Immobilienrisikomanagement

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1 Immobilienrisikomanagement - Softwareüberblick - Februar 2011 Gastbeitrag von Herrn Prof. Dr. Lausberg Professor für Immobilienwirtschaft, insb. Immobilienbanking CoRE Campus of Real Estate an der Hochschule für Wirtschaft und Umwelt Nürtingen-Geislingen Abu Dhabi Berlin Milan Munich Paris Vienna Zurich

2 Immobilienrisikomanagement Das Immobilienrisikomanagement befasst sich mit dem Identifizieren, Messen, Steuern und Überwachen von Objekt-, Markt- und Produktrisiken. Dafür gibt es viele einzelne Instrumente. Risikomanagement (RM) Identifizierung Überwachung Risikomanagement- Kreislauf Messung Instrumente Immobilienrisiken Produkt/Unternehmen Steuerung Managementrisiken Organisationsrisiken strategische Risiken Checkliste Risikoinventur Scoring Szenarioanalyse Sensitivitätsanalyse Simulation Limit Monatsreports Markt/Standort Immobilienmarktrisiken demographische Risiken Umweltrisiken Objekt Mieterrisiken Kostenrisiken rechtliche Risiken 1

3 Anforderungen an Immobilienrisikosoftware Bisher gibt es nur wenige Systeme, die den gesamten Risikokreislauf unterstützen, auf allen Risikoebenen einsetzbar sind und mehrere Instrumente integrieren. Dies gehört jedoch zu den Anforderungen, die an eine gute Risikosoftware gestellt werden. Methodische Anforderungen (Beispiele) Unterstützung des gesamten Risikoprozesses Nachgewiesene Eignung für Immobilienrisiken Durchgängiges Konzept von der Objekt- bis zur Unternehmensebene Verknüpfung von Risiken mit Maßnahmen und verantwortlichen Personen Integration quantitativer und qualitativer Instrumente Frühwarnfunktionalität Technische Anforderungen (Beispiele) Ablösung bisheriger Insellösungen Integration in die vorhandene EDV-Landschaft Sicherheitskonzept Sonstige Anforderungen (Beispiele) Erfüllung rechtlicher und interner Vorgaben Deutlicher Kosten- und Zeitvorteil gegenüber Eigenentwicklung Guter Service und Support 2

4 Der Markt für Immobilienrisikosoftware Der Markt für Immobiliensoftware allgemein ist unübersichtlich. Risikomanagement ist nur ein kleiner, relativ neuer Teilmarkt. Immobilien-ferne Bereiche Rewe, Finanzen, Controlling Immobilienmanagement Verwaltung Facility Mgt. Baubereich Branchenlösungen Spezialsoftware ERP-Systeme Verwaltungssysteme CAFM-Systeme Spezialsoftware Spezialsoftware Personalwesen Finanzbuchhaltung Liegenschaftsverwaltung Objekt- und Liegenschaften Baubuch Makler Beschaffung Anlagenbuchhaltung Mietvertragsverwaltung Reinigungsmanagement Projektabwicklung Bewerter Unternehmenplanung Controlling Schlüsselverwaltung AVA Bauträger Portfoliomanagement Gebäudeanalyse MS Office Risikomanagement Grafische Systeme Unternehmensdatenbank, Data Warehouse 3

5 Der Markt für Immobilienrisikosoftware Man kann den Markt in drei Segmente einteilen. Zum Teil haben die Systeme sich schon auf anderen Feldern bewährt, die meisten speziellen Immobilienrisikosysteme sind jedoch neu. Segmente für Risikomanagement-(RM)-Software Immobiliensoftware mit RM-Funktionalitäten Branchenübergreifende RM-Software Spezielle Immobilien- RM-Software Risikomanagement Ferner: Portfoliomanagementsysteme 4

6 Auswahl und Einführung einer Software Bewährt hat sich ein dreistufiges Vorgehen von der Software-Auswahl über die Konzeption bis zu fertigen Analysen Projektphase I Software-Auswahl Projektphase II Konzeption Projektphase III Umsetzung Definition der Ziele für die RM-Software Erarbeitung der Anforderungen (Checkliste) Modulkonzeption Fachliche Unterstützung des Software-Partners Erarbeitung Testkonzept Erarbeitung Schulungskonzept Erstellung Grobkonzept Erstellung Pflichtenheft* Erstellung Feinkonzept ggf. Datenkontrolle und Aufnahme Erarbeitung Kommunikationskonzept Anpassung der Organisation Marktsichtung Vorentscheidung Implementierung des RM-Systems Softwareauswahl Verhandlung Entscheidung Durchführung von Analysen Überarbeitung RM-Strategie Projektcontrolling * Durch zunehmende Kompetenz der Softwarehersteller und Standardisierung der EDV konnte der Aufwand für die Pflichtenhefterstellung in den letzten Jahren deutlich reduziert werden. Bei manchen Programmen ist kein Pflichtenheft mehr erforderlich. 5

7 Auswahl und Einführung einer Software Ziel der Softwareauswahl ist, durch einen geordneten Prozess zum optimalen Produkt zu kommen Ziele und Anforderungen Marktsichtung und Kandidatenauswahl Vorentscheidung Verhandlung Entscheidung Definition der Ziele für das RM- System Marktüberblick verschaffen Briefing, ggf. Testdaten versenden Ggf. Ausschreibung Besprechung der Ergebnisse im Team Erarbeitung der Anforderungen (Checkliste) Erstes, grobes Aussortieren ( Long List ) Produkt- bzw. Anbieterpräsentationen Ggf. zweite Präsentation Festlegung und Dokumentation der Teamempfehlung Grobkonzept, Pflichtenheft Informationen von restlichen Anbietern anfordern Auswertung mittels Checkliste Einbindung EDV, Einkauf und ggf. weitere Abteilungen Präsentation im Lenkungsausschuss Informationen auswerten Checkliste und Grobkonzept ggf. anpassen Verhandlungen Entscheidung Auswahl von Kandidaten ( Short List ) und Einladung Vorentscheidung für ca. 3-5 Systeme mittels Scoring Einladung zum verbindlichen Angebot (ca. 2-3) Beauftragung Reduktion der Anzahl der relevanten Systeme 6

8 Auswahl und Einführung einer Software Viele Implementierungen von Immobilienmanagementsystemen scheitern. Das kann man vermeiden, indem man 7 Erfolgsfaktoren beachtet. Erfolgsfaktoren Implementierung 1 2 Hohe Implementierungsgeschwindigkeit 1 Monat Konzeption, 4 Monate Implementierung, 1 Monat Analysen erste Ergebnisse sollen nach einem halben Jahr vorliegen Besser eine Insellösung akzeptieren, als auf Veränderungen im SAP zu warte Vollständigkeit Alle Immobilien müssen erfasst werden, denn Lücken führen zur Ablehnung Sind größere Lücken zu erwarten, sollte parallel eine Datenerhebung stattfinden 3 4 Keine Perfektion anstreben Kleinere Lücken und Datenfehler sind unvermeidbar; sie werden durch das Risikomanagementsystem aufgedeckt und später geschlossen Vollständigkeit und Geschwindigkeit sind wichtiger als technische + fachliche Perfektion Individualisierung Ein RM-System muss immer individuell angepasst werden Systemanpassung ist einfacher als Prozess- und Organisationsanpassung 5 Enge Projektsteuerung Der Projektsteuerer muss fachlich und technisch versiert sein 7 6 Begleitendes Change Management Ein RM-System verwandelt das RM; darauf müssen sich die Beteiligten einstellen Committment So ein Projekt braucht die Unterstützung des Geschäftsführung 7