1. Integration in SAP R/3

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1 1. Integration in SAP R/3 Cando wurde für Multiprojekt- und Multiressourcenmanagement konzipiert. Projektmanagement im Allgemeinen tangiert darüber hinaus viele andere Bereiche eines Unternehmens. Herausragend sind hier Finanzwesen, Produktionssteuerung, Konstruktion oder Dokumentenmanagement. Diese Bereiche werden durch hoch spezialisierte Anwendungen wie beispielsweise SAP R/3 abgedeckt und sind bei den Unternehmen üblicherweise bereits erfolgreich implementiert. Daher wurde Cando als hoch integrationsfähiges System entwickelt. Das Prinzip ist, die beste Anwendung für die jeweilige Aufgabenstellung im Unternehmen einzusetzen und die System dann über Schnittstellen zu verbinden. So ist Cando das beste System für Projektmanagement, während SAP R/3 dies für Finanz- und Kostenrechnung darstellt. Eine Überschneidung gibt es im Bereich der Zeiterfassung. Diese Aufgabenstellung ist in vielen Betrieben noch nicht für das Projektgeschäft gelöst. Daher bietet Cando eine eigene Anwendung dafür an. Sollte in den Unternehmen bereits eine Lösung wie SAP CATS vorhanden sein, wird diese integriert Übersicht Folgende Informationen können zwischen den Systemen ausgetauscht werden: Information Daten Beispiel Projektdaten Projektname, Start, Ende etc. Konstruktion LK12, Schlüssel Projekt-ID s und andere Nummern Kon-LK12; FK PSP-Elemente Name, Anfang, Ende etc. Konstuktion, fällig Meilensteine Name, Anfang, Ende etc. Abnahme Konstruktion, Netzplanelemente Name, Anfang, Ende etc. Zeichnung erstellen, Ressourcenzuweisungen Res.-Name, Zuweisung Huber, Konstruktion, 100 Stunden Kostendaten Projektkosten, PSP-Kosten Projekt XYZ: 120 TEU Personalstammdaten Personen, Arbeitsplätze Herr Huber, Werkbank 12a Zeiterfassungen Person, Ist-Stunden, Soll-Stunden Huber, Projekt XYZ, Soll-KW12:40h, Ist-KW12 35h Custom Fields Debitor, Verweise etc. Kto: 82316, Zeichnung: Server: Projekte Fortschritte und Status Abgeschlossen, Zustand In Arbeit, Fertigstellung 30% 2007 candoprojects GmbH, München Seite: 1

2 1.2. Einfache Projektverbindung zwischen SAP R/3 und Cando SAP R/3 in Verbindung mit Cando deckt den gesamten Lebenszyklus ab. Begonnen wird einem Projektangebot oder Projektauftrag in SAP. Dieses Projekt wird in SAP PS (Projektsteuerung) als Projektelement angelegt. Zusätzlich wird ein PSP-Element erzeugt, das später als Kostensammler dienen kann. Sobald das Projekt in SAP freigegeben wird, erzeugt die Schnittstelle ein genau gleiches Projekt in Cando. Dabei werden Daten wir Start, Ende, Name etc. an Cando übergeben. In Cando erfolgt nun die Feinplanung aus Phasen, Paketen, Meilensteinen etc. Darüber hinaus kann die gesamte Ressourcenplanung in Cando abgewickelt werden. Projektangebot Projektauftrag Projektname Projekt-ID Start Ende Dauer Custom Fields SAP PS Cando Projektelement PSP-Element Projektobjekt Feinplanung Phasen/Pakete/MS Ressourcenplanung Die Daten werden zwischen den Systemen aktuell gehalten. Welche Daten überhaupt veränderbar sind, wird durch die Konfiguration der Schnittstelle bestimmt. So ist es beispielsweise einfach möglich, dass die Projekttermine nur in SAP angepasst werden können, in Cando lässt sich das Projektende nicht schieben candoprojects GmbH, München Seite: 2

3 1.3. Komplexere Integration mit mehreren PSP-Elementen Auf der SAP-Seite können Projekte weiter aufgrund der betriebswirtschaftlichen Daten präzisiert werden. So können mehrere Ebenen von PSP-Elementen die kaufmännische Struktur repräsentieren. In Cando entsprechen diese PSP-Elemente dann Phasen oder Meilensteinen. Projektangebot Projektauftrag Projektname Projekt-ID Start Ende Dauer Custom Fields SAP PS Cando Projektelement PSP-Element Projektobjekt Feinplanung Phasen/Pakete/MS Ressourcenplanung PSP-Element: Konstruktion PSP-Element: Prototyp PSP-Element: Auslieferung PSP-Element: Projektabschluss Phase: Konstruktion Phase: Prototyp Phase: Auslieferung Phase: Projektabschluss 2007 candoprojects GmbH, München Seite: 3

4 1.4. Anbindung an die Zeiterfassung CATS In diesem Fall werden Soll-Daten aus der Cando-Projektplanung für die Mitarbeiter verdichtet und an SAP gemeldet. Der Mitarbeiter verbucht in CATS die Ist-Zeiten, die dann wieder an Cando zurückgemeldet werden. Projektelement PSP-Element Projektobjekt SAP PS Ressourcenplanung CATS Zeiterfassung Herr Huber Ist: 90 Stunden Ressource: Herr Huber Soll: 120 Stunden CATS Zeiterfassung Herr Frau Müller Ist: 110 Stunden Ressource: Frau Müller Soll: 85 Stunden CATS Zeiterfassung Alle Mitarbeiter aus Q. Ist: 275 Stunden Ressource: Abteilung: Qualität Soll: 300 Stunden Die Ist-Werte der Mitarbeiter werden in SAP beispielsweise in HR für die Lohnabrechnung weiterverarbeitet. In Cando werden die gleichen Daten für den Soll-Ist-Vergleich des Projektes verwendet. Die Daten werden durch den Mitarbeiter nur einmal erfasst, aber zweimal weiterverarbeitet candoprojects GmbH, München Seite: 4

5 1.5. Kosten- und Finanzdaten In Cando werden Ressourcen und deren Arbeitsstunden verplant. Darüber hinaus können Kosten wie Reisekosten, Beratungshonorare oder Investitionen verplant werden. Diese Daten werden an SAP gemeldet. Für die Ressourcen werden dann mit den in SAP gültigen Stundensätzen die Personalkosten berechnet. Alle weiteren Kosten aus Investitionen etc. werden ebenso in SAP berechnet. Daraus resultieren gesamte Projektkosten, die dann in Cando dargestellt werden. Projektelement PSP-Element Projektkosten Projektobjekt SAP PS Ressourcenplanung Stunden*Stundensatz KW12 KW13 KW14 Huber 10h 20h 20h Müller 20h 40h 40h Qualität 80h 120h 90h Kosten Kosten KW12 KW13 KW14 Reisekosten 5K 4K 3K Berater 6K 5K 5K Hardw are 20K 0 0 Es lassen sich Kostenverläufe auf der Zeitachse berechnen. Weiterhin können alle Berechnungsmodelle (Liquidität, Abschreibung, Bewertungen etc.) wie sie in SAP definiert wurden, in Cando als Summen weiter verwendet werden. Cando plant und verfolgt Wer-macht-was-wann. SAP berechnet auf dieser Basis Waskostet-wann-was candoprojects GmbH, München Seite: 5

6 1.6. Personalstammdaten Personaldaten sind in SAP in HR oder als Arbeitsplätze in PS hinterlegt. Diese Stammdaten können an Cando übergeben werden. Dabei kann festgelegt werden, das diese Daten ausschließlich in SAP zu verwalten sind. In Cando können die Personaldaten dann für die Planung herangezogen werden. Eine doppelte Pflege entfällt. HR Personaldaten PS Arbeitsplätze 2007 candoprojects GmbH, München Seite: 6

7 1.7. Technologie Sowohl Cando als auch SAP erzeugen zeitzyklisch oder Ereignis-gesteuert Dateien im auf dem jeweiligen System. Diese Dateien werden in XML-Dateien für das Zielsystem umgewandelt und auf den entsprechend anderen Server transferiert. Ein Dienst auf dem Zielrechner importiert dann die XML-Datei und führt die entsprechenden Kommandos aus. Über den Import werden Protokolle erstellt die dann beispielsweise via an einen Administrator geschickt werden. SAP R/3 Server Import/Export Aktuell oder Zyklisch Cando Server Import/Export Aktuell oder Zyklisch Dienste: (Cron, UC4, FTP etc.) XML-Dateien mit Daten und Befehlen Dienste: (Cron, UC4, FTP etc.) Dienste: File, Mail, Meldung, etc. Fehlerprotokolle 2007 candoprojects GmbH, München Seite: 7

8 Zusammenfassung Die Integrität der jeweiligen Systeme bleibt gewahrt Es können alle Daten ausgetauscht werden, die in dem jeweils anderen System eine Verwendung haben Das matching der Daten im fernen System kann bestimmt werden (Bsp.: PSP-Element in SAP wird zu Phase in Cando) Der Austausch erfolgt zeitzyklisch oder ereignisgesteuert Spätere Modifikationen oder Erweiterungen können in den Scripts durch den Kunden vorgenommen werden Das Verfahren ist transparent und kann durch den Kunden gesteuert werden Datenschutz ist gewährleistet Eingriffe in den Programmcode von SAP oder Cando sind nicht nötig Daten können aggregiert und übergeben werden Es existiert keine mengenmäßige Beschränkung Der Datenaustausch ist extrem schnell Bei Update der Systeme wird die Kompatibilität durch Cando gesichert Modernste Datenkommunikation durch XML- Technologie Geringe Kosten wegen grundlegender XML- Server-Technik 2007 candoprojects GmbH, München Seite: 8