Entwurf. Empfehlungen zur Einführung und Organisation von Fundraising

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1 Entwurf Empfehlungen zur Einführung und Organisation von Fundraising 1. Einführung und Organisation von Fundraising (FR) A. Grundsätzliches Vor der Einführung von FR ist in den Kirchenkreisen und Kirchengemeinden zunächst eine Grundsatzentscheidung erforderlich. Diese muss ein klares Votum zur Einführung von FR und zur Schaffung der dafür erforderlichen Voraussetzungen beinhalten. Dass FR eingeführt und als Leitungsaufgabe verstanden wird, sollte auf gemeindlicher und kreiskirchlicher Ebene unbedingt in die auf Beschluss der Landessynode zu erstellenden Konzeptionen einfließen. Eine gleichgültige oder unentschiedene Einstellung zum FR wird keine zufriedenstellenden Ergebnisse bewirken können. Innerhalb der FR-Konzeption des Kirchenkreises ist der Beschluss des KSV darüber erforderlich, dass eine Person verantwortlich im Kirchenkreis FR-Aktionen mit den Gemeindegliederdaten im Kirchenkreis betreibt. Einzelne FR-Aktionen von kreiskirchlichen Einrichtungen sowie FR-Aktionen im Auftrag von Kirchengemeinden muss diese Person koordinieren. Es können sich in einem Kirchenkreis und seinen Kirchengemeinden widersprechende Einstellungen zum FR ergeben. Dies ist unkritisch, sofern der Kirchenkreis eine positive Grundsatzentscheidung zum FR getroffen hat. Die flächendeckende Ausbreitung in den Kirchengemeinden wird dann - wie in vielen anderen Themenfeldern auch - eher als Prozess zu verstehen sein. Sollte jedoch der Kirchenkreis FR ablehnen, wird es die einzelne Kirchengemeinde viel schwerer haben, wenn sie FR einführen möchte, da das übergeordnete, koordinierende und unterstützende Umfeld fehlt. B. Schaffung von Strukturen auf KK-Ebene FR ist ein komplexes Themengebiet, in welches zahlreiche Personen bzw. Fachabteilungen eines Kirchenkreises einzubeziehen sind. Dementsprechend wird die Einrichtung einer Projektgruppe zum Thema FR dringend empfohlen. Die Projektgruppe sollte möglichst frühzeitig (ca. ein Jahr vor geplanten FR-Aktivitäten) ins Leben gerufen werden, um die Rahmenbedingungen für ein erfolgreich durchgeführtes FR zu schaffen. Zusammensetzung der Projektgruppe: zu beteiligende Arbeitsbereiche / Personen im Kirchenkreis 1. Leitung (Superintendent/in, Mitglied KSV) Aufgabenschwerpunkt Zeitlicher Umfang politisch 2. Verwaltungsleitung organisatorisch / fachlich Ständig Ständig 3. Fundraising (FR) fachlich Ständig 4. Meldewesen (MW) fachlich bei Bedarf 5. Öffentlichkeitsarbeit (ÖA) fachlich Ständig 6. Finanzwesen/ Spendenbuchhaltung fachlich bei Bedarf 7. Informationstechnologie (IT) fachlich bei Bedarf 8. ggf. weitere Teilnehmende fachlich bei Bedarf - 2 -

2 2 In Bezug auf FR sollten die zu beteiligenden Arbeitsbereiche / Personen insbesondere folgende Aufgaben wahrnehmen. Fundraising Meldewesen Öffentlichkeitsarbeit Finanzwesen / Spendenbuchhaltung *) Informationstechnologie Pfarrerinnen und Pfarrer, Presbyterinnen und Presbyter sowie weitere Ehrenamtliche **) *) - Unterstützung bei der Einführung von FR - Koordination der Einführung des laufenden Betriebs von my.openhearts - Berichtswesen (intern) zu Aktionen - operatives Betreiben / Koordination von Projekten auf Kirchenkreisebene - aktives Betreiben von Projekten für die Kirchengemeinden - Beratung, Schulung und fachliche Begleitung wenn FR operativ durch Kirchengemeinden betrieben wird - Know-how-Transfer und Vernetzung zwischen operativ tätigen Kirchengemeinden - Auswertung von Aktionen (permanente fachliche Qualitätssicherung für die Kirchengemeinden) - Interpretationshilfe für MW-Daten - ggf. Rückkopplung bezüglich der Aktualität der MW-Daten - Aufklärung über FR intern / extern - Begleitung von Aktionen intern / extern - Unterstützung bei der Erstellung von Texten und Medien - Gewährleistung des Datenflusses von Zahlungsinformationen - ggf. Einsteuern von Zahlungsinformationen - ggf. Ausübung FR-Controlling - Bereitstellung KiNet-W Anschluss - Gewährleistung IT-Sicherheit - Installation FR-Software - ggf. Unterstützung beim Import bereits vorliegender FR-Informationen - ggf. Schulungsunterstützung - Planung und Durchführung von FR- Maßnahmen sowie Begleitung von Spenderinnen und Spendern Sofern die Spendenbuchhaltung im Finanz- und Rechnungswesen angesiedelt ist, muss der unmittelbare Kontakt zu den Spenderinnen und Spendern gewährleistet werden. **) Die Beteiligung von Ehrenamtlichen ist zu empfehlen, da Ehrenamtliche die Sprache des Ortes sprechen, das Potenzial im Umfeld einschätzen können und eine Schlüsselrolle in der Kommunikation haben

3 3 Aufgaben der Projektgruppe: - FR soll ein fester Bestandteil der Gemeindekonzeption werden; analog dazu soll auch auf Kirchenkreisebene eine (übergreifende) Konzeption (für das FR) erstellt werden. - Grundsatzentscheidungen FR für den Kirchenkreis vorbereiten - zentrales / dezentrales FR - Benennung des/der Verantwortlichen für bestimmte Arbeitsaufgaben - Schaffung der finanziellen, organisatorischen, personellen, rechtlichen und technischen Rahmenbedingungen - ggf. Abgabe übergreifender Empfehlungen bzw. Koordination der Aktivitäten der Kirchengemeinden bezüglich: - Art der Aktion(en) - z.b. freiwilliges Kirchgeld - Format (Spendenaufruf, Mailing, andere Verfahren) - Namensgebung für die Aktion(en) - Festlegung von Zeitpunkt(en), Sequenz - Formulierung Zielvorgaben - Vermittlung der FR-Botschaft Kirchenkreis intern (bis auf Ebene der Kirchengemeinde) - Vermittlung der FR-Notwendigkeit extern (Thema angespannte kirchliche Finanzen in der Öffentlichkeit - z.b. über Lokalpresse, Gemeindebrief etc.) - Unterstützung der Fundraiserin oder des Fundraisers - Überprüfung des Erfolges C. Aufgabenkatalog bei überwiegend zentraler FR-Struktur Sofern auf Kirchenkreisebene nicht nur Koordinations- und Unterstützungsleistungen wahrgenommen werden sollen, sondern auch operativ FR-Aufgaben für Kirchengemeinden wahrgenommen werden, sind folgende Aspekte zu berücksichtigen: übergreifend - einzubeziehende Stellen / zu lösende Aufgaben (auf grundsätzlicher Ebene) - Entwicklung allgemeingültiger Standards / Verfahren für Kirchengemeinden (erfolgt sinnvollerweise zentral unter Einbeziehung der Kirchengemeinden) - Entwicklung Schlüssel für Ausschüttung / Kostenverteilung (ggf. Kostenpflicht für zentral erbrachte Dienstleistungen) - Steuerung KG-übergreifender Aktionen - Koordinationsaufwand berücksichtigen Vorbereitung / Durchführung / Nachbereitung von Aktionen - Vorbereitung - Analyse von Stärken und Schwächen (Was sind Paradestücke? Worauf reagieren potenzielle Spenderinnen und Spender? Welche Aktionen führen andere Kirchen, Vereine etc. durch?) - Sammlung von Fragen bzw. Argumenten zu einer Aktion (Pro und Contra) - um sprachbereit zu sein - Zusammenstellung möglicher Multiplikatoren ( Netzwerk ), Fürsprecher, Firmen, Vereine einbeziehen - Erstellung eines 2-Jahres-Terminkalenders, welcher alle regionalen Termine, Feste, Sammlungen etc. umfasst - um Kollisionen / Fehlschläge zu vermeiden - 4 -

4 4 - Ableitung der Rahmenbedingungen für die Aktion - In Verbindung mit / bei Vorbereitung jeder Aktion - Verknüpfung mit einem positiven Ereignis oder eine Auftaktveranstaltung (als Aufhänger; z.b. Eröffnung / Einweihung / Gemeindefest) - Information hauptberuflicher und ehrenamtlicher Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter - Information kirchlicher Gruppen, welche ggf. mit Adressatenkreis zu tun haben - Information Öffentlichkeitsarbeit und (un-)mittelbar Lokalpresse - sonstige Informationen (Abkündigungen, Schaukästen, Internet etc.) - Durchführung von Aktionen - Abstimmung mit Öffentlichkeitsarbeit (inhaltlicher und finanzieller Bezug, z.b. Bericht über Situation der Kindergärten, dazu Mailing zur Unterstützung der Kindergärten) - Formulierung Text(e) für Aktion - Festlegung Verteiler (bzw. Ausschluss bestimmter Adressen) - Planung Auftaktveranstaltung - Testphase für Konzeption und Dokumente etc. mit Hilfe typischer Gemeindemitglieder, die nicht über die Aktion informiert sind - um Sprache und Botschaft konkret vor Ort zu verifizieren - Erstellung (Druck, Couvertierung, Beilagen) - Versand / Verteilung - Zahlungswege (Dauerauftrag, Lastschrift, Überweisung, Barzahlung, Sachleistung) - Buchung - Erstellung Dankschreiben / Spendenquittungen - Nachbereitung von Aktionen - interne Information über Spendenvolumen, Spenderinnen und Spender, Akzeptanz etc. (an Gremien, Kirchengemeinden) - externe Informationen (im Sinne der Öffentlichkeitsarbeit) D. Aufgabenkatalog bei überwiegend dezentraler FR-Struktur Sofern FR-Aktionen auf der Ebene der Kirchengemeinde operativ durchgeführt werden, sind die Aufgaben aus dem ersten Teil in Abschnitt 1. C. zunächst auf Kirchenkreisebene abzuarbeiten. Die Aufgaben des zweiten Teils - bezogen auf einzelne Aktionen sind auf die Ebene der Kirchengemeinden zu übertragen. Darüber hinaus entstehen folgende Aufgaben: - Bildung einer eigenen Arbeitsgruppen in der Kirchengemeinde, bestehend aus vier bis acht Personen (max. 1 / 3 aus Mitgliedern des Presbyteriums) sowie weiteren geeigneten Gemeindegliedern, die sich zur Mitarbeit auf mindestens 2 Jahre verpflichten - Entwicklung einer langfristigen FR-Strategie für die Kirchengemeinde sowie Einbeziehung dieser FR-Strategie in die Gemeindekonzeption - Elemente aus Abschnitt 1. C. ( Vorbereitung / Durchführung von Aktion ) auf die Ebene der Kirchengemeinde übertragen - Einbeziehung / Koordination ggf. zentral zu lösender / zu unterstützender Aufgaben - Design / Formulierung - Finanzwesen (inkl. Entscheidung, wann welche Informationen in das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesensystem fließen) - 5 -

5 5 - Druck - Distribution - FR-Controlling hinsichtlich einer fachlichen Qualitätssicherung als permanenter Prozess E. Personelle Ausstattung Fundraising im Kirchenkreis erfordert personelle und finanzielle Ressourcen. Eine zentrale FR-Struktur auf Kirchenkreisebene ist nur hauptberuflich umzusetzen. Auch die Umsetzung dezentraler FR-Strukturen erfordert erfahrungsgemäß eine halbe bis eine volle Stelle auf Kirchenkreisebene. Im Umkehrschluss gilt, dass ohne eine FR- Vollzeitstelle lediglich Koordinations- und Unterstützungsleistungen für die Kirchengemeinden möglich sind. Nur durch Koordinations- und Unterstützungsleistungen seitens des Kirchenkreises wird - Mehraufwand auf allen Ebenen vermieden, - Doppelarbeit auf Ebene der Kirchengemeinden reduziert, - die Qualität des FR deutlich verbessert. F. Durchführung einer Informationsveranstaltung Da FR in seiner aktuellen Ausprägung ein neues Arbeitsfeld innerhalb der EKvW darstellt, ist der Informationsbedarf entsprechend groß. Deswegen sind Informationsveranstaltungen das geeignete Instrument, in das Thema FR allgemein einzuführen, die FR-Software der EKvW vorzustellen sowie die Planung der Einführung von FR im Kirchenkreis und den Kirchengemeinden auf der Leitungsebene zu besprechen (vgl. auch Abschnitt 1. B.). Sie werden als FR-Info-Tag durch die ECKD/EKvW angeboten. Aspekte der inhaltlichen Gestaltung dieses FR-Info-Tages sind: - Bedeutung FR - kurze fachliche Einführung FR - speziell auf kreiskirchliche Situation bezogen - einheitliche Software-Lösung der EKvW (inkl. Hinweis auf zentrale Finanzierung) - Einführung in das Leistungsspektrum und die Anwendungsgebiete der FR- Software - Umsetzung von FR im Kirchenkreis (Organisations-, Zeit- und Vorgehensplanung) - 6 -

6 6 2. Einführung der FR-Software A. Allgemeines Die Fundraisingsoftware my.openhearts ist als einheitliche Softwarelösung für FR durch die Landeskirche zentral finanziert, ebenso auch die laufenden Kosten für Wartung und Hotline. Durch den Anwender sind lediglich die Verbindungskosten zu übernehmen. Von der Fundraisingsoftware my.openhearts werden zwei Varianten angeboten, die Vollversion sowie die funktionsreduzierte Gemeindeversion. Diese umfasst die grundlegende Funktionalität für die Spender- und Spendenverwaltung. In der Gemeindeversion wurde die Komplexität des Produktes auf die Anforderungen für die Arbeit vor Ort in den Kirchengemeinden reduziert. Der Umfang der Gemeindeversion für Kirchengemeinden kann zu jeder Zeit zentral erweitert werden, da man die Funktionen und Datenbank-Felder nur in den Hintergrund gelegt hat. Zentrale Funktionen sind z.b. die Mandantenfähigkeit für kirchliche Strukturen, der automatisierte Austausch der Meldewesendaten aus netkim in Form von Bestands- und Änderungsdienst, die Einbindung der Amtshandlungsdaten sowie die Schnittstellen zu Finanzwesen-Systemen. Darüber ist eine durchgängige Abbildung von Aktionen (wie z.b. das freiwillige Kirchgeld) sowie die Kontaktpflege zu den Gemeindegliedern möglich. Der Gemeindeversion hat insbesondere folgende zentrale Funktionen: das Anlegen von Aktionen und Zuordnung zu selektierten Adressen die Durchführung von personalisiertem Briefverkehr an Gemeindeglieder z.b. auf Basis von Aktionen wie Freiwilliges Kirchgeld das bequeme Zuordnen von Rückläufern aus diesen Aktionen über einlesen von Bankdateien Übersicht von Spendeneingängen und manuelle oder automatische Erstellung von Spendenbescheinigungen Manuelle oder automatisierte Erstellung von Dankbriefen Einzelbrief- und Serienbrief-, Fax- und Mailfunktionen die Abbildung der Gemeindegliedhistorie Standardauswertungen von Aktionen um den Erfolg dieser Aktionen darzustellen. Übersicht der Familienverhältnisse und Eintragung kirchlicher Amtshandlungen. Die Voll-Version von my.openhearts ist gegenüber der Gemeindeversion um einige Module umfangreicher wie z.b. Antragsverwaltung, Patenschaftsverwaltung oder Eventmanagement und deckt spezielle Anforderungen ab. Bei Bedarf kann jederzeit von der funktionsreduzierten Gemeindeversion auf die Voll-Version umgestellt werden, da beide Programmversionen auf denselben Datenbestand zugreifen. B. Rechtliche Rahmenbedingungen Der rechtliche Rahmen für die Anwendung und den Einsatz dienstlicher IT wird im IT- Gesetz der EKvW vorgegeben. Dienstliche Daten werden nach 6 Absatz 2 IT-Gesetz über das landeskirchliche Intranet KiNet-W bereitgestellt und ausgetauscht

7 7 Dementsprechend wird die FR-Software my.openhearts als zentrale Lösung innerhalb des landeskirchlichen Intranets KiNet-W eingerichtet. Gemäß 7 Absatz 1 IT-Gesetz sind alle Stellen und Personen, die auf elektronischem Weg Daten verarbeiten oder abrufen in KiNet-W einzubinden, die Übermittlung dienstlicher Daten erfolgt über KiNet- W. Somit gibt es keine Nutzung vom my.openhearts außerhalb von KiNet-W, was für die Anwender aus den Pfarrbüros und Gemeindebüros sowie Kreiskirchenämtern unkritisch ist, da hier bereits ein Zugang zum Intranet besteht. Auch die dienstliche FR- Kommunikation per ist nur über das landeskirchliche system zugelassen (s. 6 Absatz 3 IT-Gesetz EKvW). Die Verordnung zur Durchführung des Kirchengesetzes über den Datenschutz der EKD ermöglicht die Verwendung der Daten aus dem kirchlichen Meldewesen und trägt dem besonderen Schutzbedarf der Daten aus dem kirchlichen Meldewesen Rechnung. Für die Anwenderinnen und Anwender von my.openhearts wird eine Verpflichtungserklärung erstellt, in der Regelungen für den Umgang mit den Zugangsdaten zum Intranet, zur Virenprävention und zum Umgang mit dienstlichen Daten vorgegeben sind. Das Muster für diese Verpflichtungserklärung ist über das Landeskirchenamt zu beziehen. C. Technische Voraussetzungen Hardwareseitig ist ein handelsüblicher PC erforderlich, auf dem zumindest die Betriebssysteme Microsoft Windows 2000 oder Windows XP einschließlich der aktuellen Servicepacks installiert sind. Softwareseitig muss Microsoft Word (Version 97, 2000, XP oder 2003) installiert sein. Die Bereitstellung von my.openhearts System erfolgt zwingend über KiNet-W. Der Zugang zu KiNet-W ist entweder über eine VPN-Verbindung mit Zertifikat möglich oder für Mehrbenutzerumgebungen auch via VPN-Router. Die ECKD GmbH gibt hier detailliert Auskunft

8 8 D. Wesentliche Funktionen der Voll-Version und der Gemeindeversion von my.openhearts Funktion Vollversion Gemeindeversion Adressmanagement Umfangreiches Adressmanagement Adressmanagement in Bereichen wie Adressherkunft, Kategorie, Verteiler, Interesse, Beruf, Club, Bildung und Sprache entfällt Kampagnen- und Aktionsmanagement Einzelne Aktionen/Projekte planen und auswerten Spenden-, Ver- und Beitragsverwaltung Korrespondenz (MS-Word/ /Fax) Dankungs- und Quittungsmanagement Kodierungsmöglichkeiten Elektronische Bankformate Dublettenabgleich Selektionen Suche nach Personen Administration Benutzerrechte und Benutzergruppen Statistiken und Analysen Vollständiges Kampagnen- und Aktionsmanagement, vollständige Kundenhistorie Volle Planungsmöglichkeiten, volle Auswertungsmöglichkeiten der Voll- Version, vollständige Kundenhistorie Basis- und spezialisierte Spenden-, Beitrags- und Antragsverwaltung möglich Verfassen von Einzel und Serien- Korrespondenz Manuelle oder automatisierte Erstellung von Dankbriefen und Quittungen Umfangreiche Kodierungsmöglichkeiten DTAUS1, ESR, PSK80, V2 / PSK120 V3/Edifact Mehrstufige Dublettenprüfungen möglich Speicherbare Selektionsmöglichkeiten über die vorhandenen Felder der Voll-Version Mandantenübergreifende Suche nach Personen Passwortgeschützter Zugang und hierarchische Administration von Benutzerrechten und Benutzergruppen, Übergreifende Teamsteuerung Direkte Selektion aus den Bildschirmauswertungen und graphische Darstellung von Analysen oder auch Statistiken Kampagnen- und Aktionsmanagement, reduziert auf Anforderungen der Kirchengemeinde, vollständige Kundenhistorie Volle Planungsmöglichkeiten, reduzierte Auswertungsmöglichkeiten auf Anforderungen der Kirchengemeinde, vollständige Kundenhistorie Basis- Spenden- und Beitragsverwaltung möglich Verfassen von Einzel und Serienkorrespondenz Manuelle oder automatisierte Erstellung von Dankbriefen und Quittungen Reduzierte Kodierungsmöglichkeiten DTAUS1, ESR, PSK80, V2 / PSK120 V3/Edifact Bei Import von Daten Speicherbare Selektionsmöglichkeiten über die vorhandenen Felder des Gemeindeversion Suche nach Personen nur innerhalb des Mandanten Passwortgeschützter Zugang, keine differenzierte Benutzerrechte- und Benutzergruppenadministration Reduzierte Auswertungsmöglichkeiten