Verantwortlicher Bearbeiter: Herr Wilmes Nur für den Dienstgebrauch

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1 Abiturdaten 2013 Export-Anleitung für die Schulverwaltungssoftware PROGO _SenBJW_Export-Dokumentation_PROGO_0.0.3_E.doc Verantwortlicher Bearbeiter: Herr Wilmes Nur für den Dienstgebrauch

2 Prüfblatt Dokumenthistorie Datum Autor Organisation Version Status Änderungen BL Entwurf Erstellung des Templates AD/TG Entwurf Erstellung Dokumentation BL Entwurf/F Korrektur Qualitätssicherung Datum Name Organisation Ergebnis Verteiler Name Rolle Organisation Export Abi 2013 PROGO _SenBJW_Export-Dok_PROGO_0.0.3_E.doc Seite 2 von 18

3 Inhaltsverzeichnis Prüfblatt...2 Inhaltsverzeichnis Abiturdaten 2013 Export-Anleitung für die Schulverwaltungssoftware PROGO Einleitung Einordnung in den Gesamtprozess der Erhebung Abiturdaten Vorgehensweise beim Export der Daten aus Progo...4 Schritt Schritt 2:...5 Schritt 3:...6 Schritt 4:...7 Schritt 5:...7 Schritt 6:...8 Schritt 7:...8 Schritt 8:...9 Schritt 9: Bearbeiten und Trennen der Daten mit der ADPSW Anhang Übersicht der PROGO-Export-Datenfelder gegenüber Feldbelegung des Abituraustauschformats (ADPSW)...16 Exp Abida 2013 PROGO _SenBJW_Export-Dok_PROGO_0.0.3_E.doc Seite 3 von 18

4 1. Abiturdaten 2013 Export-Anleitung für die Schulverwaltungssoftware PROGO 1.1 Einleitung Diese Anleitung soll es Ihnen als Anwenderin bzw. Anwender ermöglichen mit PROGO eine Datei zu exportieren, die den strukturellen Vorgaben der Senatsverwaltung bzgl. des Abiturdatenaustauschformates 2013 entspricht. Dadurch wird Zeit bei der Vervollständigung gespart und die benötigte Nachbearbeitung in der Abitur-Daten-Prüf-Software (ADPSW) möglichst gering gehalten. 1.2 Einordnung in den Gesamtprozess der Erhebung Abiturdaten 2013 Erfassung und Export der Abiturdaten Einlesen der exportierten Abiturdaten in die ADPSW Nachbearbeiten und Prüfen der exportierten Abiturdaten Datenschutzrechtliche Trennung der Abiturdaten Übermittlung der aufbereiteten Abiturdaten an SenBJW PROGO ADPSW ADPSW ADPSW Dienstmail * ADPSW = Abiturdatenprüfsoftware Bitte beachten Sie, dass es für den Export der Abiturdaten aus PROGO eine eigenständige Anwendung ProgoExport entwickelt wurde. Die Vorgehensweise wird im Folgenden beschrieben. 1.3 Vorgehensweise beim Export der Daten aus Progo Bitte öffnen Sie das Anwendungsprogramm Progo_Export.exe Abbildung 2 Export Abi 2013 PROGO _SenBJW_Export-Dok_PROGO_0.0.3_E.doc Seite 4 von 18

5 Schritt 1 Es erscheint eine Begrüßungsmeldung, klicken Sie bitte auf das Button OK. Abbildung 3 Schritt 2: Bestätigen Sie bitte mit dem Button OK Abbildung 4 Exp Abida 2013 PROGO _SenBJW_Export-Dok_PROGO_0.0.3_E.doc Seite 5 von 18

6 Schritt 3: Wählen Sie nun das entsprechende Laufwerk und das Verzeichnis des Programmordners von PROGO (z.b. C:\PROGO_2013 ) aus. Abbildung 5 Dann Doppelklicken Sie bitte auf das Verzeichnis in dem PROGO gespeichert ist, damit alle Unterordner angezeigt werden. Anschließend Doppelklicken Sie erneut auf den Unterordner bzw. das Verzeichnis in dem der Abiturjahrgang 2013 (in diesem Fall Progo_11 ; Siehe Abbildung 6) gespeichert ist. Danach klicken Sie bitte auf Weiter. Abbildung 6 Seite 6 von _SenBJW_Export-Dok_PROGO_0.0.3_E.doc

7 Schritt 4: Bestätigen Sie bitte die Meldung, indem Sie bitte auf Ja klicken. Abbildung 7 Schritt 5: Bitte geben Sie Ihr Kennwort ein: Abbildung 8 Exp Abida 2013 PROGO _SenBJW_Export-Dok_PROGO_0.0.3_E.doc Seite 7 von 18

8 Schritt 6: Es erscheint ein Hinweis, der besagt, dass via PROGO die aufgelisteten Felder nicht exportiert werden können, da die Daten in PROGO nicht verfügbar sind. Diesen Hinweis (Abbildung 9) bestätigen Sie bitte mit OK. Abbildung 9 Schritt 7: Klicken Sie bitte auf OK Abbildung 10 Seite 8 von _SenBJW_Export-Dok_PROGO_0.0.3_E.doc

9 Schritt 8: Die Meldung zum erfolgreichen Datenexport bestätigen Sie bitte mit OK Abbildung 11 Schritt 9: Es erscheint eine Meldung (Abbildung 12) mit der Information wo die Export-Datei abgespeichert wurde und wie sie benannt worden ist: abi_<bsn>_export.csv (z.b. abi_12y07_export.csv ) Achten Sie bitte auf den Pfad und den Namen. Diese Meldung kann mit OK bestätigt werden. Abbildung 12 Durch PROGO werden bestimmte Felder, wie bereits in Schritt 6 erwähnt, nicht exportiert, da die Daten nicht gehalten werden. Progo-Export2013 bestückt diese Felder mit nicht korrekten Füllwerten. Diese Felder sollen im Anschluss über die ADPSW korrigiert werden. Mehr Informationen über Pflichtfelder finden Sie im Anhang. Der folgende Hinweis zeigt an, welche Felder in der ADPSW korrigiert werden müssen. (Abbildung 13) Bitte bestätigen Sie mit OK. Exp Abida 2013 PROGO _SenBJW_Export-Dok_PROGO_0.0.3_E.doc Seite 9 von 18

10 Abbildung 13 Die erzeugte Datei soll nun in der ADPSW weiterbearbeitet werden, um eventuelle Fehler oder Ergänzungen zu beheben bzw. zu vervollständigen. Dazu starten Sie bitte die von der Senatsverwaltung zur Verfügung gestellt Abitur-Daten-Prüf-Software (ADPSW). Hinweis: Wenn Sie die Datei in Excel 2003 öffnen, dann erhalten Sie einen Hinweis, dass die Datei nicht vollständig geladen wird. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, die exportierte Datei in der ADPSW zu öffnen und dort die Fehler zu korrigieren. (Siehe Abbildung 14) Abbildung 14 Seite 10 von _SenBJW_Export-Dok_PROGO_0.0.3_E.doc

11 2. Bearbeiten und Trennen der Daten mit der ADPSW Starten Sie nun die von Ihnen bereits installierte ADPSW und klicken bitte auf dem Menü Abiturdaten dann Einlesen Abiturdaten (CSV) (Abbildung 15). Abbildung15 Ein neues Dialogfeld wird geöffnet. Wählen Sie bitte die exportierte Datei aus. Und Klicken Sie Bitte dann auf Öffnen (Abbildung 16). Abbildung 16 Exp Abida 2013 PROGO _SenBJW_Export-Dok_PROGO_0.0.3_E.doc Seite 11 von 18

12 Nun sind die Abiturdaten Ihrer Schule in der ADPSW eingelesen (Abbildung 17). Abbildung 17 Unter Abiturdaten Prüfung mit Protokollerstellung und Fehleranzeige haben Sie nun die Möglichkeit, die Daten zu prüfen und sich die Felder rot markieren zu lassen, die noch nachgebessert werden müssen (Abbildung 18). Abbildung 18 Seite 12 von _SenBJW_Export-Dok_PROGO_0.0.3_E.doc

13 Die ADPSW wird die Datenfelder rot markieren, die in PROGO nicht geführt wurden, deren Daten nicht valide sind und nicht den Vorgaben der Senatsverwaltung entsprechen (Abbildung 19). Abbildung 19 Die fehlerhaften bzw. fehlenden Angaben müssen korrigiert bzw. nachgetragen werden, damit die Daten getrennt werden können. Nach der Korrektur der Fehler sollten Sie sich vergewissern, dass Ihre Daten fehlerfrei sind, indem Sie die Prüfung noch einmal durchlaufen lassen. Wurden alle Fehler beseitigt, so erhalten Sie eine entsprechende Meldung (Abbildung 20) und können diese mit OK bestätigen. Abbildung 20 Jetzt können ihre Daten unter Abiturdaten Trennen der Daten für SenBJW (CSV) plus Protokollerstellung anonymisiert und getrennt werden (Abbildung 21). Abbildung 21 Exp Abida 2013 PROGO _SenBJW_Export-Dok_PROGO_0.0.3_E.doc Seite 13 von 18

14 Wählen Sie bitte den Pfad, wo die getrennten Dateien gespeichert werden sollen (Abbildung 22) und bestätigen Sie bitte auf OK. Abbildung 22 Anschließend wird der Trennvorgang vollzogen. Danach erscheint eine Meldung, die Ihnen das erfolgreiche Trennen bestätigt und Informationen über den Speicherort der erstellten Dateien liefert. (Abbildung 23) Abbildung 23 Nur die erstellte <BSN>_<Erstellungsdatum>_A.csv -Datei und die <BSN>_<Erstellungsdatum>_B.csv -Datei (Abbildung 24) senden Sie bitte bis zum Stichtag über Ihr gesichertes Berliner Schulmailkonto per verschlüsselter und signierter an SenBJW, Abbildung 24 Seite 14 von _SenBJW_Export-Dok_PROGO_0.0.3_E.doc

15 Hinweis: Achten Sie bitte darauf, dass die zu versendenden Dateien nachträglich nicht geändert werden dürfen. Derart manipulierte Daten werden von der SenBJW erkannt und abgewiesen. Änderungen Ihrer Daten nehmen Sie bitte nur über die ADPSW vor und trennen die Daten danach erneut. Exp Abida 2013 PROGO _SenBJW_Export-Dok_PROGO_0.0.3_E.doc Seite 15 von 18

16 3. Anhang 3.1 Übersicht der PROGO-Export-Datenfelder gegenüber Feldbelegung des Abituraustauschformats (ADPSW) Nr. Spalte Spaltenbezeichnung in Progo geführt Pflichtfeld 1 A schulnr x ja 2 B schuljahr_anfang x nein 3 C schuljahr_ende x nein 4 D identifikator x ja 5 E name x ja 6 F vorname x ja 7 G geschlecht x ja 8 H geburtsdatum x ja 9 I geburtsort x ja Autom. Vorbelegung durch Proto-Export 2013 Nicht korrekt ausgefüllte Datenfelder Nachbearbeitung in der ADPSW notwendig 10 J geburtsland ja DE= Deutschland x 11 K staatsangehoerigkeit ja DE= Deutschland x 12 L sprache_herkunft ja de= deutsch x 13 M sprache_familie ja de= deutsch x n= nicht 14 N lernmittelbefreiung ja Lernmittelbefreit x 15 O bildungsgang x ja 16 P jahr_ersteinschulung x nein 17 Q jahr_eintritt_ephase nein leer x 18 R jahr_eintritt_qphase x ja 19 S anzahl_kurshalbjahre x ja 20 T anzahl_wiederholungen ja 0= keine Wdh. x 21 U abiturzulassung x ja 22 V wdh_abiturpruefung ja n= nicht Wdh. x 23 W lf1_kuerzel x ja 24 X lf1_gesamtpunktzahl x ja 25 Y lf1_pkt_schriftlich x nein 26 Z lf1_pkt_muendlich x nein 27 AA lf1_bilingual x nein 28 AB lf2_kuerzel x ja 29 AC lf2_gesamtpunktzahl x ja 30 AD lf2_pkt_schriftlich x nein Export Abi 2013 PROGO _SenBJW_Export-Dok_PROGO_0.0.3_E.doc Seite 16 von 18

17 Nr. Spalte Spaltenbezeichnung in Progo geführt Pflichtfeld 31 AE lf2_pkt_muendlich x nein 32 AF lf2_bilingual x nein 33 AG pf3_kuerzel x ja 34 AH pf3_gesamtpunktzahl x ja 35 AI pf3_pkt_schriftlich x nein 36 AJ pf3_pkt_muendlich x nein 37 AK pf3_bilingual x nein 38 AL pf4_kuerzel x ja 39 AM pf4_punktzahl x ja 40 AN pf4_bilingual x nein 41 AO pk5_art x ja 42 AP pk5_kuerzel x nein 43 AQ pk5_punktzahl x nein 44 AR sp_pruefung_theorie x nein 45 AS sp_pruefung_praxis x nein 46 AT ausschluss_muendl_pruefung x ja 47 AU abitur_bestanden x ja 48 AV gesamtpunktzahl x ja 49 AW fs1_kuerzel x nein 50 AX fs1_andere_fs x nein 51 AY fs1_klasse_von x nein 52 AZ fs1_klasse_bis x nein 53 BA fs2_kuerzel x nein 54 BB fs2_andere_fs x nein 55 BC fs2_klasse_von x nein 56 BD fs2_klasse_bis x nein 57 BE fs3_kuerzel x nein 58 BF fs3_klasse_von x nein 59 BG fs3_klasse_bis x nein 60 BH fs4_kuerzel x nein 61 BI fs4_klasse_von x nein 62 BJ fs4_klasse_bis x nein 63 BK latinum x ja 64 BL graecum x ja Autom. Vorbelegung durch Proto-Export 2013 Nicht korrekt ausgefüllte Datenfelder Nachbearbeitung in der ADPSW notwendig 65 BM hebraicum ja n= keine hebraicum x 66 BN f01_kuerzel x nein 67 BO f01_zusatzfach x nein 68 BP f01_khj1_pkt x nein Exp Abida 2013 PROGO _SenBJW_Export-Dok_PROGO_0.0.3_E.doc Seite 17 von 18

18 Nr. Spalte Spaltenbezeichnung in Progo geführt Pflichtfeld 69 BQ f01_khj1_eing x nein 70 BR f01_khj2_pkt x nein 71 BS f01_khj2_eing x nein 72 BT f01_khj3_pkt x nein 73 BU f01_khj3_eing x nein 74 BV f01_khj4_pkt x nein 75 BW f01_khj4_eing x nein 76 BX f02_kuerzel x nein 77 BY f02_zusatzfach x nein 78 BZ f02_khj1_pkt x nein 79 CA f02_khj1_eing x nein 80 CB f02_khj2_pkt x nein 81 CD f02_khj2_eing x nein 82 CE f02_khj3_pkt x nein 83 CF f02_khj3_eing x nein 84 CG f02_khj4_pkt x nein 85 CH f02_khj4_eing x nein. 86 KJ f24_kuerzel x nein 87 KK f24_zusatzfach x nein 88 KL f24_khj1_pkt x nein 89 KM f24_khj1_eing x nein 90 KN f24_khj2_pkt x nein 91 KO f24_khj2_eing x nein 92 KP f24_khj3_pkt x nein 93 KQ f24_khj3_eing x nein 94 KR f24_khj4_pkt x nein 95 KS f24_khj4_eing x nein Autom. Vorbelegung durch Proto-Export 2013 Nicht korrekt ausgefüllte Datenfelder Nachbearbeitung in der ADPSW notwendig Seite 18 von _SenBJW_Export-Dok_PROGO_0.0.3_E.doc