Schriftenreihe Band 2. Cloud Services Made in Germany in der Praxis

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1 Schriftenreihe Band 2 Cloud Services Made in Germany in der Praxis Juli 2015

2 Inhaltsverzeichnis 1. Vorwort Frank Roth, Vorstand AppSphere AG UBIQUE ermöglicht sichere -Kommunikation im Steuerbüro StoneOne realisiert komfortables Prüfinstrument für Abrechnungssoftware aus der Cloud Shop x (ERP + Full Service + Zusammenarbeit) = Erfolg² ebusiness & HR-Management in der Cloud PharmaLex GmbH: Zeiterfassung bei der Zulassung von Arzneimitteln KUKA Roboter automatisiert digitalen Dialog CAS PIA zur Pflege der zahlreichen und intensiven Firmen-Kontakte Lensspirit: -Marketing im SaaS-Verfahren für eine erfolgreiche Kundenpflege und Verkaufsförderung Mit SoftwareDEMO: Juristen testen Software unkompliziert und Browser-gestützt Transparente Steuerung und Kommunikation in einem internationalen Personalentwicklungsprojekt Virtuelle Klassenzimmer aus der Cloud sunshine&roses gmbh: Buchhaltung kinderleicht Das Betriebskonzept für BMW TV: der Mix macht s Speicherplatzoptimierung mit virtion Object Storage (vobs) Deutsches Studentenwerk: Wertvolle Zusatzfunktionen für Hosted Exchange Sixt Fördertechnik nutzt IT im Local Cloud Hosting -Betrieb von ITSM Mit Open Source ERP auf tocario deskmate flexibel und effizient Kundenprojekte umsetzen Entgelt und Rente AG setzt für eigene SaaS-Lösungen auf IT-Infrastruktur von ITSM Terrabit GmbH: Damit die 1,8 Milliarden-Baustelle in den Alpen nicht zum Albtraum wird IT- Outsourcing in Verbindung mit Cloud Computing auf Italiens größtem Bauprojekt Rechtsanwälte gehen in die Cloud Innovative Shopping-Plattform erhält von Stemmer in Rekordzeit eine hochleistungsfähige IT- Infrastruktur Udo Walz: Frische-Kur für die Lohnabrechnung Sichere Services in der Cloud Steuerkanzlei Manolikakis sichert Mandantendaten mit Backup-Lösung aus der Cloud Belimed und netfiles: Einsatz eines virtuellen Datenraums für die standortübergreifende Zusammenarbeit bei einem international tätigen Unternehmen Hochverfügbarkeit und Sicherheit durch flexible UBL OnDemand Services LHI Gruppe: Daten Backup im externen Rechenzentrum mit direktem und transparentem Zugriff Backup as a Service für Digital Marketing Agentur icrossing Bright Solutions: Backup2Net ist wie eine Versicherung Mehrfach-Unternehmer professionalisiert sich mit der neuen Cloud Lösung Sage Office Online Seite 2

3 32. Techem: Bewerben übers Web E-Procurement-Lösung vereinfacht den Katalogeinkauf Seite 3

4 1. Vorwort Frank Roth, Vorstand AppSphere AG Sehr geehrte Damen und Herren, ein Beispiel sagt mehr als tausend Worte Getreu diesem Motto haben wir in den Mittelpunkt des zweiten Bandes der Schriftenreihe der Initiative Cloud Services Made in Germany Praxisbeispiele für den Einsatz von Cloud Computing-Lösungen gestellt. Denn was hilft Ihnen bei der Entscheidung, ob und wie Sie Cloud Computing in Ihrem Unternehmen einsetzen, mehr als die Erfahrungen, die Kollegen in anderen Unternehmen in der Wolke gemacht haben? Die Auswahl an Praxisbespielen verdeutlicht die Vielfalt an Cloud Computing-Angeboten (Infrastructure as a Service, IaaS, Platform-as-a-Service, PaaS, Software-as-a-Service, SaaS) sowie die breite Bandbreite an Einsatzszenarien. Vom Autohaus und der Steuerberaterkanzlei über den Outdoor-Shop und Roboterhersteller bis zum öffentlichen Energieversorger und studentischen Karriere-Center alle diese Unternehmen und Einrichtungen setzen mit ihren unterschiedlichsten Anforderungen auf Lösungen aus der Cloud. Wie sie dies tun und welche Erfahrungen sie dabei gemacht haben, erfahren Sie in den folgenden Beiträgen. Viel Spaß beim Lesen wünscht Frank Roth Vorstand AppSphere AG und Initiator Initiative Cloud Services Made in Germany Seite 4

5 2. UBIQUE ermöglicht sichere -Kommunikation im Steuerbüro Rechtskonforme -Kommunikation mit Originaritätsnachweis Der sichere Datenaustausch mit den Mandanten war nur sehr umständlich möglich und setze eine zusätzliche Software bei den Mandanten voraus. Ferner suchte die Kanzlei nach einer für die Anwender leicht zu bedienenden Lösung, die eine vertrauenswürdige -Kommunikation mit Mandanten und Behörden, bei voller Kompatibilität und ohne Clientinstallationen seitens Absender oder Empfänger ermöglichen sollte. Entscheidung für IntelliSecure von UBIQUE Technologies Hauptauswahlkriterien für den Kunden waren hier die Punkte Rechtssicherheit, einfache Bedienbarkeit für Mitarbeiter, Administratoren und Mandanten sowie der verwertbare Nachweis, dass eine auf Empfängerseite geöffnet und gelesen wurde. Ebenso im Fokus stand die Kosten- Nutzen-Relation der Lösung. Arbeitsweise von IntelliSecure Ein von UBIQUE Technologies zertifiziertes Systemhaus band die IntelliSecure-Lösung innerhalb weniger Minuten in die vorhandene MS-Exchange- und MS-Outlook-Umgebung ein. Der MS-Exchange wurde via TLS mit IntelliSecure verbunden und die MX-Records auf ein Rechenzentrum der Ubique Technologies gesetzt. Alle Mitarbeiter wurden in ihrer Identität geprüft und personenbezogene digitale Signaturen wurden ausgestellt oder vorhandene Zertifikate in IntelliSecure eingebunden. IntelliSecure signiert nun die ausgehenden s vollautomatisch und verschlüsselt diese auf Wunsch wahlweise via S/Mime oder als Secure Webmail. Mitarbeiter bei Dr. Senger und Senger verwenden wie gewohnt ihr Outlook um s zu schreiben. Ist eine sicherheitsrelevant, setzt der Mitarbeiter [vertraulich] am Ende der Betreffzeile ein. Empfänger rufen ihre s wie gewohnt in ihrem gewohnten -Client ab. Hat der Empfänger bereits eine eigene Verschlüsselungslösung im Einsatz folgt er den gewohnten Schritten. Seite 5

6 Hat der Empfänger keine eigene -Sicherheitslösung erhält er eine verschlüsselte Nachricht und zusätzlich (bei erstmaliger Verwendung) ein Kennwort per SMS zugesendet. Mit der empfangenen E- Mail und dem zugehörigen Kennwort kann er nun die sichere abrufen und bei Bedarf auch sicher darauf antworten. Fazit IntelliSecure hat sich im Praxiseinsatz bei Dr. Senger und Senger bewährt. Überzeugt hat dabei besonders die Einfachheit der Lösung. Zum Versenden einer verschlüsselten genügt eine einfache Kennzeichnung im Betreff, was ebenfalls über Smartphones funktioniert. Empfänger die keine eigene -Sicherheitslösung einsetzen erhalten die dabei als verschlüsselten Anhang innerhalb einer Träger- . Das zugehörige Kennwort erhält der Empfänger via SMS. Die Möglichkeit gesichert mit den Mandanten zu kommunizieren und diesen auch die Möglichkeit zu geben sicher zu antworten ist seither ein strategischer Wert der Kanzlei geworden. Der Einsatz von IntelliSecure schafft Vertrauen, denn unsere ausgehenden s sind nicht nur nachweißlich von uns, sondern vor dem Zugriff Dritter geschützt. Gleichzeitig können uns unsere Mandanten vertrauliche Informationen einfach per zusenden. Damit ist IntelliSecure ein unverzichtbarer Bestandteil unserer täglichen Arbeit geworden. Jan Pfefferle, Teilhaber Dr. Senger und Senger Kontakt: UBIQUE Technologies GmbH Theodor-Bergmann-Str Sailauf Internet: Seite 6

7 3. StoneOne realisiert komfortables Prüfinstrument für Abrechnungssoftware aus der Cloud Mit dem GRC Prüfercockpit entwickeln die Gesellschaft für innovative Personalwirtschaftssysteme mbh und StoneOne ein komfortables Prüfinstrument für PPay, die Abrechnungssoftware der KIDICAP-Reihe Einfache Analysen über Abrechnungsdaten per Web Personalabrechnung finden in zahlreichen deutschen Verwaltungen und Unternehmen heute mit KIDICAP PPay statt. Über das Modul der KIDICAP- Produktreihe werden derzeit 2,4 Millionen Personalfälle bundesweit bearbeitet. Damit ist der KIDICAP-Hersteller GIP GmbH deutscher Marktführer in seinem Bereich. Mit dem GRC Prüfercockpit bietet die GIP GmbH jetzt zusätzlich ein handliches schnelles Prüfverfahren über abrechnungsrelevante Daten aus KIDICAP PPay an. Das Prüfercockpit basiert auf Funktionsbausteinen der Web Service Factory von StoneOne; die GIP GmbH hat es in enger Zusammenarbeit mit dem Berliner PaaS-Spezialisten entwickelt. Personaldaten beinhaltet KIDICAP PPay in großer Anzahl; für den KIDICAP Nutzer geht es oft darum, gezielt und schnell Informationen zu generieren und eine übergeordnete Sicht zu erhalten. Die GIP GmbH hat mit der digitalen Verwaltungsakte (DiVA) bereits eine elektronische Aktenlösung entwickelt, über welche die Rechenzentren als Servicepartner der GIP GmbH ihren Kunden sämtliche Personalabrechnungsdokumente direkt nach der Abrechnung per einfachen Webzugriff zur Veffügung stellen können. Ein zweites hilfreiches Übersichtstool gibt es seit Ende 2012 mit dem GRC Prüfercockpit. Die GIP GmbH hat es gemeinsam mit StoneOne entwickelt, welche dafür eine Weboberfläche sowie die dahinterliegenden Workflows als Komponenten aus ihrer Web Service Factory zur Verfügung stellt. Die KIDICAP-Lösung für die HCM Compliance steht seit Ende 2012 zur Verfügung. Sie bietet dem Prüfer eine strukturierte und aufbereitete Sicht auf abrechnungsrelevante Daten und dient dazu, vielfältige Prüfungen durchzuführen. Compliance-Anforderungen erfüllen mit dem Prüfercockpit Entstanden ist das GRC Prüfercockpit aus dem Bedarf heraus, dass Compliance für Organisationen immer wichtiger wird. Die abrechnungsrelevanten Daten unterliegen organisationsspezifischen Prüfkriterien. So sind die notwendigen Prüfungen über Personaldaten vielfältiger Art: Bekommt ein Angestellter versehentlich Kindergeld, ohne Kinder zu haben? Krankengeld, obwohl er schon genesen ist? Werden unter einer Kontonummer fälschlich mehrere Personen geführt? Übersteigen die Zulagen eines Mitarbeiters einen bestimmten Betrag? Manuelle Prüfprozesse über die Abrechnungsdaten sind umständlich. Solche und viele andere Sachverhalte zu prüfen, gehört zum täglichen Hand- Seite 7

8 werk eines Prüfers, dem Hauptanwender des GRC Prüfercockpits. Bisher wurden die Prüfprozesse weitestgehend manuell durchgeführt. Mit dem GRC Prüfercockpit bieten wir den Prüfern in der Organisation, im Gegensatz zur papierbasierten Prüfung, nun die Möglichkeit, den Prüfprozess bzw. -workflow automatisiert mit integriertem 4-Augen-Prinzip zu starten, erklärt Angela Hanser, tätig im Produktmanagement bei der GIP GmbH, es können damit genau die Dinge, die für die aktuelle Prüfung interessieren, selektiert, angezeigt und über das GRC Prüfercockpit geprüft werden. Prüfkriterien beliebig kombinieren In der von StoneOne gelieferten webbasierten Maske des GRC Prüfercockpits finden die Nutzer verschiedenste Prüfkriterien, die sich auf die abrechnungsrelevanten Daten in PPay beziehen. Diese können mit den gewünschten Werten gefüttert werden und das GRC Prüfercockpit selektiert die dazu passenden Personalfälle. Je nachdem wie umfangreich die Prüfung sein soll, lassen sich beliebig viele Kriterien miteinander nach dem Baukastenprinzip kombinieren und dadurch auch sehr komplexe Prüfungen durchführen. In die Anwendung ist ein Berechtigungskonzept integriert, so dass niemand Daten sieht, die er nicht sehen soll. Die von StoneOne entwickelten Workflows ermöglichen es, nach der Selektion der Abrechnungsfälle mehrere Personen in die Überprüfung der Daten nach dem 4-Augen-Prinzip einzubeziehen. Dafür gibt es im GRC Prüfercockpit mehrere Rollen, die auf die Bedürfnisse der Kunden zugeschnitten sind. Es wird nach einem Prüf- und Innenrevisionsprozess unterschieden. Der Prüfer führt die Prüfung aktiv aus, der Prüfungsadministrator legt die Kriterien fest. Kann der Prüfer den Personalfall nicht sofort freigeben, gibt er ihn an den Sachbearbeiter zur Korrektur zurück. Der Sachbearbeiter ist demnach eine weitere Rolle im GRC Prüfercockpit. Die Weiterleitung vom Prüfer zum Sachbearbeiter läuft über einfache Büro-Workflows von StoneOne. Angela Hanser: Mit dem GRC Prüfercockpit können KIDICAP Anwender abrechnungsrelevante Daten sowohl vor als auch nach der Abrechnung prüfen. Wir bieten den Personalabteilungen mit dem neuen Tool ein deutliches Mehr an Komfort. Die integralen Bestandteile eines Compliance-Tools haben wir u.a. durch das 4-Augen-Prinzip im GRC Prüfercockpit integriert. Schon einige unserer Servicepartner setzen das Tool ein. GIP GmbH und StoneOne entwickeln das GRC Prüfercockpit stetig weiter und arbeiten dabei auch Anforderungen der Anwender ein. Neben DiVA, PTravel, Meldecenter und Meldecockpit ist das GRC Prüfercockpit ein weiteres webbasiertes Modul, welches im Rahmen der KIDICAP NEO-Initiative von GIP GmbH entstand. In den nächsten Jahren wird die GIP GmbH ihre komplette Produktsuite als Software-as-a-Service (SaaS) bereitstellen und von der bisherigen Host-basierten Anwendung auf eine moderne Java-Plattform migrieren. Den Kunden ermöglicht dies ein insgesamt komfortableres Arbeiten mit ihren Personaldaten über die Cloud. Das Framework für das GRC Prüfercockpit wird aus vorgefertigten Komponenten für SaaS und Cloud Computing aus der Web Service Factory und dem Enterprise Information Bus von StoneOne zusam- Seite 8

9 mengestellt. Der Bus steuert und verbindet alle von der GIP GmbH genutzten StoneOne Komponenten von zentraler Stelle aus. Im GRC Prüfercockpit werden die Komponenten zur Systemüberwachung (Monitoring) und Audit/Logging sowie die User Administration für die Benutzer-, Rechte- und Rollenverwaltung eingesetzt. Zur Anbindung von Backend-Systemen wird die EJB-Schnittstelle genutzt. Darüber werden sowohl verfügbare Methoden und Parameter ausgetauscht als auch ggf. Massendaten übertragen. Kontakt: StoneOne AG Keithstraße Berlin T: +49 (0) F: +49 (0) Seite 9

10 4. Shop x (ERP + Full Service + Zusammenarbeit) = Erfolg² Southbag setzt für Schulranzen-Onlineshop.de auf ERP-System und Full Service von Actindo Wer ordentlich seine Hausaufgaben macht, hat sich das Lob für gute Ergebnisse redlich verdient: 2010 gewann Schulranzen-Onlineshop.de den Shop Usability Award als benutzerfreundlichster Online-Shop in der Kategorie Spielwaren & Kids ; aktuell ist der Schulranzen-Fachhändler einer von elf Nominierten für die Auszeichnung Online-Shop des Jahres, die im Oktober 2011 vergeben wird. Dass Schulranzen-Onlineshop.de zu den Klassenbesten seiner Branche gehört, liegt nicht zuletzt auch an der partnerschaftlichen Zusammenarbeit mit dem ERP-Spezialisten und Full-Service-Dienstleister Actindo. Der Betreiber von Schulranzen-Onlineshop.de, die Southbag GmbH & Co. Handels KG mit Zentrale in Puchheim bei München, setzt seit 2009 das Actindo ERP-System ein. Darüber hinaus ist die Actindo GmbH aus Ismaning auch als Full Service-Dienstleister für Southbag tätig. Neben der Erstellung und Umsetzung des kompletten Shop-Konzepts verantwortet Actindo auch die kontinuierliche Wartung und Betreuung. Im Rahmen der Zusammenarbeit profitieren beide: der Software- Hersteller und Full Service-Dienstleister Actindo von einem anspruchsvollen Kunden mit immer neuen Anforderungen was die Weiterentwicklung der eigenen Lösungen stetig vorantreibt. Und Southbag genießt den Vorteil einer Rundum-Betreuung aus einer Hand, inklusive maßgeschneiderter Funktionalitäten für Shop- und ERP-System. Hierzu gehört auch die Umsetzung des umfassenden Social Media-Auftritts bei Facebook, YouTube, Twitter und ganz aktuell bei Google+. Mit über Artikeln bietet Schulranzen-Onlineshop.de seinen Kunden ein umfangreiches Sortiment an Schulranzen, Schulrucksäcken und -taschen sowie weiteres Schulzubehör an. Vor zwei Jahren stellte man bei Southbag fest, dass das bestehende Shop-System den gestiegenen Anforderungen nicht mehr genügte. Zum einen waren wir an unsere Grenzen gestoßen, was die wachsenden Bestellmengen betraf, berichtet Heike Senzel, Managing Director E-Commerce bei Southbag. Zum anderen war das Shop-System als Ganzes durch die vielen individuellen Anpassungen irgendwann nicht mehr update-fähig. Außerdem wollten wir ein integriertes und umfassendes ERP- System, um sämtliche Prozesse damit abzubilden. Nachdem man sich verschiedene Anbieter, Shopund ERP-Systeme angesehen hatte, entschied sich Southbag für Actindo, den führenden Hersteller webbasierter ERP-Systeme für E-Commerce und Multi-Channel-Versandhandel. Ausschlaggebend für die Entscheidung, mit Actindo zusammenzuarbeiten, war neben den umfassenden Funktionalitäten des ERP-Systems auch die Tatsache, dass Actindo als Full Service-Dienstleister den geplanten Relaunch von Schulranzen-Onlineshop komplett übernehmen konnte: vom Konzept-Entwurf über die Umsetzung bis hin zur Wartung und Betreuung, betont Heike Senzel. Und nicht zuletzt hat uns neben Empfehlungen durch andere E-Commerce-Händler auch der persönliche Eindruck überzeugt. Wir wissen, dass wir ein anspruchsvoller Kunde sind, und wir wollten Seite 10

11 einen Dienstleister, der sich über neue Ideen unsererseits freut und bereit ist, Herausforderungen anzunehmen und umzusetzen. Bei Actindo hatten wir schnell das Gefühl, dass wir an der richtigen Adresse sind. Das Projekt startete dann auch direkt mit einer neuen Entwicklung durch Actindo: Southbag setzte bei der Auftragsvergabe voraus, dass eine Massenbearbeitung von Artikeln möglich sein sollte, einschließlich Meta- und Basis-Daten. Die Spezialisten von Actindo ergänzten das ERP- System innerhalb von nur einem Monat um die geforderte Funktion. Seitdem profitieren die Southbag-Mitarbeiter von deutlichen Zeitersparnissen bei der Artikelbearbeitung. Inzwischen gehört die Massenbearbeitung bei allen Actindo ERP-Paketen zur Standardausstattung. Multichannel ERP-System integriert Point-of-Sale, Online-Shop und Internet-Marktplätze Southbag betreibt neben dem Onlineshop zwei stationäre Läden in Puchheim und Salzburg und wollte die Warenwirtschaft des deutschen Geschäfts ebenfalls in das Actindo ERP-System integrieren. Die besondere Herausforderung: die Kassensoftware am POS sollte nicht nur sämtliche Daten wie Verkäufe und Bestandsänderungen in Echtzeit an das zentrale ERP-System übergeben, sondern auch das komplexe Rabatt-System von Schulranzen-Onlineshop.de abbilden. Kunden erhalten im Megastore die gleichen Ermäßigungen, beispielsweise für Sets oder Sammelbestellungen, wie im Internet. Diese Rabatte sollte das Kassensystem automatisch beim Buchen errechnen und auch bei Retouren berücksichtigen. Basierend auf den Anforderungen von Southbag entwickelten die Spezialisten von Actindo die Kassen-Komplettlösung Actindo POS einschließlich der speziell angepassten Hardware. Southbag profitiert inzwischen online und offline von einer integrierten, stets aktuellen und einheitlichen Warenwirtschaft. Neben den stationären Geschäften und Schulranzen-Onlineshop.de hat Southbag in den vergangenen zwei Jahren einen weiteren Vertriebskanal erschlossen: ebay spielt für den Abverkauf inzwischen eine wichtige Rolle. Und auch hier sorgen die vollintegrierten Schnittstellen von Actindo zu den großen Internet-Marktplätzen für einen immer aktuellen Überblick zu Verkaufs- und Bestandszahlen. Da alle Daten Bestellungen, Versandinformationen oder Zahlungen zentral zur Verfügung stehen, kann Southbag sämtliche Versandhandelsprozesse über das Actindo ERP-System abwickeln von der Lagerhaltung und Beschaffung über die Versandlogistik bis hin zu Retourenmanagement und Inkasso. Auch die komplette Finanzbuchhaltung, Controlling/BI-Funktionen und ein revisionssicheres digitales Dokumentenarchiv sind im Actindo ERP-System enthalten. Als webbasierte und vollintegrierte Komplett-Lösung ist Actindo das perfekte Mittelstands-ERP- System, resümiert Stephan von Dall Armi, Geschäftsführer von Southbag. Alle Leistungen rund um unseren Shop aus einer Hand zu bekommen ist für uns natürlich wesentlich komfortabler, als für Shop-Frontend, -Backend und ERP-System jeweils unterschiedliche Ansprechpartner zu haben. Die Zusammenarbeit mit Actindo will Southbag daher fortsetzen schließlich gibt es in der Online-Bran- Seite 11

12 che noch einige Preise zu gewinnen. Für unseren Shop werden wir natürlich auch in Zukunft immer wieder neue Ideen haben, die Actindo dann umsetzen soll, sagt von Dall Armi. Beim ERP-Spezialisten und Full-Service-Dienstleister macht man die Hausaufgaben für die Schulranzen-Händler gerne vor allem, weil auch Actindo selbst und damit all seine Kunden von den neuen Entwicklungen profitieren. Kontakt: Actindo GmbH Carl-Zeiss-Ring Ismaning T: +49 (0) F: +49 (0) Seite 12

13 5. ebusiness & HR-Management in der Cloud Die Unterwegs AG setzt erfolgreich auf die SaaS-Lösungen des Hamburger Softwarespezialisten rexx systems. Die webbasierten Systeme aus den Bereichen CRM, ERP und HRM werden genauso wie der Onlineshop unterwegs.biz vom Anbieter im zertifizierten Rechenzentrum gehostet. So profitiert das Handelsunternehmen von hoher Flexibilität und mehr Freiräumen, um sich auf das Kerngeschäft konzentrieren zu können. Die Unterwegs AG ist einer der größten spezialisierten Anbieter von Outdoor-Produkten in Deutschland. An inzwischen 14 Standorten wurde mit klassischen Outdoor-Läden über viele Jahre einiges KnowHow in dem Segment aufgebaut. Parallel dazu ist der Onlineshop unterwegs.biz seit Mitte 2003 die zentrale Marketing- und Verkaufsplattform des Unternehmens. Der SaaS-Spezialist rexx systems betreut Unterwegs bereits seit vielen Jahren mit seinem breiten Portfolio an Business-Anwendungen. Kernbestandteil ist das ERP-System, über das alle Bestellungen abgewickelt werden, in dem die gesamte Warenwirtschaft abgebildet ist und in dem auch die Kassensysteme der einzelnen Stores voll integriert sind. Der zentrale Überblick ist dabei einer der ganz wesentlichen Punkte. Die Kassenverkäufe sind innerhalb weniger Minuten im System ersichtlich und die einzelnen Shops können jederzeit auf die anderen Bestände zugreifen, um z.b. die Verfügbarkeit von bestimmten Artikel oder Größen im Lager oder an anderen Standorten abfragen zu können. Dazu Christoph Ganß, Vorstandvorsitzender der Unterwegs AG: "Mit rexx ERP haben wir eine Software, die uns für alle Standorte aktuelle Umsätze, Bestände und Trends zeigt. Kombiniert mit perfektem Kundenmanagement ein klarer Wettbewerbsvorteil. Ende letzten Jahres ist das Handelsunternehmen in ein neues Firmengebäude mit deutlich größerer Lagerfläche übersiedelt. In diesem Zuge wurde auch gemeinsam mit rexx systems eine innovative Lagerwirtschaft eingeführt. Das brandneue System bietet automatische Wegeoptimierung und basiert auf einen Hybridkonzept: chaotisches Lager mit festen Sonderplätzen für sich häufig drehende Artikel. Das Kundenbeziehungsmanagement inklusive der Marketingaktivitäten wird ebenfalls mit Software von rexx systems unterstützt. Digitale Kundenakten, direkte Anbindung an das Bestell- & Rechnungssystem sowie flexibles Reporting bringen eine deutliche Effizienzsteigerung für Unterwegs. Selbstverständlich ist das CRM-System auch direkt mit dem Online-Shop verbunden, um von den Vorteilen einer integrierten Lösung profitieren zu können. Einen weiteren wichtigen Bestandteil der Leistungen von rexx systems nimmt das Human Resource Management ein. Die über 150 Mitarbeiter werden mit dem webbasierten rexx HR verwaltet. So sind zentrale Auswertungen genauso einfach möglich wie individuelle Zugriffe und Prozesse für die einzelnen Abteilungen und Niederlassungen sowie modernes Self Service für die Mitarbeiter. Neben Seite 13

14 den digitalen Personalakten spielen dabei vor allem Module für die Zeiterfassung und das Abwesenheitsmanagement eine wichtige Rolle. rexx systems übernimmt ergänzend zur Betreuung der Systeme und dem gesamten Hosting auch Marketingaktivitäten. So ist das Hamburger Softwareunternehmen Partner für Online-Marketing, Suchmaschinenoptimierung und Mailingaktionen. Vorstandsvorsitzender Ganß zur Zusammenarbeit: "rexx systems ist für uns der optimale Partner. Exzellente, ganzheitliche Beratung und Umsetzung - von der Technik bis zum Marketing!". Die Unterwegs AG hat sich für alle genannten Bereiche von Beginn an für eine Cloud-Lösung entschieden. Nur so ist es möglich, trotz hoher technischer Anforderungen keinen großen, internen IT- Apparat aufbauen und erhalten zu müssen. Dies gibt dem Handelsunternehmen die Freiräume, sich auf seine Kernprozesse konzentrieren zu können. Darüber hinaus ist es in der sehr schnelllebigen Branche wichtig, stets von der hohen Flexibilität und Skalierbarkeit der Systeme profitieren zu können, ohne auf besten Service verzichten zu müssen. Web: Kontakt: rexx systems GmbH Heidenkampsweg Hamburg T: +49 (0)40 / F: +49 (0)40 / Seite 14

15 6. PharmaLex GmbH: Zeiterfassung bei der Zulassung von Arzneimitteln Die PharmaLex GmbH ist eines der größten Dienstleistungsunternehmen für weltweite Arzneimittelzulassung und wurde mit Sitz in Mannheim 1998 gegründet. Das Unternehmen unterstützt mit einem Team aus ca. 45 Spezialisten Pharmaunternehmen weltweit bei der Zulassung ihrer Produkte. Die Pharmazeuten, Mediziner, Chemiker und Biologen sind mit Dienstleistungen rund um die behördliche Arzneimittelzulassung ( Regulatory Affairs ), Arzneimittelsicherheit ( Pharmakovigilanz ), Medizinprodukteregistrierung und vielen weiteren Themen um die betroffenen Produktgruppen befasst. Darüber hinaus bietet das Unternehmen Schulungen an, stellt Redner bei Fachveranstaltungen und ist in unterschiedlichen Ausschüssen aktiv. Die Bearbeitung der Aufträge obliegt der Verantwortung von Fachgebietsleitern. Sie koordinieren die zeitlichen Abläufe, die Zuordnung der jeweiligen Mitarbeiter, erstellen Angebote und planen den gesamten Projektverlauf. Die Projekte sind je nach Komplexität zeitintensiv, fordern viel Koordination und Abstimmung und sind stark an Fristen gebunden. Grundlage für eine reibungslose Abwicklung ist ein verlässliches Projektmanagement. Bei Bedarf übernehmen Mitarbeiter von PharmaLex Aufgaben als Zulassungs-Experten on demand vor Ort im Unternehmen (PEPs). Clemens Hauk verantwortet bei der PharmaLex das Controlling und die Finanzen. Bei ihm fließen die Daten über die Einsätze der Kolleginnen und Kollegen zusammen, regelmäßig verschafft er sich einen Einblick in alle Projekte. Ein wichtiges Tool, das Auskunft über die Einsätze der Mitarbeiter gibt, ist die Zeiterfassungssoftware ZEP Professional von provantis. Die Zeiterfassung erfolgt einfach und selbsterklärend, so Hauk. Da die Anwendung web-basiert ist, können sich alle Kollegen von unterwegs über eine sichere Internetverbindung einloggen und ihre Stunden eintragen. Anfang 2009 suchte man nach einer geeigneten Software. Der Markt bietet unterschiedliche Lösungen, doch nach sorgfältiger Vorauswahl kamen nur wenige Optionen in Frage, unter anderem ZEP. Hier zeigte sich die Möglichkeit der Individualisierung von ZEP als Vorteil. ZEP ist übersichtlich und logisch aufgebaut, sagt Clemens Hauk. Überzeugt hat die schnelle Übersicht über die angefallenen Projektstunden und das Projektcontrolling. Ein weiteres Argument für die Software liegt in der fehlerfreien Auswertung und vereinfachten Rechnungsstellung sowie die vereinfachte Zeiterfassung. Ende Februar wurde die Software zur Anwendung freigeschaltet. Zwei Probanten testeten den Umgang mit der Software. Über den Einführungsaufwand von ZEP sagt Hauk: Die Einführung von ZEP für unsere 45 Mitarbeiter inklusive Übernahme von 160 Projekten und aller Mitarbeiterdaten sowie die Testphase dauerte insgesamt ca. 130 Stunden. Am häufigsten nutzen die Kolleginnen und Kollegen drei Auswertungen von ZEP: Projektstandplan/- Gesamtstatusplan, die Monatsendauswertung (in ZEP Monatsendeauswertung) sowie die Projektzeitauswertung. Durch ZEP wurden das Projektcontrolling, die Zeiterfassung und die Rechnungs- Seite 15

16 stellung bei uns vereinfacht, so Hauk. Folgende Aufgaben werden mit der Software durchgeführt: Zeiterfassung, Projektkontrolle, Überstunden und Urlaubserfassung. Weiterhin erfolgt bereits die Generierung der Rechnungen mit ZEP. Unterschiedliche Möglichkeiten zum Datenaustausch werden mit ZEP genutzt: PDF-Export, CSV-Export. Die hohe Sicherheit und Serververfügbarkeit werden sehr geschätzt: Wir hatten nicht einen einzigen Ausfall, kein einziger Datensatz ist bislang verloren gegangen. ZEP ist ein prima Tool, insbesondere die Möglichkeit der Individualisierung ist von großem Nutzen, so Hauk. Besonders zufrieden ist er mit der Hotline von provantis, die bei Bedarf in Anspruch genommen wird: Die Hotline ist absolut notwendig, da einige Kniffe doch komplex sind. Die IT-Experten in Ditzingen haben viele Ideen, regelmäßig werden neue Anpassungen entwickelt. Perspektivisch wünscht sich Clemens Hauk weitere ZEP-Funktionen: Ein Projektplanungstool und die Möglichkeit der Angebotsverwaltung. So hätten die Fachgebietsleiter eine bessere Entscheidungsgrundlage bei der Planung von Neuprojekten. Kontakt: provantis IT Solutions GmbH Siemensstr Ditzingen t: +49 (0) f: +49 (0) Twitter: Seite 16

17 7. KUKA Roboter automatisiert digitalen Dialog Das internationale B2B-Umfeld braucht ein -Marketing-System, das bedienerfreundlich und mehrsprachig ist. Vor allem muss es einen sehr hohen Automatisierungsgrad haben und sich effektiv und effizient einsetzen und erweitern lassen. Dennoch kann der Aufwand drastisch ansteigen, wenn mit dem System intensiv gearbeitet wird. Das ist beispielsweise bei der Produktion von neuen Kampagnen, Änderungen oder neu ins System integrierten Sprachen der Fall und kostet wertvolle Ressourcen. KUKA weltweit führend bei Industrierobotern Die KUKA Roboter GmbH mit Hauptsitz in Augsburg ist ein Unternehmen der KUKA Aktiengesellschaft und gilt als weltweit führender Anbieter von Industrierobotern. Die Kernkompetenzen liegen in der Entwicklung und Produktion sowie im Vertrieb von Industrierobotern, Steuerungen und Software. Das Unternehmen mit weltweit etwa Mitarbeitern ist Marktführer in Deutschland und Europa, weltweit an dritter Stelle. Es ist mit 25 Tochterunternehmen in Europa, Amerika und Asien vertreten. Mit -Marketing Kundenbeziehungen pflegen Eine der Hauptaufgaben im -Marketing ist die automatisierte Kommunikation zwischen KUKA und seinen Interessenten, um eine Kundenbeziehung aufzubauen, zu stärken oder zu reaktivieren. Bis dato wurde -Marketing meist ohne Berücksichtigung einer Interaktion eingesetzt. Die Möglichkeiten zur Lead-Generierung wurden nicht ausgeschöpft. Eine Lösung für alle Niederlassungen Eine -Marketinglösung, die für alle Niederlassungen geeignet ist, sollte als Software-as-a-Service weltweit in unterschiedlichen Sprachen verfügbar sein. Die Bedienung per Content-Management-System (CMS) und Browser muss benutzerfreundlich sein, um Einarbeitungs- und Schulungsaufwand gering zu halten. Die Mandantenfähigkeit zur differenzierten Abbildung von Tochtergesellschaften muss ebenso gewährleistet sein wie der einfache Austausch von Inhalten innerhalb der Mandanten und zu Übersetzern. Formulare, Sprachen und ings sollten zu einem späteren Zeitpunkt erweiterbar sein. Freigaben von Vorlagen und Inhalten muss man zentral managen können. Das bestehende CRM sollte integriert werden können. Wichtig sind außerdem eine hohe Verfügbarkeit sowie TÜV-zertifizierte Sicherheitsund Qualitätsstandards. Neue Kunden gewinnen durch Marketing-Automation KUKA generiert Newsletter-Abonnenten crossmedial auf unterschiedlichen Plattformen wie Websites, Social Media Pages, Weiterempfehlungen im Newsletter und Offlinemedien. Alle diese Quellen müssen an das -Marketing-System angebunden werden. Die Komplexität erhöht sich mit jeder eingesetzten Sprache. Um eine Übersicht über das komplexe Szenario zu erhalten, sollten die Dialog- Seite 17

18 strecken in einer Flussdiagramm-Ansicht visualisiert werden können. Denn letztendlich ist eine Qualifizierung und Anreicherung der Stammdaten entscheidend für ein erfolgreiches Lead-Nurturing vom Interessenten zum Kunden. Eine Anbindung an ein KUKA-eigenes CRM-System gibt es bereits. Um für KUKA auch zukünftig eine hohe Flexibilität zu gewährleisten, bietet die Software idealerweise zertifizierte Schnittstellen an etwa zu SAP-CRM, so dass eine Anbindung an Fremdsysteme sehr schnell realisiert werden kann. Zentrale Vorlagen für alle Sprachen und Kampagnen Bei der Anpassung der neuen -Marketinglösung an die Anforderungen von KUKA ermöglicht die offene Architektur der Software einen einzigartigen Ansatz: Ein Masterobjekt zur zentralen Datenhaltung gewährleistet eine einfache und flexible Verwaltung der Sprachen und Varianten. Somit lassen sich komfortable multivariante und mehrsprachige Vorlagen entwickeln. Das heißt, der Redakteur greift nur auf eine einzige zentrale Vorlage zu und wählt darüber die gewünschte Sprache oder Vorlagenvariation aus. Geringerer Aufwand für Redakteure und Entwickler Kommt eine neue Sprache hinzu, müssten mit herkömmlichen Systemen sämtliche Vorlagen kopiert und an die Sprache angepasst und übersetzt werden. Somit vervielfacht sich die Anzahl der Vorlagen mit jeder Sprache und neuen Variante und macht eine einfache Verwaltung nahezu unmöglich. Anders mit dem gewählten Ansatz hier wird nur ein neues Masterobjekt angelegt und lokalisiert. Der Aufwand ist wesentlich geringer. Die zentrale Datenhaltung in den Masterobjekten gewährleistet unternehmensweit eine einheitliche Kommunikation und reduziert mögliche Fehlerquellen. Die Arbeit von Redakteuren und Entwicklern erleichtert sich deutlich und der Aufwand einer neuen Sprachversion wird erheblich verringert. Internationale Kampagnen können sehr genau aufeinander abgestimmt, geplant sowie zeitnah und einfach durchgeführt werden. Unternehmen wie KUKA Roboter setzen EVALANCHE für Leadgenerierungs-Kampagnen ein und informieren ihre internationalen Kunden über Neuigkeiten und Produkte mittels Newsletter. EVALANCHE ist eine der modernsten, webbasierten -Marketinglösungen in Europa und wurde vom TÜV SÜD als weltweit erste -Marketinglösung in den Bereichen Funktionalität und Datensicherheit zertifiziert. EVALANCHE wird international von mehr als Unternehmen und Agenturen eingesetzt. Kontakt: SC-Networks GmbH Enzianstraße Starnberg Tel.: / Internet: Seite 18

19 8. CAS PIA zur Pflege der zahlreichen und intensiven Firmen-Kontakte Career Center Die Schnittstelle zwischen Fakultät und Wirtschaftswelt Als Teil der staatlichen Hochschule Reutlingen ist die ESB Business School mit fast 60 Professoren und rund Studierenden eine der größten betriebswirtschaftlichen Fakultäten Deutschlands. Die Absolventen der Studiengänge Internationale BWL und Wirtschaftsingenieurwesen sind in der freien Wirtschaft gefragter als je zuvor. Diese schätzen die persönliche Beratung des Career Centers zunehmend. Innerhalb von einem Jahr konnte die Anzahl der Einzelberatungen bei der Karriereplanung der Studierenden vervierfacht werden. Das Career Center koordiniert die Unternehmenskontakte der ESB Business School mit dem Ziel, den Studierenden ein optimales Spektrum an künftigen Arbeitgebern und deren Angeboten präsentieren zu können. Die Herausforderung, mit steigender Anzahl an Kontakten zu bewältigen, machte den Einsatz einer professionellen Kontaktmanagementlösung erforderlich. CAS PIA, die Cloud basierte CRM-Lösung der CAS Software AG, kam zur richtigen Zeit Die Software bietet webbasiert vielseitige Unterstützung, um professionelles Kontaktmanagement zu realisieren. Genau das Richtige, um die Prozesse rund um die Kommunikation und Organisation im ESB Career Center zu verbessern und die Qualität zu steigern. Vorwiegend ermöglicht CAS PIA eine enorme Zeitersparnis. Als Cloud Lösung war ein Schnellstart garantiert, da eine intuitive Bedienung und schnelles Einlernen möglich war, dafür aber keine Installation oder Anschaffung weiterer Hardware notwendig. Darüber hinaus sind alle relevanten Informationen seit der Einführung in einer gemeinsamen Datenbank gepflegt und damit schnell im Zugriff. Im Arbeitsalltag konnten die Prozesse somit beschleunigt werden und mehrere Minuten in der Gesprächsvorbereitungszeit eingespart werden. Ohne umfangreiches IT-Know-how kann die Datenbank von CAS PIA sogar um weitere, eigens definierte Felder erweitert werden. Das Career Center kann somit individuelle Ansprüche der Studierenden und spezifische Angebote der Firmenkontakte hinterlegen. Mit wenigen Klicks werden die Anforderungen und Angebote zielführend und schnell abgeglichen. Etwa 550 Absolventen jährlich können mit Angeboten des Career Centers ihre Chancen erhöhen, nach ihrer fundierten Ausbildung als Betriebswirte oder Wirtschaftsingenieure einen adäquaten Job zu finden. Der steigende Fachkräftemangel heizt das Interesse vieler Firmen an, sich dem akademischen Nachwuchs als potenzielle Arbeitgeber direkt vor Ort zu präsentieren. Dazu führt das Career Center zwei große Firmenmessen pro Jahr sowie viele Workshops mit den Unternehmen durch, die alle von Studententeams unter Anleitung des Career Centers organisiert werden. Um die dazu erforderliche und immer umfangreicher werdende Kommunikation schnell und kompetent durchzuführen, kommt Seite 19

20 CAS PIA zielführend zum Einsatz. Die Mitarbeiter haben die komplette Kommunikationshistorie mit den Firmen in der virtuellen Kontaktakte übersichtlich im Blick. So lädt beispielsweise das Career Center alle Unternehmen mithilfe der Serienbrief- und Serien-E- Mail-Funktion zu den zahlreichen Veranstaltungen komfortabler als zuvor ein. Die angeschriebenen Firmen können schnell und einfach über die Filterfunktion, die auch selbst definierte Felder berücksichtigt, selektiert werden. Bei Mailings insgesamt pro Halbjahr ist ein automatisierter Ablauf über eine Software eine erhebliche Arbeitserleichterung. Das Career Center ist zudem nicht mehr gezwungen, am Arbeitsplatz alle Vorbereitungen zu treffen. Gerade während der Organisation diverser Veranstaltungen ist es ein großer Pluspunkt von überall auf die Informationen zugreifen zu können. Durch CAS PIA, ursprünglich als Förderpreis des Mittelstandsprogramms verliehen, konnte die ESB Business School neue Wege im Kontaktmanagement gehen. Heute arbeitet das gesamte Career Center dauerhaft sehr erfolgreich und effizient mit der neuen Softwarelösung, so dass die Nutzung nur weiterempfohlen werden kann. So freut sich die ESB Business School auch über den Sieg beim EuroCloud Anwender Award. Im Mai 2012, wurde der Award in der Kategorie 'Höchste erreichte Effizienzsteigerung mittels Cloud Service' im Rahmen der Karlsruher Software-Messe Cloudzone an die Hochschule vergeben. "Über diese Auszeichnung freuen wir uns sehr, weil sie unsere Bemühungen rund um das Thema 'effizienter und kostensparender IT-Einsatz' bestätigt", freut sich Professor Dr.-Ing. Harald Augustin, Ressortleiter IT und Bau der ESB Business School Reutlingen, anlässlich der Auszeichnung. Keine Einschränkung in der Weiterentwicklung Die ESB Business School wird die Arbeit mit CAS PIA stärker ausbauen. In einem nächsten Schritt soll das Alumni-Netzwerk in CAS PIA integriert werden. Eine Cloud Lösung, die flexibel skalierbar ist, begünstigt selbstverständlich diese Weiterentwicklung. Darüber wird es gelingen, durch den gehosteten Software-Einsatz ohne weitere Zusatzinvestitionen die internationale Nutzung weiter auszubauen. Kontakt: CAS Software AG CAS-Weg Karlsruhe (im Technologiepark Karlsruhe) T: F: Seite 20

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