SMS Dienst einrichten pro Benutzer pflegen

Transkript

1 SMS Dienst einrichten pro Benutzer pflegen Bei der Anlage des Benutzers können die Einstellungen für das kostenpflichtige SMS- Modul vorgenommen werden. Schritt 1 Schritt 2 Aufruf des Benutzers in der Benutzerverwaltung Mit der LMT ist die Schaltfläche Erstellung SMS-Versand über auszuführen. Im nachfolgenden Dialog sind die Standardparameter des Programmes zu setzen Schritt 3 Das Programm für den Versand ist über die Schaltfläche auszuwählen.(falls das Modul schon aktiviert wurde ist das Programm an dieser Stelle schon vorbelegt). Das SMS-Versand wird über die Funktion SMS-Versand aktiv mit der LMT aktiv geschaltet (Haken gesetzt. Falls das Modul schon aktiviert wurde ist das Programm an dieser Stelle schon vorbelegt). Die Provider Adresse für den SMS-Versand des Benutzers wird hinterlegt Absender für Statusbericht wird hinterlegt Senderkennung wird hinterlegt Sowie die Serverinformationen definiert werden müssen.. Schritt 4 Mit <OK> wird der Vorgang abgeschlossen. Achtung Hat der Benutzer Zugriff auf das Menü Extras Einstellungen SMS-Versand, dann kann der Benutzer die einmal vorgegebenen Anpassungen überschreiben. Soll der Benutzer keine Möglichkeit bekommen Inhalte zu verändern, dann ist dieser Menüpunkt über das Rechtesystem zu sperren.

2 SMS versenden Grundlagen Einzel SMS Mit Hilfe des SMS-Moduls lassen sich je nach erworbener Ausbaustufe Einzel-SMS sowie Sammel-SMS verfassen und personalisiert (Jede Person wird individuell im Bereich der Kopfzeile (An: ) ausgewiesen) versenden. Es werden bei Sammel s nicht alle Personen, die als Absender definiert wurden, angedruckt. Bei einer Einzel-SMS können folgende Eingaben vorgenommen werden: [1] Name des Absenders der SMS eingeben. Beim Empfänger der SMS wird die SMS unter diesem Namen angezeigt. (Kürzel der Schule etc.) Kann bei jeder SMS modifiziert werden. [2] Im Testmodus wird die Möglichkeit eines korrekten Versandes geprüft. Es wird keine Dokumentenschnittstelle angelegt, keine log-datei geschrieben und es erfolgt auch kein Versand. Dieser Modus kann gut dazu benutzt werden, um einige Muster-SMS-Texte zu verfassen, da mit Senden der Text dann übernommen und für alle anderen zukünftig verfügbar ist. [3] Anzeige der Nummer, an die die SMS versendet wird. Bei einer einzelnen SMS kann die Nummer hier auch noch angepasst werden. [4]Bei Sammel SMS bzw. s notwendig, damit bei Geschwisterkindern, eine SMS bzw. ein nicht mehrmals an den gleichen Empfänger geschickt wird.

3 [5] Wenn auf die Dokumentation verzichtet werden soll nicht zu empfehlen kann diese Option deaktiviert (Haken mit der LMT entfernen) werden. [6] Datum der Wiedervorlage (Erstmaliges Anzeigen der Wiedervorlage) [7] Verantwortlicher für die Wiedervorlage (Auswahl aus den Personen- und Lehrerdaten) [8] Liste der Vorlagen - mit Auswahl aus den bereits unter [11] definierten SMS-Text-Vorlagen. [9] Variablen in SMS Texten integrieren [10] Anzeige der Variablenwerte mit Werten aus der Datenbank [11] Vorlagen definieren und mit Namen versehen - für die Suche nach bereits erfassten wiederverwendbaren SMS-Texten [8] - eingeben SMS-Text ist erfasst, die SMS kann jetzt versendet [12] werden, [12] Absenden der SMS

4 SMS versenden Einzel-SMS Es kann zu jeder Zeit eine einzelne SMS an einen Schüler, eine Person (Lehrer, Sekretariat, Hausmeister etc.) oder Betrieb verschickt werden. Schritt 1 Voraussetzung für eine Einzel-SMS ist, dass bei der Adresse, von der eine Einzel-SMS verschickt werden soll, eine Telefonnummer hinterlegt ist. Achtung Die Telefonnummer muss das Format wie im Beispiel haben. Leerzeichen sind erlaubt Schüler oder Lehrer oder Betrieb über den Sucheinstieg qualifiziert aufrufen (Mit der LMT den Schüler, Lehrer, Betrieb selektieren grau hinterlegt) Register Adresse ausführen. Schritt 2 Die Adresse heraussuchen, zu der eine SMS geschrieben werden soll. Im Beispiel soll der Schüler über den Ausfall seines Unterrichts informiert werden. Schritt 3 Die 1. Adresse ist immer die Schüleradresse. Aus diesem Grund kann sofort der nächste Schritt durchgeführt werden. Sollte (im Beispiel an die Adresse der OMA) eine SMS geschickt werden, dann ist zuerst diese Adresse mit der LMT 2* und über dem anschließenden Dialog die Adresse zu markieren und <Übernehmen> auszuwählen. Ist vor dem SMS Feld das nicht vorhanden, dann kann erst nach der Eingabe einer gültigen Telefon-Nummer eine SMS verfasst werden. Ansonsten kann der Dialog nicht aufgerufen werden. Schritt 3 Ist eine Telefon-Nummer vorhanden, dann ist das vor der Telefon-Nummer mit der LMT auswählen

5 Im anschließenden Dialog wird dann der Text der SMS eingegeben. SMS Text verfassen, ggf. Variablen einbinden, oder einen einmal geschriebenen Text über die Lupe zuordnen Schritt 4 Zum Systemstart ist noch kein Text [1] hinterlegt. Aus diesem Grund ist die Auswahl leer. Der Text wird in das Feld bis zu der Stelle eingegeben, an der eine Variable eingefügt werden soll. Der Cursor bleibt an der Stelle stehen und mit der LMT wird aus [2] über die Schaltfläche die <Lupe> ausgewählt, die definierten Variablen erscheinen. Aus der Auswahl der Variablen wird eine mit der LMT markiert - Beispiel Klasse- und nach Auswahl <Übernahme> (LMT auf die Schaltfläche) in den Text eingefügt. Der folgende Text wird angefügt. Ist der Text vollständig, dann kann diese SMS versendet werden. Ist die Option 'doppelte Empfänger ausfiltern' eingeschaltet, dann wird überprüft, ob der Empfänger schon eine SMS erhalten hat, wenn ja, dann wird keine weitere SMS an diesen Empfänger gesandt. Eine Vorschau der Nachricht [1] wird angezeigt [2], wenn mit der LMT die Schaltfläche <personalisieren> gedrückt wird. Schritt 5 Schritt 6 Ist die Nachricht richtig, dann wird diese mit der LMT auf die Schaltfläche <Senden> versendet. Bei korrektem Verlauf, erscheint folgende Meldung:

6 Bei eingeschalteter Dokumentenschnittstelle siehe SMS versenden Grundlagen ist die Log-Datei und der SMS-Text beim jeweiligen Schüler zu sehen. Hierzu wird mit der LMT auf das Register Dok verzweigt. Nach Auswahl der versendeten SMS wird mit der LMT das Icon angezeigt. ausgewählt der SMS Text wird in einem.txt Text Schritt 7 Im Variablen Teil wird die Telefon-Nr. des Empfängers, und die Log-Datei aufgelistet. Wird mit der LMT das Symbol angewählt, dann erscheint die log-datei. Schritt 8 Anwendung beenden

7 SMS Textvorlagen - speichern und wiederverwenden Schritt 1 bis Schritt Schritt 1 bis Schritt 3 entnehmen Sie bitte der Beschreibung: SMS versenden Einzel-SMS SMS Text verfassen, ggf. Variablen einbinden, oder einen einmal geschriebenen Text über die Lupe zuordnen Schritt 4 Zum Systemstart ist noch kein Text [1] hinterlegt. Aus diesem Grund ist die Auswahl leer. Der Text wird in das Feld bis zu der Stelle eingegeben, an der eine Variable eingefügt werden soll, Der Cursor bleibt an der Stelle stehen und mit der LMT wird aus [2] mit der LMT wird die Schaltfläche <Lupe> ausgewählt, die definierten Variablen erscheinen. Aus der Auswahl der Variablen wird eine mit der LMT markiert - Beispiel Klasse- und nach Auswahl <Übernahme> (LMT auf die Schaltfläche) in den Text eingefügt. Der folgende Text wird angefügt. Schritt 5 Schritt 6 Ist der Text erstellt, dann kann dieser unter einem Namen abgespeichert werden. Beispiel Ausfall Unterricht. Wenn nur ein Vorlagentext erstellt werden soll, dann aktivieren Sie zuvor den Testmodus. Wenn dann eine Vorlage erstellt wurde, dann kann diese gespeichert <senden> werden, ohne dass eine SMS verschickt wird. Anwendung verlassen

8 SMS versenden Grundlagen Sammel SMS Mit Hilfe des SMS-Moduls lassen sich je nach erworbener Ausbaustufe Einzel-SMS sowie Sammel-SMS verfassen und personalisiert (Jede Person wird individuell im Bereich der Kopfzeile (An: ) ausgewiesen) versenden. Es werden bei Sammel s nicht alle Personen, die als Absender definiert wurden, angedruckt. Bei einer Sammel- SMS können folgende Eingaben vorgenommen werden: [1] Name des Absenders der SMS eingeben. Beim Empfänger der SMS wird die SMS unter diesem Namen angezeigt. (Kürzel der Schule etc.) Kann bei jeder SMS modifiziert werden. [2] Im Testmodus wird die Möglichkeit eines korrekten Versandes geprüft. Es wird keine Dokumentenschnittstelle angelegt, keine log-datei geschrieben und es erfolgt auch kein Versand. Dieser Modus kann gut dazu benutzt werden, um einige Muster-SMS-Texte zu verfassen, da mit Senden der Text dann übernommen und für alle anderen zukünftig verfügbar ist. [3a] Bei der Sammel-SMS kann nach den Adresstypen: Schüler ; Erziehungsberechtigte ; Sorgeberechtigte ; Betrieb des Schülers bzw. nach der Adresskategorie eine SMS versendet werden. [3b] Bei der Auswahl der Adresskategorie kann eine Sammel-SMS auf Basis der auszuwählenden Kategorie verschickt werden. [4] Der Eintrag <Suchergebnis> erscheint. Es wird keine Nummer vorgeblendet. [5]Bei Sammel SMS bzw. s notwendig, damit bei Geschwisterkindern, eine SMS bzw. ein nicht mehrmals an den gleichen Empfänger geschickt wird.

9 [6] Wenn auf die Dokumentation verzichtet werden soll nicht zu empfehlen kann diese Option deaktiviert (Haken mit der LMT entfernen) werden. [7] Datum der Wiedervorlage (Erstmaliges Anzeigen der Wiedervorlage) [8] Verantwortlicher für die Wiedervorlage (Auswahl aus den Personen- und Lehrerdaten) [9] Liste der Vorlagen - mit Auswahl aus den bereits unter [11] definierten SMS-Text-Vorlagen. [10] Variablen in SMS Texten integrieren [11] Vorlagen definieren und mit Namen versehen - für die Suche nach bereits erfassten wiederverwendbaren SMS-Texten [9] eingeben. SMS-Text ist erfasst, die SMS kann jetzt versendet [12] werden. [12] Absenden der SMS

10 SMS versenden Testmodus-Sammel-SMS Es kann zu jeder Zeit eine Sammel-SMS an Schülern, Personen (Lehrer, Sekretariat, Hausmeister etc.) oder Betrieben verschickt werden. Die Menge, an denen eine SMS versendet werden soll kann durch jede Art der Filterfunktion bestimmt werden. Folgende Filter stehen zur Verfügung: Filtern über den Sucheinstieg durch Eingabe bestimmter Kriterien (Klasse oder Jahrgangsstufe) Filtern über den Sucheinstieg durch Auswahl eines bestimmten Filters Über die Funktion des Autofilters Über das Kontextmenü im Suchergebnis (Filter definieren und ablegen o Selektion einzelner Schüler (Klickfilter) o Eingabe von Suchkriterien mit mathematischen Operationen Voraussetzung für eine Sammel-SMS ist, dass bei den ausgewählten Adresstypen bei jeder Adresse, an die eine SMS verschickt werden soll, eine Telefonnummer hinterlegt ist. Achtung Die Telefonnummer muss das Format wie im Beispiel haben. Leerzeichen sind erlaubt Beispiel Schritt 1 Das Verfahren wird am Beispiel einer Sammel-SMS an einige Schüler dargestellt. Beispiel: Es sollen die Schüler der Klasse 7a informiert werden, dass heute der Unterricht der 1. Stunde ausfällt. Im Sucheinstieg die Klasse vorgeben und mit der LMT die <Suche starten> Im Suchergebnis das Kontextmenü mit der RMT aufrufen Schritt 2 und mit der LMT die Funktion SMS versenden ausführen.

11 Schritt 3 Zuerst soll getestet werden, ob alle SMS Telefonnummern vorhanden sind Funktion mit der LMT aktivieren Es sollen alle Schüller der Klasse 7a diese SMS bekommen. Schüler mit der LMT aktivieren Eine Vorlage [1] wird aus der Liste [2] (mit der LMT) ausgewählt. Die ausgewählte Vorlage kann nun überarbeitet werden. Der Testversand wird über die Schaltfläche <Testversand> gestartet. Das Protokoll gibt Aufschluss über die Erreichbarkeit der Schüler. Schritt 4 Abb. Ausschnitt aus dem Protokoll Schritt 4 Anwendung beenden

12 SMS versenden Sammel-SMS Es kann zu jeder Zeit eine Sammel-SMS an Schülern, Personen (Lehrer, Sekretariat, Hausmeister etc.) oder Betrieben verschickt werden. Die Menge, an denen eine SMS versendet werden soll kann durch jede Art der Filterfunktion bestimmt werden. Folgende Filter stehen zur Verfügung: Filtern über den Sucheinstieg durch Eingabe bestimmter Kriterien (Klasse oder Jahrgangsstufe) Filtern über den Sucheinstieg durch Auswahl eines bestimmten Filters Über die Funktion des Autofilters Über das Kontextmenü im Suchergebnis (Filter definieren und ablegen o Selektion einzelner Schüler (Klickfilter) o Eingabe von Suchkriterien mit mathematischen Operationen Voraussetzung für eine Sammel-SMS ist, dass bei den ausgewählten Adresstypen bei jeder Adresse, an die eine SMS verschickt werden soll, eine Telefonnummer hinterlegt ist. Achtung Die Telefonnummer muss das Format wie im Beispiel haben. Leerzeichen sind erlaubt Beispiel Schritt 1 Das Verfahren wird am Beispiel einer Sammel-SMS an einige Schüler dargestellt. Beispiel: Es sollen die Schüler der Klasse 7a informiert werden, dass heute der Unterricht der 1. Stunde ausfällt. Im Sucheinstieg die Klasse vorgeben und mit der LMT die <Suche starten> Im Suchergebnis das Kontextmenü mit der RMT aufrufen Schritt 2 und mit der LMT die Funktion SMS versenden ausführen. Schritt 3 Funktion wird nicht aktivieren

13 Schritt 4 Es sollen alle Schüller der Klasse 7a diese SMS bekommen. Schüler mit der LMT aktivieren Schritt 5 Eine Vorlage [1] wird aus der Liste [2] (mit der LMT) ausgewählt. alternativ Es kann an dieser Stelle in das blau unterlegte Feld ein Text hineingeschrieben werden. Schritt 6 Die ausgewählte Vorlage kann nun überarbeitet werden. Schritt 7 Der Versand wird über die Schaltfläche <Senden> gestartet. Das Protokoll gibt Aufschluss über den Versand. Schritt 8 Abb. Ausschnitt aus dem Protokoll

14 Abb. SMS auf dem Handy nach erfolgreichen Versand Wenn die Dokumentenschnittstelle aktiviert ist Schritt 9 Schritt 10 Wurde der Vorgang im Register DOK bei den Schülern dokumentiert. Zum Register Dok. wechseln. Bei eingeschalteter Dokumentenschnittstelle siehe SMS versenden Grundlagen ist die Log-Datei und der SMS-Text beim jeweiligen Schüler zu sehen. Hierzu wird mit der LMT auf das Register Dok verzweigt. Nach Auswahl der versendeten SMS Schritt 11 wird mit der LMT das Icon angezeigt. ausgewählt der SMS Text wird in einem.txt Text Im Variablen Teil wird die Telefon-Nr. des Empfängers, und die Log-Datei aufgelistet.

15 Wird mit der LMT das Symbol angewählt, dann erscheint die log-datei. Schritt 12 Anwendung beenden

16 SMS versenden Sammel-SMS mit Filtern der Doppelten Empfänger Empfänger, die mehrmals vorkommen, sollen nur einmal informiert werden. Hierzu ist die Funktion Doppelte Empfänger ausfiltern einzuschalten. Auf Basis des Filters werden mehrfach vorkommende Rufnummern unterdrückt. Dieses Beispiel basiert auf den im Kapitel SMS versenden Sammel-SMS beschriebenen Vorgang. Schritt 1 bis 7 sind identisch. Das Protokoll gibt Aufschluss über den Versand. Schritt 8 Schritt 9 Abb. Ausschnitt aus dem Protokoll Es wurden nur SMS an die mit der lfd. Nr. 1 und 2 definierten Schüler verschickt. An die anderen Schüler ging keine SMS, da diese die gleiche Tel.-Nr. hatten wie der Schüler mit der Nummer 2. Wenn die Dokumentenschnittstelle aktiviert ist Schritt 10 Wurde der Vorgang im Register DOK bei den Schülern dokumentiert. Zum Register Dok. (mit der LMT das Register auswählen) wechseln. Es wurde auch zu allen Schülern eine Dokumentenschnittstelle angelegt. Bei den zusätzlichen Empfängern kann abgelesen werden, wer alles die SMS empfangen hat. Schritt 11 Schritt 12 wird mit der LMT das Icon ausgewählt der SMS Text wird in einem.txt Text angezeigt. Im Variablen Teil wird die Telefon-Nr. des Empfängers, und die Log-Datei aufgelistet. Wird mit der LMT das Symbol angewählt, dann erscheint die log-datei. Anwendung beenden