4 th Dimension. Benutzermodus für Windows und Mac OS D SA/4D Inc

Transkript

1 4 th Dimension Benutzermodus für Windows und Mac OS 4 th Dimension D SA/4D Inc

2 4 th Dimension Benutzermodus Version 2004 für Windows und Mac OS Copyright D SA/4D, Inc. Alle Rechte vorbehalten Software und Handbuch unterliegen dem Copyright und dürfen weder ganz noch teilweise vervielfältigt werden. Davon ausgenommen ist die Nutzung durch den Lizenznehmer gemäß den Bestimmungen des Software-Lizenzvertrags. 4D, 4D Draw, 4D Write, 4D View, 4D Insider, 4 th Dimension, 4D Server sowie die 4D Logos sind eingetragene Warenzeichen von 4D. Windows, Windows NT und Microsoft sind eingetragene Warenzeichen von Microsoft Corporation. Apple, Macintosh, Mac OS und QuickTime sind Handelsnamen oder eingetragene Warenzeichen von Apple Computer, Inc. ACROBAT Copyright , Secret Commercial Adobe Systems Inc. Alle Rechte vorbehalten. ACROBAT ist eingetragenes Warenzeichen von Adobe Systems Inc. Dieses Produkt enthält Software, die von der Apache Software Foundation entwickelt wurde ( 4 th Dimension enthält kryptografische Software, geschrieben von Eric Young (eay@cryptsoft.com) sowie Software, geschrieben von Tim Hudson (tjh@cryptosoft.com). Alle anderen Produktnamen sind Handelsnamen, eingetragene Warenzeichen oder Copyrights der jeweiligen Hersteller. WICHTIGER HINWEIS Für die Verwendung der Software gilt der bei der Installation aufgerufene Software-Lizenzvertrag. Durch Installation der Software erklären Sie sich an die Bestimmungen dieses Vertrags gebunden. Bitte lesen Sie daher den Vertragstext vollständig und genau durch, bevor Sie die Software installieren.

3 Inhalt Vorwort Die 4 th Dimension Umgebungen Die 4 th Dimension Plug-Ins th Dimension Components D Server und 4 th Dimension Über die Handbücher Über dieses Handbuch Cross-Plattform Beschreibung der Kapitel Festlegungen Hinweise Begriffe der Datenbank Hypertext verwenden Kapitel 1 Einführung in die Benutzerumgebung Grundkonzepte Tabellen und Formulare Die aktuelle Auswahl Multitasking-Betrieb in 4 th Dimension Die Dateien der Datenbank Pfad der Struktur- und Datendatei Andere Datendatei öffnen Datendateien segmentieren Backup und Logbuch Kennwortsicherung Auf eine geschützte Datenbank zugreifen Kennwortgeschützte Datenbank nutzen Menüs der Benutzerumgebung Menüleiste Werkzeugleiste Menü Datei/Ablage Menü Bearbeiten Menü Modus Menü Start Menü Datensätze Menü Bericht Menü Fenster Menü Hilfe Anwendungs-Menüs für Formulare th Dimension Benutzermodus 1

4 Inhalt Kapitel 2 Dateneingabe Ein- und Ausgabeformulare Ausgabeformulare verwenden Modi Funktionsweise Eingabeformulare verwenden Editierbare Bereiche und Eingabefolge Schaltfläche Bestätigen Schaltfläche Abbrechen Steuerungsschaltflächen für Datensätze Schaltflächen für mehrseitige Formulare Schaltfläche Löschen Daten überarbeiten Dateneingabe unterbrechen Verschiedene Datentypen eingeben und ändern Alphanumerische Datenfelder Numerische Datenfelder Textfelder Datumsfelder Zeitfelder Boolesche Felder Bildfelder QuickTime Komprimierung Daten in Datenfelder mit Eingabekontrollen eingeben Eingabe zwingend Einmalig Datenfelder mit Höchst- oder Mindestwerten Datenfelder mit Eingabefilter Datenfelder mit Auswahlliste Auswahllisten ändern Daten in Unterformulare eingeben Tabellen und Formulare auswählen Kapitel 3 Datensätze auswählen Alle Datensätze auswählen Eine Unterauswahl von Datensätzen festlegen Die Datenbank durchsuchen Indizierte und sequentielle Suchläufe Vergleichsoperatoren Einfache und verknüpfte Suchläufe th Dimension Benutzermodus

5 Mit den Suchbefehlen arbeiten Sucheditor Nach Beispiel suchen Suchen und ändern Suche nach Formel Formeleditor verwenden Kapitel 4 Datensätze bearbeiten Neue Datensätze hinzufügen Eingabeformulare Ausgabeformulare Datensätze ändern Eingabeformulare Ausgabeformulare Globale Aktualisierungen Der Formeleditor Datensätze löschen Datensätze im Eingabeformular löschen Datensätze im Ausgabeformular löschen Gesperrte Datensätze löschen In einem anderen Prozess gelöschte Datensätze Kapitel 5 Datensätze sortieren Sortierebenen Aufsteigende und absteigende Reihenfolge Sortiereditor Auswahl sortieren Nach einer Formel sortieren Sortieren, während ein Datensatz geändert wird Sortieren, während ein Index erzeugt wird Kapitel 6 Benutzerformulare Beschreibung des Editors Objekte betrachten und bearbeiten Auf Objektbibliotheken zugreifen Kapitel 7 Formularberichte Standardberichte und Berichte mit Umbrüchen Standardberichte drucken Berichte mit Umbruchebenen drucken th Dimension Benutzermodus 3

6 Inhalt Kapitel 8 Schnellberichte Einleitung Überblick Modus Liste und Kreuztabelle Grundlagen Neuen Schnellbericht erstellen Vorlage laden und sichern Schnellberichtassistent Code generieren Der Schnellberichteditor Oberfläche Kontextmenü Zeilen, Spalten und Zellen auswählen Text hinzufügen oder ändern Spalten hinzufügen Spalten einfügen Spalten löschen Spalten ersetzen Spalten anpassen Spalten verschieben Formeln hinzufügen Grafische Attribute eines Berichts verändern Schrifteigenschaften zuweisen Hintergrundfarbe für Zellen Rahmen setzen Berichtvorlage verwenden Datensätze sortieren Sortierreihenfolge im Modus Liste erstellen Werte in Kreuztabellen sortieren Ebenen für Zwischensummen Werte aus Umbruchfeldern für Bezeichnungen Berechnungen in Summenzeilen hinzufügen Platzhalter für Berechnung Wiederholte Werte für Umbruchspalten Anzeigeformate definieren Anzeigeformat zuweisen Zeilen und Spalten ein- und ausblenden Zeile/Spalte einblenden Kopf- oder Fußzeilen hinzufügen th Dimension Benutzermodus

7 Schnellbericht erstellen Drucker Textdokument Diagramm D View HTML Dokument Kapitel 9 Etiketten Der Etikettenassistent Etikettenassistent öffnen Etikett Größe Die Symbolleiste des Etikettenassistenten Etikettenvorlage erzeugen Leere Datenfelder Datenfelder löschen Mit Objekten des Etikettenassistenten arbeiten Grafikobjekte erzeugen Objekte ausrichten Objekte verteilen Objekte übereinanderlegen Objekte duplizieren Objekte bewegen Objekte in der Größe ändern Dem Objekt einen Rahmen hinzufügen Vordergrund- oder Hintergrundfarben hinzufügen Füllmuster festlegen Rahmenmuster festlegen Linienbreite festlegen Standardwerte wiederherstellen Grafik in Etikett einfügen Objekte löschen Etikettengröße festlegen Etikettenvorlage sichern und laden Etiketten drucken th Dimension Benutzermodus 5

8 Inhalt Kapitel 10 Diagramme D Chart Dokumente verwalten D Chart in externem Fenster verwenden D Chart in Formular verwenden D Chart-Bereich in Formular erstellen D Chart Eigenschaften ein- und ausblenden Neues 4D Chart-Dokument erstellen D Chart-Dokument öffnen PICT Dokument in 4D Chart Fenster importieren D Chart Dokument im PICT Format exportieren Größe eines Dokuments festlegen Diagrammtyp auswählen Zweidimensionalen Diagrammtyp auswählen Dreidimensionalen Diagrammtyp auswählen Diagramm erstellen Diagramm aus Daten der Datenbank erstellen Diagramm aus Daten der Zwischenablage erstellen Nicht einmalige Kategorien und Reihen gruppieren Formel hinzufügen Diagrammtyp ändern Optionen eines Diagrammtyps ändern Diagrammeigenschaften ändern Größe eines Diagramms ändern Achsen anpassen Gitternetzlinien ein- und ausblenden Werte für die Reihenachse anzeigen Legende anpassen Tiefe eines zweidimensionalen Diagramms verändern Perspektive eines dreidimensionalen Diagramms verändern 305 Eigene Tips anlegen Attribute von Diagrammobjekten ändern Segmente aus einem Tortendiagramm herausziehen Objekte und Text hinzufügen Objekte zeichnen Dynamische Referenzen zu 4 th Dimension hinzufügen Größe von Objekten verändern Objekte gruppieren D Chart-Dokumente drucken Druckfolge festlegen Dokument ausdrucken D Chart-Bereich als Teil eines Formulars ausdrucken Serienbrief drucken th Dimension Benutzermodus

9 Kapitel 11 Methoden ausführen Projektmethoden ausführen Kapitel 12 Backup und Datenbank wiederherstellen Einleitung Backups verwalten Backup ausführen Backup-Dateien konfigurieren Backup Einstellungen Backup nach Zeitplan Automatisches Backup Logbuch verwalten Einleitung Logbuch erstellen Logbuch stoppen Logbuch analysieren Daten wiederherstellen Zwischenfälle und Diagnose Automatisches Wiederherstellen Backup manuell wiederherstellen Logbuch manuell integrieren Operationen rückgängig machen Backup Journal Kapitel 13 Daten importieren und exportieren Dateiformate Windows oder Macintosh Datei Feld- und Begrenzer für Datensatz und Datei Import und Export über ODBC Datenquelle Was ist eine ODBC Quelle? Daten importieren Daten mit Formular importieren Optionen für den Import Daten von ODBC-Quelle importieren Daten exportieren Daten mit Formular exportieren Optionen für den Export Daten an eine ODBC-Quelle exportieren Einstellungen für Import-Export sichern th Dimension Benutzermodus 7

10 Inhalt Kapitel 14 Web Server Bedingungen zum Publizieren der Datenbank Web Server starten/stoppen Automatisch publizieren Index th Dimension Benutzermodus

11 Vorwort 4 th Dimension ist eine leistungsstarke relationale Datenbank für Macintosh und Windows Plattformen. Als integrierte Datenbankumgebung bietet 4 th Dimension eine Komplettlösung zur Veröffentlichung im Web und für alle Anforderungen an eine Datenbank. Die 4 th Dimension Umgebungen 4 th Dimension verwaltet Daten, führt mit diesen Berechnungen aus und erstellt daraus Auswertungen wie Berichte oder Diagramme. Diese Operationen werden in der Benutzerumgebung von 4 th Dimension ausgeführt. Die Benutzerumgebung ist die Softwareumgebung, in der Sie Daten eingeben und verwalten. In der Benutzerumgebung können Sie Datensätze hinzufügen, ändern oder löschen Einen bestimmten Datensatz oder eine Reihe von Datensätzen suchen Etiketten, Berichte oder Diagramme erstellen, die auf Informationen Ihrer Datenbank basieren Backup zum Sichern des Datenbestands starten und Inhalt des Logbuchs anzeigen Daten zwischen 4 th Dimension und anderen Programmen importieren bzw. exportieren Methoden ausführen Die Veröffentlichung der Datenbank im Web steuern 4 th Dimension Benutzermodus 9

12 Vorwort Die oben genannten Operationen führen Sie in Datenbanken aus, die im Designmodus erstellt wurden. Die Designumgebung ist die Softwareumgebung, in der Sie eine Datenbank erstellen und aufbauen. Hier definieren Sie die Grundstruktur: Sie legen Tabellen und Felder für Ihre Daten an, fügen Formulare zur Dateneingabe oder für Berichte hinzu und bauen zusätzlich Funktionen ein, wie etwa eine Zugriffssicherung per Kennwort. In der Designumgebung können Sie ausserdem eigene Anwendungen erstellen. Eine Datenbankanwendung besitzt eigene Menüs und Menüleisten, Startbildschirme und Editoren. Durch Erstellen eigener Menüs und Menüleisten in der Designumgebung gestalten Sie ein Anwendungsprogramm, das genau Ihren Anforderungen entspricht und nur die Funktionen enthält, die Sie wirklich benötigen. Mit der 4 th Dimension Programmiersprache integrieren Sie in Ihre Anwendung Funktionen der Benutzerumgebung. Beispielsweise kann eine Anwendung Menübefehle enthalten, die den Schnellbericht oder Etiketteneditor der Benutzerumgebung aufrufen. Eine Anwendung kann im Runtimemodus, d.h. der Anwendungsumgebung von 4 th Dimension ablaufen oder aber für einen 4D Server entwickelt werden. Sie können Ihre Datenbank-Anwendung mit dem 4D Compiler kompilieren, und mit einkompilierter 4D Engine eine eigenständige Windows- oder Macintosh-Anwendung erzeugen. Die 4 th Dimension Plug-Ins Zusätzlich zu 4 th Dimension bietet 4D diverse Softwaremodule, sogenannte Plug-Ins an, die die Funktionalitäten Ihrer Datenbank erweitern. Zur 4 th Dimension-Umgebung gehören folgende Plug-Ins: 4D Chart, das Grafikprogramm zum Erstellen von Diagrammen, es ist in 4 th Dimension integriert 4D Write, die Textverarbeitung 4D Draw, das objektorientierte Zeichenprogramm für Vektorgrafiken 4D Backup, das Programm für Datensicherheit und schnelle Wiederherstellung bei Systemausfall; es ist in 4 th Dimension integriert 10 4 th Dimension Benutzermodus

13 4 th Dimension Components 4D View, das Plug-In zur Tabellenkalkulation und Präsentation der Daten Diese Produkte sind zum Einsatz innerhalb Ihrer 4 th Dimension-Datenbank gedacht. Beispielsweise können Sie mit den Plug-Ins 4D Write und 4D Draw in sogenannten Plug-In Bereichen Briefe bzw. Zeichnungen einbinden. Diese Bereiche gehören genauso zu Ihren Daten, wie z.b der Nachname oder die Telefonnummer. Das Plug-In 4D Chart ist bereits in 4 th Dimension integriert. So können Sie Informationen Ihrer Datenbank rasch grafisch darstellen. Sie können die Plug-Ins 4D Write, 4D Draw, 4D Chart und 4D View auch als eigenständiges Programm mit eigenen Fenstern nutzen. Ihre Arbeit innerhalb dieser Fenster kann also unabhängig von Ihrer Datenbank ablaufen oder aber mit Informationen aus Ihrer Datenbank bzw. anderen Plug-Ins verknüpft sein. 4 th Dimension Components Sie können in jeder 4D Datenbank 4D Components installieren. Eine Component stattet die Datenbank mit einer oder mehreren Zusatzfunktionen aus. Es ist z.b. möglich, eine Component zu entwickeln und in eine 4D Datenbank zu integrieren. Im Gegensatz zu Plug-Ins bestehen 4D Components nur aus 4D Objekten (Tabellen, Methoden, Formularen, Menüleisten, etc.) 4D Components werden über 4D Insider verwaltet und installiert. Jedes Objekt der Component lässt sich als public, protected, oder private definieren. Damit wird festgelegt, ob es nach dem Generieren und Installieren sichtbar und änderbar ist. Durch Components erhalten Entwickler die Möglichkeit, Originallösungen mit voller Sicherheit kommerziell zu vertreiben. Weitere Informationen dazu finden Sie in der Dokumentation zu 4D Insider. 4 th Dimension Benutzermodus 11

14 Vorwort 4D Server und 4 th Dimension Sie können Datenbanken für den Einzel- oder Mehrplatzbetrieb entwickeln. Verwenden Sie: 4 th Dimension für den Einzelplatzbetrieb 4D Server und 4D Client für den Mehrplatzbetrieb 4 th Dimension ist die Entwicklungssoftware für den Einzelplatzbetrieb. In einer Datenbank für den Einzelplatzbetrieb werden Aufgaben wie Daten in einen Datensatz eingeben oder nach einem bestimmten Datensatz suchen stets nur von einem Anwender auf einem einzelnen Rechner ausgeführt. Sowohl 4 th Dimension als auch die Datenbank des Anwenders sind lokal auf seinem Rechner gespeichert. 4D Server und 4D Client sind die Entwicklungssoftware für den Mehrplatzbetrieb. Hier können verschiedene Anwender zur gleichen Zeit Datenbankaufgaben ausführen. Die Anwender greifen auf die Datenbanken von Client-Rechnern aus zu, die über ein Netzwerk mit dem Server-Rechner verbunden sind. Damit eine Datenbank im Mehrplatzbetrieb läuft, installieren Sie 4D Server und die Datenbank auf einem eigenen Rechner. Anschließend wird auf dem Rechner jedes Anwenders eine Kopie von 4D Client eingerichtet. Die Anwender erhalten über ihre Kopie von 4D Client im Netzwerk Zugriff auf die Datenbank. Immer wenn ein Anwender eine Aktion ausführt, wie z.b. Daten eingeben oder einen Bericht erstellen, aktualisiert 4D Server die Tabellen auf dem Server-Rechner und führt alle notwendigen Berechnungen aus. Änderungen eines einzelnen Anwenders werden sofort auf dem Server übernommen, so dass alle übrigen Anwender stets mit den neuesten Informationen arbeiten. Weitere Informationen zu 4D Server und 4D Client finden Sie im 4D Server Handbuch. Wird die Datenbank jedoch als Web Server veröffentlicht, lässt sich die Einzelplatz Version von 4 th Dimension mit einer Mehrplatzumgebung vergleichen. Wurden eigene Menüs oder spezifische Methoden angelegt, haben Web Browser, die sich via Internet bzw. Intranet an die Datenbank anmelden, wie Client-Rechner Zugriff auf die Daten (Datensätze erstellen, ändern oder löschen). Ein Web Browser kann jedoch, im Gegensatz zu 4D Client, nicht auf die Struktur der Datenbank zugreifen th Dimension Benutzermodus

15 Über die Handbücher Natürlich kann auch 4D Server Ihre Datenbank als Web Server veröffentlichen. Dann können sowohl Rechner mit 4D Client als auch Browser gleichzeitig darauf zugreifen. Ausserdem kann jeder 4D Client Rechner als Web Server dienen. Weitere Informationen über Internet oder Intranet Operationen in Ihrer Datenbank finden Sie im Kapitel 14, Web Server und im Handbuch 4 th Dimension Programmiersprache. Über die Handbücher Die nachfolgend beschriebenen Handbücher gelten für 4 th Dimension und 4D Server gleichermaßen. Für 4D Server gibt es zusätzlich das 4D Serverhandbuch, das die serverspezifischen Funktionalitäten beschreibt. Das Handbuch 4D Produkte Installation erläutert die Installation der 4 th Dimension Produktpalette. Das Handbuch Jumpstart 4D macht Sie mit den Grundkonzepten einer Datenbank vertraut. Anhand einer Beispieldatenbank erstellen Sie Ihre eigene Datenbank und arbeiten damit. Das Handbuch 4 th Dimension Benutzermodus beschreibt die Benutzerumgebung. Sie erhalten einen Gesamtüberblick über die Eingabe und Bearbeitung von Daten in der Datenbank. Das Handbuch 4 th Dimension Designmodus beschreibt die Designumgebung. Hier erstellen und strukturieren Sie Ihre Datenbanken. Das Handbuch 4 th Dimension Programmiersprache beschreibt die 4D Programmiersprache und den 4D Web Server. Hier finden Sie alle Befehle und Funktionen von 4 th Dimension. Dieses Handbuch steht mit gleichem Inhalt in drei verschiedenen Formaten zur Verfügung. Je nach Ihren Arbeitsgewohnheiten können Sie sich das für Ihren Bedarf optimale Format auswählen. Als Acrobat Reader (.pdf) Format: Dieses Format ist optimal zum Ausdruck, es stellt das Handbuch optisch identisch zu den anderen 4D Handbüchern dar. 4 th Dimension Benutzermodus 13

16 Vorwort Als HTML-Format: Dieses über das Internet/WWW bekannte Format ist mit allen WWW-Browsern zu lesen. Da immer mehr Handbücher und technische Informationen in dem Format erscheinen, bindet sich das Handbuch 4 th Dimension Programmiersprache lükkenlos ein. Als Microsoft Help Datei: Diese unter Windows übliche Form der Online-Hilfe (.HLP) ist durch die mitgelieferte Runtime auch unter MacOS lesbar. Es zeichnet sich durch geringen Speicherbedarf aus. Alle drei Formate enthalten selbstverständlich Hyperlinks und Inhaltsverzeichnisse. Übrigens wurden die drei Formate mit einer 4 th Dimension-Datenbank, 4D Write und einigen weiteren Plug-Ins erzeugt. Das 4D Serverhandbuch erläutert die Installation von 4D Server und die Verwaltung von Datenbanken im Mehrplatzbetrieb. Zusätzliche Handbücher stehen in elektronischer Form zur Verfügung. Sie beschreiben weitere Teile der 4D Produktpalette, z.b. 4D Tools zum Reparieren beschädigter Datenbanken. Über dieses Handbuch Dieses Handbuch dient als Nachschlagewerk für die 4 th Dimension Benutzerumgebung. Sie erhalten eine Gesamtüberblick über die Funktionalitäten von 4D. Diese werden anhand von fiktiven Beispielen erläutert. Verwenden Sie es in Verbindung mit den anderen Handbüchern Ihres 4 th Dimension Pakets. Um dieses Handbuch effektiv einzusetzen, sollten Sie zuerst die Übungen im Handbuch Jumpstart 4D durcharbeiten und Ihre eigene Datenbank erstellen. Ziehen Sie bei Bedarf das Handbuch 4 th Dimension Designmodus zu Rate. Dann können Sie Daten in Ihre Datenbank eingeben und damit arbeiten. Schlagen Sie für die verschiedenen Arbeitsgänge in diesem Handbuch nach th Dimension Benutzermodus

17 Über dieses Handbuch Cross-Plattform Rechte Maustaste Das Handbuch erklärt die Verwendung von 4 th Dimension für Windows und Mac OS. Die Konzepte und Funktionalitäten beider Plattformen sind fast identisch. Wenn Unterschiede auftreten, wird darauf hingewiesen. Das betrifft insbesondere die grafische Benutzeroberfläche und Tastaturkürzel. Einige Funktionen werden über rechten Mausklick aktiviert (z.b. die Anzeige von Kontextmenüs). Hat Ihre Maus auf Mac OS nur eine Taste, verwenden Sie die Kombination Crtl-Taste+Klick. Beschreibung der Kapitel Im Handbuch wird die Menübezeichung Datei/Ablage verwendet. Das Menü lautet unter Windows Datei, auf Macintosh Ablage. Dieses Handbuch enthält Bilder der Windows Umgebung. Nur bei größeren Unterschieden wird auch das Bild der anderen Plattform gezeigt. Dieses Handbuch besteht aus 13 Kapiteln. Kapitel 1, Einführung in die Benutzerumgebung beschreibt die Grundkonzepte der Benutzerumgebung und gibt einen Überblick über die Menüs der Benutzerumgebung. Kapitel 2, Dateneingabe beschreibt die Eingabe- und Ausgabeformulare. Sie lernen, wie Sie Datensätze in Formularen einrichten und Formulare aus verschiedenen Tabellen verwenden können. Kapitel 3, Datensätze auswählen befasst sich mit dem Menü Suchen mit besonderem Augenmerk auf die verschiedenen Such- und Sortiermöglichkeiten. Kapitel 4, Datensätze bearbeiten erläutert, wie Sie Datensätze anlegen, hinzufügen, ändern und löschen können. Sie lernen auch den Umgang mit dem Formeleditor, um Datensätze anhand einer Formel automatisch zu aktualisieren (z.b. in jedem Datensatz der Tabelle [Angestellte] zwei zusätzliche Urlaubstage hinzuzufügen). Kapitel 5, Datensätze sortieren beschreibt, wie Sie eine Datensatzauswahl festlegen. Sie können Ihre Datensätze nach einem oder mehreren Datenfeldern und auch nach Formeln sortieren. Kapitel 6, Benutzerformulare wie der Benutzer editierbare Formulare bearbeiten kann. Kapitel 7, Formularberichte beschreibt, wie Sie mit Formularen aus der Designumgebung Berichte erstellen und drucken. 4 th Dimension Benutzermodus 15

18 Vorwort Kapitel 8, Schnellberichte erläutert den Schnellberichteditor. Sie können Datenfelder aus Ihrer Datenbank als Spalten darstellen, den Bericht in mehrere Gruppen unterteilen und für jede Gruppe Summenberechnungen durchführen. Kapitel 9, Etiketten erklärt den Etiketteneditor. Sie lernen, Etiketten einzurichten und zu drucken. Kapitel 10, Diagramme beschreibt, wie Sie mit 4D Chart aus Daten in Ihrer Datenbank Diagramme erstellen und bearbeiten. Es wird auch erläutert, wie Sie in Ihren Diagrammen Objekte und dynamische Referenzenverwenden können. Kapitel 11, Methoden ausführen erläutert, wie Sie mit Hilfe des Befehls Methode ausführen eine Projektmethode ausführen. Mit diesem Befehl können Sie auch einen neuen Prozess starten oder die Methode auf dem Server als Serverprozeduren ablaufen lassen. Kapitel 12, Backup und Datenbank wiederherstellen erklärt, wie Sie Backups einrichten und verwalten und zur Wahrung der Datenintegrität Logbuch und automatische Parameter zur Wiederherstellung einsetzen. Kapitel 13, Daten importieren und exportieren beschreibt, wie Sie Daten importieren und exportieren können. Mit diesen Funktionen tauschen Sie Informationen zwischen 4 th Dimension und anderen Programmen aus. Kapitel 14, Web Server gibt einen Überblick über den Einsatz von 4 th Dimension als Web-Server und erläutert, wie Sie Web Dienste von der Benutzerumgebung aus starten bzw. beenden können. Festlegungen Hinweise Dieses Handbuch verwendet spezifische Festlegungen, die das Lesen erleichtern. Das Handbuch enthält Hinweise in folgender Form: Hinweis Hervorgehobener Text gibt wichtige Bemerkungen und Tastaturkürzel zu 4 th Dimension an th Dimension Benutzermodus

19 Festlegungen 4D Server Zur Vereinfachung steht im gesamten Handbuch der Begriff 4 th Dimension für 4 th Dimension und 4D Server/4D Client. Serverspezifische Informationen werden in den Hinweisen 4D Server erklärt. Solche Hinweise erscheinen nur, wenn die Ausführung im 4D Server/4D Client-Betrieb anders ist als in 4 th Dimension. Fettgedruckte Hinweise machen Sie auf wichtige Informationen aufmerksam sowie auf Situationen, in denen Daten verloren gehen können. Begriffe der Datenbank Alle Tabellennamen werden im Text in Klammern geschrieben, damit sie leicht zu unterscheiden sind von den Bezeichnungen für Datenfelder, Formulare, etc.. Die Tabelle Angestellte wird demnach geschrieben: Tabelle [Angestellte]. Die Begriffe 4 th Dimension und 4D sind gleichwertig. Sie werden abwechselnd verwendet. Hypertext verwenden Beim Online-Lesen dieses Handbuchs können Sie die im Text integrierten Hypertext-Verbindungen nutzen. Sie erscheinen in Blauschrift. Hier sehen Sie ein Beispiel: Weitere Informationen zum Einsetzen von 4 th Dimension als Web Server finden Sie im Kapitel 14 Web Server auf Seite 419. Klicken Sie auf die Hypertext-Verbindung, wenn Sie weitere Informationen zum entsprechenden Thema lesen wollen. Der Cursor springt dann automatisch auf die entsprechende Seite. Wählen Sie anschließend im Acrobat-Menü Inhalt den Menübefehl Zurück, gelangen Sie wieder zum Ausgangspunkt. 4 th Dimension Benutzermodus 17

20 Vorwort 18 4 th Dimension Benutzermodus

21 1 Einführung in die Benutzerumgebung Dieses Kapitel gibt einen Überblick über die 4 th Dimension Benutzerumgebung. Es vermittelt wichtige Grundkonzepte der Benutzerumgebung und seiner Menüs. Dieses Kapitel beschreibt: Grundkonzepte wie Tabellen, Formulare, aktuelle Auswahl und Multitasking-Betrieb Die Dateien der Datenbank Backup und Logbuch Erstellen und Verwenden einer mit Kennwort geschützten Datenbank Die Menüs der Benutzerumgebung 4 th Dimension Benutzermodus 19

22 Kapitel 1 Einführung in die Benutzerumgebung Grundkonzepte Tabellen und Formulare In einer 4 th Dimension-Datenbank speichern Sie Ihre Daten in Tabellen. Jede Tabelle enthält unterschiedliche Arten von Informationen. Eine Adressdatenbank kann beispielsweise aus einer Tabelle mit Informationen zu Personen sowie einer weiteren Tabelle mit Angaben zu Firmen bestehen. Innerhalb der Benutzerumgebung und in den Datenbank-Anwendungen verwenden Sie Formulare, um Daten einzugeben und zu verwalten. Jede Tabelle Ihrer Datenbank hat ein Eingabeformular und ein Ausgabeformular. Das Eingabeformular zeigt jeweils einen Datensatz an. Sie benötigen das Eingabeformular, um die Informationen eines einzigen Datensatzes einzugeben, einzusehen und zu verändern. In der Benutzerumgebung und Datenbank-Anwendungen wird das Eingabeformular als Detail- Formular bezeichnet. Ein Ausgabeformular zeigt mehrere Datensätze in Form einer Liste an. Sie blättern im Ausgabeformular durch Datensätze, wählen Datensätze aus und sortieren oder drucken diese. Sie können Datensätze im Ausgabeformular auch unmittelbar eingeben und ändern. In der Benutzerumgebung und Datenbank-Anwendungen wird das Ausgabeformular als Listenformular bezeichnet. Wenn Sie im Listenformular arbeiten, können Sie sich jederzeit per Doppelklick einen einzelnen Datensatz im Detailformular anzeigen lassen. Sie können zwischen unterschiedlichen Tabellen hin- und herspringen sowie die verwendeten Eingabe- und Ausgabeformulare auswechseln. Einzelheiten dazu erfahren Sie in Kapitel 2. Die aktuelle Auswahl Bei der Verwaltung von Daten markieren Sie eine Reihe von Datensätzen, mit denen Sie arbeiten möchten. Diese Reihe von Datensätzen wird als aktuelle Auswahl bezeichnet. Die aktuelle Auswahl kann einen, einige oder alle Datensätze einer Tabelle umfassen. Jede Tabelle hat eine aktuelle Auswahl von Datensätzen. Die aktuelle Auswahl ist ein wichtiges Grundkonzept in 4 th Dimension. Die meisten Operationen zur Datenverwaltung werden in der aktuellen Auswahl ausgeführt th Dimension Benutzermodus

23 Grundkonzepte Diese Operationen sind: Datensätze sortieren Einzelne Datensätze anzeigen und ändern Mehrere Datensätze aktualisieren Einen Bericht drucken Etiketten erstellen Daten in Diagrammen darstellen Datensätze exportieren Die aktuelle Auswahl von Datensätzen entspricht immer der zuletzt ausgeführten Suche. Als Beispiel werden in einer Firmendatenbank mit Mitarbeitertabelle die Personaldaten verwaltet. Nehmen wir an, Sie wollen darin die Datensätze aller Ingenieure der Firma herausfinden. Vor Ihrer Suche mag die aktuelle Auswahl alle Mitarbeiter der Firma umfassen - Vertrieb, Buchhaltung, Ingenieure, usw.. Nach Ihrer Suche enthält die aktuelle Auswahl nur noch die Datensätze aller Ingenieure. Würden Sie eine Liste von Datensätzen ausdrucken, so enthält der Ausdruck nur die Datensätze der aktuellen Auswahl - in diesem Fall eben alle Ingenieure der Firma. Würden Sie die Löhne der Mitarbeiter grafisch darstellen, so würde das Diagramm nur die Gehälter aller Ingenieure der Firma berücksichtigen. Die aktuelle Auswahl bleibt bestehen, bis eine Ihrer Operationen diese ersetzt. Sie ändern die Auswahl von Datensätzen einer Tabelle immer dann, wenn Sie manuell Datensätze markieren oder eine Suche aufrufen, die zu einer Auswahl von Datensätzen führt. Suchaufgaben werden über den Menübefehl Suchen im Menü Datensätze aufgerufen, etwa Nach Beispiel suchen. Dieser Suchbefehl sucht nach Datensätzen, die den Angaben entsprechen, die Sie zuvor für die Felder eines Formulars festgelegt haben. Um von der aktuellen Auswahl wieder in alle Datensätze einer Tabelle zurückzukehren, wählen Sie im Menü Datensätze den Befehl Alle anzeigen. Weitere Informationen zum Auswählen von Datensätzen finden Sie in Kapitel 3. 4 th Dimension Benutzermodus 21

24 Kapitel 1 Einführung in die Benutzerumgebung Multitasking-Betrieb in 4 th Dimension Beim Arbeiten mit einer Datenbank führen Sie normalerweise eine Aufgabe zu einem bestimmten Zeitpunkt aus, z.b. Suchen, Sortieren oder einen Bericht ausdrucken. Manchmal wäre es jedoch wünschenswert, wenn Sie verschiedene Aufgaben zur gleichen Zeit ausführen könnten. Sie möchten zum Beispiel, neue Datensätze von Mitarbeitern eingeben, während der gesamte Datenbestand ausgedruckt wird. Oder Sie würden gerne zwei verschiedene Auswahlreihen derselben Tabelle auf dem Bildschirm miteinander vergleichen, etwa Ingenieure in einem Fenster und Mitarbeiter des Vertriebs in einem anderen. 4 th Dimension stellt Ihnen solche Multitasking-Fähigkeiten bereit, da die Aufgaben in unterschiedlichen Prozessen ausgeführt werden können. Ein Prozess ist eine ablaufende Sequenz in 4 th Dimension, die durch Methoden definierte Aufgaben ausführt. Sie definieren Methoden in der Designumgebung, ausgeführt werden sie jedoch in der Benutzerumgebung. Dabei können Sie auch einen neuen Prozess für Ihre Methode auswählen. Die Methode wird dann in einem eigenen Prozess ausgeführt, während Sie Ihre Arbeit in einem anderen Prozessfenster fortsetzen können. Sie können beliebig viele Prozesse beginnen. Die Anzahl gleichzeitig laufender Prozesse ist nur durch die Größe des Arbeitsspeichers Ihres Rechners begrenzt. Weitere Informationen zum Befehl Execute Method finden Sie in Kapitel 11 dieses Handbuches. Eine vollständige Beschreibung zum Erstellen und Verwalten von Prozessen finden Sie im Handbuch 4 th Dimension Designmodus th Dimension Benutzermodus

25 Die Dateien der Datenbank Die Dateien der Datenbank Unter Windows besteht eine 4 th Dimension Datenbank aus vier Dateien: einer Strukturdatei, einer Struktur-Ressourcendatei, einer Datendatei und einer Datei-Ressourcendatei. Auf Macintosh sind Struktur und Strukturressourcen in einer Datei enthalten, der Strukturdatei, Daten und Datenressourcen in einer Datei, der Datendatei. Hinweis Bei Verwendung von Backup-Funktionen gibt als es weitere Elemente das Logbuch (.4DR), das Backup-Journal und den Ordner Einstellungen. Weitere Informationen dazu finden Sie in Kapitel 12. Wenn Sie eine neue Datenbank erstellen, legt 4 th Dimension Struktur, Ressourcen und Datendatei in einen Ordner. Wählen Sie im Willkommensdialog die Option Erzeuge Datenbankordner, werden alle Dateien der Datenbank in einem neuen Ordner gesichert. Die Strukturdatei (gekennzeichnet durch die Endung.4DB) enthält alle von Ihnen festgelegten Merkmale für die Struktur Ihrer Datenbank. Die Strukturressourcen-Datei (gekennzeichnet durch die Endung.RSR) enthält Ressourcen, die von der Datenbank verwendet werden. Ressourcen können beispielsweise Bilder oder Textpassagen enthalten. Die Datendatei (gekennzeichnet durch die Endung.4DD) enthält Ihre Daten und alle eingerichteten Indizierungen. Die Datei-Ressourcendatei (gekennzeichnet durch die Endung.4DR unter Windows) enthält Ressourcen, die die Datendatei verwendet. Auf Macintosh gibt es keine Ressourcendatei. Der Inhalt der Ressourcendatei unter Windows wird auf Macintosh in der Datendatei gespeichert. Pfad der Strukturund Datendatei Für 4 th Dimension ist es nicht unbedingt notwendig, dass die Strukturund Datendatei die gleiche Benennung haben, sich im gleichen Verzeichnis oder auf dem gleichen Laufwerk befinden. Sie können sowohl die Struktur- als auch die Datendatei in andere Bereiche der gleichen oder einer anderen Festplatte legen. Die Strukturdatei und die Struktur- Ressourcendatei müssen sich dagegen stets am gleichen Ort befinden. Dasselbe gilt für die Daten-Ressourcendatei und die Datendatei. 4 th Dimension Benutzermodus 23

26 Kapitel 1 Einführung in die Benutzerumgebung Wenn Sie eine Strukturdatei öffnen, können Sie entweder eine andere Datendatei als die ursprünglich erzeugte auswählen oder eine neue Datendatei erstellen. Diese Option gibt Ihnen die Gelegenheit, mehrere Datenbestände mit der gleichen Strukturdatei zu verwalten. Beispielsweise kann ein Entwickler mit einer behelfsmäßigen Dummy- Datendatei an einer Datenbank offline arbeiten und anschließend die bewährte Strukturdatei wieder mit der echten Datendatei zusammenlegen. Wenn Sie die Datendatei durch Verschieben an einen anderen Ort von der Strukturdatei trennen, müssen Sie die neue Position der Datendatei angeben. 4 th Dimension hinterfragt die Position der Datendatei mit dem Dialogfenster zum Öffnen von Dateien, wenn Sie das erste Mal die Strukturdatei öffnen. In der Liste suchen und öffnen Sie das Verzeichnis, in welchem sich die Datendatei befindet. Doppelklicken Sie dazu auf den Dateinamen oder markieren Sie den Dateinamen und klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen th Dimension Benutzermodus

27 Die Dateien der Datenbank Andere Datendatei öffnen Sie können die Seite zum Öffnen von Dateien auch benutzen, um eine andere Datendatei auszuwählen oder eine neue zu erstellen. Diese Datendatei wird dann standardmäßig geöffnet, wenn Sie die Datenbank das nächste Mal aufrufen. Um eine andere Datendatei zu öffnen: 1 Halten Sie unter Windows die Alt-Taste, auf Macintosh die Wahltaste gedrückt, während Sie eine beliebige Strukturdatei öffnen. 2 Klicken Sie im unteren Bereich des Willkommensdialogs auf die Schaltfläche Öffne andere. Weitere Informationen dazu finden Sie im Handbuch 4th Dimension Designmodus. 3 Wählen Sie im Menü Datei/Ablage den Befehl Neu>Datendatei oder Öffnen>Datendatei. Auf dem Bildschirm erscheint der Öffnen-Dialog. 4D Server Auf dieselbe Weise können Sie auch auf einem Server-Rechner eine andere Datendatei öffnen, bzw. eine neue erstellen. Datendateien segmentieren Wenn Sie Datendateien erstellen, die sehr groß werden können, empfiehlt es sich, die Datei zu segmentieren. Sie sollten Ihre Datendateien segmentieren, wenn: Die Datendatei nicht vollständig auf Ihre Festplatte gespeichert werden kann. Die Datendatei größer als 2 Gigabyte wird. Wenn Sie die Datendateien segmentieren, können Sie eine einzige Datendatei auf zwei oder mehreren Volumes sichern. Jedes Segment kann bis zu 2 Gigabyte groß werden. Sie müssen Ihre Datendatei nicht schon bei der Erstellung segmentieren, sondern können warten, bis sie die Kapazität Ihrer Festplatte sprengt. Umfassende Informationen zum Segmentieren von Datendateien finden Sie im Handbuchs 4 th Dimension Designmodus. 4 th Dimension Benutzermodus 25

28 Kapitel 1 Einführung in die Benutzerumgebung Backup und Logbuch Bei vielen Datenbanken ist es angebracht, die wichtigen Daten vor Beschädigungen oder Fehlern zu schützen, die nicht mehr rückgängig gemacht werden können. Werden Daten von einem Anwender aus Versehen gelöscht oder verändert, kann dies hinterher lästige Zusatzarbeit wie die vollständige Neueingabe der letzten Änderungen bis zum irreparablen Verlust all Ihrer Daten bedeuten. Das in 4 th Dimension integrierte Backup Modul hilft derartige Probleme zu verhindern, indem es einfach Sicherheitskopien Ihrer Datenbank vor einem Störfall anlegt. Mit 4D Backup erstellen Sie eine Sicherheitskopie Ihrer Datenbank sowie ein Logbuch, das alle Änderungen seit der letzten Sicherheitskopie dokumentiert. Bei Bedarf kann Ihre Datenbank so in den Zustand vor jeder beliebigen Änderung zwischen letzter Sicherheitskopie und Störfall zurückversetzt werden - d.h. bevor Datensätze gelöscht oder geändert wurden. Der Befehl Backup im Menü Datei/Ablage öffnet folgendes Dialogfenster Über die Schaltfläche Backup können Sie jederzeit ein Backup starten. Alle Einstellungen des Backup (zu sichernde Dateien, Pfad der Archive, Logbuch, etc.) werden zuvor in den Einstellungen der Anwendung definiert und beim Starten des Backup verwendet. Die Schaltfläche Einstellungen öffnet das Dialogfenster mit den für das Backup definierten Einstellungen. Das Backup lässt sich auch in bestimmten Zeitintervallen ausführen oder komplett per Programmierung steuern. Weitere Informationen dazu finden Sie in Kapitel th Dimension Benutzermodus

29 Kennwortsicherung Kennwortsicherung Die Designumgebung von 4 th Dimension enthält ein leistungsfähiges Kennwortsystem. Mit der Kennwortsicherung können Sie selektiv Zugriff auf Teile der Datenbank gewähren. Aber auch Dateien, Datensätze, Formulare, Menübefehle, Methoden und Plug-Ins lassen sich vor unerlaubtem Zugriff und Operationen schützen, wie z.b. Datensätze hinzufügen, ändern, löschen oder anzeigen. Das Kennwortsystem beruht auf Benutzergruppen. Jede Gruppe hat spezifische Zugriffsrechte, jeder Benutzer gehört zu einer oder mehreren Gruppen und hat dann entsprechende Rechte. Jeder Anwender der Datenbank erhält einen Benutzernamen und ein Kennwort. Er muss je nach der eingebauten Zugriffssicherung Ihrer Datenbank Zugriff ein bis drei Schritte erledigen: Seinen Benutzernamen aus einer Liste wählen und sein Kennwort eingeben Seinen Benutzernamen als auch sein Kennwort eingeben Ist für die Datenbank ein Standardbenutzer festgelegt, muss er nur sein Kennwort eingeben oder sogar gar nichts. Die zweite Option bietet zusätzlichen Schutz für eine Datenbank, da sie vom Anwender sowohl die Eingabe des Kennworts als auch die Eingabe des richtigen Benutzernamens verlangt. Weitere Informationen zum Kennwortsystem finden Sie im Handbuch 4 th Dimension Designmodus. Auf eine geschützte Datenbank zugreifen Ist eine Datenbank durch Kennwörter geschützt, müssen Sie sich zuerst durch einen Benutzernamen als zugelassener Anwender identifizieren, bevor Sie Zugriff auf die Informationen der Datenbank erhalten. 4 th Dimension zeigt beim Öffnen einer geschützten Datenbank automatisch ein Dialogfenster zur Eingabe des Kennwortes an. Sie müssen nun entweder Ihr Kennwort oder zusätzlich noch Ihren Benutzernamen eingeben. Gehen Sie folgendermaßen vor: 1 Öffnen Sie wie gewohnt die Datenbank. Doppelklicken Sie auf das 4 th Dimension Programmsymbol oder markieren Sie das Symbol und wählen Sie im Menü Datei/Ablage den Befehl Datenbank öffnen. 4 th Dimension Benutzermodus 27

30 Kapitel 1 Einführung in die Benutzerumgebung 2 4 th Dimension zeigt das Dialogfenster Kennwort an. Markieren Sie Ihren Benutzernamen in der Benutzerliste und tippen Ihr Kennwort im unteren Teil des Fensters im Bereich Kennwort ein Markieren Sie Ihren Namen Geben Sie Ihr Kennwort ein ODER Zeigt 4 th Dimension das folgende Dialogfenster Kennwort an, tippen Sie Ihren Benutzernamen und das Kennwort in den jeweiligen Bereich ein. ODER Haben Sie den Modus Standardbenutzer aktiviert, ist der Benutzername bereits eingetragen. Sie müssen nur noch Ihr Kennwort eingeben th Dimension Benutzermodus

31 Kennwortsicherung Haben Sie dem Standardbenutzer kein Kennwort zugeordnet, erscheint dieser Dialog nicht. Beachten Sie, dass in den Dialogfenstern nicht die eingegebenen Buchstaben sondern Sperrsymbole erscheinen. Hinweis Da das Kennwortsystem Groß- und Kleinschreibung berücksichtigt, achten Sie bitte bei der Eingabe Ihres Kennwortes auf die korrekte Schreibweise. Haben Sie Ihr Kennwort richtig eingegeben, erhalten Sie Zugriff auf die Datenbank, und zwar so wie es bei der Erstellung des Kennwortsystems festgelegt wurde. War Ihr Kennwort nicht korrekt, sendet der Rechner ein Beep. Sie können die Datenbank nicht öffnen. Kennwortgeschützte Datenbank nutzen Haben Sie eine mit Kennwort geschützte Datenbank geöffnet, können Sie alle Bereiche benutzen, auf die Ihnen Zugriff gewährt wurde. Die Designumgebung können Sie nur öffnen, wenn Sie der Designer der Datenbank sind oder zu einer Gruppe von Anwendern gehören, denen der Zugriff dort gestattet wurde. Das Kennwortsystem regelt den Zugriff auf Tabellen, Datensatz-Operationen, Formulare, Menüs, Methoden und 4 th Dimension Plug-Ins. Falls Sie versuchen, Bereiche der Datenbank zu verwenden, für die Sie keine Zugriffsberechtigung haben, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Hinweis Wird eine Datenbank als Web Server veröffentlicht, lässt sich das Kennwortsystem auch auf Browser anwenden, die sich an die Datenbank anmelden. Weitere Informationen dazu finden Sie im Handbuch 4 th Dimension Programmiersprache im Kapitel Web Server, Sicherheit der Verbindung ( 4 th Dimension Benutzermodus 29

32 Kapitel 1 Einführung in die Benutzerumgebung Menüs der Benutzerumgebung Dieser Abschnitt beschreibt die Befehle in der Menüleiste der Benutzerumgebung. Menüleiste Die Benutzerumgebung enthält die folgenden Menüs: Hinweis Auf Mac OS wird links vor der Menüleiste das jeweilige Anwendungsmenü hinzugefügt (4th Dimension, 4D Server oder 4D Client). Es enthält die Befehle Einstellungen und Beenden, die im folgenden in den Menüs Datei/Ablage und Bearbeiten beschrieben werden. Werkzeugleiste Die Benutzerumgebung enthält auch eine Werkzeugleiste, um leicht auf häufig verwendete Menübefehle zugreifen zu können. Um einen Befehl zu wählen, klicken Sie auf den entsprechenden Icon. Datei/Ablage Bearbeiten Modus Datensätze Bericht Start Neue Datenbank Datenbank öffnen Drucken Widerrufen Erneut Design Benutzer Runtime Suchen Alle anzeigen Sortieren Etiketten Bericht Diagramm Methode ausführen Schaltflächen mit einem Dreieck haben ein DropDown-Menü mit weiteren Optionen: Klicken Sie auf die Schaltfläche, wird die aktuell zugewiesene Aktion ausgeführt, d.h. die Aktion, welche zuletzt im Menü ausgewählt wurde. Wollen Sie das Menü aufklappen und eine andere Aktion wählen, klicken Sie auf das Dreieck rechts neben der Schaltfläche. Die Werkzeugleiste richtet sich nach dem Kontext, d.h. sie ist in der Design-, Benutzer- und Runtime-Umgebung unterschiedlich. Sind bestimmte Optionen nicht verfügbar, erscheinen die Icons in Grauschrift. So wird angezeigt, dass sie inaktiv sind th Dimension Benutzermodus