Erklärung und Handhabung neuer Funktionen Inhalt

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1 Erklärung und Handhabung neuer Funktionen Inhalt Nach Jahresabschluss Berichte noch einmal ansehen/drucken... 1 Passwort... 2 Passwort vergeben... 2 Passwort ändern... 2 Passwort vergessen... 3 Aufgabe Kassierer... 3 Aufgabe Landesverband/ Bezirk... 4 Mandanten exportieren für den Quittungsdruck... 4 Kompletten Mandanten exportieren (temporäre Übergabe an den LV, Kassiererwechsel)... 5 externen Mandanten öffnen (ohne Übernahme in die eigene Buchführung)... 5 Kassenübergabe (Kassiererwechsel)... 7 Kassenübernahme (Kassiererwechsel, Übernahme des Mandanten in die eigene Buchführung)... 7 Mandanten deaktivieren... 8 Sicherung erstellen... 9 Sicherung einspielen... 9 Rechenschaftsbericht für den LV/BZ exportieren... 10

2 Nach Jahresabschluss Berichte noch einmal ansehen/drucken 1. Kassenprogramm starten 2. Abgeschlossene Buchungsjahre anzeigen wählen 3. Das gewünschte Buchungsjahr z.b. via Doppelklick öffnen Passwort Die Datenbank wird durch ein Passwort geschützt, das bei jedem Start eingegeben werden muss. Passwort vergeben Beim erstmaligen Programmstart wird zur Vergabe eines Passwortes aufgefordert. Bitte zweimal dasselbe Passwort eingeben. Passwort bitte gut merken. Es ist beim jedem Programmstart erneut einzugeben. Passwort ändern 1. Programm mit altem Passwort starten. 2. Dann Passwort ändern auswählen.

3 3. Altes Passwort eintippen 4. Zweimal das neue Passwort eingeben und mit Ändern bestätigen. Passwort vergessen Aufgabe Kassierer 1. Bitte wende Dich an Deinen Landesverband/Bezirk. Dort erhältst Du einen Code, mit dem das alte Passwort zurückgesetzt werden kann. 2. Programm starten. 3. Auf Ich habe meine Passwort vergessen klicken. 4. Den vom LV/Bezirk erhaltenen Code eingeben. 5. Das neue Passwort eingeben und wiederholen. Dann mit Ändern bestätigen.

4 Aufgabe Landesverband/ Bezirk 1. KeyGenerator starten 2. z für Passwort zurücksetzen wählen 3. den erzeugten Code dem Kassierer mitteilen ACHTUNG Der erzeugte Code zum Passwort zurücksetzen ist aus Sicherheitsgründen zeitlich auf eine Kalenderwoche beschränkt Mandanten exportieren für den Quittungsdruck Ortsvereine sind in einigen Landesverbänden/Bezirken nicht berechtigt Zuwendungsbestätigungen auszustellen. Der Quittungsdruck ist im Kassenprogramm gesperrt. Die Quittungen werden von der Geschäftsstelle, im Unterbezirk, Landesverband oder Bezirk, ausgedruckt. Damit die gebuchten Daten nicht alle neu erfasst werden müssen, kann der Ortsverein seine Zuwendungsdaten exportieren und der Geschäftsstelle als Datei für den Quittungsdruck zur Verfügung stellen. 1. Mandant auswählen. 2. Klick auf Mandant exportieren. 3. Nur Zuwendungen exportieren auswählen. 4. Das Programm erstellt eine Exportdatei (Gliederungsname.export). 5. Die Datei kann nun an den LV/BZ gesendet werden. 6. Bitte dem LV/BZ auch das eigene Passwort separat mitteilen, damit die Datenbank dort geöffnet werden kann.

5 Kompletten Mandanten exportieren (temporäre Übergabe an den LV, Kassiererwechsel) a. Mandanten auswählen. b. Klick auf Mandant exportieren c. Klick auf Vollständigen Mandant exportieren d. Das Programm erstellt eine Gliederungsname.export Datei Die Datei kann nun an den gewünschten LB/BZ übergeben werden. Bitte auch an das Passwort denken. Um die Datei öffnen oder importieren zu können, ist das eigene Passwort erforderlich. Mandanten temporär öffnen (ohne Übernahme in die eigene Buchführung) ACHTUNG Importierte Mandanten können im Kassenbuch nicht mehr gelöscht werden. Sollen die Fremd-Mandanten temporär zur Verfügung stehen, bitte nur externen Mandanten öffnen (nicht Mandant importieren).

6 Nach Eingang der Export-Datei Kassenprogramm starten. 1. Externen Mandant öffnen wählen. 2. Gliederungsname.export Datei auswählen. 3. Passwort (von OV-Kassierer/in) eingeben. a. alle Änderungen werden direkt in der export-datei vorgenommen 4. (Optional) Änderungen dem Kassierer wieder zurückgeben/mitgeben LV/BZ: Bitte dem Punkt Sicherung erstellen folgen und die erstellte backup-datei mitgeben Kassierer: Bitte dem Punkt Sicherung einspielen folgen

7 5. Nach Fertigstellung der Bearbeitung auf eigene Datenbank wechseln -> Datenbankpfad ändern 6. Doppelklick auf angezeigte BackEnd.mdb. 7. Das Programm öffnet wieder den/die eigenen Mandanten. Kassenübergabe (Kassiererwechsel) Bitte dem Punkt Kompletten Mandanten exportieren folgen und die damit erzeugte Datei an die neuen Kassierer übergeben. Das Passwort bitte ebenfalls aber separat an den LV/BZ übermitteln. Kassenübernahme (Kassiererwechsel, Übernahme des Mandanten in die eigene Buchführung) 1. Nach Erhalt der Export-Datei Kassenbuch starten. 2. Mandant importieren wählen ACHTUNG importierte Mandanten können nicht mehr gelöscht werden!

8 (siehe auch Mandant deaktivieren) 3. Gliederungsname.export Datei auswählen. 4. Erhaltenes Passwort eingeben. Das Passwort kann anschließend geändert werden. 5. Das Programm kopiert nun den Mandanten. Mandanten deaktivieren Es besteht die Möglichkeit, nicht mehr benötigte Mandanten, z. B. aufgelöste Ortsvereine, zu deaktivieren. Deaktivierte Mandanten sind unter abgeschlossene Buchungsjahre gespeichert und zu öffnen. Sie erscheinen nicht mehr im Fenster/der Liste der aktuellen Mandanten und aktiven Buchungsjahre. Mandant auswählen 1. Auf Mandant bearbeiten klicken. 2. Auf Deaktivieren klicken.

9 3. Das Programm löscht das letzte leere Buchungsjahr des Mandanten Leer heißt, es dürfen noch keine Buchungen in dem Jahr vorgenommen worden sein. Sicherung erstellen 1. Kassenprogram starten 2. Passwort eingeben 3. Sicherung erstellen/einspielen 4. Oben einen Speicherpfad auswählen (z.b. Desktop) 5. Sicherung erstellen Sicherung einspielen 1. Kassenprogram starten 2. Passwort eingeben

10 3. Sicherung erstellen/einspielen 4. Unten eine backup-datei auswählen 5. Sicherung zurückspielen Rechenschaftsbericht für den LV/BZ exportieren Ab der Version 1.19.x kann der Rechenschaftsbericht zusätzlich exportiert und in digitaler Form an den LV/BZ übermittelt werden. Die Art der Übermittlung ist dabei mit dem Landeverband abzusprechen. Die Dateien werden mit dem normalen Jahresabschluss in einem Ordner auf dem Desktop angelegt.

11 Nach einem Programmupdate ist es auch möglich über demselben Weg die Dateien nachträglich zu erstellen. ACHTUNG Bitte dabei immer auch das aktuell geöffnete Buchungsjahr achten Ggf. dem Punkt Nach Jahresabschluss Berichte noch einmal ansehen/drucken folgen