Projektmanagement. Erfolgreiche Projekte mit Sta*Ware InfoCenter

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1 Projektmanagement Erfolgreiche Projekte mit Sta*Ware InfoCenter Sta*Ware EDV Beratung GmbH Moosstraße 18,82319 Starnberg , Sta*Ware EDV Beratung GmbH. Januar 2012

2 Projekt Das Sta*Ware InfoCenter verbindet die einzelnen im InfoCenter entstehenden Vorgänge zu Projekten und stellt alle Funktionen zur Projektsteuerung, Projektplanung und Projektcontrolling zur Verfügung. Projektsteuerung Die durch die Vorgänge entstandenen Projekte können zu Leitprojekten gehören oder selber Teilprojekte enthalten. Über den Projektbaum oder Suchfelder kann der Anwender schnell und gezielt zu bestimmten Projekten wechseln und sich zu allen Themen rund um das Projekt informieren: Arbeitsfortschritt, Projektteam, Checklisten, Fristen, Planung, s, Controlling-Kennzahlen, Kalkulation, Budgetverbrauch, Materialeinsatz, etc. Der Projektleiter oder Anwender kann so, je nach Berechtigung, in einem Projekt rechtzeitig Abweichungen erkennen und sofort gegensteuern. Die Features Multiprojektsystem Projekthierarchie mit Teilprojekten in beliebiger Tiefe Abschnitte / Phasen zur zeitlichen oder inhaltlichen Abgrenzung von Vorgängen innerhalb eines Projektes Elektronische Projektakte für Dokumente und s Versionsverwaltung für Kundendokumente, wie Pläne, Berichte, Verträge, etc. Checklisten, Notizen und Dokumentation je Projekt definierbar und abrufbar Definition von Projektteams mit internen und externen Personen Projektbeteiligte werden im Laufe des Projektes automatisch gesammelt Übersichtliche Projekt-Aufgabenlisten Forumsfunktionen für Verteilung von Jourfixe-Aufgaben Direkte Kopplung an ERP-Verkauf und -Einkauf, da Angebote, Aufträge, Rechnungen, etc. mit Projektbezug erstellt werden. Musterprojekte bzw. abgeschlossene Projekte als Kopiervorlage Ausgefeiltes Berechtigungskonzept auf Basis von Abteilungen, Standorten und Teamzugehörigkeit Dokumentenablage in Projektverzeichnissen ist auch standortübergreifend möglich

3 Ihre Vorteile Sehr schnelle und einfache Information über den aktuellen Projektstand Direkte Integration in CRM, ERP und Dokumentenmanagement Gezielte elektronische Steuerung der Projekte durch Projektleiter mit Frist und Wiedervorlagen Projektplanung Die Projektplanung ist in das Modul Projektsteuerung integriert. Der Anwender entscheidet, ob und in welcher Detaillierung er ein Projekt planen möchte. Für die Planung stehen ihm vordefinierte Templates, die er einfach auf ein Projekt anwenden kann und Musterprojekte oder bereits abgeschlossene Projekte, die er kopieren kann, zur Verfügung. Für das Projekt können manuell noch weitere Schritte, Checkpunkte oder Abhängigkeiten eingefügt werden. Der Planungsmechanismus verteilt die Schritte auf der Zeitachse unter Berücksichtigung der erforderlichen Ressourcen und Abhängigkeiten und stellt den kritischen Pfad grafisch dar. Die automatisch geplanten Schritte können, sofern es die Abhängigkeiten zulassen, manuell verschoben werden. Die Schritte sind als Projektaufgabenliste bzw. als individuelle ToDo-Listen, die sich aus vielen Projekten zusammensetzen, abrufbar. Änderungen der Planung werden über automatische Kenntnisnahmen verteilt. Erledigte Aufgaben und abgehakte Checkpunkte gehen direkt in die Projektplanung ein. Von den Ressourcen auf den Schritten erfassten Zeiten werden dem kalkulierten Einsatz gegenübergestellt. Vorbereitete Ausdrucke ermöglichen es jeden einzelnen Planungszustand für Kundengespräche festzuhalten. Die Features Projektplanung auf Basis von vorkonfigurierten Templates Festlegung der Reihenfolge der einzelnen Schritte über Abhängigkeiten und mit einem festen Delay Ausdehnung eines Schrittes fest vorgebbar oder über Abhängigkeit von Vorgänger und Nachfolgeschritt Festlegung des Ressourceneinsatzes je Schritt (Stunden oder Tage) Ermittlung des kritischen Pfads über Planungsmechanismen (von vorne, mittig und alles nach hinten) Definition von Entscheidungen oder externe Einflüsse, deren Eintreffen abgewartet werden muss, mittels Checkpunkte GANTT Diagramm für Anzeige der Projekte Auslastungsanzeige für Ressourcen

4 Automatische Verteilung geplanter Schritte in die Aufgabenliste der Anwender im InfoCenter Automatische Markierung erledigter Schritte in der Planung und keine weitere Berücksichtigung in der Neuplanung Planung teilfertiger Schritte nur mit verbleibenden kalkulierten Stunden / Tagen bei Einsatz der Zeiterfassung Einfrierung von Schritten und Checkpunkten, die durch anschließende Planung nicht mehr verändert werden Ihre Vorteile Die Projektplanung ist ein automatisch rückgekoppeltes System, da sie direkt in die Module Vorgangsbearbeitung, Einkauf, Verkauf, Warenwirtschaft und Zeiterfassung integriert ist. Projektpläne für Kunden und Geschäftspartner sind keine aufwendig graphischen Kunstwerke, sondern lediglich der Ausdruck des aktuellen Projektstandes. Checklisten, welche häufig aus QM-Erfordernissen sowieso geführt werden, sind direkt in die Planung integriert und beeinflussen ohne weiteres Zutun den aktuellen Projektplan. Neuplanung oder Umplanung von Projekten inkl. der Neuverteilung von Aufgaben aufgrund von Änderungen ist sehr einfach und schnell durchführbar. Projektcontrolling Mit dem Projektcontrolling wird dem Projektleiter die Möglichkeit gegeben, Kalkulationen mit den aktuellsten Zahlen durchzuführen. Die Tiefe der Kalkulation ist nicht vorgegeben. In einem neuen Projekt kann auf Muster oder Kalkulationen bestehender Projekte zurückgegriffen werden. Die Kalkulation kann im Laufe des Projektes angepasst werden, wobei sich jeder Zustand dokumentieren lässt. Die Budgetverwaltung erlaubt es, auf Basis der Kalkulation und einem evtl. schon erhaltenen Auftrag, Budgets für die Abwicklung dieses Projektes in den einzelnen Kostenarten zu definieren. Falls kein Auftrag vorliegt (z.b. bei internen Projekten) wird das Budget von anderen (Leit-)Projekten übernommen. Über definierte Kennzahlen kann man jederzeit den aktuellen Projekterfolg und die Budgeteinhaltung ablesen. Die Projektauswertung erlaubt auf sehr einfache Weise, den gesamten Projektbestand zu filtern und über Verdichtung und Summierung auszuwerten.

5 Die Features Projektkalkulation auf Basis von Ressourcen Lieferanten Artikeln / Materialeinsatz Reisekosten Budgetverwaltung auf Basis dieser Kostenarten für Budgets, die dem Projekt aus externen Aufträgen oder anderen Projekten zugeordnet werden Automatische Summierung von ERP-Zahlen (Angebots-, Auftrags-, Rechnungs-, Zahlungssummen, Mahnung), Zeiten und Kosten aus der Zeiterfassung und weiteren Provisionen, Artikelkosten je Projekt Definition von Kennzahlen zur Ermittlung von Projektgewinn, Restbudget, offenen Posten, Gegenüberstellung von SOLL und IST, etc. Darstellung der Summen und Kennzahlen auf einer Zeitachse für zeitliche Verteilung Jederzeit aktuelle Zahlen keine Berechnungsläufe erforderlich Benachrichtigungs- und Prüfungssystem für Projektleiter in der Projektauswertung mit entsprechender Summenzeile Verdichtung der gefilterten Projekte nach Abteilung, Kunde, Kostenart, Zeitraum, Eigentümer, Niederlassung, etc. Direkter Export der Projektzahlen nach Excel möglich Ihre Vorteile Sehr schneller und einfacher Überblick über die jeweils aktuellen Zahlen Jederzeit Zugriff auf Projektdetails für die berechtigte Person Import von Zahlen aus der FiBu über generische 2-Wege- Schnittstelle (z.b. Mahnung und Zahlungen) Einfach per Mausklick sowohl den Projekterfolg in einem einzelnen Projekt als auch den Gewinn je Kunde, Abteilung Standort, etc. über integrierte Filter ablesen

Die Module. des Sta*Ware InfoCenter. Sta*Ware EDV Beratung GmbH Moosstraße 18,82319 Starnberg 08151 36 89 49 0, info@staware.com

Die Module. des Sta*Ware InfoCenter. Sta*Ware EDV Beratung GmbH Moosstraße 18,82319 Starnberg 08151 36 89 49 0, info@staware.com Die Module des Sta*Ware InfoCenter Sta*Ware EDV Beratung GmbH Moosstraße 18,82319 Starnberg 08151 36 89 49 0, info@staware.com Sta*Ware EDV Beratung GmbH. März 2014 Inhalt 1. Vorgang... 3 2. AdressenCenter...

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