Beschaffung, Implementierung und Bereitstellung von Software für das Planungs- und Baumanagement (Projektmanagementsystem)

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1 Verhandlungsverfahren mit vrheriger öffentlicher Auffrderung zur Teilnahme Teilnahmewettbewerb gemäß 3 EG Abs. 3c VOL/A Vergabenummer: 15 M 0006 Beschaffung, Implementierung und Bereitstellung vn Sftware für das Planungs- und Baumanagement (Prjektmanagementsystem) swie das Facility Management (CAFM-System) Ls 1: Prjektmanagementsystem Ls 2: CAFM-System Verfahrensbeschreibung Dresden, Teilnahmewettbewerb - Vergabe-Nr. 15 M 0006 Seite 1 vn 18

2 Inhalt 1. EINFÜHRUNG ALLGEMEINES AUSGANGSSITUATION RAHMENBEDINGUNGEN UND PROJEKTUMFANG ZIELSETZUNG VERFAHRENSGRUNDLAGEN VERGABEVERFAHREN UND VERGABEART ABLAUF DES VERFAHRENS TEILNAHMEANTRAG FORMALE PRÜFUNG UND PRÜFUNG DER EIGNUNG BEWERTUNGSGRUNDLAGEN FORMALE PRÜFUNG PRÜFUNG DER EIGNUNG PERSÖNLICHE LAGE FINANZIELLE UND WIRTSCHAFTLICHE LEISTUNGSFÄHIGKEIT FACHLICHE UND TECHNISCHE LEISTUNGSFÄHIGKEIT WERTUNG ANLAGEN Teilnahmewettbewerb - Vergabe-Nr. 15 M 0006 Seite 2 vn 18

3 1. EINFÜHRUNG 1.1. ALLGEMEINES Der Staatsbetrieb Sächsisches Immbilien- und Baumanagement (SIB) ist der mderne Dienstleister für die Immbilienverwaltung des Freistaates Sachsen und für weitere staatliche Einrichtungen. Er gewährleistet ein prfessinelles und nach betriebswirtschaftlichen Grundsätzen ausgerichtetes Immbilien- und Baumanagement. Der SIB steuert den gesamten Lebenszyklus der Immbilien im Eigentum des Freistaates Sachsen und ptimiert den Bestand swie die Nutzungsstruktur der staatlichen Liegenschaften. Das beinhaltet die Standrtsuche, die Planung und Durchführung vn Bauprjekten, das Verwalten und Bewirtschaften vn Liegenschaften swie den Ankauf vn benötigten und den Verkauf vn nicht mehr benötigten Liegenschaften. Darüber hinaus mietet der SIB Flächen für die Behördenunterbringung bei Dritten an bzw. vermietet landeseigene Räumlichkeiten. Für den Bund und Dritte übernimmt der SIB Aufträge zum Baumanagement. Zudem ist er für die Sicherung des Landesvermögens und für die Bearbeitung der Fiskalerbschaften zuständig. Der SIB besteht aus einer Zentrale und mehreren Niederlassungen. Der SIB führt ein kamerales Rechnungswesen, der eigene Aufwand des SIB (Persnal-, Sachksten) wird kaufmännisch verbucht AUSGANGSSITUATION PLANUNGS- UND BAUMANAGEMENT Der SIB führt ca grße Baumaßnahmen ( GBM, bauliche Maßnahmen mit Gesamtbauksten über 1 Millin Eur) innerhalb vn 3-5 Jahren durch. Pr Jahr werden außerdem ca. 450 kleine Baumaßnahmen ( KBM, Neu-, Um- und Erweiterungsbauten mit Gesamtbauksten bis 1 Millin Eur) und ca Bauunterhaltsmaßnahmen / größere Instandsetzungsmaßnahmen ( BU ) durchgeführt. Dabei wird mit den entsprechenden nutzenden Dienststellen, mit Architekten, Planungsbürs, ausführenden Firmen und z. T. mit Prjektsteuerern zusammengearbeitet. Derzeit werden 26 externe Prjektserver für die Prjektbeteiligten betrieben (jeweils für ein Prjekt, Realisierung über die Planungsbürs). Für den Betrieb gibt es derzeit keine fachlichen Vrgaben des SIB. Funktinsumfang, Dkumentenbenennung und -ablagestruktur erflgen jeweils prjektspezifisch. Überwiegend werden die Prjektserver zur Verwaltung der Prjektdkumente genutzt, zum Teil werden baubegleitend digitale Raumbücher geführt, in einem Fall ist ein Mängelmanagementsystem integriert. Teilnahmewettbewerb - Vergabe-Nr. 15 M 0006 Seite 3 vn 18

4 Außerhalb der Prjektserver existiert derzeit kein Dkumentenmanagementsystem. Es werden nur in Einzelfällen baubegleitende Raumbücher (jedch keine technischen Anlagenbücher) geführt. Ein Mängelmanagementsystem existiert nicht. Die Einführung eines Dkumentenmanagementsystems findet derzeit statt (VIS.SAX, nur für SIB- Benutzer kein Zugriff Externer). Die Archivierung vn Dkumenten erflgt in diesem Dkumentenmanagementsystem FACILITY MANAGEMENT Der SIB verwaltet und bewirtschaftet derzeit ca Gebäude mit insgesamt ca. 8,5 Mi. m² BGF auf ca Liegenschaften. Im Fkus stehen die vn Behörden genutzten Gebäude (ca ). Es werden aber auch Gebäude hne Behördennutzung und unbebaute Flurstücke verwaltet. Aktuell bestehen insgesamt ca Verträge. Für die im Rahmen der Bewirtschaftung anfallenden Leistungen (z. B. Reinigung, Wartung technischer Anlagen) beschäftigt der SIB kein eigenes Persnal, sndern beauftragt externe Dienstleister mit der Ausführung RAHMENBEDINGUNGEN UND PROJEKTUMFANG Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs werden Unternehmen gesucht, welche nachweislich in der Lage sind, die in den Vergabe- und Vertragsunterlagen gefrderten Leistungen zu erbringen. Das Ziel des Teilnahmewettbewerbs ist die Auswahl vn geeigneten Unternehmen mit: hinreichender finanzieller Leistungsfähigkeit zur Sicherstellung des gefrderten Leistungsumfanges während der gesamten Leistungszeit. ausreichenden und qualifizierten Persnalressurcen für die technische und fachliche Implementierung swie die Pflege und Wartung über mindestens 60 Mnate. der Möglichkeit zur Implementierung des jeweiligen Verfahrens unter Einhaltung der erfrderlichen Sicherheitsregelungen und unter Einhaltung des Sächsischen Datenschutzgesetzes ZIELSETZUNG Der Auftraggeber beabsichtigt, ein Prjektmanagementsystem (Ls 1) swie ein CAFM-System (Ls 2) einzuführen. Ziel der Einführung und damit Anfrderung an die jeweils zu liefernde Sftware ist die einheitliche Abbildung und Unterstützung der Aufgaben und Przesse in der Bau- und der Nutzungsphase in geeigneter Frm. Die Przesse des Planungs- und Baumanagements swie des Facility Managements sllen eng miteinander verzahnt sein. Dies sll sich auch in dem zukünftigen Teilnahmewettbewerb - Vergabe-Nr. 15 M 0006 Seite 4 vn 18

5 Zusammenwirken der zu beschaffenden Sftwarelösungen für das Prjektmanagement und das Facility Management wiederspiegeln. Die stringente Bearbeitung über den kmpletten Immbilienlebenszyklus unter Vermeidung vn Medienbrüchen und dppelter Erfassung ist zu etablieren. Eine redundante Datenhaltung sll dabei vermieden werden. Die Migratin vn Daten aus vrhandenen SIB-Anwendungen (IS-Objekt, HHV-Bewi u.a.) ist Grundlage für die Einführung der jeweiligen neuen Fachsftware. Es werden zunächst keine Systeme im SIB abgelöst. Regelmäßige Datenübernahmen in beide Richtungen (neue Fachsftware und vrhandene SIB-Systeme) sind erfrderlich, um die Aktualität in allen Fachanwendungen sicherzustellen. Beliebige andere ausführbare Prgramme müssen durch eine ffene Systemarchitektur integrierbar sein PROJEKTMANAGEMENT Für die Verwaltung und Organisatin vn Bauprjekten wird ein über plattfrmunabhängige Standard-Webbrwser aufrufbares System für das Prjektmanagement und die Prjektkmmunikatin benötigt. Dieses sll vr allem der Bauprjektdkumentatin und -kmmunikatin swie dem Termin- und Aufgabencntrlling dienen. Die graphischen Daten sllen während der Planung vn den Beteiligten in CAD-Austauschfrmaten zur Verfügung gestellt werden. Differenzen zwischen den verschiedenen Planungsständen sllen ermittelt, grafisch sichtbar gemacht und als Grundlage des Änderungsmanagements verwendet werden. Das System sll die digitalen Pläne und Dkumente strukturiert den Maßnahmen und Objekten zurdnen. Die Verteilung, Archivierung und Verwaltung digitaler Pläne und Dkumente während der Prjektplanung und Bauausführung sll effektiv unterstützt werden. Am Ende eines Prjektes sll swhl eine Prjekt- als auch Bestandsdkumentatin vrliegen, die als Grundlage für das Facility Management und für das digitale Archiv (in VIS.SAX) dient. Zum Dkumentenmanagement-System VIS.SAX sll eine bidirektinale Schnittstelle geschaffen werden, über die Dkumente und Metadaten aus der neuen Fachsftware über Austauschrdner in das Dkumentenmanagementsystem VIS.SAX imprtiert und VIS.SAX-Metadaten in die neue Fachsftware exprtiert werden können. Ein Mängelmanagementsystem sll auch nach Baufertigstellung die Mängelabarbeitung und Gewährleistungsverflgung für alle Beteiligten des Bauprzesses unterstützen. Während der Prjektbearbeitung sllen im Prjektmanagementsystem ein baubegleitendes digitales Raumbuch und ein technisches Anlagenbuch durch die an der Planung und am Bau Beteiligten geführt werden. Teilnahmewettbewerb - Vergabe-Nr. 15 M 0006 Seite 5 vn 18

6 FACILITY MANAGEMENT Für die durch den SIB verwalteten und bewirtschafteten landeseigenen swie angemieteten Objekte wird ein CAFM-System benötigt. Dieses sll ebenfalls über plattfrmunabhängige Standard- Webbrwser aufrufbar sein. Alle für die Bewirtschaftung, Verwaltung und Betreibung relevanten Daten (Objektbestand, Vertrags-, Ksten-, Verbrauchsdaten etc.) sllen im System zur Verfügung stehen. Dies gilt auch für Daten aus bereits im SIB zum Einsatz kmmenden Systemen. Das CAFM- System sll beispielsweise mit den vrhandenen Bestandsdaten aus dem System IS-Objekt initialisiert werden. Die Bestandsdatenpflege für Gebäude (Raum- und Gebäudebuch), Außenanlagen (Außenanlagenbuch) swie technische Anlagen (Technisches Anlagenbuch) ist aufbauend darauf in der zu beschaffenden Sftware umzusetzen. Alle relevanten Daten aus Bauprjekten sllen nach Prjektabschluss den Anwendern im CAFM-System zur Verfügung stehen. Entsprechende Imprtrutinen und Schnittstellen zu anderen Systemen (z. B. zum beschaffenden Prjektmanagementsystem und zum Dkumentenmanagementsystem VIS.SAX) sllen daher unterstützt werden. Nach Möglichkeit sll darüber hinaus auch das Führen eines baubegleitenden Raumbuches und eines baubegleitenden technischen Anlagenbuchs möglich sein. Verschiedene Versinen vn Stammdaten aufgrund baulicher und technischer Änderungen sllen im CAFM-System auch histrisch als Grundlage für das Änderungsmanagement (z. B. Vertragsanpassung) angezeigt werden. Alphanumerische und graphische Daten müssen verknüpft werden können und damit für verschiedene Auswertungen in unterschiedlichen Frmaten, zur Gewinnung vn Kennzahlen und zur Kstenverflgung zur Verfügung stehen. Mit dem CAFM-System sllen insbesndere nachflgende Aufgaben unterstützt werden. Technisches FM (TFM) Übernahme technischer und baulicher Anlagen Prüfung technischer Anlagen Wartung technischer Anlagen Störungsmanagement Energiemanagement Instandsetzung Infrastrukturelles FM (IFM) Reinigungsleistungen Pflege vn Außenanlagen Abfallentsrgung Teilnahmewettbewerb - Vergabe-Nr. 15 M 0006 Seite 6 vn 18

7 Hausmeisterdienste Objektsicherung Kaufmännisches FM (KFM) Vertragsmanagement Kstencntrlling Anmietung Zur Erledigung der ben aufgezählten Aufgaben ergeben sich nachflgende Anfrderungen an das CAFM-System: Prirität 1 Bestandsdaten (Stammdatenhaltung und -pflege) einschl. Grafikanzeige Termin- und Aufgabenmanagement Abfragen und Auswertungen (Objekt-/ Flächen-/ Vertrags-/ Kstenübersichten u.a.) Technisches Anlagenmanagement (Wartung und Prüfung) Vertragsmanagement Prirität 2 Haushaltsmittelplanung und Kstencntrlling Leistungsbeschaffung (Bedarfserfassung, Leistungsverzeichnis, Vergabe) Störungsmanagement Instandsetzungen Prirität 3 Darstellung bjektbezgener Verbrauchsauswertungen (Bereitstellung aus einem separaten Energie-, Medien-Infrmatinssystem) bjektbezgene Dkumentenanzeige (Dkumentenmanagementsystem im SIB vrhanden) ERWEITERUNG DER BESTEHENDEN IT-SYSTEMLANDSCHAFT Die entsprechend dem jeweiligen Ls einzuführende DV-Anwendung sll als Standardsftware, d.h. mit bereits am Markt vrhandenen und in der Praxis erprbten Mdulen und Funktinen (z. B. für Auswertungen, Datenverwaltung) bereitgestellt werden. Knfiguratinen und Ergänzungsprgrammierungen sllten nur im unbedingt ntwendigen Umfang erflgen. Teilnahmewettbewerb - Vergabe-Nr. 15 M 0006 Seite 7 vn 18

8 Gegenstand des Auftrages ist die Lieferung, Installatin (Einbindung der Sftware in die bestehende IT-Landschaft und -Infrastruktur des Auftraggebers), Anpassung einschließlich Einführungsunterstützung einer Fachsftware für das Prjektmanagement vn Baumaßnahmen (Ls 1) bzw. das CAFM-System (Ls 2). Es ist eine schrittweise aufbauende Einführung und Implementierung einzelner Przesse und Funktinen beabsichtigt. Das jeweilige System muss perfrmant und mehrmandantenfähig sein, den gesicherten Zugang Dritter (Externer) und den Betrieb an verteilten Standrten (SIB Zentrale und Niederlassungen) unterstützen. Ein integriertes Benutzer- und Rllenknzept bis auf Datenbankebene wird gefrdert. Das System muss benutzerfreundlich und selbsterklärend bedienbar sein. Geplant ist die Einführung für ca. 450 zeitgleich auf das System zugreifende Nutzer im Bereich Prjektmanagement (Ls 1) und ca. 150 zeitgleich auf das System zugreifende Nutzern im Bereich CAFM-System (Ls 2) im SIB. Für die Zugriffe vn Externen ist im Bereich Prjektmanagement vn ca. 30 Nutzern pr Prjekt auszugehen. Für den Bereich Facility Management können nch keine Angaben zur Anzahl externer Nutzer (beauftragte Dritte der Nutzer in den Objekten) gemacht werden. Dies ist auch abhängig vm Funktinsumfang der einzuführenden Sftwarelösung. 2. VERFAHRENSGRUNDLAGEN 2.1. VERGABEVERFAHREN UND VERGABEART Das Ausschreibungsverfahren wird nach 3 EG Abs. 3c VOL/A als Verhandlungsverfahren mit vrheriger öffentlicher Auffrderung zur Teilnahme ( Teilnahmewettbewerb ) durchgeführt. Es erflgt eine lsweise Vergabe der Leistungen: Ls 1: Prjektmanagementsystem Ls 2: CAFM-System 2.2. ABLAUF DES VERFAHRENS Das Verfahren pr Ls läuft in zwei Phasen ab. Der Teilnahmewettbewerb (1. Phase) dient zur Erkundung des Bewerberkreises gemäß 6 EG VOL/A für das genannte Vrhaben. Vn den Bewerbern werden Angaben zur Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit gefrdert. Teilnahmewettbewerb - Vergabe-Nr. 15 M 0006 Seite 8 vn 18

9 Anschließend wird ein Verhandlungsverfahren (2. Phase) durchgeführt. An diesem Verfahren werden maximal 5 Bewerber beteiligt, die entsprechend der Ausführungen unter Abschnitt 4 als geeignet ausgewählt wurden. Die Rangflge richtet sich nach den erreichten Punkten. Wird die Höchstzahl der Bewerber durch gleiche Punktzahl überschritten, wird unter diesen das Lsverfahren angewendet. Die ausgewählten Bewerber erhalten vm Auftraggeber die Vergabe- und Vertragsunterlagen zugesendet und werden zur Abgabe eines verbindlichen Angebtes aufgefrdert. Der Auftraggeber behält sich gemäß 3 EG Abs. 6 VOL/A vr, das Verhandlungsverfahren mehrstufig durchzuführen. In diesem Fall wird im Laufe des Verhandlungsverfahrens die Anzahl der Bieter reduziert. Des Weiteren behält sich der Auftraggeber vr, im Rahmen des Verhandlungsverfahrens Wrkshps der Teststellungen durchzuführen. Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebt erteilt. 3. TEILNAHMEANTRAG Der Teilnahmeantrag ist in einfacher, schriftlicher Ausfertigung in einem fensterlsen, verschlssenen Umschlag / Paket verpackt, außen mit dem Kennzettel (siehe Anlage 1) swie mit Firmennamen und Anschrift versehen, bis zum Schlusstermin für die Einreichung der Teilnahmeanträge (siehe Ziff. IV.3.4 der Bekanntmachung) bei der ausschreibenden Stelle einzureichen. Bei persönlicher Abgabe des Teilnahmeantrages sind die Unterlagen in der Pststelle, Zi. 141, der Zentrale des SIB abzugeben. Ein Bewerber kann einen Teilnahmeantrag für ein Ls der beide Lse abgeben. In letztem Fall sind beide vm Auftraggeber bereitgestellten Bewerbungsbögen für die zwei Lse einzureichen. Mit dem Teilnahmeantrag ist anzugeben, b, für welche Teile der Leistung und in welchem Umfang der Einsatz vn Unterauftragnehmern nach jetzigem Kenntnisstand vrgesehen ist. Der Antragsteller hat auch für die vrgesehenen Unterauftragnehmer die Eignung, d.h. Fachkunde, Leistungsfähigkeit swie Zuverlässigkeit nachzuweisen. Bietergemeinschaften sind nicht zugelassen. Der Bewerber muss die gefrderten Erklärungen und Nachweise gemäß Abschnitt 4.3 dem Teilnahmeantrag beifügen. Teilnahmewettbewerb - Vergabe-Nr. 15 M 0006 Seite 9 vn 18

10 Für den Teilnahmeantrag werden vm Auftraggeber ein Bewerbungsbgen pr Ls und ein Kennzettel zur Verfügung gestellt. Diese Vrlagen stehen unter: wettbewerbe unter der Überschrift VOL zum Dwnlad bereit. Rückfragen zum Teilnahmewettbewerb sind per an flgende Adresse zu richten: Der Auftraggeber antwrtet dem Fragesteller ebenfalls per . Jegliche Infrmatin und Kmmunikatin erflgt ausschließlich in deutscher Sprache. Das betrifft auch den Teilnahmeantrag swie zugehörige Erklärungen und Nachweise. 4. FORMALE PRÜFUNG UND PRÜFUNG DER EIGNUNG Alle frist- und frmgerecht eingegangenen Teilnahmeanträge werden auf Vllständigkeit der eingereichten Unterlagen geprüft (siehe Abschnitt 4. 2.) Fehlende Erklärungen und Nachweise werden analg 19 EG Abs. 2 VOL/A nachgefrdert und sind innerhalb einer Frist vn 6 Kalendertagen nachzureichen BEWERTUNGSGRUNDLAGEN Zur Prüfung der Eignung werden flgende Kriterienarten verwendet: A-Kriterien (Ausschlusskriterien) Die Nichterfüllung eines A-Kriteriums in der frmalen Prüfung und Eignungsprüfung führt zum Ausschluss des Teilnahmeantrages. B-Kriterien (Bewertungskriterien) Die Angaben zu den B-Kriterien werden mit Punkten anhand feststehender Auswahlkriterien bewertet. Diese sind im Abschnitt 4.4. erläutert. Bei einer Bewerbungen für beide Lse wird eine Bewertung der A- und B-Kriterien für jedes Ls einzeln vrgenmmen. Teilnahmewettbewerb - Vergabe-Nr. 15 M 0006 Seite 10 vn 18

11 4.2. FORMALE PRÜFUNG Die Teilnahmeanträge werden zunächst auf Vllständigkeit aller gefrderten Angaben und Einhaltung der flgenden frmalen Kriterien überprüft. Thema nicht fristgerechter Eingang des Teilnahmeantrages (entsprechend 19 EG Abs. 3e VOL/A) nicht frmgerechter Eingang des Teilnahmeantrages ( 14 EG Abs. 2 VOL/A) inhaltliche Unvllständigkeit des Teilnahmeantrages (entsprechend 19 EG Abs. 3a VOL/A) nicht zweifelsfreie Änderungen bzw. Widersprüche in den Eintragungen des Bewerbers (entsprechend 19 EG Abs. 3c VOL/A) Teilnahmeantrag eines Bewerbers, der in Bezug auf die Vergabe eine unzulässige, wettbewerbsbeschränkende Abrede getrffen hat (entsprechend 19 EG Abs. 3f VOL/A) keine Deutschsprachigkeit des Teilnahmeantrags (inkl. Erklärungen und Nachweise) Wertung A A N/A N/A A A Tabelle 2 Frmale Kriterien N: Nachfrderung fehlender Erklärungen/Nachweise und Vrlage innerhalb vn 6 Kalendertagen A: Ausschluss 4.3. PRÜFUNG DER EIGNUNG PERSÖNLICHE LAGE Zum Nachweis der persönlichen Lage müssen flgende Unterlagen vrgelegt werden: a) Einreichung der Eigenerklärung zum Nichtvrliegen vn Ausschlussgründen nach 6 EG Abs. 4a) bis g) und 6 EG Abs. 6 a) bis e) VOL/A b) Darstellung der Mitarbeiterentwicklung der letzten drei Geschäftsjahre, bezgen auf die Gesamtleistung des Unternehmens swie bezüglich der besnderen Leistungsart, die Gegenstand des Lses ist. c) Nachweis, dass der Bewerber im Berufs- der Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvrschriften des Landes der Gemeinschaft der des Vertragsstaates des EWR-Abkmmens eingetragen ist gemäß 7 EG Abs. 8 VOL/A Teilnahmewettbewerb - Vergabe-Nr. 15 M 0006 Seite 11 vn 18

12 d) Erklärung zum Einsatz eines Nachauftragnehmers (NAN) mit Angabe der Leistungsanteile und des Namens des/der NAN e) Eigenerklärung zu rechtlichen und/der wirtschaftlichen Verknüpfungen zu anderen Unternehmen FINANZIELLE UND WIRTSCHAFTLICHE LEISTUNGSFÄHIGKEIT Zum Nachweis der finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit müssen flgende Unterlagen vrgelegt werden. a) Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung gem. 7 EG Abs. 2 b VOL/A mit flgenden Deckungssummen Für Sach- und Vermögensschäden bis zu je Schadensereignis Für Persnenschäden bis zu je Schadensereignis Der Nachweis der bestehenden Deckungssummen muss mit dem Teilnahmeantrag erflgen, andernfalls muss vm Versicherer eine Bescheinigung vrgelegt werden, dass dieser im Auftragsfall die Deckungssummen erhöht. b) Bnitätsnachweis über Eigenauskunft einer Wirtschaftsauskunftei (z. B. Creditrefrm, Bürgel) der gleichwertiger Nachweis einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft aus dem Land, in dem der Bewerber angemeldet ist (nicht älter als 1 Jahr, bezgen auf den Schlusstermin für die Einreichung der Teilnahmeanträge) c) Darstellung des Umsatzes für das Unternehmen in den letzten drei Geschäftsjahren, bezgen auf den Gesamtumsatz swie den Umsatz bezüglich der besnderen Leistungsart, die Gegenstand des Lses ist, gem. 7 EG Abs. 2 d) VOL/A FACHLICHE UND TECHNISCHE LEISTUNGSFÄHIGKEIT Zum Nachweis der fachlichen und technischen Leistungsfähigkeit sind flgende Unterlagen mit dem Teilnahmeantrag vrzulegen: a) Eigenerklärung zum IT-Sicherheitsmanagement: Der Bewerber hat umfassend zu beschreiben, wie sein IT-Sicherheitsmanagement swie sein Service-Management rganisiert ist. Diese Beschreibung muss mindestens Angaben dazu enthalten, wie die allgemeinen Anfrderungen an ein Service-Management-System i. S. der ISO Part 1 und dessen Im- Teilnahmewettbewerb - Vergabe-Nr. 15 M 0006 Seite 12 vn 18

13 plementierung erfüllt werden. Dabei ist insbesndere zu flgenden Punkten Stellung zu nehmen: Verantwrtung des Managements Steuerung vn Unterstützungs-/Service-Przessen Dkumentatin Ressurcenmanagement Einrichtung und Verbesserung des Service-Management-Systems Infrmatinssicherheitsmanagement Cntrlling Berichtswesen b) Eigenerklärung, dass der Bewerber selbst Hersteller entsprechender Sftware ist der Nachweis, dass der Bewerber vm Hersteller zum Vertrieb der angebtenen Sftware autrisiert ist c) Beschreibung der Maßnahmen des Bewerbers zur Gewährleistung der Qualität gemäß 7 EG Abs. 3 b) VOL/A, insbesndere bei Sftwareänderungen (z. B. Update, Release-Wechsel) einschl. Durchführung vn Test- und Dkumentatinsverfahren bei Fehlern (z. B. Ticketsystem, Reaktinsverhalten) bei Änderungen im Prjektteam bei kundenspezifischen Änderungen und/der zusätzlichen Leistungen d) Benennung des Prjektteams, d.h. Angabe der aus Sicht des Bewerbers erfrderlichen persnellen Kapazitäten die zur Erbringung der ausgeschriebenen Leistung erfrderlich sind (d.h. Name der für die Leistungserbringung vrgesehenen Mitarbeiter, deren vrgesehene Tätigkeit im Prjektteam, deren Studien-/Berufsabschluss und Erfahrung bezgen auf die ausgeschriebene Leistung des Lses). e) Für den Prjektleiter: Nachweis der beruflichen Befähigung durch Studiennachweise und Bescheinigungen über die berufliche Befähigung gem. 7 EG Abs. 3 g) VOL/A. Teilnahmewettbewerb - Vergabe-Nr. 15 M 0006 Seite 13 vn 18

14 f) Für den Prjektleiter: Angabe über mindestens 2 persönliche Referenzprjekte mit Vrlage einer Prjektbeschreibung swie Darstellung des knkret erbrachten Prjektanteiles g) Weiterhin ist die technische Leistungsfähigkeit durch die Beschreibung vn mindestens 2 Referenzprjekten nachzuweisen, die mit dem Leistungsgegenstand des Lses vergleichbar sind. Vn den zwei Prjekten sll ein Prjekt nach dem erflgreich abgeschlssen wrden sein und ein Prjekt mit dem Umfang (z. B. Anzahl der gleichzeitig zugreifenden Nutzer) der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sein. Sfern die Referenzprjekte aus mehreren Teilprjekten / Mdulen bestehen und nch nicht alle Teilprjekte / Mdule erflgreich abgeschlssen wurden, ist dies explizit darzustellen. Durch die Darstellung in den Referenzen sll der Auftraggeber in die Lage versetzt werden, die Kenntnisse und Erfahrungen des Bewerbers bezgen auf die Bereitstellung, kundenspezifische Anpassung, Implementierung und Einführung einer Sftware für das Prjektmanagement der Facility Management beurteilen zu können. Die Anzahl der eingereichten Referenzprjekte hat keinen unmittelbaren Einfluss auf die Punktwertung. Es ist grundsätzlich nicht erfrderlich, mehr als zwei Referenzen einzureichen, um die höchstmögliche Punktzahl zu erhalten. Dies kann auch mit den beiden Referenzen, die den knkreten Auftragsgegenstand in seiner Gesamtheit zutreffend widerspiegeln, erreicht werden. Flgende Kriterien werden für die Beurteilung der referenzierten Leistung herangezgen: quantitative Kriterien: Leistungsgegenstand (knkrete Beschreibung) Laufzeit (Prjektbeginn, Prjektende, ggf. aufgeschlüsselt auf Teilprjekte / Mdule) Auftragsvlumen aktive Anzahl der Benutzer im Prjektmanagementsystem / CAFM- System aktive Anzahl der im Prjektmanagement geführten Prjekte (Ls 1) / der im CAFM-System geführten Liegenschaften (Wirtschaftseinheiten) und Gebäude (Ls 2) Teilnahmewettbewerb - Vergabe-Nr. 15 M 0006 Seite 14 vn 18

15 qualitative Kriterien: vertragsgemäße Erbringung der Leistung Einhaltung Kstenbudget Einhaltung Termine Kmmunikatinsverhalten Mängelmanagement Wenn für die Beschreibung der Referenzen die Anlage 2 (Bewerbungsbgen) nicht verwendet wird, sind jedch Struktur, Inhalte und Begriffe bei der eigenen Referenzbeschreibung entsprechend zu verwenden. Teilnahmewettbewerb - Vergabe-Nr. 15 M 0006 Seite 15 vn 18

16 4.4. WERTUNG A-Kriterien (Ausschluss-Kriterien) Bewertung Die Nichterfüllung eines A-Kriteriums führt zum Ausschluss des Teilnahmeantrages. A-Kriterien zur Wertung der Eignung erfüllt nicht erfüllt Bemerkungen a) Teilnahmeantrag eines Bewerbers, der nicht aufgrund Unzuverlässigkeit vn der Teilnahme am Wettbewerb auszuschließen ist ( 6 EG Abs. 4 VOL/A) a) Teilnahmeantrag eines Bewerbers, der nicht vn der Teilnahme am Wettbewerb ausgeschlssen werden kann ( 6 EG Abs. 6 VOL/A) c) Nachweis, dass der Bewerber im Berufs- der Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvrschriften des Landes der Gemeinschaft der des Vertragsstaates des EWR-Abkmmens eingetragen ist ( 7 EG Abs. 8 VOL/A)) d) Erklärung zum Einsatz eines Nachauftragnehmers (NAN) mit Angabe der Leistungsanteile und des Namens des/der NAN e) eine Eigenerklärung zu rechtlichen und/der wirtschaftlichen Verknüpfungen zu anderen Unternehmen a) Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung mit flgenden Deckungssummen Für Sach- und Vermögensschäden bis zu je Schadensereignis Für Persnenschäden bis zu je Schadensereignis (ggf. Bescheinigung des Versicherers zur Erhöhung der Deckungssummen) a) Eigenerklärung zum IT-Sicherheitsmanagement b) Eigenerklärung, dass der Bewerber selbst Hersteller entsprechender Sftware ist der Nachweis, dass der Bewerber vm Hersteller zum Vertrieb der angebtenen Sftware autrisiert ist. Teilnahmewettbewerb - Vergabe-Nr. 15 M 0006 Seite 16 vn 18

17 B-Kriterien (Bewertungs-Kriterien) Die Bewerbungen, die aufgrund der frmalen Prüfung und Bewertung der A-Kriterien nicht ausgeschlssen wurden, werden anhand einer Wertungsmatrix mit Punkten bewertet. Die Auswahlkriterien gehen mit der dargestellten Wichtung in die Bewertung ein. Der Auftraggeber stellt die Eignung auf Basis der Punkteverteilung gemäß nachflgender Tabelle fest: Vergabe der Punkte erflgt nach flgenden Kriterien: 1 = ungenügend geeignet (erhebliche Defizite erkennbar, Leistungsfähigkeit/Qualifikatin nicht ausreichend) 2 = bedingt geeignet (geringe Defizite erkennbar, Leistungsfähigkeit/Qualifikatin nch ausreichend) 3 = geeignet (keine Defizite erkennbar, ausreichende Leistungsfähigkeit/Qualifikatin) 4 = gut geeignet (keine Defizite erkennbar, gute Leistungsfähigkeit/Qualifikatin) 5 = sehr gut geeignet (keine Defizite erkennbar, herausragende Leistungsfähigkeit/Qualifikatin) B-Kriterien zur Wertung der Eignung mögl. Punkte Wichtung erreichte Punkte Wichtung x erreichte Punkte Bemerkungen & Persönliche Lage, Finanzielle und Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit b) Mitarbeiterentwicklung (gesamt) der letzten 3 Geschäftsjahre b) Mitarbeiterentwicklung in Bezug auf die ausgeschriebene Leistung / Ls (letzte 3 Geschäftsjahre) b) Bnitätsindex Wirtschaftsauskunftei (z. B. Creditrefrm, Bürgel) c) Umsatzentwicklung (gesamt) der letzten 3 Geschäftsjahre c) Umsatzentwicklung in Bezug auf die ausgeschriebene Leistung / Ls(letzte 3 Geschäftsjahre) 1/2/3/4/5 3% 1/2/3/4/5 3% 1/2/3/4/5 3% 1/2/3/4/5 3% 1/2/3/4/5 3% Zwischensumme 15% Fachliche und Technische Leistungsfähigkeit Qualitätsmanagement c) Beschreibung vn Maßnahmen 1/2/3/4/5 20% zur Gewährleistung der Qualität: bei Sftwareänderungen (z. B. Update, Release-Wechsel) einschl. Durchführung vn Test- und Dkumentatinsverfahren bei Fehlern (z. B. Ticketsystem, Reaktinsverhalten) bei Änderungen im Prjektteam bei kundenspezifischen Änderungen und/der zusätzlichen Leistungen Zwischensumme 20% Teilnahmewettbewerb - Vergabe-Nr. 15 M 0006 Seite 17 vn 18

18 Nachweis der beruflichen Befähigung d) Angabe der aus Sicht des Bewerbers 1/2/3/4/5 5% erfrderlichen Kapazitäten e) Nachweis der beruflichen Befähigung 1/2/3/4/5 5% des Prjektleiters f) Persönliche Referenzen des 1/2/3/4/5 10% Prjektleiters Zwischensumme 20% Referenzprjekte (mindestens 2) g) quantitative Kriterien der Referenz/en: Vergleichbarkeit mit der ausgeschriebenen Leistung (Auftragsvlumen, Laufzeit, Leistungsumfang/Mdule, aktive Anzahl der Benutzer, aktive Anzahl der Prjekte (Ls 1) der aktive Anzahl der Liegenschaften/Gebäude (Ls 2)) h) qualitative Kriterien der Referenz/en: vertragsgemäße Erbringung der Leistung, Einhaltung Kstenbudget, Einhaltung Termine, Kmmunikatinsverhalten, Mängelmanagement 1/2/3/4/5 25% 1/2/3/4/5 20% Zwischensumme 45% Summe gesamt 100% 5. ANLAGEN Anlage 1 - Kennzettel für den Antrag auf Teilnahme am Wettbewerb Anlage 2 - Bewerbungsbgen pr Ls Teilnahmewettbewerb - Vergabe-Nr. 15 M 0006 Seite 18 vn 18