NOT FOR SALE AFS-KAUFMANN Warenwirtschaft

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1 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 1.Seite NOT FOR SALE AFS-KAUFMANN Warenwirtschaft Dokumentation

2 2. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft AFS-Kaufmann Warenwirtschaft NICHT ZUM VERKAUF Allgemeines: AFS-Kaufmann ist ein leistungsfähiges Warenwirtschaftssystem, das alle Anforderungen, die an ein modernes Produkt gestellt werden, erfüllt: leichte Bedienbarkeit, kurze Einarbeitungszeiten, kombiniert mit großer Leistungsfähigkeit. Bezugs-bzw. Info-Adresse: AFS-Software GmbH & Co. KG Am Hungerberg 16 D Niederaula Internet:

3 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 3.Seite NUTZUNGSLIZENZVERTRAG: (Lizenzbedingungen und Lizenzvertrag) WICHTIG: Durch Installation dieser Software (auch durch Beauftragte) akzeptieren Sie (nachfolgend Anwender genannt) diesen Software-Lizenzvertrag mit AFS- Software GmbH & Co.KG, Am Hungerberg 16, D Niederaula (nachfolgend AFS-Software GmbH & Co.KG genannt)! 1.VERTRAGSGEGENSTAND 1.0 Die AFS-Software GmbH & Co.KG räumt dem Käufer ein nicht ausschließliches Recht zur Nutzung des Programms einschließlich der zugehörigen Dokumentation auf einem einzelnen PC bzw. in einem einzelnen Netzwerk ein. Im übrigen verbleiben alle Rechte an dem Programm einschließlich der Dokumentationen bei AFS- Software GmbH & Co.KG und deren Lizenzgebern. 1.2 Der Anwender ist verantwortlich für die Auswahl der Software zur Erreichung der von ihm angestrebten Ergebnisse und für die Installation, die Nutzung und die Ergebnisse, welche er von dieser Software erhält; insbesondere stellen die Leistungsdaten und sonstigen Softwarebeschreibungen keine Zusicherung bestimmter Eigenschaften dar. 1.3 Installation, Schulung im Umgang mit der Software und Beratung sind nicht Gegenstand dieses NUTZUNGSLIZENZVERTRAG. AFS-Software GmbH & Co.KG ist auf Wunsch des Anwenders bereit, hierüber eine gesonderte Vereinbarung zu treffen. 1.4 Zur Sicherung der vertragsgemäßen Nutzung kann der Kunde Kopien des Programms herstellen, die er ausschließlich zum eigenen Gebrauch verwendet. Bei Weitergabe oder Veröffentlichung der mit dem Programm errechneten Daten muß die AFS-Software GmbH & Co.KG als Quelle angegeben werden. 1.5 Die dem Anwender in diesem Vertrag eingeräumten Nutzungsrechte darf der Anwender erst nach vollständiger Bezahlung der Lizenzgebühr ausüben. NOT FOR SALE 2.GEWÄHRLEISTUNG 2.1 AFS-Software GmbH & Co.KG gewährleistet, daß die Disketten bzw. die CD frei von Material- und Herstellungsfehlern sind und daß das Programm bei Nutzung auf dem angegebenen System im wesentlichen mit den im elektronischen Handbuch oder auf der Verpackung beschriebenen Programmspezifikationen übereinstimmt. Nach dem Stand der Technik kann ein unterbrechungs- und fehlerfreier Betrieb oder die vollständige Beseitigung etwaiger Programmfehler nicht gewährleistet werden. 2.2 Das vertragsgegenständliche Programm ist für eine Vielzahl von Anwendungsmöglichkeiten konzipiert worden und kann nicht jeden denkbaren Anwendungsfall in allen Einzelheiten berücksichtigen. Es werden keinerlei spezifische Eigenschaften des Programms neben den ausdrücklich in der bei Vertragsschluß gültigen Version der Produktdokumentation beschriebenen Leistungsmerkmalen vereinbart. 2.3 Gegenstand der Gewährleistung ist das Programm in der von AFS-Software GmbH & Co.KG ausgelieferten Version. Probleme und Abweichungen, die aufgrund einer Bearbeitung durch den Anwendern auftreten, sind keine Mängel und unterliegen nicht der Gewährleistung. 2.4 Mängel, die unter die Gewährleistung fallen, sind AFS-Software GmbH & Co.KG unverzüglich schriftlich mit einer Fehlerbeschreibung anzuzeigen. Der Anwender hat AFS-Software GmbH & Co.KG bei der Lokalisierung eines Mangels in zumutbarer Weise, beispielsweise durch zur Verfügung stellen von Printouts, Systembeschreibungen oder Datenbeständen, zu unterstützen. 2.5 Probleme, die aufgrund fehlerhafter Gerätetreiber auftreten sind beim Hersteller des Geräts zu Reklamieren, da die AFS-Software GmbH & Co.KG nicht für Fehler von Dritten haftbar ist. Dies gilt insbesondere für Druckertreiber, Grafikkartentreiber und sonstigen Hardware- und Softwarekomponenten. 2.6 Sofern AFS-Software GmbH & Co.KG dem Anwender Daten -auch von Dritten- für die Programmnutzung zur Verfügung stellt, die für die Funktionalität der Programme nicht erforderlich sind (Anwenderdaten wie z.b. Leistungsverzeichnisse, Typenlisten, Artikelpreislisten etc.), wird dafür keine Haftung übernommen. Diese für den Anwender vorbereiteten Daten muß der Anwender vor der Nutzung auf die inhaltliche Richtigkeit prüfen. 2.7 Die Ansprüche sind zunächst auf Nachbesserung (Reparatur oder Ersatzlieferung) beschränkt. Sollte es AFS-Software GmbH & Co.KG nicht gelingen, Mängel innerhalb von einer Frist von acht Wochen zu beheben, besteht Anspruch auf Herabsetzung der Nutzungsvergütung (Minderung) oder Rückgängigmachung des Kaufs (Wandelung). 2.8 Eine weitere Gewährleistung ist ausgeschlossen, insbesondere für die inhaltliche Richtigkeit der Programmfunktionen. 3.HAFTUNG 3.1 Die Haftung für Folgeschäden ist ausgeschlossen. Wirtschaftliche Entscheidungen, die der Anwender aufgrund der Programmergebnisse trifft, fallen in seinen Risikobereich. Der vorstehende Haftungsausschluß gilt auch gegenüber Verrichtungs- und Erfüllungsgehilfen von AFS-Software GmbH & Co.KG. Die Ausschlüsse gelten nicht im Falle des Vorsatzes. 3.2 Die maximale Haftung bleibt aber in jedem Fall auf das zweifache des unverbindlichen Verkaufspreis beschränkt, dies gilt für alle Haftungsfragen insbesondere für Personen-, Sach- und Vermögensschäden des Anwenders und dritten Betroffenen. 4. Außerordentliches Kündigungsrecht bei schwerem Verstoß gegen Vertragsbestimmungen AFS-Software GmbH & Co.KG ist berechtigt, den Vertrag bei schwerwiegenden Verstößen des Anwenders gegen die Lizenzbestimmungen zu kündigen. Mit Zugang der Kündigung erlöschen sämtliche Nutzungsrechte des Anwenders. Noch vorhandene Softwarekopien sind zu vernichten. 5.Gerichtsstand 5.1 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Im kaufmännischen Geschäftsverkehr, und sofern der Vertragspartner keinen allgemeinen Gerichtsstand in der Bundesrepublik Deutschland hat, ist Gerichtsstand Bad Hersfeld. 5.2 Erfüllungsort für alle Lieferungen und Leistungen von AFS-Software GmbH & Co.KG ist Niederaula in Deutschland. 6 SCHLUSSBESTIMMUNGEN 6.1 Nebenabreden zu diesem Vertrag wurden nicht getroffen. Änderungen dieses Vertrages bedürfen der Schriftform; dies gilt auch für den Verzicht auf dieses Schriftformerfordernis. 6.2 Sollte ein oder mehrere Punkte für unwirksam erklärt werden, so behalten die anderen Punkte Ihre Gültigkeit.

4 4. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Inhaltsverzeichnis HOTLINE-SERVICE... 6 Installierung:... 9 Wie installieren Sie das Programm im Netzwerk? Einstellungen Allgemeine Einstellungen Datei => Einstellungen => Masken Die Menüleisten von AFS-Kaufmann Mandanten Mandanten bearbeiten Liste der Mandanten Verzeichnis der Daten auswählen Mitarbeiter User bzw. Passwort abändern Datenimport Datenexport Datensicherung erstellen Datensicherung wieder einspielen Datenbankreparatur Ende Ansprechpartner Spaltendesigner Artikelstammdaten Artikelstammdaten - Grunddaten Artikelstammdaten - Preisgestaltung Artikelstammdaten - Einstellungen Artikelstammdaten - Versandeinstellungen Artikelstammdaten - Lagereinstellungen Artikelstammdaten - Lieferanten Artikelstammdaten - Stückliste Artikelstammdaten - freie Felder... Artikelstammdaten - Notiz Artikelstammdaten - Dokumentenverwaltung Warengruppen Zahlungs- und Lieferbedingung Bestellarten Textbausteine Bankleitzahlenverzeichnis Vorgangsverwaltung Zusatz zu der Vorgangsanlegung: Alle ungedruckten Vorgänge der gleichen Art ausdrucken Vorgangsausdruck-Einstellungen Wareneingang- und Warenausgang buchen Zahlung eingeben NICHT ZUM VERKAUF

5 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 5.Seite Vorgang stornieren Verbuchen Status bearbeiten Vorgangsanschrift Kunden bzw. Lieferanten wählen grafische Auswertung Vorgang suchen - ändern - drucken Vorgang fortführen Vorgang teilweise fortführen Rückstandsverwaltung Vorgang abschliessen (zahlen / stornieren) Bzahlung - komplett Bezahlung - Teilzahlung Stornierung Sammelrechnungen Mahnung Bestellwesen - Bestellungen Wareneingänge freie Bestellungen Der Wareneingang Kompletter Wareneingang Wareneingang -Teillieferung automatisches Bestellwesen Berichte Journale Provisionsabrechnung Seriennummer suchen Vorgänge Auswerten Adressen Werkzeuge Werkzeuge Zahlungsverkehr Erklärungen der Zusatzmodule Kassenbuchmodul ABOMODUL AFS-Datanormmodul Cardware Einstellungen Cardware installieren Index NOT FOR SALE

6 6. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft HOTLINE-SERVICE Keine Zeit, um das Handbuch zu lesen????. Wir verstehen, dass Sie als Kunde aus betriebswirtschaftlichen Gründen sofort loslegen wollen. Sie müssen aber ebenso verstehen, dass wir keine Fragen beantworten können, die nachweisbar in unserer Dokumentation oder auf unserem Schulungsvideo erklärt sind. Immer wieder erreichen uns Fragen per Mail oder Fax, die wirklich aufgrund der mitgelieferten Dokumentation erklärt sind. Auch wir bemühen uns, so wirtschaftlich wie möglich zu arbeiten und das mit Softwareprodukten, die preislich wirklich niedrig angesiedelt sind. Für eine gute Zusammenarbeit ist es deshalb wichtig, dass Sie gut vorbereitet Ihre Fragen stellen. NICHT ZUM VERKAUF Die Firma AFS bietet auch Schulungen zu Ihren Programmen, wenn Sie eine komplette Einweisung wünschen; sowohl in Schulungscentern wie auch bei Ihnen vor Ort. Wichtiger Hinweis: Egal, für welche Art der Hotline-Unterstützung Sie sich entscheiden, wichtig ist, dass Sie im Vorfeld einige Punkte klären, damit wir Ihnen schnell und ohne Umstände helfen können. Bitte halten Sie bei jedem Anruf folgende Daten bereit: - Kunden-Nummer - Rechnungs-Nummer - Programmname - Genauste Version-Nummer - Seriennummer

7 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 7.Seite 1) Kostenlose Installations-Hotline Sie haben das Programm bei uns gekauft und wollen es installieren. Alle Fragen zur Installation werden durch unsere kostenlose Installations-Hotline beantwortet. Tel: XXXX (nur für registriete Kunden) Unter dieser Telefon-Nummer können leider keinerlei andere telefonische Auskünfte gegeben werden. 2) Kostenlose Hotline (begrenzt auf 4 Wochen nach Erstkontakt) NOT FOR SALE Ihnen steht nach Ihrem ersten Anruf vier ( 4 ) Wochen lang eine technische Hotline kostenlos zur Verfügung. Dies gibts allerdings nur für aktuelle Softwareversion und ist nicht Jahre rückwirkend! Diese Hotline ist Montag bis Donnerstag von 13:00 Uhr bis 16:15 Uhr besetzt. Tel XXXX (nur für registriete Kunden) Wir behalten uns vor, dies ohne jede Ankündigung zu ändern.

8 8. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Bei Fragen zu unserer Software AFS-Kaufmann können Sie sich ( nach Ablauf der vier Wochen ) an unseren kostenpflichtigen Hotline-Service wenden: Tel ( 1,86 EUR / min ) oder NICHT ZUM VERKAUF Tel ( 1,86 EUR /min ) Oder entschliessen Sie sich für einen AFS Servicevertrag mit einer Laufzeit von einem ( 1 ) Jahr an. ( Nähere Informationen liegen bei der Lieferung oder fordern Sie hierzu Info s an). Service: Wir bieten Ihnen 3 Monate nach Kauf der Software kostenfreien Support. Dieser ist auf aktuelle Version beschränkt. Hilfe@afs-software.de Internetservice: Häufig gestellte Fragen und Antworten können Sie in unserm Online Forum unter nachlesen.

9 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 9.Seite Installierung: 1) Starten Sie Windows (mind WIN98 oder WIN NT ab 4.0 SR3) 2) Legen Sie die Orginal CD-ROM in das entsprechende Laufwerk. 3) Klicken Sie nun auf < Programm installieren > um das Installationsprogramm zu starten. NOT FOR SALE 5.) Nachdem Sie das Installprogramm erfolgreich gestartet haben, erscheint der Installassistent, dieser führt Sie durch die Installation! Sie brauchen nur noch den nachfolgenden Hinweisen zu folgen. Als erstes erscheint eine Begrüßung und ein Hinweistext, nach einem Maus-Klick auf <Weiter> sehen Sie den Lizenzvertrag. Wenn Sie den Lizenzvereinbarungen zustimmen und installieren möchten, bestätigen Sie bitte mit <JA>. Beim Vorschlag des Installationsverzeichnisses sollten Sie das vorgeschlagene Verzeichnis beibehalten oder - wenn Sie in ein anderen Verzeichnis installieren wollen - sich dieses gut merken und ggfs. notieren. Dies erspart unnötigen Aufwand bei der Installation von Updates oder Fragen an den Support. Vor der Installation werden Sie noch gefragt, aus welcher Programmgruppe Sie den AFS-Kaufmann starten möchten.

10 10. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Sie können den vorgeschlagenen Ordner übernehmen oder diesen mit einem eigenen Namen versehen. Um nun das Programm zu starten, klicken Sie in diesem Fenster das Bild (Ikon) mit dem Namen AFS-Kaufmann ' mit einem Doppelklick an. NICHT ZUM VERKAUF Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen auch noch bei eingelegter CD zur Verfügung: - Hier können Sie z.b. die. Hier finden Sie zu allen Programmen die häufigst gestellten Fragen mit den dazugehörigen Antworten. - Hier finden Sie verschiedene Schulungsvideos zum Anschauen: Bei Anklicken des Buttons können Sie sich verschiedene Schulungsvideos anschauen. Der Inhalt steht jeweils im Button. Wenn Sie ein Video starten möchten, so klicken Sie auf das entsprechende Video. Wenn Sie das Video anhalten möchten, so klicken Sie auf das linke Button. Zum Stop des Videos drücken Sie das rechte Symbol.

11 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 11.Seite Bevor Sie jedoch ein neues Video starten können, müssen Sie das geöffnete Video erst schliessen. Drücken Sie dazu das X. Erst dann können Sie sich wieder ein neues Video anzeigen lassen. - Unter können Sie sich unseren Prduktkatalog anschauen. Beachten Sie aber bitte, das dies der Stand mit der Auslieferung Ihres Programmes war. Wenn Sie den aktuellen Produktkatalog möchten, so schauen Sie bitte im Internet auf unsere Homepage, denn dort stehen alle Neuerungen. NOT FOR SALE - Durch Anklicken dieses Buttons beenden Sie die CD.

12 12. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Wie installieren Sie das Programm im Netzwerk? Vorraussetzungen für den Netzwerkbetrieb: Ihr Netzwerk muß mit einem TCP/IP oder IPX/SPX Netzwerkprotokoll eingerichtet sein! NICHT ZUM VERKAUF (Wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator oder EDV-Berater, hierzu bieten wir keinen Support) Bei einem nicht Client/Server Netz (reines WIN 98 oder WIN 95 PeerToPeer Netzwerk) reicht es nicht einfach nur das TCP/IP Protokoll zu installieren, sondern Sie müssen auch "von Hand" die IP-Nummern einstellen. (siehe dazu entsprechende Fachliteratur) Außerdem sollten die Netzwerklaufwerke gemappt sein, d.h. als Laufwerksbuchstaben verbunden sein! Der Zugriffspath aller Arbeitsplätze auf AFS-Kaufmann muß gleich sein, d.h. z.b. -Arbeitsplatz eins greift auf AFS-Kaufmann mit E:\Kaufmann\AFS_Kaufmann.EXE zu -Arbeitsplatz zwei greift auf AFS-Kaufmann mit F:\Kaufmann\AFS_Kaufmann.EXE zu -Arbeitsplatz drei greift auf AFS-Kaufmann mit G:\Kaufmann\AFS_Kaufmann.EXE zu Es darf sich also nur der Laufwerksbuchstabe unterscheiden, aber auf keinen Fall der Zugriffspath!

13 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 13.Seite Wie installiert man nun AFS-Kaufmann im Netzwerk? hier gibt es auch wieder zwei Möglichkeiten: 1. Möglichkeit (empfohlen): Installieren Sie nun AFS-Kaufmann auf jedem Arbeitsplatz in das Serverlaufwerk. d.h. Sie gehen bei jeden Arbeitsplatz und installieren aber in das Kaufmannverzeichnis des Servers! NOT FOR SALE Warum? Dies wird gemacht, damit auf dem lokalen Arbeitsplatz entsprechend alle Treiber zur Verfügung stehen, die Stammdaten (Kunden, usw.) werden bei erneuter Installierung nicht überschrieben und bleiben somit erhalten! Vorteile dieser Art zu installieren: Wenn Sie Updates der Software einspielen, so reicht es bei dieser Art der Netzinstallierung, das Update von nur einem Arbeitsplatz aus einzuspielen. Alle andern Arbeitsplätze haben dann automatisch auch das Update, da Sie ja alle die gleiche Exe'e starten! Nachteile: Keine! Als Fachmann wird man vermuten, das diese Art das Programm im Ablauf verlangsamen würde, wir haben es aber bei verschiedenen Netzen (10 und 100 MegaBit) getestet und keine Verringerung der Arbeitsgeschwindigkeit festgestellt!

14 14. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 2. Möglichkeit: Installieren Sie nun AFS-Kaufmann auf jedem Arbeitsplatz lokal und einmal in das Serverlaufwerk. Die Exe des Serverlaufwerks muß einmal gestartet und wieder beendet werden, damit sich die anderen Arbeitsplätze verbinden lassen. Gehen Sie nun zu den lokalen Arbeitsplätzen hin und starten diese anschließend rufen Sie unter Datei -> Mandanten->"Datenverzeichnis wählen" auf. Wählen Sie hier nun das Serververzeichnis aus; hier muß sich eine Datei Kaufmann.INI befinden (nur wenn die Exe auf dem Server einmal gestartet wurde), danach arbeiten Sie im Serververzeichnis! NICHT ZUM VERKAUF Vorteile dieser Art zu installieren: Programm startet, je nach Netzwerk etwas schneller Nachteile: Bei Programmupdates muß das Update auf jedem Arbeitsplatz installiert werden! Wie kann ich feststellen, ob das Programm richtig im Netzwerk eingerichtet ist? Sie können es einfach nachvollziehen, indem Sie mit 2. Rechnern den gleichen Datensatz (Adresse, Artikel, usw.) versuchen zu bearbeiten (F7-Taste drücken). Der 2. Arbeitsplatz muß eine Meldung bekommen, daß der Datensatz gesperrt ist! Ist dies nicht der Fall, so wenden Sie sich einen Netzwerkfachmann, der Ihnen Ihr Netzwerk richtig einstellt, da wir hierfür nicht zuständig sind!

15 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 15.Seite Userrechte im Netzwerk: Datenbanktreiber wird nicht gefunden BDE-Exception: 1. NT mit dem ADMIN - Kennwort starten. 2. Auf Explorer-Ebene WINNT \ SYSTEM32 \ REGEDT32.EXE starten. 3. Klicke auf den Ordner HKEY_LOCAL_MASCHINE 4. Auf SOFTWARE \ BORLAND \ DATABASE ENGINE 5. Klicke auf Sicherheit-Berechtigungen u. gebe der Gruppe JEDER Vollzugriff. Einstellungen in Kaufmann werden nicht gespeichert bzw. Regzugriff verweigert: 1. NT mit dem ADMIN - Kennwort starten. 2. Auf Explorer-Ebene WINNT \ SYSTEM32 \ REGEDT32.EXE starten. 3. Klicke auf den Ordner HKEY_LOCAL_MASCHINE 4. Auf SOFTWARE \ AFS-Software 5. Klicke auf Sicherheit - Berechtigungen u. gebe der Gruppe JEDER Vollzugriff. NOT FOR SALE Folgende Rechte müssen im Netzwerk für alle User freigegeben sein, damit Sie mit der Software arbeiten können: -volle Schreib- und Leserechte auf das Programmverzeichnis und alle enthaltenen Unterverzeichnisse -voller Zugriff auf die Windows-Registrie auf die Einträge: HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE \ BORLAND \ DATABASE ENGINE HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\AFS-Software WICHTIGER HINWEIS: AFS-Kaufmann aktiviert die Netz-Sperrmechanismen auf dem ersten Arbeitsplatz automatisch. Andere Programme, die die Datenbanken (Borland Database Engine) ebenfalls nutzen (z.b. DINFO), können allerdings bei ihrer Installation die Netz- Sperrmechanismen wieder deaktivieren! Sollten Fehler auftreten, können Sie manuell überprüfen, ob die Netz- Sperrmechanismen aktiviert sind.

16 16. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Sie müssen hierzu das Programm "C:\Programme\Borland\GemeinsameDateien\BDE\Bdeadmin.exe" starten und auf der Seite "Konfiguration" den Pfad "Konfiguration->System- >INIT" öffnen. Überprüfen Sie dann in der "Definition von INIT" den Parameter "LOCAL SHARE". Er muß auf TRUE stehen. NICHT ZUM VERKAUF Übernehmen Sie Änderungen mit Menüpunkt OBJEKT->ÜBER-NEHMEN->OK. Wenn Sie mit diesen Einstellungen nicht weiterkommen, wenden Sie sich bitte an unsere technische Hotline: Tel ( 1,86 EUR / min) Wichtiger Hinweis: Allgemeine Tips zu den Einstellungen: Unter Novell oder Linux sind uns bisher keinerlei Probleme im Netzwerkbetrieb bekannt. Im Netzwerk NT4-Server, Windows 9x - Clients werden die Daten nur verzögert auf dem Server tatsächlich physikalisch gespeichert. Daher kommt es zu Kollisionen. Wenn es beim Einsatz der Datenbankprogramme unter der NT 4.0 Serverversion häufig Probleme mit Indexfehlern oder defekten Datenbanken gibt, kann die Ursache das verzögerte Schreiben der Daten im Netzwerk sein. Eine mögliche Lösung hierfür ist eine Veränderung der Cache-Werte in der Registry des NT 4.0 Servers. Lösung auf dem Server (WIN NT Serverversion oder WIN 2000 Serversion): Führen Sie bitte in der Registrie über START -> AUSFÜHREN -> REGEDIT - > ENTER die folgende Änderung durch. Dadurch wird der Netzwerk-Cache auf Null gesetzt: Im Pfad [HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentcontrolSet\Services\LanmanServer\Parameters]

17 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 17.Seite sollten diese beiden Schlüssel mit den entsprechenden Werten vorhanden sein. EnableOplocks = 0 CachedOpenLimit = 0 Fehlen diese Schlüssel auf Ihrem System, legen Sie diese bitte an; ansonsten kontrollieren Sie die vorhandenen Werte. Diese Einstellung ist nur unter Win NT bzw. WIN 2000 möglich und sinnvoll! NOT FOR SALE Weitere Hinweise zu diesem Thema finden Sie auf der Microsoftseite : 02.asp Netzwerkeinstellungen bei WIN NT Workstation und WIN 2000 Professionell: Führen Sie bitte in der Registry über START -> AUSFÜHREN -> REGEDIT - > ENTER die folgende Änderung durch. Dadurch wird der Netzwerk-Cache auf Null gesetzt: Im Pfad [HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentcontrolSet\Services\LanmanWorkstation\Parameters] UtilizeNTCaching = 0 BEI WIN 95 SEHR SEHR WICHTIG: Hier gibt es laut Microsoft einen Fehler, der im Netzwerk Dateien abschießt (diesen Fehler hatten wir schon 1996 Microsoft nachgewiesen um mit AFS- Faktura umgehen zu können). Machen Sie hier unbedingt ein Update aus dem Internet: Updateadresse mit Beschreibung von MS ist:

18 18. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Netzwerkeinstellungen bei WIN95; WIN98 und WIN ME Damit das Netzwerk im Datenbankbetrieb möglichst fehlerfrei läuft, sind folgende Einstellungen vorzunehmen und das auf jedem Arbeitsplatz, mit dem Sie mit unseren Programmen arbeiten: NICHT ZUM VERKAUF Sie gehen auf Start. Dann auf Einstellungen. Und klicken dort auf Systemsteuerung. In diesem Fenster klicken Sie dann auf System.

19 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 19.Seite Dann öffnet sich das Fenster mit den Geräte Eigenschaften. Da gehen Sie wie oben auf Leistungsmerkmale. Hier klicken Sie auf Dateisystem. Sie sind nun in diesem Fenster. Da wo jetzt noch Desktop-Computer steht, klicken Sie rechts und wählen Netzwerkserver aus. NOT FOR SALE Sie klicken dann auf die Problembehandlung. Und machen ein Hacken in das Feld Verzögertes Schreiben für alle Laufwerke deaktivieren. Dann klicken Sie Übernehmen und danach Ok. Dieses Bild ist von WindowsME. Wenn Sie Windows 95, 98 haben kann das Bild hier etwas anders aussehen! Klicken Sie nun auf übernehmen und dann auf OK und der Rechner wird neu gebootet!

20 20. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Einstellungen Aller Anfang ist leicht... NICHT ZUM VERKAUF Die Grundeinstellungen: Bevor wir Kunden, Lieferanten und Artikel anlegen, wollen wir erst einige Voreinstellungen tätigen, die uns bei der späteren Bedienung ein wenig Arbeit abnehmen. Wir rufen das Menü Einstellungen auf. Klicken Sie mit der Maus auf Datei Allgemeine Einstellungen Sie erhalten dieses Bild:

21 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft HINWEIS: BEI AUSWAHLBOXEN KÖNNEN SIE MIT EINEM KLICK AUF DEN RECHTEN SCHWARZEN PFEIL EINE AUSWAHL TREFFEN:. 21.Seite Umsatzsteuer bei Artikel: Geben Sie hier ein, welcher Steuersatz bei allen neuangelegten Artikeln gelten soll. Warengruppe bei Artikel: Geben Sie hier ein, welche Warengruppe bei allen neuangelegten Artikeln vorgeschlagen werden soll. Einheit bei Artikel: Geben Sie hier ein, welche Einheit bei allen neu angelegten Artikeln vorgeschlagen werden soll. NOT FOR SALE Artikel VK-Preise: Geben Sie hier ein, ob Ihre VK Preise einschliesslich oder zuzüglich der Mehrwertsteuer eingetragen werden. UST-Berechnung beim Kunden Werden bei der Belegerfassung (Angebote, Rechnungen usw.) die Preise netto oder brutto ausgeworfen? UST-Berechnung beim Lieferanten Werden bei der Belegerfassung (Bestellungen usw.) die Preise netto oder brutto ausgeworfen? Unter Aufschlag in % bei Warengruppen geben Sie die prozentualen Aufschläge ein, die vorgeschlagen werden, wenn Sie neue Warengruppen einrichten. Im unteren Bildschirmbereich können Sie mit der Maus die folgenden Einstellungen anklicken. Ein schwarzer Haken bedeutet hierbei aktiviert bzw. JA. Lagerartikel: Verwalten Sie Ihre Artikel im Lager? Dies macht z.b. keinen Sinn, wenn Sie überwiegend Dienstleistungen berechnen. Rabattfähig: Können Rabatte auf diese Artikel vergeben werden? Gerade im Handwerkerbereich können zwar Produkte rabattiert werden, nicht aber

22 22. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Stundenlöhne. Selbst wenn Sie dann aus Versehen während der Rechnungserstellung einen Rabatt vergeben, macht der AFS-Kaufmann diese Eingabe wieder rückgängig. Langtextausgabe aus: Im Artikelstamm können Sie nebst der Artikelbezeichnung auch einen Langtext eingeben. Wenn Sie nicht möchten, dass dieser gedruckt wird, dann klicken Sie diesen Schalter an. NICHT ZUM VERKAUF Seriennummernpflicht: Wenn Sie viel mit Geräten zu tun haben (EDV, Mobilfunk usw.), dann sollten Sie diesen Schalter anklicken. Beim Verkauf wie beim Lagerzugang öffnet sich dann direkt ein Kontrollfenster, welches Sie zum Eingeben oder Ausbuchen der betreffenden Seriennummern auffordert. Langtext in Posten einfügen: Wenn Sie den Langtext aus dem Artikelstamm während der Fakturierung in den Positionen ändern möchten, klicken Sie hier. Stücklistenausgabe: Verwalten Sie Stücklistenartikel, können Sie mit diesem Schalter die Ausgabe der Unterpositionen erreichen. Stückliste nur bei 0: Verwalten Sie Stücklistenartikel, können Sie mit diesem Schalter erzwingen, dass die Unterpositionen nur dann abgebucht werden, wenn der Bestand des Oberartikels 0 ist. Unterstücklisten: Dieser Schalter wird aktiviert, wenn Sie Stücklistenartikel verwalten, deren Unterpositionen sich auch wieder aus weiteren Unterpositionen anderer Artikel ergeben. In den Onlineshop ( Powershop ): Wenn Sie mit dem AFS-Powershop arbeiten, können Sie mit diesem Schalter einstellen, ob der betreffende Artikel beim Datenexport in den Shop mit berücksichtigt werden soll. Bestellwesen: Wenn Sie hier klicken, dann wird der Artikel beim automatischen Bestellwesen berücksichtigt und in der Bestellvorschlagsliste stehen. Für den korrekten Ablauf muss natürlich diesem Artikel auch ein Lieferant hinterlegt

23 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft worden sein. Später hier mehr zu. 23.Seite Provisionsfähig: Kann auf diesen Artikel Provision gegeben werden? Wenn ja, klicken Sie hier! Zusätzlich können Sie noch einstellen, ob bei EK-Preisänderungen der mittlere Lagerwert ermittelt werden soll. NOCHMAL: ALLE EINSTELLUNGEN, DIE SIE HIER MACHEN, WERDEN ALSO BEI JEDEM NEUEN DATENSATZ ÜBERNOMMEN. SIE KÖNNEN DIESE NATÜRLICH BEI JEDEM ARTI- KEL INDIVIDUELL EINSTELLEN. NOT FOR SALE Datei => Einstellungen => Masken Die Bedeutung der einzelnen Punkte: Schriftartenvorgabe für Langtextfelder: Sie können beim AFS Kaufmann in den Langtexten des Artikels die Artikellangtexte frei formatieren. Hier können Sie die Vorgabe einstellen, wie Sie den Text wünschen Land als Eingabefeld: Macht Sinn, wenn Sie ausländische Kunden haben, ansonsten weglassen. In der Eingabemaske fehlt die Möglichkeit dann und Sie geben nur PLZ /

24 24. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Ort ein. Rohertrag von oben nach unten berechnen selbsterklärend NICHT ZUM VERKAUF Rohertrag und Kalkulation ausgeblendet Sie können im Artikelstamm auch nur den VK Preis anzeigen lassen. Dies kann aber auch noch einmal über die Mitarbeiterverwaltung eingestellt werden. Wenn Sie im Artikelstamm zur Bearbeitung sind, kann dies auch mit STRG + F12 erreicht werden...einfach mal ausprobieren, was passiert, wenn Sie diese Tasten mehrfach drücken. Bei Suchfunktion Ändern von Daten möglich Bei der Artikelsuche kann man im Listenmodus die Daten sehen und gleich bearbeiten. Mehrfachöffnung eines Fensters zulassen. Diese Option ist nicht ratsam, weil man schnell die Übersicht verliert. Profis mit schnellen Rechnern wissen diese Option jedoch meist zu schätzen. Maximierung eines Fensters merken Viele Kunden wollen den Bildschirm optimal ausnutzen und klicken diese Option an. In voller Listenbreite sehen Sie dann auch mehr von links nach rechts. Wenn ein Fenster maximiert wird und dann geschlossen und wieder geöffnet wird, bleibt es im maximierten Zustand. Kassenschublade bei Zahlung öffnen Für die Anwender des optionellen Kassenmoduls. Der Geldwechselbetrag bleibt so länger sichtbar. Empfehlenswert. Outlookleiste anzeigen Die wichtigsten Funktionen des Programmes werden dann an der linken Bildschirmseite angezeigt. natürlich wird hierdurch etwas Breite weggenommen. Das ist Geschmackssache und bleibt jedem Anwender selber überlassen. XP Menüdesign anzeigen

25 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 25.Seite Ab der Version 3.0 können Sie dies anklicken. Bitte danach das Programm verlassen. Die meisten Anwender finden das Layout optisch anprechender. Listeneinstellungen lokal speichern Die Bildschirmlisten werden pro User im betreffenden TEMP-Verzeichnis abgelegt. So kann jeder User nach dem Einloggen im AFS Kaufmann seine Bildschirmlisten gestalten und verwenden. NOT FOR SALE Pro Vorgangsart eine Listendarstellung speichern In den Vorgangslisten können dann pro Vorgangsart eigene Bildschirmlisten gespeichert werden. Wir erklären die Möglichkeiten des Spaltendesigners, wie wir ihn nennen, noch später. Beispiel: In einer Angebotsliste interessiert nicht der noch offene oder bezahlte Betrag, sondern, ob das Angebot erldeigt ist oder bereits fortgeführt... Zuletzt können Sie in diesem Fenster noch die Einstellungen zur mittleren EK-Preis-Berechnung vornehmen. Nun sehen wir uns die nächste Karteikarte unter EINSTELLUNGEN an: Klicken Sie mit der Maus auf die Karteikarte:. In diesem Fenster sehen Sie die voreingestellten Formatierungen der Zahlenwerte. Diese können von Ihnen geändert werden; Sie sollten jedoch aufpassen und sich ggfs. diese Originalwerte notieren, BEVOR Sie Änderungen vornehmen. können Sie die Nummern- In der nächsten Karteikarte gestaltung vornehmen. Wir sehen uns nun die erste Zeile etwas genauer an. Wir gestalten die letzte Kundennummer. In der ersten Spalte geben wir die ein. Dann drücken wir die <TAB>-

26 26. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Taste oder klicken mit der Maus ins nächste Feld Nummernformatierung. Mit einem Doppelklick in diesem Feld erscheint rechts ein kleiner Pfeil nach unten. Sie können sich nun mit der Pfeiltaste (rauf/runter) oder mit der Maus in diesem kleinen Fenster auf und ab bewegen. Bleiben Sie bei {NUM- MER} stehen und klicken Sie dort drauf. Anschließend wechseln Sie rechts ins nächste Feld Eindeutig. Dort geben Sie JA oder NEIN ein. Wir empfehlen, ein JA zu verwenden, damit keine doppelten Nummern vergeben werden und Sie ggfs. Ihre Kunden verwechseln. NICHT ZUM VERKAUF Dies gilt auch für die anderen Stammdaten wie Artikel und Lieferanten. Bei der Nummerierung der Belege haben wir auch folgende Möglichkeiten. Wenn wir bei z.b. Rechnung unter Nummernformatierung lediglich {NUM- MER} eingeben, wird in unseren Ausdrucken nur die Nummer gedruckt. Wir haben bereits einige Vorgaben in diesem Feld zur Auswahl gestellt. So können Sie auch das Kürzel RE vor die Nummer setzen. Etwas genauer: Die letzte Rechnungsnummer war die Also wird bei der nächsten Rechnung, die wir mit dem AFS-Kaufmann schreiben, automatisch die Nummer 2501 verwendet. So können wir beispielsweise den Ausdruck formatieren: Die Formatierung ergibt im Ausdruck {NUMMER} 2501 RE-{NUMMER} RE-2501 RE-{NUMMER}/{JAHR} RE-2501/ usw... Formatieren Sie sich Ihre Nummern, wie Sie möchten. Dies könnte dann so aussehen: Weiter geht s mit der Karteikarte.

27 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 27.Seite Die meisten Schalter sind selbsterklärend, trotzdem ein Hinweis zum Multiplikator: Bei der Berechnung innerhalb eines Auftrags rechnet man den Einzelpreis mal der gelieferten Menge, wobei die gelieferte Menge im Lager abgebucht wird, wenn der betreffende Artikel als Lagerartikel eingestellt wurde. Nun gibt es aber z.b. Branchen, die ein oder mehrere Felder zur Preisberechnung benötigen, z.b. der Raumausstatter, der Länge x Breite berechnet. Dies wird durch die Multiplikatoren ermöglicht. Wenn man in der Postenmaske einen Wert in dieses Feld eingibt, wird mit diesem Wert multipliziert. NOT FOR SALE Beispiel: Teppich, 15,00 EUR je qm. Der Raum misst 8 Meter Länge und 6 Meter Breite. Obwohl es am praxisgerechtesten wäre, 48 x 15,00 zu berechnen (so werden auch 48 qm im Lager abgebucht) gibt es Kunden, die nicht soviel Wert auf eine Lagerverwaltung legen und statt dessen diese Position wie folgt eingeben: Also Menge = 1 ; Multiplikator 1 = 6 ; Multiplikator 2 = 8 Das Ergebnis im Wert bleibt gleich, der Unterschied betrifft lediglich das Lager. werden die Kommunikationsparameter ein- In der Karteikarte gestellt. Die Einstellungen Kommunikation sind für Unternehmen mit ISDN interessant, weil z.b. ein Anrufmonitor installiert werden kann, der Ihnen anzeigt, wann welche Nummer angerufen hat bzw. wenn der betreffende Anrufer als Kunde oder Lieferant mit der richtigen Nummer hinterlegt wurde, klappt das Kundenstammfenster auf und der Kunde wird direkt angezeigt. Wenn Ihnen das zu lästig ist, schalten Sie diese Option einfach ab. Im unteren Bildschirmbereich geben Sie die MSN s ein, die überwacht werden sollen. Bei ISDN mit Basisanschluss geben Sie die Rufnummern ein, bei Telefonanlagen ggfs. die interne MSN, Beispiel:

28 28. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft NICHT ZUM VERKAUF In der Karteikarte stellen Sie die Mahnparameter ein. HINWEIS: DIE ANZAHL DER TAGE RICHTET SICH NACH DEM DATUM DER VORHERIGEN MAHNUNG. Sie können auch die Mahntexte ändern. Bitte beachten Sie jedoch, daß kein Support auf individuelle Formularanpassungen gegeben werden kann. Die Möglichkeiten, die sich hier bieten, sind einfach zu umfangreich. Hier gilt es, einfach zu probieren oder sich von jemandem helfen zu lassen, der sich mit Formularanpassungen auskennt. Unter Einstellungen finden wir nun noch zwei weitere Möglichkeiten, die -einstellungen und die Einstellung der MwSt-Sätze. Die Einstellungen für die Steuersätze sind bereits fertig, lediglich unsere Kunden aus der Schweiz oder Österreich werden hier Änderungen vornehmen wollen. Die Grundeinstellungen haben wir hiermit abgeschlossen. Sie haben es geschafft...die Voreinstellungen sind getätigt Gönnen Sie sich eine kleine Pause...wir fangen auf der nächsten Seite mit den Stammdaten an...kunden...artikel...

29 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 29.Seite 1.2 Die Menüleisten von AFS-Kaufmann Datei Unter diesem Punkt können Sie folgendes auswählen: - Mandanten anlegen, bearbeiten, auswälen - Mitarbeiter verwalten - Vertreter verwalten - Passwort bzw. User abändern - Grundeinstellungen vornehmen - Datenimport sowie Datenexport - Datensicherung - Datensicherung wieder zurückspielen - Datenbankreparatur - das Programm beenden NOT FOR SALE Stammdaten Unter diesem Punkt können Sie folgendes auswählen: - Kunden anlegen, verwalten, ändern - Interessenten anlegen, verwalten, ändern - Lieferanten anlegen, verwalten, ändern - Artikel anlegen, verwalten, ändern - Warengruppen anlegen, verwalten, ändern - Lagerbuch - Zahlungsbedingungen anlegen, ändern - Bestellarten anlegen, ändern - Textbausteine anlegen, ändern - Währungen anlegen, ändern - Bankleitzahlen suchen Vorgänge Unter diesem Punkt können Sie folgendes auswählen: - neue Vorgänge ( verschiedener Art ) anlegen - Schnellliste der verschiedenen Vorgänge anzeigen - Komfortliste - Sammelrechnungen erstellen - Mahnwesen - Bestellwesen

30 30. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Auswertungen Unter diesem Punkt können Sie folgendes auswählen: - Berichte - Journale - Provisionsverwaltung - nach Seriennummern suchen - Auswertungen der Vorgänge - Auswertungen der Artikel - Adressenauswertungen NICHT ZUM VERKAUF Einstellungen Unter diesem Punkt können Sie folgendes auswählen: - Firmendaten einstellen - weitere Stammdaten einstellen - allgemeine Einstellungen vornehmen - Mahntexte bearbeiten - einstellungen vornehmen - Mwst-Sätze einstellen - SMS Einstellungen Werkzeuge Unter diesen Punkt können Sie folgendes auswählen: - SQL-Editor - Währungsrechner - Terminverwaltung - Notizen - Textverarbeitung Fenster -Hier können Sie die Fensteraufteilung einstellen sowie das aktuelle Fenster schließen. Hilfe -Hier finden Sie Hilfe zu dieser Software. -Ansicht

31 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 31.Seite Kapitel Mandanten Wie legt man einen Mandanten ( Firma ) an? Wenn Sie den AFS-Kaufmann das erste Mal installieren, geben Sie die Seriennummer und den Sicherheitscode ein, welcher der Softwarelieferung beigefügt ist. Anschließend erhalten Sie die Eingabemaske für Ihre Firma bzw. Ihren Mandanten. AFS-Kaufmann ist mandantenfähig, d.h. Sie können mehrere eigene Firmen verwalten. Wenn Sie also ein Büro, sowie einen Aussendienst evt. Filiale usw. haben, so können Sie mit diesem Programm die jeweils zugehörigen Kunden und Artikel/Dienstleistungen getrennt verwalten und berechnen. NOT FOR SALE Die Eingabe Ihrer persönlichen Firmendaten bedarf sicher keiner weiteren Erklärung. Es werden nacheinander 3 Bildschirme geöffnet, in denen Sie Ihre persönlichen Daten eingeben. Der erste Bildschirm enthält Ihre Adress- und Kommunikationsdaten. Geben Sie hier in den Felder Ihren Firmennamen, die Straße, die PLZ, den Ort sowie Ihre und die Internetadresse an.

32 32. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft NICHT ZUM VERKAUF In der zweiten Maske geben Sie folgende Daten ein: Steuernummer, Anschrift Ihres Finanzamtes, Ihre Bankverbindung. Auch auf dieser Seite geben Sie nur die Daten ein, die Ihnen bekannt sind. Wenn Sie mit der Eingabe der Daten fertig sind, klicken Sie auf Weiter. Wenn Sie dem vorherigen Bild noch etwas hinzufügen möchten, können Sie mit Zurück auf die erste Seite zurückblättern. Nun gelangen Sie auf die dritte und letzte Seite der Firmenanlegung. Die dritte Maske verwaltet Ihre Gewerbedaten. Ausserdem können Sie dort Ihre AGB s und Ihr Firmenlogo einfügen. Klicken Sie, um Ihr Firmenlogo einzubauen, auf die drei kleinen Punkte unter dem Wort Logo.

33 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 33.Seite Wählen Sie dort nun die richtige Datei aus und klicken Sie auf Öffnen. Nach Fertigstellung dieses dritten Bildschirms klicken Sie auf den Button SPEICHERN. Alle Daten sind nun gespeichert. Da sämtliche Eingabefelder, die Sie ausfüllen, auch im Formulareditor aufgerufen werden können, werden auf diese Art bereits Ihre durch uns vorgefertigten Formulare eingerichtet. Wenn Sie z.b. mit komplett weissem Papier arbeiten und auf Ihren Belegen alle Firmendaten aus dem Programm drucken lassen, haben Sie sich bei der Gestaltung der Formulare schon ein wenig Arbeit abgenommen. NOT FOR SALE Kapitel Mandanten bearbeiten Unter dem Punkt Datei > Mandanten > Bearbeiten können Sie den aktuell ausgewählten Mandanten bearbeiten. Sie erkennen den zur Zeit ausgewählten Mandanten jeweils in der blauen Menüleiste. Sie können hier z. B. die Daten, die Sie bei der Mandantenanlegung nicht vollständig angegeben haben, hinzufügen oder abändern. Achten Sie hier bitte darauf, daß Sie nur den aktuellen Mandanten abändern können. Wenn Sie einen anderen Mandanten bearbeiten möchten, schauen Sie in der nachfolgenden Beschreibung unter dem Punkt Liste nach, wie Sie den Mandanten auswählen können und bearbeiten diesen dann nur noch.

34 34. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Liste der Mandanten NICHT ZUM VERKAUF Unter dem Punkt Liste können Sie alle Mandanten, die Sie angelegt haben, anzeigen lassen. Wenn Sie einen anderen Mandanten auswählen möchten, klicken Sie auf den entsprechenden Mandanten; die Mandantennummer muß blau unterlegt sein; und dann auf OK. Nun haben Sie wieder den ausgewählten Mandanten zur Bearbeitung. Dieser Mandant bleibt bestehen, bis von Ihnen ein anderer ausgewählt wird. Verzeichnis der Daten auswählen Hier können Sie das Verzeichnis der Daten auswählen. ( z.b. wenn Sie den AFS-Kaufmann als Netzversion installiert haben; siehe Installation Netzwerk 2 te Möglichkeit. )

35 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Mitarbeiter 35.Seite Der AFS-Kaufmann beinhaltet auch eine Mitarbeiterverwaltung. Mit dieser können Sie unter anderen Provisionen einstellen bzw. Rechte vergeben. Diese Rechte ermöglichen oder verbieten z.b. einem Mitarbeiter, Artikel zu löschen...usw. Unter Datei -> Mitarbeiterverwaltung stellen Sie die Mitarbeiter ein. NOT FOR SALE Mit <EINFG> legen Sie einen neuen Mitarbeiter an. Füllen Sie die Adressdaten aus und vergeben Sie einen Anmeldenamen (oben rechts). Klicken Sie auf den Passwort-Button und vergeben Sie ein Passwort. Dieses Passwort muss zur Bestätigung zweimal eingegeben werden. Klicken Sie anschliessend auf den OK Button, um das Fenster zu schliessen. Speichern Sie mit F11. Ihr erster Mitarbeiter ist nun gespeichert.

36 36. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Sehen wir uns nun die Möglichkeiten an, die wir in den weiteren Karteikarten geboten bekommen: Rechte 1, Rechte 2, Provision: Wenn wir auf klicken sehen wir folgendes Bild: NICHT ZUM VERKAUF Die einzelnen Felder sind selbsterklärend. Wichtig ist jedoch, sobald Sie Rechte wegnehmen, muss auch oben links der Schalter SYSOP deaktiviert sein (Sysop ist der Systemoperator und der darf nun mal alles!). Unter RECHTE Teil 2 sehen Sie weitere Möglichkeiten: Vergeben oder nehmen Sie Rechte, so wie Sie es wollen. Vergessen Sie nicht, alles mit F11 oder einem Klick auf das Diskettensymbol zu speichern!!! Wenn Sie Ihren Mitarbeitern Provisionen gewähren wollen, können Sie diese unter einstellen:

37 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 37.Seite Hier können Sie unter Provisionsberechnung zwischen folgenden Möglichkeiten auswählen: - Bruttoumsatz 1* (in Prozent) - Nettoumsatz 2* (in Prozent) - Rohertrag 3* (in Prozent) - Pro Rechnung 4* (in EUR) - Pro bezahlter Rechnung 5* (in EUR) Unter Provisionssatz geben Sie bitte eine Prozentzahl für die Provisionsarten 1*,2*,3* ein und einen EURO-Betrag für 4* und 5*. NOT FOR SALE Speichern Sie danach wie gewohnt mit F11. Diese Einstellungen bleiben Ihnen bis zu dem Zeitpunkt enthalten, bis Sie die Auswahl wieder verändern. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern keine Provisionen geben, dann lassen Sie dieses Feld unbeachtet. In der Karteikarte verwalten Sie z.b. Telefonnotizen oder sonstige Angaben. Das Feld entspricht dem Prinzip des Feldes Bemerkung aus den Grunddaten. Auch hier können Sie mit STRG + D das aktuelle Datum erzeugen. Unter können Sie ein Bild, ein Video oder eine Sounddatei für diesen Mitarbeiter hinterlegen. Bei Bildern werden die meisten bekannten Formate unterstützt: BMP,JPG, WMF usw. Wenn Sie mit der Maus auf die Buttons gehen, ohne diese zu klicken, kommt eine Erklärung zu den jeweiligen Buttons. In der bearbeiten. können Sie OLE-fähige Dokumente einbinden und

38 38. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Wir zeigen Ihnen ein Beispiel: Über der Listenansicht sehen Sie drei Buttons: Wenn Sie mit der Maus auf die Buttons gehen, ohne diese zu klicken, kommt eine Erklärung zu den jeweiligen Buttons. NICHT ZUM VERKAUF Klicken Sie auf, um ein neues, vorhandenes Dokument zu öffnen, zum Beispiel einen Brief, der mit MS-Word (R) geschrieben wurde. Es erscheint ein Auswahlfenster. Wählen Sie das gewünschte Verzeichnis und übernehmen Sie die gewünschte Datei mit einem Mausklick. Es erscheint nun im AFS-Kaufmann übergross der Name der Datei. Mit einem weiteren Mausklick auf diese Datei, öffnen Sie diese zur weiteren Bearbeitung. Speichern Sie die Datei und schließen Sie anschliessend mit STRG + F4. sehen Sie die Mitarbeiterdaten in Listen- In der letzten Karteikarte form. Am oberen Bildschirmrand haben Sie die Möglichkeit, die Sortierung zu bestimmen: Genau die gleichen Einstellungen können Sie für Vertreter vornehmen. Aus diesem Grund gehen wir nicht komplett auf die Vertreterdaten ein. Hinweis zu den Vertreterverwaltung Der AFS-Kaufmann unterstützt auch eine Vertreterverwaltung. Diese Vertreter können auf unterschiedliche Art und Weise provisioniert werden. Die Provisionen können eingestellt werden in den Vertreterstammdaten, über die Warengruppen oder direkt beim betreffenden Artikel. Im Artikelstamm kann man auch einzelne Artikel ausklammern, wenn auf diese Artikel keine Provision gegeben werden soll. Dies macht z.b. Sinn wenn Sie Frachtkosten und Verpackungskosten als Artikelnummer hinterlegt haben.

39 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 39.Seite Klicken Sie dann unten auf die Karteikarte PROVISION. Unter Provisionsberechnung haben Sie nun einige Möglichkeiten: - Bruttoumsatz: Die Provsion wird vom Bruttorechnungsbetrag berechnet. Als Provision geben Sie also einen Prozentsatz ein. -- Nettoumsatz Die Provsion wird vom Nettorechnungsbetrag berechnet. Als Provision geben Sie also einen Prozentsatz ein. NOT FOR SALE - Rohertrag Die Provision wird vom Rohertrag berechnet. Der Rohertag errechnet sich aus VK-EK mal gelieferte Menge. Auch bei dieser Provisonsart geben Sie einen Prozentsatz ein. - pro Rechnung Es wird ein fester Betrag als Provision gewährt für jede geschriebene (und gedruckte) Rechnung. Sie geben einen BETRAG ein, keinen Prozentsatz. - pro bezahlter Rechnung wie pro Rechnung, nur wird die Provision erst dann gewährt, wenn die Rechnung vollständig beglichen ist und den Status Abgeschlossen hat. Der Vertreter wird einem Kunden entweder fest zugeordnet (In den Kundenstammdaten, unter der Karteikarte Ansprechpartner gibt es die entsprechende Eintragsmöglichkeit) oder Sie geben individuell bei der Rechnungserstellung in den Auftragsdaten den entsprechenden Vertreter ein. Dies machen Sie bei einer Neuanlage einer Rechnung, nachdem der Kunde ausgewählt wurde. Sie können also auftragsbezogen andere Vertreter eingeben oder auch eine Rechnung ohne Vertreter laufen lassen. Die Vertreterverwaltung ist der Mitarbeiterverwaltung identisch, nur das Sie hier Ihre Vertreter eingeben und verwalten. Aus diesem Grunde gehen wir nicht weiter auf die Vertreterverwaltung ein.

40 40. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft User bzw. Passwort abändern NICHT ZUM VERKAUF Um einen neuen Mitarbeiter anzumelden, müssen Sie diese Funktion durchführen; oder Sie drücken gleichzeitig folgende Tastenkombination. Wählen Sie unter dem Auswahlfenster den Anmeldenamen aus und geben Sie Ihr Passwort ein. Klicken Sie als Bestätigung auf den OK Button. Nun ist der neue Mitarbeiter sowie das Passwort abgespeichert, bis Sie diese Funktion wieder durchführen.

41 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 41.Seite Datenimport Der AFS-Kaufmann unterstützt den Import von externen Daten. So ist es zum Beispiel möglich, Artikel- oder Kundendaten aus anderen Programmen zu übernehmen. Wir geben Ihnen hiermit eine Beispielanwendung zum Import von Artikeldaten. Im nachfolgenden Beispiel liegen die Daten im dbase Format vor und stammen aus einer MS-DOS -Anwendung. Dieser Hinweis ist wichtig, da es sonst Probleme bei der Umlautekonvertierung geben kann. Wir empfehlen, das Fenster für die Artikelstammdaten nun zu schliessen, wenn Sie z.b. eine Datenübernahme für Artikel starten. NOT FOR SALE Um die Daten importieren zu können, ist es natürlich wichtig, dass SIE selbst wissen, welche Daten in der externen Datenbank enthalten sind. Sie müssen also schon die einzelnen Felder und Ihre Bedeutung kennen, da Sie im weiteren Verlauf des Imports die einzelnen Felder den Feldern des AFS-Kaufmann zuweisen müssen. Öffnen Sie nun das Menü Datei -> Datenimport. Sie erhalten folgendes Fenster: Klicken Sie auf Artikel/Lager und dann auf WEITER, es öffnet sich ein Fenster mit den Dateien und Verzeichnissen; das aktuelle Verzeichnis wird angezeigt.

42 42. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft NICHT ZUM VERKAUF Sie sehen nun das Dateiauswahlfenster. Natürlich müssen Sie nun wissen, in welchem Verzeichnis Sie die Datei abgelegt haben und wie diese heisst. Wie schon erwähnt, haben wir uns in diesem Beispiel für eine dbase -Datei entschieden. Also stellen wir unter Dateityp -> D-Base (*.dbf) ein. Es werden alle dbase-dateien angezeigt, die sich in dem ausgewähltem Verzeichnis befinden. Mit einem Doppelklick auf die betreffende Datei geht es weiter zum nächsten Fenster: Sie sehen nun zwei gegenüberliegende Fensterbereiche. Links stehen die Feldbezeichnungen aus dem AFS-Kaufmann, rechts sehen Sie die Felder aus der zu importierenden Datenbank. Es ist nun wichtig, dass Sie die einzelnen Bedeutungen der Felder wissen. Wir machen jetzt mit den obigen Feldern weiter. Als erstes Feld steht im rechten Fenster ARTNR. Dieses ist die Artikelnummer und muss im AFS-Kaufmann dem Feld ARTIKELNUMMER zugewiesen werden.

43 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 43.Seite Klicken Sie also nun ins rechte Fenster auf das Feld ARTNR und dann ins links Fenster auf ARTIKELNUMMER, anschliessend auf den Button <Datenvorgabe zuordnen>. Ihre erste Zuordnung wird nun unten im Fenster Importdatenverküpfungen abgelegt. Die Artikelbeschreibung in unserer Datenbank ist im Feld BEZEICHNUNG abgelegt. Also müssen wir dieses Feld im AFS-Kaufmann unter BEZEICHNUNG ablegen. Nun klicken Sie ins rechte Fenster auf das Feld BENENNUNG und dann ins links Fenster auf BEZEICHNUNG, anschliessend auf den Button <Datenvorgabe zuordnen>. Auch diese Zuordnung wird nun unten im Fenster Importdatenverküpfungen eingetragen. NOT FOR SALE Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle zu importierenden Felder. Es gibt allerdings eine Sache zu beachten: Der Import des Feldes Warengruppe ist nicht als Textfeld möglich, weil der AFS-Kaufmann die Warengruppe in seiner Datenbank als Nummer verwaltet. Sie sollten daher die Warengruppe einem anderen Feld zuweisen, zum Beispiel einem Freifeld (ZUSATZ1) oder dem Feld Zusatznummer. Ein Vorteil beim Datenimport wollen wir hervorheben. Sie können mehrere Felder Ihrer Datenbank einem Feld des AFS-Kaufmann zuordnen, indem Sie einfach wie oben beschrieben Feldzuweisungen machen und dann wieder auf das gleiche Feld im linken Fenster drücken. Es kann ja z.b. sein, dass Sie einige Felder aus Ihrer Datenbank in das Notizfeld des AFS-Kaufmann einlesen möchten. In unserer Beispieldatei heissen diese Felder WG und WG2 und PKATALOGSE. Also klicken Sie rechts auf WG, dann links auf BEMERKUNG (so heisst das Feld in der Datenbank im AFS- Auftrag), dann auf den Button <Datenvorgabe zuordnen>. Nun wieder rechts auf FELD2, dann links auf BEMERKUNG, dann wieder auf den Button <Datenvorgabe zuordnen>. Das gleiche machen Sie noch einmal mit dem Feld PKATALOGSE. In welcher Reihenfolge die Zeilen im AFS-Kaufmann landen, sehen Sie unten, zum Beispiel:

44 44. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft NICHT ZUM VERKAUF Als letztes klicken Sie noch an: Dies ist notwendig, da sonst die Umlaute und Sonderzeichen falsch dargestellt werden. Wenn Sie sich bei einer Zuweisung vertan haben, bewegen Sie die Maus ins Fenster IMPORTDATENVERKNÜPFUNG und klicken Sie einmal auf die zu löschende Zuweisung. Wenn diese blau markiert ist, können Sie mit der rechten Maustaste ein weiteres Menü aufrufen, in denen Ihnen die Möglichkeit gegeben wird, eine Zuordnung wieder aufzuheben. Im gleichen Menü können Sie auch ALLE Zuordnungen wieder aufheben und von vorne anfangen. In unserem Beispiel erwähnten wir anfangs, daß die Datenbank aus einer MS-DOS Anwendung stammt, darum müssen wir nun noch das Kästchen Import aus einem MS-DOS Programm anklicken. Wenn Sie dies nicht tun, werden wahrscheinlich die Umlaute und Sonderzeichen nicht richtig übernommen, weil MS-Windows einen anderen Zeichensatz verwendet. Mit dem Button IMPORTIEREN starten Sie den Import; mit ABBRUCH brechen Sie ab. Wenn der Importvorgang beendet ist, schliesst sich das Fenster. Wenn Sie nun den Artikelstamm öffnen, stehen Ihnen die importierten Artikeldaten zur Verfügung.

45 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 45.Seite Kapitel Datenexport Sie können Ihre Daten wie Kunden, Interessenten, Lieferanten, Artikel und Vorgänge auch exportieren; also in externe Datenbanken ablegen um diese für die Weiterbearbeitung mit anderen Programmen vorzubereiten. Klicken Sie auf den Menüpunkt Datei, dann Datenexport : NOT FOR SALE Auch hier wollen wir den Export von Artikeldaten zeigen. Ein praktisches Beispiel wäre, wenn Sie Ihren Kunden Ihre Artikeldatenbank (natürlich nur mit einigen Feldern) zur Verfügung stellen wollen. Klicken Sie auf ARTI- KEL und wählen Sie als Ausgabeformat ASCII (TXT-Format) an. Dieses Datenformat ist weit verbreitet, wobei es sich hier nur um ein Beispiel handelt. Klicken Sie anschliessend auf DATENEXPORT, es erscheint: In der linken Fensterhälfte sehen Sie alle Felder, die im AFS-Kaufmann zur Verfügung stehen. In der rechten Hälfte erscheinen die Bereiche, die in der Datenbank zu erstellen sind. Einige sind bereits eingetragen. Mit den Pfeiltasten, die sich zwischen den Fenstern befinden, können Sie die Felder hin und her schieben. Die Pfeile haben folgende Bedeutung.

46 46. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Mit diesem Pfeil verschieben Sie das aktuelle Feld vom rechten Fenster ins linke. Mit diesem Pfeil verschieben Sie das aktuelle Feld vom rechten Fenster ins Linke. NICHT ZUM VERKAUF Mit diesem Pfeil verschieben Sie ALLE Felder vom linken Fenster ins Rechte. Mit den beiden Pfeilen, die unter dem rechten Fenster sind, regeln Sie die Reihenfolge der Felder. Sie können also mit der Maus ein Feld anklicken und dann entsprechend nach oben oder unten verschieben. Die Exportdatenbank wird dann in der gleichen Reihenfolge erstellt. Eine Besonderheit ist das Filterfeld: Sie können mittels einem Datenfilter Bedingungen erstellen, mit denen nur DIE Artikel exportiert werden, die diesem Filterkriterium entsprechen. Im folgendem Beispiel sollen nur die Artikel exportiert werden, von der Artikelnummer von 4000 bis Wenn Sie nun auf das Filterlogo klicken erscheint das Intensiv-Suchfenster; in unserem Beispiel müssten wir wie folgt filtern: Klicken Sie anschliessend auf den roten Haken oben links, um in den vorherigen Bildschirm zurückzukehren und klicken Sie dann auf DATEN- EXPORT:

47 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 47.Seite Wichtig: Wenn Sie den Excel oder Word Export nutzen möchten so müssen Sie die aktuellen Version von Microsoft installiert haben. Mit diesem Pfeil verschieben Sie ALLE Felder vom rechten Fenster ins linke. Es sind bereits einige Felder von uns vorgegeben. Wenn Sie einige Felder aus der rechte Seite nicht benötigen und diese entfernen möchten, so klicken Sie auf das entsprechende Feld und klicken auf diesen Pfeil:. Wenn Sie die Liste komplett reinigen, bzw. alle Felder nicht benötigen und Sie sich eine neue Liste zusammenstellen möchten, so klicken Sie auf den etwas größeren blauen Pfeil:. NOT FOR SALE Wenn Sie neue Felder hinzufügen möchten, so klicken Sie auf diesen Pfeil:. Wenn Sie alle Felder auf die rechte Seite hinzufügen möchten, so klicken Sie auf diesen Pfeil:. Wenn Ihnen die Reihenfolge nicht gefällt, so klicken Sie mit diesen Pfeilen die Felder auf die richtige Positionen:. Wenn Sie dies nun alles gemacht haben, so können Sie nun den Datenexport starten. Nun werden Sie noch gefragt, wo Sie den Export hin speichern möchten. Wählen Sie nun das Verzeichnis aus und speichern Sie Ihren Export ab. Geben Sie nun noch einen Namen unter Dateiname ein und wählen Sie unter Speichern in das Verzeichnis aus, in dem die Datei gespeichert werden soll.

48 48. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft WICHTIG: Sie können nicht im Kaufmann-Verzeichnis speichern, also in dem Verzeichnis, indem sich die Datei Kaufmann.ini befindet. Dieses Verzeichnis wurde aus Sicherheitsgründen gesperrt, damit der Anwender nicht versehentlich Dateien aus dem Kaufmann überschreibt. NICHT ZUM VERKAUF Wählen Sie also ein anderes Verzeichnis aus. Klicken Sie auf SPEICHERN und der Export wird gestartet. Wenn Sie sich die Datei ansehen, würde Sie in unserem Beispiel wie folgt aussehen: In der ersten Zeile sehen Sie die Feldnamen; darunter die Daten, welche durch Semikolon getrennt sind.

49 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 49.Seite Datensicherung erstellen Die nachfolgenden Zeilen sind wichtig!!! Bitte lesen und ernst nehmen!!! Auch wenn sich viele Anwender nun nicht angesprochen fühlen, man kann es nicht oft genug wiederholen. Eine vernünftige Datensicherung ist ein absolutes MUSS. Obwohl Medien und Fachzeitschriften es immer wieder melden, gibt es im Bereich der Datensicherheit auf gewerblich genutzten PC s eine erschreckende Unkenntnis bzw. Nachlässigkeit. NOT FOR SALE Zahlreiche Nutzer sichern die Daten kaum oder unzureichend, getreu dem Motto Mein PC stürzt schon nicht ab. Vielleicht sollte man sich die Frage stellen, wieviele Stunden oder lange Arbeit sie benötigen würden, um bei Datenverlust alles wieder neu einzugeben: Alle Kunden, Artikel, Belege...usw... Es gibt zahlreiche preiswerte Hardwarelösungen: Streamer, ZIP-Laufwerk usw... Standard-Disketten sind aufgrund Ihrer Empfindlichkeit und geringem Speicherplatz nicht ratsam. Sprechen Sie mit Ihrem EDV-Betreuer, welche Lösungen angebracht sind. Eine Datensicherung führen Sie mit dem AFS-Kaufmann sehr schnell und einfach durch: Rufen Sie das Menü DATEI -> DATENSICHERUNG ERSTELLEN auf. Wählen Sie das Laufwerk und das Verzeichnis aus, indem gesichert werden soll. Der AFS-Kaufmann packt die Datenbanken und speichert Sie ins gewünschte Verzeichnis ab. Im folgenden Beispiel sichern wir die Daten auf das Laufwerk E., was hier einem externem ZIP-Laufwerk entspricht.

50 50. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft NICHT ZUM VERKAUF Klicken Sie auf SICHERN und die Datensicherung startet. Nach der Datensicherung wurden im betreffendem Verzeichnis drei Dateien angelegt: KAUFDATEN, KAUFFORM und KAUFSICH. In der Datei KAUFDATEN befinden sich die Datenbanken in gepackter Form. In der Datei KAUFFORM befinden sich die Druck-Formulare, aber nur die, die im Originalverzeichnis unter \DRUCKEN abgelegt sind. Bei der Datei KAUFSICH handelt es sich um eine kleine Textdatei, in der wichtige Daten wie das Sicherungsdatum gespeichert sind: Datensicherung von AFS-Kaufmann V3.0 Sicherungsdatum : Mandant: AFS-Kaufmann Mitarbeiter: Mustermann Sichern Sie Ihre Daten regelmäßig! Auf die oft gestellte Frage wie oft kann man keine Antwort geben; im Prinzip können Sie während einer Kaffeepause schnell sichern. Je öfter Sie sichern, desto weniger fehlt Ihnen, wenn es mal zu einem Problem kommt, indem Sie Ihre Datensicherung brauchen.

51 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 51.Seite Datensicherung wieder einspielen Hier können Sie Ihre erstellte Datensicherung wieder einspielen. Wenn Sie diese Funktion anklicken, kommt die Meldung : NOT FOR SALE Wenn nun alle den Kaufmann verlassen haben, dann bestätigen Sie mit OK. Nun erscheint ein Bild für die Datenwiederherstellung. Wählen Sie hier nun wieder das richtige Verzeichnis, indem sich die Sicherung befindet aus. Auch hier muss die obige Angabe mit der unteren Angabe übereinstimmen. Das Programm sucht nun nach der AUFSICH.TXT. Wenn die Daten gefunden wurden, erhalten Sie folgendes Fenster:

52 52. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft NICHT ZUM VERKAUF Hier sehen Sie die wichtigsten Merkmale dieser Sicherung, wie z.b. - den Name des Programms sowie dass es eine Sicherung ist - die genaue Versionsnummer des Programms - das Sicherungsdatum - den Mandantenname in dem die Sicherung vorgenommen wurde - den Mitarbeiter der die Sicherung durchgeführt hat Dann klicken Sie auf Weiter. Nun erscheint ein weiteres Bild, wo Sie gefragt werden, was alles zurückgesichert werden soll: Sie haben hier die Möglichkeit zwischen folgende Möglichkeiten auszuwählen: - alle Datenbanken - nur Formulare

53 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 53.Seite Wenn Sie ausgewählt haben, was zurückgesichert werden soll, dann klicken Sie auf den Button Wiederherstellen. Nun werden Sie zur Vorsicht nochmals darauf hingeweisen, das die alten Daten überschrieben werden. Beim Bestätigen mit JA startet die Rücksicherung. Nach erfolgter Rücksicherung beenden Sie das Programm einmal und starten es erneut. Dies wird automatisch erzwungen. NOT FOR SALE

54 54. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Datenbankreparatur Beim täglichem Arbeiten mit unserem Programm wird viel bewegt. Durch die Neuanlage von Datensätzen sowie Löschen und weitere Aktionen oder ganz einfach durch einen Absturz, kann es im Programm zu Fehlermeldungen kommen. Manchmal genügt es schon, eine Datenbankprüfung durchzuführen. Wenn nach dieser wieder alles o.k. ist, brauchen Sie nicht direkt eine neue Datensicherung einzuspielen. NICHT ZUM VERKAUF Rufen Sie DATEI -> DATENBANKREPARATUR auf. Es erscheint ein Hinweis: Diese Datenbankreparatur macht nur dann Sinn, wenn Sie wirklich ein Problem haben. Sie sollten zwar nun abbrechen und nochmal schnell eine Datensicherung machen, aber nicht ins gleiche Verzeichnis, wo Sie die letzte gemacht haben, also die VOR dem Problem. Aus diesem Grund speichert der AFS-Kaufmann kein festes Verzeichnis zum Sichern. Für den Fall, dass Sie das jetzt nicht verstehen, folgendes Beispiel: Am Vortag sicherten Sie Ihre Daten, von denen wir ausgehen, dass alles in Ordnung war. Nun haben Sie heute einen PC Absturz, bedingt duch Stromausfall oder sonstiges, und zwar gerade in dem Moment, wo Sie im AFS-Kaufmann Daten eingeben wollten.

55 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 55.Seite Es muss ja nicht sein, aber beim Neustart gibt es auf einmal Fehlermeldungen und nach Rücksprache mit dem Support, schlägt man Ihnen eine Datenbankreparatur vor. Wenn Sie gemäss obiger Meldung nochmal schnell sichern und wir nun davon ausgehen, dass eine Datenbank kaputt ist, würden Sie also eine kaputte Datenbank sichern. Dass heisst im Klartext, wenn diese neue Sicherung in das gleiche Verzeichnis erfolgt, wie die letzte Sicherung (also die vom Vorabend), überschreiben Sie diese und haben dann ein Problem. Wählen Sie also ein anderes Verzeichnis aus. Sichern Sie immer regelmäßig. Trotzdem: Die Datenbankreparatur kann Ihnen ggfs. eine Rücksicherung ersparen und ist auch schneller. NOT FOR SALE Kapitel Ende Mit dem Punkt Ende beenden Sie den AFS-Kaufmann. Sie werden zur Kontrolle nochmals gefragt, ob Sie das Programm wirklich beenden möchten.

56 56. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Unter dem Menüpunkt Stammdaten können Sie folgendes auswählen: - Kunden anlegen, verwalten, ändern NICHT ZUM VERKAUF - Interessenten anlegen, verwalten, ändern - Lieferanten anlegen, verwalten, ändern - Artikel anlegen, verwalten, ändern - Artikelliste nach Warengruppen - Warengruppen anlegen, verwalten, ändern - Lagerbuch - Zahlungsbedingungen anlegen, ändern - Bestellarten anlegen, ändern - Textbausteine anlegen, ändern - Währungen anlegen, ändern - Bankleitzahlenverzeichnis

57 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 57.Seite KAPITEL 2 - Stammdaten 2.0 Kundenstammdaten - Grunddaten Klicken Sie auf den Button oder die Tastenkombination <STRG> + <ALT> + K Die Kundenmaske öffnet sich. Wenn noch kein Kunde eingetragen ist, dann sind die meisten Felder natürlich leer. NOT FOR SALE Der Cursor steht auf dem Feld Anrede, da die Kundennummer fortlaufend nummeriert wird (Dies haben wir ja bereits eingestellt).wenn Sie selbst eine Kundennummer vergeben möchten, können Sie dies tun. Die Kurzbezeichnung wird ebenfalls automatisch vom Programm erstellt. Sie setzt sich zusammen aus dem Feld Firma1 bzw. Name (je nachdem, ob Sie eine Gesellschaft oder eine Einzelperson als Kunden anlegen) sowie dem Ort. Die Kurzbezeichnung erleichtert die Suche nach einem bestimmten Kunden. Die Kennung können Sie ebenfalls selber einstellen; die Voreinstellungen hierzu machten wir ja bereits am Anfang dieser Dokumentation. Der AFS- Kaufmann setzt die Postanschrift in Belegen automatisch zusammen, egal, wie Sie die Daten eintragen. Nehmen wir als Beispiel folgende Anschrift: Maschinenfabrik Hans Müller, Hauptstr. 1, Köln. Nun haben wir mehrere Möglichkeiten: Entweder geben wir unter FIRMA1 Hans Müller ein und unter FIRMA2 Maschinenfabrik. Bei einer Sortierung nach FIRMA1 steht diese Firma dann natürlich unter H. Daher sollte man immer nach der Kurzbezeichnung sortieren. Wenn Sie Hans und Müller hingegen in das Feld VORNAME und NAME eingeben, und Maschinenfabrik unter FIRMA2 wird im Ausdruck auch alles stimmen, nur bei einer Sortierung nach FIRMA1 steht nun nichts mehr und bei einer Sortierung nach NAME würden andere Firmen wieder an falscher Stelle stehen, wenn kein Name eingetragen wurde. Ein Perfektionist würde wohl Müller, Hans unter FIRMA1 eingeben, was dann aber im Ausdruck nicht so schön aussehen würde.

58 58. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Die Felder Strasse, Telefon usw. brauchen wohl keine Erklärung, ausser daß man links neben dem Feld LAND einen Button anklicken kann: der uns dann die Anschrift des Postfachs ermöglicht. NICHT ZUM VERKAUF Tip: Wir sollten den Kunden so anlegen, wie er im Telefonbuch stehen würde. Bei unserer Beispieladresse denken wir eher an Müller, als an Maschinenfabrik. Da die Kurzbezeichnung sich aber automatisch gestaltet, würde es so aussehen: Also schnell ändern, damit wir Ihn unter Müller sortieren und suchen können: In der Kurzbezeichnung tragen wir Müller Masch.- Köln ein. So finden wir ihn am schnellsten:. Die Zahlungskondition die als Standardkondition eingestellt ist, wird nun vorgeschlagen. Wir können diese nun ändern und dem Kunden eine andere Kondition zuteilen. Ein wichtiges Feld in dieser Maske ist die Preisgruppe: Geben Sie hier z.b. eine 1 ein, wenn der Kunde den ersten VK-Preis aus dem Artikelstamm bekommt, bzw. eine 2, wenn der zweite VK-Preis genommen werden soll. Sie haben also die Möglichkeit, einem Artikel mehrere Preise zuzuordnen und den betreffenden Kunden auf eine bestimmte Preisgruppe zugreifen zu lassen.

59 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 59.Seite Möchten Sie Ihrem Kunden eine SMS Mitteilung direkt auf das Handy senden so können Sie dies mit folgendem Shortcut. Es öffnet sich das Fenster zum SMS versenden. (Darüber mehr unter Werkzeuge). Ändern Sie auf Wunsch die Felder wie Währung usw. über den Auswahlpfeil am Ende des Feldes:. Der AFS-Kaufmann bietet zahlreiche wichtige Informationsfelder. Bei der Entwicklung wurde auf eine grösstmögliche Übersicht wertgelegt, damit Sie die wichtigsten Daten auf einen Blick sehen. NOT FOR SALE Das Feld E-Kontakt (erster Kontakt) wird bei der Neuanlage ausgefüllt. Das Feld L-Kontakt (letzter Kontakt) bezieht sich auf die letzte Rechnung und aktualisiert sich selbstständig. Das Feld Vorlage füllen Sie selbst aus. Zusätzlich können Sie auch einen Termin eingeben. Der Terminverwalter wird noch zu einem späteren Zeitpunkt erklärt. Das Feld Umsatz zeigt Ihren Umsatz (Brutto) bei diesem Kunden an. Das Feld Kredit die Summe aller zur Zeit offenen Rechnungen. Das Kreditlimit kann von Ihnen eingetragen werden. Der AFS-Kaufmann überwacht diesen Betrag und wenn Sie bei der Rechnungserstellung diesen Wert überschreiten, gibt es eine Warnmeldung. Zum Schluss können Sie eine Bemerkung zum Kunden eingeben. Mit der Tastenkombination STRG + D wird in diesem Feld das aktuelle Datum mit Uhrzeit erzeugt. Nutzen Sie dieses Bemerkungsfeld z.b. als Telefonnotiz. SPEICHERN SIE MIT <F11> oder einem Klick auf das Diskettensymbol.

60 60. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Kundenstamm - weitere Daten Wenn Sie die Grunddaten gespeichert haben, klicken Sie unten auf: Die Bedeutung der Felder: NICHT ZUM VERKAUF Briefanrede: Geben Sie die Briefanrede ein. Diese kann für Serienbriefe oder Serienfaxe genutzt werden bzw. Ihnen behilflich sein. keine Serienbriefe / keine Serienmails Klammert den Kunden aus, wenn die Serienbrief-/Mailfunktion aktiviert ist. Warnung Ein Hinweistext, der dann erscheint, wenn der Kunde zwecks Belegerfassung aufgerufen wird. Lieferstop Ein Mausklick auf dieses Feld und bei der Belegerfassung erscheint ein entsprechender Hinweis. Geburtstag Geben Sie den Geburtstag des Kunden ein. Hier können Sie später auch Auswertungen drüber machen. Kontonummer Die Debitorennummer für die Buchhaltung / AFS-Profibu. Wenn Sie AFS- ProFiBU Benutzer sind, ist das Ausfüllen des Feldes von Vorteil. EG-ID-Nummer Bei ausländischen EG-Kunden Pflicht, wenn Sie Ihre Ware umsatzsteuerfrei absetzen wollen. Unsere Nummer beim Kunden Hilfreich bei Grossunternehmen. SIE sind sicher als Lieferant mit einer eigenen Nummer in der EDV Ihres Kunden abgespeichert. Tragen Sie noch die Daten für die Bankverbindung Ihres Kunden ein sowie eine abweichende Lieferanschrift.

61 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 61.Seite Kundenstamm - Ansprechpartner Hier verwalten Sie die Ansprechpartner Ihres Kunden. Klicken Sie auf den Button und fügen Sie Ihren Ansprechpartner ein. Speichern Sie mit. Löschen Sie einen Eintrag mit dem Button. Mit den Pfeiltasten blättern Sie in der Liste rauf und runter. Die äusseren Pfeile bedeuten ganz nach unten bzw. ganz nach oben; die inneren Pfeile springen um jeweils einen Datensatz rauf bzw. runter. Bei Bedarf können Sie jedem Anprechpartner eine Kostenstelle zuweisen. Diese dient zur Ausgabe auf anderen Vorgängen und zum Erstellen einer Sammelrechnung. NOT FOR SALE Bearbeiten Sie einen Eintrag, indem Sie mit der Maus auf das Feld klicken und machen Sie dann Ihre Eingabe. Zusätzlich können Sie Ihrem Kunden noch einen Vertreter zuordnen.. Ein Hinweis zum Button übergeordnete Rechnungsanschrift: Dieser dient zum Zeitpunkt dieses Handbuchs nur der Option Sammelrechnung, welcher später erklärt wird. Sie haben die Möglichkeit, einem Kunden, der zwar die Ware bekommt, aber einen anderen Rechnungsträger hat, hier den Rechnungsempfänger einzutragen. Dieser muss natürlich auch als Kunde hinterlegt sein. Kundendaten - freie Felder In der nächsten Karteikarte können Sie Bemerkungen oder eigene Daten hinterlegen. Die Felder können auch im Ausdruck angesprochen werden. Mit einem Doppelklick auf die Bezeichnung Zusatzfeld 1 usw können Sie die Überschriften ändern. Das kann dann so aussehen:

62 62. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Kundendaten - Notiz NICHT ZUM VERKAUF In der Karteikarte verwalten Sie z.b. Telefonnotizen oder sonstige Angaben. Das Feld entspricht dem Prinzip des Feldes Bemerkung aus den Grunddaten. Auch hier können Sie mit STRG + D das aktuelle Datum erzeugen. Kundendaten - Multimedia können Sie ein Bild, ein Video oder eine Sounddatei hinter- Unter legen. Bei Bildern werden die meisten bekannten Formate unterstützt: BMP,JPG, WMF usw. Kundendaten - Dokumentenverwaltung In der können Sie OLE-fähige Dokumente einbinden und bearbeiten. Wir zeigen Ihnen ein Beispiel: Über der Listenansicht sehen Sie drei Buttons: Wenn Sie mit der Maus auf die Buttons gehen, ohne diese zu klicken, kommt eine Erklärung zu den jeweiligen Buttons. Klicken Sie auf, um ein neues, vorhandenes Dokument zu öffnen, zum Beispiel einen Brief, der mit MS-Word (R) geschrieben wurde. Es erscheint ein Auswahlfenster. Wählen Sie das gewünschte Verzeichnis und übernehmen Sie die gewünschte Datei mit einem Mausklick. Es erscheint nun im AFS-Kaufmann übergross der Name der Datei. Mit einem weiteren Mausklick auf diese

63 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 63.Seite Datei öffnen Sie diese zur weiteren Bearbeitung. Speichern Sie die Datei und schließen Sie anschliessend mit STRG + F4. sehen Sie die Kundendaten in Listen- In der letzten Karteikarte form. Am oberen Bildschirmrand haben Sie die Möglichkeit, die Sortierung zu bestimmen: NOT FOR SALE Kundenstammdaten - Sonderpreise Zusätzlich können Sie Ihrem Kunden feste Sonderrabatte oder Sonderpreise zuweisen. Da wir hierzu aber erst mal Artikel anlegen müssen, sollten Sie sich erst einmal das nachfolgende Kapitel (Artikelstammdaten) ansehen. Wenn Sie den Kundenstamm geöffnet haben, können Sie am oberen Bildschirmrand anklicken. Wählen Sie anschliessend Rabattgruppen und Sonderpreise Es erscheint: So legen Sie einen Warengruppenrabatt an: Neben der Bezeichnung Rabattart klicken Sie auf das Fernglas

64 64. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft um die gewünschte Warengruppe auszusuchen. Sie erhalten dann eine Liste Ihrer Warengruppen. Wählen Sie die gewünschte Warengruppe mit einem Doppelklick aus und übernehmen Sie diese. Anschliessend geben Sie den Rabattsatz in Prozent ein. Zusätzlich können Sie festlegen, ab welcher gelieferten Menge eines Artikels dieser Warengruppe der festgelegte Rabattsatz gilt. Speichern Sie mit einem Klick auf den Ihnen bereits bekannten Haken aus der Iconleiste:. NICHT ZUM VERKAUF Weitere Rabattarten: Genau wie Warengruppenrabatt können Sie einen reinen Artikelrabatt vergeben. Der Rabatt gilt dann nur für diesen gewählten Artikel. Sollte dieser Artikel bereits einer Warengruppe mit vergebenem Rabatt angehören, erhält dieser Artikelrabatt Priorität. Als letztes können Sie auch einen Artikelsonderpreis vergeben. Mit einem Klick auf den roten Pfeil beenden Sie die Einstellungen der Sonderpreise. r Wenn Sie einen Rabatt für den Kunden löschen möchten, so klicken Sie den Datensatz an, so dass er blau unterlegt ist. Klicken Sie dann einfach nur auf das Minuszeichen und löschen den entsprechenden Datensatz. Wenn Sie eine Rabattart ändern möchten, so klicken Sie auf dieses Zeichen: Und Sie können den von Ihnen ausgewählten Datensatz danach bearbeiten. Sie können Ihre Rabatteinstellungen für Ihren Kunden auch immer ausdrucken. Wählen Sie dazu entweder Druckvorschau oder direkt auf das Druckersymbol. Sie können den Ausdruck auch abändern, wenn Sie auf folgendes Bild klicken. Sie gelangen dann wieder in den Reportgenerator. Wie dieser funktioniert, ist in der Anleitung des Formulareditors beschrieben. Durch Anklicken dieses Symbols kommen Sie in den Spalteneditor. Hier können Sie, wie vorher schon näher beschrieben, mit den Spalteneditor Ihre Spalten nach Ihren Wünschen zusammenstellen.

65 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 65.Seite Als letztes können Sie unter dem Fenster auch noch das Unterfenster Auswertungen starten. Hier stehen Ihnen sämtliche Journale und Historien zur Verfügung wie Rechnungsjournal usw. Hier können Sie allerlei ausprobieren und filtern, z.b. nur gedruckte Belege oder nur für einen bestimmten Zeitraum. Sehen wir uns einmal den Rechnungsjournal an: NOT FOR SALE Links können Sie einige Bedingungen eingeben, die aktiviert werden, wenn Sie den Schalter anklicken. Zusätzlich können Sie über die oberen Karteikarten arbeiten um z.b. einen bestimmten Zeitraum auszuwählen oder nach einer bestimmten Rechnung gezielt über die Nummer zu suchen Sie können diese Daten durch einen Klick auf das Druckersymbol drucken. Schliessen Sie das Fenster wie üblich mit STRG + F4. Diese Bilder werden Ihnen später wieder in der Vorgangsverwaltung begegnen. Eine weitere interessante Auswertung ist die Historie, die auch über das Fenster Adressen aufgerufen wird. Hier sehen Sie die Bewegung Ihrer Artikel (natürlich erst, wenn Belege geschrieben worden sind.) Nachdem Sie nun einige Kunden angelegt haben, sind diese ja automatisch gespeichert. Die Sortierung erfolgt nach dem Suchbegriff. Zur Übersichtlichkeit werden Ihre Kundenadressen unter dem jeweiligem Anfangsbuchstaben des Suchbegriffs gespeichert. Also befindet sich unser Beispielkunde Müller unter M. Sie können nun oben auf die Karteikarte auf das M klicken. Es erscheint der erste Kunde mit einem M im Suchbegriff. Blättern Sie mit <F5> weiter aufwärts und mit <F4> wieder zurück.

66 66. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Wenn Sie eine Übersicht aller unter M erfassten Kunden wünschen, klicken Sie unten rechts auf Liste. Auch hier funktionieren die Tasten <F4> und <F5> zum auf- und abblättern. Kundenstammdaten - Suchen Mit <F8> können Sie nach einem Kunden suchen (der auch unter einem anderen Anfangsbuchstaben erfasst sein kann). Sie erhalten nach Drücken der <F8> Taste folgendes Bild: NICHT ZUM VERKAUF Dieses Fenster merkt sich immer die letzte Einstellung, bevor es geschlossen wurde. Zur Zeit sind daher folgende Aktionen gespeichert: Suche möglichst schnell und Sortierung bzw. Suche nach dem Suchbegriff. Sie können nun direkt in die Tastatur greifen und z.b. Müller eingeben. Sie werden bemerken, daß sich mit jedem Tastendruck die Anzeigeliste bewegt, je näher Sie mit Ihrer Eingabe dem Zielwert kommen. Wenn Sie den gewünschten Kunden sehen, drücken Sie die ENTER Taste und Sie befinden sich anschließend in den Grunddaten des Kunden. Sehen wir uns weitere Suchmöglichkeiten an...drücken Sie noch einmal <F8>. Als Suchkriterium steht hinter Suche nach Suchbegriff. Mit einem Klick auf dieses Feld sehen Sie weitere Möglichkeiten, nach denen gesucht werden kann. Es geht noch weiter...wenn Sie unter Art der Suche (ganz oben im Fenster) statt möglichst schnell nun einem über alle Felder aufrufen, können Sie sogar verknüpfen: Geben Sie z.b. Bei Ort Niederaula ein. Es erscheinen alle Kunden, in diesem Ort. Sie können sogar Teilbereiche

67 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 67.Seite suchen, z.b. Alle Kunden aus einem PLZ Gebiet. Hierzu dient das Prozentzeichen (%). Wenn Sie alle Kunden aus dem PLZ-Bereich Suchen wollen geben Sie unter PLZ ein: 36%...und drücken <F8> Aber halt, werden Sie jetzt sagen, es wurden nun auch ganz andere Adressen gefunden...was habe ich falsch gemacht? - Nichts. Sehen Sie sich die gefundenen Adressen einmal genauer an. Es kommt bei allen Adressen die Zahlenfolge vor, egal wo. Sie hätten also weiterfiltern müssen, nämlich das Kästen keine Teilsuche. Versuchen Sie es noch einmal. Sie werden sehen, daß nun alle gewünschten Adressen angezeigt werden. Die Suchmöglichkeiten in diesem Programm sind äußerst umfangreich. Sie können auch kombiniert suchen, nach all den Feldern, die in der Auswahlliste angeboten werden. Wenn Sie auf Suche über einen Filter einschränken klicken, geht es sogar noch weiter. Probieren Sie es ruhig aus. Die Intensivsuche läßt kaum Wünsche offen. NOT FOR SALE Übernehmen Sie den gewünschten, gefundenen Kunden mit einem Mausklick aus der unteren Auswahlliste. Wenn Sie nicht mehr suchen möchten, klicken Sie oben rechts auf OK oder auf Abbruch. Wenn Sie sich in der Liste befinden so können Sie auch dort suchen. Sie stellen einfach bei Sortierung die gewünschte ein und geben bei Ihr Suchkriterium bei Suchbegriff ein. Mit dem Schalter Liste editierbar ein/aus. können Sie konfigurieren ob die Liste bearbeitet wird oder nicht. Ist die Liste nicht editierbar, so ist der Hintergrund gelb, wenn er Weiß ist, so befindet sich die Liste im Bearbeitungsmodus. Hinweis: Nach dem gleichen Prinzip können Sie suchen in: Lieferanten, Interessenten, Mitarbeitern, Vertretern und Artikel. Daher beschreiben wir die Suchfunktion in den betreffenden Kapiteln nicht mehr näher.

68 68. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft So filtern Sie Adressen: Mit dem Filter-Button (oben in der Bildschirmleiste) können Sie Adressen nach diversen Kriterien filtern. Es erscheint : NICHT ZUM VERKAUF Wenn Sie das Fenster Feld aufklappen sehen Sie alle Felder, nach denen gefiltert werden kann. Im Feld Bedingung geben Sie die Bedingung ein wie gleich, grösser usw.. Im Feld Wert geben Sie den gewünschten Wert ein. Sie können auch mit und bzw. oder Verknüpfungen erstellen. Z. B. Möchten wir, dass alle Kunden, die sich in der PLZ bis befinden, angezeigt werden. Nun geben wir als Bedingung ein Feld >PLZ und als Bedingung > größer und als Wert > Feld >PLZ und als Bedingung > kleiner und als Wert > Diese Intensivsuche bedeutet, das der Rechner alle Kunden suchen soll, die in der Postleitzahl höher als und kleiner als Ihre Anschrift haben. So sieht nun die Eingabe aus.

69 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 69.Seite Sie können die Sortierung auch noch einstellen, z. B. auf- oder absteigend. Wenn Sie die Karteikarte mit der Filterabfrage anklicken, sehen Sie die Abfrage nach der SQL-Methode. Nun, wenn Sie die Eingaben alle gemacht haben, klicken Sie auf die Karteikarte mit dem Suchergebnis. NOT FOR SALE Hier sehen Sie alle Kunden mit den gewünschten PLZ. In unserem Fall, haben wir nur einen Kunden in diesem Postleitzahlenbereich. Wenn Sie bei Ihrer Abfrage mehrere Kunden haben, werden diese Kunden je nach der Sortierung auf- oder absteigend sortiert. Da die Verwaltung der Interessenten sowie Lieferanten der Kundenverwaltung entspricht, gehen wir in diesem Handbuch nicht weiter darauf ein. Der Unterschied zwischen Kunden und Interessenten besteht ganz einfach darin, dass bei Interessenten keine Nummer hinterlegt wird und somit keine Kundennummern vergeudet werden. Nicht jeder Anfrage folgt eine Bestellung. Ausserdem ist es nützlich, z.b. Messekontakte über die Interessentenverwaltung zu pflegen. Die Handhabung entspricht der der Kundeneingabe. Zusätzlich haben Sie jedoch die Möglichkeit, bei geöffnetem Interessentenstamm den betreffenden Interessenten zu einem Kunden umzuwandeln. Hierzu klicken Sie auf das Fenster Adressen -> wandelt diese Adresse in einen Kunden um..

70 70. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft NICHT ZUM VERKAUF Sie finden diese Adresse dann im Kundenstamm und brauchen sie nur noch mit einer Kundennummer zu versehen. Hinweis: Aus programmtechnischen Gründen wird nicht von selber beim Verschieben vom Interessentenstamm in den Kundenstamm eine Nummer vergeben. Das Speichern eines Datensatzes kann ja bekannterweise nur erfolgen, wenn dieser aktiv bearbeitet wird oder eine Änderung gemacht wird. Erst dann erscheint oben am Bildschirmrand das Diskettensymbol. TIP: Gehen Sie auf den verschobenen Kunden, machen Sie z.b. einen kleinen Eintrag ins Bemerkungsfeld (ein Buchstabe würde schon reichen) und dann speichern Sie diesen mit F11 oder einem Klick auf das freigewordene Diskettensymbol ab. Kapitel 3 - Spaltendesigner In fast allen Listendarstellungen haben Sie die Möglichkeit, mit dem Spaltendesigner Ihre persönlichen Einstellungen vorzunehmen. Wir erklären diesen nun anhand der Kundenliste. Natürlich gilt dies auch für sämtliche anderen Bildschirmlisten wie Lieferanten, Artikel, Vorgänge usw... Hierzu klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Liste. Es erscheint ein Button Spaltendesigner, auf diesen klicken Sie nun mit der linken Maustaste. Nun öffnet sich der Designer, dies könnte so aussehen:

71 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 71.Seite NOT FOR SALE In der linken Fensterhälfte sehen Sie alle Felder der betreffenden Datenbank (in diesem Fall die Kundendatenbank). In der rechten Spalte sehen Sie die Spalten/Felder, die zur Zeit angezeigt werden. Mit den Pfeilen in der Mitte können Sie die Felder hinzufügen bzw. entfernen: Sie klicken also mit der Maus in der linken Fensterhälfte das gewünschte Feld an und fügen mit diesem Pfeil das Feld in der Liste hinzu. Umgekehrt können Sie auch ein Feld aus der rechten Fensterhälfte entfernen, indem Sie das gewünschte Feld mit dem Pfeil nach links setzen. Die blauen Pfeile, die nach links und rechts zeigen würden alles (Vorsicht!) in die jeweilige andere Hälfte verschieben. In der rechten Fensterhälfte können Sie dann noch mit den beiden Pfeilen die Reihenfolge der Spalten einstellen. Wenn Sie eine Spalte in der Breite ändern wollen, tragen Sie den gewünschten Wert hier ein: und bestätigen mit einem Mausklick auf den. Beenden Sie mit dem.

72 72. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Kapitel 4 - Artikelstammdaten Artikelstammdaten - Grunddaten Den Artikelstamm öffnen Sie mit einem Klick auf den Artikelbutton, (oben am Bildschirmrand...) oder mit der Tastenkombination STRG + ALT + A. Es erscheint das Fenster: NICHT ZUM VERKAUF Einen neuen Datensatz legen wir - wie bereits im Kundenstamm gelernt - mit <EINFG> an. Der Cursor steht nun im Feld Artikelnummer und wartet auf Ihre Eingabe. Geben Sie nun Ihre Artikelnummer ein. Mit der <ENTER>-Taste oder der <TAB>-Taste geht s ins nächste Feld, die Bezeichnung. Geben Sie hier die entsprechende Artikelbeschreibung ein. Im Feld EAN-Nummer geben Sie wenn benötigt- die EAN-Nummer des Artikels ein. Sollten Sie einen BARCODE-Scanner besitzen, so scannen Sie die Verpackung und die Nummer wird automatisch eingetragen. Anwender der Kasse werden diese Option zu schätzen wissen, weil der AFS-Kaufmann beim Scan-Vorgang innerhalb eines Auftrags die Artikelnummer anhand der EAN Nummer findet. Es ist also möglich, Artikel sowohl über die Artikelnummer, wie auch über die EAN Nummer zu finden. Wenn Sie mehr Informationen zu Kassen-Hardware möchten, so teilen Sie dies mit. Wir nennen Ihnen dann einen Händler, der diese vertreibt und Ihnen Informationen hierzu geben kann. Zahlreiche Felder, denen wir nun in dieser ersten Maske begegnen, haben bereits Werte eingetragen, welche wir in den Grundeinstellungen voreingestellt haben.

73 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 73.Seite Das Feld Beschreibung ist der s.g. Langtext. Hier geben Sie alle Zusatzinformationen ein; diese werden auch in einem Beleg gedruckt, es sei denn Sie schalten dies ab (wird in den Einstellungen gemacht, dies erklären wir ein paar Zeilen später...). Der Text ist formatierbar, d.h. Sie können Ihren Artikeltext mit allen Ihnen zur Verfügung stehenden Schriftarten, sowie in Form und Farbe frei einstellen, wie Sie es in einem Textverarbeitungsprogramm gewöhnt sind. Hierzu verwenden Sie die Schalter am oberen Bildschirmrand:. NOT FOR SALE Die einzelnen Buttons werden erklärt, wenn Sie mit der Maus auf den jeweiligen Schalter gehen und eine Sekunde warten. Das Feld Zusatznummer erlaubt eine freie Nummer. Ein Anwendungsbeispiel wäre: Für unsere Kunden, die das Programm nicht voll nutzen und jedem einzelnen Artikel einen Lieferanten zuweisen, wäre dieses Feld sehr gut als Bestellnummer zu verwenden, unter der Sie Ihren Artikel bei Ihrem Lieferanten bestellen. Nach dem Feld Zusatznummer kann auch gesucht und sortiert werden. Zudem können Sie mit einem Doppelklick auf das Wort Zusatznummer den Wortlaut ändern. Ein Buchhändler z.b. würde dieses Feld umbenennen in ISBN-Nummer und in Zukunft diese dort eintragen. Im nächsten Feld wählen Sie die Warengruppe aus, zu der der betreffende Artikel gehört. Die Voreinstellungen zur Warengruppe haben wir ja bereits in den Grundeinstellungen getätigt. Wählen Sie im Feld Umsatzsteuer die für den Artikel betreffenden Umsatzsteuersatz. Im nächsten Feld Einheit geben Sie die Verkaufseinheit, z.b. St., Std., m...usw...an. Einige Vorgaben sind schon eingetragen, diese können Sie in den Grundeinstellungen ändern. Sie können aber auch hier manuell eine Bezeichnung eintragen, z.b. Pck., wenn diese nicht in der Liste enthalten ist. Das Feld Verpackungseinheit bezieht sich auf die Preisgestaltung und kann als Preis per... also der Preiseinheit verstanden werden. Beispiel: Papier...

74 74. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 500 Blatt kosten DM 5,00. Also geben Sie als Verpackungseinheit eine 500 ein. Wenn Sie dann Blatt berechnen, rechnet der AFS-Kaufmann wie folgt: Blatt mal EUR 5,00 per 500 = EUR 50,00 Gesamtpreis. Hinweis: Im Lager werden Blatt abgebucht, also die gelieferte Menge. NICHT ZUM VERKAUF Artikelstammdaten - Preisgestaltung Geben Sie nun Ihren Einkaufspreis ein, den Sie bei Ihrem Lieferanten bezahlen. Sollte dieser Artikel mit Kosten verbunden sein, so geben Sie diese im Feld Kosten ein. Allerdings beachten Sie bitte, daß der Kostenwert mit in die Kalkulation einbezogen wird. Ausserdem darf man davon ausgehen, dass der Kostenfaktor nicht parallel mit der Menge steigt, also dass ein Teil X-Kosten verursacht, aber 1000 Teile nicht die tausendfachen Kosten. Sie haben nun diverse Möglichkeiten, Ihren VK einzugeben. 1. Sie geben den VK-Preis direkt ein. Der Aufschlag und der Rohertrag wird automatisch ermittelt. 2. Sie geben den gewünschten Aufschlag ein, z.b. 25%. Der VK errechnet sich selbstständig aus dem EK-Preis (ggfs. +Kosten) und dem Aufschlag. 3. Sie geben den gewünschten Rohertrag in EUR ein. Der VK-Preis errechnet sich selbstständig aus dem EK-Preis zzgl. dem gewünschten Rohertrag in EUR. Sie können 5 verschiedene Grund-Verkaufspreise festlegen, welche Sie Ihren Kunden zuweisen können (siehe auch noch einmal Erklärung Kapitel Kundenstammdaten ). Bei der Fakturierung greift das Programm auf den betreffenden VK-Preis zu, den Sie Ihrem Kunden zugeordnet haben.

75 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 75.Seite Nebst den 5 Grundpreisen können Sie auch Staffelpreise, also mengenbezogene Preise eingeben. Hierzu müssen Sie mit der Maus auf in der mittleren Karteikarte klicken. Es erscheint ein neues Fenster: Bei der Eingabe der Preise wurde auf Funktionalität geachtet. Sie können direkt die Menge eingeben, dann mit der TAB Taste weiter springen, den Preis eingeben und wieder mit der TAB-Taste weiterspringen, um die nächste Staffel einzugeben. Anwender, die lieber mit der Maus arbeiten, können natürlich so, wie in den anderen Programmbereichen bereits erklärt, auf die entsprechenden Symbole klicken. So könnte es dann aussehen: NOT FOR SALE Sie können auch für einzelne VK-Preise ( VK 1 bis VK 5) Staffelpreise vergeben um z.b. nur Kunden mit der VK Gruppe 1 diese Preise zu gewähren. In der Karteikarte können Sie sogar einen Sonderpreis oder Sonderrabatt vergeben, der nur für einen bestimmten Zeitraum gilt. Ein typisches Beispiel wäre eine Aktionswoche oder ein Messe-Rabatt. Klicken Sie auf Sonderpreis bzw. Sonderrabatt zulassen, damit dieser auch aktiviert wird.

76 76. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft AFS-Preismoduls: - Prozentwert ( vorhanden +/- um x% ) ( Hier funktioniert nur % ) - Absolutwert ( vorhanden +/- um x EUR ) ( Hier funktioniert nur EUR ) NICHT ZUM VERKAUF - EK Aufschlag in % ( VK neu berechnen ) - EK Aufschlag in EUR Achten Sie bei den letzten zwei Punkten bitte, das der Ek hier jeweils aufgeschlagen wird und der VK sich immer ändert. Machen Sie bitte vor jeder Preisänderung zu Ihrer eigenen Sicherheit immer eine Datensicherung. So können Sich sich bei einer Falscheingabe jede Menge Arbeit sparen.

77 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 77.Seite Wir haben hier nun in unserem Beispiel einen Testartikel angelegt, wo der EK 10,- EUR ist und der VK 15,- EUR ist. ( Achten Sie aber hierbei, das wir VK-Preis sind incl. Mwst ausgewählt haben) NOT FOR SALE Wir möchten nun den VK um 10 % erhöhen. Starten sie nun das Preismodul ( STRG+Alt+P ) und setzen Sie im Preismodul nun folgendes ein: Klicken Sie dann auf Preise berechnen.

78 78. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Nun erscheint dieser Artikel um 10 % erhöht und auf anstatt 15,- EUR auf 16,50 DM. NICHT ZUM VERKAUF Wenn Sie nun Ihren VK von 15,- EUR um 2,- EUR erhöhen möchten, so geben Sie folgendes im Preismodul ein: Nun erhöht sich der VK auf automatisch 17,00 EUR.

79 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 79.Seite NOT FOR SALE Nun möchten wir den EK um 5 % erhöhen. Geben Sie dazu folgendes ein: Klicken Sie wieder auf Preise berechnen und es erscheint der neue EK- Preis.

80 80. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft NICHT ZUM VERKAUF Beachten Sie hierbei aber, das der EK aufgeschlagen wird, und der VK neu berechnet wird. D.h. der VK von 15,- EUR wird nicht erhöht, sondern der EK erhöht und somit der Vk neu berechnet wird. Hier kommt nun anstatt 17,00 EUR ein VK von 12,18 EUR zustande. Dieser wird berechnet : 10,- EUR + 5 %= 10,50 EUR und dort kommt nun noch die Mwst drauf, da wir VK Preis incl. Mwst ausgewählt haben. Wenn Sie nun dem EK einen Aufschlag von 10,- EUR geben möchten, so geben Sie hier nun folgendes ein:

81 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 81.Seite NOT FOR SALE Hier wird wie in vorherigen Beispiel ein Aufschlag des EK s vorgenommen. Der VK wird dem entsprechend angepasst. ( Auch hier wird folgendermassen gerechnet: 10,- EUR + 10-, EUR Aufschlag = 20,00 EUR + 16% Mwst = 23,20 EUR )

82 82. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Artikelstammdaten - Einstellungen Die Karteikarte Einstellungen bietet folgende Einstellungen. Die meisten Schalter kennen Sie bereits aus den Grundeinstellungen; trotzdem noch ein paar Hinweise. NICHT ZUM VERKAUF Lagerartikel: Soll Ihr Artikel im Lager geführt werden oder handelt es sich z.b. um eine Dienstleistung wie z.b. Lohnstunde (die ja nicht im Lager verwaltet wird). Rabattfähig: Kann der Artikel rabattiert werden?. Im Handwerk ist es oft üblich, dass nur auf Verkaufsware, nicht aber auf die Lohnarbeiten ein Rabatt vergeben wird (also als Artikel angelegt). Wenn Sie dies anklicken, läßt das Programm auch keinen manuellen Rabatt zu, wenn Sie z.b. eine Rechnung schreiben. Langtextausgabe aus: Der Artikellangtext wird nicht ausgegeben, auf keinem Beleg. Dies findet dann Anwendung, wenn Sie den Artikeltext nur für sich anlegen, um dort Informationen abzulegen. Praxisgerechter ist es, dies nicht anzukreuzen und später in der Formularanpassung einzustellen, z.b. in Angeboten soll der Text gedruckt werden, in Rechnungen und Lieferscheinen jedoch nicht. Seriennummernpflicht: Wenn Sie viel mit Geräten zu tun haben (EDV, Mobilfunk usw.), dann sollten Sie diesen Schalter anklicken. Beim Verkauf wie beim Lagerzugang öffnet sich dann direkt ein Kontrollfenster, welches Sie zum Eingeben oder Ausbuchen der betreffenden Seriennummern auffordert.

83 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 83.Seite Langtext in Posten einfügen: Wenn Sie den Langtext aus dem Artikelstamm während der Fakturierung in den Positionen ändern möchten, klicken Sie hier. Stücklistenausgabe: Verwalten Sie Stücklistenartikel, können Sie mit diesem Schalter die Ausgabe der Unterpositionen erreichen. Stückliste nur bei 0: Verwalten Sie Stücklistenartikel, können Sie mit diesem Schalter erzwingen, dass die Unterpositionen nur dann abgebucht werden, wenn der Bestand des Oberartikels 0 ist. NOT FOR SALE Unterstücklisten: Dieser Schalter wird aktiviert, wenn Sie Stücklistenartikel verwalten, deren Unterpositionen sich auch wieder aus weiteren Unterpositionen anderer Artikel ergeben. In den Onlineshop ( Powershop ): Wenn Sie mit dem AFS-Powershop arbeiten, können Sie mit diesem Schalter einstellen, ob der betreffende Artikel beim Datenexport in den Shop mit berücksichtigt werden soll. Bestellwesen: Wenn Sie hier klicken, dann wird der Artikel beim automatischen Bestellwesen berücksichtigt und in der Bestellvorschlagsliste stehen. Für den korrekten Ablauf muss natürlich diesem Artikel auch ein Lieferant hinterlegt worden sein. Später hier mehr zu. Provisionsfähig: Kann auf diesen Artikel Provision gegeben werden? Wenn ja, klicken Sie hier und geben Sie die Provision ein, welche auf diesen Artikel vergeben wird. Wichtig: Sie müssen einen Betrag eingeben, Prozentwerte sind leider nicht möglich. Die Buchhaltungsdaten werden für die Nutzer von AFS-Profibu benötigt.

84 84. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Artikelstammdaten - Versandeinstellungen Klicken Sie als nächstes auf die Karteikarte und Gewichte ein, wenn benötigt. Der Vorteil:. Geben Sie Volumen NICHT ZUM VERKAUF Sie können in der Formulargestaltung die Gewichte ausdrucken und Gesamtgewichte errechnen und drucken lassen. Dies macht bei Lieferscheinen durchaus Sinn. Der Nachteil: Sie MÜSSEN wirklich Ihre Artikel penibel pflegen, da sonst die Gewichte nicht stimmen, wenn Sie bei Artikeln vergessen, Gewichte zu hinterlegen. Die Versandinfos beziehen sich bei Volumen auf Kubikmeter, bei den Gewichten auf Kilogramm. 150 Gramm werden also wie folgt eingetragen: 0,15. Wenn Sie in den Grundeinstellungen unter Zahlenformat drei Nachkommastellen eingetragen haben, können Sie also auch für 15 Gramm 0,015 eingeben. Artikelstammdaten - Lagereinstellungen Sehen wir uns nun die Lagereinstellungen des Artikels an: erscheint folgende Maske:. Es

85 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 85.Seite Sie sehen hier die Option Mehrlagerfähigkeit Die einzelnen Felder und deren Bedeutung: NOT FOR SALE Mindestbestand Geben Sie den Mindestbestand ein, der möglichst nicht unterschritten werden soll. Dieser Wert wird auch bei dem automatischen Bestellwesen berücksichtigt. Reserviert Dieses Feld füllt sich von selbst, wenn Sie Ihren Kunden Auftragsbestätigungen schreiben. Die Auftragsbestätigungen müssen gedruckt sein, damit es sich aktualisiert. z.zt. bestellt Dieses Feld füllt sich von selbst, wenn Sie an Ihre Lieferanten Bestellungen schreiben. Die Bestellungen müssen gedruckt sein, damit es sich aktualisiert. Hauptlager Aus welchem Hauptlager wird geliefert? Dieses Lager wird immer vorgeschlagen, kann aber bei Bestandsveränderungen von Ihnen geändert werden. Auch bei der Fakturierung steht es Ihnen frei, aus einem anderen Lager zu liefern. Sehr praktisch, wenn Sie z.b. aus Auslieferungsfahrzeugen verkaufen. Lagernummer Fachnummer oder ähnliches. Vielleicht verwenden Sie ja Planquadrate im Lager. Beschreibung Zu Ihrer freien Verwendung.

86 86. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft, um eine Bestandsveränderung vorzu- Klicken Sie auf nehmen. Es erscheint das Lagerfenster und oben sehen Sie den aktuellen Artikel, für den Sie gerade eine Buchung vornehmen wollen. NICHT ZUM VERKAUF Geben Sie unten die Bestandsveränderung ein. Wir machen dies anhand eines Beispiels: Unter Lagerort ändern Sie ggfs. das Lager. Die Buchungsart unterscheidet Abbuchung, Zubuchung, Inventur. Ab- und Zubuchung addiert bzw. subtrahiert, während die Inventurbuchung die Korrekturmenge errechnet, um auf Ihren neu eingegebenen Inventurwert zu kommen. Sie können auch eingeben, über welchen Lieferanten Sie die Ware bekommen haben. Klicken Sie hierzu auf das Fernglas und suchen Sie den betreffenden Lieferanten heraus. Der EK-Preis wird vorgeschlagen aus den Artikelstammdaten. Wenn sich dieser ändert, vielleicht auch nur für diese Buchung, geben Sie den neuen EK ein. Wenn Sie in den Grundeinstellungen die Eigenschaft Mittlerer EK bilden eingeschaltet haben, wird dieser aktualisiert. Sie können so z.b. in Lagerlisten den Wert laut aktuellen EK und dem mittleren EK anzeigen lassen.

87 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 87.Seite Das Datum der Lagerbuchung kann natürlich auch geändert werden. Speichern Sie mit F11 oder einem Mausklick, oben rechts auf. Artikelstammdaten - Lieferanten Unter der Karteikarte viele Lieferanten hinterlegen. können Sie für jeden Artikel unendlich NOT FOR SALE Um hier einen Lieferanten zuzuweisen, klicken Sie auf das Button mit dem kleinen Häuschen und wählen sich den entsprechenden Lieferanten aus. Die Suche nach Adressen muss ja wohl nicht mehr erläutert werden. Geben Sie hier nun den EK ( Einkaufspreis ) für den Artikel an. Wenn Sie verschiedene Artikel haben, wo der Einkaufspreis bei einer bestimmten Menge günstiger ist als bei 1 Stück, dann müssen Sie den Lieferanten zweimal anlegen. Einmal mit dem normalen EK ohne Mengenangabe und einmal mit dem EK welcher ab einer bestimmten Menge niedriger ist. Hier nun ein Bespiel: Artikel : Blume Lieferant 1 EK 5,00 EUR ab 1 Stück Lieferant 1 EK 4,90 EUR ab 5 Stück Der AFS-Kaufmann wählt dann automatisch ab einer Menge von 5 Stück den günstigeren Preis aus. Zur Übersicht hier ein Auszug, wie es aussehen könnte. Speichern Sie die Eingaben mit einem Klick auf. Die weiteren Buttons bedeuten: weisses Blatt - Neuen Lieferanten hinzufügen Minuszeichen - Datensatz (Lieferant aus der Liste) löschen Dreieck - Datensatz (Lieferant aus der Liste) bearbeiten Haken - Datensatz (Lieferant aus der Liste) speichern

88 88. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Kreuz - Bearbeitung abbrechen (wie ESC-Taste) Runder Pfeil - Datensatz aktualisieren (nach Änderung) Zur Übersicht: So könnte es dann aussehen: NICHT ZUM VERKAUF Artikelstammdaten - Stückliste In der Karteikarte können Sie eingeben, aus welchen anderen Artikeln aus Ihrem Stamm der aktuelle Artikel aufgebaut ist. Ein Beispiel wären z.b. Computerbauteile, die ein Komplett-PC enthält oder aber ein kompletter Motor, der aus Gehäuseteilen, Wellen, Schrauben usw. zusammengesetzt ist. So legen Sie die Stückliste an: Wenn Sie den betreffenden Oberartikel ausgewählt haben und die Karteikarte anklicken, sehen Sie folgendes Bild: Um den ersten Unterartikel anzulegen, klicken Sie auf das weisse Blatt oder auf den Button. Es erscheint das Ihnen bekannte Artikel-Suchfenster. Suchen Sie nun den gewünschten Unterartikel heraus und übernehmen Sie Ihn:

89 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 89.Seite Geben unter Anzahl ein, wieviel Teile benötigt werden. Der EK-Preis wird aus den Artikelstammdaten des betreffenden Artikels übernommen. Im Feld Aufschlag können Sie einen prozentualen Aufschlag eingeben, der den VK bestimmt. Speichern Sie mit. Wiederholen Sie diesen Vorgang solange, bis Sie alle Unterartikel erfasst haben. NOT FOR SALE Für Änderungen, Erweiterungen usw. stehen Ihnen die bekannten Buttons zur Verfügung. weisses Blatt - Neuen Lieferanten hinzufügen Minuszeichen - Datensatz (Artikel aus der Liste) löschen Dreieck - Datensatz (Artikel aus der Liste) bearbeiten Haken - Datensatz (Artikel aus der Liste) speichern Kreuz - Bearbeitung abbrechen (wie ESC-Taste) Runder Pfeil - Datensatz aktualisieren (nach Änderung) Wichtiger Hinweis: Über den gelisteten Stücklistenartikeln sehen Sie den momentan errechneten EK-Preis bzw. VK-Preis des Hauptartikels. Mit einem Doppelklick auf die betreffenden Preise (direkt auf die Ziffern) werden diese in die Preisfelder des Hauptartikels übernommen (EK und VK-Preis 1). Wenn Sie viel mit verschiedenen Preisen arbeiten, so können Sie Ihre Stücklisten nachkalkulieren lassen. Dazu klicken auf den Menü Punkt Artikel und dann auf Kalkulation.

90 90. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Hier stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Möchten Sie sich eine Teileverwendungsliste ausdrucken so klicken Sie bei Stücklisten auf. Auf dieser Liste können Sie sehen, in welcher Stückliste sich welcher Artikel befindet. NICHT ZUM VERKAUF Wenn Sie nun in einem Vorgang (Rechnung usw.) den Hauptartikel aufrufen und fakturieren, wird der Ausdruck von den Einstellungen bestimmt, welche Sie beim Hauptartikel in den EINSTELLUNGEN eingerichtet haben (siehe Kapitel 1.1). Hier gilt einfach nur probieren, weil jede Branche und jeder Anwender andere Vorstellungen von seiner persönlichen Stückliste haben wird. Artikelstammdaten - freie Felder In der nächsten Karteikarte können Sie Bemerkungen oder eigene Daten hinterlegen. Die Felder können auch im Ausdruck angesprochen werden. Mit einem Doppelklick auf die Bezeichnung, links neben dem weißen Eingabefeld, können Sie das betreffende Feld umbenennen. Artikelstammdaten - Notiz In der Karteikarte verwalten Sie z.b. freie Bemerkungen zum Artikel. Das Feld entspricht dem Prinzip des Feldes Bemerkung aus den Grunddaten. Auch hier können Sie mit STRG + D das aktuelle Datum erzeugen. können Sie ein Bild, ein Video oder eine Sounddatei hinter- Unter legen.

91 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 91.Seite Bei Bildern werden die meisten bekannten Formate unterstützt: BMP,JPG, WMF usw. Artikelstammdaten - Dokumentenverwaltung In der können Sie OLE-fähige Dokumente einbinden und bearbeiten. Wir zeigen Ihnen ein Beispiel: Über der Listenansicht sehen Sie drei Buttons: Wenn Sie mit der Maus auf die Buttons gehen, ohne diese anzuklicken, kommt eine Erklärung zu den jeweiligen Buttons. NOT FOR SALE Klicken Sie auf, um ein neues, vorhandenes Dokument zu öffnen, zum Beispiel einen Brief, der mit MS-Word (R) geschrieben wurde. Es erscheint ein Auswahlfenster. Wählen Sie das gewünschte Verzeichnis und übernehmen Sie die gewünschte Datei mit einem Mausklick. Es erscheint nun im AFS-Kaufmann übergross der Name der Datei. Mit einem weiteren Mausklick auf diese Datei öffnen Sie diese zur weiteren Bearbeitung. Speichern Sie die Datei und schließen Sie anschliessend mit STRG + F4. sehen Sie die Kundendaten in Listen- In der letzten Karteikarte form. Am oberen Bildschirmrand haben Sie die Möglichkeit, die Sortierung zu bestimmen:

92 92. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Kapitel 5 - Warengruppen Hier stellen Sie die Warengruppen ein. Mit einem Klick auf oder der <EINFG>-Taste legen Sie eine neue Warengruppe an. Der Cursor steht nun bereits auf dem Feld Bezeichnung. Geben Sie den Namen der Warengruppe ein. In der linken Hälfte können Sie schon die Aufschläge vordefinieren, die bei der Artikelanlage auf der Grundlage des Einkaufspreises den VK-Preis ermitteln werden. Das Einkaufskonto und das Verkaufskonto ist wieder für die Anwender der AFS-PROFIBU. NICHT ZUM VERKAUF Speichern Sie Ihre Eingaben mit <F11> oder einem Klick auf das linke Diskettensymbol (rechts oben im Bildschirm). Ein Klick auf das rechte Diskettensymbol speichert ebenfalls und legt anschliessend wieder eine neue Warengruppe an. Sie können hier Ihre Warengruppen der Artikel eingeben. Mit diesem Symbol können Sie Ihre Warengruppen bearbeiten. Mit diesem Symbol können Sie wieder Ihre Warengruppe löschen. Mit diesem Symbol können Sie eine Ebene zurück. Mit diesem Symbol können Sie eine Ebene runter. Mit diesem Symbol können Sie eine Ebene rauf. Mit diesem Symbol können Sie eine Ebene tiefer. Hier können Sie eine untergeordnete Warengruppe anlegen. Wir erklären Ihnen auf der nächsten Seite ein Beispiel mit einer untergeordneten Warengruppe. Hier können Sie eine 3 D Animation als Grafik anzeigen lassen.

93 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 93.Seite Beispiel einer untergeordneten Warengruppe: Wir legen als Hauptwarengruppe Computer an. Speichern Sie mit F11. Nun klicken Sie auf folgendes Zeichen und legen Sie Gehäuse an. Speichern Sie wieder mit F11. Klicken Sie wieder auf das Zeichen und legen eine Warengruppe mit Chipeinheiten an. Speichern Sie wieder mit F 11. Nun sollte es bei Ihnen auch so aussehen: NOT FOR SALE Wenn Sie Ihre Warengruppen angelegt haben, schliessen Sie mit <STRG> + <F4>

94 94. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Kapitel 6 - Zahlungs- und Lieferbedingung Geben Sie hier alle Zahlungsbedingungen ein, die Sie Ihren Kunden gewähren. Wenn Sie das Menü öffnen, sehen Sie die aktuelle Zahlungskondition. Am unteren Rand dieses Fensters sehen Sie Karteikarte und Liste. NICHT ZUM VERKAUF Unter Karteikarte wird die aktuelle Zahlungsbedingung angezeigt. Unter Liste sehen Sie eine Aufstellung aller Konditionen, die es zur Zeit im Programm gibt. Wir wollen nun eine neue einfügen. Wie bereits in anderen Beispielen gelernt, tun Sie dies mit der <EINFG>-Taste. Ein Beispiel für eine neue Kondition wäre z.b. 30 Tage netto und 2% Skonto innerhalb von 14 Tagen. Diese Kondition müsste wie folgt eingetragen werden: Im Feld Bezeichnung geben Sie diese Kondition in Kurzform ein, damit Sie diese nachher wieder erkennen und dem Kunden zuordnen können. Wenn Sie das Feld Standard Zahlungskondition anklicken und ein Häkchen sehen, wird diese Zahlungskonditionen allen neu angelegten Kunden vorgeschlagen. Auch hier ist im nachhinein eine nachträgliche Änderung möglich. Sie können auch einstellen, ob ein Auftrag mit dieser Kondition direkt abgeschlossen werden soll. Logischerweise passt es in unserem Beispiel nicht; jedoch beim Barverkauf oder der Zahlungsart Vorkasse macht dieser Schalter durchaus Sinn. Die Werte für Skonto XX in % und innerhalb XX Tagen sind wohl selbsterklärend. Man kann sogar zwei Skonti eingeben; es gibt durchaus Unternehmen, die dies praktizieren (zum Beispiel 60 Tage netto, 2% in 30 Tagen und 5% in 10 Tagen). Das Feld Bemerkung hat auch seine Bedeutung. Sie können diese Zahlungskondition nochmal in einem ausführlichem Satz formulieren, um diese Bemerkung z.b. auf Auftragsbestätigungen oder Angeboten zu drucken. Sie können in Ihren Formularen nachher bestimmen, ob das Zahlungsziel als Bemerkung/Langtext erscheinen soll oder ob es mit den jeweiligen Zahlenwerten gedruckt wird.

95 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 95.Seite Eine Rechnung wird dann natürlich mit den Zahlenwerten gedruckt, um dem Kunden seine Konditionen als Datumswert darzustellen, während im Angebot die Kondition als Wortlaut stehen sollte (Es macht ja auch keinen Sinn, wenn im Angebot die Zahlungskondition komplett mit Nettowerten und Fälligkeitsdatum eingetragen ist). Das Zahlungskonto betrifft Anwender der AFS-PROFIBU. Gemeint ist hier das Geldkonto, auf das gebucht werden soll, wenn ein Zahlungseingang erfolgt. Gemäss unserem Beispiel könnte es so aussehen: NOT FOR SALE Wenn Sie das Zusatzmodul Kasse besitzen und das Kassenbuch einsetzen, kann hier mit einem Klick dafür gesorgt werden, das die Zahlung ins Kassenbuch einfliesst. Dies macht Sinn bei einer Zahlungsart wie BAR. Natürlich haben Sie später trotzdem die Möglichkeit, eine Rechnung BAR auszubuchen, obwohl ein anderes Zahlungsziel vereinbart wurde. Wenn Sie mit dem DTA Modul arbeiten, so setzen Sie den Haken Vorgang sofort ins Banking Modul übergeben. Weiteres zum Banking Modul finden Sie unter Werkzeuge

96 96. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Kapitel 7 - Bestellarten NICHT ZUM VERKAUF Hier geben Sie alle möglichen Bestellarten ein. Diese können im Auftrag erscheinen und ausgewählt werden. Mit <EINFG> erzeugen Sie eine Leerzeile, anschliessend klicken Sie mit der Maus in diese leere Zeile und geben Sie eine neue Bestellart ein, mit <STRG> + <ENTF> löschen Sie diese wieder. Mit einem Klick auf beenden Sie die Eingabe. Sie können hier auch die Standard Bestellart auswählen. Klicken Sie dazu einfach nur einen Haken ins nachfolgende Fensterchen:. Diese Bestellart wird dann bei jeder neuen Vorgangsanlegung vorgeschlagen. Zum Abspeichern drücken Sie wieder die F11 Taste.

97 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 97.Seite Kapitel 8 - Textbausteine Textbausteine sind später sicher unentbehrliche Helfer. Einmal erstellt und abgespeichert, können Sie in jedem Langtextfeld (z.b. Bemerkung oder sogar im Beleg) abgerufen werden und natürlich auch geändert werden. Sie sehen eine Menüleiste Klicken Sie mit der Maus auf das Pluszeichen: NOT FOR SALE Es wird nun eine leere Zeile erzeugt: Schreiben Sie hier Ihre Kurzbemerkung rein, z.b. Urlaub und drücken Sie dann die ENTER-Taste. Nun klicken Sie mit der Maus in das Bemerkungsfeld, rechts von der eben eingegebenen Zeile und schreiben Ihren Text hinein. Mit der Formatierungsleiste, die sich oben im Bildschirm befindet: Hier können Sie den Text nach Ihren Wünschen gestalten. Speichern Sie mit einem Klick auf den Haken:. Der Textbaustein ist nun gespeichert.

98 98. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft KAPITEL 9 - Währungseinstellungen Die Währungsdatenbank beeinflusst nur den Ausdruck auf Ihren Belegen und rechnet nach den hier eingegebenen Kursen um. Intern rechnet der AFS-Kaufmann nur mit der Landeswährung. Geben Sie hier die aktuellen Tageskurse ein, indem Sie mit der Maus auf die Zeile klicken und den Kurs ändern. NICHT ZUM VERKAUF beenden Sie die Währungs- Mit einem Klick auf einstellungen. KAPITEL 10 - Bankleitzahlenverzeichnis Ein nützlicher Helfer. Suchen Sie nach Ort, Bank, PLZ oder BLZ. Geben Sie den gewünschten Begriff ein und drücken Sie die <ENTER> -Taste oder drücken Sie auf die Lupe : Mit einem Klick auf den Button schliessen Sie das Fenster.

99 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 99.Seite Unter dem Menüpunkt Vorgänge können Sie folgendes auswählen: - neuen Vorgang anlegen - Schnellliste der Vorgänge NOT FOR SALE - Komfortliste der Vorgänge - Sammelrechnung - Mahnwesen - Bestellwesen

100 100. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft KAPITEL 11 - Vorgangsverwaltung Vorgang neu anlegen NICHT ZUM VERKAUF Nachdem unsere Stammdaten nun gepflegt sind, können wir endlich unsere Auftragsbearbeitung einsetzen. Wir werden nun ein einfaches Beispiel nehmen und ein Angebot schreiben: Klicken Sie auf Vorgänge -> neuen Vorgang anlegen -> Angebot Es erscheint ein Kundenauswahlfenster. Dieses kennen Sie aus der Suche nach Kunden, wie wir es im Kundenstamm bereits besprochen haben: Suchen Sie den gewünschten Kunden heraus und übernehmen Sie diesen. Wenn Sie keinem Kunden, sondern einem Interessenten ein Angebot schreiben wollen, klicken Sie auf den -Button. Sie sehen dann die Auftragsdatenmaske und können nun über dem Wort Rechnungsanschrift mit einem Klicken oben links auf das einen Interessenten wählen. (Auf diese Weise könnten Sie auch mit einem Klick auf das einen Lieferanten übernehmen, um diesen z.b. einen Lieferschein über Retourware zu schreiben...aber erst mal der Reihe nach...) Nachdem Sie die gewünschte Adresse übernommen haben, füllen Sie - wenn benötigt- Felder in der Auftragsmaske aus. Wir fangen oben rechts an:

101 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 101.Seite Vorgangsdatum: Dies ist das Datum, unter der der Vorgang gespeichert wird. Sie können also auf diese Weise auch vor- oder rückdatieren. NOT FOR SALE Bestelldatum: Dies ist das Datum der Kundenbestellung. Lieferdatum/Woche Hier geben Sie das Lieferdatum oder die Kalenderwoche ein. Auch ein Hinweis wie ca. 5 Tage ist erlaubt. Tip: Nach diesem Feld kann später in der Vorgangsliste (Komfortliste) sortiert werden. Überlegen Sie sich also vorher, wie Sie dieses Feld belegen. Zahlungsart: Die Zahlungsart wurde vom Kunden übernommen. Hier können Sie trotzdem für diesen Auftrag die Konditionen ändern. Lieferart: Die Lieferart bleibt leer und kann von Ihnen ausgewählt werden. Entweder bedienen Sie sich der Vorgaben oder Sie schreiben manuell etwas in dieses Feld. Bestellart: Wie hat der Kunde bestellt? Telefonisch, per Fax usw... Anhand des gewählten Zahlungsziels sehen Sie die Skonti-Angaben. Diese dienen zur Kontrolle und sollten wegen der Übersichtlichkeit nicht geändert werden. Legen Sie lieber neue Zahlungskonditionen an.

102 102. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Wenn Sie die Rechteverwaltung aktiviert haben, erscheint der zur Zeit angemeldete Mitarbeiter. NICHT ZUM VERKAUF Wenn Sie dem Kunden einen Vertreter zugeordnet haben, wird dieser hier angezeigt. Wenn Sie beim Kunden auch diverse Ansprechpartner hinterlegt haben, können Sie auch einen anderen Ansprechpartner wählen. Sie erinnern sich noch...dies machen Sie mit dem Pfeil diesen und Sie sehen alle Einträge.. Ein Klick auf Natürlich sind dies wieder mal nur Vorgaben aus den Stammdaten; Sie können andere Mitarbeiter / Vertreter / Ansprechpartner auswählen. Geben Sie die Bestellnummer des Kunden ein. Unter Sendungsnummer können Sie z.b. eine UPS Nummer eingeben. Schwierig wird es nur, wenn eine Sendung aus mehreren Paketen besteht. Bei UPS z.b. läuft alles unter einer Sendung, bei der deutschen Post (und anderen) leider nicht. Gibt es zum Auftrag noch Nebenkosten, geben Sie diese hier ein. Natürlich können Sie genausogut Nebenkosten als Artikel anlegen. Wenn gewünscht, können Sie noch eine Auftragsbemerkung eingeben.

103 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 103.Seite Weiter geht s mit einem Klick auf : Sie sehen im unteren rechten Bereich die Felder Lieferdatum, frei 1, frei 2, frei 3 Diese Felder können Sie umändern, und zwar so: Um ein Freifeld umzubenennen, machen Sie einen Doppelklick auf das Wort Freifeld. NOT FOR SALE Nun erscheint folgendes Fenster: Hier geben Sie nun den Text ein, der in unserem Fall in dem Feld 2 stehen soll. So können Sie auch noch das Feld 3 und das Feld 4 umbenennen. Sie können auch die verschiedenen Felder abschalten, und das geht so: Gehen Sie unter > Datei > Einstellungen und dort auf die Karteikarte Vorgangsmaske Nun erscheint folgendes Bild:

104 104. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft NICHT ZUM VERKAUF Hier haben Sie die Möglichkeit die einzelnen verschiedenen Felder abzuschalten. Klicken Sie einfach nur auf das abzuschaltende frei weiße Feld und es erscheint ein Haken. Nun haben Sie das entsprechende Feld abgeschaltet. Sie können jedoch auch einstellen, das bestimmte dieser Felder ein Multiplikator sind Mit der <EINFG> -Taste geben Sie die erste Position ein. Es erscheint ein Auswahlfenster mit zahlreichen Positionsarten. Im Prinzip brauchen Sie wahrscheinlich nur die drei wichtigsten...aber gut: Das alles können Sie machen: Positionsart: Bedeutung Artikel Sie suchen einen Artikel aus dem Artikelstamm. Also dieser muss angelegt sein. Alternativartikel Wie Artikel, nur fliesst der Betrag nicht in die Summe ein.

105 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft freie Position freie Position alternativ Leerzeile freier Text Sie verwenden eine freie Position, z.b. eine Dienstleistung oder einen Restpostenartikel, der weder im Artikelstamm noch im Lager geführt wird. 105.Seite wie freie Position, nur fliesst der Betrag nicht in die Summe ein. erzwingt eine Leerzeile. Dient zur Übersichtlichkeit, um Positionen ein wenig abzusetzen. Geben Sie einen freien Text ein. Im Langtextfeld können Sie auch mit vorgefertigten Textbausteinen arbeiten. Hierzu gleich mehr. NOT FOR SALE Rücknahme freier Stücklistenartikel wie Artikel, nur andersrum. Nach dem Druck bucht das Programm den Artikel wieder ins Lager zurück. Getränkefachhändler werden diese Option zu schätzen wissen. gehört zur Funktion freie Position hiermit können Sie freie Unterstücklisten erstellen. Zwischensumme bildet eine Zwischensumme der bisherigen Positionen. Seitenumbruch erzwingt einen Seitenumbruch, hat also die gleiche Funktion wie die Leerzeile. Wir gehen nun davon aus, dass Sie einen Artikel aus dem Artikelstamm suchen und anbieten/fakturieren wollen. Bestätigen Sie also die Positionsart Artikel und gehen mit ENTER auf das Feld der Artikelnummer. Sie können nun im Artikel nach der Artikelnummer im Schnellsuchmodus suchen oder Sie drücken wieder ENTER und suchen im Beschreibungsfeld nach dem gewünschten Artikel. Auch hier aktualisiert sich unten das Auswahlfenster mit jedem Tastendruck, der dem gewünschten Artikel näher kommt. Wenn Sie den gewünschten Artikel übernehmen wollen, drücken Sie wie-

106 106. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft der ENTER und geben Sie die Menge ein. Anschliessend wieder mit ENTER auf den Preis. Es geht also immer weiter mit ENTER. Bestätigen Sie den Preis und den Rabatt. Wenn Sie unten links im Langtextfeld/Zusatztext sind, speichern Sie diese Position mit F11. Sie können auch mit F12 speichern, dann legt der AFS Kaufmann direkt eine neue Position an und Sie sparen sich den Tastendruck auf die EINFG-Taste. NICHT ZUM VERKAUF Dies war schon recht einfach, finden Sie nicht? So nun machen wir bei der zweiten Position etwas besonderes. Wir ändern den vorgeschlagenen Einzelpreis. Wenn Sie also wie gewohnt den Artikel übernehmen und dann den Einzelpreis NICHT mit ENTER bestätigen, erscheint nachdem Sie diese Position mit F11 speichern: ohne Mengen - Der geänderte Preis wird beim betreffenden Kunden hinterlegt und ab jetzt jedesmal verwendet. Wo Sie dies ggfs. nochmal später kontrollieren oder ändern. ( haben Sie ja bereits gelernt ) ab Menge 3 - Die 3 erscheint, weil ich in meinem Beispiel die Menge 3 eingegeben habe. Es würde also in diesem Fenster die Menge erscheinen, die Sie soeben bestätigt haben. Menge eingeben - Sie können VOR Festsetzung und Speichern des Sonderpreises die Menge eingeben, ab der der Sonderpreis gewährt wird.

107 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 107.Seite nicht hinterlegen - Der geänderte Preis ist nur für diesen Auftrag. Das Langtextfeld bietet Ihnen die Möglichkeit, freie Zusatztexte oder Textbausteine einzutragen. NOT FOR SALE Wenn Sie mit der Maus ins Feld klicken und dann die rechte Maustaste drücken, können Sie Textbausteine laden. Speichern Sie wieder mit F11. Den ganzen Auftrag speichern Sie mit einem Klick auf den roten Haken oben rechts. Drucken Sie Ihr Angebot. Hier gibt es auch mehrere Möglichkeiten. Wenn Sie nur eine Vorschau sehen wollen, OHNE dass der Auftrag mit einer Nummer gespeichert wird, klicken Sie auf. Nach bestätigen des Druckerdialog-Fensters sehen Sie eine Bildschirmvorschau. Wenn Sie jedoch den Auftrag speichern möchten, aber nicht drucken, gehen Sie anders vor. Drücken Sie STRG + P oder klicken Sie auf. Wenn Sie nun im anschliessenden Druckerdialog wieder Drucken wählen, wird das Angebot gedruckt. Wenn Sie jedoch auf Vorschau gehen, geschieht das gleiche wie unter der normalen Vorschau, jedoch wird der Auftrag nun als gedruckt markiert und mit einer Nummer vergeben. Wenn Sie in die Vorschau drucken, erscheinen am oberen Bildschirmrand einige interessante Funktionen: Wenn Ihr Ausdruck über mehrere Seiten geht, können Sie mit den Pfeiltasten die Seiten wechseln. Mit einem Klick auf die Lupe vergrössern (+)

108 108. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Sie die Ansicht; mit einem Klick auf die (-) Lupe verkleinern Sie diese wieder. Die beiden Druckersymbole haben auch Ihre Funktion: Mit dem linken Drucker drucken Sie die gerade angezeigte Seite, mit dem rechten Drukker alle Seiten. NICHT ZUM VERKAUF Das Briefsymbol dient zum Versenden des Ausdrucks als . Diese kann sich der Empfänger allerdings nur ansehen, wenn er die Datei llview.exe von Combit hat. Diese können Sie sich von der AFS-Homepage (Supportbereich) downloaden. Mit einem Klick auf das Diskettensymbol speichern Sie das Formular als Datei. Auch hier wird wieder die llview.exe von Combit benötigt. Mit einem Klick auf die Tür oder mit der Tastenkombination ALT + F4 beenden Sie die Vorschau. Sie befinden sich anschliessend wieder im Auftrag. Mit STRG + F4 bzw. einem Klick oben rechts auf verlassen Sie den Auftrag. Natürlich hätten Sie statt eines Angebotes jeden anderen kaufmännischen Vorgang erstellen können Zusatz zu der Vorgangsanlegung: Wenn Sie in der Vorgangsanlegung sind, erscheint ein neues Bild in der Menüleiste Ihres Bildschirmes. Klicken Sie bitte auf den Punkt Vorgang.

109 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 109.Seite - Vorgang ausdrucken Wählen Sie hier Ihren Drucker aus, der den Vorgang ausdrucken soll. Wählen Siedie Seiten aus. Hier haben Sie auch noch die Möglichkeit die Ausgabe auf den Drucker, auf die Druckvorschau oder in eine Datei bzw. Diskette zu drucken. Wenn Sie diese Funktion ausführen, so wird eine Rechnungs-Nr. vergeben auch wenn Sie hier nur auf Druckvorschau gehen. (Anders als beim zweiten Punkt > Druckvorschau siehe unten ) - Druckvorschau Hier können Sie den Vorgang auf dem Bildschirm anzeigen lassen ohne das eine Rechnungs-Nr. vergeben wird. - Alle ungedruckten Vorgänge der gleichen Art ausdrucken Hier können Sie nun, wie der Name schon sagt, alle ungedruckten Vorgänge der gleichen Art ausdrucken lassen. Je nachdem welche Vorgansart Sie ausgewählt haben, werden z. B. alle Rechnungen ausgedruckt, die Angebote bleiben ungedruckt. Erst wenn Sie in der Vorgangsart Angebote sind und diese Funktion anwählen, werden die Angebote gedruckt. NOT FOR SALE - Sonderdruck Hier können Sie folgende Sonderdrucke ausdrucken lassen: A4 Briefumschlag, A5 Briefumschlag, Nachnahme A4 und A5 Umschläge, Artikeletikett ( Mit oder ohne Langtext ). Mit Anwählen des Ausdruckassistenten, können Sie die vorgefertigten Formulare umändern. Näheres hierzu finden Sie auf der Original-CD als Schulungsvideo oder fragen Sie telefonisch bei uns nach, wir vermitteln Ihnen dann unseren Partner, der Formulare gegen Kostenaufwand für Sie umändert. U. a. steht Ihnen hier auch eine Textverarbeitung zur Verfügung. - Vorgangsausdruck-Einstellungen Unter dem Punkt Formular entwerfen, öffnen Sie automatisch den Formulareditor. Es öffnet sich immer das zuletzt ausgewählte Formular. Wenn Sie ein anderes Formular umändern möchten, dann müssen Sie zuerst das Formular auswählen. Hier erscheint automatisch ein Fenster, wo Sie Ihr Formular auswählen können. Legen Sie hier auch die Anzahl der Ausdrucke fest. Wenn Sie diese Funktion in der Vorgangsart Rechnung anwählen, dann wird nur die Anzahl der Ausdrucke für Rechnungen festgelegt, nicht für alle Vorgänge.

110 110. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Wichtig ist es noch hier anzumerken, dass Sie pro Vorgangsart einmal ein Formular zuweisen müssen. Diese Einstellungen sind dann fürdiese Vorgangsart abgespeichert, und werden erst wieder geändert, wenn Sie ein anderes Formular auswählen. NICHT ZUM VERKAUF Nähere Informationen zum Formulareditor erhalten Sie im Internet und dem Bereich Support oder schauen Sie auf Ihrer CD. Hier haben wir wie am Anfang dieser Doku beschrieben, Schulungsvideos für den AFS-Kaufmann angefertigt.

111 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 111.Seite - Bearbeitung - Vorgang abschließen NOT FOR SALE Hier können Sie den ausgewählten Vorgang abschließen. Klicken Sie dazu auf oder drücken Sie die Tastenkombination. Nähere Beschreibungen zum Abschluß eines Vorgangs erlesen Sie bitte ab Kapitel Wareneingang- und Warenausgang buchen Hier können Sie wie der Name schon sagt, hier den Wareneingang oder den Warenausgang buchen. Wählen Sie diese Funktion mit der Maus an oder drücken Sie gleichzeitig folgende Tasten. Diese Funktion geht allerdings nur für Angebote, Auftragsbestätigungen, Werkstattaufträge. ( siehe Kapitel 16 ) - Zahlung eingeben Hier können Sie direkt eine Zahlung für den Vorgang eingeben. Wählen Sie diese Funktion aus oder drücken Sie folgende Tasten gleichzeitig. Dazu lesen Sie bitte im Kapitel 13.3 nach. - Vorgang stornieren Hier stornieren Sie den aktuell ausgewählten Artikel. Lesen Sie hierzu bitte im Kapitel 13.5 nach.

112 112. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft - Verbuchen Wählen Sie diese Funktion aus oder drücken Sie folgende Tastenkombination. NICHT ZUM VERKAUF Hier verbuchen Sie den aktuell ausgewählten Vorgang, d.h. Sie können zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr in den Auftragspositionen Änderungen vornehmen. Kundenstammdaten Umsatzauswertung in einer 3 D Grafik Starten Sie Stammdaten > Kundenbearbeitung: Mit einem Klick unter dem Punkt Kredit auf das Symbol können Sie eine Umsatzauswertung dieses Vorganges sehen. Klicken Sie hierzu auf das entsprechende Jahr und Sie sehen den Monat in dem der Vorgang stattgefunden hat. Wenn Sie nun etwas weiter rechts in Ihrem Bildschirm schauen, dann sehen Sie auch eine Grafik, die Sie sich nach Ihren Wünschen in ein Tortenbild, oder nach Balken, Flächen usw. umändern können. Drucken Sie die Auswertung auf dem Drucker o. in der Druckvorschau aus. Sie können auch unter der Karteikarte sagt- Sollvorgaben machen. - wie der Name schon

113 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Klicken Sie auf das Jahr und dann auf Vorgaben erzeugen: 113.Seite NOT FOR SALE Wir haben hier für die entsprechenden Monate Vorgaben eingegeben. Geben Sie pro Monat einen Soll-Umsatz, oder Soll-Stück usw. ein. Abspeichern können Sie kurz auf die Karteikarte und dann wieder auf Sollvorgaben klicken. Diese Auswertung dient Ihnen, immer eine genaue Kontrolle über Soll und Ist zu haben. Hier sehen Sie jeweils die Jahre, die Soll- sowie die Istwerte. Diese Auswertungen können Sie ausdrucken oder als.bmp abspeichern. Zum Verlassen der Umsatzauswertung klicken Sie auf Schliessen.

114 114. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft - Status bearbeiten Diese Funktion ist sehr wichtig! Bitte spielen Sie nicht wahllos mit dieser Funktion herum. Wenn Sie Fragen dazu haben, bitte melden Sie sich bei unserer Hotline und führen Sie diese Funktion erst nach Rücksprache mit dem Support durch. Vielen Dank. NICHT ZUM VERKAUF Der Support oder auch Sie können hier erkennen, ob z. B. der Vorgang gedruckt, oder storniert wurde usw. Hier können Sie auf Anraten des Supportes den Status des Vorganges bearbeiten. - Vorgangsanschrift Kunden bzw. Lieferanten wählen Falls Sie noch keine Vorgangsanschrift für Kunden bzw. für Lieferanten gewählt haben, so können Sie dies hier machen.

115 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 115.Seite - Terminliste und neuen Termin anlegen Das Programme erlaubt es Ihnen einen Termin für fast alles zu hinterlegen. Wir zeigen Ihnen anhand eines Beispiels, wie Sie einen Termin hinter ein Angebot legen. Also, legen Sie ein Angebot an. Klicken Sie dann in dem Angebot auf Vorgang > neuen Termin anlegen. Hier geben Sie die Anfangs - sowie die Endzeit des Termines an. NOT FOR SALE Zusätzlich können Sie auch einstellen, für welchen Mitarbeiter der Termin erscheinen soll. Vergessen Sie nicht den Haken in dem Erinnerungsfeld anzuklicken, sowie den Erinnerungstermin auszuwählen. Wenn Sie nun alle Ihre Eingaben zu diesem Termin gemacht haben, so erscheint zum Erinnerungstermin folgendes Fenster: Das Programm überprüft alle 5 min, ob ein Termin ansteht. PS. Der AFS-Kaufmann zeigt Ihnen den Termin solange, bis Sie einen Haken in das Feld Termin hat sich erledigt einfügen.

116 116. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft - grafische Auswertung NICHT ZUM VERKAUF Hier können Sie den ausgewählten Vorgang in verschiedenen Grafiken anschauen. Es erscheint jeweils der Nettobetrag, der Bruttobetrag die Mwst, der Rohertrag sowie evt. gegebener Rabatt. Diese jeweiligen Auswertungen können Sie ausdrucken oder ggf. speichern. - Vorgang fortführen Hier können Sie den ausgewählten Vorgang fortführen. Näheres erfahren Sie im Kapitel Vorgang speichern F11 Hier speichern Sie den Vorgang ab. - Vorgang speichern und neuen Vorgang anlegen F12 Hier speichern Sie den aktuellen Vorgang ab und bekommen eine neue Eingabemaske für einen neuen Vorgang zum Anlegen.

117 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 117.Seite Vorgangsverwaltung Vorgang suchen - ändern - drucken Nachdem wir nun das Angebot geschrieben haben, wollen wir es suchen um es ggfs. zu bearbeiten. Am zügigsten geht es über die Vorgangsschnelliste. Wählen Sie aus dem Fenster Vorgänge -> Schnellliste der Vorgänge -> Angebote aus. Dies könnte dann so aussehen (nachdem Sie einige Angebote geschrieben haben...): NOT FOR SALE Wenn Sie nun gezielt nach der Nummer suchen wollen, drücken Sie einmal auf die TAB-Taste, um in das Feld zu gelangen. Geben Sie hier die exakte Nummer ein. Mit jedem Tastendruck, der Sie der gewünschten Nummer näher kommen, aktualisiert sich die Liste der Angebote. Ein kleiner schwarzer Pfeil zeigt Ihnen links am Listenanfang an, auf welchem Auftrag Sie sich gerade befinden: Wenn Sie den gewünschten Auftrag gefunden haben, klicken Sie per Doppelklick mit der Maus drauf oder verwenden Sie die Tastenkombination STRG + B. Sie sind nun in der Auftragsmaske, die Sie schon ein paar Seiten vorher kennengelernt haben. Wenn Sie nun die Auftragspositionen ändern wollen, klicken Sie auf.

118 118. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Wählen Sie nun mit der Maus die gewünschte Position aus und aktualisieren Sie diese unten in der Bearbeitungszeile (also nicht in der Tabelle). NICHT ZUM VERKAUF (Änderungen bitte nur in dieser Postenzeile machen und anschliessend mit F11 speichern) Wir erklären die Buttons über der Tabelle und deren Bedeutung nicht, da deren Erklärung eingeblendet wird, wenn Sie den Mauszeiger auf diese Buttons bewegen und einige Sekunden warten... Speichern Sie anschliessend Ihre Änderungen mit F11 und drucken Sie erneut. Wenn Sie nicht neu drucken wollen, aber sicher gehen wollen, dass alles aktualisiert ist, reicht es statt auf den Drucker den Ausdruck über die Druckvorschau laufen zu lassen: Drücken Sie also STRG + P oder klicken Sie auf anschliessend wählen Sie Druckvorschau.

119 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 119.Seite Kapitel 13 - Vorgang fortführen Angenommen, der Kunde findet das Angebot o.k. und erteilt den Auftrag. Wie Sie Aufträge finden, wissen Sie ja bereits. Wenn Sie nun in der Auftragsliste den betreffenden Auftrag gefunden haben, können Sie diesen mit STRG + F fortführen oder Sie klicken rechts oben auf.. Es erscheint ein Folgefenster, indem wir nun definieren, was wir aus dem Angebot machen wollen. NOT FOR SALE Serienmäßig ist Vorgang umwandeln eingestellt, das bedeutet, dass wenn Sie nun eine andere Vorgangsart wählen, der alte Vorgang gelöscht wird. In unserem Beispiel würde dies bedeuten, dass wir uns nun entscheiden, ob wir das Angebot noch brauchen oder nicht. Wählen Sie unten in der Liste aus, was Sie nun aus diesem Angebot machen wollen. Wir wollen nun direkt eine Rechnung schreiben und zwar über das gesamte Angebot. Wählen Sie also Rechnung aus und bestätigen Sie mit einem Klick auf den Button. In der Vorgangsschnellliste, die nun wieder angezeigt wird, hat sich nun etwas geändert, wenn Sie eben die Option Vorgang umwandeln gewählt hatten. Das Angebot ist weg. Klicken Sie nun in der Schnellliste rechts auf und wählen Sie.

120 120. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft In der Vorgangsliste sehen Sie nun den Auftrag als RECHNUNG definiert, allerdings ohne Nummer (weil noch nicht gedruckt). Mit STRG + B bzw. einem Doppelklick auf diesen Auftrag gehen wir wieder in den Bearbeitungsmodus. Aus diesem können Sie dann auch wie gewohnt drucken. Die Rechnung wird gedruckt und gespeichert. NICHT ZUM VERKAUF

121 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 121.Seite 13.1 Vorgang teilweise fortführen / Rückstandsverwaltung Angenommen, Sie haben nicht alle vom Kunden gewünschten Positionen auf Lager. Der Kunde möchte aber bereits alles haben, was Sie liefern können. Mit dem AFS-Kaufmann wird Ihnen eine komfortable Rückstandsverwaltung geboten. Wir zeigten Ihnen ja bereits, wie man Aufträge fortführt. Wir wiederholen das nun, mit dem Unterschied, das Angebot in eine Auftragsbestätigung fortzuführen. Diese hat nämlich den Vorteil, dass die betreffenden Artikel im Artikelstamm reserviert, statt direkt abgebucht werden. NOT FOR SALE Also...nachdem wir das Angebot in eine Auftragsbestätigung umgewandelt haben, suchen wir diese genau so, wie oben erklärt. Statt Rechnung wählen wir Auftragsbestätigung und lassen uns alle Auftragsbestätigungen anzeigen. Anschliessend bearbeiten wir diese. Wenn wir in der Postenmaske sind (wir empfehlen dies, weil dort die Übersicht gewährleistet ist, ausserdem können Sie sich ja mit dem Tabellendesigner die Tabelle mit Ihren Wunschdaten belegen (z.b. Bestand, Bestellt usw...). Das könnte so aussehen: Sie sehen, dass in obigem Beispiel nicht genug Teile auf Lager sind. Wir können dem Kunden maximal einen Scanner und 5 Kassenladen liefern. Auftragsbestätigungen werden besser NICHT mit STRG + F fortgeführt, sondern mit der Tastenkombination STRG + ALT + L. NOCHMAL ZUR BESSEREN VERSTÄNDNIS: Sie können also eine Auftragsbestätigung, deren Positionen voll lieferbar sind, auch mit STRG+ F zu einem Lieferschein oder einer Rechnung fortführen. Bei dieser Vorgangsweise werden aber keine automatischen Seriennummern (wenn SNR-Pflicht beim Artikel eingestellt wurde) abgefragt, wie bei der Vorgangsweise STRG + ALT + L.

122 122. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Es erscheint: NICHT ZUM VERKAUF Der Wortlaut Wareneingang/Warenausgang buchen soll nicht weiter stören. Denn so, wie wir nun eine Teillieferung machen, kann man auch Wareneingänge von Bestellungen, die teilweise angeliefert werden, buchen. Wählen Sie nun aus einer der drei Möglichkeiten aus: In unserem Beispiel können wir nur Teillieferung auswählen, denn wir haben ja nicht alles auf Lager. Wenn wir dies nun tun, werden die einzelnen Positionen aus der Auftragsbestätigung abgefragt. Wir geben die Mengen ein, die lieferbar sind und bestätigen mit der Maus den OK-Button oder -weil es schneller geht - mit der ENTER-Taste. Wenn alle Positionen abgefragt wurden, kommt wieder das uns bekannte Fenster mit der Vorgangsart, die wir nun wählen sollen; in unserem Fall Rechnung. Bestätigen Sie diese Vorgangsart und klicken Sie auf den OK-Button. Das war s auch schon. In der Vorgangsschnellliste finden Sie wie gehabt eine Rechnung ohne Nummer (weil noch nicht gedruckt). Mit STRG + B bzw. einem Doppelklick auf diesen Auftrag gehen wir wieder in den Bearbeitungsmodus. Aus diesem können Sie dann auch wie gewohnt

123 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft drucken. Die Rechnung wird gedruckt und gespeichert. 123.Seite Vorgang abschliessen (zahlen / stornieren) Nachdem wir nun Rechnungen geschrieben haben, wollen wir diese auch abschliessen. Dies kann durch eine Zahlung geschehen oder auch durch eine Stornierung Bezahlung - komplett Um offene Rechnungen zu finden, haben Sie mehrere Möglichkeiten. Über die Vorgangsschnellliste, die Sie ja bereits kennengelernt haben, wäre der direkteste Weg, weil Sie ja die Rechnungsnummer direkt eingeben können. NOT FOR SALE Eine andere Möglichkeit wäre die Komfortliste. Diese merkt sich die letzten Einstellungen und Filter, die gesetzt wurden, dauert dafür beim Aufruf länger (weil eben alle Einstellungen des letzten Aufrufs wieder hergestellt werden müssen). Rufen Sie also Vorgänge -> Komfortliste der Vorgänge -> offene Posten auf. Hinweis: Der Status offene Posten gilt dann, wenn die Rechnungen gedruckt sind und noch nicht den Status abgeschlossen haben. Eine nicht gedruckte Rechnung wird in dieser Liste nicht erscheinen. Wenn Sie die Liste der Rechnungen sehen, können Sie die gewünschte Rechnung auswählen. Um die Rechnung per Zahlungseingang abzuschliessen, drücken Sie entweder die Tastenkombination <STRG> + A oder Sie klicken oben auf den roten Haken. Es öffnet sich das Bearbeitungsfenster für Zahlungseingänge: Der Rechnungsbetrag ist im Feld bezahlter Betrag bereits vorgegeben. Sie können diesen übernehmen oder aber einen anderen Betrag einge-

124 124. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft ben. Wenn dieser geringer ist als der Rechnungsbetrag, geht das Programm davon aus, dass Sie Skonto gewähren und schliesst den Auftrag anschliessend ab. Sie können zusätzlich noch das FiBu-Geldkonto anwählen oder bestimmen, ob dieser Betrag BAR bezahlt wurde und ins Kassenbuch (wenn miterworben) eingetragen werden soll. NICHT ZUM VERKAUF Wenn Sie nun mit <ALT> + B oder einem Klick auf bestätigen, wird der Auftrag abgeschlossen. Sollten Sie die Bearbeitung abbrechen wollen, klicken Sie auf. HINWEIS: Wenn Sie aus einer Komfortliste heraus Zahlungseingänge vornehmen, wird die Liste erst dann aktualisiert, wenn Sie den Button klicken.

125 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 125.Seite Bezahlung - Teilzahlung Angenommen, Ihr Kunde überweist einen Teilbetrag der Rechnung. Anders als in Kapitel 13.3 erklärt, geben wir nun einen Teilbetrag ein. Mit <STRG> + Z oder einem Klick auf den Button ein. Es erscheint: geben Sie die Zahlung NOT FOR SALE Auch hier ist der zu zahlende Betrag bereits vorgegeben. Der Cursor steht im Feld Bemerkung. Hier können Sie eine Notiz eingeben. Weiter geht es mit der Maus oder mit der TAB-Taste (Dies ist wesentlich einfacher und wir schlagen vor nach jeder Eingabe in diesem Zahlungsfenster, die TAB-Taste zu verwenden). Sie können nun den Betrag eingeben, den der Kunde überwiesen hat. Anschliessend springt der Cursor auf das Datum. Hier geben Sie das Datum der Zahlung ein, welches Sie vermutlich von Ihrem Kontoauszug entnehmen werden. Im nächsten Feld Konto geben Sie ( wenn gewünscht ) das Geldkonto ein. Speichern Sie die Zahlung mit einem Klick auf. Sollten Sie nun einen Fehler gemacht haben, können Sie diese Zahlung löschen, indem Sie auf das Minuszeichen klicken: und anschliessend den Vorgang wiederholen. Mit einem Klick auf den roten Haken oben rechts beenden Sie die Bearbeitung. Es erscheint nun noch die Frage, ob der Vorgang abgeschlossen ist. Antworten Sie mit NEIN (oder aber mit JA, entspricht dann im Prinzip einer Komplettzahlung wie in Kapitel 13.3 erklärt).

126 126. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 13.4 Stornierung Wenn Sie eine Rechnung stornieren wollen, rufen Sie diese aus der Vorgangsliste auf. Anschliessend wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus (STRG + B oder einem Doppelklick). NICHT ZUM VERKAUF Öffnen Sie nun am oberen Bildschirm das Fenster anschliessend klicken Sie auf BEARBEITUNG. und Klicken Sie nun noch auf VORGANG STORNIEREN. Es erscheint eine Sicherheitsabfrage; anschliessend ist die Rechnung storniert und die entsprechenden Artikel wurden ins Lager zurückgebucht. Wie Sie sehen, haben Sie im Menü BEARBEITUNG. noch weitere Möglichkeiten, wie auch Zahlung eingeben. Wir haben Ihnen auf der vorherigen Seite aber die schnellere und einfachere Lösung gezeigt.

127 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 127.Seite Kapitel 14 - Sammelrechnungen Mit dem AFS-Kaufmann erstellen Sie schnell und komfortabel Sammelrechnungen.Dies findet vor allem dann Anwendung, wenn Sie einem oder mehreren Kunden Lieferscheine schreiben und diese zu einem bestimmten Zeitraum zu einer Rechnung zusammenfassen möchten. Gleichzeitig bringt diese Funktion den Nutzen, allen Aufträgen, die den Status Lieferschein haben, auf Wunsch zu einer Rechnung umzuwandeln. Es kommt nicht selten vor, daß man mal eben einem Kunden Ware per Lieferschein mitgibt und vergisst, diesen dann auch zu berechnen. Dies sollte ab nun Vergangenheit sein. NOT FOR SALE So gehen Sie vor: Erstellen Sie wie gewohnt Lieferscheine für Ihren Kunden. Wenn Sie nun alle oder einige der Lieferscheine zu einer Rechnung umwandeln wollen, rufen Sie bitte das Menü Vorgänge -> Sammelrechnung auf. Sie erhalten folgendes Bild: Wir wollen nun einem bestimmten Kunden eine Sammelrechnung schreiben, von dem wir wissen, dass er einige Lieferscheine bekommen hat. Klicken Sie also in diesem Fenster oben links auf nur für einen bestimmten Kunden und anschliessend auf den Kopf darunter:. Die Kundenauswahl wird nun aktiviert; Sie suchen den gewünschten Kunden heraus und übernehmen ihn mit <ENTER> oder einem Doppelklick.

128 128. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Anschliessend klicken Sie rechts auf den Button. Es werden nun alle Lieferscheine angezeigt, die den Auftragsstautus gedruckt UND unabgeschlossen (abgeschlossen = falsch) haben. Auf der nächsten Seite gibt es Hinweise, was Sie noch alles einstellen können, bevor die Sammelrechnung erfasst wird. NICHT ZUM VERKAUF Besprechen wir die einzelnen Möglichkeiten: 1. Dies spricht für sich, in der Sammelrechnung wird jede Position aus den einzelnen Lieferscheinen angezeigt, auch wenn Artikel mehrfach geliefert worden sind. 2. In der Sammelrechnung werden die betreffenden Lieferscheine vor den einzelnen Positionen angeführt, damit der Kunde noch einmal vergleichen kann Das Gegenteil von Punkt 1. Die gelieferten Artikel werden kummuliert. ACHTUNG: Sollten Sie auf verschiedenen Lieferscheinen, gleiche Artikel mal zudem einen, mal zu dem anderen Preis verkauft haben, sollten Sie diesen Punkt NICHT anklicken. Es werden nur die Lieferscheintexte ausgegeben und der Gesamtbetrag addiert. Die einzelnen Positionen entfallen. Macht Sinn, wenn -zig Lieferscheine mit vielen Positionen erstellt wurden. Die Rechnung würde dann über etliche Seiten gehen. Wenn der Kunde die Rechnung anzweifelt, kann er ja immer noch auf die Lieferscheine zugreifen. Auf Wunsch einiger Kunden wurde diese Option beigefügt. Da ein Lieferschein z.b. durch eine Rechnung abgeschlossen werden kann, macht es eigentlich wenig Sinn, diese Option zu wählen.

129 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 129.Seite Hiermit werden alle Lieferscheine zu einer Sammelrechnung fortgeführt, die in den Auftragsdaten im Feld Bestellnummer (als die Bestellnummer Ihres Kunden) den gleichen Eintrag haben. Wenn Sie also eine Bestellung Ihres Kunden auf mehrere Lieferscheine geliefert haben, können Sie nun nur die betreffende Bestellung Ihres Kunden berechnen. Wenn Sie beim Kunden eine übergeordnete Rechnungsanschrift eingegeben haben, kommt auf der Sammelrechnung diese Rechnungsanschrift auf die Rechnung. NOT FOR SALE 8. Mit den beiden Datumsfeldern können Sie Lieferscheine eines bestimmten Zeitraums wählen, was Sinn macht, wenn Sie z. B. einmal monatlich abrechnen. Zum Schluss können Sie noch einen Mindestbetrag anwenden: Die Sammelrechnung wird also erst erstellt, wenn folgender Betrag überschritten ist. HINWEIS: Genau wie beim Mahnen können Sie auch einen Lieferschein ausklammern, für den keine Rechnung erstellt werden soll: Klicken Sie einmal mit der Maus auf den Lieferschein, anschliessend die rechte Maustaste. Nun können Sie den (die) Lieferschein(e) entfernen. Alles eingestellt???

130 130. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Klicken Sie nun auf. Die betreffenden Lieferscheine erhalten dann automatisch den Status abgeschlossen. NICHT ZUM VERKAUF In der Vorgangsliste stehen nun ungedruckte RECHNUNGEN, welche Sie nur noch drucken müssen, damit die Rechnungsnummer vergeben wird Hinweis: Wenn in der Vorgangsliste VOR der Erstellung der Sammelrechnung bereits ungedruckte Rechnungen in der Vorgangsliste vorhanden sind, wird keine neue Sammelrechnung erstellt, sondern alle Lieferscheinpositionen in diese ungedruckte Rechnung eingefügt. Achten Sie also darauf, dass für den betreffenden Kunden VOR der Sammelrechnung keine ungedruckten Rechnungen vorhanden sind. In der Regel dürfte dies kaum vorkommen und ist leicht zu kontrollieren. Anwender im Netzwerk sollten darauf achten, einzelne Rechnungen entweder fertig zu schreiben oder abzubrechen, damit keine leeren Aufträge erzeugt werden. TIP: Dieses Problem tritt NICHT auf, wenn Sie bei der Sammelrechnung die Option Lieferschein mit gleicher Bestellnummer aktivieren. Die (Sammel)Rechnungen wurden nun vom System angelegt, allerdings ohne Nummern...genau wie eben erklärt bei den automatischen Bestellungen... Suchen wir nochmal die Rechnungen über die Vorgangsschnelliste. Öffnen Sie die Vorgänge -> Schnellliste der Vorgänge -> Rechnungen. Wir sehen nun zahlreiche Rechnungen. Schränken wir die Suche einmal ein: Wir wissen ja, dass wir diese Rechnungen am heutigen Tag machten.

131 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 131.Seite Klicken Sie also oben auf und dann auf Tagesansicht. Geben Sie das heutige Datum ein. NOT FOR SALE Testen Sie auch einmal die verschiedenen Optionen unter Status anwenden. Klicken Sie auf und experimentieren Sie mit den zahlreichen Möglichkeiten, die Ihnen das Programm bietet. Mit jedem Klick aktualisiert sich die Liste Sie können sich auch alle Aufträge eines bestimmten Kunden anzeigen lassen. Klicken Sie auf, dann wählen Sie entweder den Kunden-, den Lieferanten- oder den Interessentenbutton aus, um sich Aufträge einer bestimmten Adresse anzeigen zu lassen. Schon finden Sie die Rechnung(en). Mit <STRG> + B oder einem Doppelklick auf diese Bestellung wechseln Sie wie gewohnt in den Bearbeitungsmodus. Klicken Sie zur Kontrolle nochmal unten auf und sehen Sie sich die Positionen an: Speichern Sie mit <F11> und drucken Sie die Rechnung.

132 132. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Mahnung Mit dem AFS-Kaufmann können Sie auch komfortabel mahnen. Das Programm prüft anhand Ihrer Einstellungen im Mahnwesen (siehe Kapitel 1) die Mahntage und listet die fälligen Rechnungen. NICHT ZUM VERKAUF So starten Sie Ihr Mahnwesen: Klicken Sie auf Vorgänge und dann auf Mahnwesen. Sie erhalten ein Fenster, in dem Sie nun eingeben, welche Mahnungen gesucht werden sollen. Das Häkchen alle Mahnungen ist voreingestellt. Klicken Sie nun im Fenster oben rechts auf den Button Sie erhalten nun eine Aufstellung der Rechnungen, die gemahnt werden sollten. Unter dem Menüpunkt MAHNWESEN, oben in der Leiste, können Sie Mahntexte prüfen und ggfs. ändern, wenn diese nicht Ihren Wünschen entsprechen. Dort können Sie auch das Mahnwesen wieder schliessen, wenn Sie das Mahnwesen nicht mehr ausführen wollen. Sie haben nun diverse Möglichkeiten, Ihre säumigen Kunden zu mahnen. 1. Sie mahnen ALLE Kunden dieser Liste. Hierzu wählen Sie aus der Fensterleiste den Menüpunkt Mahnliste aus. Anschliessend alle Mahnungen drucken, was Sie auch mit den Taste <STRG>+<ALT>+<P> ausführen können. Es werden dann ALLE Rechnungen angemahnt und für JEDE Rechnung eine EINZELNE Mahnung erstellt. 2. Sie mahnen EINZELNE Kunden dieser Liste. Klicken einmal mit der Maus auf die gewünschte Rechnung. Nun wählen Sie auch wieder aus der Fensterleiste den Menüpunkt Mahnliste aus. Anschliessend wählen Sie dann ausgewählte Mahnung drucken oder <STRG> + <P>. Der weitere Druckvorgang entspricht Beispiel 1.

133 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 133.Seite 3. Sie mahnen bestimmte Kunden dieser Liste und klammern einige aus. Dies ist in der Praxis oft gewünscht worden. Jeder Unternehmer hat seine speziellen Kunden, die im Falle eines Zahlungsverzuges lieber telefonisch erinnert wird. Wählen Sie den betreffenden Kunden aus und klicken Sie auf den Mülleimer oben in der Buttonleiste oder drücken Sie die Tastenkombination <STRG> + <ENTF>. Der Vorgang wird hierdurch entfernt und somit nicht mehr in den Mahnlauf aufgenommen. Nachdem alle Mahnungen gedruckt sind, schliesst sich dieses Fenster. NOT FOR SALE Der ausgeklammerte Kunde wird wieder im nächsten Mahnlauf vorgeschlagen (falls er immer noch nicht zahlt). Im nächsten Mahnlauf werden also alle fälligen, noch nicht gemahnten Vorgänge angezeigt. Wenn Sie nicht wünschen, dass für jede Rechnung ein einzelner Kontoauszug gedruckt wird, sondern eine Gesamtaufstellung aller OP s des betreffenden Kunden, klicken Sie in der oberen Bildschirmleiste auf. Es werden nun die OP s gelistet und auch die Verzugszinsen mitberechnet, welche in Kapitel 1 eingestellt wurden. Weitere Besonderheiten im Mahnwesen: Sie können sich die gelisteten Datensätze nach einigen Kriterien sortieren und sogar die darin enthaltenen Posten anzeigen lassen. In Ihrer Vorgangsliste OFFENE POSTEN sind die betreffenden Aufträge immer noch als Rechnung definiert. Es gibt aber Zusatzfelder (Mahnung 1 bis Mahnung 5), in denen das Datum der betreffenden Mahnungen hinterlegt wird. Dies kann für Listen oder auch für die Bildschirmdarstellung Anwendung

134 134. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft finden, da Sie Bildschirmlisten und Listen/Formulare nach freien Wünschen gestalten können. Bestellwesen - Bestellungen - Wareneingänge freie Bestellungen NICHT ZUM VERKAUF In Kapitel 4 zeigten wir Ihnen, wie Sie im Artikelstamm unter Lagerverwaltung eine manuelle Bestandsveränderung vornehmen. Natürlich bietet der AFS-Kaufmann auch die Möglichkeit, schriftliche Bestellungen an den Lieferanten zu übermitteln. Hier unterscheiden wir zwei Möglichkeiten: Freie Bestellungen und über das automatische Bestellwesen. Fangen wir mit der freien Bestellung an: Bestellungen legen Sie genau so an wie andere Aufträge. Hier noch ein Durchlauf: Sie klicken auf VORGÄNGE -> neuen Vorgang anlegen -> Bestellungen. Es erscheint das Lieferantenauswahlfenster. Dieses kennen Sie aus der Suche nach Kunden, wie wir es im Kundenstamm bereits besprochen haben: Suchen Sie den gewünschten Lieferanten heraus und übernehmen ihn. Die Auftragsfelder haben wir ja bereits durchgespielt. Weiter geht s mit einem Klick auf. Mit der <EINFG> -Taste geben Sie die erste Position ein. Geben Sie wie unter Kapitel 6 erklärt die gewünschten Artikel ein und drucken Sie Ihre Bestellung. Auch hier gilt folgendes: Speichern Sie wieder mit F11. Drucken Sie Ihr Angebot. Hier gibt es auch mehrere Möglichkeiten.

135 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 135.Seite Wenn Sie nur eine Vorschau sehen wollen, OHNE dass der Auftrag mit einer Nummer gespeichert wird, klicken Sie auf. Nach Bestätigen des Druckerdialog-Fensters sehen Sie eine Bildschirmvorschau. Wenn Sie jedoch den Auftrag speichern möchten, aber nicht drucken möchten, gehen Sie anders vor. Drücken Sie STRG + P oder klicken Sie auf. Wenn Sie nun im anschliessenden Druckerdialog wieder Drucken wählen, wird das Angebot gedruckt. Wenn Sie jedoch auf Vorschau gehen, geschieht das gleiche wie unter der normalen Vorschau, jedoch wird der Auftrag nun als gedruckt markiert und mit einer Nummer vergeben. NOT FOR SALE Der Wareneingang Kompletter Wareneingang Über die Vorgangslisten, welche wir bereits erklärt haben, finden Sie natürlich auch Bestellungen wieder. Wenn Sie die betreffende Bestellung markiert haben, können Sie direkt aus der Liste heraus den Wareneingang buchen oder aber auch in den Bearbeitungsmodus gehen und die Auftragspositionen aufrufen. Drücken Sie die Tastenkombination <STRG> + <ALT> + L. Es erscheint wieder das aus der Auftragsbestätigung bekannte Wareneingangs-/ ausgangsfenster. Genau so können wir nun Wareneingänge von Bestellungen, die teilweise angeliefert werden, buchen. Wählen Sie nun aus einer der drei Möglichkeiten aus: Wenn Sie Komplettlieferung anklicken, werden ALLE Positionen aus der Bestellung mit der jeweiligen Menge ins Lager gebucht.

136 136. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Wareneingang - Teillieferung Wenn Sie Teillieferung anklicken, erscheint wieder: NICHT ZUM VERKAUF Geben Sie die Mengen ein, die geliefert wurden und bestätigen mit der Maus den OK-Button oder -weil es schneller geht - mit der ENTER-Taste. Wenn Sie Komplettlieferung ausgewählt haben, ändert sich nun der Status der Bestellung. Der Schalter im Lager gebucht wird nun mit einem JA belegt. Sollten Sie Teillieferung gewählt haben, ist die Ursprungsbestellung nicht mehr aufrufbar. Statt dessen wurde eine neue Bestellung erzeugt, mit einem R vor der ursprünglichen Nummer. Siehe folgendes Beispiel: Die Bestellungen 1 und 4 wurden mehrfach teilweise geliefert. Mit jedem Abarbeiten mittels <STRG> + <ALT> + L und anschliessend gewählter Option Teillieferung wird eine neue Rückstandsbestellung erzeugt. Die Nummer R4.2 sagt aus: Rückstandsbestellung zu Nummer 4, die 2. Die R1.3 zeigt an, dass die Bestellung 1 schon drei mal teilweise fortgeführt wurde. Wenn Sie wissen wollen, ob die letzte Rückstandsbestellung nun erledigt ist, drücken Sie einfach wieder <STRG> + <ALT> + L. Wenn sie erledigt ist, kommt der Hinweis: :

137 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft automatisches Bestellwesen 137.Seite Mit dem Bestellwesen im AFS-Kaufmann prüfen Sie Ihre Bestände und führen automatische Bestellungen an den jeweilgen Lieferanten aus. Voraussetzung hierzu ist eine korrekte Pflege Ihrer Stammdaten. Wenn Lieferanten und Artikel angelegt sind, ist der erste Schritt getan. Natürlich können Sie weiterhin Ihre Artikel manuell bestellen, so, wie Sie auch Angebote und Rechnungen schreiben. Rufen wir nun also das Bestellwesen auf, unter VORGÄNGE -> Bestellwesen. Sie sehen nun eine Bestellvorschlagsliste, also alle Artikel, die aufgrund Ihrer Eingaben bezüglich Mindestbestand, Rückstand usw. bestellt werden müssten. NOT FOR SALE HINWEIS: Es werden hier nur Artikel erfasst, die in den Einstellungen folgenden Schalter aktiviert haben:. Der Bestellvorschlag prüft, welche Artikel den Mindestbestand unterschritten haben oder welche Artikel bereits ins Minus gebucht worden sind (was eigentlich nicht sein darf...). Starten Sie den Menüpunkt VORGÄNGE -> BESTELLWESEN. Nach einiger Zeit erscheint eine Liste aller Artikel, die den Mindestbestand unterschritten haben oder bereits ins Minus gebucht wurden: Wir gehen nun davon aus, daß Sie bei den Artikeln den entsprechenden Lieferanten ordnungsgemäß hinterlegt haben, siehe obiges Beispiel. Auch wenn der AFS-Kaufmann die entsprechenden Artikel vorschlägt, liegt es an Ihnen, welche Artikel nun bestellt werden sollen. Bedienen Sie dieses Menü entweder mit der Maus oder klicken Sie auf die

138 138. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Pfeile: Der rechte Pfeil (blau, nach unten zeigend) würde ALLE Artikel aus der Liste in den Warenkorb legen, sofern ihnen ein Lieferant zugeordnet wurde. Dies würde auch die Tastenkombination <STRG> + <ALT> + W erledigen. NICHT ZUM VERKAUF Der linke Pfeil (rot, nach unten zeigend) würde den aktuell in der Liste markierten Artikel in den Warenkorb legen, sofern ihnen ein Lieferant zugeordnet wurde. Dies würde auch die Tastenkombination <STRG> + W erledigen. Sollten Sie einem Artikel noch keinen Lieferanten zugeordnet haben, klikken Sie auf das Symbol mit dem Haus oder drücken Sie <STRG> + L, um einen Lieferanten zuzuordnen. Wenn der Artikel dann im Warenkorb liegt, suchen Sie sich den nächsten aus. Diesen Vorgang wiederholen Sie solange, bis Sie alle Artikel gefunden haben, die Sie bestellen möchten. Im unteren Bildschirmbereich sehen Sie den Warenkorb: Die zu bestellende Menge errechnet sich aus den Feldern Reserviert und Mindestbestand sowie Bestellt. Sie haben nun noch die Möglichkeit, die Menge zu ändern. Mit <STRG> + <B> lösen Sie eine Bestellung an den aktuellen Lieferanten aus. Wenn Sie lieber mit der Maus arbeiten, klicken Sie auf den linken Pfeil (nach rechts zeigend, unten im Fensterbereich).

139 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Mit <STRG> + <ALT> + <B> bzw. dem rechten Pfeil Bestellungen ausgelöst. werden alle 139.Seite Die Bestellungen wurden nun vom System angelegt, allerdings ohne Nummern. Auch das Feld Bestellt im Artikelstamm (unter Lagerverwaltung...) ist noch nicht aktualisiert worden, wenn die Bestellung noch nicht gedruckt wurde. Suchen wir einmal die Bestellungen über die Vorgangsschnelliste. Gleichzeitig geben wir noch ein paar Tips zu dieser... Öffnen Sie die Vorgänge -> Schnellliste der Vorgänge -> Bestellungen. Wir sehen nun zahlreiche Bestellungen. Schränken wir die Suche einmal ein: NOT FOR SALE Wir wissen ja, dass wir diese Bestellungen am heutigen Tag machten. Klicken Sie also oben auf und dann auf Tagesansicht. Geben Sie das heutige Datum ein. Testen Sie auch einmal die verschiedenen Optionen unter Status anwenden. Klicken Sie auf und experimentieren Sie mit den zahlreichen Möglichkeiten, die Ihnen das Programm bietet. Mit jedem Klick aktualisiert sich die Liste Sie können sich auch alle Aufträge eines bestimmten Lieferanten anzeigen lassen. Klicken Sie auf, dann wählen Sie entweder den Kunden-, den Lieferanten- oder den Interessentenbutton aus, um sich Aufträge einer bestimmten Adresse anzeigen zu lassen.

140 140. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Schon finden Sie die Bestellung(en). Mit <STRG> + B oder einem Doppelklick auf diese Bestellung wechseln Sie wie gewohnt in den Bearbeitungsmodus. Klicken Sie zur Kontrolle nochmal unten auf und sehen Sie sich die Positionen an: NICHT ZUM VERKAUF Natürlich können Sie auch hier noch einmal die Positionen ändern, indem Sie mit der Maus in der Tabellenansicht die Position markieren und unten in der Bearbeitungsleiste Ihre Änderungen vornehmen. Speichern Sie mit <F11> und drucken Sie wie gewohnt. Der Wareneingang wurde ja schon erklärt.

141 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 141.Seite Unter dem Menüpunkt Auswertungen können Sie folgendes auswählen: - Auswertungsassistent - Berichte - Auswertungen der Einnahmen ( ohne Kasse - Artikelverkaufsauswertung - Gutschriftenbericht - Bestellbericht NOT FOR SALE - Journale - Rechnungsjournal - offene Postenjournal - Abschlussjournal - Provisionsabrechnung - Seriennummernsuche - Vorgänge - Rechnungsjournal mit Summen - Vorgänge nach Lieferart zusammengefasst - Rechnungsjournal ( Mit Chart = als Graphik ) - Artikel - Artikel nach Warengruppen - Warengruppen & Artikel - Artikel die den Mindestbestand unterschritten haben - Artikelliste Bestand <= Mindestbestand - Artikel nach Lieferanten zusammengefasst - Adressen - Ansprechpartnergeburtstagsliste für diesen Monat - Adressengeburtstagsliste für diesen Monat - Mitarbeitergeburtstagsliste für diesen Monat

142 142. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Unter diesem Bereich finden Sie eine große Auswahl von verschiedenen Auswertungen und Listen. Da die Erklärung für alle Auswertungen zu viel wäre, haben wir nur einige Auswertungen erklärt. Hier macht man es, wie man so schön sagt, Probieren geht über studieren. Manche Auswertungen werden schon alleine über den Namen erklärt. Sie können alle Auswertungen ausdrucken, in die Druckvorschau geben, oder auch wenn Ihnen das von uns vorgefertige Formular mit dem Formulardesigner umändern. NICHT ZUM VERKAUF Kapitel Berichte - Auswertungen der Einnahmen ( ohne Kasse ) Hier können Sie einen Einnahmenbereicht über verschiedene Zeiträume auswerten lassen. Wählen Sie den Zeitraum, und evt. den Mitarbeiter aus und bestätigen Sie Auswertung starten. Drucken Sie diesen Bericht aus, oder beenden Sie das Fenster mit Schließen.

143 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 143.Seite NOT FOR SALE Wie der Name schon sagt, werden hier alle Einnahmen ( ohne Kassenverkaufsvorgänge, falls Sie die Option Kasse dabei haben, ausgewertet ) - Artikelverkaufsauswertung Hier können Sie eine Artikelverkaufsauswertung erstellen lassen. Geben Sie den Zeitraum sowie evt. den Mitarbeiter ein. Wählen Sie aus, aus welchen Vorgängen dies stattfinden soll, z.b. Lieferscheine, Rechnungen. Als weiteres können Sie auswählen, ob fortgeführte Vorgänge mitberücksichtigt werden sollen. Wenn Sie alles ausgewählt haben, klicken Sie auf Auswertung starten.wenn Sie eine anderesortierung möchten, so wählen Sie die Sortierung nach aus oder abwärts sortieren aus. Diese Sortierung können Sie direkt in der Liste vornehmen, d.h. Sie müssen nicht nochmals eine komplett neue Liste erstellen.

144 144. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft - Gutschriftenbericht Hier können Sie einen Gutschriftenbericht über verschiedene Zeiträume auswerten lassen. Wählen Sie den Zeitraum und evt. den Mitarbeiter aus und bestätigen Sie Auswertung starten. Drucken Sie diesen Bericht mit dem Button aus oder schließen Sie das Fenster mit Schließen. NICHT ZUM VERKAUF - Bestellbericht Hier können Sie einen Bestellbericht über verschiedene Zeiträume auswerten lassen. Wählen Sie den Zeitraum und evt. den Mitarbeiter aus und bestätigen Sie Auswertung starten. Drucken Sie diesen Bericht aus, oder beenden Sie das Fenster mit Schließen.

145 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 145.Seite Kapitel Journale Unter diesem Punkt stehen Ihnen folgende Journale zur Verfügung: - Rechnungsjournal - Offene Postenjournal - Abschlußjournal Unter den o. a. Journalen können Sie eine Auflistung Ihrer Vorgängen in entsprechenden Arten erstellen. Unter Rechnungsjournal können Sie alle Rechnungen, usw. auflisten lassen. Unter Offene Postenjournal können Sie alle Rechnungen, die noch einen offenen Betrag aufweisen, auflisten lassen. NOT FOR SALE Unter Abschlussjournal können Sie alle Vorgänge auflisten lassen, die abgeschlossen sind, d.h. die keinen offenen Betrag aufweisen. Die Auswertung dieser Journale ist ganz einfach durchzuführen: - Rechnungsjournal Wählen Sie sich das gewünschte Journal aus. Nun werden Sie aufgefordert, einen bestimmten Zeitraum auszuwählen. Wenn Sie den Zeitraum ausgewählt haben, erscheint nun Ihre Liste. In dieser Vorgangsliste können Sie nochmals auswählen, welcher Vorgangsstatus zusätzlich noch beachtet werden soll, wie z.b. nur gedruckte Vorgänge, nur ungedruckte Vorgänge, nur abgeschlossene Vorgänge, nur unabgeschlossene Vorgänge, komplett bezahlte Vorgänge, Vorgänge die nicht komplett bezahlt sind, stornierte Vorgänge, nicht stornierte Vorgänge, usw. Als letzten Auswahlpunkt können Sie noch einstellen, dass zu den jeweiligen Vorgängen die Positionen mit angezeigt werden sollen.sie können dann pro Vorgang direkt die verschiedenen Artikel incl. Bezeichnung, die Anzahl, den Preis sowie den Rabatt sehen. Sie können zusätzlich auch noch in dieser Liste einen anderen Zeitraum auswählen. Stellen Sie hier z.b. anstatt Vorgangsdatum, Bestelldatum, Auftragsdatum usw. ein. Hier können Sie auch, ohne extra aus dieser Maske wieder zu gehen, einen anderen Zeitraum eingeben und eine neue Suche starten. Die Suche wird automatisch mit den aufgeblendeten Daten neu gestartet.

146 146. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Alle Daten, die in dieser Liste stehen, können Sie durch Anklicken der entsprechenden Positionen entweder ausdrucken, oder in die Druckvorschau geben, das Formular umändern, ein anderes Formular auswählen. Auch diese Möglichkeiten stehen Ihnen hier noch zur Verfügung: Filter setzen, direkt aus dieser Liste einen entsprechenden Vorgang weiterführen, den Vorgang abschließen, eine Zahlung für einen Vorgang eingeben, den Status bearbeiten oder auch eine grafische Umsatzstatistik anzeigen und ausdrucken lassen. Sie können hier auch einen Termin für diese Liste anlegen und die gesamte Terminliste für diese Vorgangsart anzeigen lassen. NICHT ZUM VERKAUF - Offene Postenjournal Hier können Sie von bestimmten Zeiträumen Ihre offenen Posten anzeigen lassen. Wählen Sie den Zeitraum aus. sie können entweder alle offenen Posten über den gesamten Zeitraum sich anzeigen lassen, öder Sie wählen den Zeitraum aus. Klicken Sie dazu die entsprechenden Daten an und machen Sie einen Haken in das Kästchen. Als nächstes können Sie bis zu drei Sortierungen bestimmen:

147 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 147.Seite Wir haben hier die Sortierung, dass die Software als erstes nach der Vorgangsnummer, dann nach dem Auftragsdatum und dann nach dem Betrag sortieren soll. NOT FOR SALE - Abschlussjournal In diesem Journal sehen Sie die gesamten abgeschlossenen Vorgänge. Sie sehen, von uns standardmäßig eingerichtet, die Vorgangsart, die Vorgangs-Nr., den Suchbegriff des Kd, das Vorgangsdatum, den Betrag, die Währung, den Status Abgeschlossen. Diese Spalten können Sie jedoch mit dem Spalteneditor ( Tabellendesigner ) nach Ihren Wünschen immer wieder umändern.

148 148. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft KAPITEL 18 - Provisionsabrechnung Provisionssätze haben wir am Anfang eingegeben..erinnern Sie sich noch? Dies war in der Mitarbeiter-/Vertreterverwaltung möglich, in den Warengruppeneinstellungen sowie beim Artikel selbst. NICHT ZUM VERKAUF Wie rechnet man nun solch eine Provision ab? Rufen Sie Auswertungen -> Provisionsberechnung auf: Wählen Sie die Vorgangsarten sowie, ob nun eine Mitarbeiterabrechnung oder eine Vertreterabrechnung erfolgen soll. Klicken Sie anschliessend auf Auswertung starten Wählen Sie den Zeitraum aus, sowie den Mitarbeiter (Vertreter) und klikken Sie auf. Es erscheint eine Aufstellung der dem Mitarbeiter (Vertreter) zugeordneten Aufträge.

149 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 149.Seite Sie haben nun die Möglichkeit, diese Liste nach einigen Kriterien zu sortieren, z.b. nach der Vorgangsnummer oder dem Datum. NOT FOR SALE Mit einem Klick auf den Drucker bzw. dem Vorschausymbol drucken Sie die Abrechnung aus.. Bei der Abrechnung handelt es sich also um eine Aufstellung. Das Pflegen der Abrechnung (z.b. Auszahlung/Abhaken usw.) muss zur Zeit noch manuell geschehen. Das Programm kann momentan nicht hinterlegen, ob eine bestimmte Auswertung bereits abgerechnet wurde.

150 150. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Kapitel 19 - Seriennummer suchen Die Funktion hilft Ihnen, wenn z.b. ein Kunde ein Gerät mit einer Seriennummer bei Ihnen erworben hat und nun z.b. ein Garantiefall hat. NICHT ZUM VERKAUF Sie gehen unter diesen Punkt und können hier direkt nach der Seriennummer suchen. Nun können Sie in dem freien Feld die entsprechende Seriennummer eingeben. Wählen Sie ggf. noch aus, zu welcher Art die Seriennummer gehört, ob zu Verkauf, Gutschriften oder Einkauf. Wenn Sie dies getan haben, klicken Sie auf das Symbol Fernglas oder auf die F8-Taste. Nun aktivieren Sie die Suche. Wir haben in unserem Beispiel die Seriennummer 2000 in einem Artikel der dann als Rechnung fakturiert wurde, vergeben. Nun geben wir als Suchbegriff die Ziffer 2000 ein und klicken auf das Fernglas bzw. drücken die F8 -Taste. Nun erscheint folgendes Bild auf unserem Bildschirm: Wir sehen hier standardmässig die Bezeichnung des Vorgangs, in unserem Fall war es eine Rechnung. Sie sehen die Vorgangsnummer, den

151 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 151.Seite Suchbegriff des Kunden, das Vorgangsdatum, den Betrag mit dem dieser Auftrag fakturiert wurde, ob der Betrag evt. noch offen ist, sowie die Währung. Hätte der Kunde bereits bezahlt und der Auftrag wäre bereits abgeschlossen, würde das Offen-Feld leer bleiben. Auswertungen Kapitel Vorgänge Auswerten - Rechnungsjournal mit Summen - Vorgänge nach Lieferart zusammengefasst NOT FOR SALE - Rechnungsjournal( Mit Chart = als Graphik ) Kapitel Artikel - Artikel nach Warengruppen ( Hier können Sie über aller Ihrer Artikel nach Warengruppen eine Auswertung starten ) Hier können Sie zwischen den verschiedenen Warengruppen hin- und herwechseln und die einzelnen Artikel, die zu der von Ihnen ausgewählten Warengruppe gehören, incl. VK Preise sehen. Sie können hier auch wie oben beschrieben, entweder mit den Pfeiltasten zwischen den einzelnen Warengruppen hin- und herwechseln oder Sie klicken direkt mit der Maus auf die Warengruppe. Sie sehen auch das, wenn Sie in der ersten Warengruppe sind und dann in die zweite Warengruppe wechseln, sich automatisch auch alle Artikel entsprechend der Warengruppe umändern. Sie können auch hier, wie fast überall, die Auswertung ausdrucken, in die Druckvorschau geben, ein entsprechendes Formular auswählen oder auch den Ausdruck verändern. - Warengruppen und Artikel Hier können Sie eine nach der Warengruppe suchen. Die Auswertung funktioniert genauso wie die vorherig beschriebene Aus-

152 152. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft wertung. Nur die Suche ist etwas anders. - Artikel die den Mindestbestand unterschritten haben Hier können Sie sich alle Artikel anzeigen bzw. auswerten lassen, die den Mindestbestand unterschritten haben. NICHT ZUM VERKAUF - Artikelliste Bestand <= Mindestbestand Bei dieser Auswertung bekommen Sie alle Artikel, deren Bestand kleiner oder die den Mindestbestand erreicht haben, aufgelistet. Man kann diese Liste auch mit einer Artikelbestelliste vergleichen.

153 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 153.Seite - Artikel nach Lieferanten zusammengefasst Hier sehen Sie die angelegten Artikel mit den dazugehörigen Lieferanten NOT FOR SALE

154 154. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Adressen Um diese Auswertung korrekt durchzuführen, muss in den Grunddaten der Ansprechpartner, Kunden, sowie der Mitarbeiter, die Geburtstage mit eingegeben sowie abgespeichert werden. NICHT ZUM VERKAUF - Ansprechpartnergeburtstagsliste für diesen Monat Starten Sie die Auswertung. Wenn ein Ansprechparter diesen Monat Geburtstag hat, erscheint er in dieser Liste: - Adressengeburtstagsliste für diesen Monat Hier erscheinen alle Kunden, die in diesem Monat Geburtstag haben. Vorraussetzung wie bei allen Auswertungen, ist die Eingabe der Daten. - Mitarbeitergeburtstagsliste für diesen Monat Hier erscheint eine Mitarbeitergeburtstagsliste für diesen Monat.

155 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 155.Seite Einstellungen Unter dem Menüpunkt Einstellungen können Sie folgendes einstellen: - Firma - weitere Stammdaten ( Adressen-Kennung, -Anrede, -Titel, -Einheiten ) - allgemeine Einstellungen - einstellung - MwSt-Sätze einstellen NOT FOR SALE - Firma Stellen Sie unter Firma Ihre Firmenangaben ein, d.h. wenn der Firmenname sich ändert, oder die Telefon-Nr. bzw. Fax-Nr. ändert sich, usw. -weitere Stammdaten Adresskennungen sind Oberbegriffe oder auch Kundengruppen. Eine Obergruppe erleichtert z.b. eine spätere Selektion. Einige Kennungen sind schon vorgegeben. But- Hinzufügen und Ändern können Sie mit den tons am oberen Bildschirmrand, wie bereits erklärt. Die Vorgehensweise gilt für alle Einstellungen, die unter weitere Stammdaten zu finden sind. - allgemeine Einstellungen Unter allgemeine Einstellungen können Sie verschiedene Programmeinstellungen vornehmen, die haben wir Ihnen jedoch schon am Anfang dieser Doku mitgeteilt.

156 156. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft - Mahntexte Hier können Sie Ihre Mahntexte eingeben, verwalten und löschen. - einstellung NICHT ZUM VERKAUF Unter einstellung stellen Sie Ihre Absenderdaten für Ihre ein. - Mwst-Sätze einstellen Unter Mwst-Einstellungen können Sie verschiedene Mehrwertsteuer- Sätze einstellen. Hier können Sie auch gleich das Erlöskonto in der Fibu angeben, das Fibukostenkonto, die Datumsgrenze, der alte Mwst-Satz, das alte Erlöskonto sowie das Fibukostenkonto. Sie können hier auch Ihre aktuellen Einstellungen sehen, sowie die alten Einstellungen. Wenn Sie einige Felder nicht wissen, dann lassen Sie diese Felder einfach leer. Durch Anklicken dieses Buttons, können Sie den Ausdruck verändern. Hier können Sie auch - wie oben beschrieben - die Anordnung Ihrer Spalten selbst bestimmen. Durch Anklicken dieses Symbols, wählen Sie das Formular für den Ausdruck aus. - SMS Einstellungen Unter SMS Einstellungen können Sie den Provider konfigurieren, zudem können Sie hier den sende MSN der Telefonanlage festlegen.

157 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 157.Seite Um den Provider einzurichten klicken Sie auf folgendes Icon Es öffnet sich folgendes Fenster. NOT FOR SALE Hier sehen Sie die Provider die schon angelegt sind. Möchten Sie einen Provider bearbeiten so klicken Sie auf das gleichnamige Icon. Es öffnet sich folgendes Fenster. In diesem Fentser stellen Sie die Zugangsnummer des Providers ein. Bei maximale Nachrichtenlänge stellen Sie die Länge der Zeichen einer SMS ein. In der Regel können alle Handys 160 Zeichen. Bei Bedarf kann man diese Einstellungen änderen. Unter Vorwahlen stellen Sie ein welche Nummer zu welchem Provider

158 158. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft gehört. Stellen Sie unter Protokoll das Protokoll zum Versenden der SMS ein. Bei Passwort geben Sie das Provider Passwort ein. Die genauen Einstellungen erfragen Sie bei Ihrem Provider. NICHT ZUM VERKAUF SMS Einstellungen ISDN Einstellungen. Stellen Sie in diesem Fenster den ISDN Controller so wie den eigenen MSN ein. Wenn Ihre Telefonanlage im Modus Betrieb ab einer Nebenstelle läuft, so müssen Sie noch die Amtsholung eintragen und die Länge der der Rufnummer die ein Amt benötigt.

159 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 159.Seite Kapitel 22 - Werkzeuge Hier stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung: - SQL-Editor Hier können Sie eine eigene Abfrage der Datenbank durchführen. SQL ist eine Programmiersprache für Datenbanken. Diese ist sehr komplex und kann im Rahmen dieses Handbuches nicht beschrieben werden. NOT FOR SALE Es gibt aber sehr viele Bücher im Handel zu diesem Thema. Hier nur ein paar Beispiele: SELECT * FROM Artikel >> Hier lassen Sie alle Artikel suchen. SELECT * FROM Warengruppe >> Hier suchen Sie alle von Ihnen angelegten Warengruppen. SELECT * FROM Zahlung >> Hier sehen Sie alle Zahlungen, die eingegeben wurden. - Währungsrechner

160 160. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Hier können Sie sich verschiedene Währungen ausrechnen lassen, und das Ergebnis der Währungsumrechnung in die Zwischenablage ablegen. Wählen Sie zuerst Ihre Hauptwährung, mit der Sie Ihre Umrechnung wünschen. Nun klicken Sie bitte auf das blaue Fragezeichen, und dann steht die Bezeichnung der Währung hinter dem blauen Fragezeichen in roter Schrift. NICHT ZUM VERKAUF Vergessen Sie nicht den Originalbetrag einzutragen, der umgerechnet werden soll. Nun klicken Sie oder bewegen Sie den Pfeil vor den Bezeichnungen bis Sie die gewünschte Währung gefunden haben, mit der Sie die Umrechnung machen möchten. Nun steht der umgerechnete Betrag da, und die Währung, in der der Betrag umgerechnet wurde, in roter Schrift. Beispiel: Wir wollen ausgerechnet haben, wie viel 100,00 Eur in SFr sind. Also geben wir als Hauptwährung EUR ein und wählen als andere Währung SFr aus. So sollte es in Ihrem Beispiel aussehen: Wenn Sie jetzt z. B. 160,08 Schweitzer Franken umgerechnet in $ sehen möchten, so klicken Sie SFr an und klicken auf das blaue Fragezeichen. Nun sollte es so aussehen:

161 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 161.Seite NOT FOR SALE Sie können natürlich auch jederzeit eine andere Fremdwährung einstellen. Klicken Sie nur auf die Währung, und dann ändert der umgerechnete Betrag sich automatisch in die von Ihnen ausgewählte Fremdwährung. - Terminplaner Mit diesem Symbol können Sie einen neuen Termin anlegen. Mit diesem Symbol können Sie einen bereits angelegten Termin bearbeiten. Mit diesem Symbol können Sie einen Termin wieder löschen, z.b. wenn

162 162. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft sich der Termin erledigt hat. Mit dem Druckersymbol können Sie die von Ihnen ausgewählte Übersicht ausdrucken, d.h. z.b. Tages-, Monats-, oder Jahresübersicht ausdrucken. Zusätzlich haben Sie noch die Möglichkeit, eine grafische Übersicht sich anzeigen bzw. ausdrucken zu lassen. NICHT ZUM VERKAUF Beachten Sie hierbei aber, dass sich die grafische Auswertung nur über die Tagesansicht anzeigen lässt. Sie können die Termine einfach eingeben, d.h. Sie müssen die Termine nicht sortiert nach Datum bzw. Uhrzeit eingeben. Dies übernimmt der AFS-Kaufmann für Sie. Sie können die Termine ausdrucken, oder sich auch nur auf dem Bildschirm mit der Druckvorschau anzeigen lassen. Zum Beenden der Druckvorschau klicken Sie den Schalter Schließen ( Close ) an. Sie haben mit Hilfe dieses Symbols auch die Möglichkeit, den Ausdruck auch zu verändern. Sie gelangen, durch Anklicken des Symbols in die Druckvorschau. So, nun führen wir Ihnen eine kleine Anleitung vor, wie Sie sich eine Liste des Terminplaners, selbst erstellen können: Wenn Sie Ihr Formular ändern möchten, so klicken Sie auf Datei Neu, nun erscheint ein Bild, das bestätigen Sie mit Weiter. Wenn Sie hier mit Weiter bestätigt haben, haben Sie nun ein leeres Blatt auf Ihrem Bildschirm.

163 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 163.Seite Nun erscheint ein leeres Bild. Klicken Sie dann auf das Symbol: Dies bestätigen Sie mit OK. Als erste Zeile benutzen Sie immer den Typ Titel, denn dieser ist für die Bezeichnung der Tabelle bzw. Liste vorgesehen. Nun möchten wir z B. als Überschrift das Wort Terminplan. Klicken Sie auf dieses Symbol: und in das Feld wo die Überschrift stehen soll. Nun können Sie den blauunterlegten Titel umbenennen. Zusätzlich können Sie eine andere Schriftart, aber auch die Farbe des Wortes auswählen. NOT FOR SALE Wenn Sie den Titel z. B. in der Mitte oder rechts haben möchten, so klikken Sie einfach mit der Maus auf den Titel, und verschieben es an den Platz Ihrer Wünsche. Nun legen Sie ein neues Band an, indem Sie wieder auf das Bild mit dem Band klicken. Nun erscheint ein zweites Band. Dort wählen Sie den Typ Detail aus. Nun möchten wir, dass das Datum, die Anfangs- und die Endzeit sowie der dazugehörige Mitarbeiter mit erscheinen soll. Klicken Sie, wie hier z. B: auf das Wort Datum usw. und ziehen mit gedrückter linker Maustaste dieses Feld einfach in die Tabelle. Sie können dieses Feld im nachhinein noch hin und herwechseln, d.h. Sie können erst einmal alle Felder, die in die Tabelle sollen, rüberziehen, und dann noch die Tabelle in Ordnung bringen. So sollte es bis jetzt auch bei Ihnen aussehen:

164 164. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft NICHT ZUM VERKAUF Um das Band zu vergrößern, gehen Sie mit der Maus bis ca. in die Mitte und dort erscheint ein Pfeil. Ziehen Sie dann mit dem Pfeil Ihr Feld in die gewünschte Größe. Das Textfeld, das Sie gerade in das Feld eingefügt haben, gibt das Datum, nicht das Wort Datum wieder. D.h. z.b und nicht Datum Wenn Sie aber auch das Wort Datum: haben möchten, so gehen Sie auf das A in der linken Leiste. Nun geben Sie das entsprechende Wort ein. Nun würde auf der Liste Datum: erscheinen. Mit den verschiedenen Zeichen in der oberen Leiste können Sie die Liste ausdrucken, in die Vorschau geben, ausschneiden, oder in die Zwischenablage geben, usw. Die Bedeutung der einzelnen Bildsymbole erhalten Sie, wenn Sie den Cursor einige Zeit auf das entsprechende Symbol halten. Sie können die Datenfelder aber auch mit der Entf-Taste wieder löschen. Klicken Sie das Feld nur an und drücken die Entf-Taste. So, nun haben wir z. B. für den einen Termin angelegt, das der Termin um 13:20 Uhr anfangen soll, und um 13:29 Uhr enden soll. Nun gehen wir auf Vorschau, und die angelegten Termine werden angezeigt.

165 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 165.Seite Nun erscheinen nur die Termine, aber nicht die Bedeutung der einzelnen Uhrzeiten, d.h., das wir noch die Bezeichnungen vor die Termine setzen müssen. Wir gehen also aus der Druckvorschau wieder heraus, und bearbeiten die Liste. NOT FOR SALE Klicken Sie wieder auf das Symbol und es erscheint wieder ein Textfeld, wo Sie den Namen des Textfeldes eingeben können. Wir schreiben in das erste Textfeld nun das Wort Datum und bestätigen dies mit OK. Nun erscheint dies dann so auf Ihrem Bildschirm: Wenn Sie die anderen Bezeichnungen auch noch hinzufügen, nehmen Sie einfach wieder das Symbol und ergänzen den entsprechenden Text und platzieren Sie ihn dorthin, wo er stehen soll. Wir haben dies in unserem Beispiel so gemacht:

166 166. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft NICHT ZUM VERKAUF Sie können nun in der Druckvorschau Ihr Ergebnis anschauen. Speichern Sie die Liste bzw. Tabelle unbedingt vor Beenden des Programms ab, sonst dürfen Sie die ganzen Vorgänge wiederholen. Wir haben in unserem Beispiel ein Formular für den Terminplan erstellt, aber auch alle anderen Listen oder Tabellen werden so angefertigt. Nähere Informationen finden Sie auf den Schulungsvideos der CD-Rom. - Notizen Der AFS-Kaufmann bietet Ihnen auch die Eingabe von Notizen. Sie können auch verschiedene Rubriken anlegen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das blaue Feld. Hier können Sie - neue Rubriken anlegen - Rubriken umbenennen - Rubriken löschen. Sie können z. B. eine Rubrik Privat, eine Rubrik Geschäftlich, oder eine Rubrik Wichtiges anlegen.

167 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 167.Seite Klicken Sie wie o.b. mit der rechten Maustaste auf das blaue Feld und wählen Sie die entsprechende Funktion aus. Sie können die Rubriken immer ändern, umbenennen oder auch löschen. Zur Eingabe der Notizen, wählen Sie die entsprechende Rubrik aus, wo die Notiz hinterlegt werden soll. Nun geben Sie die Kurzbeschreibung ein. Wenn Sie damit fertig sind, klicken Sie mit Hilfe der Maus auf das Eingabefeld der Notizen (gelbe Feld). NOT FOR SALE Wenn sich der Cursor im gelben Feld befindet, können Sie hier Ihre Notizen anlegen. Achten Sie bitte immer darauf, dass Sie immer die richtige Rubrik der Notiz auswählen! Nach der Fertigstellung, klicken Sie bitte auf den Haken um die Notiz abzuspeichern. Als weitere Einstellung können Sie hier auswählen, ob die Notiz vor anderen Mitarbeitern verborgen bleiben soll oder nicht; dafür müssen Sie aber auch den Mitarbeiter ( Ihr Name oder der Name der die Notiz ) sehen soll, auswählen. Sie können neue Notizen mit Hilfe des Datenbanknavigators anlegen. Klikken Sie einfach auf das Plus und schreiben wieder eine neue Notiz, wie aber schon oben erwähnt, wählen Sie die richtige Rubrik aus. Sie können auch den Baum der Rubriken mit dem kleinen Plus öffnen. Wenn Sie auf das Plus vor einer von Ihnen ausgesuchten Rubrik klicken, so sehen Siealle abgespeicherten Notizen in der jeweiligen Rubrik. Wie auch sonst, können Sie auch hier das Formular ändern. Eine Beschreibung des Formulargenerators können Sie bei dem Terminplaner ablesen. Hier ist die Bedienung des Formulargenerator, wie bei dem Terminplaner beschrieben, identisch. - Textverarbeitung

168 168. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Der AFS-Kaufmann bietet einen einfachen, aber leistungsfähigen Texteditor, mit dem Sie z.b. einzelne Briefe oder Faxe bzw. Serienbriefe erstellen können. Der Texteditor steht Ihnen in zahlreichen Programmbereichen zur Verfügung: Im Kundenstamm, Lieferantenstamm, Artikelstamm oder auch unter dem Menüpunkt Werkzeuge. Wenn Sie die Textverarbeitung aus einem Untermenü, wie z.b. dem Kundenstamm aufrufen, haben Sie die Möglichkeit, die Felder aus der betreffenden Datenbank anzusprechen und einzufügen. NICHT ZUM VERKAUF Dies wollen wir nun vorführen. Rufen Sie die Kundenstammverwaltung auf. Dann öffnen Sie das Fenster und anschliessend Textverarbeitung. Es erscheint ein leeres Textdokument: Angenommen, Sie arbeiten mit vorgedruckten Briefbögen und möchten nun auf die Variablen (Datenfelder) aus dem Kundenstamm zugreifen. Hierzu müssen wir nun den Briefkopf einrichten. Vorab speichern wir dieses leere Dokument unter dem Namen Brief. Hierzu klicken Sie aus der Menüleiste auf den Button mit der Diskette keinen Namen hat,erscheint:. Da unser neues Dokument noch

169 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 169.Seite Geben Sie nun Briefkopf ein und klicken Sie NOT FOR SALE auf. Damit die Anschrift auch wirklich im Brieffenster erscheint, muss diese weiter unten eingegeben werden. Hierzu drücken Sie 10 x die <ENTER>- Taste. Nun fügen wir in unserem Briefkopf die Feldnamen der Anschrift ein: Klicken Sie auf, um sich die möglichen Datenfelder anzusehen. In dieser Liste finden Sie ziemlich weit unten die möglichen Kundenfelder, diese fangen alle an mit Tbl_Kunden... an. Wenn Sie also die Anrede einfügen wollen, wählen Sie aus und klicken Sie dann mit der Maus rechts daneben auf den Button mit den drei Punkten. Nun wird die Variable ins Formular eingefügt (die eckige Klammer wurde vom Programm angelegt), was dann wie folgt aussieht:. Drücken Sie dann einmal die <ENTER>-Taste, um den Cursor in die nächste Zeile zu positionieren und fahren Sie wie eben beschrieben fort, bis Ihr Formular z.b. so aussieht:

170 170. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft NICHT ZUM VERKAUF Speichern Sie mit einem Klick auf den Button mit der Diskette, um die Änderungen im Formular Briefkopf abzuspeichern. Wenn Sie später einen Brief schreiben und diesen unter einem anderen Namen speichern wollen, klicken Sie oben auf und dann wählen Sie Speichern unter... und geben einen anderen Namen ein. sehen Sie auch gleich weitere Möglich- In diesem Fenster keiten: Wählen Sie drucken und der Brief wird an die aktuell geöffnete Adresse gedruckt. Wenn Sie sich noch mal vergewissern wollen, welche Anschrift dies war, können Sie sich dies im oberen Bildschirmbereich unter anzeigen lassen. Dort werden alle zur Zeit geöffneten Fenster gelistet, Sie können dann auf Kundenbearbeitung klicken und sehen den geöffneten Kunden. Über den gleichen Weg gelangen Sie in die Textverarbeitung zurück. Hinweis zur Funktion Seriendruck : Wenn Sie einen Seriendruck starten, werden ALLE Adressen angeschrieben, die in Ihrem Kundenstamm vorhanden sind. Sie sollten also vorher im Kundenstamm die gewünschten Adressen über den Datenfilter selektieren. Wichtig ist, dass Sie in der Ansicht im Adressenstamm auch in der Listenansicht sind, nicht in den Grunddaten.

171 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 171.Seite -Werkzeuge SMS Senden NOT FOR SALE Möchten Sie eine SMS senden so geben Sie bei Telefon die Handynummer ein. Bei Text können Sie Ihre Kurzmitteilung verfassen, dann klicken Sie auf SMS senden. Wichtig: Sie können nur SMS versenden, wenn Sie auf Ihrem Rechner eine Capischnittstelle installiert haben und der Telefonzugang über ISDN erfolgt.

172 172. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft - Werkzeuge Zahlungsverkehr Mit diesem Tool können Sie Überweisungsträger aus Ihren Rechnungen drucken oder gar DTA Buchungen auf Diskette schreiben bzw. auf Ihrer Festplatte speichern, um diese zur Weiterbearbeitung in Ihr Bankingmodul einzulesen. NICHT ZUM VERKAUF Sie können Aufträge in dieser Liste ablegen, indem Sie bei den betreffenden Rechnungen eine Zahlungsart gewählt haben, bei der folgendes beim Druck des Auftrags: hinterlegt ist. In diesem Fall kommt Der Auftrag wird nun im DTA Modul abgelegt. Wenn alle Einstellungen stimmen, öffnet sich für einen Bruchteil einer Sekunde ein Fenster, welches aber gleich wieder schliesst. Ansonsten würden Sie einen Hinweis erhalten, z.b. auf fehlen einer Bankverbindung des Kunden, die Sie dann nachtragen müssten. Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten müssen also folgende Optionen gecheckt werden: 1. Haben Sie beim Kunden, in der Karteikarte weitere Daten die richtigen Bankangaben eingetragen? 2. Haben Sie unter Stammdaten Zahlungsbedingung ein Firmenkonto hinterlegt UND den Haken Vorgang sofort ins Bankingmodul... angeklickt und richtig gespeichert? siehe Bild unten: 3. Wenn Sie beim Bankeinzug Skonto gewähren: haben Sie diesen auch richtig eingestellt? Sehen Sie sich hierzu nochmal die Einstellungen der Zahlungskondition an, die wir am Anfang im Stammdatenkapitel ausführlich erklärt haben.

173 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 173.Seite Wenn Sie es so wie auf diesem Beispiel gemacht haben, haben Sie alles richtig eingestellt. So bearbeiten Sie die Banking -Aufträge weiter: Rufen Sie bitte im Menü Werkzeuge -> Zahlungsverkehr auf. Wählen Sie Lastschriften (denn wir wollen ja die Rechnungen an Ihre Kunden bearbeiten. Mit Überweisungen würden Sie Eingangsrechnungen Ihrer Lieferanten bearbeiten, die Sie mit dem AFS-Kaufmann ja ebenso erstellen, wie Rechnungen. Auch manuelle DTA-Aufträge können Sie erstellen, dies aber später. NOT FOR SALE Wenn Sie nun wie oben beschrieben die Lastschriften aufrufen, erhalten Sie eine Liste der erstellten, vorbereiteten Aufträge. Es sind noch keine Buchungen erfolgt, dies ist nur eine Liste der fälligen Buchungen. Klicken Sie unten auf die Karteikarte Buchungsliste : Sie können nun filtern, welche Buchungen Sie sehen möchten: Fällige, ausgeführte oder alle Buchungen, dies erreichen Sie durch einen Klick oben auf:. Natürlich möchten wir nun nur offene Belege sehen und klicken auf diese Karteikarte. Dort stehen nun alle Aufträge, die noch nicht weiterverarbeitet sind, dies könnte so aussehen:

174 174. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft NICHT ZUM VERKAUF Sie haben nun folgende Möglichkeiten, die Sie über die Menüleiste steuern: A B C D A: Mit diesem Button drucken Sie die Überweisungsträger für Ihr Geldinstitut und buchen gleichzeitig die Aufträge. Das buchen hat in diesem Fall die Wirkung, dass die Aufträge als ausgeführt bestätigt werden. B: Hier klicken Sie, um eine DTA Diskette für Ihr Geldinsitut zu erstellen. Sie werden aufgefordert eine Diskette ins Laufwerk einzulegen. Am Ende der Übertragung wird ein Protokoll gedruckt, welches Sie von Ihrem Geldinstitut unterschreiben lassen. C: Mit diesem Symbol machen Sie das gleiche wie unter B, jedoch wird kein Protokoll gedruckt. Die DTA Datei wird auf einem Datenträger Ihrer Wahl gespeichert, und zwar dort, wo Sie es wie am Anfang beschrieben, in den allgemeinen Einstellungen unter dem Menüpunkt SONDERMODULE eingestellt haben:. Sie können diese Datei anschliessend für Ihr eigenes Bankingprogramm nutzen. D: Hier erzeugen Sie einen reinen Informationsdruck, ohne daß Buchungen oder Abschlüsse erfolgen. Diese dienen also mehr oder weniger rein der Kontrolle.

175 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 175.Seite Eine Besonderheit : Wenn Sie A (drucken/buchen) wählen, dann werden Sie am Schluss gefragt, ob die Aufträge abgeschlossen werden sollen, dies bedeutet, dass die Rechnungen automatisch als bezahlt gebucht werden, um nicht mehr in der OP-Verwaltung zu erscheinen. Wenn Sie hingegen eine DTA Diskette erstellen oder eine DTA Datei, wird nach der Erstellung automatisch der Vorgang abgeschlossen. So erstellen Sie einen manuellen DTA-Satz: NOT FOR SALE Auch hier wählen Sie Werkzeuge -> Zahlungsverkehr -> Lastschriften, aber statt auf Buchungsliste klicken Sie auf Formular Sie sehen anschliessend ein Überweisungsformular: Mit <EINFG> erstellen Sie einen neuen, leeren Datensatz, so wie sie dies ja schon bei anderen Stammdaten angewendet haben. Klicken Sie ganz oben auf das Fragezeichen, um Ihr Firmenkonto auszuwählen:

176 176. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Es erscheinen Ihre beiden (oder eine) Kontoverbindung, welche Sie anschliessend oben rechts mit dem FERTIG BUTTON übernehmen: NICHT ZUM VERKAUF Wieder im Überweisnungsformular, können Sie nun manuell Daten eingeben oder aber aus dem Kundenstamm die Adresse wählen.. Klicken Sie hierzu auf den Kopf, rechts neben dem Feld Kontonummer und wählen Sie Ihren Kunden aus. Ebenso können Sie links neben dem Feld Bankleitzahl aus dem BLZ Verzeichnis die gewünschte Bank wählen, sofern Sie nichts beim Kunden hinterlegt haben oder aber eine freie Lastschrift schreiben. Sie können auch die Daten eines kompletten Vorgangs einlesen, indem Sie links neben dem Betragsfeld auf den Button mit dem Buch (rotes Fragezeichen) klicken und sich den Vorgang heraussuchen und übernehmen. Füllen Sie nun alle weiteren Daten aus (Verwendungszweck, Fälligkeit usw) und speichern Sie mit F11 oder einem Klick auf das Diskettensymbol. Wenn Sie den Vorgang gespeichert haben, ist er in der Liste der offenen Buchungen eingetragen.

177 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Allgemeine Bedeutung der Zeichen aus dem Datenbanknavigator: 177.Seite Durch Anklicken diesen Symbols gelangen Sie in die Kundenbearbeitung. Bearbeiten Sie hier Ihre Lieferanten. Bearbeiten Sie hier Ihre Interessen. Bearbeiten Sie mit diesem Symbol Ihre Artikel. NOT FOR SALE Hier können Sie Ihre Warengruppen bearbeiten. Hier gelangen Sie ins Lagerbuch. Hier können Sie Ihre Zahlungs- und Lieferkonditionen einstellen. Hier stellen Sie Ihre Bestellarten ein. Hier können Sie Textbausteine anlegen. Hier können Sie den Währungsrechner öffnen. Hier können Sie die Euroumstellung einstellen. Hier können Sie auch eine Zahlung eingeben ( wenn Sie im Vorgang sind ) Hier gelangen Sie ins Bankleitzahlenverzeichnis. Hier gelangen Sie in die Vorgangsschnellliste. Hier gelangen Sie in die Komfortliste. Erstellen Sie Ihre Sammelrechnungen. Hier gelangen Sie in das Mahnwesen.

178 178. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Hier öffnen Sie das Bestellwesen. Hier können Sie einen neuen Vorgang anlegen. Hier können Sie ein neues Projekt anlegen. NICHT ZUM VERKAUF Hier legen Sie ein neues Angebot an. Hier legen Sie eine neue Auftragsbestätigung an. Hier legen Sie einen neuen Lieferschein an. Neue Rechnung anlegen. Hier können Sie Abschlagsrechnungen erstellen. Legen Sie mit diesem Symbol eine Bestellung an. Hier legen Sie Werkstattaufträge an. Hier können Sie unter Auswertungen verschiedene Berichte auswählen. Hier können Sie Auswertungen der Einnahmen (ohne Kasse) auswählen. Starten Sie hier Ihre Artikelverkaufsauswertung. Starten Sie hier Ihre Gutschriftenauswertung. Starten Sie hier Ihre Bestellauswertung. Hier gelangen Sie in die Provisionsauswertung. Suchen Sie hier nach Seriennummern. Stellen Sie hier Ihre allgemeinen Einstellungen ein. Hier können Sie Mahntexte umändern.

179 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 179.Seite Stellen Sie hier Ihre einstellung ein. Stellen Sie hier Ihre Mwst-Sätze ein. Hier können Sie den SQL-Editor benutzen. Hier können Sie den Währungsrechner öffnen. Hier gelangen Sie in den Terminplaner. NOT FOR SALE Hier können Sie eine Terminliste für diesen Vorgang ansehen. Hier können Sie einen neuen Termin für diesen Vorgang anlegen. Hier können Sie die Notizverwaltung öffnen. Hier gelangen Sie in die Textverarbeitung. Zeigt Ihnen den ersten Datensatz. Zeigt Ihnen den vorherigen Datensatz. Zeigt Ihnen den nächsten Datensatz. Zeigt Ihnen den letzten Datensatz. Hier können Sie einen Datensatz einfügen. Hier können Sie den Datensatz löschen. Hier können Sie den Datensatz bearbeiten. Hier können Sie Ihre Eingaben abspeichern bzw. übernehmen. Hier können Sie Ihre Bearbeitung abbrechen. Hier können Sie Ihre Daten nach einer Änderung wieder aktualisieren.

180 180. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Hier können Sie einen Datenfilter setzen. ( feste Datenbegrenzung einrichten ) Mit diesem Zeichen, können Sie Daten suchen. NICHT ZUM VERKAUF Hier können Sie ein Lesezeichen setzen. Mit diesem Zeichen gelangen Sie in die Druckvorschau. Mit diesem Zeichen können Sie den Ausdruck verändern. Mit diesem Zeichen können Sie das Formular zum Ausdrucken wählen. Mit Anklicken dieses Zeichens, gelangen Sie in die Intensivsuche. Mit diesem Symbol können Sie einstellen, das salle geöffneten Fenster hintereinander stehen. Somit kommt nur das zuletzt geöffnete Bild zum Vorschein. Mit diesem Symbol können Sie einstellen, dass die geöffneten Fenster untereinander angereiht sind. Mit diesem Symbol können Sie einstellen, das die geöffneten Fenster nebeneinander stehen. Hier sehen Sie Systeminformation Hier können Sie bei einer evt. Aufstockung des Programmes eine neue Seriennummer eingeben. Hier sehen Sie die Versions-Nr., die Seriennummer usw. Hier können Sie sich in den Internetserver von AFS-Software wählen. Hier erhalten Sie Hilfestellung aus dem Internet.

181 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 181.Seite Hier können Sie die Onlinehilfe starten. NOT FOR SALE

182 182. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Erklärungen der Zusatzmodule Hier fängt nun die Erklärung der Zusatzmodule an. NICHT ZUM VERKAUF Folgende Zusatzmodule können Sie aufrüsten: - Kassenmodul - Kassenbuchmodul - Abo- Wartungsmodul - Datanormmodul - Dauerhistorymodul - Datanormmodul - Mehrlagermodul Wenn Sie z.b. den AFS-Kaufmann Plus gekauft haben, beinhaltet die Software das Kassenmodul. Wenn Sie den AFS-Kaufmann Complete gekauft haben, enthält die Software das Kassenmodul und das Fibumodul. ( Das Fibuhandbuch ist auf Ihrer CD enthalten und kann von Ihnen selbst ausgedruckt werden.) Diese nachfolgenden Module können Sie jederzeit bei uns nachbestellen.

183 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 183.Seite KASSENMODUL Endlich ist es soweit. Die Stammdaten sind angelegt und alle Artikel eingerichtet. Nun können wir endlich unsere Verkaufsaktivitäten starten und das Kassenmodul einsetzen. Beim Kassenmodul wurde Wert auf Funktionalität gelegt, um den Verkaufsvorgang so einfach wie möglich zu gestalten. So starten sie das Barverkaufsmodul: Unter VORGÄNGE können Sie drei verschiedene Kassensysteme starten: NOT FOR SALE - Die Einzelhandelskasse - die Barcode-Kasse - die Barkassse. Wenn Sie oft nicht nur nach der Artikelnummer, sondern auch nach der Bezeichnung suchen, starten Sie die EINZELHANDELSKASSE. Dies können Sie auch mit der Tastenkombination STRG + F5 tun. Sollten Sie ausschliesslich mit Barcodes arbeiten und einen Scanner verwenden, starten Sie die BARCODEKASSE(<STRG> + F6) Die Barkasse dient nur zum Vereinnahmen von Geldern, ohne Artikelnummern. Wir beschreiben erst die EINZELHANDELSKASSE: Das Kassenmodul ist nun gestartet. Bevor der erste Kassenvorgang angelegt wird, wollen wir uns einige wichtige Einstellungen ansehen. Hierzu rufen wir den Menüpunkt KASSENMODUL -> EINSTELLUNGEN -> KASSENEIN- STELLUNGEN auf. Sie sehen dort die zur Zeit gültigen Zahlungskonditionen, mit denen der Kassenauftrag beendet werden kann:

184 184. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft NICHT ZUM VERKAUF Geben Sie bei Zahlart unter Art Ihre Konditionen ein, z.b. : 1. BAR 2. SCHECK 3. EC-Cash 4. Auf Rechnung (z.b. 10 Tage rein netto) Die in der Auswahlliste stehenden Zahlungskonditionen haben Sie ja bereits in Kapitel 6 eingerichtet. Sie können nun für JEDE dieser 8 Zahlungsarten ein eigenes Formular definieren. Mit dem Schlater aus können Sie bestimmen wieviel Zahlarten Sie benutzen möchten. Wenn Sie den Haken Fragen ob gedruckt werden soll setzen, werden Sie beim kassieren gefragt ob Sie einen Ausdruck des Bon / Barrechnung haben möchten.

185 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 185.Seite Falls Sie über das Elektronische Lastschrift Verfahren als Optionales Zusatzmodul verfügen so können Sie bei den genwünschten Zahlarten den Haken EC Cashgerät ansteuern nutzen. Ändern Sie einfach ein bestehendes Formular und fügen Sie die Zahlungskondition ein (z.b. Betrag dankend BAR erhalten). Zusätzlich können Sie einstellen, ob bei dieser Zahlungsart direkt das Quittungsformular gedruckt werden soll oder ob nach jedem Abschluss eine entsprechende Abfrage erscheinen soll. NOT FOR SALE Wenn Sie Ihre Zahlungskonditionen eingestellt haben, klicken Sie auf den <OK> Button. Unter Kassenmodul -> Einstellungen -> Kassenhardware machen Sie alle Einstellungen zu der von Ihnen verwendeten Hardware wie Kassendrucker, Schublade, Scanner, Display oder Geldkartenleser. Die Schnittstelle für Geldkartenleser ist zum Zeitpunkt der Dokumentation noch nicht aktiv. Info s zu Einstellungen bzgl. Ihrer Kassenhardware siehe Anhang. Anwender von Kassenhardware müssen wissen, an welchen Schnittstellen die Geräte angeschlossen sind. Nachdem alle Einstellungen getätigt wurden, klicken Sie wieder auf den <OK> Button. Nachdem Sie den entsprechenden Button angewählt haben, sehen Sie folgendes Fenster: Zu diesem Zeitpunkt ist die Positionsart Artikel markiert und blau hinterlegt. Drücken Sie einmal <ENTER>, um auf die Spalte Nummer zu kom-

186 186. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft men. NICHT ZUM VERKAUF Geben Sie nun die gewünschte Artikelnummer ein oder scannen Sie den Barcode ab. Wenn Sie mit dem Scanner abscannen und der Artikel im Stamm vorhanden ist, wird dieser gefunden und eingetragen. Dies könnte so aussehen: Der Cursor steht dann auf der Spalte Menge. Hier ist immer die Menge 1 vorgegeben, die erst übernommen wird, wenn Sie einfach mit <ENTER> weitermachen. INFO: Wenn Sie im Artikelstamm den Artikeln nebst der Artikelnummer auch eine EAN-Nummer vergeben haben, scannen Sie diese ruhig ein. Das Programm findet den richtigen Artikel und trägt die entsprechende Artikelnummer ein. Wenn Sie die Menge bestätigen, stehen Sie in der Spalte E-Preis. Hier wird nun der betreffende Preis vorgegeben, den Sie während dieses Verkaufsvorganges ändern können. Das nachfolgende Feld Rabatt kann auch mit <ENTER> übersprungen werden. Also: Wenn Sie mit dem Scanner arbeiten oder aber die Artikelnummer GE- NAU wissen, können Sie nach dem Finden des Artikels einfach drei mal nacheinander <ENTER> drücken, um die Zeile zu speichern. Wenn die Position gespeichert ist, stehen Sie wieder auf der Spalte Art. Einfach wieder <ENTER> drücken, um auf die Spalte Nummer zu gelangen und wie eben beschrieben fortfahren. Innerhalb dieser Zeile können Sie mit ENTER ein Feld weiter und mit der

187 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 187.Seite Tastenkombination <TAB> und <SHIFT> ein Feld zurückspringen. Natürlich geht dies auch mit der Maus. Angenommen, Sie wissen nur die ersten Zeichen der Artikelnummer oder der Beschreibung. Dann geben Sie im Feld Nummer oder Artikel-Bezeichnung die Ihnen bekannten Ziffern/Buchstaben ein und drücken die <ENTER>- Taste. Es erscheint eine Liste der gefundenen Artikel: NOT FOR SALE Mit den Pfeiltasten können Sie rauf- und runterblättern, bis Sie den gewünschten Artikel gefunden haben. Übernehmen Sie ihn dann mit <ENTER>. Wenn Sie den Artikel nicht gefunden haben, schliessen Sie die Liste mit der Tastenkombination <ALT> + F4 oder einem Mausklick oben rechts auf das Kreuz. Der Cursor steht nun auf der Spalte Menge. Um den Suchvorgang zu wiederholen, drücken Sie am besten die <ESC>-Taste. Die Zeile wird nun komplett zurückgenommen und Sie stehen auf der vorher eingegebenen Position. Drücken Sie solange <ENTER>, bis wieder eine leere Postenzeile erzeugt wird......und wiederholen Sie den Suchvorgang. Ein Hinweis zu der Spalte Art. Es gibt drei Positionsarten. Wenn Sie mit dem Cursor in der Spalte Art

188 188. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft stehen, lautet die Vorgabe immer Artikel. Die einzelnen Bedeutungen: 1. Artikel : Wenn Sie dies bestätigen, weiss das Programm, dass Sie nach einem Artikel aus dem Artikelstamm suchen. NICHT ZUM VERKAUF 2. frei : Sie geben eine freie Position ein, z.b. einen Sonderposten, der nicht im Artikelstamm geführt wird. Also auch eine freie Bezeichnung, Preis usw. 3. Rücknahme: Sie nehmen einen Artikel zurück, weil z.b. der Kunde etwas umtauscht und dafür etwas anderes haben will. Bei der Menge bitte einfach die Menge eingeben, KEINE Negativmenge. Aufgrund der Art Rücknahme bucht das Programm den entsprechenden Artikel ins Lager zurück und rechnet im Kassenmodul den Wert gegen. Wenn Sie also die Art ändern wollen, müssen Sie auf dieser Spalte stehen; Sie können die Art nun mit der Maus ändern oder mit der Tastatur: R für Rücknahme und F für freie Position. So löschen Sie eine Position während des Barverkaufvorgangs: Sie sehen in der Tabelle, auf welcher Position Sie gerade stehen, da vor der betreffenden Zeile links ein kleiner, schwarzer Pfeil steht (siehe im nachfolgenden Bild die letzte Position). Der Cursor steht logischerweise auf der letzten, neu erzeugten Zeile. Mit der Funktionstaste F9. löschen Sie nun die betreffende Zeile. Oder aber klicken Sie mit der Maus auf eine andere Zeile. Nachdem eine Zeile markiert ist, können Sie bequem mit den Pfeiltasten rauf- und runterblättern oder aber die -Buttons benutzen und auch hier wieder mit F9 löschen. Ein letzter Hinweis: Wenn Sie bei der Suche nach einem Artikel eine falsche

189 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 189.Seite Nummer oder eine falsche Bezeichnung eingeben (also der betreffende Artikel steht anders beschrieben in der Datenbank) kommt die Meldung: Bestätigen Sie diese Meldung mit der <ENTER>-Taste und Sie befinden sich wieder in der Postenzeile. So nun haben Sie alle Positionen eingegeben und der Kunde möchte bezahlen. Drücken Sie F12. Sie erhalten folgendes Bild: NOT FOR SALE Geben Sie nun entweder den Betrag ein, den der Kunde zahlt oder brechen Sie den Zahlvorgang mit <ESC> ab, falls der Kunde doch noch etwas kaufen will. Möchte der Kunde eine Teilzahlung machen so geben Sie den ersten Betrag ein dann drücken Sie die <Enter> Taste.

190 190. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Nun können Sie auswählen wie der Kunde den Rest der Zahlung tätigt. Wenn Sie dann den Betrag erreicht haben können Sie mit <F11> umschalten und dort dann das Druckformular wählen. Kassenmodul => Einstellungen => Kasseneinstellungen (sontige) => Bedienung NICHT ZUM VERKAUF Kassenmodul Hier können Sie verschiedene Einstellungen für das Kassenmodul machen. Möchten Sie, dass die Kassenschublade sofort öffnet wenn das Zahlungsfenster öffnet, so müssen Sie diesen Punkt anhaken. Wenn Sie bei einer Teilzahlung immer den Restbetrag vorgeschlagen haben möchten müssen, Sie auch diesen Punkt anhaken. Zudem können Sie noch einstellen, dass umgeschaltet wird, wenn der komplette Betrag erreicht ist. Wenn Sie diesen Haken nicht setzen, müssen Sie im Teilzahlungsfenster dann mit <F11> dieses von Hand machen.

191 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 191.Seite Z-Bericht Möchten Sie einstellen, dass der Z-Bericht in das Kassenbuch übetragen wird, so setzen Sie den ersten Haken. Wenn die Vorgänge direkt verbucht werden sollen so müssen Sie den zweiten Haken setzen. So dass diese in der Statistik geführt werden und nicht mehr änderbar sind. Möchten Sie, dass nur der Z-Bericht in die Fibu übergeben wird, so muss der Haken bei dem dritten Punkt nicht gesetzt werden. NOT FOR SALE Dann ist es aber nicht mehr möglich die Erlöskonten der einzelnen Artikel in die Fibu zu übergeben. Kassenmodul => Einstellungen => Kasseneinstellungen (sontige) => Berichte Hier stellen Sie ein was alles auf X und Z-Bericht ausgegeben werden soll. Wenn Sie Warengruppenauswertungen angehakt haben, so sehen Sie auf den Berichten nur die Warengruppen aus denen Artikel kassiert

192 192. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft worden sind, diese sind dann nach Umsatzhöhe sortiert. Die weiteren Punkte auf dieser Karteikarte sind soweit selbsterklärend und gehen sofort weiter zu den nächsten Punkten. NICHT ZUM VERKAUF Kassenmodul => Einstellungen => Kasseneinstellungen (sontige) => eccash Hier stellen Sie das ELV Programm ein. Sie müssen unter Positon des Kreditkartenprogrammes den Pfad zu.exe des Programmes angeben. Unter Terminal ID stellen Sie die ID die Sie beim Abschluß eines Vertrags bekommen, ein. Eine detailierte Dokumentation finden Sie weiter hinten in der Dokumentation.

193 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 193.Seite Kassenmodul => Einstellungen => Kasseneinstellungen (sontige) => eccash 2 NOT FOR SALE Auf dieser Karteikarte können Sie das Spurtrennzeichen für Ihren Kartenleser einstellen, falls dieser keinen automatischen Umbruch macht. Zudem können Sie hier noch einstellen, auf welchem Drucker die Berichte und der Kassenschnitt ausgegeben werden. Kassenhardware einstellen: Die Einstellungen der Kassenhardware können Sie nur vornehmen, wenn die Kassenmaske geöffnet ist. Es erscheint dann in der Leiste Kassenmodul hier finden Sie unter dem Menüpunkt Einstellungen zwei weitere Menüpunkte:

194 194. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft NICHT ZUM VERKAUF Unter dem Menüpunkt Kassen-Hardware können Sie nun alle gängigen Kassenhardwareprodukte einstellen: Bondrucker einrichten: Alle hier gemachten Einstellungen beziehen sich nur auf die direkte Ausgabe der Schnittstelle mit dem Formulartype (*.FOR). Mit dieser Formularart kann direkt auf die Schnittstelle ausgegeben werden, ohne das ein Windowstreiber benutzt wird, dies hat den Vorteil, das der Ausdruck i.d.r. erheblich schneller ist als über einen Windowstreiber!

195 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 195.Seite Die erste Option Umlaute im DOS-Format dient zur Einstellung des Ausdrucks von deutschen Umlauten (äöüß). Da hier von Drucker zu Drucker immer Schwierigkeiten unter Windows auftreten, schalten Sie diese Option ein, wenn die Umlaute auf Ihrem Ausdruck nicht erscheinen! Als zweite Option können Sie die Schnittstelle einrichten, an dem der Bondrucker angeschlossen ist: NOT FOR SALE Sie können hier wählen, wo und wie das Gerät angeschlossen ist. Bei der seriellen Schnittstelle muß außerdem auf die genaue Übereinstimmung der Baudrate, Daten- und Stopbits, des Protokolls und der Parität geachtet werden, da sonst die Datenübertragung zum Gerät nicht funktioniert. Unter Eigene Schnittstelle können Sie auch direkt die Schnittstelle oder auch eine Datei angeben (z.b. C:\TEST.TXT). Die Option System benutzt den eingestellten Standarddrucker. Die Einstellung des Ausdrucks finden Sie im Kapitel Kasseeinstellen beschrieben! Kassenschublade einrichten: Als erste Option können Sie hier wählen, ob eine Schublade angesteuert werden soll oder nicht. Als zweites können Sie den Öffnungscode für die Schublade einstellen. Hier gibt es zwei Möglichkeiten: 1.

196 196. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Die Schublade ist an den Bondrucker angeschlossen (nicht direkt am PC): Den Öffnungscode finden Sie im Handbuch des Bondruckers beschrieben (hoffentlich), für folgende Bon-Drucker finden Sie hier die Codes: Am meisten kommt für Epson und Epsonkompatible Drucker folgender Code zum Einsatz (Voreinstellung): NICHT ZUM VERKAUF {ASC:27}p{ASC:0}pz (dieser Code ist nur für Epsonbondrucker mit passender Schublade, für andere Schubladen fragen Sie Ihren Hardwarelieferanten) {ASC:27}P{ASC:0} (dieser Code ist nur für Citizenbondrucker mit passender Schublade, für andere Schubladen fragen Sie Ihren Hardwarelieferanten) {ASC:27}{ASC:7}pz (dieser Code ist nur für Citizenbondrucker IDP 3546 mit passender Schublade, für andere Schubladen fragen Sie Ihren Hardwarelieferanten) 2. Die Schublade ist direkt am PC angeschlossen (wahrscheinlich serielle Schnittstelle): Die meisten seriellen Öffner (steuert die Schublade an) reagieren

197 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft auf das Senden eines beliebigen Zeichens, d.h. geben Sie z.b. ein A ein. A (dieser Code ist nur für Standardöffner) 197.Seite Es gibt aber auch Öffner, die einen Öffnungscode und einen Schließcode oder noch komplexere Angaben benötigen. Diesen ist meistens ein Öffnungsprogramm beigelegt, dieses können Sie mit der Schubladensteuerung auch auswählen: unter der Schnittstelleneinrichtung im Bereich Sonstiges geben Sie das Verzeichnis und den Namen des Öffnerprogramms ein (z.b. C:\SESAM.EXE). Die weitere Einstellung der Schnittstelle finden Sie oben beschrieben (siehe Bondrucker). NOT FOR SALE Beachten Sie, dass keine Leerzeichen in dem Öffnungscode enthalten sind und die Groß- und Kleinschreibung! Kreditkarten/Geldkarten - Leser einrichten:

198 198. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Als erste Option können Sie hier wählen, ob ein Gerät angesteuert werden soll oder nicht. Als zweites können Sie den Öffnungscode für die Schublade einstellen. Hier gibt es zwei mögliche Befehlszeilen mit denen Sie Daten an das Gerät senden können. Beispiel: NICHT ZUM VERKAUF {KASSE.ZAHLEN.Zahl} (übergibt den zu zahlenden Betrag mit Tausenderpunkt und zwei Nachkommastellen) {KASSE.ZAHLEN} (übergibt den zu zahlenden Betrag unformatiert) Als letzte Option finden Sie die Einstellmöglichkeit EL-Pay, diese können Sie nur anwählen, wenn Sie das EL-Paymodul von uns erworben haben. Dieses übernimmt den elektronischen Zahlungsverkehr, ohne ein entsprechendes Geräte zu haben! Die weitere Einstellung von EL-Pay finden Sie in einer extra Dokumentation! Display einrichten: Als erste Option können Sie hier wählen, ob ein Gerät angesteuert werden soll oder nicht. Die zweite Option Umlaute im DOS-Format dient zur Einstellung des Ausdrucks von deutschen Umlauten (äöüß), da hier von Display zu Display immer Schwierigkeiten unter Windows auftreten, schalten Sie diese Option ein, wenn die Umlaute auf Ihrem Display nicht erscheinen! Anschließend können Sie für zweizeilige Displays die Ausgabe definieren, hier gibt es folgende Abschnitte: vor dem Kassieren: während des Kassierens: Begrüßungstext, erscheint beim Start und 30 sek nach dem letzten Kassiervorgang. zeigt die Artikeltexte mit Preisen an

199 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft nach dem Kassieren: nach dem Bezahlen: zu zahlende Summen anzeigen zeigt die gezahlte Summe und das Restgeld an 199.Seite Sie können bei den Einstellungen auf alle Befehle der AFS- Formularsprache zugreifen. Texte, die nicht in geschweiften Klammern stehen, werden so ausgegeben wie dort eingegeben wurden (z.b. Hallo ). Mit {ASC:...} senden Sie ein Steuerzeichen dem Gerät, hier wird immer der ASCII-Wert des Zeichens angegeben, z.b. für ESC -> {ASC:27}. Jedes Sonderzeichen muß mit {ASC:...} angegeben werden, andere Zeichen (normale Buchstaben) können direkt angegeben werden und beachten Sie Leerzeichen (Space) sind auch Zeichen (ASC:32), diese können den Code verfälschen! NOT FOR SALE Barcodescanner einrichten: Wir unterstützen z.z. nur Barcodescanner mit Tastaturschnittstelle, d.h. der Scanner wird zwischen Tastatur und PC eingeschleift. Kassentastatur einrichten: Sie können vom Prinzip jede Kassentastatur anschließen, Sie sollten aber darauf achten, das diese Tastenkombinationen wie z.b. STRG+SHIFT+A programmierbar sind, damit Sie alle Funktionen nutzen können. Tagesabschluss

200 200. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Unter dem Menüpunkt Auswertungen -> Kassenmodul können Sie einen X-Bericht bzw. einen Z-Bericht drucken. Der Unterschied der beiden besteht darin, dass der X-Bericht als Zwischenbericht funktioniert, also mehrmals aufgerufen werden kann, während der Z-Bericht als endgültiger Abschlussbericht gesehen wird. NICHT ZUM VERKAUF Also achten Sie bitte darauf, dass Sie den Z-Bericht wirklich nur dann ausdrucken, wenn Sie einen Tagesabschluss fahren wollen. Beim Z-Bericht haben Sie die Möglichkeit, die Endbeträge ins Kassenbuch einfliessen zu lassen. Hierbei ist es jedoch wichtig, dass bei sämtlichen Zahlungsbedingungen (die Sie in den Stammdaten definiert haben), die bei Abschluss ins Kassenbuch fliessen sollen, auch entsprechend gekennzeichnet sind. Sehen wir uns den Z-Bericht genauer an: Im ersten Bildschirm wählen Sie den Zeitraum aus, für den die Auswertung gestartet werden soll. Ebenso können Sie Auswertungen für einzelne Mitarbeiter führen.

201 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 201.Seite Klicken Sie nun noch auf ins Kassenbuch eintragen, wenn die entsprechenden Beträge ins Kassenbuch einfliessen sollen. Wir haben uns auf Wunsch zahlreicher Kunden dafür entschieden, nicht jeden einzelnen Vorgang ins Kassenbuch einzubringen, sondern die zusammengerechneten Summen, aufgeteilt nach Erlöskonto (USt). NOT FOR SALE Drucken Sie die Auswertung auf den betreffenden Drucker. Sie MÜSSEN nun drucken, da der Z-Bericht ein endgültiger Abschluss ist. Die betreffenden Umsatzwerte werden danach zurückgesetzt.

202 202. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Kassenbuchmodul NICHT ZUM VERKAUF

203 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 203.Seite Das Kassenbuch ist eine Aufstellung für die Einnahmen und für die Ausgaben, welche Sie tätigen. Wenn Sie ein neues Kassenbuch anlegen möchten, tun Sie dies wie folgt: 1. Wählen Sie den Menüpunkt Werkzeuge an, dann Kassenbuch dann Neues Kassenbuch erstellen. Es erscheint: NOT FOR SALE Tragen Sie bitte das Eröffnungsdatum ein und anschliessend den Anfangsbestand in EUR. Klicken Sie dann auf den Button ANLEGEN. AFS-Multicash legt automatisch eine entsprechende Datei an und öffnet dann das neue Kassenbuch. Der Anfangsbestand ist als erste Buchung angelegt. Unten finden Sie die Klappkarte Kassenkonten : Diese benötigen Sie, um Gegenkonten im Kassenbuch zu bebuchen. Fragen Sie hierzu bitte Ihren Steuerberater. Nachfolgend ein Auszug zu allgemein verwendeten Konten: Welche Kontonummern Sie benötigen, fragen Sie bitte Ihren Steuerberater. Mit dem Button: können Sie Konten aus der AFS-FIBU übernehmen.

204 204. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft So buchen Sie z.b. eine Ausgabe: Nehmen wir an Sie kaufen Briefmarken. Das Konto für Porto ist im Kontenrahmen SKR03, den zahlreiche Unternehmen verwenden, die Nummer 4910 (Porto - Vorsteuerfrei). Wenn Sie also zum Beispiel DM 12,00 entnehmen um Briefmarken zu kaufen, muss der Eintrag im Kassenbuch, wie folgt aussehen: NICHT ZUM VERKAUF Die Belegnummer vergeben Sie von Hand. Mit <F11> speichern Sie Ihre Buchung ab. Das Feld Bestand zeigt nach dem Speichern den aktuellen Bestand an. So buchen Sie automatisch Zahlungen ins Kassenbuch: dort wo Sie Zahlungen eingeben können (Vorgangsabschluß und Zahlungen eingeben) finden Sie auch immer einen Schalter ins Kassenbuch eintragen. Wenn Sie diesen anklicken, so wird eine entsprechende Buchung ins Kassenbuch vorgenommen. Die Erlöskontenaufteilung erfolgt bei den automatischen Buchungen ausschließlich nach den Erlöskonteneinstellungen bei den MwSt- Sätzen!

205 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 205.Seite Vorgänge abschließen NOT FOR SALE Zahlungen eingeben Wenn Sie einen Tagesabschluß mit dem Kassenmodul erstellen (Auswertungen -> Kassenmodul -> Z-Bericht) können Sie auch den Schalter ins Kassenbuch eintragen anklicken. Dann werden alle Zahlungen ins Kassenbuch übertragen, bei dessen Zahlungsarten auch der Schalter Übernahme ins Kassenbuch angeklickt ist!

206 206. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft NICHT ZUM VERKAUF Kassenabschluß - Z-Bericht ABOMODUL Das Abomodul ermöglicht Ihnen die komfortable Verwaltung von wiederkehrenden Aufträgen und eignet sich insbesondere für Dienstleistungsunternehmen, die in bestimmten Intervallen wiederkehrende Rechnungen schreiben müssen. Hierzu gehören z.b. Internetprovider, Reinigungsunternehmen usw. Wir legen nun einen Aboauftrag an. Ähnlich der Vorgangsverwaltung (schliesslich ist ein Aboauftrag auch ein Vorgang) wird dieser wie in Kapitel 11.0 beschrieben angelegt.

207 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 207.Seite Statt RECHNUNG wählen Sie Wartungs- / Aboauftrag. Es erscheint wieder die Kundenmaske und Sie suchen und übernehmen den gewünschten Kunden. NOT FOR SALE Die weiteren Abläufe gleichen denen der anderen Vorgänge. Zusätzlich gibt es aber neue Funktionen, die wir nachfolgend erklären: Im Feld letzte Wandlung geben Sie das aktuelle Datum ein. Dieses Feld zeigt Ihnen ausserdem später an, wann der betreffende Auftrag zum letzten Mal gewandelt wurde. Im Fenster Wiederholung/Zeitraum geben Sie ein, in welchen Zeitabständen der Auftrag gewandelt werden soll. Hier haben Sie zahlreiche Möglichkeiten, mit einem Klick auf den schwarzen Auswahlpfeil können Sie sich die auswählbaren Zeiträume ansehen und den gewünschten übernehmen. Geben Sie nun die Positionen ein und drucken Sie Ihren Aboauftrag aus. Sie finden und verwalten Ihre Aboaufträge genau so wie die anderen Vorgänge, also über die Schnellliste bzw. über die Komfortliste. So wandeln Sie einen Aboauftrag zu einem Lieferschein bzw. zu einer Rechnung um: Klicken Sie auf VORGÄNGE und dann auf WARTUNGS- UND ABOWESEN.

208 208. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft NICHT ZUM VERKAUF Sie erhalten ein neues Fenster: Einige interessante Zusatzfunktionen sehen Sie in der obigen Leiste: Sie können die gelisteten Aufträge nach diversen Kriterien sortieren lassen und sich sogar die enthaltenen Posten anzeigen lassen. Wenn Sie die Bearbeitung abbrechen wollen, klicken Sie auf SCHLIESSEN. Ansonsten wandeln Sie mit diesen Pfeilen um. Der linke Pfeil wandelt den aktuellen Auftrag um, mit dem blauen Pfeil wandeln Sie alle Aufträge um. Es erscheint ein Abfragefenster...

209 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 209.Seite...welches Sie mit der gewünschten Vorgangsart bestätigen. Wenn Sie Rechnung wählten, finden Sie diese nun in der Vorgangsliste. Öffnen Sie die Vorgänge -> Schnellliste der Vorgänge -> Rechnungen. Wir sehen nun zahlreiche Rechnungen. Schränken wir die Suche einmal ein: Wir wissen ja, dass wir diese Rechnungen am heutigen Tag machten. NOT FOR SALE Klicken Sie also oben auf Sie das heutige Datum ein. und dann auf Tagesansicht. Geben Nun wechseln Sie bei der betreffenden Rechnung in den Bearbeitungsmodus und drucken diese wie bereits in Kapitel 11.1 gezeigt, aus. Sie können auch die Zusatzfunktion nutzen. Es werden nun ALLE Rechnungen gedruckt, die noch nicht gedruckt worden sind, also auch keine Nummer haben.

210 210. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft NICHT ZUM VERKAUF

211 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 211.Seite AFS-Datanormmodul NOT FOR SALE

212 212. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Anleitung für AFS-Datanorm Installation: Installieren Sie AFS-Datanorm ins Verzeichnis des AFS-Kaufmann. Wenn Sie die Installation abgeschlossen haben, öffnen Sie AFS-Datanorm NICHT ZUM VERKAUF Sie bekommen folgendes Fenster auf Ihren Bildschirm: Durch Anklicken der Pluszeichen öffnen Sie die einzelnen Menüpunkte im Baum. Hier erscheinen die einzelnen Menüpunkte. Sie können diese Punkte durch einen Doppelklick öffnen oder Sie öffnen diese in der Menüleiste.

213 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Nun eine Kurzerklärung der einzelnen Menüpunkte: 213.Seite Datei - Mandanten > Mandanten auswählen ( Hier wählen Sie den Mandanten aus) - Mandanten > Verzeichnis auswählen ( Hier wählen Sie das Verzeichnis aus, wo die zu bearbeitenden Daten stehen ) - Ende ( Hier beenden Sie AFS-Datanorm 2001 ) Stammdaten - Lieferantenliste ( Hier sehen Sie alle Lieferanten aus den von Ihnen ausgewählten Mandanten ) - Artikelliste ( Hier sehen Sie alle Artikel aus den von Ihnen ausgewählten Mandanten ) - Warengruppenliste ( Hier sehen Sie alle Warengruppen aus den von Ihnen ausgewählten Mandanten ) NOT FOR SALE Datanorm - Lieferant festlegen ( Hier können Sie Ihren Lieferant festlegen ) - Warengruppen einlesen ( Hier können Sie Ihre Warengruppen einlesen ) - Rabattgruppen einlesen ( Hier können Sie Ihre Rabattgruppen einlesen ) - Artikelliste einlesen ( Hier können Sie Ihre Artikel einlesen ) - Preisliste updaten ( Hier können Sie Ihre Preise updaten ) Hilfe - Hilfe ( Hier erhalten Sie die Onlinehilfe ) - Systeminfo ( Hier erhalten Sie Informationen über das Programm )

214 214. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Allgemeine Erklärung 1) Der AFS-Datanorm nimmt automatisch den zuletzt geöffneten Mandanten aus dem AFS-Kaufmann Wenn Sie einen anderen Mandanten möchten, so gehen Sie unter Datei > Mandanten > Mandanten auswählen. Nun erscheinen alle Mandanten aus dem AFS-Kaufmann NICHT ZUM VERKAUF Klicken Sie auf den gewünschten Mandanten und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK. Nun haben Sie den von Ihnen ausgewählten Mandanten. Dieser Mandant bleibt solange bestehen, bis Sie einen neuen Mandanten auswählen. 2) Sie sehen unter Stammdaten die Grunddaten der einzelnen Punkte. Hier können Sie nichts verändern. Um zu den verschiedenen Datensätzen neue Daten anzulegen, müssen Sie in den AFS-Kaufmann umwechseln. Erklärung des Datanormmodul s: Die Datanormdaten sind in mehrere Dateien verteilt und diese sind miteinander verknüpft, d.h. es kommt auf die Reihenfolge an, mit der Sie die einzelnen Dateien einlesen. Lesen Sie zuerst die Warengruppen und Rabattgruppendaten ein, diese werden in den eigentliche Artikeldaten benötigt. Da Sie möglicherweise von mehreren Lieferanten Datanormdatenträger bekommen, kann es evt. sein, daß von verschiedenen Lieferanten durch Zufall die gleiche Artikelnummer vergeben wird. Dafür steht Ihnen unter Datanorm > Lieferant auswählen, folgende Funktion zur Verfügung. Geben Sie einfach z.b. für Lieferant 1 die Kennung A ein. Wir geben Ihnen hier nun ein Beispiel wie Sie es machen können: Gehen Sie unter Datanorm > Lieferant auswählen, nun erscheint folgendes Bild:

215 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 215.Seite Nun klicken Sie auf das Symbol Lieferanten auswählen. Sie kommen nun automatisch in die Lieferantenliste des AFS-Kaufmanns. NOT FOR SALE Wählen Sie nun den Lieferant aus, von welchem Sie die Datenträger haben. Geben Sie hier nun in das Feld > Artikelnummer ergänzen durch z.b. ein A und bestätigen Sie dies mit OK. Nun ergänzt das Datanormmodul für diesen Lieferant den Buchstaben A vor die Artikelnummer. Dies können Sie bei den verschiedenen Lieferanten immer wieder zu machen.

216 216. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Dauerhistorymodul NICHT ZUM VERKAUF

217 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 217.Seite Das Dauerhistorymodul Das Dauerhistory erleichtert Ihnen die Arbeit bei wechselnden Kundensonderpreisen, denn es zeigt Ihnen während der Vorgangserfassung die letzten Preise, Rabatte, usw. an, die Sie diesen Kunden für den gewählten Artikel vergeben haben. Als erstes können Sie einstellen, was die Dauerhistory anzeigen soll. Gehen Sie dazu ins Menü Datei -> Einstellungen, wechseln Sie hier auf die Karteikarte Sondermodule. NOT FOR SALE Einstellungen der Dauerhistory Hier können Sie nun den Status der Vorgänge wählen, die angezeigt werden sollen (nur wenn erwünscht) und die angezeigten Vorgänge auf eine Art beschränken. Wenn Sie nun einen Vorgang bearbeiten und in das Preisfeld kommen werden sofort die alten Vorgänge angezeigt bei den der Kunden den ausgewählten Artikel erhalten hat

218 218. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft NICHT ZUM VERKAUF Anzeige der Dauerhistory Mit der rechten Maustaste können Sie den Spaltendesigner aufrufen, mit dem Sie die angezeigten Felder bestimmen können. ( siehe Kapitel 3 )

219 AFS-Kaufmann Warenwirtschaft 219.Seite Mehrlagermodul Hier können Sie mehrere Lager anlegen, wir z.b. eine Hauptlager, ein Zwischenlager, Filiallager usw. NOT FOR SALE Wenn ie unter Einstellungen > weitere Stammdaten nachschauen, entdecken Sie den weiteren Punkt Lagerorte anlegen. Klicken Sie hierauf und es öffnet sich ein weiteres neues Fenster: Mit Einfg. fügen Sie einen weiteren Lagerort ein. Mit F11 speichern Sie den Lagerort ab. Sie können auch zu jedem Lagerort ein Bild hinterlegen. Klicken Sie dazu auf die drei Punkte und wählen Sie die entsprechende Datei aus. Unter der Karteikarte legen Sie den Lagerort an und unter der Karteikarte können Sie alle angelegten Lagerorte sehen.

220 220. Seite AFS-Kaufmann Warenwirtschaft Sie können dann im Artikelstamm unter der Karteikarte Lagerort die entsprechend von Ihnen angelegten Lagerorte auswählen: NICHT ZUM VERKAUF Mit dem Auswahlpfeil öffnet sich die Liste und Sie können den Lagerort auswählen. Speichern Sie Ihre Eingabe wieder mit F11 ab. Gesamtinventur oder Inventur auf ein Lager begrenzt Wenn Sie unter Stammdaten > Artikelbearbeitung sind, dann klicken Sie auf Artikel und dort auf Inventur. Hier können Sie auch nochmals auswählen, von welchem Lager die Inventur gemacht werden soll: Wählen Sie hier entweder Gesamtinventur oder Inventur begrenzt auf ein Lager. Wenn Sie dies auswählen, dann müssen Sie den Lagerort auswählen. Es erscheinen auf dieser Liste alle Lagerorte, die von Ihnen angelegt wurden. Hier können Sie in die Druckvorschau gehen oder direkt ausdrucken.