Hausarbeit zum Thema. Einsatzmöglichkeiten von ARIS, AENEIS und SAP Workflow

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1 Hausarbeit zum Thema Einsatzmöglichkeiten von ARIS, AENEIS und SAP Workflow eingereicht am Fachbereich 4 Wirtschaftswissenschaften der Fachhochschule für Technik und Wirtschaft Berlin im Studiengang Wirtschaftsinformatik (b.sc.) Ausgewählte Kapitel der Wirtschaftsinformatik (6. Semester) Prof. Courant von Heiko Hartenstein Matr.Nr.: Berlin, den Seite 1 von 10

2 Inhaltsverzeichnis: 1. Grundlagen Abgrenzung von Geschäftsprozess- bis Workflow-Modellierung Kriterien zur Einordnung Geschäftsprozessmanagement am Beispiel ARIS Toolset Geschäftsprozesssimulation am Beispiel Aeneis Workflow-Modellierung am Beispiel SAP-Workflow Bewertung und Einordnung der Ansätze...9 Abbildungsverzeichnis: Abbildung 1: ARIS House of Business Engineering...4 Abbildung 2: Darstellungsarten ARIS...6 Abbildung 3: Animation im ARIS Toolset...7 Abbildung 4: Simulationsdarstellung Aeneis...8 Seite 2 von 10

3 1. Grundlagen Im einführenden Abschnitt werden eine Einordnung und Definition der thematischen Grundlagen dargelegt. Dazu zählen insbesondere die Aspekte der Modellierung von Geschäftsprozessen und die Einordnung der darauf aufbauenden Elemente des Geschäftsprozessmanagements. Ein Geschäftsprozess ist dabei eine funktionsübergreifende Verkettung wertschöpfender Aktivitäten. 1 Im Kern zeichnet einen Prozess also die Abfolge von Tätigkeiten und Ereignissen wieder. Darüber hinaus werden im Prozess Ressourcen, wie Mitarbeiter, Informationen und Güter verwendet bzw. verarbeitet. Auch unterliegen Prozesse Kriterien wie Zeit, Qualität und Kosten. Im Rahmen dieser Arbeit werden dementsprechend die Fähigkeiten der drei Tools hinsichtlich der Modellierung des Prozesses, der Simulation und der Analyse der Kriterien und Ressourcen präsentiert Abgrenzung von Geschäftsprozess- bis Workflow-Modellierung Zur Einordnung der drei Tools in das Gesamtmodell empfiehlt sich das Framework aus Abbildung 1. 2 Dabei wird unterschieden in die Komponenten der Prozessgestaltung, der Prozessplanung und steuerung, der Workflowsteuerung und dem Anwendungssystem. ARIS und Aeneis sind Prozessgestaltungstools, welche unterschiedlich stark die Aufgaben der Geschäftsprozessmodellierung unterstützen. Die SAP Workflow Komponente ist vollständig in das SAP-System integriert. 3 Durch die starke Anbindung an das SAP System ist eine Zuordnung schwierig. Am sinnvollsten lässt es sich der Workflow-Steuerung und Gestaltung zuordnen. Als Abgrenzung von Prozessmodellierung und Workflowgestaltung kann festgestellt werden, dass die Prozessmodellierung stärker fachlich und konzeptionell augeprägt ist, während der Workflow aus einer operativen Umgebung mit zumeist bereits definierten Prozessen kommt. 1 Schmelzer2004, S vgl. Bullinger2003, S Gadatsch2002, S. 278 Seite 3 von 10

4 In der Geschäftsprozessmodellierung wird ein Realitätsausschnitt in vereinfachter und problembezogener Darstellung des Geschäftsprozesses abgebildet. Im Blickpunkt steht die Frage Was? dargestellt werden soll. Darauf aufbauend wird der gestaltete Prozess um Spezifikationen für die automatisierte Prozessausführung unter Kontrolle eines Workflow Management Systems erweitert. 4 Als Spezifikationen gelten hier zeitliche, fachliche und ressourcenbezogene Faktoren, die für eine automatische Steuerung des Arbeitsablaufes auf operativer Ebene notwendig sind. 5 Kernfrage ist also Wie? der Prozess ausgestaltet und ausgeführt wird. Abbildung 1: ARIS House of Business Engineering (Quelle: Bullinger2003, S. 755) Für ein ganzheitliches Geschäftsprozessmanagement sollen die Modellierungs- und Analysetools der Architektur aus Abbildung 1 folgen. Gleichfalls bieten sich für die Einordnung auch Lebenszyklusmodelle an. 6 Nach der Gestaltung der Prozesse sollte eine Analyse und daran orientierend die Workflowmodellierung durchgeführt werden. Da im Workflow die zusätzlichen Spezifikationen eingefügt wurden, ist eine Simulation des Geschätsprozesses im Rahmen einer 4 vgl. Gadatsch2002, S. 2 5 vgl. Gadatsch2002, S vgl. Gadatsch2002, S. 204 Seite 4 von 10

5 Echtzeitprüfung möglich. Eine Simulation bzw. Analyse der Prozesse auf Basis von Zeiten und Mengen bedarf entsprechender Ist-Daten die aus dem Monitoring oder externen Referenzen stammen. In der Wirtschaftsinformatik haben sich für die Aufteilung der Entwicklung und Gestaltung von Prozessen die Phasen Analyse, Entwurf, Realisierung und Einführung durchgesetzt. 7 Basierend auf diesen Phasen klassifiziert Bullinger die verschiedenen Modellierungswerkzeuge. 8 Den Analyse- und Modellierungstools werden die Prozessdokumentation, die Prozessanalyse und das Fachkonzept am stärksten zugeordnet. Für das DV-Konzept und die Implementierung werden die entsprechend im Unternehmen existierenden Anwendungssysteme bevorzugt Kriterien zur Einordnung Aus Kapitel 1 ergibt sich das Hauptkriterium für die Einordnung der Tools hinsichtlich ihrer Einsatzmöglichkeiten. Darüber hinaus lassen sich z.b. Kriterien bezüglich der Benutzerfreundlichkeit, des Schulungsaufwandes, der Einarbeitungszeit, der Integrationsfähigkeit und der Kosten definieren. Das Fraunhofer IAO hat in Zusammenarbeit mit Computerwoche eine Marktstudie über 30 Werkzeuge für Geschäftsprozessmanagement erarbeitet. Dieser Studie lag ein Anforderungskatalog mit ca. 100 Kriterien zu Grunde. 9 Wenn sich ein Unternehmen für den Einsatz eines Modellierungstools entscheidet, so ist eine derartige Studie hilfreich. Allerdings müssen Aussagen wie von Atoss (Hersteller Aeneis), dass Ihr System das am besten geeignete ist, 10 hinterfragt werden. Immerhin ist Aeneis ursprünglich eine Entwicklung des Fraunhofer IAO. Ein zweiter kritischer Faktor ist die Aktualität. Die existierenden Studien leiden zunehmend an fehlender Aktualität, da sich die Tools sehr schnell weiterentwickeln. 2. Geschäftsprozessmanagement am Beispiel ARIS Toolset ARIS ist das bekannteste Konzept für die Geschäftsprozessmodellierung. Die Ausgestaltung des Konzeptes erfolgt über das von IDS Scheer vertriebene ARIS 7 Stahlknecht2005, S Bullinger2003, S Bullinger2003, Literaturhinweis S. 758 ff. ( Business Process Management Tools Eine evaluierende Marktstudie über aktuelle Werkzeuge Stuttgart 2001) 10 vgl. Webseite Atoss Seite 5 von 10

6 Toolset. Dabei werden eine Vielzahl von Modelltypen und methoden umgesetzt 11. Damit ist das Tool aber auch eher für erfahrene Entwickler geeignet. Zusätzlich wurde eine praxisorientierte Darstellung durch die Einführung von Piktogrammen angestrebt (Abb. 2). Ob dies die Arbeit und das Verständnis erleichtert, ist allerdings fraglich. Sehr oft werden auch die Gestaltungsmöglichkeiten bemängelt. Aus den eigenen Erfahrungen ist dies kaum belegbar. Einige Funktionen sind aber in diversen Registerkarten versteckt und kaum zugänglich. Abbildung 2: Darstellungsarten ARIS (Quelle. ARIS Toolset) Unterstützung bietet auch das Einstellen von Filtern (Easy, Gesamtmethode). Dies ermöglicht die Anpassung der Oberfläche an die Bedürfnisse und das Können des Entwicklers. Ein weiteres hilfreiches Element sind die Assistenten, die den Einstieg erleichtern. Aber auch hier sollte das Grundprinzip verinnerlicht sein. Folglich lässt sich definieren, dass das ARIS Toolset auf dem Referenzmodell der erweiterten EPK aufbaut und die Methoden und Elemente direkt umsetzt. Problematisch sind die Einarbeitung und das notwendige Wissen. 12 Ein weiteres Manko stellt die nicht in der Standardversion vorhandene dynamische Simulation und Analyse dar. Über ein Zusatzmodul und dementsprechend zusätzlichen Kosten können Analyse und Simulationsmethoden in das Toolset integriert werden. Entsprechende Listeneinträge sind auch vorhanden. Die Eingabe der Parameter ist aber unübersichtlich und versteckt. Die statische Animation (Abb. 3) ist kaum brauchbar, da sie zum Großteil manuell zu steuern ist und nur einen einzelnen 11 Fank1998, S vgl. Fank1998, S.173 Seite 6 von 10

7 Durchlauf mit den eingegebenen Parametern (z.b. Zeiten) und Wahrscheinlichkeiten (bei Entscheidungen) berücksichtigt. Die Verfügbarkeit von Mitarbeitern wird beispielsweise nicht berücksichtigt. Abbildung 3: Animation im ARIS Toolset (Quelle: ARIS Toolset) Die Onlinehilfen und die Reportfunktionalität sind eingeschränkt nützlich und bedürfen einiger Erfahrung im Umgang mit dem Tool. Schlussfolgernd lässt sich ARIS insbesondere für die Gestaltung von Geschäftsprozessen empfehlen, wenn entsprechendes informationstechnisches Know-How vorhanden ist. 3. Geschäftsprozesssimulation am Beispiel Aeneis Aeneis ist auch ein Geschäftsprozessmodellierungstool. Die Stärken des Tools liegen in der komfortablen Versionskontrolle, dem Festlegen von Wiederaufsetzpunkten und der einfach zu handhabenden Berichtsfunktion. 13 Das die Berichtsfunktion einfach zu handhaben ist, lässt sich aus den eigenen Erfahrungen im Umgang mit dem Tool leider nicht bestätigen. Es werden aber sehr viele Möglichkeiten zur Berichterstellung angeboten (insbesondere auch HTML). Mit Aeneis lassen sich dementsprechend einfach gesamte Handbücher, wie Organisationshandbuch anlegen. Im Gegensatz zu ARIS wird die Erstellung der Prozesse als intuitiv bezeichnet. Dabei wird ein Großteil in der Prozessdarstellung angelegt. Aufgrund der Detailansichten kann die Erstellung aber schnell unübersichtlich werden. Es ist demnach nützlich, wenn der Entwickler den zu erstellenden Prozess gut kennt. Immerhin kann die Detailansicht zusammengefasst dargestellt werden. 13 Fank1998, S. 172 Seite 7 von 10

8 Den größten Vorteil hat Aeneis in der Darstellung der Prozesse in verschiedenen Modi (Bitmap, Kosten und Zeiten, Messanzeigen, kombinierter Modus). Im Rahmen der Simulation kann die Anzeige an die zu analysierenden Aspekte angepasst werden. In der Messanzeigen-Ansicht lassen sich schnell anhand von Balken Engpässe ausmachen (Abb. 4). Die Visualisierung ist demnach sehr anwenderfreundlich. Abbildung 4: Simulationsdarstellung Aeneis (Quelle: Aeneis) Zusätzlich können viele verschiedene und dynamisch wirkende Parameter für die Simulation festlegen. Die in der Simulation erzeugten Geschäftsobjekte können sogar Workflow ähnlich nachverfolgt werden. Die Simulation kennt aber keine operative Testumgebung. So kann z.b. die Einbeziehung von verschiedenen Mitarbeitern in den Aufgaben definiert werden, aber es lässt sich dies nicht für das Geschäftsobjekt verteilt testen. Ein weiterer Pluspunkt für das System ist auch die Berücksichtigung von Kosten und nicht nur Zeiten. Dabei können sogar Kostentreiber und Verhältnisse deklariert werden. Schlussfolgernd lässt sich sagen, dass die Stärke von Aeneis in der Simulation liegt. Allerdings wird hier einiges fachliches Verständnis der Prozesse vorausgesetzt. Seite 8 von 10

9 4. Workflow-Modellierung am Beispiel SAP-Workflow Der SAP-Workflow ist integrativer Bestandteil des SAP Systems. Es befasst sich insbesondere mit der Thematik der Ausgestaltung von bestehenden Prozessen und der Umsetzung in eine Workflow Umgebung. Nützlich sind dabei die bereits vorhandenen SAP Funktionen und Objekte. Zusätzlich gibt es eine Vielzahl an vordefinierten Templates. Der SAP-Workflow eignet sich insbesondere für häufig verwendete Workflow (z.b. Genehmigungsverfahren). 14 Nachteilig ist zu erwähnen, dass man sich in eine gewisse Abhängigkeit zum Hersteller SAP begibt. 15 Existiert im Unternehmen bereits ein entsprechendes ERP-System sind der Einarbeitungs- und der Schulungsaufwand sehr gering. Die Kosten sind auch gering, da der SAP Workflow Teil des Gesamtsystems ist. Dieses Gesamtsystem kostet aber ziemlich viel. Vorteilhaft ist noch die Integration, da nur interne Schnittstellen benutzt werden müssen Bewertung und Einordnung der Ansätze Im Ergebnis sollte man bei einem bestehenden SAP System auch die Workflow Funktionalitäten nutzen. Für die Prozessgestaltung entscheidet man am besten nach dem Know-How der Entwickler und dem Ziel was mit dem Tool erreicht werden soll. Standardprozesse nach eepk Schema werden mit ARIS erstellt. Steht die Optimierung und Simulation im Vordergrund so ist Aeneis eine bessere Wahl. 14 Gadatsch2002, S. 277 f. 15 Gadatsch2002, S Gadatsch2002, S. 280 ff. Seite 9 von 10

10 Literaturverzeichnis: Gadatsch2002: Gadatsch Management von Geschäftsprozessen, 2. Auflage 2002, Braunschweig, Wiesbaden, Vieweg Verlag Bullinger2003: Bullinger Neue Organisationsformen im Unternehmen, 2. Auflage 2003, Berlin Heidelberg New York, Springer Verlag Fank1998: Fank Tools zur Geschäftsprozessorganisation, 1998, Braunschweig Wiesbaden, Vieweg Seite 10 von 10

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