3 Registratur und Archiv

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1 3 Registratur und Archiv 3.1 Begriffe und Definitionen Pfarr-Registratur Das gesamte Schriftgut, das das Pfarramt bei Erfüllung seiner Aufgaben produziert, wird als Pfarr-Registratur bezeichnet. Hierzu gehören: Kirchenrechnungen Auflistung der Einnahmen und Ausgaben der Pfarrgemeinde nach Jahrgängen) mit Belegen (die meist als eigene Serie abgeheftet werden). Karten und Pläne (vor allem Bauzeichnungen) Amtsbücher vorgebundene Bücher, in die von Amts wegen handschriftliche Eintragungen gemacht werden; z.b.: Tauf-, Heirats-, Sterbe-, Erstkommunion- und Firmungsbücher; Protokollbuch des Pfarrverwaltungsrats; Messintentionen; u.a. Sachakten häufig auch Korrespondenz oder Schriftverkehr genannt. Zusammenstellungen von eingehenden Schreiben und Kopien der ausgehenden (Ablage meistens in Stehordnern oder Hängemappen) Pfarrarchiv Das vom Pfarramt produzierte Schriftgut, das für die laufenden Geschäfte nicht mehr gebraucht und von der Registratur abgesondert wird, ist das Pfarrarchiv. Kapitel 3 Registratur und Archiv 1

2 3.2 Aktenführung mit Hilfe des Aktenplans Der Aktenplan für Pfarr-Registraturen im Bistum Mainz v Geltung Der Aktenplan (AP) von 1972 gilt seit verpflichtend für alle Sachakten sämtlicher Pfarrämter im Bistum Mainz. Eine aktualisierte Fassung ist in Bearbeitung und wird im Laufe des Jahres 2014 in Kraft gesetzt werden. - Zweck bistumseinheitliche Ablage für alle Pfarreien. - Aufbau Der Aktenplan gliedert den abzulegenden Schriftwechsel nach inhaltlichen Gesichtspunkten (Sachbetreffe) in Hauptgruppen, Obergruppen und Untergruppen. Er verwendet dementsprechend dreistellige Zahlen: Die erste der drei Ziffern bezeichnet die Hauptgruppe, die zweite die Obergruppe und die dritte die Untergruppe. Eine weitere Untergliederung auf vier- oder mehrstellige Aktenzeichen ist möglich. Beispiele: Anstellungsvertrag Küster: Hauptgruppe 1 (Personalia und Räte), Obergruppe 12 (Laienangestellte), Untergruppe 120 (Küster) Brautexamensniederschriften (Ehevorbereitungsprotokolle): Hauptgruppe 3 (Sakramente und Gottesdienst), Obergruppe 37 (Ehe), Untergruppe 372 (Brautexamina mit allen Unterlagen) Vertrag über Außenanstrich des Pfarrhauses: Hauptgruppe 9 (Bauangelegenheiten), Obergruppe 92 (Pfarrhaus), Untergruppe 922 (Außenrenovierung) Aktenablage nach Aktenplan Bei nach Aktenplan geordneter Registratur Jeder abzulegende Vorgang, bzw. jedes Schriftstück muss dem passenden dreistelligen Aktenzeichen zugeordnet werden. Für das Aufsuchen des passenden Aktenzeichens empfiehlt sich folgende Vorgehensweise: - Erste Orientierung anhand der Gliederungsübersicht (AP S. 10 ff.) 2 Kapitel 3 Registratur und Archiv

3 - Weitere Orientierung anhand des alphabetischen Stichwortverzeichnisses (AP S. 54 ff.) - Falls der gesuchte Betreff im Aktenplan nicht aufgeführt ist, muss er ergänzt werden. Jede Ergänzung muss in der Gliederungsübersicht (hinter dem jeweiligen Aktenzeichen) und im alphabetischen. Stichwortverzeichnis (blaue Seiten) eingetragen werden. Ergänzungen: Es gibt zwei Möglichkeiten des Ergänzens: - Einfügung an einer freien Position (z.b. 043 für Korrespondenz mit dem Dom- und Diözesanarchiv Mainz) - weitere Untergliederung (eines 3-stelligen Aktenzeichens in ein 4-stelliges; z.b.: 0420 für Korrespondenz mit dem Dom- und Diözesanarchiv Mainz) Neuanlage einer Registratur nach Aktenplan Für den Fall, dass die Ablage einer Pfarrei noch nicht nach dem Aktenplan organisiert ist, muss sie neu angelegt werden. Dafür empfiehlt sich folgende Vorgehensweise: - Für jede Hauptgruppe wird ein Stehordner angelegt. Das Rückenschild wird (mit Bleistift) nur mit der Ziffer der Hauptgruppe (= einstelliges Aktenzeichen) und dem Anfangsdatum beschriftet. Beispiel: Für jeden abzuheftenden Vorgang wird das passende dreistellige Aktenzeichen aufgesucht. - Der Vorgang wird in dem Stehordner abgeheftet, auf dessen Rückenschild die passende Hauptgruppe angegeben ist. - Vor den Vorgang wird ein Registerblatt (meist farbig und leicht kartoniert) abgeheftet, auf dem das gesamte (= dreistellige Aktenzeichen) einzutragen ist. Der Aktenbestand wächst auf diese Weise allmählich nach der Ordnung des Aktenplans an Umsetzung des Aktenplans im PC Das System des Aktenplans von 1972 lässt sich auch im PC umsetzen. Dazu wird das jeweilige Dokument unter Aktenzeichen (statt unter Schlagwort) abgespeichert. (Zur besseren Orientierung kann ein Schlagwort hinter dem jeweiligen Aktenzeichen zusätzlich angegeben werden.) Fallen zum selben Betreff mehrere Dokumente an, so können sie durch zusätzliche Eingaben beim Abspeichern unterschieden werden. (Möglich ist bspw. Eingabe des Tagesdatums, fortlaufende Nummerierung innerhalb des Kalenderjahres o.ä.). Kapitel 3 Registratur und Archiv 3

4 Beispiel für elektronische Ablage Eine Pfarrei schafft neue Glocken an; das Pfarramt schreibt in dieser Angelegenheit am 31. März, am 12. April und am 11. Mai 2001 jeweils einen Brief. Diese Schreiben können folgendermaßen abgespeichert werden: 846 Glocken Glocken Glocken oder 846 Glocken Glocken Glocken Kapitel 3 Registratur und Archiv

5 3.3 Pfarrarchiv Alle für die Schriftgutverwaltung relevanten rechtlichen Bestimmungen sind abgedruckt in: Sekretariat der Deutschen Bischofskonferenz (Hrsg.): Die pastorale Funktion der kirchlichen Archive; Schreiben vom Anhang: Dokumente zum kirchlichen Archivwesen für die Hand des Praktikers. Stand: , Bonn 1998 (Arbeitshilfe 142) Wert und Bedeutung - juristisch: Das Pfarrarchiv dient der Rechtssicherung. Das Pfarramt muss über alle Rechte der Pfarrgemeinde jederzeit Beweis führen können durch Vorlage des entsprechenden Schriftstückes. - administrativ: Das Pfarrarchiv dient der Stetigkeit des Verwaltungshandelns. Aktuelle Entscheidungen müssen an früheren orientiert werden. - religiös, volkskundlich, historisch und heimatkundlich: Das Pfarrarchiv dokumentiert die Geschichte der jeweiligen Pfarrei. Es hat darüber hinaus überörtliche Bedeutung, u.a. als Quelle für die allgemeine Kirchen-, Wirtschafts-, Sozial- und Kulturgeschichte Erhaltung Jede Pfarrgemeinde ist verpflichtet, ihre schriftliche Überlieferung zu erhalten und einen geeigneten Archivraum einzurichten. Verantwortlich ist der Pfarrer im Zusammenwirken mit dem Verwaltungsrat der Kirchengemeinde. Rechtsgrundlagen: - Can. 535, 4 Codex Juris Canonici. - Anordnung über die Sicherung und Nutzung der Archive der Katholischen Kirche 3, in: KA 130/1988, Nr. 169, S Eine aktualisierte Fassung ist in Bearbeitung und wird im Laufe des Jahres 2014 in Kraft gesetzt werden Nutzung durch Familienforscher/innen und Erbenermittler/innen Die Nutzung ist geregelt durch die Benutzungs- und Gebührenordnung für die Tauf-, Trau- und Sterbebücher der Pfarreien (KA 126 /1984, Ziff. 190, S. 74 f.). Danach gilt: Soweit staatliche Personenstandsurkunden existieren, sollen die Anfragenden an die Standesämter verwiesen werden. (In Rheinland-Pfalz existieren standesamtliche Unterlagen seit 1798, in Hessen seit 1876.) Kapitel 3 Registratur und Archiv 5

6 Kirchenbücher dürfen nur in den Diensträumen des Pfarramtes und unter Aufsicht eingesehen werden. Gebühren Gebühren sind nur von Familienforschern und Erbenermittlern zu erheben, nicht von Historikern und Heimatforschern. Bei Einsicht der Kirchenbücher durch den Anfragenden selbst 2,50 je angefangene Stunde, bei Aufsuchen von Einträgen durch das Pfarramt 7,50 je angefangene Stunde. Zur Entlastung der Pfarrämter können Kirchenbücher als Dauerleihgabe an das Dom- und Diözesanarchiv Mainz abgegeben werden. Fotokopien dürfen nicht hergestellt werden. (Ausnahme: Elenchen, vgl. 3.4) durch Historiker/innen, Heimatforscher/innen u.a Die Nutzung des übrigen Pfarrarchivs ist geregelt durch die Anordnung über die Sicherung und Nutzung der Archive der Katholischen Kirche KA 130 /1988, Ziff. 169, S. 123 f. Danach gilt : Voraussetzung für eine Nutzung ist u.a., dass der Bestand geordnet und der Daten- bzw. Persönlichkeitsschutz gewährleistet ist ( 7, 8). In Zweifelsfällen Kontakt mit dem Dom- und Diözesanarchiv Mainz aufnehmen. 6 Kapitel 3 Registratur und Archiv

7 3.4 Exkurs: Elenchen Elenchen sind Zweitschriften aller Tauf-, Heirats- und Sterbeeintragungen eines Jahres. (Der Begriff elenchus stammt aus dem Lateinischen und bedeutet Verzeichnis.) Sie sind zu Beginn des folgenden Jahres direkt an das Bischöfliche Ordinariat, Dom- und Diözesanarchiv, Mainz, Postfach 1560 einzusenden. (KA 136 /1994, Ziff. 12, S. 10). Sie dürfen auch als Fotokopien aus den Kirchenbüchern hergestellt werden. Sie müssen unbedingt beglaubigt sein (durch Unterschrift des Pfarrers und Stempel der Pfarrgemeinde) und auf dauerhaft haltbares Papier (kein Recycling-Papier) aufgenommen werden. Metall und Kunststoff dürfen in keiner Form verwendet werden (Büroklammern, Tucker, Tesafilm, Kleber etc. (KA 133 /1991, Ziff. 11, S. 5). Die Elenchen sind in die dafür vorgesehenen Deckblätter einzulegen (vgl. 12 Formulare Nr. 5, 10, 18 und 19) Kapitel 3 Registratur und Archiv 7

8 3.5 Fachliche Hilfe durch das Dom- und Diözesanarchiv Mainz (DDAMZ) Alle Pfarrämter können für die gesamte Schriftgutverwaltung jederzeit die fachliche Hilfe des DDAMZ in Anspruch nehmen. In bestimmten Fällen muss das DDAMZ eingeschaltet werden. Im Bedarfsfall besucht ein/e Mitarbeiter/in des DDAMZ die Pfarrei. Das DDAMZ ist Ansprechpartner u.a. für Fragen - zum Aktenplan (insbes. bei Neueinrichtung einer bisher nicht nach Aktenplan geführten Registratur) - zum Papier- und Schreibmitteleinsatz im Pfarrbüro - zu den Elenchen - zur Benutzung von Kirchenbüchern durch Ahnenforscher/innen und sog. Erbenermittler/innen - zur Führung der Pfarrchronik - zur Benutzung des Pfarrarchivs durch Historiker/innen, Heimatforscher/innen u.a. - zur Restaurierung von Archivalien (z.b. Kirchenbüchern) - zu Schriftgutübernahmen vom Pfarrbüro ins Pfarrarchiv (technisch-organisatorische Durchführung etc.) Das DDAMZ muss beteiligt und deshalb so früh wie möglich informiert werden: - wenn Akten oder sonstige Unterlagen vernichtet werden sollen (Auch nach Ablauf sogenannter Aufbewahrungsfristen können Unterlagen aus anderen Gründen durchaus archivwürdig sein.) Die Entscheidung hierüber trifft das DDAMZ im Einvernehmen mit dem jeweiligen Pfarramt; - wenn Baumaßnahmen anstehen, von denen Pfarrbüro oder Pfarrarchiv betroffen sind; - wenn ein neuer Archivraum bezogen werden soll (das DDAMZ prüft die archivtechnische Eignung des vorgesehenen Raumes und berät auch im Hinblick auf Einrichtung, Art der Ablage, Verpackung der Archivalien etc.); - wenn das Pfarrarchiv geordnet und verzeichnet werden soll (dafür werden ehrenamtliche Pfarrarchivpfleger vom DDAMZ vor Ort individuell eingewiesen). - bei allen sonstigen Veränderungen am Bestand und seiner Unterbringung (z.b. Wassereinbruch im Archivraum o.ä.) Für jede Vernichtung pfarramtlicher Unterlagen ist die vorherige Zustimmung des DDAMZ einzuholen (vgl. S. 2 des AP v Ansprechpartner ist das Dom- und Diözesanarchiv Heringsbrunnengasse Mainz Tel.: 06131/ ddamz@bistum-mainz.de 8 Kapitel 3 Registratur und Archiv