Mobiles Kassensystem mit Zeiterfassung

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1 Kundenreferenz Projektvorstellung für die Konzeption und Entwicklung von catpos Copyright 2015 by wolter & works - die web manufaktur Stand: Autor: Februar 2015 Kevin Wolter

2 Einleitung Nachdem wolter & works für die Gallus Gastro GmbH erfolgreich ein Cloud-basiertes ERP-System mit den Schwerpunkten auf Standortverwaltung sowie Personal- und Warenwirtschaft implementiert hat, begannen im April 2014 die ersten Gespräche für die Umsetzung eines eigenständigen POS-Kassensystems (Point of Sale). Die Gallus Gastro GmbH betreibt an verschiedenen Standorten gastronomische Einrichtungen wie Clubs, Bars und Restaurants. In fast jedem Standort werden andere POS-Kassenlösungen eingesetzt und so ist auch ein zentrales Controlling und Abrechnung nur mit viel Personalaufwand effektiv umsetzbar. Als letzten Baustein für die vollständige Abbildung aller Prozesse innerhalb des von ihnen eingesetzten ERP-Systems, fehlte der Gallus Gastro GmbH dem zu folge noch die Umsätze aus den einzelnen Standorten und Kassen. Zusätzlich war die Kontrolle von Arbeitszeiten ein hoch priorisiertes Thema. Deshalb beschlossen wir diese Funktionalität ebenfalls direkt mit in der Kasse umzusetzen, da eine Anmeldung an dieser sowieso erfolgen muss. Wir möchten an dieser Stelle auf die Kundenreferenz Cloud-basiertes ERP-System für Filial-Gastronomie verweisen, welches Sie in den Referenzen auf finden. Dort zeigen wir die Konzeption und Umsetzung des hier erwähnten ERP-Systems. Die hier verwendeten Logos und Produktnamen dienen nur zur Identifikation der jeweiligen Produkte bzw. Hersteller und können u.u. rechtlich geschützt sein. Alle verwendeten Logos, Marken und Produktnamen sind eingetragene Marken der jeweiligen Firmen. 1

3 Kundenanforderungen Die Zielstellung war ebenso klar wie eindeutig von der Gallus Gastro GmbH vorgegeben. Es sollte ein Kassensystem mit integrierter Zeiterfassung implementiert werden, welches auf allen jetzigen und auch zukünftigen Mobilgeräten wie Tablets und Smartphones lauffähig ist. Zusätzlich bestand der Wunsch auch alte Hardware in Form von klassischen Kassenterminals mit Windows Betriebssystem weiter verwenden zu können. Das bereits von wolter & works implementierte ERP-System Bar Manager sollte um die entsprechenden Funktionalitäten erweitert werden, so dass die Kassengeräte verwaltet, die Umsatzauswertung erfolgen und die Arbeitszeiten geprüft werden können. wolter & works entwickelte aus diesen Vorgaben die nachfolgenden Anforderungen und Funktionen. Kassensystem Mehrere Nutzer können parallel an einer Kasse angemeldet sein Nutzerspezifisches erstellen von Bons Korrektur und Stornieren von Bons Bon schließen und kassieren Automatische Berücksichtigung der Preisebene (nach Tag und Uhrzeit) Manuelle Wahl der Preisebene Bons automatisch der Tagesabrechnung eines Mitarbeiters hinzufügen Echtzeit-Synchronisation der Bons, Artikel, etc. mit ERP-System inkl. Offline-Modus Zeiterfassung Erfassung von Arbeitsbeginn und -ende, sowie das registrieren von Pausen Mitarbeiter können sich an beliebigen Kasse zur Arbeit an- und abmelden Echtzeit-Synchronisation der erfassten Daten mit ERP-System inkl. Offline-Modus ERP-System Erstellen und Verwalten von Verkaufs-Artikeln und Artikelgruppen Artikelpreiskonfiguration je Betrieb Erstellen und verwalten von Preisebenen nach Wochentag und Uhrzeit je Betrieb Verwalten der standortspezifischen Kassen Erstellen von individuellen gerätespezifischen Kassenlayouts mit Artikeln und Gruppen Umsatzauswertung nach Standorten und Mitarbeitern mit DATEV-Export 2

4 Umsetzung Zunächst noch namenslos tauften wir das Kassensystem catpos was für Cash and Time - Point of Sale steht. wolter & works konzipierte und implementierte catpos als plattformunabhängige WebAPP. Somit war die Verfügbarkeit auf möglichst vielen verschiedenen Gerätetypen (vom PC bis zum Smartphone) gewährleistet. Zudem müssen nicht mehrere plattformspezifische Entwicklungsstränge gepflegt werden und reduzieren so deutlich die Kosten. Entscheidend bei der Entwicklung von catpos war jedoch, dass dieses auch ohne Internetverbindung funktionierte - also eine Offline-Funktion benötigte. Obwohl dies nicht in der Natur einer WebAPP liget hat wolter & works eine Möglichkeit gefunden dieses Feature zu realisieren und einen dementsprechend angepasste Synchronisation zu implementieren die Datenbestände abgleicht, sobald wieder eine Verbindung zum zentralen ERP-System aufgenommen werden kann. Cloud-Synchronisation des Kassensystems catpos Standort A Kasse 1 Standort B Kasse 1 Kasse n Kasse n ERP-System 3

5 catpos Erfassen eines Bons und Ansicht der angemeldeten Mitarbeiter an einem Standort 4

6 ERP-System Konfiguration des Kassenlayouts und der Preisebenen 5

7 Über wolter & works wolter & works versteht sich als ganzheitlicher Projektpartner. Wir konzipieren und entwickeln Produkte nicht im Alleingang, sondern in enger Zusammenarbeit mit unseren Auftraggebern. Das Zusammenspiel von Konzept, Strategie, Design und Technik ist aus unserer Sicht der entscheidene Erfolgsfaktor für die Entwicklung einer passenden Lösung. Deshalb bekommen Sie bei uns alles aus einer Hand - wenn Sie es wünschen. Sie stellen die Anforderungen - wir finden die Lösung Wir konzipieren Softwareprodukte nach Ihren individuellen Anforderungen und benutzen dafür die optimale Technologie. Dabei wägen wir mit Ihnen zusammen ab, ob etablierte oder state-of-the-art Technologien zum Einsatz kommen sollen. Unser Schwerpunkt liegt dabei auf der Entwicklung von webbasierten Applikationen, dezentralen Netzwerken, sowie Apps für mobile Endgeräte. Wir bevorzugen die Verwendung von Technologien die kostengünstig in der Lizensierung sind und so die Entwicklungs- als auch die Betriebskosten optimieren. Kleines Team - große Schlagkraft Das Zusammenspiel von verschiedenen Fachrichtungen wie Projektmanagement, Grafikdesign und Informatik, sowie jahrelange Erfahrung macht unsere Produkte so gut. Unser kleines Team mit flacher Hierarchie garantiert schnelle Kommunikation und Umsetzung der Kundenanforderungen. Durch das von uns bevorzugte "Agile Projektmanagement" stehen wir in ständiger Kommunikation mit unseren Auftraggebern. Die kleineren Arbeitspakete und kurzfristig gesteckten Meilensteine garantieren eine Entwicklung, die nah am Kunden und dessen Anforderungen erfolgt. Transparentes Projektmanagement - direkt kommuniziert Unsere Kunden erhalten Zugang zu unserem Kundenportal, wo Sie jederzeit die aktuelle Projektplanung einsehen und kommentieren können. Alle Projektbeteiligten kennen so den aktuellen Status und können so auch kurzfristige Änderungen der Anforderungen durch Tickets direkt in die Entwicklung einfließen lassen. Unsere Ausrichtung auf eine nachhaltige Geschäftsbeziehung und eine persönliche Kundenbetreuung, ermöglichen wir durch direkte Ansprechpartner und kurze Kommunikationswege. 6

8 Ansprechpartner Herr Kevin Wolter Office Taunusstr Berlin (Friedenau) Germany Telefon +49 (0) Web

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