DIE INTEGRATIONSLÖSUNG FÜR IHRE GESCHÄFTSPROZESSE VEMAS.NET. für Software-, Lösungs- und Dienstleistungsanbieter

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1 DIE INTEGRATIONSLÖSUNG FÜR IHRE GESCHÄFTSPROZESSE VEMAS.NET für Software-, Lösungs- und Dienstleistungsanbieter

2 MEILENSTEINE 1978 Gründung der Scholz Unternehmensberatung GmbH Vertrieb, Entwicklung und Beratung zum System EDV-Check mit mehr als 700 Installationen Vertrieb, Entwicklung und Beratung von Systemsoftware im Mainframe-Bereich für IBM- und Siemens-Systeme 1996 Erste Version der CRM-Software Vemas 2000 Gründung der scholz.msconsulting GmbH Technologiewechsel Windows zur.net Technologie Ausbau der Integrationslösung Vemas.NET

3 WIR ÜBER UNS scholz.msconsulting GmbH Eigenkapitalfinanzierte GmbH, Hersteller und Eigentümer der CRM- und Projektmanagement Software Vemas.NET Teamstruktur Hochqualifiziertes, innovatives Team mit 35 Mitarbeitern für Beratung, Entwicklung und Service / Support Kompetente Beratung Kompetenter Betreuungsservice über alle Projektphasen hinweg mit definierten Ansprechpartnern Erfahrung aus der Praxis Erfahrung aus über 350 Projekten für Software-, Dienstleistungs- und Beratungsunternehmen

4 REALISIERTE SCHNITTSTELLEN AUSWERTUNGEN FIBU-Schnittstellen ERP-Systeme Dyn. Report, DB Zugriff, SQL Reporting Service, OLAP Teraspect Dokumentenintegration Tapi / CTI PORTAL-Systeme In-/Out-bound Entwicklungssysteme HOTLINE-Systeme FORECAST EQDV Eigenentwicklungen

5 MODULARE GESAMTINTEGRATION Vemas.Basis Adressen, Kontakte, Tapi, Akquisitionen, Wiedervorlagen, Dokumentenmanagement Mailings, Telemarketing, Forecasts, Auswertungen Vemas. Im- und Export von s, Ablage als Dokument in Vemas, Serien funktion via MS Outlook + SMTP Vemas.Termin Terminmanagement für das ganze Unternehmen: u. a. Integration von Adress- / Kunden- und Projektdaten in Termine Vemas.Terminsynchro Autom. Synchronisation von Aufgaben, Kontakten und Terminen zwischen Vemas und Exchange (ab Version 2007) Vemas.IMAP Automatischer import vom Mailserver nach Vemas Vemas.Ereignis Hotline-Verwaltung für Ihren Service / Support: Eskalationsmanagement, Supportübersichten, Lieferdaten für Produkte / Software Vemas.Kundenforum Online-Plattform für Ihre Kunden: Downloads, Ereignis-Verwaltung und Knowledgebase Vemas.Vertrag Automatische Verwaltung von Wartungs- und Mietverträgen, Forecastübersichten und Fakturaautomatik Vemas.Auftrag Auftragsabwicklung für Produkte / Dienstleistungen, Angebote, Auftrags- und Lieferbestätigung, Rechnungen Vemas.Projekt Projektverwaltung, Modelle, Auftragsabwicklung, Faktura, Forecast, Controlling, Dokumentenmanagement, Zeiterfassung Vemas.Lastplan Vollautomatische Einlastung für Ihre Termin-, Ressourcen- und Projektplanung, Terminkonflikt- Warnungen, Übersichten und Auswertungen Vemas.Gantt Grafische Termin- und Ressourcenplanung inkl. Auslastungsanzeige für Projekte und Export-Schnittstelle zu MS Project Vemas.Urlaub Urlaubsverwaltung für alle Mitarbeiter, Genehmigungsverfahren, Übersichten und Auswertungen, Feiertagsverwaltung Vemas.Zeit Arbeitszeitkonten für alle Mitarbeiter: Arbeitszeitkontrolle, Arbeitszeitabrechnung, Soll-Ist Vergleiche, Buchungsschlüsse inkl. Überträgen Vemas.Infoserver Informations- und Eskalationsmanagement per E- Mail an frei definierbare Empfänger, Vorlagen Vemas.Fibu Schnittstellen zu Fibu-Systemen, wie z. B. Diamant, Syska, Abacus, Datev Vemas.Seminar Die Seminarverwaltung für Standard- und Individualtrainings, Schnittstelle zu Vemas.Termin, Teilnehmerverwaltung, Fakturaautomatik Vemas.GF-Cockpit Budgetplanung, Umsatzvorgaben und Überprüfung der definierten Umsatzziele, Soll-Ist-Vergleiche, Grafische Reports Vemas.Solution-Builder Individuelle Anpassungsmöglichkeiten, Eingabemasken ändern, neue Datenbankfelder integrieren, eigene Formulare erstellen Vemas.Mobile Adressen, Kontakte, Akquisen, Termine, Zeiterfassung, Workflow für Kundenfreigabe, Auswertungen

6 MEHRMANDANTEN-/WÄHRUNGSFÄHIG Für jedes Profitcenter kann ein eigener Rechnungsnummernkreis definiert werden. ProfitCenter 2 Software GmbH Für jedes Profitcenter kann ein eigener FiBu-Mandant definiert werden. ProfitCenter 1 Software GmbH VEMAS DATENBANK ProfitCenter 3 Software GmbH SFR ProfitCenter 4 Akademie GmbH

7 CRM, PROJEKTGESCHÄFT, RECHNUNGSWESEN PERFEKT ABGESTIMMT Standort A (Profitcenter 1) Standort B (Profitcenter 2) Standort C (Profitcenter 3) Währung / Wechselkurse (Mehrwährungsfähigkeit) S T A M M D A T E N (länderübergreifend) Vemas.Projekt Vemas.Vertrag Vemas.Auftrag Vemas.Seminar Automatische Debitorenanlage Zeiterfassung Leistungsfreigabe R E C H N U N G E N Umsätze Import der externen Projektkosten Anzeige von auftragsbezogenen Kosten A U T O M AT I S C H E V E R B U C H U N G Erlöskonten Kostenstellen MwSt.-Sätze Kostenträger Übergabe Debitoren (je Profitcenter ein eigener Mandant) Rechnungseingangsverarbeitung Kreditoren Mandant A Mandant B Mandant C Anzeige Zahlungsstände (z.b. für Projektleiter) Übergabe Zahlungsstand Abgleich Bankkonto Workflow Zahlungserinnerungen Deckungsbeitrag Projekte GF-Cockpit Controlling Controlling / BI Weitere Lösungsmodule: CRM, Marketing & Mailings, Projekt- & Ressourcenplanung, Urlaubsverwaltung, Terminmanagement & -synchro,... Weitere Lösungsmodule: Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung, Anlagenbuchhaltung, Profitcenter- und Konzernmanagement,

8 VORTEILE INTEGRATION DIAMANT /3 mit VEMAS.NET Schnittstelle Diamant/3 Schnittstelle Vemas-Rechnungsdaten an Diamant/3 Automatische Debitorenanlage in Diamant/3 Automatisches Auslesen des Zahlungskennzeichens aus Diamant/3 Import offene Posten aus Diamant/3 in Vemas.NET Kombinierte Workflows (z.b. automatisiertes Mahnwesen, Zahlungserinnerung) Anzeige Offene Posten via Webservice aus Diamant/3 in Vemas.NET Anzeige Debitoren aus via Webservice aus Diamant/3 in Vemas.NET Diamant/3 Automatischer Import von Währungen und Kursen aus Diamant Eingangsrechnungsworkflow zur Erfassung von Fremdkosten mit und ohne Weiterberechnung Schnittstelle für Kreditoren-Stammdaten-Export Übergabe von Rückstellungen, Aktivierungen und Vorauszahlungen

9 WORKFLOW Mobile Erfassung und Genehmigung von Projektleistungen sendet Projekt Projekt sendet genehmigten Signatur durch Mitarbeiter und Freigabe des Kunden direkt vor Ort auf dem ipad Rechnungsstellung FiBu

10 REFERENZEN / AUSZUG bis 2009 Grafing, 228 Vemas-User an 7 Standorten Bonn, 26 Vemas-User an 3 Standorten Herten, 300 Vemas-User an 7 Standorten Düsseldorf, 22 Vemas-User an 1 Standort Kempen, 140 Vemas-User an 2 Standorten Münster 12 Vemas-User an 5 Standorten Bocholt, 26 Vemas-User an 1 Standort Aschaffenburg, 7 Vemas-User an 1 Standort Kleinsendelbach, 14 Vemas-User an 1 Standort Stelle, 56 Vemas-User an 1 Standort Hürth 135 Vemas-User an 1 Standort Leverkusen 65 Vemas-User an 1 Standort

11 VEMAS.NET AUSGEWÄHLTE VORTEILE DER INTEGRATIONSLÖSUNG

12 VORTEILE VEMAS.NET Einfach und Transparent Perfekte Kundenhistorie 360 Kundensicht Eine zentrale Datenbank für sämtliche Kunden- und Projektdaten Adress- und Kontakt Dubletten nicht mehr nötig / möglich Kein Datenabgleich in verschiedenen Systemen nötig, somit keine Fehlerquelle Dokumentenverwaltung Papierloses Büro Ablage der Dokumente direkt in der Projektakte Die Suche nach Dateien in unterschiedlichen Ordnern und Laufwerken entfällt Dokumentenvorlagen Die zentrale Ablage von Dokumentenvorlagen verhindert falsche Versionen (insb. z.b. AGB, etc.) Pflege der Dokumentenvorlagen nur einmalig in einem einzigen System Ein einheitliches Erscheinungsbild wird sichergestellt Integrierte Mailingfunktion Alle Infos in der Kundenakte, der Kunde kann gezielt auf letzte Mailings angesprochen werden Zielgruppenfilterung zur Vermeidung von Streuverlusten Umfangreiche Auswertungen ohne Programmierkenntnisse möglich

13 VORTEILE VEMAS.NET -Verkehr -Import auf Knopfdruck Zeitraubende und vergessene -Weiterleitungen bleiben erspart Die aufwändige Suche nach bestimmten Mails entfällt IMAP der automatische -Import Zeitersparnis durch Wegfall des manuellen Imports Wichtige s können nicht mehr überlesen werden Weitergehende Workflows werden bei Bedarf automatisch angestoßen Wiedervorlagen werden vollautomatisch angelegt Automatische Verknüpfung der importierten s zu den Projekten Vollautomatische Eskalation per bei Planaufwandsänderungen Mögliche Umsatzsteigerung durch frühzeitige Rücksprache mit dem Kunden Einleitung geeigneter Maßnahmen rechtzeitig möglich Etwaige, weitere geänderte Fertigstellungstermine können unmittelbar mit dem Projektteam besprochen werden

14 VORTEILE VEMAS.NET Terminmanagement Bidirektionale Termin-, Aufgaben und Kontaktsynchronisation (via Microsoft Exchange Server) Daten sind jederzeit auch auf den mobilen Endgeräten aktuell Folgetermine für Beratungseinsätze können bspw. so direkt vor Ort vereinbart werden Integriertes Terminmanagement Jederzeit Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden und Kollegen Rückfragen zu Verfügbarkeiten und Restkapazitäten entfallen, sofortige Projektzusagen möglich Einsatzorte und Auslastungslücken sofort einsehbar, Kombitermine werden somit ermöglicht Vielfältige Auswertungsmöglichkeiten zu Terminarten Urlaubsverwaltung Warnhinweise bei Terminüberschneidungen schon beim Anlegen, da Kalenderabgleich Anzeige in der Ressourcen- und Terminplanung, folglich keine Probleme bei Kundenterminen Papierloser Genehmigungsworkflow Jederzeit Übersicht über Resturlaube

15 VORTEILE VEMAS.NET Projekte Projektmanagement Jederzeit aktuelle Informationen und ein Frühwarnsystem verhindern Fehlentwicklungen Die Transparenz zwischen den Projektteams und dem Vertrieb verschafft beiden Abteilungen Vollinformation und somit Auskunftsfähigkeit gegenüber dem Kunden Integrierte Projektangebotserstellung Projektangebote auf Knopfdruck statt manuellem Kopieraufwand aus mehreren Dokumenten Zeitgewinn durch Projekttemplates, Projektpositionen bei Angebotserstellung nicht zu übersehen Mobile Erfassung von Projektleistungen Manuelle Stundenzettel gehören der Vergangenheit an Vollerfassung, da keine Erfassungslücken mehr vorhanden Jederzeit volle Budgetkontrolle

16 VORTEILE VEMAS.NET Zeiterfassung, Abrechnung & Forecast integrierte Zeiterfassung Die manuelle Zeiterfassung in getrennten Systemen entfällt Automatischer Vorschlag zur Berechnung der eingegebenen Leistungen Vertriebsaufwände für die Kundengewinnung werden messbar (nicht berechenbare Zeiten werden sichtbar, die Produktivität damit messbar) Rückfragen wegen Unklarheiten werden minimiert integrierte Abrechnungen Keine Leistung wird mehr vergessen abzurechnen Fakturierung auch außerhalb des regulären Zyklus möglich Fehlerreduktion im Vergleich zu einer manuellen Kontierung integrierter Forecast Zeitraubende manuelle Aufbereitung in Excel-Tabellen entfällt Keine geschönten Zahlen mehr möglich Ressourcenvorausplanung für zukünftige Projekte wird ermöglicht

17 VORTEILE VEMAS.NET Reporting & Controlling Über 300 Standardreports Zahlen und Informationen auf Knopfdruck oder automatisch per Abonnement Tagesaktuelle Soll-Ist-Vergleiche und Deckungsbeiträge Sie erkennen auf einen Blick, welche Projekte sich rechnen Prognosen und Forecast ohne Excel-Aufbereitung möglich Große Zeitersparnis integriertes Dashboard Jederzeit auf Knopfdruck erhalten Sie Analysen einzelner Projektentwicklungen, des Vertriebes oder des gesamten Unternehmens Reduziert den Verwaltungsaufwand auf ein Minimum und optimiert so die Performance

18 VORTEILE VEMAS.NET Service / Support Steuerung Intuitive Erfassung und Verwaltung von Hotline-Fällen Wünsche, Fehlermeldungen und Fragen Ihrer Kunden werden zentral verwaltet Sämtliche Ereignisse können ausgewertet, gruppiert und bewertet werden Die gesammelten Auswertungen unterstützen Sie bei der nächsten Releaseplanung Direkte Zeiterfassung Eine Vollzeiterfassung führt zu bis zu 30% Mehreinnahmen im Servicebereich Zugriff auf FAQ-Datenbank direkt aus dem Servicefall Vergleichbare Lösungen können direkt aus dem Servicefall recherchiert werden, dieses spart viel Zeit für Rückfragen und steigert die Kompetenz Frei einstellbare Eskalationsroutinen Vollautomatische Informationen via an die verantwortlichen Personen Vereinbarte Reaktionszeiten werden überwacht, das vermeidet unnötige Diskussionen mit Kunden Lieferdaten Stets Überblick über eingesetzte (Software-) Versionen, Potential für Nachverkäufe

19 VORTEILE VEMAS.NET Kundenforum & Verträge Online-Plattform für Ihre Kunden Kundenzufriedenheit: Der Kunden kann sich jederzeit selbst über den Status seiner Ereignisse informieren Zeitersparnis: Supportfälle können vom Kunden selbst via Internet erfasst werden, FAQ bieten die Möglichkeit einer Eigenrecherche für die Kunden Informationen: vollautomatische Meldung über getätigte Downloads Vollautomatische Berechnung von Miet-, Service- und Wartungsverträgen Kein Vertrag / Keine Vertragsposition wird mehr vergessen abzurechnen Wiedervorlagen entfallen dank voreinstellbaren Abrechnungsintervallen Anzeige des Installationsstatus Jederzeit Überblick auf alle Vertragsinformationen, Potential für Nachverkäufe Erlösvorschau aus Verträgen Jederzeit auf einen Blick eine gesicherte Liquiditätsvorschau Auskunft für den Support Direkter Zugriff auf die Kundenakte -> Wartungsvertrag vorhanden?

20 VORTEILE VEMAS.NET Professionelle Seminarverwaltung Verwaltung von Firmen- und Standard-Seminaren Alle Seminarkomponenten inkl. automatischer Integration in die Firmenhomepage in einem Tool Sowohl Einzelseminare als auch Seminarreihen möglich Unterschiedliche Seminar- und Unterlagensprachen wählbar Automatisierte Einladungen + Workflows für Teilnehmer Freisetzung von Cross-Selling-Potentialen durch Einladungsmöglichkeit zu Folgeseminaren Teilnehmer werden automatisch via -Service benachrichtigt Speicherung der Umsatzdaten (Provisionen, Personal-, Material-, Mietkosten,..) Möglichkeiten für einen detaillierten Forecast Dokumente auf Knopfdruck Ob Namensschilder, Zertifikate oder Teilnehmerlisten alle Vorlagen sind auf Knopfdruck erstellt, dass spart eine Menge Arbeitszeit Ablage der Dokumente erfolgt in der Kundenakte jederzeit finden Sie Ihre Dokumente wieder

21 VEMAS.NET Sprechen sie uns an scholz.msconsulting GmbH Moerser Str. 660 D Krefeld Tel.: +49 (2151) Fax: +49 (2151) Wir freuen uns auf den weiteren Dialog mit Ihnen