Professionelles Projektmanagement in der Praxis

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1 Institute of Computer Science Chair of Communication Networks Prof. Dr.-Ing. P. Tran-Gia Vorlesung Professionelles Projektmanagement in der Praxis Prof. Dr. Harald Wehnes Veranstaltung 5 ( ) Projektplanung II: Netzplantechnik, Ablauf- und Terminplanung SS 2016 Hinweis: Vorlesung wird aufgezeichnet und den Teilnehmern zur Verfügung gestellt. Spezifika von Gründungsprojekten werden aus der Aufzeichnung zuvor eliminiert.

2 Agenda ( ) Organisatorisches Lösungen der Aufgabe 4 (PL der Teams 3+4) Projektplanung: Netzplantechnik, Ablauf- und Terminplanung Projektplanung mit MS Project Aufgabe 5: Ablauf- und Terminplanung Arbeitstechniken II: Zeitplanungstechniken Arbeitstechniken III: Präsentationstechniken Im Anschluss an die Vorlesung: Videoanalyse im L3 (Präsentationen von heute sowie noch offene) Professionelles Projektmanagement in der Praxis 2 2 2

3 Agenda ( ) Organisatorisches Lösungen der Aufgabe 4 (PL der Teams 3+4) Projektplanung: Netzplantechnik, Ablauf- und Terminplanung Projektplanung mit MS Project Aufgabe 5: Ablauf- und Terminplanung Arbeitstechniken II: Zeitplanungstechniken Arbeitstechniken III: Präsentationstechniken Im Anschluss an die Vorlesung: Videoanalyse im L3 (Präsentationen von heute sowie noch offene) Professionelles Projektmanagement in der Praxis 3 3 3

4 Organisatorisches Master Informatik: Anmeldung für beide Module (Vorlesung und Projekt) in erforderlich Master HCI der Prüfungsordnungsversionen 2013 und 2014: Keine Online-Anmeldung erforderlich MS Project: für Studierende eines MINT-Studiengangs ist MS Project kostenlos über DreamSpark (Zugang über Studisoft) verfügbar. Termine Vorträge der Projektleiter Team x x x x x x 2 x x x x x x 3 x x x x x x 4 x x x x x Klausurtermin: / 13:30 Uhr Termin für Basiszertifikat: voraussichtlich in der letzten Juli-Woche Terminvereinbarung nach Klärung, wer alles teilnimmt Professionelles Projektmanagement in der Praxis 4 4 4

5 Aufgabe 4: Projektsteckbrief, Phasen- und Meilensteinplan, PSP, Arbeitspakete mit Aufgabenverteilung 1. Erstellen Sie für Ihr Projekt einen Projektsteckbrief Steckbrief_Team_x.doc 2. Erstellen Sie einen Phasenplan mit Meilensteinen Als Tabelle: Phasenplan-Meilenstein-Tabelle.xlsx Als Grafik: Phasenplan-Grafik.pptx 3. Erstellen Sie für Ihr Projekt folgende PSPs in Organigramm-Form: Objektorientierter PSP Funktionsorientierter Gemischt-orientierter PSP 4. Codieren Sie die Arbeitspakete des gemischt-orientierten PSP und erstellen Sie eine AP-Liste AP-Liste.xlsx Bitte beachten: Durchgängigkeit PSP AP-Beschreibungen 5. Führen Sie eine Vollständigkeitsprüfung durch Werden mit den APs alle Ziele erreicht? ggf. PSP und AP-Liste ergänzen 6. Verteilen Sie die Aufgaben im Team mit der Vorlage AP-Liste.xlsx, Blatt Aufgabenverteilung (Aufwände in Stunden angeben) Bitte beachten Sie bei der Aufgabenverteilung, dass die Arbeitsleistung jedes Teammitglieds klar erkennbar wird. 7. Fassen Sie die Ergebnisse von 2-6 in der Präsentation A4_Team_x.ppt zusammen Professionelles Projektmanagement in der Praxis 5 5 5

6 Feedback zur Aufgabe 4 Wichtige Prüfungen Werden alle Ziele durch die Umsetzung der APs erreicht? Sind alle APs des Projekt-PSP auch in der AP-Liste und umgekehrt? Videoanalysen heute ab 15:45 Uhr im Videolab des Lehrstuhls Informatik III Professionelles Projektmanagement in der Praxis 6 6 6

7 Feedback zu den Projektberichten (Kap 1 + 2) Der Projektbericht ist das vom Team verfasste Vorlesungsskript. Er dokumentiert die Anwendung der PM-Theorie auf das konkrete Unternehmensgründungsprojekt. a. Beschreibung der PM-Methodik (einleitend pro Kapitel) b. Beschreibung, wie die die PM-Methodik auf Ihr Projekt transferiert wurde c. Darstellung und Beschreibung der Ergebnisse, die im Projekt erzielt wurden möglichst mit Reflektion Ihrer spezifischen Erfahrungen Einzelfeedbacks erhalten alle Teams im Verlauf dieser Woche Professionelles Projektmanagement in der Praxis 7 7 7

8 Jour Fixe-Meetings mit Protokoll Führen Sie einen wöchentlichen Jour fixe mit Protokoll durch Das Protokoll soll generell folgende Fragen beantworten: Was ist zu tun? Wer ist dafür verantwortlich? Bis wann ist dies zu erledigen? Das Protokoll dient u.a. als Ergebnisübersicht über Beschlüsse und Maßnahmen Basis für weiteres Vorgehen (ToDos mit personifizierter Verantwortung) Information für Nichtanwesende Die Jour fixe-protokolle werden jeweils von einem Teammitglied erstellt, das aktuell nicht PL ist! Sie sind Bestandteil der Projektdokumentation ( Anhang zum Projektbericht) Bitte Dateinamenskonvention beachten: Pn_Team_x.doc ist das n-te JF Protokoll von Team x Professionelles Projektmanagement in der Praxis 8 8 8

9 JF Protokoll: Vorlage Professionelles Projektmanagement in der Praxis 9 9 9

10 JF Protokoll: Beispiel Professionelles Projektmanagement in der Praxis

11 Agenda ( ) Organisatorisches Lösungen der Aufgabe 4 (PL der Teams 3+4) Projektplanung: Netzplantechnik, Ablauf- und Terminplanung Projektplanung mit MS Project Aufgabe 5: Ablauf- und Terminplanung Arbeitstechniken II: Zeitplanungstechniken Arbeitstechniken III: Präsentationstechniken Im Anschluss an die Vorlesung: Videoanalyse im L3 (Präsentationen von heute sowie noch offene) Professionelles Projektmanagement in der Praxis

12 Projektplanung: Überblick Phasen- und Meilensteinplan Projekt- Strukturplan (PSP) - Ergebnisse - Termine - Kosten AP1 AP2 AP3 AP4 APn Ablaufplan Zeitplan Ressourcenplan Kostenplan Professionelles Projektmanagement in der Praxis

13 Arbeitspaket-Formular (Arbeitspaket.xlsx) Projekt AP-Titel: Ersteller Version Vorgänger Ziele des AP Arbeitspaket Projekt-Nr. AP-Verantwortlicher Erstelldatum PSP-Code Nachfolger Voraussetzungen (Input) Aktivitäten / Termine Deliverables (Output) Anfangstermin Endtermin Ressourcen Dauer Aufwand Kosten AP = Mini-Projekt innerhalb eines Projektes Der AP-Verantwortliche muss sich aktiv um die Sicherstellung der Voraussetzungen kümmern! Professionelles Projektmanagement in der Praxis

14 Arbeitspaket-Formular: Beispiel Arbeitspaket Projekt RecruitMe Projekt-Nr. 1 Arbeitspakettitel: Bewerbungswizard AP-Verantwortlicher MD Ersteller MD Erstelldatum Version 1.0 PSP-Code 3200 Vorgänger Usermanagement Nachfolger 3300 Erstellung einer Applikation mit einem Wizard welcher einen Ziele des AP Lebenslauf generiert und Dokumente hinzufügt Voraussetzungen (Input) Flacher Prototyp Aktivitäten / Termine Entwurf: ; Test: 26.5.: Deliverables (Output) Applikation eines Wizards mit Lebenslauferstellung Anfangstermin Dauer 7 Tage Endtermin Aufwand 30 Stunden Ressourcen MD Kosten 0 Der AP-Verantwortliche muss sich aktiv um die Sicherstellung der Voraussetzungen kümmern! Professionelles Projektmanagement in der Praxis

15 Vom PSP zum Ablauf- und Zeitplan PSP mit AP-Beschreibungen klärt Was ist zu tun? Wer ist für was verantwortlich? Welche Aufwände entstehen? Wie lange dauern die einzelnen APs? Ablaufplan zeigt logische (zeitliche) Reihenfolge der Bearbeitung der Arbeitspakete an Ablaufplan PSP AP1 AP3 AP4 AP2 APn AP 1 AP 2 Zeitplan / Terminplan AP 3 AP 4 ergibt sich durch Berücksichtigung der Dauer der Dauer der APs im Ablaufplan AP 1 Zeitplan AP 3 AP 2 AP 4 Professionelles Projektmanagement in der Praxis

16 Vorgangsliste: Vorstufe zum Projektnetzplan Vorgangsliste: Tabellarische Aufstellung aller Arbeitspakete mit den logischen Abhängigkeiten PSP- Code Vorgangsname Dauer (Tage) Aufwand (PT) Direkte Vorgänger AOB Arbeitspakete im PSP Vorgänge / Aktivitäten im Ablaufplan/ Zeitplan 1 Arbeitspaket 1 Vorgang 1 Arbeitspaket n Vorgänge m Arbeitspakete 1 Vorgang (selten) AOB := Anordnungsbeziehung logische Abhängigkeit zwischen Vorgängen Professionelles Projektmanagement in der Praxis

17 Vorgänge und Abhängigkeiten Aus der Abhängigkeit der Arbeitspakete / Vorgänge untereinander können ohne Kenntnis von Dauer und Aufwänden Ablaufpläne abgeleitet werden Serieller Ablauf: Vorgang 1 Vorgang 2 Vorgang 3 Paralleler Ablauf: Vorgang 1 Vorgang 2 Vorgang 4 Vorgang 3 Vorgang 5 Professionelles Projektmanagement in der Praxis

18 Anordnungsbeziehungen (1): Normal- und Anfangsfolge Normalfolge (NF): Ende-Anfangs-Beziehung (EA) Sehr häufig Vorgang 1 muss abgeschlossen sein, bevor Vorgang 2 beginnen kann (sequentielle Vorgänge) Vorgang Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul 1. Anwendungsdesign abgenommen 2. Codierung der Anwendung Anfangsfolge (AF): Anfangs-Anfangs-Beziehung (AA) Der Beginn von Vorgang 1 ist Voraussetzung für den Beginn von Vorgang 2 (paralleler Start der Vorgänge) Vorgang Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul 1. Codierung der Anwendung 2. Programmdokumentation Professionelles Projektmanagement in der Praxis

19 Anordnungsbeziehungen (2): End- und Sprungfolge Endfolge (EF): Ende-Ende-Beziehung (EE) Vorgang 1 muss abgeschlossen sein, bevor Vorgang 2 beendet werden kann (paralleles Ende der Vorgänge) Vorgang Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul 1. Tests durchführen 2. Dokumentation erstellen Sprungfolge (SF): Anfangs-Ende-Beziehung (AE) Vorgang 2 kann erst dann abgeschlossen werden, wenn Vorgang 1 begonnen wurde Vorgang Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul 1. Neue Anwendung in Betrieb genommen 2. Alte Anwendung abschalten Extrem selten Professionelles Projektmanagement in der Praxis

20 Anordnungsbeziehungen (3): Zeitabstände Anordnungsbeziehungen mit Überlappung oder Verzögerung Durch Zeit- oder Prozentangabe wird definiert, wann der Nachfolger vor oder nach dem Anfang / Ende des Vorgängers beginnen kann:... + Zeit oder... + % Vorgang Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul V1 V2 EA+1M V3 EA-1M V2 startet einen Monat nach Ende von V1 V3 startet einen Monate vor dem Ende von V1 Tipp: Keine unnötigen Anordnungsbeziehungen kreieren, da jede AOB Aufwand erzeugt! Professionelles Projektmanagement in der Praxis

21 Anordnungsbeziehungen (AOB) im Überblick Bezeichnung Kürzel Beschreibung Normalfolge (NF) Ende-Anfang Anfangsfolge (AF) Anfang-Anfang Endfolge (EF) Ende-Ende Sprungfolge (SF) Anfang-Ende Überlappung EA AA EE AE... + Zeit... + % Der Vorgänger muss beendet sein, bevor der Nachfolger beginnen kann Gleichzeitiger Start der beiden Vorgänge Gleichzeitiges Ende der beiden Vorgänge Der Beginn des Vorgängers ist Voraussetzung für das Ende des Nachfolgers Durch Zeit- oder Prozentangabe wird definiert, wann der Nachfolger vor oder nach dem Anfang oder Ende des Vorgängers beginnen kann Professionelles Projektmanagement in der Praxis

22 Netzplantechnik (NPT): Motivation / Nutzen Ablaufpläne (Darstellung der logischen Abhängigkeiten) und Terminpläne werden mittels NPT erzeugt Projektdauer und Projektende-Termin werden über Netzplan- Berechnungen ermittelt Kritische Aktivitäten werden im Netzplan aufgezeigt (Arbeitspakete/Vorgänge werden als kritisch bezeichnet, wenn sich durch deren Verzögerungen der Projektende-Termin verlängert) Puffer im Projekt werden aufgezeigt Netzplan stellt die Basis für Optimierungen des Projektplans dar Netzplan ermöglicht Überwachung und Steuerung Netzplan: Bewerteter Digraph (Graphentheorie) Professionelles Projektmanagement in der Praxis

23 Netzplantechnik Grundbegriffe Definition Netzplan: Grafische oder tabellarische Darstellung einer Ablaufstruktur, die aus Vorgängen bzw. Ereignissen und Anordnungsbeziehungen (AOB) besteht [DIN 69900:2009] Elemente eines Netzplans Vorgang: Ablaufelement zur Beschreibung eines bestimmten Geschehens mit definiertem Anfang und Ende [DIN 69900:2009] Ereignis: Ablaufelement, das das Eintreten eines bestimmten Zustandes beschreibt. Ein Meilenstein ist die bekannteste Form Anordnungsbeziehung (AOB): gerichtete Verknüpfung von Vorgängen oder Ereignissen Dauer: Zeitspanne zwischen Anfang und Ende eines Vorgangs Grafische Darstellungsmittel Knoten: Rechtecke und Kreise Pfeile: Professionelles Projektmanagement in der Praxis

24 Netzplanarten: Basistypen Vorgangs-Pfeil-Netz (VPN) Vorgänge: Pfeile Ereignis Vorgang Ereignis Ereignisse: Knoten (Kreise) Beispiel: Critical Path Method (CPM) Vorgangs-Knoten-Netz (VKN) Vorgänge: Knoten (Rechtecke) AOBs: Pfeile Beispiel: Metra Potential Method (MPM) Standardtyp AOB Vorgang Vorgang Ereignis-Knoten-Netz (EKN) Ereignisse: Knoten (Kreise) AOBs: Pfeile AOB Ereignis Ereignis Beispiel: Program Evaluation and Review Technique (PERT) Professionelles Projektmanagement in der Praxis

25 Vorgangsknotennetze (VKN) haben sich in der Praxis als Standard durchgesetzt Vorteile von VKN Einfachere Darstellung der Vorgänge Änderungsfreundlichkeit: Änderungen in der Logik werden durch Änderungen der Pfeile realisiert Alle Informationen zu einem Vorgang in einem Knoten Nr. VA D Vorgang MINZ FAZ GP FEZ MAXZ SAZ FP SEZ Professionelles Projektmanagement in der Praxis

26 Vorgangsknoten Begriffe Kürzel Begriff Bedeutung Nr. Vorgangsnummer PSP-Code oder Vorgangsnummer VA Verantwortlicher Verantwortlicher für den Vorgang D Dauer Dauer des Vorgangs FAZ* Frühester Anfangszeitpunkt Zeitpunkt, zu dem ein Vorgang frühestens beginnen kann SAZ* Spätester Anfangszeitpunkt Zeitpunkt, zu dem ein Vorgang spätestens beginnen muss FEZ** Frühester Endzeitpunkt Zeitpunkt, zu dem ein Vorgang frühestens enden kann SEZ** Spätester Endzeitpunkt Zeitpunkt, zu dem ein Vorgang spätestens enden muss GP Gesamtpuffer Zeitraum, um den ein Vorgang ohne Auswirkungen auf den Projektendtermin verschoben werden kann FP Freier Puffer Zeitraum, um den ein Vorgang ohne Auswirkungen auf die Anfangszeitpunkte der nachfolgenden Vorgänge verschoben werden kann MINZ Minimaler Zeitabstand Minimaler Zeitabstand zwischen zwei Vorgängen MAXZ Maximaler Zeitabstand Maximaler Zeitabstand zwischen zwei Vorgängen *) wird ausgehend vom Projektbeginn durch Vorwärtsrechnung ermittelt **) wird ausgehend vom Projektende durch Rückwärtsrechnung ermittelt Professionelles Projektmanagement in der Praxis

27 Berechnung eines Netzplans Vorwärtsrechnung (VWR) Ausgehend vom ersten Vorgang werden die jeweils frühestmöglichen Vorgangszeitpunkte und der frühestmögliche Endzeitpunkt des Projektes ermittelt Rückwärtsrechnung (RWR) Ausgehend vom letzten Vorgang werden die jeweils spätestmöglichen Vorgangszeitpunkte und der spätestmögliche Anfangszeitpunkt des Projektes ermittelt Berechnung von Kenngrößen Gesamtpuffer Freier Puffer Kritischer Vorgang Kritischer Pfad Professionelles Projektmanagement in der Praxis

28 Vorwärtsrechnung: Berechnung von FAZ, FEZ 1. Vorgang: FAZ (1) = 0 Ende Vorgang i: FEZ (i) = FAZ (i) + D (i) Frühester Endzeitpunkt eines Vorgangs FEZ (i) ergibt sich durch seinen frühesten Anfangszeitpunkt FAZ (i) plus der Dauer des Vorgangs D (i) Anfang Nachfolger j: FAZ (j) = max (FEZ (i) aller Vorgänger von j) Frühester Anfangszeitpunkt ist der höchste FEZ-Wert aller Vorgänger, d.h. der Vorgänger, der als letzter endet, ist bestimmend Professionelles Projektmanagement in der Praxis

29 Beispiel: VWR und RWR (1/3) 2 10 Vorgang B 4 5 Vorgang D 1 8 Vorgang A Vorgang F 3 5 Vorgang C 5 6 Vorgang E Vorwärtsrechnung FAZ (j) = max (FEZ (i) aller Vorgänger von j) FEZ (i) = FAZ (i) + D (i) Professionelles Projektmanagement in der Praxis

30 Beispiel: VWR und RWR (2/3) 2 10 Vorgang B Vorgang D Vorgang A Vorgang F Vorgang C Vorgang E Vorwärtsrechnung FAZ (j) = max (FEZ (i) aller Vorgänger von j) FEZ (i) = FAZ (i) + D (i) Professionelles Projektmanagement in der Praxis

31 Rückwärtsrechnung: Berechnung von SAZ, SEZ Letzter Vorgang: SEZ (= FEZ) ist der Ausgangspunkt SAZ = SEZ - D Anfang Vorgang j: SAZ (j) = SEZ (j) - D (j) Spätester Anfangszeitpunkt eines Vorgangs SAZ (j) ergibt sich durch den spätesten Endzeitpunkt SEZ (j) minus der Dauer des Vorgangs D (j) Ende Nachfolger i: SEZ (i) = min (SAZ (j) aller Nachfolger von i) Spätester Endzeitpunkt ist der kleinste SAZ-Wert aller Nachfolger Terminberechnung erfolgt in der Regel Tool-unterstützt Professionelles Projektmanagement in der Praxis

32 Beispiel: VWR und RWR (3/3) 2 10 Vorgang B Vorgang D Vorgang A Vorgang C Vorgang E Vorgang F Vorwärtsrechnung Rückwärtsrechnung SAZ (j) = SEZ (j) - D (j) SEZ (i) = min (SAZ (j) aller Nachfolger von i) Professionelles Projektmanagement in der Praxis

33 Gesamtpuffer (GP) und Freier Puffer (FP) Gesamtpuffer (eines Vorgangs): GP (i) = SAZ (i) FAZ (i) = SEZ (i) FEZ (i) Zeitspanne zwischen frühester und spätester Lage eines Vorgangs FAZ (i) SAZ (i) SAZ (i+1) Vorgänger (i-1) Früheste Lage Gesamtpuffer Vorgang (i) Nachfolger (i+1) Späteste Lage Freier Puffer (eines Vorgangs): FP (i) = FAZ (i+1) FEZ (i) Zeitspanne, um die ein Vorgang verschoben werden kann, ohne die früheste Lage anderer Vorgänge zu beeinflussen FEZ (i) FAZ (i+1) Vorgänger (i-1) Früheste Lage Vorgang (i) Freier Puffer Nachfolger (i+1) Früheste Lage Professionelles Projektmanagement in der Praxis

34 Beispiel: Puffer, kritischer Pfad GP = SAZ FAZ = SEZ FEZ FP = min (FAZ aller Nachfolger) FEZ 2 10 Vorgang B Vorgang D Kritischer Pfad 1 8 Vorgang A Vorgang C Vorgang E Vorgang F GP = 12-8 = 4 FP = = 0 GP = = 4 FP = = 4 Professionelles Projektmanagement in der Praxis

35 Workshop: Netzplanberechnung 2 9 Vorgang B 4 5 Vorgang D Vorgang A Vorgang F 3 5 Vorgang C 5 5 Vorgang E Für Normalfolgen mit Zellenabstand Null : wobei Vorgänger a und Nachfolger b GP a = SAZ a FAZ a = SEZ a FEZ a FP a = FAZ b FEZ a Professionelles Projektmanagement in der Praxis

36 Kritischer Vorgang, kritischer Pfad Kritischer Vorgang: Vorgang mit Pufferzeit = 0 Kritischer Pfad: Pfad vom Projektstart bis zum Projektende, auf dem nur kritische Vorgänge liegen. Der kritische Pfad bestimmt die Dauer des Projektes Kritischer Pfad Professionelles Projektmanagement in der Praxis

37 Terminplanungstechniken bzw. -darstellungen Vorgangsliste / Arbeitspaketliste / Aktivitätenliste (Vorgangsliste.xlsx) PSP- Code Vorgangsname Dauer (Tage) Aufwand (PT) direkte Vorgänger AOB Balkendiagramm (Gantt-Diagramm) Übersichtliche grafische Darstellung der Terminliste mit Dauer als Rechteck-Elemente Vernetzter Balkenplan Balkendiagramm mit Abhängigkeiten zwischen den APs Zeigt leichtverständlich und übersichtlich Terminsituation auf Netzplan (Ablaufplan) Logische Abfolge der Vorgänge mit Zusatzinformationen Professionelles Projektmanagement in der Praxis

38 Vorgangsliste: Beispiel PSP- Code Vorgangsname Dauer (Tage) Aufwand (h) direkte Vorgänger AOB (AE, EE, AA, EA) 1100 Technologie Recherche 5 20 EA 1200 Lernphase Technologie EA 2100 Papierprototyp EA 2200 Flacher Prototyp EA 3100 Usermanagement EE 3200 Bewerbungswizard EE 3300 Firmenfrontend EE 3400 Integration der Module + Test EA 3500 Nutzerbefragung EA 4100 Projektbericht AA 4200 Präsentation vorbereiten AA Professionelles Projektmanagement in der Praxis

39 Vorgangsliste: Workshopteil Tragen Sie drei Ihrer Vorgänge in die Vorgangsliste ein: PSP- Code Vorgangsname Dauer (Tage) Aufwand (PT) direkte Vorgänger AOB Professionelles Projektmanagement in der Praxis

40 Vernetzter Balkenplan Vorteile von vernetzten Balkenplänen + sehr übersichtlich und selbsterklärend + kritische Pfade werden sichtbar + zeitliche Parallelen werden aufgezeigt + schnell zu erstellen (mit PM-Tool) + weit verbreitet Professionelles Projektmanagement in der Praxis

41 Netzplan Berechneter Netzplan mit kritischem Pfad durch MS Project erzeugt Vorbereitung Anfang: Nr.: 1 Ende: Dauer: 11 Tage Abg.: 0% Anforderungen definieren Anfang: Nr.: 2 Ende: Dauer: 2 Tage Res.: Angebote einholen Anfang: Nr.: 3 Ende: Dauer: 1 Woche Res.: A n n e Auswahl der PM-Software Anfang: Nr.: 4 Ende: Dauer: 4 Tage Res.: Präsentation und Mittelfreigabe Meilensteindatum: Mit Nr.: 5 Durchführung Anfang: Nr.: 6 Ende: Dauer: 5 Tage Abg.: 0% Installation der Softw are auf Se Anfang: Nr.: 7 Ende: Dauer: 1 Tag Res.: Installation der Softw are auf Cl Anfang: Nr.: 8 Ende: Dauer: 3 Tage Res.: Schulung v orbereiten Anfang: Nr.: 9 Ende: Dauer: 2 Tage Res.: Beispiel: Einführung einer PM-Software Professionelles Projektmanagement in der Praxis

42 Agenda ( ) Organisatorisches Lösungen der Aufgabe 4 (PL der Teams 3+4) Projektplanung: Netzplantechnik, Ablauf- und Terminplanung Projektplanung mit MS Project Aufgabe 5: Ablauf- und Terminplanung Arbeitstechniken II: Zeitplanungstechniken Arbeitstechniken III: Präsentationstechniken Im Anschluss an die Vorlesung: Videoanalyse im L3 (Präsentationen von heute sowie noch offene) Professionelles Projektmanagement in der Praxis

43 IT-Unterstützung im Projektmanagement Vielfältige Toolunterstützung möglich bzw. notwendig Typische PM-Software-Funktionen Planung: Projektstruktur, Arbeitspakete, Projektablauf, Termin-, Kapazitätsund Kostenplanung Ressourcenmanagement Projektüberwachung und -steuerung: Projektfortschritt, Ressourcen-/ Kostenentwicklungen Dokumentenmanagement Kommunikationsmanagement / Collaboration Multiprojekt-/ Portfolio-Management Unterstützung von Arbeitstechniken, z.b. Mind-Mapping Software für spezielle Aufgaben, z.b. Risiko- oder Qualitäts-Management Zeiterfassung der Projektarbeit Professionelles Projektmanagement in der Praxis

44 Kategorisierung der PM-Tools Enterprise Projektmanagement-System Multi- Projektmanagement-Systeme planungsorientiert prozessorientiert ressourcenorientiert Einzel-PM-Software Collaboration Portfoliomanagement Ressourcenmanagement (unternehmensweit) Programmmanagement Programmcontrolling Projektplanung Projektcontrolling Projektabschluss Projektteamkommunikation: PM-Portale mit Groupware, Dokumentenmanagement Professionelles Projektmanagement in der Praxis

45 PM-Tool-Markt Produktmarkt: sehr vielfältig und intransparent Einige Marktprodukte Einige Open Source-Tools axc Project GanttProject CA PPM (Clarity) OpenProject Collinor 6.0 OpenProj InLoox 9 für Outlook Open Workbench MS Office Project 2007/ 10/ 13/ 16 PHProjekt (Microsoft) Oracle Primavera P6EPPM Suite Planview projektplace.de SAP Portfolio and Project Management Sciforma 7.0 SOLVIN TrackTimesheet Superproject (CA) Professionelles Projektmanagement in der Praxis

46 MS Project 2007 /10 /13 /16 Am meisten verwendete Projektmanagement-Software Versionen Früher: MS Project 98, MS Project 4.0, MS Project 2000 / 2002 MS Office Project 2003 / 2007; MS Project Standard / Professional 2010 Seit 2013: MS Project Standard 2013 MS Project Professional 2013 MS Project Server 2013 Neu: MS Project tage kostenlose Testversion Aufbau ähnlich MS Excel a für Nutzer mit MS Office-Erfahrungen leicht erlernbar; Aufgabenlisten-Import von Outlook/Excel möglich Unternehmensweites PM mit Rollen-basiertem Ansatz Professionelles Projektmanagement in der Praxis

47 Struktur von MS Project MS Project Tabellen Daten Ansichten Berichte Vorgänge Planung Balkendiagramm Ressourcen Projektdurchführung Ressourcen Kosten Ressourcen Netzpläne Fortschritt Weitere Ansichten Weitere Ansichten Professionelles Projektmanagement in der Praxis

48 Anwendungsfenster von Microsoft Project 2013 Menue-Leiste Symbol-Leiste Aktive Zeile Teilungsbalken Zeitskala Tabellen-Ansicht Grafik-Ansicht Professionelles Projektmanagement in der Praxis

49 Ablauf- und Terminplanung mit MS Project 1. Projektspezifische Einstellungen vornehmen (Anfangstermin oder Endtermin festlegen; Projektkalender einrichten) 2. Vorgänge und Meilensteine eingeben Vorgangsnamen Dauer Sammelvorgänge / Phasen 3. Verschiedenste Darstellungsmöglichkeiten Kritischer Pfad Kritischer Pfad mit Puffer Pufferzeiten im Projekt Netzwerkdiagramm Hinweis: Schnellstarthandbuch MS Project 2013 auf Vorlesungswebsite unter Sonstige Unterlagen und Arbeitsmaterialien Professionelles Projektmanagement in der Praxis

50 Beispiel: Einführung einer PM-Software Arbeitspakete Dauer Aufwände Vorgänger 1. Anforderungen definieren 2t 1 t 2. Angebote einholen 1w 1t 1 3. Auswahl der PM-Software 4t 2t 2 4. Präsentation und Mittelfreigabe 0t 3 5. Installation der Software auf Server 1t 1t 4 6. Installation der Software auf Clients 3t 3t 4 7. Schulung vorbereiten 1w 1w 4 8. Schulung der Anwender 1w 4t 5;6;7 9. Test und Abnahme 2t 1t Abschluss mit Feier 0t 9 Achtung: 1w = 5t (Arbeitstage) Professionelles Projektmanagement in der Praxis

51 1.1 Anfangstermin festlegen Projekt -> Projektinfo Anfangstermin: ; alle Folgetermine sowie der Endtermin werden automatisch berechnet Professionelles Projektmanagement in der Praxis

52 1.2 Einstellungen Datei Optionen Neu erstellte Vorgänge auf Automatisch setzen Professionelles Projektmanagement in der Praxis

53 1.3. Projektkalender einrichten 1. Termin/ Zeitraum wählen 2. Im Reiter Ausnahmen Name eingeben Ergänzend kann man für jede Ressource einen eigenen Ressourcen-Kalender einrichten Professionelles Projektmanagement in der Praxis

54 2. Eingabe: Vorgänge und Meilensteine Balkendiagramm wird automatisch generiert Professionelles Projektmanagement in der Praxis

55 2. Eingabe: Sammelvorgänge bzw. Phasen Betreffende Vorgänge markieren Professionelles Projektmanagement in der Praxis

56 3. Darstellungen: Kritischer Pfad Professionelles Projektmanagement in der Praxis

57 3. Darstellungen: Kritischer Pfad mit Puffer Freier Puffer Freier Puffer Professionelles Projektmanagement in der Praxis

58 3. Darstellungen: Pufferzeiten im Projekt Professionelles Projektmanagement in der Praxis

59 3. Darstellungen: Netzplandiagramm Ausschnitt Professionelles Projektmanagement in der Praxis

60 Aufgabe 5: Ablauf- und Terminplanung 1. Erstellen Sie die Beschreibungen von zwei besonders wichtigen Arbeitspaketen Ihres gemischt-orientierten PSP (AP-Formular.xlsx) 2. Erstellen Sie eine Vorgangsliste: Liste aller Vorgänge/ Arbeitspakte mit Dauer (d) und Aufwand (h), Vorgänger und AOB (Vorgangsliste.xlsx) 3. Geben Sie die Daten der Vorgangsliste in MS Project ein und erzeugen Sie ein vernetztes Balkendiagramm mit Darstellung des kritischen Pfades 4. Erstellen Sie eine Präsentation A5_Team_x.ppt mit den Inhalten: Projektüberblick (wichtigste Steckbriefdaten) Projektplanung: Phasenplan mit Meilensteinen (Graphik) gemischt-orientierter PSP MS Project-Darstellung des Projektplans Aktueller Projektstatus Nächste Schritte Professionelles Projektmanagement in der Praxis

61 Termine zur Aufgabe : Upload: Dokumente zu A5: A5_Team_x.ppt (Präsentation) A5_Projektplan_Team_x.mpp (MS Project Plan) Vorgangsliste_Team_x.xlsx (Vorgangsliste) AP-Formular_Team_x.xlsx (Beschreibung von 2 APs; nicht PM-APs) P1_Team_x.docx (1. JF Protokoll) : Präsentationen A5_Team_x.ppt der PL von Team 2+3 (ca. 10 Minuten) : Upload: Projektbericht_6_Team_x.doc Kapitel 6: Projektstrukturplan Professionelles Projektmanagement in der Praxis

62 Projektbericht, Kapitel 6 Professionelles Projektmanagement in der Praxis

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