Xtranet Benutzerhandbuch1. Benutzerhandbuch

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1 Benutzerhandbuch Dieses neue Handbuch beschreibt die Basisfunktionalität des neuen Xerox Office Supplies Xtranet +. Falls Sie zu dieser Anwendung Fragen haben, welche dieses Handbuch nicht beantwortet, wenden Sie sich bitte an ihre/n Betreuer/in oder an ihre Xerox Office Supplies Xtranet + Koordinatorin: Frau Sandra Huemer Telefon Fax sandra.huemer@aut.xerox.com Xerox Office Supplies GmbH Handelskai Wien Vorbehaltlich Druckfehler und Xtranet Änderungen Sandra Huemer Seite 1 von 29

2 Inhaltsverzeichnis Einleitung und Vorteile Seite 3 Willkommen bei Xtranet + Seiten 4-5 Wie gibt man eine Bestellung ein? Seiten 6 8 Löschen eines Artikels Seite 9 Bestellung vorbereiten Seite Bestellung abschließen Seite 12 Erstellung einer Bestellvorlage Seiten Erstellen einer Bestellung mit Bestellvorlage Seiten Wie sucht man Produkte? Seiten Xerox Produktkatalog Seiten Übersicht und Status der Bestellungen Seiten Übersicht und Status der Rechnungen Seiten Sicherheit Seite 27 Anregungen und Wünsche Seite 28 Schlusswort Seite 29 Xtranet + wird den persönlichen Kontakt mit uns, der Xerox Office Supplies GmbH, keinesfalls ersetzen, aber es liefert Ihnen eine Menge an Informationen und gibt uns Zeit Sie noch intensiver zu betreuen. Sandra Huemer Seite 2 von 29

3 Einleitung und Vorteile Mit Xtranet + haben Sie eine kostenlose, schnelle, präzise und zuverlässige Möglichkeit Xerox Verbrauchsmaterialien online und direkt bei Xerox Office Supplies zu bestellen. Es ist schneller und um einiges flexibler als die meist angewendete Form des Bestellens, wie z.b. per Telefon oder Fax. Einzige Voraussetzung: Internetzugang und Microsoft Internet Explorer ( Version 4.0 oder 5.0)! Vorteile Schneller - Wenn Sie Ihre Bestellung auf Ihren Schirm eingegeben und abgeschlossen haben, wird diese sogleich in unser SAP System übertragen. Weniger Fehler Es werden automatisch Fehler verhindert die bei Eingabe Ihrer Faxbestellung an uns entstehen könnten. Lagerstandsinformationen Xtranet + zeigt Ihnen, Produkt für Produkt, welche Artikel bei uns lagernd sind. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit gleich selbst auf ein Ersatzprodukt von uns zugreifen zu können und Sie müssen nicht auf einen Rückruf oder eine Information unserer telefonischen Bestellannahme warten. Preise Xtranet + zeigt Ihnen unter anderem auch all Ihre Preise für jedes Produkt, die Sie auch ausdrucken und Ihre Bestellung mit den richtigen Preisen speichern können. Produktinformation Xtranet + steht ebenso in direkter Verbindung mit unserer Produktdatenbank, d.h. Sie haben die Möglichkeit über alle Artikel die darin gespeichert sind, genaue und technisch detaillierte Informationen und Fotos zu erlangen. Suchfunktion Sie haben ebenfalls die Möglichkeit all unsere Produkte mit der Artikelnummer, der Produkt Beschreibung oder direkt in der Produktgruppe der Datenbank zu suchen. Auftragsübersicht Sie können den genauen Status Ihrer Bestellungen kontrollieren ( in Arbeit, erledigt...). Rechnungsübersicht der Status Ihrer Rechnungen ist ersichtlich und neu ist auch die Möglichkeit die Rechnungen selbst auszudrucken. Bestellvorlagen eine Erleichterung für all jene, die immer wieder dieselben Produkte mit derselben Menge bestellen! Man speichert einmal eine Vorlage und Produkte und Anzahl werden dann nur noch von Ihnen bestätigt. 24 Stunden & 7 Tage kurz mit Xtranet + haben Sie die Möglichkeit rund um die Uhr und jeden Tag zu bestellen oder sich zu informieren! Sandra Huemer Seite 3 von 29

4 Willkommen bei Xtranet +! Ihr Xtranet Koordinator sendet Ihnen den Link zur Xtranet + Seite, wenn Sie auf diese Adresse doppelklicken erscheint der Anmeldebildschirm. Geben Sie hier Ihre Benutzer- ID und Ihr Kennwort ( wird vom Xtranet Koordinator für Sie zur Verfügung gestellt) ein und klicken Sie auf Anmelden. Sandra Huemer Seite 4 von 29

5 Es folgt die Xtranet + Willkommens Seite! Hier haben Sie verschiedene Auswahlpunkte wie z.b. Bestellungen oder Bestellvorlagen anlegen, sich den Status der Bestellung anzeigen zu lassen uvm. Sandra Huemer Seite 5 von 29

6 Wie gibt man eine Bestellung ein? um einen neuen Auftrag zu erstellen klicken Sie bitte auf Neue Bestellung anlegen. Es folgt diese Seite! S.u. Sandra Huemer Seite 6 von 29

7 Wenn Sie die gewünschte Artikelnummer und Menge wissen, können Sie jetzt alles eintragen. Sandra Huemer Seite 7 von 29

8 3 Punkte sollten auf jeden Fall angeführt sein, bevor Sie auf Bestellung vorbereiten klicken. Ihre Referenznummer*: (hier tragen Sie bitte den Namen des Bestellers oder Ihre Bestellnummer ein) Kontaktperson: (in diese zwei Felder tragen Sie bitte den Namen und die Telefonnummer der Person ein, an die die Ware zugestellt werden soll) Lieferadresse*: ( Wählen Sie hier die gewünschte Lieferadresse aus. Hier kann man auch die gewünschte Lieferadresse SUCHEN, neben dem Fernglas wird Ihnen gezeigt wie viele Adressen gefunden wurden) Es gibt jetzt auch die Möglichkeit ein gewünschtes Lieferdatum im voraus einzutragen ( z.b. heute bestellen... Lieferung in 2 Wochen ). Sollten Sie das Feld Wunschlieferdatum frei lassen wird Ihre Bestellung unter normalen Umständen ausgeliefert ( z.b. am nächsten Werktag ). * = Pflichtfelder Sandra Huemer Seite 8 von 29

9 Löschen eines Artikels! Hier gibt es noch immer für Sie die Möglichkeit, Artikel aus der Bestellung zu löschen, wenn Sie festgestellt haben, dass diese Artikel nicht benötigt werden. Einfach ein Hackerl ( reinklicken, bei der Position die Sie löschen wollen, unter LÖSCHEN ) machen und dann auf Enter oder Aktualisieren klicken. Sandra Huemer Seite 9 von 29

10 Bestellung vorbereiten! Wenn jetzt alles so ist wie Sie es wünschen, klicken Sie auf Bestellung vorbereiten. Sandra Huemer Seite 10 von 29

11 Wenn Sie diesen Button angeklickt haben, zeigt Ihnen Xtranet + Ihre Preise und die Verfügbarkeit der Ware an. Der Übersichtsschirm zeigt Ihnen folgende Daten: Bestellte Artikel Bestellte Menge Verpackungseinheit des bestellten Artikels Bezeichnung Verfügbarkeit hier sieht man, dass Position 20 nicht lagernd ist. Lieferdatum Gesamtpreis der gesamten Menge und der Preis pro Verpackungseinheit Lieferadresse Nun ist es noch möglich Ihre Bestellung ( Einkauf ) fortzusetzen ( man kommt dann wieder zu dem Schirm bei dem man noch Artikel hinzufügen oder ändern kann) oder Sie können auch gleich Bestellen. Sandra Huemer Seite 11 von 29

12 Bestellung abschließen! Wenn Sie auf bestellen klicken wird Ihnen von Microsoft Internet Explorer diese Meldung angezeigt: Wollen Sie die Bestellung wirklich absenden? OK oder Abbrechen Klicken Sie nun auf OK! Nun ist Ihre Bestellung abgeschlossen und an uns abgeschickt. Sie erhalten eine Auftragsbestätigung, die Sie auch ausdrucken können, da bei weiteren Fragen die Auftragsnummer für uns sehr wichtig ist, oder alles schließen. Alle Daten Ihrer Bestellung sind jetzt gespeichert, an unser SAP weitergeleitet und in Ihrem Bestellstatus ersichtlich. Sandra Huemer Seite 12 von 29

13 Erstellen einer Bestellvorlage! Um den Bestellvorgang zu beschleunigen haben Sie auch die Möglichkeit eine Bestellvorlage zu erstellen. Diese dient für Artikelbestellungen die Sie regelmäßig ordern. Ist diese erstellt, müssen Sie diese Bestellung nie mehr neu eingeben und können trotzdem weitere Artikel hinzufügen oder löschen! Sandra Huemer Seite 13 von 29

14 Geben Sie bitte alle Daten ein die Sie immer benötigen wie z.b. Lieferadresse, Referenznummer, alle Artikel (mit neue Positionen können Sie soviel Artikel wie benötigt hinzufügen), Menge... mit Enter beziehungsweise wenn Sie auf Aktualisieren klicken wird alles bestätigt. Sandra Huemer Seite 14 von 29

15 Jetzt müssen Sie sichern. Hier wird Ihnen von Microsoft Internet Explorer wieder die Frage gestellt: Wollen Sie die Bestellvorlage wirklich sichern? Klicken Sie auf OK. Jetzt erhalten Sie z.b. die Bestellvorlage 301, die Sie immer wieder verwenden können. Sandra Huemer Seite 15 von 29

16 Erstellen einer Bestellung mit Bestellvorlage! Haben Sie erst mal eine Bestellvorlage erstellt, ist es jetzt sehr einfach über diese eine Bestellung einzugeben. In diesem Fall klicken Sie einfach auf: Neue Bestellung auf Grundlage einer Bestellvorlage anlegen. Hier können Sie aus Ihren Vorlagen wählen. Sandra Huemer Seite 16 von 29

17 Wenn Sie jetzt Ihre gewünschte Vorlage anklicken, kommen Sie direkt in den Bestellmodus und Sie sehen alle Daten, die von Ihnen eingegeben wurden. Sie können die Bestellung ganz normal beenden, aber das Schöne ist jetzt, Sie können auch noch Artikel löschen, hinzufügen oder Mengen ändern. Wenn der Auftrag dann zu Ihrer Zufriedenheit ist, einfach die Bestellung abschließen und die Auftragsnummer bitte notieren oder ausdrucken! Sie sehen Xtranet + ist sehr einfach in der Anwendung! Sandra Huemer Seite 17 von 29

18 Wie sucht man Produkte? Sie haben die Möglichkeit Produkte mit Artikelnummer oder Produktbeschreibung zu suchen. Sandra Huemer Seite 18 von 29

19 Wenn Sie z.b. unter Beschreibung silk eintragen sehen Sie, dass 18 Artikel die silk in Ihrer Beschreibung beinhalten, gefunden wurden. Jetzt können Sie den Artikel wählen, den Sie benötigen, indem Sie auf den Einkaufswagen klicken. Es erscheint die Zeile sofort in Ihrer Bestellung und Sie können nun auch Ihre gewünschte Menge eintragen und Ihren Auftrag beenden. Sandra Huemer Seite 19 von 29

20 Xerox Produkt Katalog! Wenn Sie noch weitere Informationen über unsere Produkte sehen möchten, ist es jetzt ein leichtes für Sie unseren Xerox Produkt Katalog zu verwenden. Sie können entweder die Katalogstruktur zum suchen verwenden oder direkt mit der Artikelnummer unter Schnellsuche suchen. Wenn jetzt die gesuchten Artikel erscheinen, können Sie auf den Produktnamen klicken und Sie erhalten noch mehr Informationen. Sandra Huemer Seite 20 von 29

21 Der Xerox Produktkatalog ist sehr nützlich wenn Sie Fotos von Artikeln sehen möchten oder technische Spezifikationen benötigen. Die Kompatibilität für Xerox Maschinen wird ebenfalls angeführt! Bitte haben Sie Verständnis, wenn diese Seiten noch nicht zu 100% verwendbar sind! Die Möglichkeit dies mit allen Bildern und Daten zu verwenden wird leider noch etwas Zeit und einige Tests benötigen! Sandra Huemer Seite 21 von 29

22 Übersicht und Status der Bestellungen! Sie haben die Möglichkeit den Status Ihrer Bestellungen im Feld meine Vorgänge genau zu kontrollieren. Suchen Sie nach verschiedenen Kriterien: Status offene oder erledigte Bestellungen Datum heute, gestern, der letzten Woche, des letzten Monats,des letzten Jahres. Sie können aber auch einen bestimmten Zeitraum eintragen in dem Sie suchen möchten Referenznummer mit Ihrer Bestellnummer oder einem Namen Sandra Huemer Seite 22 von 29

23 Sie sehen nun alle Bestellungen die im gewählten Zeitraum erfasst worden sind. Ersichtlich ist hier auch der Status, die SAP Auftragsnummer das Bestelldatum und Ihre Referenznummer der Bestellung. Wenn Sie sich nun einen speziellen Auftrag genau ansehen möchten, klicken Sie einfach einen an. Hier scheinen dann alle Daten detailliert auf. Sandra Huemer Seite 23 von 29

24 Übersicht und Status der Rechnungen! Den Status der Rechnungen können Sie auf demselben Weg überprüfen wie bei Bestellungen. Sie sehen wieder eine Liste aller gesuchten Rechnungen in einem bestimmten Zeitraum. Sandra Huemer Seite 24 von 29

25 Wenn Sie jetzt auf eine bestimmte Rechnung klicken erscheint dieser Schirm. Ihre Rechnung wird ebenso wie die Bestellungen detailliert gezeigt. Sie können die Rechnung auch ausdrucken und genauere Informationen ansehen indem Sie auf Sicht: PDF klicken oder auf den Referenzbeleg/Position klicken. Wichtig: Rechnungskopien haben dieselben Informationen wie Originalrechnungen, einziger Unterschied ist ein anderes Format! Sandra Huemer Seite 25 von 29

26 So sieht dann eine Rechnung über Xtranet + im PDF Format aus und hier die detaillierte Ansicht wenn Sie direkt auf Referenzbeleg/Position klicken. Sandra Huemer Seite 26 von 29

27 Sicherheit Einsteigen in eine sichere Seite Wenn Sie auf den Link von Xerox Xtranet + gehen werden Sie erkennen, dass diese Seite eine sichere Seite ist. Sicher bedeutet, dass diese URL mit anstatt mit dem normalen geschrieben wird. Diese Webseite bietet eine sichere Kommunikation an und hat ein rechtsgültiges Sicherheitszertifikat. Sichere Kommunikation heißt, dass alle Informationen die Sie in Anspruch nehmen verschlüsselt sind, d.h. keine weitere Person hat die Möglichkeit Ihre Informationen zu lesen oder abzufangen und all Ihre Daten langen verschlüsselt bei uns ein. Dieses Zertifikat garantiert die Sicherheit auf dieser Web Seite. Ein Zertifikat enthält Informationen damit eine spezielle Website wirklich zuverlässig und authentisch ist. Dies gewährleistet, dass keine andere Seite dieselben Informationen beinhalten kann oder identisch mit dem Original ist. Wenn Sie eine sichere Web Seite anklicken zeigt Ihnen Internet Explorer Ihre gewünschte Seite an und gibt Ihnen aber auch die Information das Sie auf einer sicheren Web Seite sind. Wenn Sie diese Information immer angezeigt haben möchten, stellen Sie sicher, dass bei der Meldung diese Warnung in Zukunft nicht mehr zeigen das Feld frei und kein Hackerl drinnen ist. Sandra Huemer Seite 27 von 29

28 Anregungen und Wünsche! Wir sind sehr an Ihren Kommentar über Xtranet + interessiert... Positives Was wir ändern könnten Weiteres Name:. (bitte in Blockbuchstaben) Adresse :... Ihre Xerox Kundennummer:.. Wenn Sie Ihre Anregungen an uns weiterleiten möchten senden Sie dieses Formular bitte an: Sandra Huemer Fax: 01/ Sandra Huemer Seite 28 von 29

29 Schlusswort Sie werden sehen Xtranet + ist sehr einfach in der Anwendung vor allem in der heutigen, schnelllebigen Zeit und sie haben alles in eigener Hand. Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Bestellen mit Xtranet + und hoffe, dass Sie mit diesem Bestellsystem und dem Benutzerhandbuch in Ihrer täglichen Arbeit unterstützt werden. Mit freundlichen Grüßen Sandra Huemer Sandra Huemer Seite 29 von 29