Organisation und Durchführung der ERASMUS-Studierendenmobilität 2015/2016

Transkript

1 Organisation und Durchführung der ERASMUS-Studierendenmobilität 2015/2016 Im akademischen Jahr 2013/2014 verbrachten 681 Mainzer und Germersheimer Studierende einen ERASMUS-Studienaufenthalt an einer der 345 Partnerhochschulen der Johannes Gutenberg-Universität (JGU) in 31 europäischen Ländern. Um die Studierendenmobilität erfolgreich gestalten zu können, finden Sie im Folgenden Informationen zu den Abläufen bei der Durchführung des ERASMUS-Programms. Auswahlverfahren der ERASMUS-Stipendiaten Die Mindestvoraussetzungen für eine ERASMUS-Bewerbung und den Erhalt der finanziellen Förderung sind gemäß den EU-Programmstatuten: Bestehen eines bilateralen ERASMUS-Abkommens zwischen den Fächern An der JGU immatrikulierte Studierende, die einen Abschluss in Deutschland beabsichtigen. Mindestens zwei abgeschlossene Fachsemester zum Zeitpunkt des Antritts des Auslandsstudiums. Dies gilt nicht für Studierende der Master-Studiengänge. Studierende können sich über jedes Fach, für das sie an der JGU immatrikuliert sind, bewerben. Eine Förderung ist auch für Promotionsstudierende möglich. Im bilateralen ERASMUS-Abkommen vereinbartes Sprachniveau der Unterrichtssprache bzw. ausreichende Sprachkenntnisse auf Mittelstufenniveau. In den letzten Jahren verlangten Partnerhochschulen leider vermehrt Sprachnachweise von ERASMUS-Studierenden, weshalb der/die Fachkoordinator/in vereinzelt Rücksprache mit den Partnern halten sollte, um dies im Vorfeld zu klären. Besuch von Lehrveranstaltungen im Wert von ca. 15 ECTS an der Partnerhochschule. Sie können die Studierenden jedoch dazu verpflichten, pro Semester im Ausland Veranstaltungen im Umfang von bis zu 30 ECTS-Punkten zu absolvieren. Dieses Vorhaben muss (inkl. ECTS- Punkte) im Formular Learning Agreement festgehalten werden, welches die ausgewählten Studierenden von der Abteilung Internationales (INT) erhalten. Bewerbungskriterien: Bewerbungskriterien (z.b. akademische Leistungen, sprachliche Kompetenz, Motivation) können die ERASMUS-Fachkoordinatoren/innen selbst festlegen. Der DAAD erwartet im Zuge eines transparenten Auswahlverfahrens von allen Fachkoordinatoren/innen: - Das Führen einer Bewerber/innen-Liste (s. Vorlage des DAAD)

2 - Das Führen einer Nachrücker/innen-Liste (s. Vorlage des DAAD) - Die Aufbewahrung der Bewerbungsunterlagen für 5 Jahre Anmerkung zu englischsprachigen Studiengängen/ Lehrveranstaltungen: Für ein Auslandsstudium an Hochschulen in Großbritannien und Irland herrscht ein deutlicher Überschuss an Bewerbern/innen. Da zunehmend auch nord- und osteuropäische Hochschulen rein englischsprachige Studiengänge und/oder Lehrveranstaltungen anbieten, sollten diese Länder den Studierenden verstärkt als gleichwertige Alternative zu den klassischen englischsprachigen Zielländern vermittelt werden. Fachfremde Platzvergabe/ Restplatzvergabe: ERASMUS-Plätze dürfen NICHT an Studierende anderer Fächer weiter vermittelt werden. Restplätze: So lange bei INT finanzielle Mittel verfügbar sind, wird dringend empfohlen, vorhandene Restplätze auch kurzfristig noch zu vergeben sofern die (Anmelde-) Fristen an der Gasthochschule einhaltbar sind. Für das SoSe ist dies meist im späten Herbst, weshalb Sie hier Studierende oft noch bis Oktober/ November an den Gasthochschulen nominieren können. Bei der Berechnung der ERASMUS-Mittel der JGU orientiert sich der DAAD immer an der Zahl der im Vorjahr geförderten Studierenden (Past Performance), weshalb ein Sinken der Outgoing-Zahlen unmittelbare Auswirkungen auf die Höhe der Stipendien des Folgejahres hat. Anmeldung der Austauschstudierenden bei INT ERASMUS-Stipendienmittel werden für alle Studierenden zentral in der Abteilung Internationales verwaltet. Um einen reibungslosen Ablauf der Stipendienvergabe und die Einhaltung von Fristen, gewährleisten zu können, benötigt INT die Daten der von Ihnen ausgewählten Studierenden für ERASMUS in 2015/2016 (WiSe und SoSe) möglichst bis Ende Februar Bitte teilen Sie den Studierenden Ihre Entscheidung über die Platzvergabe daher frühzeitig mit. Folgende Schritte sind für den Erhalt eines ERASMUS-Stipendiums notwendig: Schritt 1: Übermittlung des Links zur Online-Anmeldung für das ERASMUS-Stipendium durch die Fachkoordinatoren/innen an die ausgewählten Studierenden. Die Online-Anmeldung ist ab ca. Ende November 2014 freigeschaltet. Schritt 2: Frühzeitige Registrierung auf dem Online-Anmeldeportal für das ERASMUS-Stipendium von INT durch die Studierenden:

3 Schritt 3: Ausdruck der ERASMUS-Annahmeerklärung (PDF-Dokument) nach der erfolgreichen Anmeldung, Einholen der Unterschrift des Fachkoordinators/ der Fachkoordinatorin und Weitergabe der ERASMUS-Annahmeerklärung an INT durch die Studierenden. Nach der erfolgreichen Online-Anmeldung erhalten die Studierenden von INT sowohl ein detailliertes Informationsschreiben, alle notwendigen Formulare (wie z.b. Grant Agreement, Learning Agreement, Transcript of Records und diverse Bescheinigungen), als auch eine Einladung zu einer Gruppeninformationsveranstaltung für alle ausgewählten ERASMUS-Studierenden (2x jährlich). Anmeldung der Austauschstudierenden an den Partnerhochschulen Die Anmeldung der Austauschstudierenden an den Partnerhochschulen erfordert i.d.r. zwei Schritte: Schritt 1: Die Nominierung der Studierenden durch den/die ERASMUS-Fachkoordinator/in Fast alle Partnerhochschulen wünschen eine Nominierung der ausgewählten Studierenden durch die Fachkoordinatoren/innen. Dies geschieht meist durch den Mail-Versand einer Liste mit Angaben zu den ausgewählten Studierenden und ihrem geplanten Aufenthalt (Name, E- Mailadresse, Aufenthaltsdauer, Studienfach) an den/die ERASMUS-Fachkoordinator/in bzw. das International Office der Partnerhochschule. Einige Hochschulen nutzen auch Online- Nominierungsverfahren. Vorlage für Nominierungsmails: ERASMUS nominations from Johannes Gutenberg-Universität Mainz (D MAINZ01) Subject Subject Family Name Name Start Date End Date Code Name MUSTER Mona Psychology Bitte schicken Sie eine Kopie dieser Mail auch an INT: INT leitet Informationen Ihrer Partnerhochschulen umgehend an Sie weiter. Bitte beachten Sie, dass die Nominierungsfristen der Partnerhochschulen zwingend einzuhalten sind, da einige Hochschulen sonst die Anmeldung der Studierenden verweigern. Eine Übersicht der uns bekannten Nominierungsfristen können Sie unter im Bereich für Fachkoordinator/innen einsehen. WICHTIG: Falls Sie Studierende an einer Partnerhochschule nominieren, welche möglicherweise einen auslaufenden ERASMUS-Vertrag noch nicht verlängert hat, weisen Sie Ihre Studierenden bitte ausdrücklich daraufhin, dass die Nominierung so lange unter Vorbehalt gilt, bis die

4 entsprechende Partnerhochschule den Vertrag offiziell bestätigt hat. Sobald wir einen vollständig unterzeichneten Vertrag erhalten, senden wir Ihnen direkt eine Kopie zu. Schritt 2: Persönliche Anmeldung an der Partnerhochschule durch die Studierenden selbst Die von Ihnen ausgewählten und nominierten Studierenden müssen sich zusätzlich fristgerecht an der Partnerhochschule als ERASMUS-Studierende anmelden. Bewerbungsformulare sowie weitere nützliche Informationen (z.b. Vorlesungsverzeichnis, Sprachkursinformationen und sowie Unterkunftsmöglichkeiten) finden sie meist auf der Homepage der Partneruniversität. Hierbei ist besonders auf Fristen der Partnerhochschulen zu achten für die Anmeldung sowie z.b. für die Einreichung von Sprachkurs- und Wohnheimanmeldungen. Bitte weisen Sie Ihre Studierenden darauf hin, dass in manchen Ländern die Bewerbungsfristen für das Wintersemester 2015/2016 schon sehr früh sind. Diese können z.b. an skandinavischen Hochschulen eventuell bereits Mitte April 2015 liegen. Einige Partnerhochschulen senden Ihnen diese Informationen und Formulare auch direkt zu. Bitte halten Sie INT diesbezüglich ebenfalls auf dem Laufenden. Anmerkung: Der Austausch mit der Université de Bourgogne, Dijon (Frankreich) wird in der Regel durch das Dijonbüro betreut und verwaltet. Die dortigen Mitarbeiter/innen bieten den Studierenden administrative Unterstützung bei der Anmeldung an der Universität: Dijonbüro der Universität Mainz Philosophisches Seminar Raum , Philosophicum Das Dijonbüro übernimmt auch die Nominierung der Studierenden sowie gemeinsam mit den ERASMUS-Austauschstudierenden die Anmeldung an der Université de Bourgogne. Weitere Informationen: Betreuung der Studierenden während des Auslandsaufenthalts Fachliche Betreuung während des Aufenthalts: Während des Auslandsaufenthalts Ihrer Studierenden sind Sie Ansprechpartner/in bezüglich der Kurswahl bzw. möglichen Kursänderungen. Kursänderungen müssen von Ihren Studierenden auf dem Dokument Changes to the original Learning Agreement festgehalten werden. Dieses ist ab sofort auch ohne Unterschrift gültig, sofern eine Bestätigung der geänderten Kurse per Mail vorliegt.

5 Verlängerung des Aufenthalts: Wenn Studierende ihren ERASMUS-Aufenthalt an der Partneruniversität verlängern möchten, benötigen wir -neben dem neuen Enddatum des ERASMUS-Studiums (= letzte Prüfungsleistung an der Gasthochschule)- auch eine formlose Einverständniserklärung von dem/der Fachkoordinator/in der JGU und der Partnerhochschule per . Diese Informationen müssen so früh wie möglich an INT gesandt werden. Verlängerungen werden nach Reihenfolge des Eingangs vollständig vorliegender Verlängerungsanträge gewährt, sofern noch ausreichende Finanzmittel vorhanden sind bzw. durch Rücktritte wieder frei werden. Verlängerungen ohne finanzielle ERASMUS-Förderung (nur ERASMUS- Status) sind bei beidseitiger Zustimmung der Partner jederzeit möglich (der ERASMUS-Status beinhaltet alle ERASMUS-Vorteile, wie z.b. den Erlass der Studiengebühren). Sofern finanzielle Mittel vorhanden sind oder nachträglich beantragt werden können, werden selbstverständlich auch Aufenthaltsverlängerungen inkl. finanzieller ERASMUS-Förderung gewährt. Akademische Anerkennung von Studienleistungen Die fachspezifische Beratung der Studierenden kann nicht von INT geleistet werden. Fragen der Anerkennung von im Ausland erbrachten Studienleistungen müssen daher im jeweiligen Studienfach der Studierenden entschieden werden. Halten Sie hierzu bitte Rücksprache mit den zuständigen Prüfungsämtern und/oder -ausschüssen bzw. dem Studienbüro Ihres Faches. Laut Hochschulvertrag mit der EU sind alle ERASMUS-Studierenden dazu verpflichtet, die von ihnen gewählten Kurse und Lehrangebote an der Partnerhochschule im Formular Learning Agreement zu notieren. Dieses sollte vor Beginn des Auslandsstudiums sowohl von dem/der Mainzer Fachkoordinator/in als auch von einer Kontaktperson an der Partnerhochschule geprüft und unterzeichnet werden. Die Praxis hat jedoch gezeigt, dass das Learning Agreement -aufgrund mangelnder Informationen bezüglich des Vorlesungsangebots- oft erst dann geschlossen werden kann, wenn die Studierenden sich bereits an der Partnerhochschule befinden. Bitte geben Sie in diesem Fall Ihren Studierenden geeignete Hinweise, worauf sie bei der Kurswahl vor Ort achten müssen (Art der Veranstaltung, Art der abzuschließenden Prüfung usw.). Tabelle B muss vom ERASMUS-Fachkoordinator ausgefüllt werden. Das Dokument sollte INT spätestens 1 Monat nach Ankunft an der Partnerhochschule vorliegen. Wir bitten Sie daher, Learning Agreements, welche ERASMUS-Studierende Ihnen zusenden, möglichst zeitnah zu prüfen und zu unterzeichnen sowie an INT weiterzuleiten. Mit Ihrer Unterschrift versichern Sie den Studierenden, dass die im Ausland erbrachten Studienleistungen anerkannt werden. Bitte beachten Sie hierzu auch folgenden Auszug aus dem ERASMUS-Leitfaden des DAAD: Alle akademischen Leistungen müssen, wie im Learning Agreement vereinbart, anerkannt werden [ ] Die Anerkennung [ ] kann nur dann verweigert werden, wenn der Studierende [ ] die von den

6 teilnehmenden Einrichtungen verlangten Bedingungen für eine Anerkennung nicht erfüllt. Hinweis: Die Beweispflicht bei Nichtanerkennung von im Ausland erbrachten Studienleistungen liegt bei der Heimathochschule (vgl. Lisbon Recognition Convention). Ausschlaggebend für die akademische Anerkennung sind die Lernergebnisse, nicht der (zeitliche) Umfang der während des Aufenthalts absolvierten Veranstaltungen. (Erasmus-Leitfaden 2014, Kap. 9.9) Bei zweisemestrigen Auslandsaufenthalten müssen die Studierenden pro Semester ein Learning Agreement einreichen. Allgemeine Informationen zu ERASMUS+ Stipendienberechnung: 2014/2015 gelten folgende EU-Ländergruppen & Stipendienbeträge (JGU) Gruppe 1 (10 Euro/Tag): Dänemark, Finnland, Frankreich, Großbritannien, Irland, Italien, Liechtenstein, Norwegen, Österreich, Schweden. Gruppe 2 (8 Euro/Tag): Belgien, Deutschland, Griechenland, Island, Kroatien, Luxemburg, Niederlande, Portugal, Slowenien, Spanien, Tschechien, Türkei, Zypern. Gruppe 3 (6 Euro/Tag): Bulgarien, Estland, Lettland, Litauen, Malta, ehem. jugoslawische Republik, Mazedonien, Polen, Rumänien, Slowakei, Ungarn. Studierende haben im neuen ERASMUS-Programm die Möglichkeit, mehrfach gefördert zu werden. Ihnen stehen pro Studienzyklus (Bachelor, Master und Promotion) insg. max. 12 Monate für ERASMUS zur Verfügung. Studierende eines ein-zyklischen Studiums (z.b. Staatsexamen) dürfen für insg. max. 24 Monate durch ERASMUS gefördert werden. Früher bereits absolvierte ERASMUS- Aufenthalte werden auf dieses Kontingent angerechnet. Neben dem Auslandsstudium fördert das ERASMUS-Programm auch ERASMUS-Praktika. Nähere Informationen zum ERASMUS-Praktikum gibt es beim EU-Servicepoint: Es gibt keine zusätzliche Förderung für Sprachkurse im Ausland mehr (z.b. ERASMUS Intensive Language Courses). Ab 2015 sollen jedoch neue Online-Sprachkursoptionen durch die EU geschaffen werden. Details liegen momentan leider noch nicht vor. Studierende, die während des Auslandsstudiums zusätzlich Leistungen über AuslandsBAföG beziehen, erhalten auch den oben genannten regulären ERASMUS-Fördersatz. Das ERASMUS- Stipendium ist auf das AuslandsBAföG anrechnungsfrei. Weitere Informationen sind auf der BAföG- Homepage erhältlich: Eine aktuelle Übersicht Ihrer ERASMUS Kooperationen finden Sie unter: