KeyLogic der Partner für Ihre professionelle CAFM-Lösung

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1 KeyLogic der Partner für Ihre professionelle CAFM-Lösung BFM Building + Facility Management GmbH Frankfurter Straße 1 5 D Eschborn Telefon +49-(0) / Telefax +49-(0) / info@key-logic.de KeyLogic Österreich KeyLogic Schweiz Darauf können Sie sich verlassen.

2 Sie suchen ein CAFM-System? Sie suchen eine Software, mit der Sie Ihr Facility Management auf eine sichere und zukunftsfähige Basis stellen können? Mit der Sie einerseits Ihr Tagesgeschäft effizient und möglichst sorgenfrei bewältigen? Und die Ihnen andererseits genau die Kennzahlen liefert, die Sie zur Kontrolle und Steuerung Ihres Gebäudemanagements brauchen? Dann halten Sie die richtige Broschüre in den Händen. Denn KeyLogic versorgt Sie mit allen notwendigen Auswertungen und Kennzahlen für die strategische Steuerung des Gebäudemanagements. Zugleich erhalten Sie mit KeyLogic eine Lösung, mit der Sie Ihre Prozesse automatisieren oder Ihre Kosten senken, um nur zwei Beispiele zu nennen. Und das bei steigender Qualität. Die Implementierung von KeyLogic erfolgt dabei nach Ihren Anforderungen und Wünschen.»Anything goes«, von der Implementierung einer komplett befüllten Lösung bis hin zur schrittweisen Einführung im laufenden Betrieb durch den Anwender selbst. Was bei uns gar nicht geht: dass wir Sie mit der Implementierung der Software alleine lassen. Deshalb bieten wir Ihnen das komplette Spektrum aller Implementierungsleistungen, von der Beratung, dem Customizing und der Schnittstellenprogrammierung über die Strukturierung von Datenbeständen, die Datenmigration und die vollständige Bestands- und Inventarerfassung bis hin zu Schulungen und Hotline. KeyLogic ist eine professionelle und leistungsfähige Facility Management Software, mit der Sie entscheidungsorientiert arbeiten. Unser erfahrenes und engagiertes Team implementiert KeyLogic schnell und effektiv. Darauf können Sie sich verlassen. Sie wissen es: ein CAFM-System will gelebt werden, wenn es zu den erhofften Effekten führen soll. Deshalb ist unsere Lösung intuitiv aufgebaut und benutzerfreundlich gestaltet. Denn niemand arbeitet gerne mit einem unhandlichen Werkzeug. Wir haben Ihnen in dieser Broschüre einige Informationen über unsere Lösung und unsere Arbeit zusammengestellt. Natürlich können wir hier nicht alle Themen ausführlich ansprechen. Doch es gibt ja noch Telefon und . Fragen Sie uns einfach. Wir freuen uns darauf. Ihr KeyLogic-Team 2 3 Editorial

3 Das KeyLogic-Team. Lösungspartner für Ihr professionelles Facility Management. Wenn Sie eine Facility Management Software einführen wollen, dann stehen Sie am Anfang möglicherweise vor den Fragen: Wie kommen all die Daten in das System? Schaffen wir das überhaupt? Die gute Botschaft lautet: durch ein sorgfältiges Vorgehen lässt sich der Aufwand für die Einführung eines Facility Management Systems deutlich verringern. Das wissen wir aus zahlreichen Implementierungsprojekten. Ausgangspunkt ist immer Ihre individuelle Situation. Welche unternehmensspezifischen Prozesse müssen in der Facility Management Lösung abgebildet werden? Mit welchen Anwendungen muss das CAFM-System interagieren? Wie sehen die Schnittstellen dazu aus? Ebenso wichtig sind die Fragen nach der notwendigen Befüllung des Systems. Welche Daten liegen schon vor? In welchen Formaten? Was muss erst noch erfasst werden? Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir einen Weg, der beginnt, wo Sie heute stehen, und genau dort endet, wo Sie morgen stehen wollen. Dazu erarbeiten wir einen zielorientierten Stufenplan, der alle Aufgaben Ihres Implementierungsprojekts beschreibt. Dabei ist eine kurzfristige Einführung mit einer Projektunterstützung durch das KeyLogic-Team ebenso möglich wie eine schrittweise Einführung mit eigenen Mitarbeitern. Kick-Off-Workshop Workshop Jour Fixe zum Beispiel Aufgaben Prioritäten Zeitplan zum Beispiel Sichtung und Import vorhandener Daten Individuelle Prozesse erarbeiten Schnittstellen spezifizieren zum Beispiel Projektabstimmung Qualitätssicherung Wir stehen Ihnen bei der Einführung verlässlich und kompetent zur Seite, von der Beratung bis zur Schulung. Gemeinsam mit Ihnen erarbeiten wir einen Implementierungsplan, der exakt auf Ihre spezifische Situation zugeschnitten ist. Schulungen zum Beispiel Schulungen am Prototypen mit Echtdaten Die Grafik zeigt beispielhaft einige Module wie Workshops oder Jour Fixe, mit denen wir den Implementierungsprozess begleiten. Entscheidend ist es, dass zu Beginn des Projekts die Aufgaben und ihre Prioritäten mit den Ressourcen abgeglichen und in einen realisierbaren Projektplan überführt werden. 4 5 KeyLogic-Team

4 Das KeyLogic-Team. Mit gutem Beispiel voran. Zu Beginn unserer KeyLogic-Implementierung steht ein Kick-Off-Workshop, der das gesamte Projekt in den Blick nimmt. Im ersten Schritt stehen die Analyse und die Definition von Soll-Ist. Anschließend müssen die Aufgaben geplant werden. In welcher Reihenfolge und für welche Mitarbeiter sollen die Module eingeführt werden? Soll mit einem Prototyp gearbeitet werden? Welche Schnittstellen müssen zu anderen Anwendungen geplant werden? Daraus ergeben sich ein Projektablaufplan und schließlich ein Zeitplan. Wir unterstützen Sie in der Implementierung mit folgenden Leistungen: Standardimplementierung. Es gibt Anwender, die benötigen weder ein individuelles Customizing noch die Programmierung zusätzlicher Schnittstellen. Dann führt der schnellste Weg zur produktiven Nutzung von KeyLogic über den von uns entwickelten standardisierten Implementierungsablauf. Prototyping. In vielen Fällen ist es sinnvoll, die Implementierung mit einem Prototyp zu beginnen. Einerseits lassen sich hier die Mitarbeiter leicht an Echtdaten schulen, andererseits können wir hier effiziente Wege entwickeln, um die Bestandsdatenerfassung zeitsparend zu organisieren. Dazu konfigurieren wir beispielsweise die Prozesse und Funktionen von KeyLogic anhand eines Gebäudes nach Ihren spezifischen Bedürfnissen. Nach dem Test können Sie diese Anpassungen verlässlich auf alle anderen Objekte übertragen. Schnittstellen. KeyLogic soll keine Insellösung sein. Deshalb definieren wir mit Ihnen gemeinsam die Prozesse und Datenflüsse: Welche Systeme sind führend? Wo werden welche Daten gehalten? Welche Daten sollen aus welchen Systemen übernommen werden? Und schließlich: wann und wo müssen Daten zurückgeliefert werden? Nach der Beantwortung dieser und weiterer Fragen spezifizieren und realisieren wir Ihre Schnittstellen. Customizing. Manchmal muss KeyLogic den kundeneigenen Anforderungen angepasst werden. Vielleicht benötigen Sie individuelle Reports oder wollen unternehmensspezifische Prozesse integrieren? In einem Workshop spezifizieren wir Ihren Bedarf und passen KeyLogic entsprechend an. Datenübernahme. Charakteristisch für die Vorgehensweise unseres Teams ist die Durchführung eines Daten-Import- Workshops. In ihm zeigen wir anhand vorhandener Daten, wie Sie Ihre Informationen schnell und kostengünstig importieren können. Entscheidend dabei ist, die Struktur der Daten frühzeitig zu klären. Wir erstellen dazu individuelle Vorlagen, anhand derer Sie Ihre Daten bequem über unser Standard-Importmodul einlesen können. Schulungen. Wo immer möglich, nutzen wir für unsere Schulungen Echtdaten. Dazu ist ein Prototyp sehr hilfreich. Zudem schulen wir tätigkeitsbezogen, zum Beispiel Objektmanager, Sachbearbeiter oder System-Administratoren. Selbstverständlich richten wir uns mit Dauer, Häufigkeit, Ort und Inhalten der Schulungen an Ihrem Tagesgeschäft aus. Hotline und Support. Wir entwickeln unsere Lösung ständig weiter, damit Sie auch für kommende Herausforderungen bestens gerüstet sind. Genauso selbstverständlich ist für uns ein schneller und unkomplizierter Support. 6 7 Implementierung

5 KeyLogic. Die Lösung für Ihr zielorientiertes Facility Management. Vor der Entscheidung für ein CAFM-System steht die Beantwortung von zwei grundlegenden Fragen: Erfüllt die Lösung alle Anforderungen, mit denen Sie die Funktionsfähigkeit, die Sicherheit und Ihren Erfolg sicherstellen? Lässt sich die Anwendung in die bestehende IT-Infrastruktur Ihres Unternehmens integrieren? Sie ahnen es vermutlich längst: Unsere Antwort auf diese Fragen heißt KeyLogic. KeyLogic ist eine professionelle Facility Management Software, die über ausgesprochen umfangreiche Funktionalitäten verfügt. Und die wir problemlos an Ihre individuellen Anforderungen anpassen können. Selbstverständlich lässt KeyLogic sich redundanzfrei an andere zentrale Programme anbinden, wie beispielsweise SAP oder Lotus Notes. Zugleich können Sie mit KeyLogic bestehende Insellösungen ablösen und so Ihren Aufwand für die System-Pflege deutlich verringern sowie eine mehrfache Datenhaltung vermeiden. Denn im Zentrum von KeyLogic steht die umfassende Planung, Organisation, Durchführung und Kontrolle Ihres kompletten Facility Managements. Sie verwalten mit KeyLogic unterschiedliche Gebäude und Standorte und integrieren alle erforderlichen FM-Prozesse. Dazu verfolgen wir mit KeyLogic einen ganzheitlichen Ansatz. Unsere Lösung vereint Flächenmanagement mit kaufmännischem, infrastrukturellem und technischem Facility Management. Damit schafft KeyLogic ein Maximum an Transparenz die Voraussetzung für klare Verantwortlichkeiten. Dies führt letztlich zu schnelleren und besseren Entscheidungen. Um Ihre Ressourcen effizient zu nutzen, integriert KeyLogic alle notwendigen Informationen und alle Beteiligten auf einer zentralen Plattform, von der Geschäftsführung über das Facility Management und die Techniker bis hin zu externen Dienstleistern. Ein differenziertes Berechtigungssystem regelt den Zugang. So verbessern Sie die Kommunikation zwischen den Beteiligten, kontrollieren und beschleunigen Ihre Prozesse und vermeiden Missverständnisse und Mehrfacharbeiten. Mit KeyLogic reduzieren Sie Mehrfacharbeiten und verkürzen Prozesslaufzeiten. Zugleich profitieren Sie von transparenten und optimierten Arbeitsabläufen, einer effektiven Bereitstellung von Informationen und einer hohen Qualität der Leistungen. KeyLogic ist eine branchenunabhängige Branchenlösung. Denn die grundlegenden Prozesse im Facility Management sind identisch. Eine Wartung bleibt eine Wartung. Unterschiede ergeben sich allerdings bei den zu erfassenden Daten, Normen und Katalogen. Hier lässt sich KeyLogic leicht an Ihre branchenspezifischen Anforderungen anpassen. 8 9 KeyLogic. Das CAFM-System

6 Die Basis. Flächenmanagement in Wort und Bild. Flächen sind die Basiseinheit im Facility Management. Das ist bei KeyLogic nicht anders. Die Intelligenz unserer Lösung liegt in der durchdachten Verknüpfung von Flächen mit Tätigkeiten, Prozessen und Kosten. Selbstverständlich erstellen Sie aus Ihrem Raumbuch zahlreiche Analysen und Auswertungen. Sie hinterlegen beispielsweise kalkulatorische Mieten für die Leistungsverrechnung oder planen Ihre Flächenbelegung. Grundrisse und Planinformationen aus den Raumstempeln sind in KeyLogic mit der Datenbank gekoppelt. Aufgrund dieser Bidirektionalität entscheiden Sie selbst, wie Sie Flächeninformationen, Inventar, Anlagen und vieles mehr sehen, bearbeiten und auswerten wollen: alphanumerisch, grafisch oder miteinander kombiniert. Ihr Vorteil: Raumnutzung, Kostenstellen oder Mietbereiche lassen sich durch KeyLogic dynamisch visualisieren und auswerten. Das Programm färbt Ihnen dazu die entsprechenden Flächen automatisch in der Grafik ein. Kaufmännisches FM z. B. Kosten/qm Fläche Infrastrukturelles FM z. B. Reinigungsintervall je Flächeneinheit Technisches FM z. B. Anlage/Raum Infrastrukturelle, technische oder kaufmännische Raumbücher erzeugt KeyLogic für Sie automatisch. In der Grafik werden die Kostenstellen durch die Datenbankabfrage dynamisch visualisiert Flächenmanagement

7 Schnell und verlässlich. Freiraum durch automatisierte Prozesse. HelpDesk Mit KeyLogic können Sie zahlreiche Facility Management-Prozesse automatisieren. Das schont nicht nur Ihre Budgets. Darüber hinaus schaffen Sie klare Verantwortlichkeiten und beschleunigen wiederkehrende Prozesse deutlich. Zudem profitieren Sie von einer wesentlich erhöhten Transparenz und Prozesskontrolle. Instandsetzung Wartungsplanung Von zentraler Bedeutung ist beispielsweise die Verknüpfung von Wartung und Instandsetzung mit dem technischen Anlagenmanagement, dem Auftragsmanagement und dem Kostenmanagement. In Verbindung mit Ihrem ERP-System, etwa SAP, können Sie die Instandhaltungskosten für jede einzelne Anlage bis ins Detail kontrollieren und Soll-Ist-Vergleiche fahren. Ausgehend von sich wiederholenden Wartungstätigkeiten entsteht der Wartungsplan. Zusätzlich werden aus den HelpDesk-Meldungen Ihrer Mitarbeiter Aufträge für die Gebäude- und Anlageninstandsetzung erzeugt. Die weitere Auftragsbearbeitung für geplante und ungeplante Tätigkeiten berücksichtigt dann Statuskontrolle, Durchführungszeiten, Ausführende, Gewährleistungen und vieles mehr. Und schließlich weist Sie das softwareinterne Eskalationsmanagement automatisch auf versäumte Fristen hin. Instandsetzungsplan nach Tätigkeiten Tätigkeiten Termine Ausführender Wartungsplanung nach Tätigkeiten Aufgabenliste durch Fristenkontrolle inkl. Statusverfolgung Bauteilkatalog/VDMA Technische Anlage Wartungs-/Instandsetzungsplan nach Anlagen Kostenzuordnung Auftrag Plan: Externe Kostenzuordnung Plan: Interne Leistungserfassung Durchführung Ist: Eingangsrechnung Abnahme/Qualitätssicherung Gewährleistungsmanagement Status (technisch abgeschlossen) Budget/Controlling Plan-Ist-Vergleich (Status kaufm. abgeschlossen) Prozessmanagement

8 Wer erzeugt wo welche Kosten? Mit KeyLogic haben Sie Ihre Budgets fest im Griff. Das Kostenmanagement von KeyLogic ist ein äußerst leistungsfähiges Modul für Ihr Controlling, Ihre Budgetierung oder die Generierung von Kennzahlen. Es unterstützt Sie bei Ihrer mehrjährigen Budgetplanung ebenso wie bei einzelnen Investitionen, bei laufenden Etats ebenso wie bei Projekten. Der Charme unserer Lösung liegt darin, dass den im System erzeugten Aufträgen wie auch den erfassten Eingangsrechnungen jeweils Kostenart, Kostenstelle und Wirtschaftseinheit zugeordnet werden. Damit können Sie jeden Auftrag und jede Rechnung nach allen drei Kriterien verfolgen und in Kopplung mit einer Finanzbuchhaltung jederzeit einen Soll-Ist-Abgleich erzeugen. Diesen Betrag kann der Objektleiter nun einerseits für die Kennzahlenermittlung in Bezug zu den Flächen setzen und andererseits in der Gesamtheit aller Reparaturen auswerten. Seine Auswertung könnte dann ergeben, dass die Reparaturen in einem sanierten Gebäudeteil niedriger liegen als in einem Neubau. Oder dass in der Lackiererei der Liegenschaft Köln die Reparaturhäufigkeit wesentlich höher ist als in der Lackiererei Bonn. Schließlich können Sie über spezifische Kennzahlen für verschiedene Gebäude oder Leistungsarten ein effizientes Controlling einführen und Ihr Gebäudemanagement strategisch steuern. Das KeyLogic Kostenmanagement ermöglicht Ihnen damit optimale Auswertungsmöglichkeiten. Ein Beispiel dafür ist die Reparatur einer Lüftungsanlage in einer Lackiererei. Ausgelöst durch eine Meldung über HelpDesk betragen die Auftragskosten für die Instandsetzung 500,00 Euro. Diese Kosten werden einmal erfasst und dann der Kostenart»Reparatur Lüftungsanlage«, der Kostenstelle»Produktion«und der Wirtschaftseinheit»Lackiererei«zugeordnet. Mit KeyLogic ermitteln Sie Kennzahlen für Flächeneinheiten, Organisationseinheiten, Raumgruppen, Wartungen, Störungen, Instandsetzung, Reinigung und vieles mehr Kostenmanagement

9 KeyLogic. Die wichtigsten Leistungen im Überblick. Stammdaten und übergeordnete Funktionen Liegenschafts- und Objektverwaltung Adressen/Firmen, Ansprechpartner und Mitarbeiter Formulargenerator Suche, Auswertung Dokumentenzuordnung modulbezogen oder objektübergreifend benutzerbezogene Aufgabenlisten, Wiedervorlagen und Nachricht bei Änderungen Zuständigkeitsverwaltung (Vergabe von Rollen) Standard Import und Export MS Office-Schnittstelle Flächenmanagement Flächenmanagement mit grafischer Anbindung Raumbuch Flächen und Maße (auch nach DIN 277) Kostenstellenzuordnung Installationen CAD-Integration (bidirektional) Planverwaltung und -historisierung 2D / 3D Gebäude- oder Geschossmodellierung Belegungsplanung inkl. Historisierung Infrastrukturelles FM Reinigungsmanagement mit Qualitätsmanagement Raumreservierung Umzugsmanagement Schließanlagenverwaltung Inventarverwaltung Fuhrparkverwaltung Technisches FM technisches Raumbuch Bauteilkatalog zur Kategorisierung der technischen Anlagen Artikel-/Materialkataloge (z.b. Anlagenzubehör) technisches Anlagenmanagement mit Wartung und Instandsetzung Planung von Wartungs- und Instandhaltungstätigkeiten (z.b. nach VDMA) grafischer Wartungsplan mit Statusverfolgung Wartungsanweisungen nach VDMA, DIN oder frei Anlagenhistorie (Reparaturen und Wartungen) Abbildung der Anlagenhierarchie Verbrauchsdatenerfassung Zuordnung von Dienstleistungsverträgen Gewährleistungsmanagement Zuordnung der Versorgungsbereiche grafische Anlagendarstellung im Gebäude-/Geschossmodell Leistungs- und Kostenerfassung durch Kopplung zum Auftragsmanagement Auftragsvergabe und -bearbeitung Statusbearbeitung und -verfolgung Störmeldemanagement mit oder ohne HelpDesk Dokumentenverwaltung, Bestandsunterlagen Prüfmittelverwaltung Kaufmännisches FM Budgetverwaltung Controlling Zuordnung von Kostenstellen zu Flächen, Personen, Anlagen, Verträgen und Aufträgen Zuordnung von Kostenarten bei der Auftragsbearbeitung gebäudebezogene Kostenerfassung (Wirtschaftseinheiten) Eingangsrechnungserfassung (mit Kontenzuordnung für die Finanzbuchhaltung) Leistungsverrechnung mit Hinterlegung von kalkulatorischen Mieten Betriebskostenverwaltung Erfassung und Verwaltung von Angeboten, Bestellungen und Arbeitsaufträgen Projektmanagement mit Budgetierung, Kostenkontrolle und Terminplanung Vertragsverwaltung inkl. Fristenüberwachung Kennzahlenauswertung Leistungsüberblick

10 Technik. Was Sie noch wissen sollten. KeyLogic. Made by BFM Lizenzmodell Datenbanklizenz named User-Lizenz con-current User-Lizenz WebClient WebHelpDesk Unternehmenslizenz Systemarchitektur Client-Server MS SQL Datenbank intranet-/internetfähig durch HTTP / TCP/IP-Technologie webfähig mehrmandantenfähig mehrsprachenfähig interne Administrationstools mit integriertem Backup, Kontrollmonitor, zentraler Benutzerverwaltung und Mailversand über SMTP Schnittstellen SAP (unter anderem CO, FI, PM/CS, MM, HR, Netzplan) FiBu DATEV Immobilienmanagementsysteme IGEL ITS MS Outlook Lotus Notes GEAB GIS GLT DMS (Windream) ADT KeyData (Bestandserfassung) Import-/Export-Formate DWG, DXF, DGN, IFC JPG, BMP, TIF, GIF MS Office, Adobe PDF, CorelDraw, TXT, CSV, Lotus Notes etc. Mit 20 Jahren Erfahrung in der Beratung und der Problemlösung zu allen Fragen rund um das Facility Management gehört BFM Building + Facility Management zu den Pionieren im Gebäudemanagement. Schon früh haben wir erkannt, dass die Herausforderungen, die ein modernes Facility Management an das Reporting, die Prozessoptimierung und die Kosteneffizienz stellt, ohne eine leistungsfähige Software nicht zu bewältigen sind. Bereits vor zehn Jahren haben wir daher begonnen, an einem CAFM-System zu arbeiten. Inzwischen konzentrieren wir uns ausschließlich auf die Softwareherstellung. Unsere CAFM-Anwendung KeyLogic zählt heute zu den etablierten Profi-Lösungen im Markt, auf die große Unternehmen und Institutionen ebenso zurückgreifen wie der Mittelstand und FM-Dienstleister. KeyLogic versorgt die Unternehmensführung mit allen notwendigen Kennzahlen für die strategische Unternehmenssteuerung. Der Facility Manager erhält eine sichere Lösung, mit der er seine Prozesse kontrollieren, die Kosten senken und auch alle weiteren Anforderungen bewältigen kann. Darüber hinaus ist KeyLogic einfach und anwenderfreundlich zu bedienen. Besondere Sorgfalt verwenden wir auf die Implementierung von KeyLogic. Kompetent und engagiert begleiten wir unsere Kunden sicher auf ihrem Weg zu einer leistungsfähigen CAFM-Lösung. Darauf können Sie sich verlassen Editorial Technik Company