Fragebogen für das Abschlussgespräch

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1 Fragebogen für das Abschlussgespräch Einleitung und rechtliche Grundlagen Durch die Änderung der Abgabenordnung (AO) in den 146, 147, 200 wird den Finanzbehörden erstmals ausdrücklich das Recht eingeräumt, im Rahmen steuerlicher Außenprüfungen direkt auf die EDV-Systeme und deren Datenbestände zuzugreifen. Die Auswirkungen der Gesetzesänderungen werden in den GDPdU (Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) des Bundesfinanzministeriums erläutert. Mit den Neuregelungen werden die Prüfungsmethoden an den modernen Buchführungstechniken ausgerichtet und die Überprüfbarkeit der zunehmend papierlosen Buchführung durch die Finanzverwaltung sichergestellt. Die neue Prüfungsmethode tritt neben die Möglichkeit der herkömmlichen Prüfung. Geltungsbereich Die Neuregelung ist seit dem auf Betriebsprüfungen, Lohnsteueraußenprüfungen, Umsatzsteuersonderprüfungen und Zollprüfungen anwendbar. Für die Umsatzsteuer-Nachschau gilt der elektronische Zugriff nicht. Die Finanzbehörde kann aber zu einer Außenprüfung übergehen, so dass der elektronische Zugriff trotzdem möglich wäre. Sie gilt auch für Daten, die vor dem eingegeben wurden, sofern diese noch in den Systemen gespeichert sind, bzw. mit einem vertretbaren Aufwand wieder eingespielt werden können 1). Steuerrelevante Daten Betroffen sind alle Daten und Unterlagen, die steuerrelevante Informationen enthalten. Das gilt für die klassischen Buchhaltungsanwendungen, wie Finanz-, Lohn- und Anlagenbuchhaltung, aber auch für Vorsysteme wie z.b. Kostenrechnung, Zeiterfassung und Materialwirtschaft etc. Der Prüfer kann alle Daten einsehen, die er bisher auch schon anfordern konnte. Der einzige Unterschied zur früheren Handhabung besteht darin, dass er elektronisch auf diese Daten zugreifen kann. Datenzugriff Den Prüfern stehen grundsätzlich drei mögliche Prüfungsvarianten zu, die auch in Kombination eingesetzt werden können: Unmittelbarer Datenzugriff (Z1) Der Prüfer setzt sich selbst an das System und greift mittels Nur-Lesezugriff auf die steuerrelevanten Daten zu. Er ist berechtigt alle zur Verfügung stehenden Auswertungsmöglichkeiten nutzen. Mittelbarer Datenzugriff (Z2) Wie unmittelbarer Datenzugriff, lediglich dass die Auswertung nach Vorgabe des Prüfers durch geeignetes Fachpersonal erfolgt. Datenträgerüberlassung (Z3) Die Daten werden zu Auswertungszwecken dem Prüfer auf einem Datenträger (z.b. CD oder DVD) übergeben. Dabei sind dem Prüfer die gespeicherten steuerlich relevanten Daten samt allen zur Auswertung notwendigen Informationen, wie Formatangaben Dateistruktur und Felddefinitionen im maschinell auswertbarer Form zu übergeben. 1) Dies ist die Auffassung der Finanzverwaltung und wird von sehr namhaften Steuerrechtlern (z.b. Schaumburg/Flick) heftig bestritten.

2 Aufbewahrungsdauer Die Anforderungen sehen vor, dass der elektronische Datenzugriff inkl. der in der Anwendung vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten für den Aufbewahrungszeitraum (6 bis 10 Jahre) zu ermöglichen ist. Wobei die Aufbewahrungsfrist erst mit Ablauf des Jahres beginnt, in dem die letzten Eintragungen vorgenommen werden. Aus diesem Grund liegt die regelmäßige Aufbewahrungsfrist insgesamt bei 11 bis 14 Jahren. Durch ein Rechtsbehelfsverfahren (Einspruch, Klage, etc.) kann sich die Aufbewahrungsfrist bis zur Rechtskraft dieses Verfahrens verlängern. Prüfsoftware Der Prüfer nutzt im Falle der Datenträgerüberlassung eigene Hard- und Software. Bei der Analyse werden die Prüfer durch eine leistungsfähige Software mit dem Namen IDEA unterstützt. Laptops und Software wurden zwischenzeitlich für alle Prüfer angeschafft. Die Software kann auch durch Unternehmen erworben und genutzt werden. Für die automatisierte Übernahme der steuerlich relevanten Daten wurde eine Datenimport-Schnittstelle definiert. Die Softwarehersteller sollen sich dieser Schnittstelle bedienen. Veränderungen durch die digitale Prüfung Da der Betriebsprüfer augrund der elektronischen Prüfungsmethode mehr Zeit hat, kann er sich die kritischen Sachverhalte genauer ansehen. Buchhaltung durch Dritte Wird Buchhaltung durch Dritte für Sie erledigt, sollte eine entsprechende vertragliche Regelung existieren, dass bei Prüfungen die Anforderungen der GDPdU und der GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) von diesen Dritten abgedeckt werden. Dies ist schon deswegen erforderlich, da die Verantwortung beim buchführungspflichtigen Unternehmen liegt. 2

3 Fragebogen zur digitalen Betriebsprüfung: 1. Setzen Sie Datenverarbeitungssysteme für folgende Bereiche mit steuerrelevanten Daten ein? Anmerkung: Bitte auch angeben, wenn Steuerberater oder Dritte solche Anwendungen für Ihr Unternehmen nutzen. eigene Zutreffendes bitte ankreuzen Anwendung Steuerberater Dritte Finanzbuchhaltung Lohnbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Zeiterfassung Auftrags- und Bestellabwicklung Registrierkasse Kalkulationsprogramm Material- und Warenwirtschaftssystem Reisekostenabrechnungssystem Kosten- und Leistungsrechnung Nutzen Sie weitere Anwendungen, die steuerrelevante Daten beinhalten (z.b. s mit angehängten Excel-Dateien mit Reiskostenabrechnungen etc.), folgende 2. Sie haben die steuerlich relevanten Daten im Unternehmen ermittelt? Falls ja, die Ergebnisse sind mit Steuerberater/Wirtschaftsprüfer abgestimmt? 3. Sie haben auf Basis der steuerrelevanten Daten die Anwendungen identifiziert, in denen diese Daten entstehen/gespeichert sind? 3

4 4. Die steuerrelevanten Daten/Anwendungen erfüllen die Anforderungen der drei Datenzugriffsarten (Z1, Z2 und Z3)? Bei Z1/Z2 erfolgt der Datenzugriff mit der jeweiligen Anwendungen und den darin vorhandenen Auswertungen durch Prüfer/Mitarbeiter des Steuerpflichtigen. Bei Z3-Zugriff sind die steuerrelevanten Daten inkl. der beschreibenden Informationen (Dateistruktur, Stammdaten etc.) mittels Datenträger zu übergeben. Die Prüfung erfolgt mittels eigener Hard- und Software durch den Prüfer. 5. Es ist sichergestellt, dass die Daten entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (mindestens 11 Jahre) für den Datenzugriff und die Datenträgerüberlassung zur Verfügung stehen? 6. Für die Buchhaltungsanwendungen liegen Verfahrensdokumentationen vor? Für Buchhaltungsanwendungen sind gemäß GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DVgestützter Buchführungssysteme) Verfahrensdokumentationen zu erstellen. In der Anlage 1 sind die erforderlichen Inhalte einer Verfahrensdokumentation, die das Bundesfinanzministerium bekannt gegeben hat, aufgeführt. Anmerkung: GoBS-Verstöße können zur Verwerfung der Buchführung führen und damit zu Schätzungen durch das Finanzamt. 7. Buchhaltung wird durch Dritte für Sie erledigt? Falls Buchhaltungsanwendungen (Finanz-,/Lohn-/Anlagenbuchhaltung) durch Steuerberater oder Dritte erledigt werden: Existieren entsprechende vertragliche Regelungen, dass bei Prüfungen die Anforderungen der digitalen Betriebsprüfung und der GoBS von diesen Dritten abgedeckt werden? Nicht relevant, da die Buchhaltung im eigenen Haus vorgenommen wird 8. Ist sichergestellt, dass alle bei Ihnen, Ihrem Steuerberater oder von Dritten elektronisch erzeugten steuerrelevanten Daten entsprechend den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung sowie den GoBS erstellt und aufbewahrt werden? 4

5 9. Wurden seit dem 1. Januar 2002 Anwendungen mit steuerrelevanten Daten abgelöst bzw. existieren Pläne, solche Anwendungen in nächster Zeit abzulösen?, folgende Falls ja, stehen die Daten und Auswertungen quantitativ und qualitativ auch weiterhin zur Verfügung? Es wurden/werden keine Anwendungen mit steuerrelevanten Daten abgelöst/ abgeschaltet 10. Sie kennen die neuen gesetzlichen Regelungen und fühlen sich ausreichend informiert? 11. Sie wünschen Unterstützung bei der Sicherstellung der gesetzlichen Anforderungen? Zum Beispiel vertiefende GDPdU-Informationsveranstaltung, Elektronische Betriebsprüfungs-Check Ihres Unternehmens, Erstellung von Verfahrensdokumentationen etc.? GDPdU-Informationsveranstaltung GDPdU-Check, folgende: Beratung zur Vorbereitung auf die digitale Betriebsprüfung Erstellung von Arbeitsanweisungen und Verfahrensdokumentationen Die Fragen wurden beantwortet von: Name Position 5

6 Abschnitt Inhalt von Verfahrensdokumentationen Anlage 1 Beschreibung der sachlogischen Lösung Beschreibung der programmtechnischen Lösung Die sachlogische Lösung beinhaltet die Darstellung der fachlichen Aufgabe aus Sicht des Anwenders: - generelle Aufgabenstellung - Beschreibung der Anwenderoberflächen für Ein- und Ausgabe einschließlich der manuellen Arbeiten - Beschreibung der Datenbestände - Beschreibung von Verarbeitungsregeln - Beschreibung des Datenaustausches (Datenträgeraustausch/ Datentransfer) - Beschreibung der maschinellen und manuellen Kontrollen - Beschreibung der Fehlermeldungen und der sich aus den Fehlern ergebenden Maßnahmen - Schlüsselverzeichnisse - Schnittstellen zu anderen Systemen Die Beschreibung der programmtechnischen Lösung hat zu zeigen, wo und wie die sachlogischen Forderungen in Programmen umgesetzt sind. Tabellen, über die die Funktionen der Programme beeinflusst werden können, sind wie Programme zu behandeln. Programmänderungen sind in der Verfahrensdokumentation auszuweisen. Soweit die Programmänderungen nicht automatisch dokumentiert werden, muss durch zusätzliche organisatorische Maßnahmen gewährleistet werden, dass Alt- und Neuzustand eines geänderten Programms nachweisbar sind. Änderungen von Tabellen mit Programmfunktion sind in der Weise zu dokumentieren, dass für die Dauer der Aufbewahrungsfrist der jeweilige Inhalt einer Tabelle festgestellt werden kann. eine Beschreibung, wie die Programmidentität gewahrt wird In der Beschreibung, wie die Programmidentität gewahrt wird, hat der Buchführungspflichtige nachzuweisen, dass die sachlogischen Forderungen durch die eingesetzten Programme erbracht werden bzw. erbracht worden sind. Hierzu gehören die präzise Beschreibung des Freigabeverfahrens mit Regelungen über Freigabekompetenzen, der durchzuführenden Testläufe und die dabei zu verwendenden Daten sowie Anweisungen für Programmeinsatzkontrollen. Zum Nachweis der Programmidentität gehört im Wesentlichen die Freigabeerklärung in Verbindung mit vorhandenen Testdatenbeständen. Aus der Freigabeerklärung muss sich ergeben, welche Programmversion ab welchem Zeitpunkt für den produktiven Einsatz vorgesehen ist. Beschreibung, wie die Integrität von Daten gewährt wird Arbeitsanweisungen für den Anwender Als Maßnahmen zur Wahrung der Datenintegrität sind alle Vorkehrungen zu beschreiben, durch die erreicht wird, dass Daten und Programme nicht von Unbefugten geändert werden können. Hierzu gehört neben der Beschreibung des Zugriffsberechtigungsverfahrens der Nachweis der sachgerechten Vergabe von Zugriffsberechtigungen. Die Arbeitsanweisungen, die für den Anwender zur sachgerechten Erledigung und Durchführung seiner Aufgaben vorhanden sein müssen, gehören ebenfalls zur Verfahrensdokumentation und sind schriftlich zu fixieren. Das ist insbesondere die Beschreibung der im Verfahren vorgesehenen manuellen Kontrollen und Abstimmungen. Die Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Systemen sind hierbei zu berücksichtigen. 6

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