Anwendungstipps FOCUS FACT. für die Arbeit mit dem Zencover Notizbuch. 1. Der Allgemeine Aufbau des Zencover Notizbuchs

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1 Anwendungstipps für die Arbeit mit dem Zencover Notizbuch 1. Der Allgemeine Aufbau des Zencover Notizbuchs Zencover ist ein Notizbuch, das Dir hilft, Deinen Alltag produktiver zu gestalten. Du musst keine 200 Seiten lange Bücher über Zeitund Organisationsmanagement lesen; es reicht völlig aus, ein einfaches Prinzip zu beachten, an dem sich schon viele erfolgreiche Persönlichkeiten und Unternehmer orientiert haben. Einer von ihnen war John D. Rockefeller, der Ende des 19. Jahrhunderts lebte und zum reichsten Mann aller Zeiten aufgestiegen ist. Er prägte den Satz: Wer den ganzen Tag arbeitet, hat keine Zeit, um Geld zu verdienen. Rockefeller nutzte das Prinzip, um sich auf die wirklich wichtigen Dinge zu konzentrieren. Auch wenn es bereits sehr viele Projektmanagement- und Aufgaben-Planungs-Tools gibt, entscheidend ist, wie sich Dein Taskmanagement-Tool und Dein eigener Alltag miteinander vertragen. Es muss einfach und intuitiv bleiben, eine Notiz hinzuzufügen und Aufgaben zu Projekten zuzuordnen. Also: nicht verrückt machen bei der Suche, sondern ausprobieren und testen.

2 2. Das Top 5 Prinzip in Aktion Inspiriert von Rockefeller hat das Zencover Notizbuch auf jeder Seite Platz für die Top 5 Aufgaben des Tages. Bei Bedarf kannst Du den rechten Abschnitt neben den Top 5 Boxen als Dropbox für Ideen nutzen, die Dir zwischendurch einfallen. Egal, ob Du eine oder mehrere Seiten pro Tag verwendest, in jedem Fall brauchst Du keine extra ToDo-Listen mehr zu pflegen. Nutze den Rand auf der rechten Seite als Aufgaben-Leiste, indem Du einfache Symbole einsetzt, um Dir zu merken, was du als Nächstes zu tun hast (z.b. x oder ), was Du delegiert hast was wichtig ist (!), was geklärt werden muss (?) oder ob die Notiz zu einem bestimmten Projekt gehört und als Referenz behalten werden muss (#). Denke aber an die einfache Produktivitätsregel: Alles, was weniger als zwei Minuten in Anspruch nimmt, wird sofort erledigt. Damit nichts vergessen geht bietet es sich an, die Notizen zu festen Zeiten nachzuarbeiten. So geht keine Aufgabe verloren und Du hast die Möglichkeit, umfassendere Aufgaben an der richtigen Stelle einzuplanen. Versuche die kleinen Aufgaben (Mails, Telefonbucheinträge, Routineaufgaben, Kontostand prüfen etc.) sofort und en Bloc zu erledigen, damit Du nicht während Deiner Fokus-Zeit von den vielen Dingen, die Dir in den Sinn kommen, abgelenkt wirst. Nimm Dir bewusst Zeit für die kleinen Dinge aber setze Dir stets ein Zeitlimit, damit Du Deine Top 5 nicht aus den Augen verlierst.

3 3. Das Top 5 Prinzip für andere Bereiche Die Top 5 können natürlich auch für Jahresziele oder eine Übersichtliche Wochenplanung eingesetzt werde. Mit dem Zencover und der Top 5 Methode kannst Du natürlich ebenfalls die wichtigsten Wochenaufgaben im Überblick planen oder tracken. So sehen wir immer, ob wir alles geschafft haben bzw. was noch übrig geblieben ist. Auch bei der Jahresplanung kann die Top 5 Methode helfen. Die Abschnitte können genutzt werden, um die 5 wichtigsten Projekte in unserem Jahr oder auch für ein Quartal zu beschreiben. So werden wir auch bei der täglichen Arbeit immer an unsere Hauptziele erinnert und können sofort sehen, ob wir noch auf dem richtigen Weg sind. Die wichtigsten Jahresziele festzuhalten ist oft gar nicht so einfach, aber sehr wichtig. Nur wenn wir diese Dinge schriftlich festhalten, können wir bewusst und unterbewusst daran arbeiten, sie zu erreichen. Auch wenn fünf Dinge in einem Jahr sehr wenig erscheinen, so macht doch genau das Reduzieren auf die absolut wichtigsten Ziele den Unterschied. Wirklich erfolgreiche Persönlichkeiten nehmen sich meistens nur wenige große Ziele bzw. Projekte vor, auf die sie sich fokussieren. Ablenken bzw. Hin- und Herspringen wird so vermieden.

4 4. Übersichten für mehrere Projekte Es bietet sich an, die ersten Seiten für eine Projektübersicht zu verwenden. Diese ist eine gute Basis für die Vor- und -nachbereitung Deiner Arbeitswoche. Die Schlagwörter und Notizen zum Projekt reichen völlig aus, Dir in Erinnerung zu rufen, was als Nächstes zu tun ist. So kannst Du entscheiden, welche Aufgaben oder Projekte für den nächsten Tag oder die Woche wichtig sind. Trenne Dich von ewig länger werdenden Excel- oder unübersichtlichen ToDo-Listen und organisiere Deine Arbeit in Projekt-Listen. Um das Top 5 Prinzip konsequent anzuwenden, solltest Du fünf Projekte hervorheben, die im aktuellen Monat, Quartal oder Jahr die wichtigsten Projekte sind. Aufgaben planst Du am besten in Projekten. Das hilft, um den Überblick zu behalten. Außerdem fallen beim Aufarbeiten häufig neue Aufgaben an, die erledigt werden müssen. Man braucht dazu nicht mal lange Projektbeschreibungen, oft reichen schon ein paar Stichworte aus und Dir fällt die Aufgabe wieder ein. Wenn es doch mal komplexer werden sollte, oder viele Mitarbeiter an einem Projekt beteiligt sind, bietet es sich an, das Projekt in einzelne Teilprojekte, auf je einer Seite zu skizzieren.

5 5. Meetings kurz und knapp aufbereiten Das Arbeitsleben besteht zum überwiegenden Teil aus Zusammenarbeit mit anderen Menschen - zum Glück und leider. Wer viel arbeitet muss auch viel notieren und sich viel merken. Der wichtigste Teil eines Meetings oder Gespräches ist die Vorbereitung. Nutze die Check-Boxen für Deine wichtigsten Ziele, um das Gespräch fokussiert zu halten. Die Seitenstruktur teilt die Notizen übersichtlich für spätere Durchsichten ein und die Aufgaben-Leiste lässt wieder Spielraum für Anmerkungen oder Folgeaufgaben. Wenn die Meeting-Kultur unkontrolliert wuchert, dann ist es an der Zeit für eine Fokus-Kur. Gibt es bei Dir im Büro keine Tür die Du schließen kannst, dann solltest Du entweder einen Tag zu Hause konzentriert arbeiten oder Du nutzt ganz einfach ein Headset. Headset auf heißt Bitte nicht stören und muss dann auch von Deinen Kollegen respektiert werden. Eine andere Möglichkeit - allerdings bei den Kollegen oft weniger beliebt - ist die 1,- EUR Regel. Jedes Mal, wenn jemand ein Meeting mit Dir einstellen will, muss er 1,- EUR in die Kaffee-Kasse zahlen. Die Anzahl der Meetings und Unterbrechungen wird sich auf wundersame Weise reduzieren.

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