Digitalisierung von Geschäftsprozessen global und regional. Dr. Oliver Müller

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1 Digitalisierung von Geschäftsprozessen global und regional Dr. Oliver Müller

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4 Facebook

5 Welche Faktoren bestimmen, ob sich ein Prozess digitalisieren lässt (oder eben nicht)?

6 Welche Faktoren bestimmen, ob sich ein Prozess digitalisieren lässt? Sensorik Synchronität Persönlicher Kontakt Identität und Kontrolle Informations- und Kommunikationstechnologie Digitalisierbarkeit des Prozesses - Reichhaltigkeit - Reichweite - Sicherheit Quelle: Overby, E.M "Process Virtualization Theory and the Impact of Information Technology," Organization Science (19:2), March-April, pp

7 Sensorik Problem > Sehen, hören, riechen, schmecken und tasten lassen sich nur schwer virtualisieren Beispiele > Online Shopping von Kleidung > Telemedizin IT Enabler > Multimedia > Bewegungssteuerung > Quelle: Overby, E.M "Process Virtualization Theory and the Impact of Information Technology," Organization Science (19:2), March-April, pp

8 Synchronität Problem > Übergänge zwischen der virtuellen und physischen Welt führen zu Verzögerungen im Gesamtprozess Beispiele > Online Shopping von Lebensmitteln IT Enabler > Automatisierung > Digitale Güter > Quelle: Overby, E.M "Process Virtualization Theory and the Impact of Information Technology," Organization Science (19:2), March-April, pp

9 Persönlicher Kontakt Problem > Gestik, Mimik, Körperhaltung und Tonfall gehen in digitaler Kommunikation weitgehend verloren Beispiele > Missverständnisse bei -Kommunikation > Unsicherheit beim Online Dating IT Enabler > Emoticons > Virtuelle Welten > Quelle: Overby, E.M "Process Virtualization Theory and the Impact of Information Technology," Organization Science (19:2), March-April, pp

10 Identität und Kontrolle Problem > In der virtuellen Welt lassen sich Identitäten und Hintergrundaktivitäten nur schwer kontrollieren Beispiele > Kreditkartenzahlung im Internet > Auswertung und Weitergabe persönlicher Daten IT Enabler > Digitale IDs > Verschlüsselung > Quelle: Overby, E.M "Process Virtualization Theory and the Impact of Information Technology," Organization Science (19:2), March-April, pp

11 Quelle:

12 Digitalisierung der Briefzustellung Physischer Brief Sortierung Aussortierung ausgewählter Briefe Übergabe Übergabe an Scanstation Aufbereitung Öffnen und anbringen von Barcodes Extraktion Texterkennung und Extraktion von Metadaten Klassifikation Sortierung vordefinierter Dokumententypen Scannen PDF Datenbankabgleich Abgleich mit Unternehmensstammdaten Kontrolle Qualitätskontrolle, Vervollständigen, Korrektur Datenlieferung Via Schnittstelle zu bestehenden Systemen Virtueller Brief

13 Experteninterviews mit neun Liechtensteiner Unternehmen

14 Status Quo: Volumen und Dokumenttypen Anzahl eingehende Geschäftsdokumente > Im Schnitt ca Briefsendungen (exkl. Werbung) pro Tag > Grossunternehmen: pro Tag Häufige Dokumenttypen > Industrie» Rechnungen» Logistikdokumente > Finanzdienstleister» Bankbelege» Verträge

15 Status Quo: Prozessablauf 7 von 9 Unternehmen haben einen rein physischen Posteingangsprozess > Zeitfenster: 07:00 09:00 > Anzahl Mitarbeiter: 1 5 Personen > Interne Kurierfahrten 6 von 9 Unternehmen scannen die Post nach Bearbeitung und archivieren diese digital 2 von 9 Unternehmen scannen Rechnungen inhouse und verarbeiten diese dann elektronisch weiter (Anbindung an ERP) Elektronischer Austausch von Geschäftsdokumenten per oder EDI ist wenig verbreitet (Ausnahmen: eprocurement und ebanking) 7 von 9 Unternehmen können sich die Nutzung eines digitalen Posteingangsprozesses generell vorstellen bzw. haben bereits einen digitalen Posteingangsprozess

16 Potentiale des digitalen Posteingangs

17 Potential «Automatisierung» Liechtensteiner Unternehmen, die bereits in eine Digitalisierung eingeführt haben, haben dramatische Prozessverbesserungen realisieren können: > Wir haben wesentlich kürzere Durchlaufzeiten. Was früher drei Wochen gedauert hat, dauert heute zwei Tage. Früher konnte es passieren, dass eine Rechnung auf irgendeinem Schreibtisch rumlag oder der zuständige Sachbearbeiter im Urlaub war. Solche Verzögerungen treten heute nicht mehr auf. > Auch der Prozess der Übertragung und Verbuchung von Rechnungen ins ERP System ist wesentlich weniger aufwendig als früher. > Insgesamt schätzen wir die realisierten Einsparungen als sehr hoch ein.

18 Studie der Aberdeen Group zur Rechnungsbearbeitung 40 $38, $15,60 20,8 Durchlaufzeit (Tage) Prozesskosten (USD) 15 9, ,8 $3,09 0 Best-in-class Durchschnitt Nachzügler Quelle:

19 Herausforderung des digitalen Posteingangs Sensorik Synchronität Persönlicher Kontakt Digitalisierbarkeit des Prozesses Identität und Kontrolle Quelle: Overby, E.M "Process Virtualization Theory and the Impact of Information Technology," Organization Science (19:2), March-April, pp

20 Herausforderung des digitalen Posteingangs Sensorik Synchronität Persönlicher Kontakt Digitalisierbarkeit des Posteingangs Identität und Kontrolle

21 Herausforderung «Sensorik» Die Faktoren Optik und Haptik sind bei eher traditionellen Unternehmen nicht zu vernachlässigen: > «Optik spielt auch eine Rolle. Ein echter Brief mit einer original Liechtensteiner Briefmarke ist da schon die ästhetischere Variante.» > «Man ist es eben gewohnt, dass die Post greifbar ist. Das ist sicher ein altersabhängiges Thema. Im Laufe der Zeit wird sich das aber ändern.» > «Es ist schon so, dass einige Mitarbeiter noch physisch behaftet sind. Unter Umständen drucken die die digitalen Briefe wieder aus. Das papierlose Büro ist bei uns noch eine Illusion.»

22 Herausforderung «Identität und Kontrolle» Datenschutz ist insbesondere bei den befragten Finanzdienstleistern das Thema Nummer 1: > «Alle Dokumente, die eine Unterschrift benötigen, müssen über die physische Post ausgetauscht werden.» > «Es besteht natürlich eine erhöhte Gefahr, dass die digitalen Daten kopiert und geklaut werden könnten. Bei physischen Daten ist eine Entwendung nicht so einfach.» > «Unsere Kunden würden sicherlich mit gemischten Gefühlen auf eine Digitalisierung aller Korrespondenz schauen. Privacy, Diskretion und Vertrauen sind Säulen unseres Systems und stehen im Widerspruch zur einem Digitalisierungsprozess.»

23 Herausforderung «Identität und Kontrolle» (Fortsetzung) Viele Unternehmen wünschen die Möglichkeit, Einfluss auf die Steuerung und Kontrolle des digitale Posteingangsprozesses zu haben: > «Das Personal, welches die Öffnung der Sendungen im Verteilzentrum vornehmen würde, müsste durch unsere Sicherheitschecks laufen. Anders ist das kaum denkbar.» > «Eine konkrete Anforderung ist die Möglichkeit ein relative komplexes Regelwerk für die Weiterleitung und Verarbeitung der Dokumente pflegen zu können. Hier ist fraglich, ob dies durch Mitarbeiter der Post geleistet werden kann. Dazu braucht man jemanden mit internem Wissen.»

24 Fazit Faktoren, die die Digitalisierbarkeit von Prozessen beeinflussen > Sensorik, Synchronität, Persönlicher Kontakt, Identität und Kontrolle > IT kann helfen diese Barrieren zu überwinden Potentiale des digitalen Posteingangs aus Unternehmenssicht > Prozessautomatisierung und Kosteneinsparungen > Nachverfolgung von Abläufen und Dokumenten > Automatische Archivierung von Geschäftsdokumenten Herausforderungen auf dem Weg zum digitalen Posteingang > Sensorik > Identität und Kontrolle Entscheidend ist nicht allein die technische, sondern auch organisatorische Ausgestaltung digitaler Prozesse

25 Input Workflow ezustellung der Liechtensteinischen Post Payment Archiv User Profil Scan Papier EDI ezustelldienst EDI Output edocs edocs Formulare Input meets Output

26 ?

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