AMS Commerce. Voraussetzungen:

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1 Telefon: +49(0) Telefax: +49(0) Internet: AMS Commerce Mit AMS Commerce bieten wir Ihnen eine Schnittstelle zwischen Warenwirtschaft AMS Arista / AMS Eiris und einer xt:commerce4-installation. Voraussetzungen: AMS Arista min. V5.72a-6943 Modul SHOP muss freigeschaltet sein xt:commerce4 wird auf einem Web-Server der COS im Vorfeld installiert. Rechtliche Hinweise: Kein Teil dieses Dokumentes darf in irgendeiner Form ohne ausdrückliche Genehmigung der C.O.S. Software GmbH verarbeitet oder vervielfältigt werden weder in Teilen noch im Gesamten. Bei der Erstellung dieser Dokumentation wurde mit größter Sorgfalt vorgegangen. Dennoch können Fehler in Text und Bild nicht ausgeschlossen werden. Für Hinweise auf Fehler senden Sie uns bitte eine an cos@cos-software.de. Wir weisen darauf hin, dass die in diesem Dokument verwendeten Soft- und Hardwarebezeichnungen und Markennamen der jeweiligen Firmen dem entsprechenden marken- und/oder patentrechtlichen Schutz unterliegen. Stand: AMS Commerce Seite: 1 von 6

2 Einstellungen in der AMS Arista In der Konfiguration der AMS Arista können individuell folgende Einstellungen vorgenommen werden. Melden Sie sich dazu mit dem Master-Benutzer an und nehmen Sie in der Konfiguration unter Sonstiges Einstellungen Konfiguration eshop folgende Einstellungen vor: Standardpreis für Übergabe: Hier legen Sie fest, welcher Netto-Preis standardmäßig als Berechnungsgrundlage im Shopsystem verwendet werden soll. Beachten Sie: Die individuellen Preisfelder für die einzelnen Kundengruppen werden anderweitig festgelegt (s.u.). Tragen Sie hier zum Beispiel ARTIKEL->VERKF1 ein, um den Verkaufspreis 1 als Standard zu setzen. Langtext: Kurztext: Memofeld mit der ausführlichen Artikelbeschreibung (z.b. ARTIKEL->M_ANGEBOT für Angebotstext ). Memofeld mit Artikelkurzbeschreibung (z.b. ARTIKEL- >ART_BEZ2 für Erw. Bezeichnung ). folgende Lager berücksichtigen: Hier können Sie mit Kommata getrennt alle Lager aufzählen, deren Bestände im Shopsystem berücksichtigt werden sollen. Lager für Aufträge: Geben Sie an, bei welchem Lager nach erfolgter Bestellung der Bestand korrigiert werden soll (nur ein Lager möglich!). Rechnungstyp für berechnete Belege: Hier wählen Sie einen internen Rechnungstyp, der ausgewählt werden soll, falls die Berechnung des Warenkorbs über einen Drittanbieter (z.b. Klarna) erfolgt. Konfigurieren der Kundengruppen Unter Stamm ebusiness Shop Kundengruppen können Sie verschiedene Kundengruppen für Ihren OnlineShop einrichten. Die Kundengruppen Gast, Neuer Kunde und Händler sind bereits vorhanden und können auch nicht gelöscht werden, da sie systemrelevant sind. Sie können aber die Einstellungen dieser Gruppen verändern und weitere hinzufügen. Hinweis: Jeder Nutzer, der ohne Anmeldung über Ihren Shop surft, ist automatisch Gast. Meldet er sich mit seinen Kontaktdaten an, gehört er automatisch der Kundengruppe Neuer Kunde an. Dies ist sozusagen die Standard-Kundengruppe Ihres Shops. Sie können auch eine weitere Kundengruppe mit eigenem Namen hinzufügen und bekannte Kunden dorthin umgruppieren. Stand: AMS Commerce Seite: 2 von 6

3 Durch einen Doppelklick auf eine Kundengruppe gelangen Sie zur Detailansicht, über ändern (F3) in den Änderungsmodus. Durch einen Klick auf den Button neu können Sie weitere Kundengruppen hinzufügen. Sie können folgende Einstellungen vornehmen: ID: Name: Preisgruppe: Rabatt: Preisanzeige: Inkl. MwSt.: Wird automatisch vergeben. Aussagekräftiger Name für diese Gruppe. Bei systemrelevanten Gruppen nicht veränderbar. Hier geben Sie an, welcher Preis der Mitglieder dieser Gruppe angezeigt wird. Hier können Sie einen generellen Rabatt für diese Gruppe einstellen. Der Rabatt wird im Warenkorb des Shops abgezogen. Hier stellen Sie ein, ob die Mitglieder dieser Gruppe überhaupt Preise sehen sollen. Interessant vor allem in der Kundengruppe Gast. Bitte beachten: Kunden, die keine Preise sehen können, können diese auch nicht in den Warenkorb legen. Bei der Kundengruppe Händler könnten Sie diesen Haken entfernen um Nettopreise anzuzeigen. Konfigurieren der Artikelkategorien Unter Stamm ebusiness Shop Artikelkategorien konfigurieren Sie die Kategorien, in die Sie im Anschluss Ihre Artikel einsortieren. Dieser Kategorienbaum stellt später dann die Navigation in Ihrem Shopsystem dar. Hinweis: Sie könnten beliebig tief verzweigen, sollten Ihren Kunden aber nicht mehr als 3 Ebenen zumuten. Lieber weniger tief verzweigen und dafür umso mehr Artikel in der Kategorie um eine größere Auswahl darzustellen. Klicken Sie einmal den Punkt eshop Kategorien an und dann auf Neu. Folgende Einstellungen sind möglich: ID: Label: Wird automatisch vergeben. Titel der Kategorie. Sollte kurz und prägnant sein. Beschreibung: Kurze Beschreibung zu dieser Kategorie. Kategoriebild: Unterkategorien können durch ein aussagekräftiges Bild dargestellt werden. Evtl. empfiehlt sich eine Rücksprache mit demjenigen, der für das Design Ihres Shops verantwortlich zeichnet. Mit OK speichern Sie Ihre Eingaben. Die Kategorie wird direkt unter eshop Kategorien eingepflegt. Klicken Sie jetzt wieder auf eshop Kategorien und auf Neu wird die nächste Kategorie auf derselben Ebene wie Ihre erste angelegt. Klicken Sie vorher die zuerst angelegte an und dann auf Neu, wird die neue Kategorie eine Ebene tiefer angelegt. Sie können aber die Reihenfolge und die Ebene auch im Anschluss an das Anlegen noch mit den Pfeil-Buttons verändern. Stand: AMS Commerce Seite: 3 von 6

4 Einpflegen von Artikeln Um einen Artikel für das Shopsystem vorzubereiten, bedarf es einiger wichtiger Einstellungen auf der Detailseite des Artikels in der Warenwirtschaft. Hinweis: Sie treten mit Ihrem OnlineShop an Endkunden heran, die oftmals nicht über technisches Hintergrundwissen verfügen. Je genauer Sie also einen Artikel bezeichnen und beschreiben, desto höher ist die Kaufwahrscheinlichkeit und je geringer die Wahrscheinlichkeit, dass der Artikel umgetauscht oder zurückgegeben wird. Reiter Grunddaten Artikelbezeichnung: Preis: MwSt. Code: Der Name des Artikels wird genau so im Shop angezeigt. Achten Sie auf Aussagekraft und Rechtschreibung. Vermeiden Sie z.b. auch Artikelbezeichnungen nur in Großbuchstaben. Preisfelder, die in der Konfiguration (siehe Einstellungen in der AMS Arista und Konfigurieren der Kundengruppen ) eingerichtet sind, werden übergeben. Es wird grundsätzlich der Nettopreis und der MwSt.-Code übergeben. Die Berechnung des Bruttopreises erfolgt seitens des Shopsystems. Reiter Bezeichnung Export in Shop: Hersteller für Shop: Versanddauer: in Kategorie: Pfeil-Button: Startseite / Reihung: Lagerampel: Dieser Haken muss gesetzt sein, damit der Artikel grundsätzlich bei der Übertragung berücksichtigt wird. Sie können hier aus Ihrem Lieferantenstamm einen Hersteller für diesen Artikel auswählen, der nicht zwangsläufig Ihr Lieferant ist. Die Kunden kommen so auch über eine Lieferantensuche zu diesem Artikel. Die Auswahl des Lieferanten an dieser Stelle hat keine Auswirkung auf Ihre weitere Warenwirtschaft sondern dient nur der Darstellung im Shop. Pro Artikel kann wenn gewünscht eine Versanddauer eingestellt werden, die auch im Shop entsprechend angezeigt wird. Die Vorlage für diese Schlüsseltabelle erhalten Sie von unserer Hotline. Hier wählen Sie die Master-Kategorie für diesen Artiekl aus. In der Auswahl erscheint der Kategorienbaum, den sie vorher definiert haben (siehe Konfigurieren der Artikelkategorien ). Ein Klick auf den Pfeil-Button zeigt eine andere Ansicht des Kategorienbaumes und ermöglicht es, den Artikel in weitere Kategorien einzupflegen. Markieren Sie die gewünschten Kategorien mit einem Doppelklick. Sie können auch mehrere Artikel zusätzlich direkt auf der Startseite Ihres Shopsystems präsentieren (Saisonartikel, Sonderpreisartikel). Setzen Sie hierfür den Haken. In das Feld dahinter können Sie eine Zahl eingeben um bei mehreren Artikeln auf der Startseite eine Reihung vorzunehmen. Hier können Sie (manuell) einen gefühlten durchschnittlichen Bestand angeben, anhand dessen aufgrund prozentualer echter Verfügbarkeit der Shop eine Lagerampel anzeigt. Im Backend des Shopsystems sind diese Werte dann konfigurierbar. Bildname: Wählen Sie ein (Haupt-)Bild für diesen Artikel aus. Unter Zusätze (F6) weitere Bilder können Sie Nebenbilder hinterlegen. Die Bilder müssen im Stand: AMS Commerce Seite: 4 von 6

5 JPG-Format vorliegen. Die Dateinamen der Bilder dürfen weder Leer- noch Sonderzeichen enthalten! Artikelbeschreibungen: Wie unter Einstellungen in der AMS Arista konfiguriert, kann für jeden Artikel auch ein Kurz- und ein Langtext hinterlegt werden. Hinweis: Bitte kümmern Sie sich im Vorfeld darum, dass das verwendete Bild- und Textmaterial keinem Urheberschutz unterliegt und Sie die Berechtigung haben, dieses zu verwenden! Denken Sie als Shopbetreiber auch an die Pflichten zur Produktkennzeichnung. Über den Menüpunkt Stamm ebusiness Shop Datenübertragung können die Änderungen jederzeit in den Shop übertragen werden. Hinweis: Die Bilddaten werden gesondert übertragen. Je nach Menge und Leitungskapazität kann dieser Vorgang entsprechend lange dauern. Am Ende der Übertragung werden die Bilder auf dem Server skaliert. Eine korrekte Bildanzeige beim Artikel erfolgt deshalb in der Regel zeitverzögert. Import von Kundendaten Wenn sich in Ihrem Shopsystem neue Kunden angemeldet haben, ist es notwendig, dass Sie diese Daten auch in die Warenwirtschaft importieren. Dazu wählen Sie den Menüpunkt Stamm ebusiness Shop Kundenabgleich. Sollte sich seit dem letzten Abgleich ein neuer Kunde angemeldet haben, öffnet sich das Fenster Kundenabgleich und die Daten des Neukunden werden vorgelegt. Es bieten sich Ihnen vier Schaltflächen zur Auswahl: Neu: Vorschläge: Suche: Später: Der neue Shopkunde wird ohne Rücksicht auf vielleicht schon bestehende Daten in der Warenwirtschaft angelegt. Anhand verschiedener Kriterien sucht die Warenwirtschaft nach eventuell bereits vorhandenen Kunden mit ähnlichen Daten und springt in der Kundensuchliste auf diesen Datensatz. Wenn Sie mit Enter bzw. Doppelklick diesen Datensatz bestätigen, werden Ihnen die Neudaten aus dem Shop und die bestehenden Daten aus der Warenwirtschaft gegenüber gestellt. Sie können nun wählen, wie diese Daten miteinander abgeglichen werden sollen. Durchsuchen Sie den Kundenstamm Ihrer Warenwirtschaft selbst, um die Neukundendaten mit einem bestehenden Kunden abzugleichen. Der neue Datensatz wird zurückgestellt und kann später importiert werden. Hinweis: Wenn Sie später Auftragsdaten (Warenkörbe) aus dem Shop importieren, wird vorher auch immer ein Kundenabgleich durchgeführt. Stand: AMS Commerce Seite: 5 von 6

6 Import von Auftragsdaten Wenn ein Kunde in Ihrem Shop bestellt, erhalten Sie die Kopie der Auftragsbestätigung, die an den Kunden geht, per zugesandt. Über den Menüpunkt Stamm ebusiness Shop Auftragsimport werden die neuen Aufträge importiert und Ihnen einzeln zur Bearbeitung vorgelegt. Vorher wird überprüft, ob die Kundendaten des Einkäufers bereits in der Warenwirtschaft hinterlegt sind (siehe Import von Kundendaten ). Sollte dem nicht so sein, werden Ihnen zu erst die Kundendaten zur Prüfung vorgelegt. Der Vorgang erhält eine Belegnummer und Sie können wie gewohnt Lieferschein und Rechnung bearbeiten. Aus dem Rechnungstext können Sie ersehen, welches Bezahlsystem der Kunde gewählt hat, daraus resultierende Mehrkosten (z.b. bei Nachnahme) werden im Beleg aufgeführt. Ebenso werden evtl. anfallende Versandkosten erfasst und auf dem Beleg angegeben. Zu finden unter den Button Belege (F6) und dann auf dem Reiter Rep./Provision. Auch eine evtl. abweichende Lieferadresse wird berücksichtigt und entsprechend auf dem Beleg dargestellt. Nach Abschließen des Belegs (speichern / absenden) werden Ihnen anschließend, falls vorhanden, die nächsten Auftragsdaten aus dem Shop vorgelegt. Mehrsprachigkeit (Modul) Das Shopsystem kann grundsätzlich mehrsprachig genutzt werden. Voraussetzung ist im Shop ein entsprechendes Sprachpaket (muss individuell geprüft werden!) und die Freischaltung des entsprechenden Moduls in der AMS Arista (kostenpflichtig). Nach Freischaltung des Moduls kann in den Schlüsseltabellen unter Sonstiges Einstellungen Schlüsseltabellen Artikelbezeichnung die alternative Sprache angelegt werden. Anschließend muss unter Sonstiges Einstellungen - Konfiguration eshop eshop Kürzel Sprache xxx das vom Shop für diese Sprache vorgegebene Kürzel eingetragen werden. Nun können zuerst die Artikelkategorien unter Stamm ebusiness Shop Artikelkategorien alle Artikelkategorien übersetzt werden. Beim Artikel selbst stehen dann unter F5 Texte jeweils ein Feld für den Kurztext (Erw.Bez.: xxx) und für den Langtext (Werbetext: xxx) zur Verfügung. Im Shop wird jede weitere Sprache unter Einstellungen Lokalisierung Sprachen angelegt. Stand: AMS Commerce Seite: 6 von 6