Problemlösungstechniken Systematisch analysieren & sicher entscheiden

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1 Problemlösungstechniken Systematisch analysieren & sicher entscheiden Vancore Group GmbH & Co. KG Frankfurt Talstrasse Frankfurt am Main Germany Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) Melbourne Level 3, 312 St. Kilda Road Southbank Victoria 3006 Australia Tel.: +61 (0) Fax: +61 (0) info@vancoregroup.com Einleitung Organisationen sind als Systeme darauf ausgerichtet, bestimmte Ergebnisse zu erzielen. In der Regel besteht die Leistung darin, dem Verbraucher ein Produkt oder eine Dienstleistung zu verkaufen. Produktionsverfahren und Arbeitsabläufe innerhalb einer Organisation sind ausgelegt, um Effektivität und Effizienz in der Erzielung dieser Ergebnisse sicherzustellen. Ein gesundes Unternehmen ist dabei ständig bestrebt, seine Ergebnisse durch die Verbesserung der Verfahren und Abläufe kontinuierlich zu steigern. Hierzu nimmt es geplante Veränderungen vor. Daneben kommt es auch zu nicht geplanten Veränderungen. Diese Interferenzen, Störfaktoren oder sonstigen nicht bewusst herbeigeführten Ereignisse innerhalb und außerhalb des Unternehmens können eine Abweichung von den geplanten Ergebnissen und damit Probleme verursachen. Die hier vorgestellten Vancore Arbeitstechniken kombinieren die von Charles Kepner und Benjamin Tregoe bereits Ende der fünfziger Jahre identifizierten Ansätze zur Problemlösung und Entscheidungsfindung mit Methoden aus unserer langjährigen Erfahrung mit Strategieimplementierung und Projektmanagement. Sie geben Ihnen Verfahren an die Hand, um Ursachen und Folgen ungeplanter Veränderungen in der Vergangenheit zu beseitigen, geplante Veränderungen in der Zukunft durch Entscheidungen und Planungsaktivitäten bewusst herbeizuführen und deren Erfolg durch Berücksichtigung zukünftiger Risiken und Chancen abzusichern und zu optimieren. Generische Prozesse für komplexe Situationen. Anwendungsbereiche Die hier dargestellten Vancore Arbeitstechniken werden Ihnen dabei helfen, komplexe Situationen allein und im Team erfolgreich zu meistern. Die logisch aufgebaute Methodik stellt sicher, dass alle lösungsrelevanten Informationen und Gesichtspunkte berücksichtigt werden, und ermöglicht so die effiziente Lösung von Aufgaben.

2 ENTSCHEIDUNGSTECHNIK PLANUNGSTECHNIK ERFOLGSOPTIMIERUNGSTECHNIK Verg. G E P L A N T E V E R Ä N D E R U N G E N U N G E P L A N T E V E R Ä N D E R U N G E N Zuk. TECHNIK PROBLEMLÖSUNGS- ERFOLGSSICHERUNGS- TECHNIK Die klare transparente Darstellung macht Denkprozesse jederzeit nachvollziehbar und prädestiniert unsere Ansätze sowohl zur eigenen Anwendung also auch für den Einsatz als Moderationstools. "Wir sprechen immer von Problemen - stehen aber in Wahrheit vor Entscheidungen." 1. Einstiegstechnik Situationserfassung 2. Problemlösungstechnik Ursachenfindung 3. Entscheidungstechnik Lösungsfindung 4. Planungstechnik Projektstrukturierung 5. Erfolgssicherungstechnik Risiko-Management 6. Erfolgsoptimierungstechnik Chancen-Management Überblick 1. Einstiegstechnik zur Situationserfassung Mit Hilfe der Einstiegstechnik wird zunächst die Situation erfasst. Es wird abgesteckt, welche Themen bearbeitet werden sollen, welche Arbeitstechniken sich hierfür eignen und in welcher Reihenfolge die Themen abgearbeitet werden sollen. Generell zum Einstieg in die Arbeitstechniken Zur Vorbereitung von Besprechungen Als Moderationstool für Besprechungen Zur Klärung der Situation im Rahmen von Projektarbeit 2

3 2. Problemlösungstechnik zur Ursachenfindung Bei der Problemlösungstechnik geht es darum, die Ursache eines Problems zu ermitteln, damit es nachhaltig behoben und in Zukunft vermieden werden kann. Problem: 1. Abweichung vorhanden 2. Ursache unklar 3. Ursachenfindung essentiell Zunächst werden die Fakten und Hintergründe eines unerwünschten gegenwärtigen Zustands dokumentiert. Dann wird untersucht, welche Ereignisse oder Maßnahmen in der Vergangenheit für diesen Zustand verantwortlich sein könnten. Und schließlich wird durch Überprüfung der wahrscheinlichsten Ursachen die tatsächliche Ursache ermittelt. Zur Analyse technischer Fehler Zur Analyse ungeklärter Phänomene in diversen Bereichen (Logistik, Service, Organisation, etc.) Als Moderationstool für Problemlösungsteams 3. Entscheidungstechnik zur Lösungsfindung Die Arbeitstechnik zur Entscheidungsfindung ist auf die Ermittlung von Lösungsalternativen zur bewussten Gestaltung der Zukunft ausgerichtet. Die mit einem Thema in Zusammenhang stehenden Wünsche und Anliegen werden gesammelt, analysiert, als Ziele formuliert und gewichtet. Dann werden Lösungsalternativen entwickelt und bewertet. Unter diesen wird die Lösung ausgewählt, die die Ziele am besten erfüllt und deren Risiken, falls vorhanden, den Erfolg der Lösung nicht gefährden. Erfolgsprinzip: Binden Sie die richtigen Menschen an den relevanten Stellen mit ein. Machen Sie sie zum Teil der Lösung, nicht des Problems. Zur Lösungsfindung im Anschluss an die Ermittlung einer Problemursache Als Tool in Entscheidungssituationen aller Art Als Moderationstool für Teamentscheidungen Zur Vorbereitung und Präsentation von Empfehlungen 4. Planungstechnik zur Projektstrukturierung Die Planungstechnik ist dem Projektmanagement entliehen und beinhaltet die Erstellung eines Projektstrukturplans. Damit soll sichergestellt werden, dass alle erforderlichen Maßnahmen zur Durchführung eines Vorhabens durchdacht und aufgelistet werden. Diese Technik eignet sich für Vorhaben, die entweder aufgrund ihrer Komplexität oder aufgrund der Teilnahme mehrerer Personen eine transparente und schlüssige Dokumentierung erfordern. Sie lässt sich besonders gut einsetzen, wenn mit der Entscheidungstechnik bereits eine Lösung identifiziert wurde, die nun im Einzelnen geplant werden soll. 3

4 Nach Festlegung der Ziele des Vorhabens wird ein Projektstrukturplan entwickelt: Zielblöcke, Ziele und Unterziele werden definiert, die zeitliche Abfolge und Erledigungstermine werden festgelegt, und die Zuständigen sowie die erforderlichen Ressourcen werden identifiziert. Das Projekt wird dann anhand dieses Projektstrukturplans überwacht. Zur Planung der Durchführung von Lösungen Zur Erstellung von Maßnahmenplänen Als einfaches Projektmanagement-Tool 5. Erfolgssicherungstechnik zum Risiko-Management Die Erfolgssicherungstechnik ist ein äußerst wirksames Risiko-Management-Tool. Sie wird eingesetzt, wenn bereits klar ist, welcher Handlungsweg eingeschlagen werden soll. Entscheidungen sind getroffen worden. Projekte sind beschlossen und geplant. Nun soll sichergestellt werden, dass die geplanten Maßnahmen, Projekte oder Ereignisse wie vorgesehen ablaufen und optimal ausgelegt sind. Potenzielle Risiken sollen verhindert oder eingedämmt werden. Man stellt sich also vor, welche Risiken mit der Durchführung verbunden sind, d.h. welche potenziellen Probleme auftreten könnten und wodurch sie hervorgerufen werden könnten. Diese Risiken werden im Hinblick auf Wahrscheinlichkeit und negative Auswirkungen bewertet. Dann definiert man Maßnahmen, durch die das Eintreten der Probleme verhindert wird. Zudem wird überlegt, wie sich die negativen Auswirkungen eindämmen lassen, sollte das Problem doch auftreten. Somit wird eine potenzielle Kausalkette mit negativer Auswirkung in der Zukunft an zwei Punkten effektiv unterbrochen. Zur Absicherung geplanter Maßnahmen Zur Absicherung eines Projektplanes Zur perfekten Planung von Veranstaltungen Um Fehlstarts im Arbeitsalltag zu vermeiden "Viele denken an Risiken, nur wenige denken an Chancen. Was machen Sie wenn es besser läuft?" 6. Erfolgsoptimierungstechnik zum Chancen-Management Die Erfolgsoptimierungstechnik ergänzt die Erfolgssicherungstechnik als Chancen- Management-Tool. Sie wird eingesetzt, um geplante Maßnahmen, Projekte oder Ereignisse zu optimieren. Potenzielle Chancen sollen herbeigeführt bzw. potenziert werden. Dabei stellt man sich vor, was besser gehen könnte als erwartet, d.h. welche potenziellen Chancen auftreten könnten und wie sichergestellt werden kann, dass diese Chancen eintreten und wahrgenommen werden. 4

5 Zur Optimierung geplanter Maßnahmen Als Tool zur Perfektionierung eines Projektplanes Zur Optimierung geplanter Veranstaltungen Als Continuous-Improvement-Tool "Denken Sie selbst, sonst tun es Andere für Sie." Weiterführende Literatur Altier, W.J.: The Thinking Manager s Toolbox: Effective Processes for Problem Solving & Decision Making. New York, NY, De Bono, E.: De Bonos neue Denkschule. Kreativer denken, effektiver arbeiten, mehr erreichen. Landsberg, Kepner, C. H. & Tregoe, B. B.: The New Rational Manager. Princeton, NJ, Seifert, J. W.: Visualisieren Präsentieren - Moderieren. Offenbach,