Anleitung Web - Auswertungen CAFM JULIweb

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1 Anleitung JULIweb Seite 1 von 17 Anleitung Web - Auswertungen CAFM JULIweb Kontakt: FSU Jena, Dezernat Liegenschaften und Technik SG CAFM und Dokumentation Rainer Botsch Tel:: rainer.botsch@uni-jena.de Inhalt: 1. Voraussetzungen / Bedien-Symbole Startmaske Navigation und Masken Modul Gebäudewirtschaft Modul Dokumentenmanagement Allgemeines zur Arbeit mit den Reports Filtern Sortieren Ausdrucken Reports Gebäudewirtschaft Reports Liegenschaften Reports Dokumente CAD Gebäudeakte (im Aufbau)...16

2 Anleitung JULIweb Seite 2 von Voraussetzungen / Bedien-Symbole - Einsatz des Windows Internet - Explorers (ab IEE7.0) als Web-Browser - Eintragen der Serveradresse ( als vertrauenswürdige Site in den Internetoptionen - AutodeskDesignReview als CAD-Viewer für DWF-Dateien (kostenloses Download von: Verwendete Symbolik: [+] = Baumdarstellung öffnen [- ] = Baumdarstellung schließen = Filterschaltfläche = Löschen der Eingabe im Auswahlfeld = Sortierung von Suchfeldern = Erzeugen PDF-Report = Erzeugen einer Excel - Liste = Info über die geografische Lage = zurück zur vorhergehenden Maske Die Schalter zum Editieren und Speichern werden nur bei entsprechend vorhandenen Rechten angezeigt: = Speicherung editierter Daten = Schalter für Neu-Erfassung von Daten in der Maske = Löschung eines Satzes in der Maske = Name eines Eingabefeldes = Pflichteingabefeld (z. B. Begriff).

3 Anleitung JULIweb Seite 3 von Startmaske Nach dem Aufruf des Anmeldeformulars über das Web-Portal des Dezernates und den Link-Button JULIweb: oder über den direkten link : geben Sie Ihre Anmeldedaten ein. Mit <ok> gelangt man nach der Begrüßung zum Hauptmenü:

4 Anleitung JULIweb Seite 4 von Navigation und Masken 3.1 Modul Gebäudewirtschaft Im Modul Gebäudewirtschaft gelangt man über Seitennavigation und zugehörige Masken zu Informationen über Liegenschaften, Gebäude und verwaltete Räume. Im Menüpunkt <Module> / Gebäudewirtschaft / Gebäudeverwaltung wird die Navigation zur Gebäudeverwaltung geöffnet. Nun können durch Einträge in die Auswahlfelder [Liegenschaft] u. / o. [Gebäude], [Objekt-Nr.], [Adresse] Filterkriterien vorgegeben werden, über <Suchen> gelangt man zur Anzeige der jew. Liegenschaften. Als Platzhalter ist * verwendbar. Ohne Auswahl werden alle Elemente (hier Liegenschaften) angezeigt. Öffnen des Baumes über den Schalter [+]. Der Schalter ändert seine Darstellung nach [-] und umgekehrt. Danach kann man durch Einfachklick im sich öffnenden Baum Angaben zur Liegenschaft, dem Objekt (Gebäude), der Etage und den Raum erhalten.

5 Anleitung JULIweb Seite 5 von 17 Weitere Angaben zu Liegenschaft und Gebäude erreicht man jeweils über die Registerkarten der Maske. Liegenschaft anlegen: Doppelklicken im Baum auf Liegenschaften und Dateneingabe über die leere Maske (nur mit entsprechenden Rechten möglich!) Die geografische Lage der Liegenschaft bzw. des zur Liegenschaft gehörenden Gebäudes kann man über den Button in einem GIS-System anzeigen (hier Google maps).

6 Anleitung JULIweb Seite 6 von Modul Dokumentenmanagement Im Modul Dokumentenmanagement gelangt man über die Seitennavigation zu den Masken von Liegenschaft und Gebäude (hier auch über die Reiter Dokumente zu Listen der der Liegenschaft und dem Gebäude zugehörigen Dokumente. Durch Einträge in die Auswahlfelder [Liegenschaft] u. / o. [Gebäude], [Objekt-Nr.], [Adresse] können Filterkriterien vorgeben werden, über <Suchen> gelangt man zur Anzeige der Liegenschaften bzw. Gebäude. Weitergehend lassen sich über die Navigation die zu einem Gebäude (Objekt) zugehörigen Dokumente bestimmter Dokumentenarten anzeigen Öffnen des Baumes über den Schalter [+]. Der Schalter ändert seine Darstellung nach [-] und umgekehrt. Danach kann man durch Einfachklick im sich öffnenden Baum Angaben zur Liegenschaft, dem Objekt (Gebäude) und Übersichten zu den Dokumenten verschiedener Dokumentenarten erhalten, (Dokumente werden beim Upload einer Dokumentenart zugeordnet).

7 Anleitung JULIweb Seite 7 von 17 Anzeige von Dokumenten einer Dokumentenart (hier Bild) eine Gebäudes: Durch Anklicken des Dokuments erfolgt der Download und Anzeige in der entsprechenden Applikation. Die Schalter erlauben den Upload von Files der Dokumentenart aus externen Verzeichnissen und Löschen aus dem System (nur mit entsprechenden Rechten).

8 Anleitung JULIweb Seite 8 von Allgemeines zur Arbeit mit den Reports Unter dem Menüpunkt Reports finden Sie alle für die FSU Jena zunächst benötigten Reports zu den Bereichen Liegenschaften, Gebäudewirtschaft und Kabelmanagement sowie Dokumente. Die Reports werden rechteabhängig zur Verfügung gestellt (Rollen) 4.1 Filtern In einigen Reports werden Schaltflächen zur Filterung bereitgestellt: Filtern Sie für Ihre Auswertungen mit Hilfe der Schaltfläche. Es öffnet sich hierzu ein Popup Fenster (Popups sollten für diese Seite zugelassen sein), in dem Sie Sortieren oder Suchen können. Wählen Sie das Objekt durch Klicken aus und es wird in die Reportmaske übernommen. Ohne Auswahl werden alle Objekte im Report angezeigt. Die Felder erlauben Texteingabe für Suche (Platzhalter: *)

9 Anleitung JULIweb Seite 9 von Sortieren Für einige Reports werden Schaltflächen zur Sortierung bereitgestellt: Die Sortierung erfolgt nach Option für das entsprechende Feld bzw. mehrere Felder für den Ausdruck des Reports. 4.3 Ausdrucken Es können für die Reports z.t. unterschiedliche Auswertungen ausgegeben werden: Klicken Sie auf die Schaltfläche, um einen PDF Report zu erhalten: Klicken Sie auf die Schaltfläche, um eine Excel-Liste zu erhalten:

10 Anleitung JULIweb Seite 10 von Reports Gebäudewirtschaft In den Reports HIS- Stammdaten finden Sie alle wichtigen Stammdaten des Moduls Gebäudewirtschaft, die Daten werden als führende Objektdaten aus HISBau importiert. Die Reportliste Gebäudeflächen beinhaltet Flächenauswertungen für Gebäude bezogen auf die Raumnutzungsart (RNA) oder Flächenart (nach DIN277).

11 Anleitung JULIweb Seite 11 von 17 Die Reportliste der Nutzerflächen beinhaltet Flächenauswertungen bezogen auf Kostenstelle/Nutzer sowie für Kostenstellengruppen, die einen Organisationsbereich der FSU abbilden (Dezernat, Fakultät). Die Reportliste zur Raumbelegung beinhaltet Auswertungen zur Belegung von Räumen durch Kostenstellen/Nutzer und für Organisationsbereiche bzw. listet ungenutzte Räume auf.

12 Anleitung JULIweb Seite 12 von Reports Liegenschaften Die Reports der Listen HIS-Stammdaten, Gebäudeflächen und Nutzerflächen im Menüpunkt Liegenschaften enthalten ausgewählte Reports, wie sie auch in der Gebäudewirtschaft zu finden sind. Die Reportliste Liegenschaften enthält Kataster und Liegenschaftsdaten und Angaben zu den Beziehungen der Gebäude zur Liegenschaft. In der Datenübersicht Flurstück kann nach Angaben zu einem bestimmten Flurstück in den Gemarkungen und Fluren gesucht werden.

13 Anleitung JULIweb Seite 13 von Reports Dokumente Die Funktion Dokumente im Menüpunkt Reports ermöglicht die Recherche nach Dokumenten, die zu bestimmten Modulen und Fachschaften als Download bereitgestellt werden. (Das Upload ins System erfolgt durch berechtigte User nach vorgegebenen Kriterien).

14 Anleitung JULIweb Seite 14 von CAD Im Menüpunkt CAD wird über eine Suchmaske die Auflistung und Anzeige von CAD-Zeichnungen ermöglicht. Sie können die Suche auf ein Objekt einschränken. Klicken Sie auf das Lupensymbol, um die Suche nach Plänen entsprechend der Objektauswahl zu starten.

15 Anleitung JULIweb Seite 15 von 17 Nach Auswahl der Zeichnung wird diese im Explorer-Plugin eines Viewers geöffnet und kann anschließend mit der Applikation selbst geöffnet und weiterverwendet werden (Kontextmenü In DWF- Anwendung öffnen ). Als Viewer wird Autodesk Design Review 2010 empfohlen.

16 Anleitung JULIweb Seite 16 von Gebäudeakte (im Aufbau) Unter dem Menüpunkt Gebäudeakte kommen Sie zur Suchmaske der Gebäudeakten. Sie können die Suche auf ein Objekt einschränken. Die Gebäudeakte enthält Bilder, Ansichten und Grunddaten zum Gebäude, links zu wichtigen Dokumenten sowie die Standortkennzeichnung. Die Objektauswahl erfolgt über Filter und Felder wie bei der Reportkonfigurierung. Nach Auswahl des zutreffenden Objekts aus der Liste wird ein neues Browserfenster geöffnet. Die Objektnummer kann auch, sofern bekannt, sofort in das Feld Objekt eingetragen werden, der Button führt direkt zur Öffnung der Seite Gebäudeakte. Die Gebäudeakte kann auch über das Modul Gebäudewirtschaft - Maske Gebäude - Reiter Dokumente sowie im Menü Reports-Dokument aufgerufen werden.

17 Anleitung JULIweb Seite 17 von 17 Die Navigation Standort enthält eine Verlinkung zum Stadtplan Jena. Der Punkt Gebäudegrunddaten enthält Informationen über Stammdaten des Gebäudes.