ECM-Radar Einschätzung und Positionierung führender Anbieter für den ECM-Markt in Deutschland, Österreich und der Schweiz

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1 ECM-Radar 2013 Einschätzung und Positionierung führender Anbieter für den ECM-Markt in Deutschland, Österreich und der Schweiz

2 2 Ersteller Pentadoc AG Platz der Einheit Frankfurt am Main Fon +49 (0) Fax +49 (0) info@pentadoc.com Web Maximilian Gantner, Senior Analyst Christoph Tylla, Analyst Angelina Sokolowski, Junior Analyst Pentadoc AG, Frankfurt am Main im November 2013 Diese Studie ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte vorbehalten. Der Nachdruck, auch auszugsweise, und die Wiedergabe als Ganzes oder in Auszügen unter Verwendung elektronischer Systeme ist nur mit schriftlicher Genehmigung des Autors gestattet. Das vorliegende Dokument oder Teile davon dürfen nur für die Zwecke der Projektbearbeitung verwendet und an die relevanten Mitarbeiter verteilt werden. Das Dokument oder Teile davon dürfen weder im Original noch als Kopie an Dritte weitergegeben werden. Copyright Alle in diesem Dokument genannten (eingetragenen) Warenzeichen oder Schutzmarken stehen im Eigentum ihrer jeweiligen Besitzer bzw. Inhaber und werden von der Pentadoc AG anerkannt. Bei der Verwendung von Zitaten und Abbildungen sind diese mit Quellenangaben zu versehen. Gestaltung: Ippolito Fleitz Group, Stuttgart

3 ECM-Radar INHALT 1. Management Summary Vorgehen Marktposition ECM-Performance Bewertungsschema / Grafische Darstellung Der ECM-Markt in DACH ECM-Radar Einschätzung der Software-Hersteller Alfresco d.velop EASY SOFTWARE ELO Digital Office Fabasoft IBM OPENTEXT OPTIMAL SYSTEMS SAPERION SER Danksagung... 21

4 4 1. MANAGEMENT SUMMARY Das ECM-Radar stellt die Positionierung von führenden Software-Herstellern im ECM-Markt nach definierten Kriterien und ermöglicht dadurch eine gute Übersicht für den Lösungsmarkt. Dabei liegt der Fokus auf dem Softwaremarkt für Deutschland, Österreich und der Schweiz, um die speziellen Marktstrukturen berücksichtigen zu können und die erforderliche Marktnähe zu erreichen. Die Gesamteinordnung von Software-Herstellern wird nach verschiedenen bewerteten Kategorien vorgenommen. Diese dabei untersuchten Kategorien sind Kundenzufriedenheit, aktuelle Marktposition, Produktreife und Innovationsfähigkeit. Das ECM-Radar steht für ein neutrales und objektives Verfahren zur Bewertung der Leistungsfähigkeit und der hieraus resultierenden Marktpositionierung von ECM-Herstellern in der DACH-Region. Basis der Darstellung sind die Kreise des Radars. Sie stellen die Marktposition dar. Hierbei werden Markteinsteiger, Herausforderer, Experten und Marktführer unterschieden. Je weiter innen sich ein Softwarehersteller im ECM-Radar positionieren kann, desto besser ist die jeweilige Marktposition in Verbindung mit der allgemeinen Leistungsfähigkeit des Produktportfolios. Die Position eines Anbieters markiert ein Punkt. Diese Punkte unterscheiden sich wiederum in ihrer Größe. Je größer der Punkt, desto höher ist der ECM-Performanceindex, welcher die Perspektiven Produktportfolio, Innovationsfähigkeit, Zukunftsausrichtung und Kundenzufriedenheit berücksichtigt. Marktführende Positionen in der DACH-Region konnten in 2013 den ECM-Herstellern Open Text und mit etwas Rückstand auch IBM zugeordnet werden. Beide Hersteller verfügen über ein Produktportfolio, welches mit einem sehr hohen ECM-Performanceindex bewertet wurde. Vier deutsche ECM-Hersteller (d.velop, ELO, OPTIMAL SYSTEMS, SER) können in dem Bewertungskreis der Experten positioniert werden und weisen teilweise einen geringen Abstand zu den führenden Herstellern auf. In die Kategorie der Herausforderer können die etablierten Hersteller EASY SOFTWARE, Fabasoft und SAPERION eingeordnet werden. Alfresco befindet sich aktuell genau an der Schwelle vom Markteinsteiger zu den Herausforderern und steht vor der Aufgabe seine Marktposition gegenüber den Marktbegleitern zu etablieren. Ein deutlicher Anteil der hohen Positionierung von IBM und Open Text liegt in der Größe der Unternehmen, verbunden mit der damit einhergehenden Marktpräsenz und den Entwicklungsressourcen. Die letztlich erzielte Positionierung der Open Text resultiert in erster Linie aus dem sehr umfangreichen bzw. vollständigen, wenn auch maßgeblich durch Zukäufe geprägten Produktportfolio. d.velop, OPTIMAL SYSTEMS, SER und ELO positionieren sich als durchaus ernst zu nehmende Verfolger, die sich ebenfalls durch ein funktional sehr ausgeprägtes und integriertes Portfolio auszeichnen. Das Pentadoc ECM- Radar erscheint erstmalig für das Jahr 2013 und gibt mit der zukünftig jährlichen Positionierung und Charakterisierung der führenden Hersteller eine gute Hilfestellung für die Orientierung in diesem sehr komplexen Marktumfeld. Dabei wird auch auf die Besonderheiten der untersuchten Produkte eingegangen sowie die Stärken und Schwächen der Anbieter dargestellt. Spannend wird auch die zukünftige Entwicklung des Marktes gesehen. Dazu zählen Veränderungen in der Anbieterlandschaft, neue Hersteller sowie die Entwicklung der bereits im ECM-Radar 2013 betrachteten Unternehmen.

5 ECM-Radar VORGEHEN Das ECM-Radar steht für ein neutrales und objektives Verfahren zur Bewertung der Leistungsfähigkeit und der hieraus resultierenden Marktpositionierung von ECM-Herstellern in der DACH-Region. Bereits in 2012 wurden die in der Bewertung berücksichtigten Unternehmen über das Verfahren und die zu absolvierenden Prüfungsphasen informiert. Berücksichtigt wurden Unternehmen, die als Hersteller einer ECM-Lösung mit den Mindestkomponenten elektronisches Archiv, Workflow-Modul sowie Dokumenten- und Aktenlösung in der DACH-Region tätig sind, eine Mindestanzahl an Kunden in Deutschland, Österreich und der Schweiz vorweisen können, gemäß der Pentadoc Radar Marktübersicht und dem darin ermittelten Marktanteil unter den Top-Unternehmen in der DACH-Region gelistet werden. Die Positionierung eines Herstellers errechnet sich aus der gewichteten Bewertung der nachfolgend aufgeführten Phasen Marktposition und ECM-Performance. 2.1 Marktposition Die Bewertung der Marktposition basiert auf dem Marktanteil sowie auf der Umsatzentwicklung der Hersteller. Als Berechnungskennzahlen galten der letzte zurückliegende Geschäftsjahresumsatz und die Umsatzentwicklung der letzten drei Geschäftsjahre. Die Erhebung dieser Daten erfolgte durch Angaben der Hersteller, die mit den Pentadoc vorliegenden Zahlen abgeglichen wurden. Bei Abweichungen von mehr als 15 Prozent wurde ein Nachweis der getätigten Angaben gefordert. In allen übrigen Fällen wurde ein Mittelwert der vorliegenden Kennzahlen gebildet. Durch Anwendung eines Berechnungsschlüssels wurde die Marktposition prozentual ermittelt und auf Basis dessen grafisch eingeordnet und dargestellt.

6 6 2.2 ECM-Performance Die ECM-Performance ist eine von Pentadoc Radar entwickelte Kennzahl zur Abbildung der Perspektiven Produktportfolio, Innovationsfähigkeit, Zukunftsausrichtung und Kundenzufriedenheit. Ihr liegen die Ergebnisse aus Kundenbefragungen, Kennzahlen aus Herstellerinterviews und die Auswertung eines Kriterienkatalogs zu Grunde. Die Kennzahl der ECM-Performance wird einerseits graphisch durch die Größe des Punktes im ECM-Radar visualisiert, hat aber zu einem bestimmten Teil auch Einfluss auf die allgemeine Positionierung des Herstellers. Zur Bewertung des Produktportfolios wurde jeder Hersteller zur Beantwortung eines umfangreichen Kriterienkatalogs aufgefordert, der sich wie folgt untergliedert: - Erfassung - Dokumentenverwaltung - Workflow - Integration - Architektur - Systemverwaltung und Administration Alle eingereichten Kriterienkataloge wurden sorgfältig durch unser Analysten-Team gesichtet und auf mögliche Missverständnisse und Fehleingaben überprüft. Alle Auffälligkeiten und Rückfragen wurden im direkten Dialog mit den Herstellern abgestimmt und im Zweifelsfall per Nachweisforderung überprüft. Nur einwandfreie Kriterienkataloge wurden zur Bewertung des Produktportfolios zugelassen. Die Bewertung der berücksichtigten Kriterienkataloge erfolgte mittels Punktvergabe und Gewichtungsschlüssel je positivem Kriterium. Zur Ermittlung der Kundenzufriedenheit wurden telefonische Interviews mit Referenzkunden der jeweiligen Hersteller mit Hilfe eines Bewertungskatalogs durchgeführt. Die Innovationsfähigkeit sowie Zukunftsausrichtung wurden anhand von Herstellerantworten bewertet, die in Interviewphasen mit dem Management und Produktmanagement eingebracht und beantwortet wurden. Grundsätzlich wurden alle Bewertungsphasen je Hersteller von mindestens zwei unabhängig bewertenden Analysten begleitet. Eine objektive und produktunabhängige Bewertung hatte zu jedem Zeitpunkt oberste Priorität.

7 ECM-Radar BEWERTUNGSSCHEMA / GRAFISCHE DARSTELLUNG Basis des ECM-Radars stellen die Radar-Kreise dar. Hierauf befinden sich an genau definierten Positionen die unterschiedlichen ECM-Hersteller. Die Marktposition eines ECM-Anbieters wird unterschieden nach Markteinsteiger, Herausforderer, Experten und Marktführer. Die einzelnen Stufen sind als Ringe des ECM-Radars dargestellt und steigern sich von außen nach innen. Jedem getesteten ECM-Anbieter wird ein Punkt auf dem ECM-Radar zugewiesen. Diese Punkte variieren in ihrer Größe. Die unterschiedlichen Punktgrößen visualisieren die ECM-Performance eines Anbieters. Die Skalierung dieser wird in vier Stufen unterschieden, wobei die ECM-Performance einer ECM-Lösung mit der Punktgröße steigt.

8 8 4. DER ECM-MARKT IN DACH Die Entwicklung des ECM-Marktes in Deutschland, Österreich und der Schweiz war in der Vergangenheit vor allem von Wachstums- und Entwicklungsprognosen geprägt, die rein zahlenmäßig in der Regel deutlich unterschritten und verfehlt wurden. Daher muss auch für 2013 eingeräumt werden, dass die vor Monaten getroffenen Prognosen führender Analystenhäuser, darunter auch Pentadoc Radar, teilweise verfehlt wurden. Zwar stehen die ECM-Märkte in der DACH- Region in keiner direkten Beziehung mit verschiedenen wirtschaftlichen Konflikten, jedoch sind konjunkturelle Auswirkungen und die damit verbundene Investitionsbereitschaft vieler inländischer Unternehmen indirekt an die Folgen der internationalen Entwicklungen gekoppelt. Bei der Begründung der Grundproblematik sollte jedoch keineswegs versäumt werden, die dennoch sehr positive Entwicklung der Branche zu betonen. Trotz der nach unten korrigierten Wachstumsprognosen schließt der Markt in der DACH-Region voraussichtlich mit einem Wachstum von 5,5 6,2 Prozent im Vergleich zum Vorjahr und liegt damit erneut deutlich über den Ergebnissen des allgemeinen IT-Marktes. Als wesentlicher Grund für diese positive Entwicklung gilt die zunehmend starke Prozessintegration von ECM-Komponenten. Mit steigendem Verständnis für modernes Informationsmanagement steigt auch die Nähe zur eigentlichen Wertschöpfungskette der Unternehmen, was wiederum die Investitionsbereitschaft sowie die Notwendigkeit positiv beeinflusst. Zusammengefasst ergeben sich aktuell folgende Hauptfaktoren für den Einsatz einer ECM-Lösung: Reduktion von Archivflächen Besonders im typischen Dokumentenmanagement suchen viele Unternehmen einen Weg zur Ablösung großer Papierarchive. Durch die digitale Vorhaltung notwendiger Dokumente können somit besonders Raum- und Sachkosten eingespart werden. In vielen Fällen ergibt sich auch zwanghaft ein Bedarf, wenn die räumlichen Gegebenheiten nicht mehr den steigenden Platzanforderungen entsprechen. Einsparung von Arbeitszeiten Die elektronische und metadatengestützte Ablage von Dokumenten bietet vielen Unternehmen eine deutlich schnellere Auffindbarkeit von Dokumenten. Die hiermit verbundene Minimierung von Recherchezeiten bietet erhebliche Einsparpotenziale durch die Reduktion von Arbeitsaufwänden. Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben Für physikalische wie auch elektronische Geschäftsdokumente gelten verbindliche Richtlinien und Gesetzte, die es von Unternehmen zu befolgen gilt. Die über den gesamten Lebenszyklus mögliche elektronische Dokumentverwaltung ermöglicht eine rechtskonforme und sichere Dokumentenhaltung. Anforderungen der Wiederauffindbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Dokumenten kann teilweise leichter und besser entsprochen werden, als in physikalischer Form. Optimierung von Geschäftsprozessen / Prozesseffizienz Zu den Grundfunktionen moderner DMS- bzw. ECM-Systeme gehören in der Regel integrierte Workflow-Module. Diese ermöglichen die Automatisierung vieler Dokumenten- und damit verbundenen Geschäftsprozessen. Hierdurch ergeben sich in der Regel schnellere Durchlaufzeiten und verbesserte Dokumentationsmöglichkeiten. In den Stufen von reinen Prozessautomationen bis hin zu einem wirklichen Business Process Management (BPM) ergeben sich deutliche Potenziale der Geschäftsprozessoptimierung. Insbesondere die Anwenderunternehmen beschäftigen sich derzeit intensiv mit verschiedenen Fragestellungen, vor allem in den Bereichen Prozesseffizienz und Bereitstellung der dafür notwendigen Informationen, kurz zusammengefasst mit Informationslogistik. In diesem Zusammenhang spielen auch die Themen Multikanalmanagement sowie Collaboration und Wissensmanagement eine zunehmend wichtigere Rolle.

9 ECM-Radar Aus der Summe dieser maßgeblichen Faktoren eines modernen Informationsmanagements ergeben sich die positiven Treiber für ECM in der DACH-Region. Unternehmen profitieren sowohl in gesetzlichen wie auch wirtschaftlichen Faktoren vom Einsatz moderner Systeme. Im Rahmen der aktuellen Geschäftsprozessoptimierung ist ein anhaltendes Wachstum der Nachfrage zu erwarten. Aus der aktuellen Nachfrage und den vom Markt getriebenen Produktweiterentwicklungen ergeben sich aktuell folgende Entwicklungen, die als Trends der Branche gewertet werden können: Cloud-Lösungen Die zentrale und standardisierte Bereitstellung von ECM-Funktionen befindet sich weiterhin in den Kinderschuhen. Eine weitläufige Verbreitung liegt trotz der bereits mehrjährigen Vermarktung in weiter Ferne. Dennoch zeichnet sich ab, dass bestimmte ECM-Bereiche für den Betrieb in einer Cloud prädestiniert sind. Auch wenn somit die flächendeckende und vollständige Auslagerung des Informationsmanagements in die Cloud als unwahrscheinlich erscheint, wird in bestimmten Bereichen kein Weg mehr an der Cloud vorbei führen. Mobile Lösungen Noch vor 3-4 Jahren wurden die ersten ECM-Apps selbst von den zuständigen Herstellern mehr als Marketing-Aktion, denn als ernstzunehmende Geschäftslösung angesehen. Umso ernster ist bis heute die stets steigende Nachfrage zu verstehen. Die Anforderungen an eine steigende Mobilität machen auch im Wirtschaftsalltag keinen Halt. Dadurch gewinnen mobile Lösungen immer mehr an Bedeutung. Die starke Nachfrage spiegelt sich in einem immer stärkeren Produktportfolio der Hersteller wieder. Heutige Mobilanwendungen bieten in Verbindung mit immer effizienteren Endgeräten ernstzunehmende Alternativen zum klassischen Büroarbeitsplatz. Social Collaboration Der Erfolg von Facebook und Co. im privaten Umfeld ist nicht zu leugnen. Was in vieler Hinsicht ein neues Zeitalter des Austauschs und des Zusammenkommens gebracht hat, führt auch unweigerlich zum Umdenken im Geschäftsumfeld. Viele Tools des Web 2.0 bieten auch sinnvolle Ansätze der Informationsverarbeitung und vor allem teilung im Geschäftsumfeld. Der Einsatz von Social-Tools in Unternehmen wird besonders durch eine noch nachkommende Generation getrieben werden. Schon heute sind sich Experten über die enormen Potenziale entsprechender Technologien einig. Zentrale Portallösungen Bereits seit mehreren Jahren ist ein klarer Drang zum Single Point of information erkennbar. Idealerweise stehen einem Mitarbeiter alle relevanten Informationen in einer zentralen Portalanwendung zur Verfügung. Einen maßgeblichen Einfluss, auch wenn an dieser Stelle kein Produkt präferiert werden soll, hat die starke Marktpositionierung des SharePoint von Microsoft gehabt. Auch unabhängig von einem Produkt wird deutlich, dass zentralen Anwendungen zum ganzheitlichen Informationsmanagement die Zukunft gehört. Enterprise Search Eine steigende Informationsflut begegnet Unternehmen mit unterschiedlichsten Kanälen und Medien. Trotz des Bewusstseins dieser Problematik gilt es als ausgeschlossen, dass das stets steigende Informations- und Datenvolumen in absehbarer Zeit sinken wird. Somit gilt es neue Wege der Informationserschließung zu bestreiten. Eine vielversprechende und zukunftsträchtige Entwicklung liegt im Bereich der Enterprise Search, bei der unterschiedlichste Quellen und Medientypen zur Recherche von geschäftsrelevanten Informationen herangezogen werden können.

10 10 5. ECM-RADAR 2013 Abbildung: Ergebnis Pentadoc ECM-Radar 2013

11 ECM-Radar EINSCHÄTZUNG DER SOFTWARE-HERSTELLER 6.1 Alfresco Alfresco ist ein international agierender Anbieter einer ECM-Plattform, der sein Lösungsportfolio grundsätzlich am Open- Source-Konzept orientiert. Dabei werden zwei Lösungsbereiche der ECM-Plattform unterschieden: die kostenfreie Community Version mit eingeschränkter Funktionalität, die frei zugänglich ist und über ein großes Entwicklernetzwerk verfügt. Daneben steht mit der kostenpflichtigen Enterprise-Variante eine Produktlinie zur Verfügung, die für den produktiven Unternehmenseinsatz erforderlichen Support und entsprechende Qualitätssicherung bietet. Die Lösungen von Alfresco basieren auf Web-Technologien und sind sowohl als Cloud-Service als auch in Form der on-premise Variante verfügbar. Alfresco verfolgt mit seinem Produktportfolio eine Plattformstrategie, über die sich unterschiedlichste ECM- Lösungen durch Module oder Neuentwicklungen realisieren lassen. Dabei schöpft der Anbieter auch aus einem enormen Entwicklerpool im Rahmen der Community-Edition, sowie aus einer hohen Anzahl an Installationen weltweit und verfügt damit über einen im ECM-Markt einzigartigen Erfahrungsaustausch mit Entwicklern von Lösungen und Technologiekomponenten. Daraus ergibt sich jedoch eine teilweise hohe technische Komplexität des Produkts, was von der grundsätzlich zufriedenen Kundenbasis auch als Kritikpunkt geäußert wird. Hervorzuheben ist die angesprochene strategische Ausrichtung des Herstellers sowie die Flexibilität und Offenheit, die das Produkt bzw. die Plattform ermöglicht, insbesondere auch in sehr großen Installationen mit den entsprechenden Anforderungen an die Skalierbarkeit der Software. Insbesondere im Bereich von mobilen Lösungen und vorkonfigurierten Cloud-Angeboten ist die Leistungsfähigkeit von Alfresco als hoch einzustufen und ermöglicht Kunden über das Angebot an Software-Services einen schnellen und leichten Einstieg in das Thema ECM mit allen Möglichkeiten diese auszubauen und auch mit on-premise Installationen im hybriden Modell zu verbinden. Alfresco setzt durchgängig auf etablierte Standards im Informationsmanagement, was sich auch in der funktionalen Ausgestaltung der Produkte, beispielsweise der tiefen Integration in verschiedene Drittsysteme (z.b. Microsoft Office, Salesforce etc.), deutlich zeigt. Betrachtet man die Leistungsfähigkeit des Produktportfolios auf funktionaler Ebene und stellt diese in den Vergleich mit anderen ECM-Suiten, so kann man feststellen, dass der durchschnittliche Funktionsumfang von Alfresco etwas hinter dem des Wettbewerbs liegt, was aber mit der zugrunde liegenden Philosophie des Anbieters (Plattform- und Portalgedanke) erklärbar ist. Der Faktor Open Source, der bei genauerer Betrachtung im Unternehmenseinsatz eher als Commercial Open Source bezeichnet werden kann, stellt heutzutage keinen einschlägigen Mehrwert dar und wird von Kunden auch nicht mehr so stark wahrgenommen, vor allem da auch die Komplexität in den Projekten ein hohes Maß an technischer und spezifischer Kompetenz erforderlich macht. Alfresco hat im deutschsprachigen Markt noch nicht die Position, die das Unternehmen in anderen weltweiten Märkten bereits erlangen konnte, weswegen der Anbieter sich auch durch Zukäufe und strategische Partnerschaften einen besseren Zugang zum Markt erhofft, was in diesem umkämpften Markt eine langfristige und aufwandsintensive Herausforderung darstellt. Im deutschen Markt investiert Alfresco derzeit deutlich, um an die Position anzuschließen, die das Unternehmen in anderen weltweiten Märkten bereits einnimmt. Dies wird beispielsweise durch die Übernahme der WeWebU AG in diesem Jahr unterstrichen. Hinsichtlich der weiteren Entwicklung von Alfresco im DACH-Markt bleibt abzuwarten, ob es Alfresco gelingen wird, mehr Marktanteile für sich zu gewinnen. In der modernen Ausrichtung und der technologischen Offenheit, gepaart mit innovativen Ansätzen, verbirgt sich ein enormes Potenzial, das es zu heben gilt. Für den DACH-Markt betrachtet, ist Alfresco dabei die Schwelle vom Markteinsteiger zum Herausforderer zu überschreiten. Der Hersteller muss zukünftig seine Chance nutzen und weiterhin mit Innovationen und fertigen Lösungen überzeugen.

12 d.velop Die d.velop AG mit Sitz in Gescher ist ein im deutschsprachigen Markt etablierter Hersteller. Mit d.3 bietet d.velop eine umfangreiche ECM-Suite, die bis auf den Bereich Output Management alle Bereiche des Enterprise Content Managements abdeckt. Ergänzt werden die Grundmodule durch angebotene Lösungspakete unter anderem für die Bereiche Vertragsmanagement, Personalwesen und Qualitätsmanagement. Darüber hinaus bietet der Hersteller in seiner zweiten Produktlinie mit ecspand ein System an mit dem Microsoft SharePoint zu einer vollständigen ECM-Lösung erweitert werden kann. Auch für ecspand werden SharePoint-basierte Lösungen angeboten, wie etwa Rechnungs- und Posteingang sowie Qualitätsmanagement. Mit der Produktlinie FOXDOX betritt d.velop den Markt für cloudbasiertes ECM. Das primäre Kundensegment des Herstellers liegt bei mittleren bis großen Unternehmen. Die durchweg hohe Kundenzufriedenheit mit dem Anbieter konnte im Gespräch mit den Kunden bestätigt werden. Kritisch sehen die Kunden vereinzelt die Systemarchitektur, was jedoch stark von der eingesetzten Version abhängig ist. Als sehr positiv sehen die Kunden der d.velop AG insbesondere das gute Preis- /Leistungsverhältnis und die Kundennähe des Herstellers. Zusammenfassend verfügt d.velop über eine große und repräsentative Kundenbasis im deutschsprachigen Markt. Das Produktportfolio der d.velop AG kann in drei Produktlinien unterteilt werden. Dabei bietet die klassische ECM- Plattform d.3 funktional sehr ausgereifte Module und Lösungen für die jeweiligen Teilbereiche des ECM, wie Archivierung, Dokumentenmanagement und Prozessmanagement. Mit der Produktlinie ecspand hat d.velop eine Produktfamilie kreiert, welche auf Basis von SharePoint die Lücken aus ECM-Sicht im Microsoft-Produkt schließt und umfangreiche ECM-Lösungen ermöglicht. Als jüngstes Mitglied der Produktfamilie fokussiert FOXDOX als cloudbasierte Lösung hauptsächlich das einfache und flexible Austauschen von Dokumenten und Informationen. Sehr positiv ist die in den letzten Jahren durch d.velop verfolgte Strategie zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit und Ergonomie zu bewerten, die in vielen Produkten und Oberflächen sichtbar ist und auch durch Kunden sehr positiv bewertet wird. Grundsätzlich präsentieren sich die Produkte von d.velop technisch und funktional als sehr leistungsfähig. Der Hersteller verfügt über ein breites Lösungsangebot, welches zunehmend weiter ausgebaut und bei Kunden etabliert wird. d.velop überzeugt immer wieder mit neuen Ansätzen und zählt in diesem Bereich zu den aktiven Herstellern im deutschsprachigen Markt, was auch durch die Lösung FOXDOX unter Beweis gestellt werden konnte. Im Bereich der Marktwahrnehmung konnte sich d.velop in den letzten Jahren erheblich verbessern, liegt jedoch teilweise noch hinter der eigentlichen Leistungsfähigkeit und bietet weitere Verbesserungsmöglichkeiten. Die angesprochenen Entwicklungen im Bereich der Usability sind bisher noch nicht durchgängig über alle Produkte und Oberflächen umgesetzt. Grundsätzlich besteht mit der Vielzahl der Produkte sowie in der Adressierung mehrerer Marktsegmente mit drei unterschiedlichen Produktlinien für d.velop die Herausforderung, die verschiedenen Bereiche mit der dafür notwendigen Fokussierung zu verfolgen und dies auch in der Produktentwicklung konsequent umzusetzen. Die d.velop AG wird im ECM-Markt als Experte charakterisiert und teilt sich damit diese Einordnung vornehmlich mit anderen deutschen Anbietern. Unter diesen setzte sich d.velop deutlich von der Gruppe der Herausforderer ab, was unter anderem auch mit der Außendarstellung und der Innovationsfähigkeit des Unternehmens begründet werden kann.

13 ECM-Radar EASY SOFTWARE Die EASY SOFTWARE AG aus Mülheim an der Ruhr entwickelte sich vom klassischen Archivanbieter sukzessive zu einem Hersteller eines modularen und umfangreichen ECM-Systems. Dabei verfügt EASY SOFTWARE über zwei Produktlinien, welche einerseits auf mittelständische Unternehmen und andererseits auf Großunternehmen ausgerichtet sind. Basierend auf diesen Produktlinien stehen den Kunden verschiedene vorkonfigurierte Lösungen, wie beispielsweise Vertragsmanagement oder digitale Personalakten, zur Verfügung. Gemessen an Marktanteil und Umsatzentwicklung nimmt die EASY SOFTWARE AG eine im DACH-Markt etablierte, aber nicht marktführende Position ein. Jedoch verfügt die EASY SOFTWARE AG über eine breite Basis an Bestandskunden und über eine für den deutschsprachigen Markt sehr hohe Anzahl an bestehenden Installationen. Dabei fällt vor allem auf, dass neben den zahlreichen Archivinstallationen auch ein Großteil der Kunden mit den Produkten verschiedene individuelle Prozesslösungen realisiert haben. Dabei charakterisieren die Kunden der EASY SOFTWARE AG das Unternehmen als soliden Technologielieferanten mit der Fähigkeit komplexe Projekte entsprechend den Anforderungen durchzuführen. EASY SOFTWARE setzt auch bei der Projektrealisierung auf ein bestehendes Partnernetzwerk, welches kontinuierlich weiter ausgebaut werden soll. Darüber hinaus wird strategisch auch eine Verstärkung der Präsenz und Sichtbarkeit im Direktvertrieb angestrebt. EASY SOFTWARE ist im Bereich des ECM als solider und umfassender Hersteller einzuschätzen, der insbesondere die Bereiche Archivierung, Dokumentenmanagement und Workflow gut abdeckt und in einigen Themengebieten, wie der Integration in SAP, über eine tiefe Expertise verfügt. Hervorzuheben ist die Workflowkomponente, die in der Handhabung durch anwenderfreundliche Oberflächen geprägt ist und auch in der Administration sowie in den Möglichkeiten des Reportings eine breite Funktionsvielfalt beinhaltet. Im Bereich der Oberflächen und Usability ist eine deutlich positive Entwicklung festzustellen, da die Oberflächen in einem eigenständigen, strukturierten und durchgängigem GUI-Design erscheinen, das sich auch in den unterschiedlichen Clients nahezu durchgängig fortsetzt und dem Anwender verschiedene Möglichkeiten und Sichten auf Informationen ermöglicht. Der Anbieter EASY SOFTWARE verfügt über ein gewachsenes und stabiles Produktportfolio, welches jedoch für die Zukunft noch weiteres Entwicklungspotenzial aufweist, das unter anderem im Ausbau weiterer Lösungen und der damit einhergehenden zunehmenden Prozessorientierung liegt. Auch was die Investitionen in verschiedene Trendthemen des Informationsmanagements angeht, ist EASY diesen gegenüber eher zögerlich eingestellt und verhält sich im Vergleich zu anderen Marktteilnehmern abwartend. Die Aufgabe von EASY SOFTWARE ein umfassendes und qualitativ hochwertiges Partnernetzwerk zu pflegen bzw. auszubauen, sowie die Entwicklung und Vermarktung von zwei eigenständigen Produktlinie erfordern neben den dafür benötigten Ressourcen auch eine gute strategische Ausrichtung des Unternehmen, was für die Zukunft eine entscheidende Herausforderung darstellt. Die EASY SOFTWARE AG ist im ECM-Radar 2013 als Herausforderer im ECM-Markt der DACH-Region eingestuft und verfügt über eine gefestigte Marktposition. Dabei hat der Hersteller im Vergleich zu anderen Anbietern eine ausgeprägte Entwicklungstendenz in Richtung der Gruppe der Experten. Dies erfordert weitere Entwicklungen vowiegend im Produktbereich sowie einen Ausbau der Sichtbarkeit und der Wahrnehmung des Unternehmens am Markt besonders in den adressierten Themenbereichen und Zielgruppen.

14 ELO Digital Office ELO Digital Office mit Sitz in Stuttgart bietet mit der ELO ECM-Suite eine Komplettlösung für Enterprise Content Management an. Ergänzt wird das Produkt um verschiedene Lösungsangebote, welche unter anderem die Bereiche Vertragsmanagement, digitale Akten oder Rechnungseingangsbearbeitung abdecken. ELO verfolgt mit seinen Produkten eine Multi-Client-Strategie und adressiert Unternehmen aller Größenklassen. ELO verfügt über drei Produktlinien (ELOoffice, ELOprofessional und ELOenterprise), die jeweils auf unterschiedliche Unternehmensgrößen ausgerichtet sind. Dementsprechend verfügt ELO auch über eine sehr breite Kundenbasis verschiedener Größen, welche dem Hersteller eine hohe Kundenzufriedenheit bescheinigen. ELO vertreibt die Produkte hauptsächlich indirekt über ein großes Netz an ELO Business Partnern. Größere Kunden werden von ELO direkt betreut und unterstützt. ELO hat sich in den vergangenen Jahren durch konsequente Weiterentwicklungen der Produkte eine gefestigte Position im deutschsprachigen ECM-Markt erarbeitet. Hierbei konnte der Hersteller den Bekanntheitsgrad der Marke ELO kontinuierlich steigern und dies insbesondere im Großkundensegment mit erolgtreichen Projektumsetzungen unter Beweis stellen. Die verschiedenen Oberflächen des Produkts orientieren sich am Microsoft Ribbon Design, sind klar strukturiert und entsprechend den Anforderungen an ein modernes User Interface ausgerichtet. Insgesamt verfügt ELO mit seinen Produkten über ein ausgereiftes Produktportfolio insbesondere in den klassischen Bereichen des ECM und erweitert das Leistungsspektrum darüber hinaus mit Modulen wie beispielsweise die Integrationslösung Business Logic Providers, die Anbindung an Microsoft SharePoint oder mobilen Applikationen. Dem Anbieter ELO haftet in Teilen noch das Image eines klassischen Archivsystems an, wobei die tatsächliche Leistungsfähigkeit des ELO-Portfolios weit darüber hinaus geht und ELO im Bereich der Markwahrnehmung über weiteres Entwicklungspotenzial verfügt. Neben den klassischen Funktionen im ECM-Bereich orientiert sich ELO hinsichtlich der Verankerung aktueller Trendthemen im Produkt eher zurückhaltend und mehr an den aktuellen Kundenanforderungen, was für die Entwicklung weiterer Lösungen noch einige Ansatzpunkte bietet. Die indirekten Vertriebsstrukturen stellen ELO vor die Herausforderung die Qualität und den Wissensstand der Partnerunternehmen kontinuierlich hoch zu halten, was mit hohem Aufwand und entsprechenden Investitionen in das Partnernetzwerk verbunden ist. Betrachtet man den Weg, den ELO in den vergangenen Jahren gegangen ist und legt man die Roadmap des Anbieters zu Grunde, so zeichnet sich ein klares Bild ab mit dem das Softwarehaus auch zukünftig gut aufgestellt ist. ELO Digital Office kann mit der Entwicklungsleistung der Vergangenheit als Anbieter im ECM-Markt in DACH als Experte positioniert werden. Es bleibt daher spannend, ob die strategische Ausrichtung von ELO eine weitere erfolgreiche Entwicklung und somit auch eine deutlichere Abgrenzung zu Herausforderern am Markt mit sich bringen wird. Die vom Hersteller vorgestellte Roadmap verspricht jedoch einige sehr innovative und an aktuellen Trends orientierte Weiterentwicklungen.

15 ECM-Radar Fabasoft Fabasoft ist ein ECM-Anbieter mit Hauptsitz in Linz in Österreich, der sich besonders in der öffentlichen Verwaltung bereits als zuverlässige Lösungsanbieter etablieren konnte. Neben Österreich gelten vor allem Deutschland und die Schweiz als Kernmärkte des Unternehmens. Vertreten ist der Hersteller zudem in England und den USA. Fabasoft agiert weitestgehend über eigene Vertriebsmitarbeiter. Fabasoft positioniert sich am Markt mit zwei Hauptprodukten. Neben der ECM-Suite Fabasoft Folio ist die korrespondierende Cloud-Lösung Fabasoft Cloud in verschiedenen Varianten erhältlich. Während die ursprüngliche onpremise Lösung Folio in unterschiedlichen Branchenversionen, beispielsweise egov-suite für die öffentliche Verwaltung, verfügbar ist, lässt sich die Cloud-Lösung mittels Apps um unterschiedliche Funktionen, beispielsweise der Aktenverwaltung, CRM, Projektmanagement etc. ergänzen. Somit lassen sich beide Produkte modular erweitern und decken weite Teile des Enterprise Content Managements ab. Fabasoft verfügt über eine hohe Kompetenz in individuellen Projekten und zeichnet sich besonders dadurch aus, sehr komplexe Kundenanforderungen mit den eigenen Produkten in Projekten umzusetzen und konnte dies vor allem in speziellen Branchenlösungen unter Beweis stellen. Durch die frühe, konsequente Fokussierung des Geschäfts mit Cloud Services hat sich Fabasoft im Markt für Dokumentenmanagement als führender Anbieter in DACH in diesem Segment entwickelt und verfügt eine hohe Expertise. Hervorzuheben ist auch die technische Leistungsfähigkeit der Produkte des Herstellers, der neben den Lösungen für Dokumentenverwaltung unter anderem mit der Enterprise Search Engine Mindbreeze ein weiteres breites Feld im Informationsmanagement adressiert. Durch die konsequente Fokussierung auf Web-Technologie und die Historie des Anbieters vor allem im öffentlichen Sektor, weisen die ECM-Produkte einige spezielle Merkmale im Bedienkonzept auf, die nicht zwingend zur Benutzerfreundlichkeit bzw. Ergonomie der Lösung beitragen. Mit der neuen Version der Fabasoft Cloud im Oktober 2013 hat Fabasoft einen wesentlichen Schritt zu einer intuitiveren und eleganteren Benutzeroberfläche auf Basis von HTML5 gesetzt. Die Ausdehnung der Geschäftsbereiche vom klassischen Anbieter mit starkem Fokus auf den öffentlichen Sektor zu einem cloudbasierten Anbieter von Lösungen in verschiedenen Bereichen des Informationsmanagements, stellt Fabasoft organisatorisch vor spannende Herausforderungen, insbesondere durch die unterschiedlichen Möglichkeiten Applikationen anzubieten und Lizenzmodelle dafür zu entwickeln. Gerade Geschäftsmodelle im Bereich Software as a Service bedürfen hoher Sicherheitsanforderungen, denen die Lösung von Fabasoft entspricht, und Vertrauen durch den Kunden, was insbesondere im DACH-Markt den Absatz von Produkten in diesem Bereich deutlich erschwert und ein teilweise nicht immer zu kalkulierendes Risiko für einen Software-Anbieter darstellt. Fabasoft kann im deutschsprachigen Markt den Herausforderern zugeordnet werden. Innovative Produktansätze im Cloud-Umfeld sowie eine solide Produktbasis im on-premise Segment bieten enorme Potenziale zur Weiterentwicklung in den Bereich der Experten. Aktuell bedarf es hierzu jedoch einer höheren Nachfrage nach Cloud Lösungen und einer branchenübergreifenderen Positionierung der Folio-Lösung. Es bleibt spannend wie sich die Weiterentwicklung von Fabasoft insbesondere in den jungen Marktsegmenten zukünftig entwickeln wird.

16 IBM IBM zählt zu den größten internationalen ECM-Herstellern und führenden Anbietern der Branche. Das Portfolio des Herstellers umfasst alle Bereiche des Enterprise Content Management. Dabei wurde das Produktangebot in den vergangenen Jahren besonders durch verschiedene Zukäufe komplettiert. Hervorzuheben ist unter anderem die Übernahme von FileNet vor einigen Jahren, wodurch IBM unter anderem auch im deutschsprachigen Markt die Kundenbasis deutlich erweitern konnte. Das Unternehmen IBM verfügt als weltweit agierender Software-Generalist über ein umfangreiches und komplettes ECM- Produktportfolio und bietet Lösungen in verschiedenen Bereichen und Branchenfokussierungen an. IBM verfügt im deutschsprachigen Markt über eine etablierte und dominante Position mit einem Kundenkreis, der sich hauptsächlich aus großen Unternehmen zusammensetzt. IBM Kunden schätzen vor allem die Sicherheit eines großen, internationalen Software-Unternehmens sowie die Möglichkeit große, komplexe Projekte umsetzen zu können, wobei auch die Nachteile von konzernweiten Entscheidungs- und Kommunikationswegen teilweise negativ erscheinen. Die Produktpalette von IBM im ECM-Segment ist umfassend, leistungsstark und verfügt über ein breites technisches, funktionales und branchenspezifisches Know-how, welches durch umfangreiche, weltweit verfügbare Ressourcen im Bereich Forschung & Entwicklung kontinuierlich ausgebaut wird. Durch das breite Angebot an Produkten und Lösungen von IBM im ECM-Bereich, insbesondere durch die Verbindung zu anderen Sparten innerhalb der IBM Software Group, ist IBM in der Lage Trends zu setzen und diese auch in Form von Produkten im Markt zu platzieren, wie beispielweise im Bereich der Analyse von unstrukturierten Daten (Content Analytics). Darüber hinaus hat IBM insbesondere in die Zusammenführung von Produkten investiert und unterstreicht dies ebenfalls mit der fortschreitenden Reduktion der Komplexität in den verschiedenen Produkten und Lösungen, die prozessorientiert und nutzengetrieben in den Markt gebracht werden. Insbesondere in der erneuten direkten Adressierung des deutschsprachigen Marktes hat IBM durch organisatorische Maßnahmen eine deutlich klarere Fokussierung der DACH-Region umsetzen können, um somit eine Verbesserung in der Kundenbetreuung und -ansprache zu erreichen. Trotz der Unternehmensgröße und Ressourcen kämpft IBM kontinuierlich mit der Herausforderung die Integration der unterschiedlichen, oftmals auch zugekauften Produktkomponenten, voran zu treiben und eine Harmonisierung der Produkte bzw. der zahlreichen Produktlinien herbeizuführen. Bezogen auf die Kundenansprache im DACH-Markt fällt es IBM schwer, den Endkunden im ECM-Segment die robuste und leistungsstarke Technologie zu vermitteln, vor allem da die Produktvielfalt sowie die oftmals sehr technisch und teilweise immer noch zu wenig lösungsorientierte Kommunikation nicht den Erwartungen der Kunden entspricht. Hier hat IBM insbesondere im deutschsprachigen Mittelstand Probleme Fuß zu fassen und sich gegen lokal etablierte Marktteilnehmer zu behaupten. IBM kann als internationaler Hersteller im DACH-Markt und Experte mit deutlichem Bezug zur Marktführerschaft positioniert werden. Jedoch ergibt sich für den IBM-Konzern trotz der starken Marktpräsenz die Herausforderung wirklich nah an den Markt zu kommen und auf die besonderen Ansprüche der deutschsprachigen Märkte einzugehen. Dies kann nur durch einen konsequenten Ausbau der Lösungen und durch die Zusammenführung der Produkte erfolgen, damit die Leistungsfähigkeit der IBM Technologie und die darin enthaltene Innovation besser im DACH-Markt ankommt.

17 ECM-Radar OpenText OpenText ist ein international agierender Software-Hersteller im ECM-Umfeld mit mehreren Niederlassungen im DACH- Markt. Der Hauptsitz für Deutschland ist in München angesiedelt. OpenText bietet mit der OpenText ECM-Suite ein sehr umfassendes ECM-Produktportfolio an. Dabei werden Produkte und Module in nahezu allen Teilbereichen des ECM angeboten, wie unter anderem in den Segmenten Input Management, Output Management, Archivierung, Dokumentenmanagement und Workflow. Das Unternehmen OpenText verfügt im deutschsprachigen Markt über eine marktführende und gefestigte Position. Dazu gehört neben dem breiten Portfolio und den umfangreichen, internationalen Entwicklungsteams auch eine solide und umfangreiche Kundenbasis, die insbesondere Themen wie die tiefe Integration der OpenText Produkte in Standardsoftware wie z.b. SAP als sehr positiv erachtet. OpenText adressiert mit seinem Portfolio mittlere und schwerpunktmäßig große Organisationen, die auch auf die Möglichkeiten eines internationalen Anbieters zurückgreifen, insbesondere aufgrund der Mehrsprachigkeit der Software und hinsichtlich der Betreuung in unterschiedlichen Ländern entsprechend der jeweils spezifischen Gegebenheiten. OpenText kann in den verschiedenen ECM-Segmenten als Hersteller mit sehr hohem technischem und funktionalem Know-how charakterisiert werden, dessen Produkte als sehr leistungsfähig einzuschätzen sind. Gerade in der Produkteentwicklung werden durch einen Anbieter in der Größe von OpenText immer wieder innovative Akzente gesetzt und neue Entwicklungen vorangetrieben. Dabei hat der Anbieter sein Produktportfolio auch durch diverse Zukäufe technologisch und funktional erweitert. Dies erfordert auch ein kontinuierlich hohes Maß an integrativer Entwicklungsarbeit. OpenText verfügt über eine strategische Kooperation mit SAP, was sich in einer extrem tiefgehenden und ausgereiften Integration in die SAP-Produktwelt deutlich zeigt und zudem für eine enorme Marktpräsenz bei SAP-Kunden sorgt. Der Anbieter hat das Potenzial der Lösungsorientierung im ECM-Markt erkannt und richtet sowohl die Produktstrategie als auch die Unternehmenskommunikation auf Nutzenpotenziale in den verschiedenen Einsatzbereichen von ECM aus und kann dabei auch auf ein sehr ausgeprägtes Branchen-Know-how zurückgreifen. OpenText verfügt über ein enorm breites Produktangebot für ECM und baut dieses kontinuierlich in verschiedene Richtungen aus, was unter anderem in den Themenbereichen Cloud-Services, Mobile-Applikationen und Collaboration erkennbar ist. Dieses enorm umfangreiche und funktional sehr breit aufgestellte Portfolio von OpenText bringt gleichzeitig eine der großen Herausforderungen für das Unternehmen mit sich, die die Zusammenführung und Harmonisierung der verschiedenen, oftmals zugekauften Produkte betrifft. Im Bereich des Workflow-Managements bzw. BPM verfügt OpenText über mehrere Produktlinien mit teilweise überlappenden Funktionen, welche im Markt aktuell noch nicht mit der erforderlichen Konsequenz positioniert werden. Vor allem im Kontext der Benutzerführung bzw. Usability muss OpenText verstärkt investieren und moderne, einfache Bedienkonzepte mit der leistungsfähigen ECM-Technologie der Lösungen zusammenbringen, insbesondere um die gestiegenen Anforderungen der Endkunden besser adressieren zu können. Gerade in den oben angesprochenen Punkten beginnt OpenText mit dem übergreifenden Projekt Red Oxygen eine einheitliche Schnittstelle für alle Produkte im Portfolio einzuführen und somit für eine Harmonisierung der Lösungen zu sorgen. Dies kann zukünftig die Benutzerfreundlichkeit deutlich verbessern und auch eine Kombination der verschiedenen Produkte deutlich vereinfachen. OpenText nimmt im deutschsprachigen ECM-Markt eine marktführende Rolle ein, welche auch durch den kontinuierlichen Ausbau bestehender Produkte und Entwicklung neuer Lösungen, basierend auf diversen Trendthemen, unterstrichen wird. Dies wird einem internationalen Unternehmen dieser Größenordnung gerecht. Das Projekt Red Oxygen und die Integration ihrer Produkte zu einer Suite, stellen für Open Text den nächsten Schritt zur Umsetzung ihrer EIM Strategie dar. Es bleibt spannend, welche zusätzlichen Mehrwerte Kunden damit aus ihren Unternehmensinformationen gewinnen können.

18 OPTIMAL SYSTEMS Das Berliner Softwarehaus OPTIMAL SYSTEMS bietet eine umfangreiche ECM-Suite zur Optimierung Dokumentbezogener Prozesse. Das Produktportfolio umfasst unterschiedliche Produktmodule und wird mit verschiedenen Lösungsansätzen sowohl fachlich als auch branchenspezifisch ergänzt. Mit dem Produkt adressiert der Hersteller mittlere und große Unternehmen, wobei der Kundenschwerpunkt im gehobenen Mittelstand zu finden ist. Bereits seit mehreren Jahren überzeugt OPTIMAL SYSTEMS mit einer überdurchschnittlich hohen Kundenzufriedenheit. Diese darf auch als einer der Gründe für das deutliche Unternehmenswachstum der letzten drei Jahre gewertet werden. Neben der Geschäftszentrale in Berlin zählt das Unternehmen mittlerweile 13 Tochtergesellschaften. Dabei verfügen einzelne Standorte häufig über besonderes Branchenwissen oder Spezialkenntnisse. Dazu gehören ebenso die Pharma- und Lifescience-Industrie, wie der öffentliche Sektor und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben, das Gesundheitswesen oder Banken und Finanzdienstleister. Damit verfolgt OPTIMAL SYSTEMS eine sehr gezielte und strategische Marktpositionierung und hat sich als sehr anerkannter und spezialisierter Anbieter im Dienstleistungssektor und in der Industrie bei jeweils steigender Marktpräsenz etabliert. Das Produkt gehört zweifelsohne zu den führenden ECM-Lösungen im deutschsprachigen ECM-Markt und charakterisiert sich vor allem durch die individuelle Konfigurierbarkeit der Lösung, auch in sehr komplexen Anwendungsszenarien. Neben den soliden und leistungsstarken Basisfunktionen verfügt die ECM-Software über ausgereifte Lösungen im Bereich der elektronischen Akten und Kontaktverwaltung (CRM), SOA-Integrationstechnologie ermöglicht die Verbindung des Systems mit Drittprodukten (z.b. ERP-Systeme). Das Software-Haus hat sich in der jüngeren Vergangenheit immer wieder durch strategische Partnerschaften oder Übernahmen von Technologieunternehmen konsequent verstärkt, dies trifft insbesondere auf die Bereiche mobile Lösungen und SharePoint-Lösungen zu. In letzterem hat OPTIMAL SYSTEMS mit der Produktlinie shape2share nun eine eigene, auf SharePoint spezialisierte Organisationsstruktur geschaffen. Die hohe Flexibilität des Produkts bringt allerdings auch eine teilweise bemerkbare Komplexität mit sich, die eine einfache und intuitive Bedienung durch den Benutzer der Software sichtlich erschwert. Dies wurde jedoch vom Hersteller erkannt und Weiterentwicklungen in diesem Bereich bereits angekündigt. Das Wachstum des Herstellers und die organisatorische Struktur der verschiedenen Tochtergesellschaften stellen das Unternehmen vor die Herausforderung, die einheitliche Außenwirkung am Markt zu bewahren und die Kommunikationswege für Kunden und Interessenten kurz und flexibel zu halten. OPTIMAL SYSTEMS ist einer der großen deutschen ECM-Hersteller mit sehr guter Entwicklung in den letzten Jahren, die Sichtbarkeit und Präsenz im deutschsprachigen Markt könnte jedoch durch Neuentwicklungen und innovative Produkte weiter gestärkt werden, um die Marktwahrnehmung weiter auf einem hohen Niveau zu halten. OPTIMAL SYSTEMS widmet sich aktuell insbesondere den Themen mobiler ECM-Lösungen sowie Collaboration und fortgeschrittener Such- und Navigationsmethoden und sieht hier nachhaltige Trends. Die Produktentwicklungs- Roadmap des Herstellers enthält gerade in diesen Bereichen Neuheiten in bestehende Produkte. Das Thema ECM-Lösungen als Cloud-Services wird aktuell nur für die Sharepoint-Lösung shape2share positioniert, da der Hersteller die Akzeptanz von kritischen Unternehmensinformation und Dokumenten in der Cloud nicht wahrnimmt. OPTIMAL SYSTEMS kann durch erlangtes Branchen-Know-How und die kontinuierlich positive Entwicklung der vergangenen Jahre im Kreise der Experten positioniert werde. Um ihre erlangte Position im Markt weiter auszubauen, legt das Produktmanagement den Schwerpunkt der nächsten Version neben den o.g. funktionalen Schwerpunkten auf Usability, die Reduzierung von Konfigurationsaufwänden und die Weiterentwicklung moderner, mobiler Web-Clients. Potenziale zur langfristigen Positionierung als einer der Marktführer sind definitiv vorhanden. Es bleibt abzuwarten, in wie weit auch eine Internationalisierung über den deutschsprachigen Raum hinaus dafür notwendig wird.

19 ECM-Radar SAPERION SAPERION mit Sitz in Berlin zählt zu den ältesten und bekanntesten deutschen ECM-Herstellern und bietet mit der SAPERION ECM-Suite ein umfassendes Enterprise Content Management Produkt an. Auch nach der kürzlichen Übernahme durch Lexmark führt das Unternehmen die Produktentwicklung und den Vertrieb der Lösungen bislang mit unveränderter Strategie fort. Dabei setzt SAPERION auf eine breite Partnerbasis, die sich neben Vertriebspartnern auch in strategische und technologische Partnerschaften gliedern lässt. Neben der DACH-Region, die mit zahlreichen Standorten abgedeckt wird, verfügt SAPERION auch über Standorte in Asien und Amerika. Somit positioniert sich der Hersteller bewusst als international agierender Lösungsanbieter, der in etwa Kunden betreut. Die SAPERION ECM Suite weißt einen breiten funktionalen Leistungsumfang in den verschiedenen Bereichen des Enterprise Content Management auf. Erkennbar ist eine klare Multi-Client-Strategie, bei der besonders mobile Endgeräte zunehmend mit speziellen Lösungen in den Mittelpunkt rücken. Als besonders leistungsstark ist die Workflow-Komponente, insbesondere mit der Verbindung zu dem BPM-Tool Signavio, sowie die Web Content Archivierungskomponente des Systems hervorzuheben. Darüber hinaus hat der Anbieter mit der mobilen Lösung SAPERION ECM Together eine Applikation zur sicheren Ablage, Übertragung und Bearbeitung von Dokumenten auf mobilen Devices entwickelt. Als verbesserungswürdig können die Administrationsoberflächen gewertet werden, die im Wettbewerbsvergleich über weniger grafische Oberflächen und Ergonomie verfügen, was insbesondere bei Systemverantwortlichen ein tiefes, systemtechnisches Know-how erfordert. Auch im Bereich der Benutzerfreundlichkeit des Fat-Clients besteht weiteres Entwicklungspotenzial, was der Hersteller jedoch bereits erkannt hat und schrittweise umzusetzen beginnt. Nach der Übernahme der SAPERION AG durch Lexmark steht der US-amerikanische Konzern vor der Herausforderung sein in den letzten Jahren massiv vergrößertes Produktportfolio aus verschiedenen Zukäufen aufeinander abzustimmen. Dabei wird die SAPERION ECM-Suite strategisches System für den Vertrieb unter anderem in der DACH-Region bleiben. Zudem ist davon auszugehen, dass die Lösung um Komponenten anderer Lexmark-Produkte erweitert wird und das Portfolio zunehmend mit weiteren Lösungen ergänzt wird. Die SAPERION AG kann als Herausforderer im deutschsprachigen ECM-Markt positioniert werden. Dabei sind deutliche Potenziale in Richtung der Experten erkennbar. Besonders das ausgereifte und stetig wachsende Produktportfolio bestätigen diese Ansicht, vor allem durch die Übernahme durch den Lexmark Konzern. Hier verspricht die Roadmap des Anbieters interessante Weiterentwicklungen sowie neue Produkte, wodurch SAPERION einen spürbaren Sprung in der Produktentwicklung schaffen kann. Für SAPERION gilt es weiterhin die bereits begonnenen Innovationsansätze über das gesamte Produktportfolio hinweg auszuweiten. Die zukünftige weitere Entwicklung von SAPERION bleibt definitiv sehr spannend.

20 SER SER Solutions Deutschland mit Firmensitz in Bonn, bietet mit der DOXiS4-ECM-Suite ein umfangreiches ECM-Produkt an, welches die wesentlichen Bereiche des Informationsmanagements abdeckt. Das Portfolio wird durch verschiedene Lösungen, wie z.b. die digitale Rechnungsverarbeitung, die Vertrags- und Personalakte sowie weitere Module ergänzt. Das Unternehmen SER verfügt im DACH-Markt über eine prominente Marktposition und konnte in den vergangenen drei Jahren eine deutlich positive Umsatzentwicklung verzeichnen. Darüber hinaus verfügt der Anbieter über eine breite Kundenbasis verschiedener Größen mit primärem Fokus auf mittelständische und große Unternehmen. Die Zufriedenheit der Kunden mit DOXiS4 und SER Solutions Deutschland wurde überdurchschnittlich hoch bewertet. SER setzt im Rahmen des Vertriebskonzeptes auf einen direkten Vertriebskanal, was maßgeblich dazu beiträgt, dass zahlreiche SER Kunden von einer sehr guten und langfristigen Partnerschaft mit dem Softwareanbieter sprechen. SER ist in den einzelnen Einheiten und Bereichen des ECM als solider und leistungsfähiger Hersteller einzuschätzen und verfügt über umfassende technologische Ressourcen und Kompetenzen. DOXiS4 ist ein in den klassischen ECM-Themen sehr ausgereiftes Produkt, basierend auf einer zuverlässigen Architektur mit vielfältigen Integrationsmöglichkeiten in die IT-Landschaft der Anwenderunternehmen sowie einer umfassenden Dokumentenverarbeitung. Insbesondere die digitalen Aktenlösungen und das Modul DOXiS ICC zur Analyse und Klassifikation von s stellen besondere Stärken des Produkts dar. Gerade im Bereich Lösungen wird der Hersteller in Zukunft zunehmend investieren und bestehende Produkte kontinuierlich verbessern. SER stellt sich im Bereich der Produktenwicklung eher klassisch auf und orientiert sich hauptsächlich an den Anforderungen der Kunden. Innovative Entwicklung und Neuheiten werden von SER entsprechend der Marktnachfrage angegangen und dem damit verbundenen Anwendernutzen angepasst. Die Komponenten zur Prozessunterstützung und -steuerung in DOXiS sind im Vergleich zu anderen Lösungen am Markt als etwas unterdurchschnittlich einzuordnen. Gerade im Hinblick auf die Einflüsse moderner Kommunikationsformen auf ECM und die damit einhergehenden neuen Arbeitsweisen und Möglichkeiten, steht SER vor der Herausforderung diese zukünftig mit den eigenen Produkten abzudecken oder strategische Partnerschaften einzugehen. SER Solutions Deutschland kann im ECM-Radar 2013 als Experte im deutschsprachigen ECM-Markt eingeordnet werden und verdeutlicht damit auch die starke Marktposition des Unternehmens. Konsequenterweise richtet sich der Innovationswille des Unternehmens gerade in Bezug auf Trendthemen strikt an die Anforderungen des Marktes und konkreten Anforderungen der Kunden aus. Für einen Hersteller dieser Größe bietet sich in diesem Bereich für die Zukunft ein erhebliches Entwicklungspotenzial.