Optimierung von Ausdrucken im SAP-Umfeld unter Einsatz von MS Office Funktionen

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1 Optimierung von Ausdrucken im SAP-Umfeld unter Einsatz von MS Office Funktionen seit 1969

2 SAP Standard-Ausdrucke So sehen Standardausdrucke aus SAP R/3 und ERP 6.0 aus. 2 PTA GmbH

3 SAP Ausdrucke mit Office Integration Möchten Sie auch Ihre Ausdrucke aus SAP ERP 6.0 in dieser Form versenden? 3 PTA GmbH

4 Kapitel 1 Grundlagen der Office Integration 4 PTA GmbH

5 Bestandteile des Dokumentenausdrucks SAP-Beleg 1 - Zugrunde liegen können grundsätzlich alle Belege aus SD, MM, FI, usw. Assistent 2 - Auswahl und Pflege der gewünschten Textbausteine Office-Integration 3 - Zusammenspiel des SAP-Belegs, des Assistenten und der MS-Office Vorlage, um daraus einen fertigen Ausdruck zu erstellen MS-Office Vorlage - Dokumentenvorlage, die für jeden Ausdruck zugrunde gelegt wird - Im BDS gespeichert BDS (Business Document Server) Speichern der Dokumentvorlagen und der Druckversionen zu einem Beleg - Archivierung der erstellten Dokumente innerhalb von SAP R/3 in der bestehenden Systemlandschaft - Manuelle Pflege erfolgt über den Business Document Navigator (BDN) über Transaktion OAOR Die Zusammenhänge werden auf der nächsten Seite grafisch dargestellt. 5 PTA GmbH

6 Übersicht über den Ablauf 2 Assistent 3 1 SAP-Beleg 4 BDS 5 Zentrales SAP-System 6 PTA GmbH

7 Kapitel 2 Gegenüberstellung von SAPscript und Office Integration 7 PTA GmbH

8 Gegenüberstellung SAPscript / Office Integration Wysiwyg (What you see is what you get) Logos, Bilder, Grafiken Schriftarten Formatierungen SAPscript Ist in SAPscript schwer zu realisieren und das Ergebnis sieht oft doch anders aus wie erwartet Können integriert werden, das Vorgehen ist aber sehr aufwendig Außerhalb des Standards in SAP müssen explizit eingestellt werden Im Standard sind nur die Formatierungen Fett und Unterstrichen eingerichtet Office Integration Die Ausgabe über MS-Office ermöglicht, dass der Ausdruck der Vorschau entspricht Das Einbinden ist jederzeit individuell möglich Alle unter MS-Office bekannten Schriftarten können im Ausdruck verwendet werden Alle unter MS-Office bekannten Formatierungen können für den Ausdruck verwendet werden 8 PTA GmbH

9 Gegenüberstellung SAPscript / Office Integration Standarddokumenten Bearbeitung der Ausdrucke Verschiedene Versionen Sprachen SAPscript Erstellung ist mit nur geringen Anpassungs- Möglichkeiten Ist nur mit einem Zugang zum SAP-System möglich Es gibt nur eine aktuelle Version, frühere Ausdrucke können im Archiv abgelegt, aber nicht wieder bearbeitet werden Ausdrucke erfolgen in einer beim Anlegen des Belegs hinterlegten Sprache Office Integration Durch die Anpassung von Standard-Dokumenten in MS- Office ist eine Erstellung individueller Ausdrucke möglich Dezentrale Bearbeitung beim Kunden vor Ort möglich Verschiedene Versionen eines Ausdrucks können abgelegt und bei Bedarf weiter bearbeitet werden Die Vorlagen- und Dokumenten-Verwaltung kann in mehreren Sprachen erfolgen 9 PTA GmbH

10 Gegenüberstellung SAPscript / Office Integration Änderungen Archivierung SAPscript Änderungen an einem erstellten Ausdruck sind nicht möglich Das gesamte Dokument ist während des Ausgabevorgangs nicht änderbar. Dokumente, die mit SAPscript ausgegeben werden, existieren nur zur Laufzeit und müssen ansonsten in einem separaten Archivsystem gespeichert werden Office Integration Wurde der Ausdruck individuell angepasst, können die Änderungen für definierte Felder nach SAP zurückgespielt werden (Replikation) Für definierte Bereiche kann ein Änderungsschutz aktiviert werden, damit die Daten nicht angepasst werden können. Die erstellten Dokumente werden innerhalb von SAP im BDS archiviert 10 PTA GmbH

11 Kapitel 3 Demonstration der Office Integration am Beispiel SD - Angebotserstellung 11 PTA GmbH

12 Teile der Prototyp Demonstration Version eines Templates / einer Vorlage aufrufen Beschränkung durch die Netzwerkbandbreiten der Organisation und den benötigten Speicherplatz der Vorlage Bilder komplett extern auf dem Client hinterlegt (geringe Datenmengen) Bilder teilweise auf dem Client hinterlegt (mittlere Datenmengen) Bilder komplett auf dem zentralen Server gespeichert (große Datenmengen) 12 PTA GmbH

13 Teile der Prototyp Demonstration SAP SD-Beleg (z.b. Angebot) Angaben zum Auftraggeber Positionsdaten des Angebots 13 PTA GmbH

14 Teile der Prototyp Demonstration Textbaustein Assistent Aufrufen der Textbausteine über den Assistenten Änderungen an den Texten können durchgeführt werden Geänderte Texte können übernommen werden Microsoft Word innerhalb von SAP ERP PTA GmbH

15 Teile der Prototyp Demonstration Formatierung werden aus den SAP-Textbausteinen übernommen Alle Formatierungen der Office-Tools können verwendet werden Die Textinhalte und die Formatierungen werden aus SAP ERP über den Assistenten übernommen z.b. Fett Kursiv Unterstrichen 15 PTA GmbH

16 Teile der Prototyp Demonstration Übertragung von z.b. SAP-Angebotsdaten nach Microsoft Word Das gilt sowohl für Kopf-, als auch Positionsdaten Die Anschrift wird mit Daten aus dem SAP Angebot gefüllt 16 PTA GmbH

17 Teile der Prototyp Demonstration Beliebiges Ändern und Übernehmen von SD-Angebotspositionen ohne Verlust von angepassten Texten in Microsoft Word oder den gepflegten Textbausteinen Angepasste Texte werden durch ein erneutes Übertragen geänderter SAP Angebotsdaten nicht überschrieben 17 PTA GmbH

18 Teile der Prototyp Demonstration Archivierung der erstellten Microsoft Office Dokumente innerhalb von SAP R/3 im BDS (Business Document Server) Auf Anforderung kann ein erstelltes Dokument innerhalb von SAP ERP im BDS abgelegt werden 18 PTA GmbH

19 Teile der Prototyp Demonstration Der Ausdruck kann auf verschiedene Arten ausgegeben werden z.b. auf einen Drucker als Word-Dokument gespeichert in eine PDF-Datei speichern 19 PTA GmbH

20 Office Integration bietet daher Optisch ansprechende Ausdrucke (Proportionalschrift, Layout, Logo, Grafiken) Einfache Einarbeitung in die Bearbeitung mit bekannten Microsoft Tools (z.b. MS Word, MS Excel, usw. ) Effiziente Erstellung von Standardausdrucken Effektive Erstellung und Bearbeitung von individuellen Ausdrucken auch beim Kunden vor Ort Mehrsprachige Vorlagen- und Dokumentenverwaltung Einbindung von Textbausteinen aus den SAP Stammdaten Belegtexte (Textbausteine) Individuelle Texte (Assistent) Abgleich mit dem SAP Beleg (Replikation) bei dafür freigegebenen Feldern Änderungsschutz für gesperrte Dokumentteile (z.b. Preis- und Konfiguration) Zurückgreifen auf eine frühere gespeicherte Version des Dokumentendrucks Weiterentwicklung der Dokumente über verschiedene Prozessstufen Archivierung der Dokumente innerhalb von SAP ERP 6.0 (SAP R/3) im BDS 20 PTA GmbH

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