Elektronische Personalakte

Transkript

1 Elektronische Personalakte LÖSUNGSBESCHREIBUNG

2 HRM Lösung Elektronische Personalakte Inhaltsübersicht Die Herausforderung 3 Ihre Ziele 3 Unsere Lösung 3 Die Leistungs-Highlights 4 Kurzbeschreibung der Kernfunktionen 4 Struktur und Funktionalität der Benutzeroberfläche 7 Optionale Funktionen 8 Der Wertbeitrag der Elektronischen Personalakte 10 Ihr Hauptnutzen auf einen Blick 10 Konversion papiergebundener HR-Dokumente und Personalakten 11 Nutzung der Elektronischen Personalakte «On Demand» 11 I 2 I INTELLIGENT I DOCUMENT I PROCESSING (IDP)

3 Scalaris Document Management Solutions (DMS) Die Herausforderung Viele Unternehmen verwalten ihre Personalinformationen immer noch auf traditionelle Weise. Das bedeutet: für jeden aktiven und ausgeschiedenen Mitarbeiter existiert eine mehr oder weniger umfangreiche Papierakte, die so lange aufbewahrt wird, wie es der Gesetzgeber verlangt. Die Erfassung, Ablage und Verwaltung papiergeführter Personalakten ist nicht nur manuell aufwändig. Auch der damit verbundene Zeit- und Personalbedarf ist erheblich - umso mehr, je größer die Mitarbeiterzahl. Überdies bietet diese Praxis nicht nur mit Blick auf den erforderlichen Platzbedarf, sondern auch hinsichtlich der Zugriffsmöglichkeiten entscheidende Nachteile, die eine eng verzahnte Zusammenarbeit von Linien-Managern und HR-Abteilungen beeinträchtigen. Denn...» der Zugriff auf die Personalakten ist ortsgebunden.» ein gleichzeitiger Mehrfachzugriff auf relevante Dokumente in Personalakten ist nur nach zusätzlichem Kopieraufwand möglich.» wichtige Originaldokumente können beschädigt werden oder verloren gehen. Ihre Ziele» Zentrale Speicherung der gesamten Personaldokumente» Schneller, zuverlässiger und standardisierter Online-Zugriff für alle autorisierten Benutzer» HR-Archiv, das die rechtlichen Anforderungen bezüglich Datenschutz, Aufbewahrungsfristen und Zugriffsrechte erfüllt» Zuverlässige Automatisierung der damit verbundenen Prozesse im Einklang mit den betrieblichen Abläufen Unsere Lösung Die Elektronische Personalakte bietet die erforderliche Flexibilität für eine vollumfängliche Integration in HR-Systemumgebungen und verfügt über entsprechende Schnittstellen. Die Lösung unterstützt die Personaladministration, die Personalführung und die Personalbetreuung gleichermaßen. Dies ermöglicht der HR-Abteilung, sowohl den komplexen gesetzlichen Vorschriften als auch den steigenden Sicherheits- und Leistungsanforderungen gerecht zu werden. I 3 I

4 HRM Lösung Elektronische Personalakte Die Leistungs-Highlights» Einlesen eingescannter oder elektronischer Dokumente via XML-Schnittstelle» Revisons- und fälschungssichere Archivierung der HR-Dokumente in kundenspezifisch strukturierten Personalakten» Einheitliche Gesamtsicht auf alle vorhandenen Personaldaten» Mit dem bestehenden HR-System synchronisiertes Berechtigungssystem» Online-Zugriff und -Einsicht in Personalakten mit benutzerfreundlichen Such-, Preview-und Browsing-Funktionen» Index- und Volltextsuchen über das gesamte Personalarchiv, in einzelnen Akten oder Dokumenten eines bestimmten Typs (z.b. Zeugnisse)» Terminierbare Löschung von Dokumenten oder Akten nach Ablauf der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist» Anbindung von DMS, Archiv- und Workflowsystemen über entsprechende Schnittstellen Dies führt zu einer Erhöhung der Qualität in der Personalarbeit und ermöglicht gleichzeitig eine Reduzierung der Prozess- und Raumkosten. Ein weiterer Pluspunkt der Elektronischen Personalakte ist die Archivorganisation auf Basis einer vom Kunden selbst festgelegten Aktenstruktur. Dies erleichert und beschleunigt die Bearbeitung und Verwaltung von Personalakten und bringt dadurch erhebliche Zeit- und Kostenvorteile. Die gesamte Architektur der Lösung ist auf hohe Sicherheit ausgerichtet. Neben den gesetzlichen Archivierungspflichten und -anforderungen bietet das Sicherheits-Konzept auch die notwendigen Recovery- und Datensicherungs-Prozesse. Die bedarfsgerecht definierbare Rechteverwaltung (Berechtigungssystem) garantiert eine zuverlässige Absicherung der gespeicherten Daten und Akten gegen jeglichen unberechtigten Zugriff. Erfolgte Zugriffe und Bearbeitungsschritte sind zudem auf Akten- und Dokumentenebene registriert und von berechtigten Personen jederzeit einsehbar und nachvollziehbar. Die Elektronische Personalakte basiert auf einem prozessorientierten Content Management. Dies ermöglicht die Integration eines Workflows für zukünftige Erweiterungen und Anforderungen der Prozessbearbeitung in der gesamten Personaladministration. Kurzbeschreibung der Kernfunktionen Suchmöglichkeiten Die Elektronische Personalakte bietet folgende Suchmöglichkeiten an:» Standard-Suche nach Personalakten über deren Index-Werte, wie z.b. Personalnummer, Name, Vorname, etc.» Suche von Dokumenten innerhalb einer Personalakte oder eines Registers gemäss der kundenspezifischen Indizes oder nach dem Dokumenteninhalt (Volltext)» Suche über Datum nach vorgegebenen Perioden: - letzte 1 bis n Monate oder 1 bis n Jahre (definierte Filterfunktion) - innerhalb eines Zeitraumes von (Datum 1) - bis (Datum 2) I 4 I INTELLIGENT I DOCUMENT I PROCESSING (IDP)

5 Scalaris Document Management Solutions (DMS) Suchmaske Geöffnete Akte mit Dokumentenansicht I 5 I

6 HRM Lösung Elektronische Personalakte Visualisierung Die Anzeige der elektronischen Personalakten ist in mehrere Bereiche unterteilt:» Baumstruktur: gesamter Aktenbaum oder Register der aktiven Personalakte» Mitarbeiterinfo mit Foto (in Vorbereitung)» Suchbereich für Index- und Volltextsuche» Trefferliste mit Status» Image-Viewer zur Anzeige des selektierten Dokuments» Kleinbild-Preview der Dokumente als Thumbnails für ein schnelles und bequemes Blättern innerhalb von Personalakten Selektierte Dokumente können im PDF-Format und im JPG-Format angezeigt, flexibel gezoomt, rotiert, ausgedruckt oder via versandt werden. Zugriffsschutz Der Informationszugriff wird durch die Autorisierungs-Kontrolle auf Akten-, Register- und/oder Dokumentenebene geregelt. Die Authentifizierung kann innerhalb der Elektronischen Personalakte oder über die Integration mit dem bestehenden HR-System erfolgen. Temporärer Zugriff auf eine Personalakte Die Freigabe von Personalakten für den temporären Zugriff auf spezifische Personalinformation ist mit der Elektronischen Personalakte problemlos möglich. Soll einem Mitarbeiter, Personen in beratenden Funktionen, Vorgesetzten, etc. ein temporärer Zugang zu einer Personalakte gewährt werden, kann diese - für einen einmaligen Zugriff oder für einen bestimmten Zeitraum - durch einen entsprechend autorisierten HR-Mitarbeiter freigegeben werden. Bei der temporären Freigabe von Personalakten können ferner explizit einzelne Register oder Dokumente freigegeben resp. gesperrt werden. Auch hier kann der autorisierte HR-Mitarbeiter den Zeitraum der temporären Freigabe exakt bestimmen. Aufbewahrungsfrist Die Dokumente werden aufgrund der pro Dokumentengruppe, Register (Ordner) einstellbaren Aufbewahrungsfrist im System gehalten. Die Aufbewahrungsfrist ist durch verschiedene Events steuerbar, z.b. Erstelldatum des Dokuments, Austrittsdatum des Mitarbeiters etc. Die definitive Löschung eines Dokuments muss durch eine berechtigte Person bestätigt werden. I 6 I INTELLIGENT I DOCUMENT I PROCESSING (IDP)

7 Scalaris Document Management Solutions (DMS) Struktur und Funktionalität der Benutzeroberfläche Dossierbaum Darstellung der gesamten Akte als grafischer Baum. Anzeige der einzelnen Register mit Information über die Anzahl der Dokumente im Register, die flexibel verändert oder hinzugefügt werden können. Pro Mitarbeiter-Dossier kann auch ein temporäres Arbeitsregister angelegt werden. Dieses Register kann selektierte Dokumente zur Bearbeitung eines Personalvorgangs aufnehmen, so dass Dokumente während der Vorgangsbearbeitung nicht immer wieder gesucht oder ausgedruckt werden müssen. Die Dokumente werden über einen Link dargestellt. Suchkriterien Innerhalb einer Akte oder eines Registers kann nach dem gesamten Volltext gesucht werden. Dokumentendetails Beim Öffnen eines Registers oder nach einer Suchabfrage erscheint eine Trefferliste aller enthaltenen oder selektierten Dokumente. Diese Liste beinhaltet verschiedene Spalten, deren Reihenfolge und Anzeige individuell einoder ausgeblendet werden, beispielsweise: Scandatum oder Scan-Operator einzelner Dokumente Symbole zur einfachen Übersicht über den Bearbei- tungsstatus oder die Aufbewahrungsfrist Dokumenten-/Löschdatum, Dokumententyp etc. Synchron mit dem Markieren einer Detailzeile wird das entsprechende Dokument angezeigt. Wir sprechen hier von elektronischem Blättern in einer Akte oder einem Register. Zu jeder Zeile kann eine Aktionsliste aktiviert werden. Speziell für das Ausdrucken, Weiterleiten oder die Weiterbearbeitung bei elektronischen Dokumenten (z.b. Checkout). Die Spalten können durch Anklicken auf-/absteigend sortiert werden. Übersteigt die Anzahl selektierter Dokumente die max. Länge der Listenanzeige, kann seitenweise vor- oder zurückgeblättert werden. Mitarbeiterinformation Die Anzeige selektierter Personalinformation und Fotos aus dem bestehenden HR-System ist möglich. Dokumentenanzeige Anzeige des selektierten Dokuments als Farb- oder Schwarz-Weiss-Bild mit flexiblen Zoom-, Darstellungs- & Rotationsfunktionen. Druck- oder -Funktion. I 7 I

8 HRM Lösung Elektronische Personalakte Preview Im selektierten Bereich werden gefundene Dokumente in der Preview-Sicht als Thumbnails (verkleinertes Bild einer Dokumentenseite) angezeigt. Dies erlaubt eine schnelle visuelle Gesamtsicht über eine Akte oder ein Register. Durch das Anklicken eines Thumbnail-Bildes wird auch die Vollanzeige dieses Dokuments aktiviert. Wird ein Dokument aus der Hitliste ausgewählt, synchronisiert sich die Preview-Anzeige mit dem entsprechenden Register und zeigt die Reihenfolge der Dokumente vor und nach dem ausgewählten Dokument an. Die Preview-Sicht zeigt die Dokumente einer Akte in chronologischer Reihenfolge an - das neueste Dokument steht dabei innerhalb der Akte immer an erster Stelle. Optionale Funktionen Die Elektronische Personalakte wurde von Scalaris entwickelt. Die Kunden profitieren damit von einem zeitgemässen Release-Management. Gleichzeitig ist die modulare Lösungsarchitektur bei der Implementierung unternehmensspezifisch anpassbar und bei Veränderungen jederzeit flexibel erweiterbar. Konzeptionelle Suche (Ähnlichkeitssuche) Anstelle einer Volltextabfrage kann hier ein einzelnes Dokument resp. der Inhalt oder Bereiche daraus (Markierung) als Suchanfrage verwendet werden. Mit der Ähnlichkeitssuche ist es möglich, ein Dokument zu selektieren und davon ausgehend nach inhaltlich verwandten Dokumenten zu suchen. Das System identifiziert inhaltliche Gemeinsamkeiten automatisch und zeigt die gefundenen Dokumente in einer Trefferliste an, die nach Übereinstimmungsgrad absteigend sortiert ist. Die Struktur der Dokumente spielt dabei keine Rolle. Mitunter steht auch der gesamte Inhalt für die Freiformsuche (Volltext) zur Verfügung, so dass die Abfrage nach individuellen Kriterien formuliert werden kann. Desktop Client mit direkter Integration in MS Outlook Eine zusätzliche Steigerung des Benutzerkomforts gewährt die Integration der Elektronischen Personalakte mit Microsoft Outlook, die eine kontextorientierte Dokumentenablage mittels einfachem «Drag & Drop» unabhängig vom Dokumentenformat ermöglicht. Das gilt auch für s und deren Anhänge, die als Einheit und/oder getrennt abgelegt werden können. Durch das «Related Documents» Konzept bleibt bei jeder erkennbar, dass der jeweilige « -Body» und sein/e Anhang/Anhänge zusammengehören. I 8 I INTELLIGENT I DOCUMENT I PROCESSING (IDP)

9 Scalaris Document Management Solutions (DMS) Integration elektronischer Dokumente Zusätzlich zu den gescannten Papierdokumenten können auch elektronische Dokumente aus der MS-Office- und -Umgebung in der selben Akte abgelegt werden. Die direkte elektronische Ablage solcher Dokumente erübrigt beispielsweise das Ausdrucken elektronischer Bewerbungen auf Papier. Jedes elektronische Dokument kann ebenso mit den notwendigen Indizes und Ablagekriterien versehen sein. Damit auch der gesamte Inhalt dieser Dokumente für die Volltext-Suche zur Verfügung steht, sind entsprechende Vorkehrungen zu treffen. Bearbeitung elektronischer Officedokumente Komfortable Check-in- und Check-out-Mechanismen stellen sicher, dass zur selben Zeit nur eine Person an einem Office-Dokument Veränderungen vornimmt. Damit ist der Schutz vor inkonsistenten Versionen auf Grund von Änderungen, die durch mehrere Personen gleichzeitig durchgeführt werden, gewährleistet. MS-Office- Dateien werden in der entsprechenden nativen Applikation (Word, Excel) geöffnet. Die Versionierung macht die Bearbeitungs-Historie auf Dokumentenebene exakt nachvollziehbar und sichert volle Transparenz darüber, wer, wann von welcher Version ein neues Dokument erstellt hat. Werden an einem Dokument Änderungen vorgenommen, wird automatisch eine neue Version des Dokuments erzeugt und der Vorgang protokolliert. Die Vorgängerversionen sind weiterhin vorhanden und einsehbar. Wesentlich sind solche Funktionen im Zusammenhang mit Business-Prozess Applikationen, die dynamisch auf Dokumente in der Ablage zugreifen können. Business Process Management (Workflow) Die Elektronische Personalakte ist erweiterbar mit der weltweit bewährten IBM FileNet Business Process Manager Workflow-Engine. Dadurch lassen sich mittels graphischer Oberfläche Bearbeitungsvorgänge sehr schnell und flexibel definieren und in den Bearbeitungsprozess integrieren. Die Integration solcher Vorgänge mit Umsystemen ist möglich. Dadurch kann die Elektronische Personalakte beispielsweise die Vorgangsbearbeitung mit HR-Systemen von SAP- oder PeopleSoft ergänzen oder erweitern. I 9 I

10 HRM Lösung Elektronische Personalakte Der Wertbeitrag der Elektronischen Personalakte» Umgehende Sicherung und Erschließung wichtiger Personalinformation» Archivierung von Personalinformation nach inhaltlichen Kriterien (Volltext)» Transparenz über die vorhandenen Personaldaten» Erfüllung der gesetzlichen Archivierungspflichten & Datenschutzbestimmungen» Automatisierung und Standardisierung von HR-Prozessen» Ausrichtung von Personalabteilungen als proaktiver Business Partner innerhalb des Unternehmens» Förderung einer eng verzahnten Zusammenarbeit zwischen den Linien-Managern und der Personalabteilung» Ablösung von Papierarchiven und Mehrfachablagen» Zentrale, gemeinsam nutzbare Archivinfrastruktur im HR-Bereich» Flexibel erweiterbare, investitions- und zukunftssichere Lösung Ihr Hauptnutzen auf einen Blick» Ortsunabhängiger Informationszugang via Standardbrowser bringt Zeitvorteile» Mehrfachzugriff auf gespeicherte Dokumente erübrigt Kopieraufwand» Intelligente Suchmechanismen sichern relevante Treffer» Schnelle Informationsverfügbarkeit unterstützt eine effiziente und faktengestützte Bearbeitung von HR-Vorgängen» Hohe Sicherheits-Standards garantieren maximalen Schutz sensibler Personaldaten gegen jeglichen unbefugten Zugriff» Zentrale Datenhaltung reduziert den manuellen Administrationsaufwand und die Kosten bei der Archivverwaltung I 10 I INTELLIGENT I DOCUMENT I PROCESSING (IDP)

11 Scalaris Document Management Solutions (DMS) Konversion papiergebundener HR-Dokumente und Personalakten Die Konversion und elektronische Bereitstellung eingehender HR-Dokumente und papiergebundener Personalakten sollte in die Informationsmanagement-Strategie eingebunden sein und einheitlich erfolgen. Entsprechend wichtig ist die Vorbereitung der einzelnen Dokumente und zusammengehörigen Akten vor deren Digitalisierung und Erfassung. Scalaris unterstützt Unternehmen dabei nicht nur mit kompetenter Beratung und umfassenden Dienstleistungen. Wir bieten auch zeit- und kostensparende Lösungen an, die den manuellen Aufwand bei der Digitalisierung und Erfassung auf ein absolutes Minimum reduzieren. Unser Angebot» High-speed Scanning Lösungen auf Basis der ebenso zuverlässigen, wie performanten SLAM 24 Scannerfamilie» Automatische Erkennung, Indizierung und Klassifizierung der Dokumente mit unseren Input Management Automation (IMA) Lösungen» Möglichkeiten für das Outsourcing der Digitalisierungs- und Erfassungsprozesse Nutzung der Elektronischen Personalakte «On Demand» Unternehmen, die unsere Elektronische Personalakte «On Demand» nutzen möchten, können diese auch als «gebrauchsfertig verpackte», auf alle gängigen Plattformen portierbare Software as a Service (SaaS) beziehen. Managed Services Anbietern, Service-Organisationen und Shared Services Zentren erschließen wir damit eine attraktive Möglichkeit, das eigene Leistungs-Portfolio auszubauen und am Zukunftsmarkt SaaS teilzuhaben. I 11 I

12 Die Scalaris AG auf einen Blick Scalaris AG, mit Sitz in der Schweiz und Niederlassungen in Villingen-Schwenningen und Glattbrugg, bietet Beratung, Lösungen und Dienstleistungen für ein unternehmensweites Management von Information, Wissen und Geschäftsprozessen an. Mit unserer Intelligent Document Processing (IDP) Gesamtlösung adressieren wir Unternehmen und Organisationen aus allen Branchen, für die eine schlanke, effiziente und wirtschaftliche Informationslogistik von entscheidender Bedeutung ist. Unsere IDP Lösungen automatisieren die Bearbeitungsprozesse an Dokumenten ebenso umfassend, wie das Management Dokumenten- und Akten-basierter Geschäftsvorgänge. Damit erschließen wir unseren Kunden ein durchgängig optimiertes Dokumenten Lifecycle Management aus einem Guss - vom Input der Dokumente bis zu deren revisionssicherer Archivierung:» IMA: Input Management Automation» DMS: Document Management Solutions» IAR: Intelligent Archiving & Retrieval» IAS: Intelligence Automation Solutions Was Sie von uns erwarten dürfen Unser Leistungsangebot verbindet bewährte Technik mit hohen Service- und Qualitäts-Standards. Im Mittelpunkt stehen Lösungen und Software as a Service (SaaS) Angebote, die unseren Kunden auch bei komplexen Aufgabenstellungen schnell den erwarteten Nutzen bringen. Die offene Architektur unseres IDP Portfolios vereinfacht sowohl die Integration mit bestehenden IT-Infrastrukturen als auch mit Drittsystemen. Dies sichert unseren Kunden einen langfristigen Schutz der getätigten Investitionen. Unsere Referenzen Zu unserem Kundenkreis gehören namhafte Unternehmen und Organisationen aus den Bereichen Bank und Finanzdienstleistung, Versicherung, Transport- und Logistik, Pharma, Biotech, Dienstleistung, Versandhandel und Government. Möchten Sie mehr erfahren? - Wir sind gerne für Sie da. In der Schweiz Scalaris AG Feldeggstrasse Glattbrugg Telefon Telefax info@scalaris.ch In Deutschland Scalaris AG Roggenbachstraße Villingen-Schwenningen Telefon Telefax info@scalaris.com INTELLIGENT I DOCUMENT I PROCESSING (IDP)