Yannick Deiss Oberamt Olten-Gösgen

Transkript

1 Yannick Deiss Oberamt Olten-Gösgen

2 Planungsblatt 3 Kurzbeschrieb des Arbeitsumfeldes 4 / 5 Grafische Darstellung des Prozessplanes 6 / 7 Kurzbericht 8 / 9 Auswertung Lernjournal 10 Vereinbarung und Bewertung 11/ 12 / 13 / 14 Yannick Deiss 2

3 Planung Vereinbarung über das Thema der 1. PE: "Posteingang" Besprechung des Prozessablaufes mit Herr Hürlimann Vorlagen studiert Realisierung Flussdiagramm skizziert, besprochen und erfasst Kurzbeschrieb erstellt Inhaltsverzeichnis gestaltet Kurzbericht aufgesetzt, bereinigt und erfasst Das Team des Oberamtes fotografiert und Kurzbeschrieb gestaltet Kontrolle Kontrolle der Rechtschreibung Sind 4 Lernjournale vorhanden Ist die Darstellung der einzelnen Blätter gut Sind Titelblatt und Inhaltsverzeichnis vorhanden Stimmt der Kurzbericht mit dem Flussdiagramm überein Sind es 8-10 Seiten Ziele Mein Ziel ist es rechtzeitig mit der Prozesseinheit fertig zu werden und etwas individuelles zu erschaffen. Ziel ist es auch, die Unterlagen vom schriftlichen ins mündliche zu transferieren und den Vortrag kurzweilig zu gestalten. Yannick Deiss 3

4 Einleitung Seit dem Sommer 2005 arbeite ich nun erfolgreich beim Oberamt Olten-Gösgen, welches seinen Sitz im Amtshaus in Olten hat. Als Mitbürger des Kantons Solothurn bin ich natürlich stolz darauf, ein Staatsangestellter zu sein. Ich arbeite sehr gerne beim Oberamt Olten- Gösgen, weil die Arbeiten, die ich zu erledigen habe abwechslungsreich sind und ich den Sinn in meinen Tätigkeiten sehe. Kurzbeschrieb von - Dienststelle Als Kurzbeschrieb zu meiner Dienststelle liste ich die Dienstleistungen auf, welches das Oberamt im Dienste des Kantons anbietet: Aufsicht über Wahlen und Abstimmungen Polizeiliche Vollstreckungsmassnahmen Leistungen im Sozial und Vormundschaftsbereich o Alimentenbevorschussung o Aufsicht über die Vormundschaftsbehörden o Beschwerdeeinsatz bei Beschwerden über Beschlüsse der Vormundschaftsbehörden o Fürsorgerische Betreuungsmassnahmen o Pflegekinderaufsicht Schlichtungswesen in Mietfragen Schlichtungswesen in Hundesachen Schlichtungswesen im Bereich Gleichstellung der Geschlechter Einbürgerungsberichte erstellen - Meine Abteilung Im folgenden Abschnitt sind alle Aufgaben meiner Abteilung dargestellt: Diverse Ausweise ausstellen (Grenzkarte, Fischereikarten u.s.w.) Posteingang sowie Postausgang Eintragen in die Geschäftskontrolle Führung der Kasse Erstellung der Dossiers Vorladungen, Vernehmlassungen und Verfügungen - Kunden/ Klienten Beim Oberamt haben wir die verschiedensten Kunden aus den verschiedensten Gebieten der Amtei Olten-Gösgen. Kunden des Oberamtes sind unter anderem: Behinderte Menschen Menschen mit Sozialen Problemen/ Fragen Geschiedene Ehepaare (=> Alimente) Menschen mit Problemen in Sachen Miete/ Vollstreckung Ausländer (Grenzkarte, Einbürgerung) Yannick Deiss 4

5 - Das Team des Oberamtes Olten-Gösgen: Diese Beschreibung gelingt mir am Besten durch ein Organigramm: Hans Hug Dorothé Berger Jörg Hürlimann Ursula Marti Denise Cerpolloni Helene Stampfli Felix Dubs Yannick Deiss Yannick Deiss 5

6 Start 1 Materialvorbereitung 2 Post holen 3 Bankcouvert an Rechnungswesen 4 Darf ich das Couvert öffnen? 5 Postcouvert öffnen 6 Schreiben/Couvert stempeln Yannick Deiss 6

7 7 Sind Akten vorhanden? 8 Fallnummer herausfinden 9 Akten suchen 10 Zuteilen der Post zur entsprechenden Person 11 Eigenkontrolle 12 Kontrolle durch Sachbearbeiterin 13 Übergabe an den Chef Ende Yannick Deiss 7

8 Einleitung Die Post ist immer noch eines der wichtigsten Kommunikationsmittel auf der ganzen Welt. Wir haben bei uns sogar einen Kunden, der regelmässig aus Australien Briefe schreibt. Jedes Unternehmen ist auf einen funktionierenden Posteingang sowie auch auf einen Postausgang angewiesen. Da ich beim Oberamt Olten-Gösgen für die Post zuständig bin, kann ich die einzelnen Teilschritte aus meiner eigenen Sicht umschreiben. Beschrieb der einzelnen Teilschritten 1. Materialvorbereitung Um nach dem Öffnen der Post kein Durcheinander zu bekommen, haben wir für jeden/ jede MitarbeiterIn ein blaues Mäppchen, in welches wir die entsprechende Post hineinlegen und eine Gesamtmappe, worin alle Post an diesem Tag zuerst zum Oberamtvorsteher geht. Diese Sachen sowie auch Brieföffner und Datumstempel lege ich zuerst bereit. 2. Post holen Im Postraum hole ich die Post, welche vom Hauswart den jeweiligen Ämtern zugeteilt wurde. 3. Bankcouvert an Rechnungswesen Täglich bekommen wir am Morgen einen Brief der Bank, der Einzahlungen sowie auch Auszahlungen in Sachen Alimenten betrifft. Den bringe ich als erstes zu Herr Hürlimann. 4. Darf ich das Couvert öffnen? Steht bei der Adresse der Name eines Mitarbeiters/einer Mitarbeiterin, der/die den Brief erhalten soll oberhalb von dem zugehörigen Amt, ist der Brief persönlich und darf nur von dieser Person geöffnet werden. In diesem Fall wird das Couvert gestempelt. 5. Postcouvert öffnen Ist Nummer drei und vier erledigt oder nicht der Fall geht es wie folgt weiter: Das Couvert wird auf drei Seiten (oben, links und rechts) geöffnet. 6. Schreiben/Couvert stempeln Sind die Couverts geöffnet überlege ich mir, wo der Eingangsstempel am Besten erkennbar ist, jedoch niemanden stört. 7. Sind Akten vorhanden? Nach dem öffnen achte ich mich darauf ob zu den Schreiben schon ein Dossier bei uns existiert. Wenn dies nicht der Fall ist, stelle ich das Schreiben einfach der zuständigen Person zu. 8. Fallnummer herausfinden Ist schon etwas vorhanden suche ich mit Hilfe des Computers die Fallnummer heraus. (=>Geschäftskontrolle) Yannick Deiss 8

9 9. Akten suchen Habe ich die Fallnummer und die nötigen Informationen herausgefunden, mache ich mich auf den Weg die bereits vorhandenen Akten zu finden. An drei verschiedenen Orten suche ich nach Name oder Fallnummer. Den Brief hefte ich mit einer Büroklammer an das entsprechende Dossier und lege es in der Postmappe zu oberst hin. 10. Zuteilen der Post zur entsprechenden Person Aus dem Text heraus probiere ich festzustellen um was es sich bei dem Schreiben handelt. Ich sortiere nach Dienstleistungen des Oberamtes Olten-Gösgen. Wenn nicht im Schreiben bereits erwähnt überlege ich mir, wem ich die Post zuteilen muss. 11. Eigenkontrolle Sind alle Briefe (und Pakete) geöffnet und verteilt, kontrolliere ich meine Arbeit noch einmal selbst. Ich gehe die ganze Post noch einmal durch und überlege mir ein zweites Mal ob alles in der richtigen Mappe ist. 12. Kontrolle durch Sachbearbeiterin Nach all diesen Teilschritten überprüft noch eine Sachbearbeiterin die verrichtete Arbeit 13. Übergabe an den Chef Ist alles in Ordnung übergebe ich die Postmappe dem Oberamtvorsteher. Schlusswort Manche werden denken die Post sei nur ein kleiner unwichtiger Teil meiner Arbeit. Wenn man es jedoch im Detail ansieht, wird wohl jeder merken, dass das Gegenteil der Fall ist! Gegen Yannick Deiss 9

10 Auswertungsbogen (Zusammenfassung der Lernjournale) zur Prozesseinheit Nehmen Sie Ihre Lernjournalbogen zu dieser Prozesseinheit zur Hand und vergleichen Sie die entsprechenden Einträge zu den untenstehenden Fragen. Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt tief hoch weil ich sehr schnell vorwärts gekommen bin und meine erzielten Fortschritte mich immer wieder zu neuem angespornt haben. Das Erlernen des Prozesses war für mich schwierig einfach weil ich den Postverkehr seit ca. 4 Monaten täglich und selbständig erledige und so natürlich zu Beginn schon einen guten Einblick hatte. Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin ich unzufrieden sehr zufrieden Da ich beim Oberamt Olten-Gösgen keinen Oberstift habe, konnte ich nur beschränkt Informationen und Tipps einholen, also ist meine Prozesseinheit desto mehr ein Eigenprodukt. Bei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses berücksichtige ich von meinen Erfahrungen nichts alles Meiner Meinung nach ist meine Prozesseinheit keine schlechte Arbeit geworden. Aber ich hoffe, dass mir auf meinem zukünftigen Weg bis zur 2. Prozesseinheit noch weitere Tipps und Tricks vermittelt werden. Yannick Deiss 10