Zwischen Archivierung und digitaler Vorgangsbearbeitung

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1 Zwischen Archivierung und digitaler Vorgangsbearbeitung CONSULTEC Dr. Ernst GmbH Fon / CON- SULTEC Moderne Lösungen im Informations- und Prozessmanagement umfassen immer mehrere IT- oder Softwareprodukte. Die Grundbausteine sind meist Dokumenten- und Workflow- Management- (DMS, WfMS), die mit einem oder mehreren operativen Anwendungssystemen unterschiedlicher Funktionalität verbunden werden. Den unterschiedlichen Einsatzbereichen lassen sich verschiedene Grundmuster von Systemarchitekturen zuordnen, deren Kenntnis eine wesentliche Voraussetzung für die richtige Weichenstellung in einem Vorhaben ist. Diese Consultec Information skizziert einige typische Einsatzbereiche und die dafür üblichen IT-Architekturmodelle. Consultec Information

2 Was sind Architekturmodelle? Die Systemarchitektur einer technischen Lösung im Informations- und Prozessmanagement verbindet die verschiedenen Komponenten (Softwareprodukte) für > die Erfassung, Verwaltung und (revisionssichere) Archivierung von Dokumenten () und > die Steuerung von Vorgängen (Workflowmanagement) miteinander sowie ggf. mit operativen Anwendungssystemen. Ausgehend von den Anfängen der revisionssicheren Archivierung von Buchungsbelegen hat sich das digitale in immer neue Anwendungsbereiche ausgedehnt. Dabei ergeben sich je nach Einsatzbereich oder Nutzungsform verschiedene Modelle für die Systemarchitektur. Verlässliche Aussagen für die zweckmäßige Architektur sind immer nur im konkreten Einzelfall möglich. Bei einer vereinfachenden Betrachtung lassen sich jedoch wenige Grundmuster unterscheiden. Die konkrete Nutzung und Gestaltung einer Lösung in einem Unternehmen wird zwar nur selten dem einen oder anderen Grundmuster exakt entsprechen diese Grundmuster erleichtern jedoch die Orientierung gerade in der von Unsicherheiten gekennzeichneten Anfangsphase eines Projektes. Zusammenwirken diverser Softwareprodukte (Komponenten) vereinfachte Grundmuster Architekturmodell Digitale Sachbearbeitung Ein klassisches Einsatzgebiet für DMS-Lösungen sind Banken und Versicherungen sowie zunehmend die öffentliche Verwaltung. Am Beispiel der Bearbeitung von Schadensfällen in einer Versicherung lässt sich ein bestimmtes Grundmuster für die DMS- Nutzung gut erläutern. Die Schadensfallbearbeitung ist vorrangig ein informationsverarbeitender Prozess, bei dem die relevanten Informationen überwiegend in Form von Dokumenten vorliegen. Daneben werden Datensätze aus einer Bestandsdatenbank (für Kunden oder Verträge) benötigt und ggf. Datensätze in einem Finanzmanagementsystem (meist ein ERP-System) erzeugt. informationsverarbeitende Prozesse Benutzungsoberfläche Workflowkomponente ERP- System Bestands- Datenbank Abb.: Architekturmodell Digitale Sachbearbeitung Consultec Dr. Ernst GmbH 2008 Consultec Information

3 Der Schadensfall wird von einem Sachbearbeiter nach der Aktenlage geprüft und bewertet. Liegt ein Versicherungsfall vor, wird die Leistungshöhe berechnet und eine entsprechende Zahlung ausgelöst. Bei dieser Arbeitsweise kann die Sachbearbeitung vorwiegend im DMS stattfinden. Verknüpfungen zu anderen IT-n treten nur punktuell auf, um Bestandsdaten zu pflegen oder Buchungsdaten an das ERP-System zu überstellen. Bei der digitalen Sachbearbeitung wird der Vorgang mehr oder weniger vollständig im DMS bearbeitet. Dementsprechend kann das DMS als primäre Benutzungsoberfläche verwendet und auch die Vorgangssteuerung im DMS realisiert werden. Die Zahl der n zu operativen Anwendungssystemen ist begrenzt. Manchmal bevorzugen Versicherungen oder öffentliche Verwaltungen die fallabschließende Sachbearbeitung, die den Prozess vereinfacht und einer Workflownutzung mindestens einen Teil des Nährbodens entzieht. Workflowkomponenten werden dann vorwiegend für die Automatisierung dokumentbezogener Abläufe (z.b. für Erfassungsprozeduren) eingesetzt. fallabschließende Bearbeitung Architekturmodell Produktion In einem Industrieunternehmen dominieren die Produktionsprozesse, die auch - aber nicht nur - auf einer Informationsverarbeitung beruhen. Daten und Dokumente begleiten den Produktionsprozess, können ihn aber nicht vollständig abbilden. Die IT- dienen vor allem der Steuerung des Ressourceneinsatzes. In diesem Einsatzbereich wird vor allem das ERP-System in seiner ganzen Funktionalität genutzt. Das ist eine rein unterstützende Funktionskomponente, die gerne im Hintergrund gehalten wird. Dementsprechend bevorzugt man eine Systemarchitektur, bei der das ERP-System als primäre Benutzungsoberfläche fungiert und das DMS die benötigten Dokumente in digitaler Form bereitstellt und so als durchgängige Informationsplattform wirkt. Steuerung des Ressourceneinsatzes Benutzungsoberfläche ERP-System Workflowkomponente Abb.: Architekturmodell Produktion Consultec Dr. Ernst GmbH 2008 Consultec Information

4 Bei der Produktionsplanung und -steuerung sind die Prozesse meist komplexer als bei der Sachbearbeitung, so dass mindestens theoretisch ein größeres Nutzenpotenzial für die Vorgangssteuerung zur Verfügung steht. Allerdings sind auch die Einstiegshürden höher, denn die komplexen Prozesse müssen erst strukturiert und in Workflowdefinitionen abgebildet werden. In jedem Fall wird man eine Workflownutzung für die Vorgangssteuerung möglichst nicht mit dem DMS, sondern mit dem dominierenden ERP-System verbinden. Für eine Workflowkomponente im DMS bleiben dann höchstens die dokumentbezogenen Abläufe. Architekturmodell Engineering Neben den Produktionsprozessen, in denen der Ressourceneinsatz und die damit verbundenen Kosten weitgehend planbar sind, gibt es in Industrieunternehmen einen mehr oder weniger ausgeprägten Engineering-Bereich. Darunter werden die der Produktion vorgelagerten Tätigkeiten der Entwicklung und Konstruktion zusammengefasst. Die Arbeitsplanung bildet den Übergang zum Produktionsprozess wie er oben beschrieben wurde. Im Engineering dominieren die CAD- und CAE-, in einigen Branchen auch GIS-Anwendungen. In ihnen werden die wesentlichen Merkmale des künftigen Produktes oder einer geplanten Anlage definiert. Zugriffe auf ein ERP-System treten nur punktuell auf, wenn betriebswirtschaftliche Informationen über Materialien und Betriebsmittel benötigt werden. Benutzungsoberflächen CAD- CAE- GIS- ERP- System Abb.: Architekturmodell Engineering Das informationstechnische Problem im Engineering ist die Verknüpfung der diversen operativen Anwendungssysteme im Sinne eines umfassenden Informationsmanagements. Ein konventionelles DMS kann dabei zunächst nur eine unterstützende Funktion im Sinne einer Archivierung von Daten- und Dokumenten im Hintergrund übernehmen. Als Alternative kommt der Einsatz eines PDM-Systems (Produktdatenmanagement) in Frage, das die universelle Zugriffsoberfläche für alle relevanten Daten und Informationen bildet und die technischen Anwendungen (CAD, GIS, CAE) mit den Consultec Dr. Ernst GmbH 2008 Consultec Information

5 betriebswirtschaftlichen n (ERP) verbindet. Dabei kann die Zahl der n einen erheblichen Umfang annehmen. Die Engineering-Prozesse sind in der Regel nicht soweit planbar, dass sie sinnvoll in Workflows abgebildet werden könnten. Dazu kommen menschliche Vorbehalte und berechtigte Einwände gegen eine Zwangsführung von Entwicklungsund Konstruktionsaufgaben durch ein virtuelles Fließband. Für die Workflownutzung ist ein Engineering-Bereich deshalb ein ausgesprochen steiniger Boden. Fazit Die verschiedenen Einsatzbereiche von technischen Lösungen im Informationsund Prozessmanagement lassen sich vereinfachend in wenigen Grundmustern oder Architekturmodellen skizzieren. Dabei besteht die Lösung immer aus mehreren u.u. sehr vielen Komponenten oder Softwareprodukten. Aus dem jeweiligen Einsatzbereich ergeben sich jedoch bereits die wesentlichen Bausteine und Konsequenzen für die sinnvolle Gestaltung der Systemarchitektur. Das praktische Problem besteht nun darin, dass sich konkrete DMS-Lösungen nicht immer exakt dem einen oder anderen Architekturmodell zuordnen lassen. Oftmals sind mehrere operative Anwendungssysteme (ERP, Bestandsdatenbank, CAD usw.) mit gleicher oder ähnlicher Funktionalität vorhanden. Gerade dies ist ein erhebliches Erfolgsrisiko für Projekte im Informations- und Prozessmanagement. Nur die frühzeitige Entscheidung für eine technisch und finanziell realisierbare Systemarchitektur ermöglicht eine zielstrebige Projektdurchführung. Für die realistische Einschätzung des Einsatzbereiches, die daraus resultierenden Schlussfolgerungen für die Gestaltung der Lösung und für die Erarbeitung von Handlungsempfehlungen ist die Unterstützung eines neutralen Beraters besonders hilfreich. Consultec Dr. Ernst GmbH 2008 Consultec Information

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