manche FM-Kosten allgemeinen Bereichen zugerechnet werden. Rechnen Sie mit Anpassungen in der Kostenrechnung und im Controlling. Nur wenn alle FM relevanten Prozesse in die Analyse einfließen, haben Sie eine brauchbare Grundlage für die weiteren Aktivitäten im Projekt. Prozesse nach GEFMA 100: Objekt managen Arbeitsstätten bereitstellen Objekte betreiben... ver- und entsorgen... reinigen und pflegen... schützen und sichern... verwalten

11 8 Wählen Sie das richtige CAFM System Bei der Auswahl des CAFM Systems geht es a) um den passenden Anbieter und b) um die geeignete Software. Allein in Deutschland gibt es über 50 verschiedene Systeme. Wir geben Ihnen gerne eine Marktübersicht, auch im Internet finden Sie die entsprechenden Informationen. Treffen Sie dann eine Vorauswahl: Nehmen Sie nur drei Anbieter genauer unter die Lupe im Höchstfall aber nicht mehr als fünf. Das spart Zeit, Kosten und erhöht die Effizienz. Nehmen Sie sich Zeit für die Auswahl und beziehen Sie die Projekt-Teams mit ein. Lassen Sie sich die Produkte präsentieren und demonstrieren. Auf Messen oder in kostenlosen Seminaren und Workshops der Anbieter können Sie die Systeme näher kennenlernen und das Unternehmen, mit dem Sie schließlich bei Vertragsschluss eine längere Partnerschaft eingehen. Sie gestalten eine Produkt-Präsentation effizienter, wenn Sie vorher im Team einen Fragenkatalog ausarbeiten und ihn dem Anbieter vorlegen: Welche Prozesse sind besonders relevant, welche Kriterien spielen eine Rolle, wo liegen Ihre Prioritäten. Ein festgelegter Zeitrahmen für Präsentation, Diskussion und Prüfung der Kompetenz ist empfehlenswert. Bei der definitiven Auswahl des Systems sollten alle Entscheider anwesend sein. Mögliche Entscheidungskriterien für einen Anbieter: Größe und Relevanz am Markt Standardsystem Komplettangebot Beratungskompetenz Projekterfahrung, Referenzen Moderne Technologie (IT-Architektur, Webfähigkeit) klare Zukunftsstrategie (Entwicklungsplan für die nächsten 1-2 Jahre?) nachweisbare Schnittstellenfähigkeit

12 Leitlinien für CAFM-Projekte 9 Kriterien für eine gute Wahl Technische Kriterien Achten Sie darauf, dass das System mit neuester Technologie arbeitet und folgende Standards erfüllt: Basis ist ein gängiges Datenbanksystem (Oracle / Microsoft) läuft auf üblichen Hard- und Softwaresystemen unabhängig von speziellen Entwicklungsumgebungen hoher Sicherheitsstandard Webfähig integrierte Grafik, zumindest Grafikanbindung kann über Benutzeroberflächen konfiguriert werden einfache Updates möglich in der kundenspezifischen Version breites Konzept für Schnittstellen und Integration mindestens die 3. Vollversion Rechte der Software liegen vollständig beim Anbieter. Es haben sich webbasierte Systeme vor Client/Server Technologie durchgesetzt, deshalb sollte Ihr System webfähig sein. Ebenso wie eine integrierte Grafik üblich ist. Wenn jedoch Instandhaltung, Auftragsabwicklung und die Verwaltung technischer Anlagen Ihr Kerngeschäft ausmacht, können CAFM Systeme auch ohne Grafik betrieben werden.

13 Voraussetzung der Anbieter Wählen Sie ein Unternehmen, das sich seit Jahren am Markt bewährt und CAFM Projekte erfolgreich durchführt. Sehen Sie sich die Referenzen genau an, wenn möglich, auch vor Ort. Achten Sie auf folgende Details: Komplettangebot: Technik, Infrastruktur, kaufmännisches FM qualifizierte, fest angestellte Mitarbeiter: mindestens 5 Software-Entwickler, 2 Personen für Hotline und Kundenanfragen, 5 Mitarbeiter im Consulting (Schwerpunkt FM, Projekterfahrung), 1 Mitarbeiter, der sich mit Betriebssystemen und Datenbanken auskennt Service: Angebot von Wartungsverträgen mit Hotline, garantierte Reaktionszeiten Referenzen: mindestens 15 erfolgreich abgewickelte Projekte, die nachgewiesen im Einsatz sind Sicherheit: solide Umsatz- und Gewinnbasis, gute Marktposition, klare Zukunftsstrategie, überregional ausgerichtet, unabhängig im Kerngeschäft Wählen Sie ein Unternehmen aus, das Ihre Prozesse versteht und mit dem Sie sich eine langfristige Partnerschaft vorstellen können. Das muss nicht immer der günstigste Anbieter sein.

14 Leitlinien für CAFM-Projekte 10 Verschiedene Verfahren Ein Ziel Ausschreibungen Vorweg: Es gibt keine Garantie für eine richtige Entscheidung. Auch nicht bei Ausschreibungen mit Seiten Umfang. Es kommt auf die richtigen Fragen an, die gestellt werden müssen. Die Kriterien haben wir bereits beschrieben. Sie sind zu einer Ausschreibung verpflichtet? Das bedeutet einen gewissen Aufwand für beide Seiten, für Interessenten und Anbieter. Es kommt sogar vor, dass Ausschreibungen verschiedener Interessenten identisch sind. Das lässt daran zweifeln, ob man sich genügend mit der Materie auseinandergesetzt hat. Nehmen Sie eine Ausschreibung Ernst, schalten Sie einen neutralen Berater ein. Und orientieren Sie sich streng am Bedarf, damit die Ausschreibung nicht ausufert. Sprechen Sie mit den Anbietern, lernen Sie das Produkt kennen. Und: der niedrigste Preis bedeutet nicht unbedingt die günstigste Lösung. Teststellung Bei den für die Anbieter kostspieligen Teststellungen wird häufig vergessen, dass CAFM Software sehr komplex ist und ein Test nur dann Sinn macht, wenn geschulte Mitarbeiter in einem definierten Rahmen damit arbeiten. Deshalb ist bei Teststellungen darauf zu achten, dass es klare Zeit- und Zielvorgaben und Systemschulungen gibt. Eine Bezahlung des Herstellers sollte selbstverständlich sein, die bei Auftragserteilung wieder kompensiert werden kann. Komplettangebot für alle FM-Bereiche: Bestandsdokumentation Flächenmanagement Reinigungsmanagement Umzugsmanagement Schließmanagement Instandhaltungsmanagement Energiemanagement Vermietung Vertragsmanagement Controlling und Kostenmanagement

15 11 Wählen Sie ein Standard-System Standard oder individuell? Auch wenn viele Unternehmen glauben, dass ihre Abläufe zu speziell seien für ein Standard-System, raten wir zu einer Standard-Software. Der Aufwand ist geringer, die Kosten sind kalkulierbar, die Zuverlässigkeit bei Updates größer und die Integration in die Unternehmens-IT ist eher gewährleistet. Nehmen Sie Anpassungen nur dann vor, wenn es absolut erforderlich ist. Am besten, die Anpassungen laufen über eine Benutzeroberfläche. Achten Sie darauf, dass der Hersteller eine Update-Sicherheit gibt für einen Versionswechsel und dass nicht bei jeder Änderung der Hersteller ins Haus kommen muss. Bewährt hat sich der modulare Aufbau eines Systems. Wichtig ist dabei, dass die einzelnen Module zusammenpassen und integriert sind, ebenso wie das CAFM System in bestehende Anwendungen integriert wird. Die Schnittstellen Das CAFM System ist eingebunden in eine bestehende Systemlandschaft. Das bringt Synergieeffekte, vermeidet Datenredundanz und spart Kosten. Wir empfehlen, rechtzeitig das führende System festzulegen und die Anzahl der Schnittstellen möglichst gering und einfach zu halten. Online-Schnittstellen sind aufwendiger als Offline-Schnittstellen, mit denen regelmäßig Daten ausgetauscht und abgeglichen werden. Update-Sicherheit für Massendaten tauglich prozessorientiert benutzerfreundliche Oberfläche Datensicherheit praxisnahe Lösungen Schnittstellen

16 Leitlinien für CAFM-Projekte 12 Richtig erfasst Die Daten Bevor das Projekt startet, müssen zunächst die Daten erfasst werden. Es lohnt sich, zu überlegen, welche Daten wirklich benötigt werden und wie eine Aktualisierung der Daten abläuft. Das zahlt sich aus. Wer gibt die Daten ein? Sollten keine Kapazitäten für eine interne Abwicklung frei sein, was meist der Fall ist, erledigen externe Dienstleister diese Aufgabe. Sie sollten klare Vorgaben definieren und Konventionen für die Datenaktualisierung festlegen. Lassen Sie die Daten kontrollieren, bevor sie ins System übernommen werden. CAFM-Anbieter stellen vordefinierte Masken für die Datenerfassung zur Verfügung. In speziellen Fällen (z.b. Gewährleistungsfälle) ist es sinnvoll, die Daten immer erst im Anlassfall einzugeben, also nach und nach. Wer gibt die Daten ein? Wer ist zuständig für Datenaktualisierung? Wie werden die Schnittstellen von CAD und CAFM gehandhabt? Kontrollmechanismus? Prüfen Sie Ihren Datenbestand. Welche Daten werden wofür benötigt? Bewerten Sie einzelne Merkmale nach Wertigkeit. Vermeiden Sie Datenfriedhöfe.

17 13 Das Pilot-Projekt Ein Meilenstein Dann geht s los: das Pilot-Projekt ist einer der wichtigsten Schritte im Projekt-Management. Hier wird geprüft, wie das System funktioniert und ob es alle Anforderungen erfüllt. Voraussetzung ist natürlich die Schulung der Mitarbeiter, die in das Projekt involviert sind. Der Vorteil eines Pilot-Projekts ist, dass Sie alle Prozesse in einem überschaubaren Rahmen überprüfen anhand eines ausgewählten Objekts. Wählen Sie ein Gebäude, über das Sie genügend elektronische Daten verfügen und bei dem alle wichtigen Prozesse vorkommen. Die Projekt-Teams erarbeiten, was in der Pilotphase durchgespielt werden soll. Es werden die Standards für die Daten festgelegt, Kataloge wie Nutzungstypen von Räumen, Adressen und andere Informationen angelegt, Benutzerprofile definiert, Schnittstellen getestet. In der Pilot-Phase können Sie Anpassungen vornehmen ohne dass die gesamte Organisation geändert werden muss. Vergessen Sie die Auswertungen nicht. Erst nach einem erfolgreichen Pilot-Projekt werden die kompletten Daten eingegeben und ein System Rollout gestartet. Daten für 1 Gebäude im CAFM erfassen Gebäude exemplarisch (nicht zu groß, nicht zu klein) Systemschulung und Funktionstest mit dem Anbieter Auswertung Pilot-Projekt Anpassungen oder Stopp

18 Leitlinien für CAFM-Projekte 14 Schulungen Eine Investition, die sich lohnt Eine der wichtigsten Voraussetzungen für ein erfolgreiches CAFM Projekt ist, dass die beteiligten Mitarbeiter ausreichend geschult und motiviert sind. Schulen Sie Administratoren und Anwender. Und von diesen zunächst die Poweruser. Für die Anwender-Schulungen hat sich in der Praxis folgende Vorgangsweise bewährt: Maximal Gruppen von 4-8 Teilnehmern, anfangs eher nur vier, die möglichst den gleichen Wissensstand mitbringen. Nach zwei Tagen Training eine Pause machen, um das Gelernte umzusetzen: learning-by-doing ist hier wichtig. Dabei kann ein Trainer die Mitarbeiter im Haus begleiten, um Fragen, die auftauchen, zu beantworten und Wichtiges zu vertiefen. Gegenstand der Schulungen sind im Schwerpunkt die Abläufe, die regelmäßig vorkommen. Ein System-Administrator soll in die Lage versetzt werden, das System unabhängig vom Hersteller zu pflegen. Er kennt sich bei den Datenbanken und in allgemeinen IT-Themen aus. Er lernt, neue Merkmale hinzuzufügen, Benutzerprofile anzulegen und Daten zu importieren. Es empfiehlt sich, neue Mitarbeiter entsprechend einzuschulen und das Wissen der Mitarbeiter in Nachschulungen aufzufrischen. Bedenken Sie: ein CAFM Programm ist ständig in Bewegung. Grundsätzlich: Nicht an Schulungen sparen! 2 Tages-Training 4-8 Teilnehmer Pausen für die Umsetzung Administratoren schulen Coaching im Haus Nachschulungen

19 15 Klare Kompetenzen und Richtlinien Für ein CAFM Projekt ist es unbedingt erforderlich, die Aufgaben festzulegen und klare Vorgaben auszuarbeiten. Das erleichtert die Arbeit für alle Beteiligten: die eigenen Mitarbeiter und Projekt-Teams, der CAFM Anbieter, andere Dienstleister (z.b. für die Datenerfassung) und externe Berater. Ordnen Sie Zuständigkeiten zu: Werden die Daten zentral oder dezentral gepflegt? Wer ist für die Aktualisierung der Daten zuständig? Wie werden Daten auf Aktualität und Konsistenz geprüft? Klare Vorgaben sparen eine Menge Koordinationsarbeit: Wie sehen die Layerstrukturen für einen CAD-Plan aus? In welcher Form sollen Raumpolygone vorliegen? Werden technische Daten in Excel-Dateien geführt? Wie sind CAD und CAFM zu führen, welche Rolle spielt die Bauabteilung? Halten Sie die Vorgaben schriftlich fest und bestimmen Sie, wer, was, wann und in welcher Form ausführt. Die Details können Sie gerne mit Ihrem CAFM Anbieter besprechen. Im Abteilungshandbuch steht, wer für welche Aufgabe der Ansprechpartner ist Benennen Sie Stellvertreter (Urlaub, Krankheit)

20 Leitlinien für CAFM-Projekte 16 Erfolgskontrolle Technisch und kaufmännisch Das System ist stets in Bewegung. Es kommen neue Daten und Anforderungen hinzu. Die Technik wird den Anforderungen angepasst. Wird der technische Fortschritt stets kontrolliert, ist ein finanzieller Soll-/Ist-Vergleich nicht immer selbstverständlich, aber deshalb nicht weniger bedeutend. Vergleichen sie die budgetierten Projektkosten mit dem tatsächlichen Aufwand nach einem Jahr. In der Regel macht die Software nur etwas über ein Viertel der Kosten aus, weitere große Posten sind die Datenerfassung sowie Schulung und Anpassung des Systems. Wenn Sie vorher eine ROI-Berechnung (Return on Investment) gemacht haben, vergleichen Sie die Zahlen nach einem Jahr. In der Regel sind schon nach 12 Monaten erhebliche Einsparungen nachzuweisen. Mit diesen Argumenten lassen sich sinnvolle Systemerweiterungen leichter durchsetzen. Eine Analyse über den wirtschaftlichen Nutzens des Systems begleitet das Projekt. Tipp: Dokumentieren Sie, welche Mitarbeiter wie viel Zeit für das CAFM Projekt aufwenden. Extern wie intern. Rechnen Sie mit: Beratungskosten CAFM Software mögliche Systemanpassungen Implementierung und Integration in die IT Datenübernahme, -erfassung Schulungen Datenpflege... und letztlich mit Einsparungen!

21 17 Wie geht es weiter Gute Aussichten Der Erfolg eines CAFM Projekts zeigt sich meist erst mittel- oder langfristig. Da sich der Datenbestand mit der Zeit aufbaut, ist ein realistisches Budget für die nächsten 2 3 Jahre eine wichtige Basis. Es gibt stets neue Herausforderungen: neue Objekte, neue Anforderungen, neue Nutzer, neue Daten. Das erfordert Änderungen und Anpassungen. Das CAFM ist in steter Veränderung, der man gerecht werden muss. Aussagefähige, verlässliche Daten und vielfältige Auswertungen und Berichte zeigen die Vorteile des Systems auf. Mit den Ergebnissen haben Sie wichtige Argumente fürs Management (ROI), wecken aber unter Umständen Begehrlichkeiten innerhalb des Unternehmens. Letztlich hilft es dem Gesamtprojekt und der Bedeutung von CAFM im Betrieb. Die Voraussetzung für den wirtschaftlichen Erfolg von CAFM ist ein dauerhafter, nachhaltiger und strategischer Umgang mit dem Thema. Für eine halbherzige Einführung ist die Angelegenheit schlichtweg zu kostspielig. Und wer will dafür die Verantwortung übernehmen? Tendenzen mittelfristig erkennbar genaue Parameter für internes Benchmarking klare Ziele, exakte Zeitpläne Kontrolle Datenbestand, Systemumfeld Kosten-/Nutzen-Rechnungen

22 Leitlinien für CAFM-Projekte Zusammenfassung Stolpersteine, auf die wir hinweisen möchten: Ohne Rückhalt der Geschäftsleitung drohen Widerstände in der Belegschaft, Verzögerungen im Zeitplan und nicht zuletzt Verlust wichtiger Ressourcen und Mittel. Die Einführung eines CAFM Systems bedeutet Veränderung. Rechnen Sie auch mit psychologischer Verunsicherung und Widerstand. Holen Sie die Mitarbeiter frühzeitig ins Boot. Verzögerungen entstehen häufig durch einen Engpass an personellen Ressourcen. Legen Sie rechtzeitig Verantwortlichkeiten, Teams, Projektleiter und deren Kompetenzen fest. Benennen Sie auch Stellvertreter, z.b. für die Urlaubszeit. Der Aufwand für die Datenerfassung wird oft unterschätzt. Schaffen Sie dafür Kapazitäten und vergessen Sie die Datenkontrolle nicht. Arbeiten Sie mit Teilschritten. Informationen, die nicht laufend gepflegt werden, führen zu einem Datenfriedhof. Prüfen Sie deshalb vorher, ob die erfassten Daten relevant sind. Neben der technischen Seite sollte die kaufmännische Seite ebenso genau betrachtet werden. Klare Ziele und Zahlen zeigen den Erfolg des Projektes an. Technologie lebt vom richtigen Einsatz. Und von den Menschen, die damit arbeiten. Die Benutzeroberfläche sollte selbsterklärend sein, dann sinkt auch der Schulungsaufwand. Die Ergebnisse externer Mitarbeiter sind nur so gut wie die Vorgaben, die Sie ihnen liefern. Definieren Sie Aufgaben, Ziele, Form, Zeitplan. Dokumentation ist aufwendig, aber wichtig. Nur wenn Sie Daten, Verantwortlichkeiten, Ergebnisse festhalten, können Sie richtig reagieren und Erfolge nachweisen.

23 Copyright CAFM Ring Copyright 2010 CAFM Ring. Alle Rechte vorbehalten. Alexanderstraße Berlin Tel: info@cafmring.de Die Weitergabe und Vervielfältigung dieses Dokumentes oder von Teilen daraus, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ist ohne die ausdrückliche vorherige schriftliche Genehmigung durch den CAFM Ring nicht gestattet. Alle Rechte vorbehalten. All rights reserved. Alle technischen Angaben in diesem Dokument wurden vom CAFM Ring mit größter Sorgfalt erarbeitet bzw. zusammengestellt und unter Zuhilfenahme wirksamer Kontrollmaßnahmen reproduziert. Trotzdem sind Fehler nicht ganz auszuschließen. Der CAFM Ring sieht sich daher gezwungen, darauf ausdrücklich hinzuweisen, dass weder eine Garantie noch die juristische Verantwortung oder irgendeine Haftung für Folgen, die auf fehlerhafte Angaben zurückzuführen sind, übernommen werden kann. Für die Mitteilung eventueller Fehler ist der CAFM Ring jederzeit dankbar.

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